KOMUNIKOWANIE SIĘ

Umiejętność komunikowania się, przekazywania innym w jasny i zrozumiały sposób
istoty naszej wypowiedzi to kluczowy element tego, jak osiągnąć w pracy to,
czego się pragnie. Jest to wiedza, którą ludzie ambitni, nastawieni na sukces
powinni zgłębiać, zapoznając się z różnymi pozycjami i publikacjami
umożliwiając sobie tym samym łatwiejszy i mniej konfliktowy sposób na
realizację życiowych celów. Praca menedżera (kierownika grupy) wymaga od niego
samego posiadania wielu cech charakteru niezbędnych by zapewnić mu autorytet i
szacunek ludzi, których pracą kieruje. Jednakże punktem docelowym jest nabycie
umiejętności sprawnego komunikowania się. Obojętnie czy pracuje się z prezesami
wielkich korporacji, dyrektorami, kadrą kierowniczą czy zwykłymi pracownikami
zawsze najtrudniejsze jest sprecyzowanie, co dokładnie chcemy im przekazać, a
następnie w sposób najbardziej naturalny wzbudzenie ich zainteresowania i
spowodowanie by zrozumieli przekazywane przez nas treści.
Jedną z proponowanych pozycji dotyczących właściwego komunikowania się jest
książka Sonyi Hamlin "Jak mówić żeby nas słuchali". Autorka przez całe swoje
życie pracowała jak konsultant do spraw komunikowania się, jak mówi o sobie:
"bezustannie poszukując odpowiedzi na pytanie, co zrobić by zwrócić uwagę
odbiorcy - pojedynczego lub zbiorowego - utrzymując ją, a w końcu sprawić by
zaakceptował moje przesłanie i uznał je za swoje.
Poza sposobami i technikami porozumiewania się w książce tej możemy znaleźć
wiele innych bardzo cennych wskazówek dotyczących problematycznych aspektów
kontaktów zawodowych, takich jak kreowanie własnego wizerunku, sposoby
właściwego reagowania w typowych, często trudnych sytuacjach w pracy, a także
wpływania na postawy i reakcje innych wobec nas. Autorka daje nam odpowiedzi na
pytania jak skutecznie zmusić innych by słuchali właśnie nas oraz jak
postępować i jak grać by z przedmiotu manipulacji stać się jej profesjonalnym
podmiotem.
Skupmy się jednak na porozumiewaniu się. Dlaczego jest ono takie trudne?
Autorka problemów w tej dziedzinie współżycia społecznego dopatruje się w
dzieciństwie, dorastaniu i powolnym wchodzeniu w dojrzałe społeczeństwo.
Pierwsze konflikty z rodzicami czy przyjaciółmi prowadzą do wyrobienia się w
nas pewnego bodźca hamującego autentyczne uczucia i reakcje na doświadczenia
życiowe. Aby przetrwać doskonalimy sztukę samooszukiwania się, samozaprzeczania
i naginania się do norm publicznych. Gubimy po drodze umiejętność mówienia
innym, co naprawdę czujemy i co naprawdę myślimy. Jeżeli sami straciliśmy
kontakt z własnymi uczuciami niemożliwym staje się proces komunikowania się,
zarówno w pracy jak i w domu. Dla nas jednak istotne jest komunikowanie się w
miejscu pracy. W tym celu musimy wiedzieć, więc, o co nam "tam w środku"
naprawdę chodzi zanim zdecydujemy się przekazać to światu zewnętrznemu, posiąść
umiejętność dokonywania świadomych wyborów, co i w jaki sposób chcemy
powiedzieć oraz umieć posłużyć się wiedzą, która zdobyliśmy, a która pomoże nam
przewidzieć reakcje innych ludzi na to, co chcemy im powiedzieć. Następnie
autorka zwraca uwagę na to, co motywuje do pracy. Czy jest to status społeczny,
użyteczność pracownika, uznanie, poczucie akceptacji, czy wreszcie tak prosta
sprawa jak wynagrodzenie za wykonywaną pracę. Zrozumienie mechanizmu
motywowania jest połową sukcesu w kreowaniu dalej idących relacji
kierownik-podwładny. W zależności od typu osobowości prymat wiodą różne zespoły
motywacji, które kształtują podejście do pracy. W książce przedstawione są trzy
podstawowe typy osobowościowe (zdobywcy, klubowicze i przywódcy), w które
jednak z powodu ograniczonych rozmiarów pracy nie będziemy się zagłębiać.
Poznanie i zrozumienie różnorodnych osobowości, (czego chcą i jak to
manifestują w pracy) pomoże nam sformułować strategię postępowania wobec nich.
Wiemy już skąd wynikają trudności w komunikowaniu się i wiemy, że kluczem do
sukcesu jest trafne rozpoznanie motywów, jakimi w pracy kieruje się pracownik.
Zastanówmy się teraz, w jaki sposób powinniśmy przygotować się do procesu
komunikacji. Według mnie autorka słusznie zauważa, że niezależnie, z kim i w
jakiej formie ma odbyć się nasze spotkanie musimy starannie się do niego
przygotować. Nieskuteczną metodą jest rozmowa polegająca na improwizacji i
niekontrolowanych żywiołowych reakcjach. Ważnym elementem dobrego przygotowania
się do rozmowy jest poznanie audytorium. Kim są odbiorcy naszej wiadomości? Czy
są to ludzie nam znani, których reakcje potrafimy przewidzieć, czy może ludzie,
przed którymi stoimy są nam zupełnie obcy. W każdym jednak przypadku należy
zdobyć najpierw podstawowe wiadomości na temat głównych zainteresowań i
priorytetów słuchaczy a dopiero potem siąść do układania planu. Zaprezentowana
w książce metoda wybrania odpowiedniej strategii przebiegu spotkania polega na
sporządzeniu specjalnej tabeli założeń wstępnych. W tabeli tej umieszczamy
wszystkie znane nam dane oraz stopniowo uzupełniamy je w mirę napływu kolejnych
informacji (cele obiektywne, potrzeby emocjonalne, prawdopodobne oczekiwania).
W samym procesie komunikowania się istotne jest zainteresowanie słuchaczy.
Należy zastanowić się, dlaczego ludzie nas słuchają? Są mianowicie trzy
podstawowe czynniki, które powodują, że ludzie chcą nas słuchać. Po pierwsze
wyżej wymienione osobiste zainteresowanie słuchaczy, po drugie osoba mówiącego,
czyli kto do nas mówi oraz po trzecie sposób, w jaki mówimy, styl i technika
wypowiedzi. Niewłaściwy język, jakim się posługujemy może doprowadzić do braku
zainteresowania ze strony słuchaczy i w efekcie do całkowitego zerwanie więzi
nadawca
odbiorca. Pod pojęciem niewłaściwego języka mam na myśli słowa,
jakimi się posługujemy. Powinny być one wyrażone w sposób jasny i mieścić się w
zasobie słownictwa słuchaczy. Dlatego właśnie tak istotne jest wcześniejsze
przygotowanie wywiadu na temat audytorium. Ułatwi nam to sprawne przebrnięcie
przez kolejny, z nieodzownych elementów procesu komunikowania się
przedstawionych w podręczniku, czyli sztukę odpowiadania. W "Jak mówić żeby nas
słuchali" bardzo obszernie przedstawiony jest problem odpowiadania na pytania:
jak przygotować się do pytań i odpowiedzi, jak zacząć, jak sobie radzić z
pytaniami, jak ich unikać i czy w ogóle odpowiadać. Mnie osobiście najbardziej
zainteresował temat: Podstawowe techniki odpowiadania. Po pierwsze należy
sprawiać wrażenie człowieka gotowego, chętnego i zdolnego do udzielenia
odpowiedzi na wszystkie pytania. Po drugie należy odpowiadać na pytania
konkretnie i na temat, nie ogólnie i mgliście. Zawsze należy zakładać najlepszą
możliwość a nie najgorszą. Konkretnych wskazówek dotyczących odpowiadania na
pytania jest bardzo dużo i nie sposób wszystkich ich przedstawić.
Uważam, że powyższa lektura jest doskonałą pozycją dla wszystkich osób
myślących poważnie o nabyciu i opanowaniu umiejętności radzenia sobie w
przyszłych sytuacjach zarówno w pracy jak i w życiu codziennym. Wiadomości w
niej zawarte przekazane są w sposób bardzo zrozumiały i bez trudu dotrą do
każdego czytelnika zainteresowanego przybliżeniem sobie tematyki komunikowania
się. We wstępie powyższej pracy ująłem jak istotna rzeczą jest właściwe
porozumiewanie się, aby cele, które nam wytyczono lub sami je sobie
wytyczyliśmy osiągać w sposób łatwiejszy i mniej konfliktowy. Przedstawione
przeze mnie sposoby i techniki porozumiewania się to tylko wybrane fragmenty
niektórych rozdziałów książki Sonyi Hamlin "Jak mówić żeby nas słuchali".
Gorąco ją każdemu polecam.