Zasady wystawiania faktur VAT

Nasza firma jest podatnikiem podatku VAT. Czy wystawiając faktury dla osób prowadzących działalność gospodarczą powinniśmy żądać dokumentów typu: wpis do ewidencji działalności, potwierdzenie nadania NIP? Czy wystawienie faktur VAT dla osób nieprowadzących działalności jest błędem? Jakie kary grożą za nieprawidłowe sporządzanie faktur VAT?

Obowiązek wystawiania faktur VAT

Obowiązek dokumentowania obrotu fakturami VAT, wystawianymi przez podatników tego podatku, określony został w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

W myśl tego przepisu podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT - to osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, zdefiniowaną w ust. 2 tego przepisu, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Powyższy wymóg dotyczący wystawienia faktur potwierdzających sprzedaż, zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy, nie dotyczy jednak sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, chyba że osoby te zażądają udokumentowania transakcji fakturą. W świetle powyższego przepisu, sprzedawca ma prawo wystawiać faktury VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jeśli osoby te życzą sobie takiego dokumentu.

W szczególnych przypadkach jednak nawet bez żądania ze strony nabywcy będącego osobą fizyczną podatnicy wystawiają faktury dokumentujące dokonaną transakcję. Przykładem jest sytuacja, o której mowa w pkt 35 załącznika do rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. nr 224, poz. 1797). Mocą § 2 ww. rozporządzenia w zw. z poz. 35 załącznika zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2010 r. świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1) każde świadczenie usługi dokonane przez podatnika jest dokumentowane fakturą, w której zawarte są w szczególności dane identyfikujące odbiorcę;

2) liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług, o których mowa w pkt 1, w 2009 r. nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20.

Podatnicy VAT, chcąc uniknąć obowiązku stosowania kas rejestrujących podejmują w podobnych przypadkach decyzję o fakturowaniu wszystkich usług świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Uwaga

Dokumentowanie fakturami VAT całego obrotu, w tym również uzyskiwanego z tytułu sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie jest sprzeczne z prawem.

Wymogi formalne dotyczące wystawianych faktur

Ustawa nie określa jednolitego wzoru faktury, ograniczając się do określenia w art. 106 ust. 1, iż powinny na niej figurować: data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez podatku (cena netto), podstawa opodatkowania (wartość netto), stawka podatku, kwota podatku, kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe zasady wystawiania oraz dane, które powinny zawierać faktury VAT określone zostały natomiast w rozporządzeniu w sprawie faktur.

W myśl § 5 ust. 1 tego rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 10 i 11;

3) numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;

4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

9) stawki podatku;

10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

NIP nabywcy nie musi być wpisywany na fakturze w przypadku, gdy:

• faktury wystawiane są na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw,

• faktury wystawiane są nabywcom eksportowanych towarów,

• faktury wystawiane są uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,

• faktury wystawiane są nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, tj. usług w zakresie rozprowadzania wody, w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usług sanitarnych i pokrewnych.

Skutki wystawiania faktur nierzetelnych lub wadliwych

Ze względu na sformalizowane zasady dokumentowania transakcji dla potrzeb podatku od towarów i usług, podatnicy VAT muszą w tym zakresie ściśle przestrzegać obowiązujących przepisów. Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT przez podatników mają odzwierciedlenie w przepisach ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.), regulującego m.in. odpowiedzialność podatników za przestępstwa i wykroczenia skarbowe.

Zgodnie z art. 62 K.k.s., w stosunku do sprawcy, który wbrew obowiązkowi nie wystawia faktur, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, maksymalna kara grzywny wynosi 180 stawek dziennych. Za faktury wystawione nierzetelnie kara jest wyższa i wynosi do 240 stawek dziennych.

Kwestia wadliwości faktur wystawianych przez podatników VAT i konsekwencji karnoskarbowych wystawienia bądź otrzymania tego rodzaju dokumentów budzi wątpliwości podatników, a wynikają one z faktu, iż ani wadliwość ani też nierzetelność faktur nie została zdefiniowana w przepisach Kodeksu karnego skarbowego. W przepisie art. 53 § 22 i § 23 K.k.s. określono natomiast, kiedy księgę uznać można za nierzetelną, a kiedy za wadliwą. Zgodnie z tym przepisem księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Natomiast księga wadliwa jest to księga prowadzona niezgodnie z przepisem prawa.

W podobny sposób zdefiniowano niewadliwość i rzetelność ksiąg podatkowych w art. 193 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Na zasadzie analogii do powyższych przepisów, można wysnuć wniosek, iż nierzetelność faktury będzie miała miejsce wówczas, gdy np. podatnik wystawi fakturę, podczas gdy sprzedaż w rzeczywistości nie będzie miała miejsca, bądź gdy np. w fakturze określi, iż dokonał sprzedaży 50 sztuk danego towaru, natomiast rzeczywista sprzedaż dotyczyła 10 sztuk tego towaru. Dokument będzie pozornie zgodny z obowiązującymi przepisami, bowiem pod względem formalnym faktura wystawiona będzie prawidłowa, natomiast jej treść będzie niezgodna ze stanem faktycznym. Organy podatkowe będą zatem mogły stwierdzić ewentualną nierzetelność faktury jedynie w wyniku przeprowadzonego u podatnika (bądź u jego kontrahenta) postępowania kontrolnego, gdzie nastąpi porównanie dokumentów posiadanych przez podatnika ze stanem faktycznym.

W odmienny sposób zakwestionować można wadliwość faktur wystawianych czy otrzymywanych przez podatnika. Przyjmując analogię do definicji wadliwości księgi podatkowej, można przyjąć, iż wadliwą fakturą jest taka, która nie zawiera wszystkich elementów, jakie zawierać powinna, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy. W szczególności należy mieć tu na względzie ww. przepis § 5 rozporządzenia w sprawie faktur, który wymienia wszystkie elementy, jakie muszą znaleźć się na fakturze. Należy przy tym mieć również na uwadze szczegółowe zasady dokumentowania odnoszące się do poszczególnych rodzajów towarów i usług, znajdujące się np. w przepisie § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur, który określa, iż faktura dokumentująca sprzedaż paliwa wlewanego do baku pojazdu powinna zawierać numer rejestracyjny samochodu. Faktura bez takiego numeru, będzie zatem fakturą wadliwą, niespełniającą wymogów określonych przepisami.

Weryfikowanie danych nabywcy

Jak wynika z powyższego, obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury, która zawiera informacje określone w przytoczonych przepisach. Sprzedawca nie jest jednak zobowiązany do weryfikowania danych, które podaje mu nabywca, nie ma nawet podstaw prawnych do żądania od nabywcy jakichkolwiek dokumentów potwierdzających te dane. Ponadto warto zwrócić uwagę, iż w praktyce, to nabywca powinien być zainteresowany, aby otrzymana przez niego faktura zawierała właściwe dane, ponieważ tylko prawidłowa faktura jest podstawą odliczenia podatku VAT.

---