81211

7.    Korespondencja - pismo wpływające do jednostki Policji łub komótki organizacyjnej oraz wysyłane przez jednostkę Policji łub komórkę organizacyjną.

8.    Dziennik podawczy - zestawiane spraw wpływających do jednostki Policji łub komórki organizacyjnej.

9.    Dziennik korespondencyjny - zestawienie spraw wpływających do jednostki Policji lub komórki oiganizacyjnej i z niej wysyłanych.

10.    Znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej oraz kolejność rejestracji w dzienniku korespondencyjnym.

11.    Punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie jej rozpatrywania.

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

-    przyjmowanie i rozdział przesyłek.

-    prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

-    sporządzanie czystopisów' pism oraz ich powielanie.

-    wysyłanie przesyłek.

udzielanie infonnacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.

kompletowanie i przechowywanie dokumaitów' ostatecznie załatwionych do czasu przekazania ich do archiwum.

Obieg korespondencji

-    poczta specjalna

-    kancelaria centralna (główna)

-    właściwi adresaci

Kancelaria ogólna otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

-    adresowanych imiainie. oznaczonych adnotacją „do rąk własnych", które przekazuje adresatom.

-    wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.

Po otwarciu kopaty sprawdza się właściwość adresata przesyłki oraz zgodność liczby załączników dołączonych do pisma z ilością załączników w nim wymienionych.

Na każdej wpływającej na nośniku papierowym przesyłce umieszcza się w dolnym prawym rogu pierwszej strony mima. pod którym została ona zarejestrowana w dzienniku podawczym. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegram)', faksy, poczta elektroniczna, pisma procesowe, pisma organów naczelnych i centralnych, przesyłki wartościowe), kancelaria wpisuje do dziamika podawczcgo i niezwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem.

Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw.

Przesyłki przyjmuje kancelaria ogólna, rejestrując je w^r dzienniku podawczym Sekretariat rejestruje korcspondaicję wpływającą i wysyłaną w dzienniku korespondencyjnym.

Nie podlegają rejestracji

-    Dziennik Ustaw. Monitor Polski i dzienniki urzędowe, publikacje: gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia itp . potwierdzana odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy.

- rachunki, faktury i inne dok umai ty księgowa.

-    zaproszona, życzaiia i inne pisma o podobnym charakterze.

W jednostce Policji i komórce organizacyjnej prowadzone są następujące caitralne rejestry kancelaryjne:

-    rejestr skarg i wniosków.

-    rejestr aktów prawnych kia ownika jednostki Policji i kierownika komórki organizacyjnej,

-    rejestr aktów wewnętrznych kia ownika jednostki Policji i kierownika komórki organizacyjnej,

-    rejestr wydawanych upoważnia) i pełnomocnictw.

-    rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.

Pisma, dokumenty, notatki oraz inną dokumentację dotyczącą jednej sprawy rejestmje się w dziamiku korespondencyjnym pod jednym numeran. Jeśli w sprawie prowadzona jest dalsza korespondencja, numer nowej przesyłki łamie się przez pierwszy mima' nadany w tej sprawie. Numer sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą i nadawany jest w sekretariacie.