5172654152

o charakterze handlowym np. pisma prezentujące jakiś produkt lub usługę. Korespondencja wewnętrzna to inaczej korespondencja związana ze sprawami wewnętrznymi danej instytucji. Do takich pism zalicza się akta spraw związane z jakąś sytuacją, dotyczące np. przyjęcia do pracy kandydata lub ewentualnego zwolnienia bądź rezygnacji z posady, ale także dokumenty związane z uhonorowaniem pracownika oraz inne akta, które dotyczą wszelkiego rodzaju ubezpieczeń społecznych dla każdego z pracowników przedsiębiorstwa.¹⁶

3.1.3. Zasady i cechy korespondencji

Skuteczność korespondencji zależy od umiejętnego przygotowania się do napisania tekstu. By należycie przygotować się do pisania trzeba najpierw zaplanować do kogo skierować list. Następnie określić cel pisma oraz wczuć się w adresata. Niezbędne jest także przygotowanie wiadomości, które trzeba umieścić w piśmie. Należy zapewnić estetyczny oraz w miarę możliwości oryginalny wygląd. Opakowanie czyli koperta powinna odzwierciedlać wyjątkowość, by pokazać renomę firmy bądź instytucji. Na kopercie należy wypisać dane adresata wraz ze stanowiskiem, jakie obejmuje, najlepiej w sposób komputerowy'. Pieczątka wraz z logo powinna się znaleźć w lewym górnym rogu koperty. Najlepiej używać papieru o formacie A4. By list był wyjątkowy oraz prostszy w przeczytaniu, należy go złożyć „w poprzek na trzy równe części”. Listy powinny być pisane komputerowo.¹⁷

List powinien zawierać w swej strukturze, następujące cechy: jasność, klarowność prezentowanych treści, estetyczność, czas powstania wraz z podpisem, najlepiej czytelnym.¹⁸

Każde pismo pow inno zawierać w swojej budowie określone elementy tj. datę listu, treść, powinno być pisane na odpowiednio dobranym papierze bądź blankiecie, należy w nnn zaznaczyć czas ważności, informację np. o niejawności, a także miejsce zamieszkania, tytuł oraz czytelny podpis.¹⁹

Dobry tekst powinien mieć silę przebicia, a przy tym być wiarygodny oraz wyjątkowy. Należy określić cel, formę, objętość oraz ¹⁶ Ibidem

¹⁷1. Maitland, op. cit., ss. 11-14.

¹⁸    H. Fuchsel, op. cit., ss. 37-38

¹⁹    Ibidem

97