Business Engineering
Dr. Jerzy Surma
Metodyka
1
Dwie strategie
REWOLUCJA:
Strategia Analiza strategii Planowanie architektury, czyli



generowanie nowych procesów Wizja procesu TO_BE



...
EWOLUCJA:
Strategia Analiza strategii Identyfikacja istniejÄ…cych



procesów AS_IS Wizja procesu TO_BE ...



2
Przewodnik BPR
BPR-przebieg projektu
Analiza
strategii
Strategia
Identyfi-
kacja
AS_IS
Wizja
TO_BE
Procesu
Reko-
mendacje ZarzÄ…dza-
nie
procesem
Procesy
Implemen-
System
tacja IT
Wdro\
enie
3
Dygresja
Modelowanie (mikro) procesów AS_IS
4
Makroproces składa się z
mikroprocesów
Makroproces jest zdefiniowany jako rezultat  co ,
mikroproces wytwarza rezultat  jak
Makroproces (Jakie rezultaty zostanÄ… wytworzone?)
Mikroproces 3
Mikroproces 2
Mikroproces 1 (Jak tworzone są rezultaty/wiązka rezultatów 1?)
Klient Sprzeda\
Produkcja Zakupy Dostawca
Zadanie Zadanie Zadanie Zadanie Zadanie
5
Przykład: Diagram relacji
proces sprzeda\
y UNTEL
Punktem wyjścia planowania mikroprocesów jest diagram
relacji z fazy analizy rezultatów
Klient (handlowiec)
Proces zaopatrzenia
Proces sprzeda\
y
Proces
Proces kierowania Proces logistyki
obslugi klienta
6
Zamówieni
Doradztwo
(2 warianty)
(5 wariantów)
(3 warianty)
Umowa ramowa
(2 warianty)
Strategia sprzeda
\

y
Doradztwo zakupu
Korekta zamówienia
Potwierdzenie korekty
Potwierdzenie zamówienia
na rachunku
Plany/ raporty
Otwarte pozycje
Przykład: Sekwencje procesu
sprzeda\
y UNTEL
Makroprocesy mo\
na podzielić chronologicznie i/lub
rodzajowo na sekwencje
Klient (handlowiec)
Proces zaopatrzenia
Pozyskiwanie Wsparcie Pozyskiwanie Korekta
klienta klienta zamówienia zamówienia
7
Przykład: Sekwencje i warianty
proces sprzeda\
y UNTEL
W drugim kroku brane sa pod uwage rezultay ka\
dej
sekwencji
Klient (handlowiec)
Proces zaopatrzenia
3
8
4
5
9
6
7
1 2
Pozyskiwanie Wsparcie Pozyskiwanie Korekta
klienta klienta zamówienia zamówienia
(5 wariantów) (2 warianty)
8
Nowy
Zamówienie
Konsultacja
Dopasowany
(2 warianty)
(5 wariantów)
(3 warianty)
Kontrakt ramowy
(2 warianty)
Kontrakt ramowy
Korekta zmaówienia
Strategia sprzeda
\

y
Konsultacja zakupu
Potwierdzenie zamów.
Potwierdzenie korekty
Nowy
Zamówienie
Konsultacja
Dopasowany
(2 warianty)
(5 wariantów)
(3 warianty)
Kontrakt ramowy
(2 warianty)
Kontrakt ramowy
Korekta zmaówienia
Strategia sprzeda
\

y
Konsultacja zakupu
Potwierdzenie zamów.
Potwierdzenie korekty
Przykład: Matrycy podziału procesu
proces sprzeda\
y UNTEL
Sekwencje i warianty zdefiniowanych mikroprocesów
Rezultaty Mikroprocesy
1
Nowy kontrakt ramowy Pozyskanie klienta
Dopasowany kontrakt ramowy Wsparcie klienta
2
Konsultacja strategii sprzeda\
y
Konsultacja zakupu Pozyskiwanie zamówienia przez
Zamówienie poprzez przedstawiciela przedstawiciela 3
Potwierdzenie zamówienia przez Telefon/ Fax
Zamówieni przez Telefon /Fax Pozyskanie zamówienia przez Telefon /Fax 4
Potwierdzenie zamówienia przez Telefon /Fax
Zamówienie przez terminal online Pozyskiwanie zamówienia przez terminal online
5
Potwierdzenie zamówienia przez terminal online
Zamówienie przez EKP Pozyskiwanie zamówienia przez elektron.
6
Potwierdzenie zamówienia przez EKP Katalog produktów (EKP)
Zamówieni przez SGT Pozyskiwanie zamówienia przez system
7
Potwierdzenie zamówienia przez SGT gospodarki towarowej (SGT)
Korekta zamówienia przez Telefon/Fax Korekta zamówienia przez Telefo n/Fax
8
Potwierdzenie zamówienia Telefon/Fax
Korekta zamówienia przez SGT Korekta zamówienia przez SGT
9
Potwierdzenie zamówienia przez SGT
9
Modelowanie mikroprocesów
s Po co ?
s Wizualizacja/komunikacja/dokumentacja
s Jak ?
s  schemat blokowy
s Metodyka/notacja
s np. ARIS/EPC
s Przykład
s firma AGD, realizacja zamówienia
s Narzędzia
s ARIS, ADONIS, itp..
10
Dygresja
Wizja procesu i modelowanie TO_BE
11
7 z
ródeł idei
Pomysły na usprawnienie procesów mogą zostać
wygenerowane z 7 z
ródeł
s y
ródło 1: Pracownicy
s y
ródło 2: Przykłady / Benchmarking
s y
ródło 3: Sieć powiązań sektorowych
s y
ródło 4: Nowe technologie
s y
ródło 5: Strategie przedsiębiorstwa
s y
ródło 6: Cechy idealnego procesu
s y
ródło 7: Inne techniki
12
y
ródło 1: Pracownicy
Zaanga\
owani w proces pracownicy znajÄ… bardzo dobrze jego
mocne i słabe strony
s Poznanie potrzeb i problemów
s Poznanie rozwiązań własnego przedsiębiorstwa i
konkurencji (?!)
s Posiadanie często własnej wizji przyszłych procesów
s Jak wykorzystać?
s Wewnętrzne propozycje postępowań
s Wywiady
s Warsztaty
s ...
13
y
ródło 2: Przykłady / Benchmarking
Przykłady innowacyjnych rozwiązań z innych procesów
stanowią często zalą\
ek nowych pomysłów
s Mo\
na wyró\
nić trzy rodzaje benchmarkingu:
s Benchmarking KPI
s Benchmarking PROCESÓW
s Benchmarking STRATEGICZY
14
Ocen z
ródeł informacji
benchmarkingowej
Ró\
norodne z
ródła informacji ró\
niÄ… siÄ™ mo\
liwością
wykorzystania i nakładem pozyskania
Kryteria Wykorzystanie Nakład
niski / średnie / wysokie
wewnętrzny bran\
owy zewnętrzny
y
ródło informacji
BM BM BM
wywiady/ arkusze pytań
WÅ‚asny IS
Publikacje w Internecie
Wizyty w przedsiębiorstwach
Wspólni klienci
Uzgodniona wymian danych
Artykuły w pismach fachowych
Publikacje firmowe
Targi handlowe
Gospodarcze bazy danych
Benchmarking doradców
Organizacje bran\
owe
ZwiÄ…zki bran\
owe
15
y
ródło 3: Sieć powiązań sektorowych
Analiza sektorowych powiązań przedstawia proces w du\
ych
zwiÄ…zkach sektora gospodarczego
s Punktem wyjścia jest konsument produktów i usług
rynkowych
s Krocząc wstecz od konsumenta zostają włączone
wszystkie poziomy, które maja wpływ na tworzone przez
przedsiębiorstwo świadczenia rynkowe
s Obok łańcuchu tworzenia wartości produktu pod uwagę
brane są równie\
usługi
16
Przykład: Powiązań sektorowych
firmy UNTEL
Proces sprzeda\
y firmy UNTEL umiejscowiony jest w bran\
y
elektroniki u\
ytkowej
Produkcja elektroniki Nagrywanie filmów Agencje filmowe
powszechnego u\
ytku
Oferenci informacji
Hurtownie
Hurtownie
Operatorzy sieci kablowych
Detaliści Detaliści
elektroniki Video, Muzyka
Spółki telekomunikacyjne
Konsument
Firmy udziel. karty kredyt.
Tworzenie potrzeby
Sprawdzenie zdolności fin.
Szukanie ofert
Wybór produktu
Banki
Zakup
Wniosek kredytowy
Zapłata
Domy wysyłkowe
Instalacja
Muzyka i Video
Gra
Elektro-instalatorzy
...
Pomoc obsługi
Oczekiwanie
ZÅ‚omowanie
17
Podstawowe pytania
w ramach analizy sektora
W powiązaniu z siecią powiązań sektorowych istotne są
następujące pytania:
s Jakich świadczeń potrzebuje konsument?
s Jakie świadczenia zostały wymienione na poprzednim
poziomie?
s Jakie świadczenia zachodzą z procesami
wspomagajÄ…cymi?
s Jakie świadczenia oferują nasi dostawcy, partnerzy i
konkurencji?
s Jakie świadczenia mo\
e zaoferować nasze
przedsiębiorstwo?
s Jak te świadczenia mogą zostać wygenerowane?
18
y
ródło 4: Nowe technologie
Technika informatyczna (IT) jest podstawowym elementem
innowacji w ramach Business Engineering
s Ocena IT ma 4 znaczÄ…ce zadania:
s Udostępnianie wiedzy (co technologicznie jest mo\
liwe?)
s Wyszukiwanie IT odpowiedniej dla procesu
s Powstanie specyficznej dla procesu mapy IT
s Zebranie pomysłów dla konkretnego udoskonalenia procesu
s Mapa IT obejmuje najwa\
niejsze wnioski dotyczÄ…ce IT z
punktu widzenia danego procesu
19
Przykład: Mapa IT
proces sprzeda\
y firmy UNTEL
Pokazane są technologie, które znajdują się w u\
ytku, mogą zostać natychmiast
zastosowane lub mogą być zastosowane w przyszłości
Multimedia
Czytnik OCR
Elektroniczny Workflow-
katalog produkt.
management
Workflow
SW
Interaktywna
Scanner
telewizja
Pamięć Imaging
optyczna SW Sieć ATM
Sieć
Sieci
handlowa Indywidualna Frame
lokalne
sieć Relay
ODA/ODIF
Sieć
ISDN
X.25
B-ISDN Character
Terminal
Sprzeda\

Sieć tran-
EDIFACT- Oprogramowanie
Komunikacja
kingowa
Terminal
standardowe
Regionalne
bazy danych
Elektroniczny
EDI
katalog produkt.
Dedykowany
mainframe
Karty Chip Interaktywna
UNIX
TV
Business-
workstation
Interfejs
Legenda: graficzny
System
Elektronika
bazy danych
u\
ytkowa
w trakcie badań i rozwoju
dostępne na rynku Nowe architektury
systemów
aktualnie stosowane w procesie
20
y
ródło 5: Strategie przedsiębiorstwa
Strategie zawierają podstawowe zało\
enia i cele, które mogą
dostarczyć idei do doskonalenia procesów
s Misja firmy, strategiczne kierunki działania, kluczowe
kompetencje
s Struktura organizacyjna (struktura koncernu, lokalizacje,
systemy zarzÄ…dzania, ...)
s Strategie funkcjonalne (strategie IS/IT, Strategie zasobów
ludzkich, strategie finansowe, ...)
s Programy działania (plany restrukturyzacyjne, ...)
21
y
ródło 6: Cechy idealnego procesu
Dalszymi zało\
eniami optymalizacji procesów w sensie listy
zagadnień są:
s Automatyzacja (zastÄ…pienie pracy ludzkiej technologiÄ…)
s Bazowanie na informacji (kierowanie procesem za pomocą wielkości sterujących)
s Kompleksowa informacja zarządcza (polepszenie podejmowania decyzji dzięki zwiększonej
wizualizacji danych)
s Analiza przedbiegu (zmiana przebiegu lub równoległe wykonywanie zadań)
s Monitoring (maszynowe śledzenie zdarzeń biznesowych)
s Aspekt przestrzenny (koordynacja procesów w przestrzeni)
s Integracja (koordynacja między zadaniami i procesami)
s Budowa i zarzÄ…dzanie wiedzÄ… (zbieranie, komunikacja i oddawanie do dyspozycji wiedzy
wewnÄ…trz organizacyjnej)
s Konsolidacja (wyeliminowanie pośrednich etapów procesu)
s Integracja danych (dostęp do tych samych baz danych podczas całego przebiegu procesu)
s Standaryzacja przebiegu procesu
s Customizing (dopasowanie produktów i usług do indywidualnych wymagań klienta)
s Sieć przedsiębiorstw (koordynacja działań miedzy i ponad przedsiębiorstwami)
22
y
ródło 7: Inne techniki
Do pozyskania nowych mo\
na zastosować ró\
norodne techniki
z innych obszarów
s Techniki opracowywania strategii, np.
s Analiza sprzÄ™\
eń zwrotnych w celu rozpoznania czynników
odziaływujących, wywołujących i tworzących wzajemne
powiÄ…zania
s Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
s Techniki kreatywności w połączeniu z warsztatami z
udziałem pracowników, klientów, dostawców i zewnętrznych
ekspertów
s Burza mózgów
s Ankiety
s ...
23
Zebranie pomysłów
Idee z ró\
nych z
ródeł zostają pogrupowane, wybrane i
opisane
Pracownicy Przykłady Sieć Nowe Strategie Cechy ideal- Inne
sektora technologie nego procesu techniki
Zało\
enia, ograniczenia i specyfika
kształtowania procesu
24
Przykład: Zbiór idei
procesu sprzeda\
y UNTEL
Dla procesu sprzeda\
y wygenerowano następujące idee usprawnień:
Pomysły Zadania
Opis rozwiązań
Koszty sprzeda\
y Akwizycja zamówienia
Usuniecie zbędnych zadań w procesie sprzeda\
y i mo\
liwie dalece
zautomatyzowanie realizacji sprzeda\
y (np. sporządzenie zamówienia u klienta)
powinno obni\
yć koszty i uzyskać dzięki temu konkurencyjne ceny.
Katalog produktów dla Zarządzanie asortymentem
konsumentów Aktualizacja katalogu
Firma UNTEL oferuje bezpośrednio konsumentom katalog elektroniki u\
ytkowej,
dzięki czemu mogą oni selektywnie wybierać sprzęt i akcesoria jak równie\

kasety video i płyty CD itd.. Na skutek ich globalnego zaoferowania koszty
aktualizacji danych o produktach sÄ… znacznie ni\
sze.
Bezpośrednia dostawa do klientów Logistyka (UNTEL)
Obsługa klienta (handlowcy)
Spedycja
Handlowcy konfigurują zamówienie na podstawie elektronicznego katalogu
produktów. Nie utrzymuje on towaru na magazynie i nie transportuje do klienta,
ale przekazuje zmówienie firmie UNTEL, która organizuje spedycję do klienta w
ciagu 24 h. w razi epotrzeby zamawia równie\
usługi elektro- instalacyjne.
Wspólna organizacja dystrybucji Sprzeda\

UNTEL mo\
e realizować swój proces sprzeda\
y w kooperacji z innymi
przedsiębiorstwami dystrybucyjnymi, które posiada podobne warunki
organizacyjne i wykorzystać efekt synergii
...
25
Porównanie strategii i procesu
Wizja procesu i strategia musza być względem siebie zgodne
tzn. nawzajem dopasowane
Strategia
Ograniczenia
Idee Idee
Proces
26
Mamy pomysły usprawnień ale jak
racjonalnie wybrać które ?!?!
PODSTAWA TO:
s KCS: Krytyczne czynniki sukcesu
s np. zadowolenie klienta
s KPI: Kluczowe wskaz
niki wydajności
s np. terminowość
s np. kompletność
s KCS:KPI jest jak 1:N
s DELTA =  TO_BE  AS_IS
s Szczegóły: ząrzadzanie procesem
27
Kluczowe czynniki procesu oraz KPI s
Proces: Obsługa Klienta i Logistyka Zewnętrzna
Kluczowy czynnik procesu KPI
Wprowadzenie zamówienia do systemu ERP lub Czas pomiędzy otrzymaniem zlecenia a
aplikacji internetowej wprowadzeniem do systemu
Poziom Obsługi Klienta Dostępność wyrobów i towarów
Dostawy OTIF
Procent REKLAMACJI
Efektywność dystrybucji [ładowność] m3/ samochód
m3/ zamówienie
28
KPI s  przewidywane korzyści (1)
Proces: Obsługa Klienta i Logistyka Zewnętrzna
KPI Estymowana Estymowana Wpływ na Wpływ na Wsparcie
wartość KPI przed wartość KPI redukcję wzrost procesu
usprawnieniem po kosztów przychodów głównego
wprowadzeniu
usprawnienia
Dostępność 80 - 85 % 90 - 95 % NIE TAK TAK
wyrobów
Optymalizacja
zapasów
Czas realizacji 24h /48h /72h 24h /48h /72h NIE NIE TAK
zamówienia
Wymóg runku
Dostawy OTIF 75% 85% TAK TAK TAK
Pośredni
Efektywność brak danych brak danych TAK TAK NIE
dystrybucji
Pośredni
- m3/ zamówienie
- m3/ samochód
29
Dygresja
The components
of the PROMET® Methods Set
30
IMG has its roots in the University of
St. Gallen and was founded in the late eighties
University
Curriculum
Research Consulting
Marketing
Graduate Research
1989
of Re-
Studies Program
search
 Information  Information
Results
and Management
within
Technology USG
Con-
Management
sulting
1994
Postgraduate Studies
 Master in Business
International
Engineering
Expansion
1998
31
IMG consulting is method based
s PROMET®-BSDBusiness Strategy Development
s PROMET®-BPR Business Process Redesign
s PROMET®-iBN Inter Business Networking (planned)
s PROMET®-IMD Innovation Management Development
s PROMET®-PMB Process Management and Benchmarking
s PROMET®-STP Systems and Technology Planning
s PROMET®-eBN Electronic Business Networking
s PROMET®-TSD Transaction Systems Development
s PROMET®-SSW Standard Application Software Packages
Integration
s PROMET®-PSI Process and Systems Integration
s PROMET®-INet Inter-/Intranet Integration
s PROMET®-PM Project Management
s PROMET®-CM Change Management
32