2278215718

załącznik nr 1 do SIWZ

48. System musi umożliwiać oznaczanie kodem kreskowym dokumentu papierowego (nadruk lub naklejka), ewidencjonowanie w Systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego oraz wyszukanie w Systemie (danych ewidencyjnych) dokumentu przy użyciu czytnika kodów kreskowych.

49. Musi uwzględniać możliwość zmiany struktury organizacyjnej UKSW i wynikające stąd konsekwencje (np. zmiany nazw i oznaczeń literowych/biur/działów/wydziałów, włączania całości kancelarii jednej jednostki do drugiej - w przypadku łączenia jednostek; możliwość masowego zaznaczenia i migracji wybranych dokumentów jednostki do innej jednostki; zmian w JRWA) w integracji z systemami Zamawiającego.

50. System musi dostosowywać wyświetlany zestaw pól w formularzu sprawy w zależności od kroku procesu obsługi.

51. Dodawanie dat powinno być umożliwione poprzez wybór daty z kalendarza lub bezpośrednio z klawiatury. Wszystkie pola daty powinny zawierać zdefiniowane maski odpowiadające wymaganym formatom daty. Obowiązującym formatem dat musi być format ISO (YYYY-MM-DD). Pole z datą wpływu powinno być wypełniane automatycznie na dzień bieżący i podlegać możliwości edycji (z uwzględnieniem zapisu historii zmiany w przypadku zmiany daty dokumentu już wprowadzonego do systemu).

52. System musi zapewniać mechanizmy ochrony przed duplikacją pism w Systemie. Automatyczna weryfikacja ma przebiegać na podstawie metadanych opisujących pismo wprowadzonych przez użytkownika. W przypadku wykrycia podejrzenia duplikacji System musi przedstawić listę podejrzeń duplikatów i zapewnić możliwość wybrania co najmniej jednej z opcji dalszego postępowania (m.in. dołączenie pisma do sprawy, dołączenie jako załącznik, rejestrację jako nowe pismo, etc.).

53. System musi zapewnić możliwość tworzenia zestawień pism przychodzących w Systemie (w tym z możliwością określenia zakresu danych, odfiltrowania i sortowania wyszukiwanych danych).

54. System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów.

55. Szablony dokumentów powinny być definiowane co najmniej w formatach Office Open XML, OpenDocument.

56. System musi zapewniać wymianę danych z systemami Zamawiającego w tym zautomatyzowane przekazywanie i odbieranie plików/danych.

6.2. Wymagania w zakresie obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej

System musi zapewnić realizację procesu obiegu dokumentów w ramach obsługi korespondencji

przychodzącej, zdefiniowanego w zamieszczonej poniżej liście podstawowych funkcji:

1. Obsługa funkcji skanowania dokumentów zgodnie z pkt. 6.1, ppkt. 4, 5 i 6.

2. Wyświetlanie zeskanowanych dokumentów.

3. Parsowanie treści dokumentów rastrowych z wykorzystaniem mechanizmu OCR.