Opis funkcjonowania systemu informatycznego.

Zaprojektowany system informatyczny dla wypożyczalni ułatwia i przyśpiesza obsługę klientów, poprawia działanie księgowości w firmie oraz unowocześnia standardy. Klient składający zlecenie może wybrać z zaprezentowanego asortymentu, a jego dane są na bieżąco aktualizowane w karcie klienta. Program generuje szkic umowy, faktury i potwierdzenia zaliczek. Baza danych przechowuje informacje o przeprowadzonych zleceniach, asortymencie i klientach. Firma umożliwia również wypożyczenie pojazdu wraz z kierowcą i dostawą samochodu na wskazany adres.

Wymagania funkcjonale.

Definiując, są to wymagania wpływające na funkcjonalność w działaniu systemu. Z założenia zaprojektowany system ma za zadanie :

W strefie odpowiedzialnej za klienta:

System poprzez interfejs graficzny umożliwia klientowi logowanie się do systemu, lub jeśli klient odwiedza serwis po raz pierwszy umożliwić wygenerowanie karty klienta, która zostaje zapisana do bazy danych.
W interfejsie graficznym klient ma możliwość dokonania edycji karty klienta czyli wprowadzenie zmian swoich danych, które system powinien zaktualizować w bazie.
System daje również klientowi możliwość przeglądania asortymentu firmy poprzez wyświetlenie go w interfejsie graficznym (stronie internetowej).
System daje również możliwość przeprowadzenia filtracji asortymentu ze względu na: klasę samochodu, cenę za wynajem, cenę kaucji, datę dostępności samochodu, dostępność kierowcy (opcjonalne). Wynik zostaje wyświetlony klientowi na stronie internetowej.
Po dokonaniu filtracji klient może dokonać rezerwacji samochodu na określony termin, jednocześnie system usuwa samochód z bazy dostępnych samochodów.
System umożliwia klientowi wybór sposobu płatności, który to klient deklaruje podczas rezerwacji samochodu.

W strefie odpowiedzialnej za wydawanie pojazdów:

System umożliwia pracownikowi wydającemu pojazdy, wprowadzenie informacji dotyczących dostępności pojazdu oraz automatyczne wprowadza zmiany w bazie danych.

Pracownik parkingu poprzez interfejs graficzny ma możliwość wprowadzenia informacji dotyczących stanu technicznego pojazdu tj. zbliżające się terminy przeglądów, stan karoserii oraz tapicerki.

W strefie odpowiedzialnej za pracę biura obsługi klientów:

System umożliwia pracownikom Biura Obsługi Klienta (BOK) edycję karty klienta i zapisaniu wprowadzonych zmian w bazie danych.
System daje możliwość pracownikom przyjmowanie zleceń i wprowadzenie ich do systemu w BOK, gdy zlecenie zostaje złożone osobiście przez klienta w biurze, jak również umożliwia edycję już istniejących zleceń.
Pracownik ma możliwość sprawdzenia asortymentu i jego dostępności przez interfejs stworzony właśnie w tym celu.
Po potwierdzeniu zlecenia pracownik wykorzystując system posiada możliwość przekazania informacji dotyczących zlecenia innym działom i oddziałom firmy.
System udostępnia dane klientów, które pomagają pracownikowi BOK dokonania weryfikacji owego klienta.
System generuje umowy związane ze zlecenia wprowadzonych wcześniej do systemu i po wykonaniu zlecenia jest w stanie wygenerować fakturę za wykonaną usługę.

W strefie odpowiedzialnej za pracę kierowców:

Kierowcą dzięki naszemu systemowi zostanie powiadomiony o nowym zleceniu oraz o jego szczegółach, posiada również możliwość przyjęcia lub odrzucenia go.
Kierowca ma możliwość wprowadzenia informacji o wykonaniu zlecenia.

Wymagania niefunkcjonalne.

Własności i ograniczenia systemu poza jego głównymi funkcjami. Wymagania niefunkcjonalne zostały zawarte w poszczególnych kategoriach:

efektywności,
współpracy,
zabezpieczeń,
mobilności,
pamięciowych,
prawnych.

Pierwsza kategoria czyli efektywność opiera się na zachowaniu odpowiedniego stosunku między wizerunkiem systemu, a jego kosztami. System powinien charakteryzować się stosunkowo prostym interfejsem graficznym, jednak dającym duże możliwości wyszukującemu asortymentu klientowi. Klient mógłby przeglądać dostępną gammę pojazdów do wypożyczenia i na bieżąco edytować swoje zamówienie. Interfejs ten nie powinien jednak posiadać wygórowanych wymagań sprzętowych, a co za tym idzie, sprzęt potrzebny do obsługi systemu mógłby być stosunkowo tani.

Kategoria współpracy zapewnia połączenie z poziomu aplikacji wszystkich placówek w jedną sieć. Placówki muszą mieć wgląd w aktualnie dostępny asortyment, podczas wyszukiwania go przez klienta.

Zachowując niewielki koszt tych operacji, współpraca między placówkami zapewnia maksymalny poziom bieżącego zaopatrzenia. Usprawnia to działanie i współpracę wszystkich placówek firmy bez względu na oddalenie się ich od siebie.

Firma bardzo duży nacisk kładzie na ochronę danych osobowych klientów, jak i wszystkich danych firmowych. W związku z tym, system informatyczny powinien być wyposażony w nowoczesne środki ochrony antywirusowej aktualizowane regularnie. Stałe połączenie z siecią Internet zawsze wiąże się z zagrożeniem płynącym z ataków hakerów lub wirusów. Zastosowane środki ostrożności takie jak skanery antywirusowe działające bez przerwy w tle systemu, zapewniają bezpieczeństwo klientowi, jego danym oraz danym firmy.

Kategoria mobilności opiera się głównie na tym, aby zapewnić dostęp do systemu z wielu różnych miejsc. Klient może wysłać zamówienie korzystając zarówno z interfejsu na stronie internetowej firmy, jak i na miejscu, w biurze obsługi klienta. Pracownicy parkingu wyposażeni są w specjalne terminale, dzięki którym na bieżąco wprowadzają dane o stanie technicznym pojazdów do bazy danych asortymentu. Terminale korzystają ze stałego połączenia bezprzewodowego z siecią w firmie. Ułatwia i usprawnia to pracę ludzi na parkingach.

Dla bezpieczeństwa danych zachowywanych w pamięci systemu, wymaga się aby sporządzał on okresowe kopie zapasowe, które można przechowywać na przenośnych nośnikach zewnętrznych. Dostęp do tych danych posiadają tylko wytypowane do tego osoby w firmie, a autoryzacja praw następuje po podaniu hasła dostępu. Zapewnia to pełne bezpieczeństwo oraz brak utraty danych systemu nawet w wypadku chwilowej niedyspozycji samej aplikacji.

Sprawa kategorii prawnej określa, iż system jako aplikacja autorska jest własnością firmy. Jest zarejestrowany i generowane przez niego faktury mają pokrycie prawne. Klient jest prawnie zobowiązany po podpisaniu wygenerowanej umowy z firmą.