2278215714

załącznik nr 1 do SIWZ

6.1. Wymagania ogólne

System ESOD musi spełniać następujące wymagania funkcjonalne, co oznacza, że w ramach jego

budowy Wykonawca musi uwzględnić możliwości:

1. Definiowania i prowadzenia rejestrów „urzędowych” uczelni (sekretariaty, biura, działy, wydziały, inne), wprowadzanie korespondencji, spraw oraz dokumentów (dowolne pliki elektroniczne) do zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Umożliwić wydrukowanie raportów i zestawień ze zdefiniowanych rejestrów.

2. Odnotowanie w Systemie położenia dokumentu i rejestracji przemieszczenia pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi uczelni oryginałów papierowych oraz dokumentów niepodlegających digitalizacji, tzn. istniejących tylko w postaci papierowej, poprzez zapis, co najmniej: lokalizacji, użytkownika i czasu.

3. Przyjęcia korespondencji poprzez:

1) rejestrację w ESOD

2) oznakowanie oryginału pisma kodem, np. kreskowym,

3) skanowanie: koperty, pisma przewodniego, całości lub części załączników.

4. Skanowania dokumentów, z możliwością pracy w trybie skanowania wielu dokumentów w serii i przypisywania ich do rejestrowanych w Systemie dokumentów, jako załączniki, folder elektroniczny, plik dokumentów.

5. Skanowania dwustronnego z podajnika, ponownego skanowania wybranych stron, zapisu dokumentu o definiowanej jakości skanów oraz natychmiastową wizualizację i kontrolę operatorską jakości skanów wraz z możliwością powtórnego skanowania i zamiany stron nieprawidłowo obrazowanych w module skanującym.

6. Parsowanie wprowadzonych dokumentów rastrowych z wykorzystaniem mechanizmu OCR z obsługa polskich znaków.

7. Dekretacji sprawy do sekretariatu / biura / działu /wydziału /osoby w zależności od uprawnień oraz informacji o historii sprawy. Dekretacja może odbywać się zgodnie ze zdefiniowaną w procesie ścieżką lub według szczególnych potrzeb bezpośrednio z listy dopuszczonych przez System odbiorców, wraz z rejestrowaniem historii. Wymaganą funkcjonalnością jest monitorowanie procesów i sygnalizowanie administratorowi Systemu powtarzających się procedur dekretacji definiowanych „ad hoc" w celu redefinicji istniejącej lub opracowaniu nowej procedury.

8. Procedowania sprawy / przygotowania pism wychodzących / przekazywania i wprowadzania poprawek wnoszonych przez innych uczestników procedury, np.: przełożonych, konsultantów.

9. Akceptacji i zatwierdzania dokumentów elektronicznych w ESOD. Przekazywania uwag dotyczących sprawy i przygotowanego dokumentu.

10. Powiadamiania użytkownika pocztą elektroniczną o nowych zdarzeniach w systemie lub zmianie statusu sprawy.