4180441146

1.4.    Podstawy zarządzania projektem

W zarządzaniu projektem nie ma miejsca na uproszczenia, skróty i niedopowiedzenia. Właściwe zarządzanie projektem zależy od harmonijnego współdziałania oraz integracji wielu elementów zarządzania projektem. Kierownik projektu

Kierownik projektu musi posiadać następujące umiejętności:

•    integrowania wiedzy z różnych dyscyplin,

•    definiowania projektu i określenia jego zakresu,

•    zaplanowania zadań i ustalenia harmonogramu czynności koniecznych do ich realizacji,

•    przewidywania, przydzielania i zarządzania środkami służącymi do realizacji zadań,

•    zarządzania czynnikami ryzyka zagrażającymi realizacji projektu,

•    przygotowywania budżetu i wykonywania kontroli finansowej,

•    ograniczania - wymykającego się spod kontroli - rozszerzania zakresu projektu (scope creep) przy zachowaniu elastyczności i możliwości przystosowania się do zmieniających się okoliczności,

•    efektywnego komunikowania się z beneficjentami projektu, osobami lub instytucjami finansującymi projekt i członkami zespołu ds. realizacji projektu.

Typy umiejętności i zakres wiedzy, jaką powinny posiadać osoby piastujące funkcję kierownika projektu zostały omówione bardziej szczegółowo w części 3 poradnika.

Zarządzanie projektem

Posiadając odpowiednie umiejętności i wiedzę, kierownik projektu musi być świadom szeregu czynników, które składają się na właściwe zarządzanie projektem. Niezmiernie istotne jest m.in.:

•    dopracowanie koncepcji i celu/celów projektu, w tym określenia, jaki problem należy rozwiązać i w jaki sposób to uczynić,

•    określenie struktury zarządzania projektem i zakresu obowiązków członków zespołów wspierających (supporting team members),

•    przeprowadzenie analiz wykonalności,

•    określenie parametrów czasowych, kosztowych i jakościowych; przygotowanie karty projektu (misji i opisu projektu),

•    przygotowanie szczegółowego planu projektu zawierającego dokładny opis prac do wykonania w podziale na zadania i czynności; czas i środki, sporządzenie planu zarządzania ryzykiem,

•    przypisanie odpowiednich środków, aby osiągnąć założone cele, realizacja planu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz monitorowanie wykorzystania środków (ludzkich, materialnych, innych),

•    podejmowanie niezbędnych działań naprawczych zmierzających do zapewnienia realizacji projektu w założonych ramach czasowych, kosztowych i jakościowych,

•    doprowadzenie projektu do formalnego zakończenia, sporządzenie raportu końcowego z jego realizacji zawierającego m.in. informacje na temat stopnia wykonania założonych celów, zgodności przebiegu projektu z założeniami przyjętymi na etapie jego projektowania, wykorzystanych zasobów oraz najistotniejsze dokumenty archiwizowane w toku realizacji projektu.

Bardziej szczegółową charakterystykę zarządzania projektami wtoku ich cyklu życiowego przedstawiono w części 2 poradnika.

Organizacje i systemy w zarządzaniu projektem

Instytucja zamierzająca zrealizować projekt może zorganizować się na szereg różnych sposobów. Należy jednak pamiętać, że wybór określonego podejścia ma istotne znaczenie dla sposobu realizacji projektu. Do najbardziej rozpowszechnionych zaliczają się: podejście funkcjonalne, projektowe, macierzowe oraz zespołowe. Wszystkie wymienione podejścia zostały scharakteryzowane w części 4 poradnika.

Ogólnie, system zarządzania projektem można opisać jako szereg współzależnych i współdziałających podsystemów, do których zaliczają się kontrola, planowanie, informacja, metodologia, kultura, organizacja i zasoby ludzkie. Te podsystemy odgrywają istotną rolę w procesie zarządzania każdym projektem i każdy z nich może zadecydować o powodzeniu bądź porażce projektu.