76359

4. Instrukcja obiegli dokumentów

Bardzo ważnym dokumentem dla każdego magazynu jest dokumentacja prowadzonego obrotu magazynowego, obecnie coraz częściej prowadzone w postaci elektronicznej, stanowi główne źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego obrotu. Dokumentem związanym z ta dokumentacją może być instrukcja obiegu dokumentów tworzonych w związku z realizowanym obrotem. Powinna ona jednoznacznie określać;

-jakimi dokumentami należy się posługiwać podczas realizowania operacji,

-    schemat obiegu stworzonych dokumentów, aż do momentu ich realizacji,

-    wykaz stanowisk, którym nadano uprawnienia do podpisywania dokumentów,

-    liczbę egzemplarzy poszczególnych dokumentów i terminów ich dostarczania.

Najczęściej spotykanymi w pr aktyce dokumentami związanymi z:

1.    Przyjęciem do magazynu są:

-    Pz - przyjęcie z zewnątrz

-    Mm- przesuniecie międzymagazynowe wewnątrz przedsiębiorstwa,

-    Zw - zwrot materiału

2.    Wydanie z magazynu są np.

-    Wz - wydanie na zewnątrz

-    Rw- rozchód wewnętrzny

5.    Dokumentacja adresowa

Ważną dokumentacją dla każdego magazynu jest dokumentacja adresowa, której celem jest efektywne wykorzystanie przestrzeni składowej przy równoczesnym zapewnieniu szybkiej i jednoznacznej informacji i lokalizacji oraz ilości składowanych asortymentów. By było to jednak możliwe, ruezbędne jest jednoznaczne i zarazem czytelne oznakowanie adresowe wszystkich miejsc składowania. Dokumentacja adresowa wespół z dokumentacją prowadzonego obrotu magazynowego ma istotne znaczenie dla efektywnego zarządzania i to nie tylko magazynem.

6.    Dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych

Każdy magazyn ma ścisłe kontakty z klientami, a to wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych. Fakt ten wymaga ochrony tych danych na mocy Ustawy z dnia 29 sierpień 2997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. Nr 133 z 1997, poz.883, z późniejszymi zmianami), natomiast rozporządzanie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunkach technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( dz. U. Nr 100 z 2004. poz. 1024), nakłada obowiązek:

-    posiadania i prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych,