Zakup towarów w ewidencji księgowej
1. Jakie składniki aktywów kwalifikuje się jako towary?
Towary są to składniki rzeczowych aktywów obrotowych wytworzone przez inne jednostki, nabyte w celu ich dalszej odsprzedaży w niezmienionej postaci. Towarami mogą być również własne produkty przedsiębiorstwa wtedy, gdy znajdują się w sklepach fabrycznych i sprzedawane są przez producenta poprzez posiadane przez niego placówki handlowe. Do towarów zalicza się też składniki aktywów obrotowych znajdujące się poza jednostką, ale będące jej własnością, składowane w obcych magazynach, na przykład w wyniku zgłoszonej reklamacji przez kontrahenta lub przekazane przez jednostkę do przerobu obcego.
Towarami są również produkty będące przedmiotem skupu, na przykład produkty rolne, leśne, surowce wtórne, a także nabyte i przeznaczone do obrotu nieruchomości (grunty, budynki, budowle) oraz prawa majątkowe, nabyte w celu odsprzedaży, które nie stanowią aktywów trwałych. Klasyfikacja danego składnika aktywów do towarów zależy głównie od sposobu wykorzystania go w przedsiębiorstwie. Ten sam składnik rzeczowych aktywów obrotowych może być w jednej jednostce towarem, a w drugiej surowcem (materiałem) lub też wyrobem gotowym.
2. Na czym polega ewidencja zapasów towarów?
Nie wszystkie towary udaje się sprzedać w tym samym okresie, w którym zostały nabyte. W związku z powstającymi zapasami towarów należy prowadzić ich ewidencję i nie rzadziej niż raz na koniec roku obrotowego uzgadniać stan księgowy ze stanem rzeczywistym za pomocą spisu z natury.
Prawidłowa ewidencja księgowa powinna być na tyle szczegółowa, aby umożliwiła rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za zapasy, pozwoliła ustalić wartość zapasu oraz określić zapas towarów według asortymentu i miejsca składowania.
Ustawa o rachunkowości zezwala na stosowanie jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych towarów:
a) ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
b) ewidencja ilościowa, gdzie ewidencję ilościową stanów i obrotów dla poszczególnych składników lub jednorodnych grup składników prowadzi się wyłącznie w jednostkach naturalnych, a wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem (na przykład z tytułu podatku dochodowego),
c) ewidencja wartościowa, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
d) odpisywanie w koszty wartości towarów na dzień ich zakupu lub w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów, jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy. Ta metoda jest praktycznie rezygnacją z bieżącej ewidencji na koncie księgowym towarów i jest możliwa do stosowania tylko przez niektóre jednostki. Na przykład, gdy działalność handlowa nie jest głównym segmentem działalności przedsiębiorstwa i prowadzona jest na niewielką skalę lub gdy właściciel firmy jest jednocześnie osobą materialnie odpowiedzialną za stan zapasów.
Wyboru metody ewidencji towarów spośród wymienionych w ustawie dokonuje kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i skalę prowadzonej działalności. Opis wybranej metody powinien znaleźć się w polityce rachunkowości jednostki.
3. Po jakich cenach należy przyjąć towar do magazynu?
Towary na dzień nabycia lub ich powstania ujmuje się w księgach rachunkowych w cenach ewidencyjnych, które mogą być zmienne bądź stałe. Zmienne ceny ewidencyjne towarów to:
|
Cena zakupu to kwota należna sprzedawcy bez naliczonego podatku od towarów i usług, wykazanego na fakturze VAT dokumentującej dany zakup.
Towary można wyceniać w cenie zakupu tylko wtedy, gdy nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. Stosując wycenę towarów w cenach zakupu, koszty zakupu - takie jak koszty transportu (załadunku, wyładunku), ubezpieczenia towaru w drodze - odpisuje się bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej.
Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem, a pomniejszona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia.
Wycena towarów w cenach nabycia oznacza, że koszty transportu zwiększają wartość towarów wykazywaną w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym. Ewidencja taka jest prowadzona, gdy wysokość kosztów transportu stanowi znaczną wartość i ze względu na istotny wpływ tych kosztów na wyniki uzyskiwane ze sprzedaży nie powinny być odpisywane w koszty z chwilą ich poniesienia. Dlatego wypracowane zostały dwie metody ewidencji towarów w cenach nabycia:
1) poprzez wliczanie kosztów zakupu bezpośrednio w cenę nabycia, zwiększając wartość towarów na koncie 33 "Towary". Jest to jednak metoda rzadko stosowana, z uwagi na trudność przypisania kosztów zakupu do każdej dostawy towarów i poszczególnego asortymentu towaru,
2) poprzez rozliczanie kosztów zakupu w czasie, ujmując je na osobnym koncie w trakcie okresu sprawozdawczego (np. na koncie 52-3 "Koszty zakupu"), z którego na koniec okresu są przenoszone na konto 64-4 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów zakupu" i następnie rozliczane proporcjonalnie pomiędzy część dotyczącą sprzedanych towarów i część pozostałą w magazynie w postaci zapasów.
Koszt wytworzenia obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszt wytworzenia służy do wyceny wytwarzanych we własnym zakresie rzeczowych składników aktywów w postaci wyrobów gotowych i półproduktów z przeznaczeniem do sprzedaży albo na potrzeby własnej działalności.
Stałe ceny ewidencyjne są cenami, które jednostka ustala samodzielnie i stosuje przez dłuższy czas do wyceny towarów przyjmowanych do magazynu oraz wydawanych z magazynu. Towary ewidencjonowane w stałych cenach ewidencyjnych są korygowane za pomocą odchyleń od cen ewidencyjnych do poziomu cen rzeczywistych.
Podczas, gdy w praktyce każda kolejna partia przyjętego towaru może mieć inną wartość i inną cenę jednostkową, stosowanie z góry ustalonej stałej ceny dla wyznaczonego okresu upraszcza ewidencję towarów w momencie zakupu i rozchodu.
Stałe ceny ewidencyjne ustala się na poziomie cen przewidywanych (planowanych) lub na poziomie cen, które występują w danym okresie najczęściej, czy na przykład na poziomie cen z poprzedniego okresu. Za stałe ceny ewidencyjne towarów można przyjąć ceny ewidencyjne na poziomie:
ceny zakupu,
ceny sprzedaży netto, która to zawiera doliczoną do ceny nabycia (zakupu) marżę handlową; taką ewidencję czasami stosuje się w magazynach hurtowych,
ceny sprzedaży brutto, która zawiera wartość towaru w cenach nabycia (zakupu) powiększoną o marżę handlową oraz VAT. Ze stałymi cenami ewidencyjnymi na poziomie cen sprzedaży brutto najczęściej można spotkać się w punktach sprzedaży detalicznej.
Wyboru cen stosowanych do ewidencji towarów jednostka dokonuje samodzielnie, opisując je w dokumencie polityki rachunkowości.
4. Jakie konta służą do ewidencji księgowej zakupu towarów?
Ewidencja zakupu towarów odbywa się na kontach:
33 "Towary",
34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów",
30 "Rozliczenie zakupu".
Ewidencję towarów prowadzi się na konie 33 "Towary". Wszelkie przychody i rozchody towarów ujęte na koncie 33 są ewidencjonowane w rzeczywistych cenach zakupu (nabycia) lub stałych cenach ewidencyjnych. Jeśli do ewidencji towarów jednostka przyjmuje stałe ceny ewidencyjne, to odchylenia od cen ewidencyjnych stanowiące różnicę pomiędzy ceną zakupu (nabycia) a ceną ewidencyjną ujmuje się na koncie 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów", które to konto stanowi konto korygujące do konta 33 "Towary".
Konto 30 "Rozliczenie zakupu" pełni rolę łącznika pomiędzy otrzymaną dostawą towaru i przesłaną fakturą zakupu lub rachunkiem, które to dokumenty zazwyczaj wpływają do jednostki w różnych, niepokrywających się ze sobą terminach. Konto 30 umożliwia prawidłowe ustalenie:
wartości dostaw niefakturowanych, gdy dostawa towaru została przyjęta/odebrana, a jednostka nie otrzymała jeszcze dokumentów zakupu (faktury, rachunku),
wartości dostaw w drodze, gdy faktura już jest, a towar jeszcze nie dotarł.
Konto 30 "Rozliczenie zakupu" może wykazywać równocześnie dwa salda. Saldo Wn (debetowe), które odzwierciedla stan "dostaw w drodze" oraz saldo Ma (kredytowe), które prezentuje stan "dostaw niefakturowanych".
5. Jak zaksięgować zakup towaru?
5.1. Ujęcie zakupu towarów w cenach nabycia
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. w styczniu 2010 r. zakupiła towar o wartości: 53.680 zł, w tym:
a) wartość netto towaru: (400 szt. x 100 zł/szt.) = 40.000 zł,
b) koszty transportu: 4.000 zł,
c) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 9.680 zł.
2. Zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości, jednostka prowadzi ewidencję zakupu towarów w cenach nabycia, a koszty zakupu rozlicza w czasie. Ewidencję kosztów prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.
II. Dekretacja:
Opis operacji |
Kwota |
Konto |
|
|
|
Wn |
Ma |
1. Faktura VAT dokumentująca zakup towarów: |
|
|
|
a) wartość netto towaru |
40.000 zł |
30-1 |
|
b) koszty transportu |
4.000 zł |
30-1 |
|
c) VAT naliczony podlegający odliczeniu |
9.680 zł |
22-1 |
|
d) łączna kwota zobowiązania |
53.680 zł |
|
21 |
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu |
40.000 zł |
33 |
30-1 |
3. Zarachowanie kosztów transportu |
4.000 zł |
40 |
30-1 |
oraz równolegle |
4.000 zł |
52-3 |
49 |
4. Przeniesienie kosztów zakupu za dany miesiąc do rozliczenia |
4.000 zł |
64-4 |
52-3 |
III. Księgowania:
Koszty zakupu odniesione na konto 64-4 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów zakupu" będą rozliczane proporcjonalnie na zapas towarów i towary sprzedane. W momencie sprzedaży towarów odpowiednia kwota kosztów zakupu przypadająca na towary sprzedane zostanie wyksięgowana z konta 64-4, zapisem:
- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", |
Wskaźnik narzutu kosztów zakupu można obliczyć przy pomocy następującego wzoru:
|
(Kzp + Kzb) |
|
WNkz = |
|
× 100 |
|
(ZTk + RT) |
|
gdzie:
WNkz - wskaźnik narzutu kosztów zakupu,
Kzp - koszty zakupu na początek okresu,
Kzb - koszty zakupu poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym,
ZTk - zapas towarów na koniec okresu,
RT - rozchód towarów podlegający obciążeniu kosztami zakupu.
W bilansie koszty zakupu towarów, stanowiące saldo debetowe na koncie 64-4, wykazuje się łącznie z wartością zapasów towarów (saldo debetowe konta 33) - po stronie aktywów w pozycji B.I.4. "Towary".
5.2. Ujęcie zakupu towarów w cenach zakupu
Przykład
I. Założenia:
1. Jednostka zakupiła towary na kwotę:
a) wartość netto towaru: (4.000 szt. x 10 zł/szt.) = 40.000 zł,
b) koszty transportu towaru: 300 zł,
c) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 8.866 zł.
2. Zgodnie z przyjętymi zasadami ujętymi w polityce rachunkowości, jednostka prowadzi ewidencję towarów w cenach zakupu. Koszty zakupu odpisuje więc bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji |
Kwota |
Konto |
|
|
|
Wn |
Ma |
1. Faktura zakupu towaru: |
40.000 zł |
30-1
|
21 |
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu według ceny zakupu |
40.000 zł |
33 |
30-1 |
3. PK - rozliczenie kosztów transportu |
300 zł |
40 |
30-1 |
III. Księgowania:
5.3. Ujęcie zakupu towarów w stałych cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie ceny sprzedaży netto
Przykład
I. Założenia:
1. Jednostka zakupiła towary na kwotę:
a) wartość netto towaru: (300 szt. x 50 zł/szt.) = 15.000 zł,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 3.300 zł,
c) wartość brutto faktury: 18.300 zł.
2. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, jednostka prowadzi ewidencję towarów według przyjętej ceny ewidencyjnej: 60 zł/szt., ustalonej na poziomie ceny sprzedaży netto.
II. Dekretacja:
Opis operacji |
Kwota |
Konto |
|
|
|
Wn |
Ma |
1. Faktura zakupu towaru: |
15.000 zł |
30-1 |
21 |
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu według ceny ewidencyjnej: (300 szt. × 60 zł/szt.) = |
18.000 zł |
33 |
30-1 |
3. PK - odchylenia od cen ewidencyjnych towarów przyjętych do magazynu: [300 szt. × (60 zł/szt. - 50 zł/szt.)] = |
3.000 zł |
30-1 |
34-2 |
III. Księgowania: