Stroną postępowania administracyjnego jest każdy, czyjego interesu prawnego lub osobistego dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności ze względu na swój interes prawny lub osobisty (art. 28 k.p.a.).
Stronami mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne - również jednostki nieposiadające osobowości prawnej (np. szkoły podstawowe i gimnazja). Osoby fizyczne, będące stroną w postępowaniu administracyjnym, winne posiadać zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych określoną zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Osoby fizyczne nieposiadające zdolności do czynności prawnych działają przed organami administracji publicznej przez swoich ustawowych przedstawicieli. Strona może działać również przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielane na piśmie lub do protokółu. W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Warunkiem uczestnictwa w postępowaniu określonym przez k.p.a. jest, by strony postępowania legitymowały się interesem prawnym uzasadniającym wszczęcie postępowania administracyjnego (zarówno wszczęcie z urzędu, jak i na wniosek zainteresowanego). Pojęcie strony jest ściśle związane z pojęciem adresata decyzji administracyjnej, albowiem adresat musi być stroną postępowania. Przepisy k.p.a. nie dają żadnych podstaw do ochrony interesów osób, które tylko pośrednio są zainteresowane wynikiem sprawy, natomiast nie legitymują się interesem prawnym wynikającym z przepisów prawa materialnego.
Obok stron w postępowaniu administracyjnym i organu prowadzącego postępowanie wystąpić mogą uczestnicy na prawach strony. Uczestnicy nie są stronami w rozumieniu cytowanego art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego, gdyż celem ich udziału nie jest ochrona ich interesu prawnego. Uczestniczą w postępowaniu ze względu na interes innych stron albo interes społeczny.
Organizacja społeczna może w sprawie dotyczącej innej osoby występować do organu administracyjnego z żądaniem:
1) wszczęcia postępowania,
2) dopuszczenie jej do udziału w rozpoczętym postępowaniu.
Przesłankami uzasadniającymi występowanie organizacji społecznej z wymienionymi żądaniami są:
- bezpośredni związek danej sprawy z celami statutowymi organizacji,
- interes społeczny, który ma na celu realizować lub chronić organizacje społeczne przez swój udział w postępowaniu.
Na prawach stron mogą wystąpić w postępowaniu administracyjnym również prokurator i Rzecznik Praw Obywatelskich.
W związku z koniecznością zapewnienia organizacjom społecznym szerokiego udziału w postępowaniu administracyjnym - organ administracji publicznej, wszczynając postępowanie w sprawie dotyczącej innej osoby, zawiadamia o tym organizację społeczną, „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”