50

Promotor 5/08

Ergonomia

P

odczas budowy bądź remontu biurowca przed-
siębiorca często staje przed wieloma złożonymi

decyzjami. Niektóre z nich mogą dotyczyć technicz-
no-praktycznych aspektów budowy, inne sposobu
umeblowania biura (czy stworzyć oddzielne stano-
wiska pracy, czy łączone).

B

IURO

CZY

MOŻE

COŚ

INNEGO

?

Rozpowszechnienie internetu i technologii mobilnej
komunikacji w oczywisty sposób stworzyło szereg
alternatywnych sposobów prowadzenia biura. Pra-
cownicy stali się bardziej mobilni dzięki możliwości
korzystania z technologii takich jak Blackberry
czy PDA. Fakt, że tego typu gadżety napotykamy
właściwie wszędzie wokół nas, świadczy o tym, że
wirtualne biuro przyszłości to już nie mrzonki ze
sfery nauki i futurologii, lecz prawda. Jednocześnie
należy pamiętać, że duża część dzisiejszego świata
biznesu jest jednak nadal przywiązana do miejsca
pracy. Większość pracowników biurowych nadal
spędza długie godziny w korkach i zatłoczonych
autobusach w drodze do biura i domu.

Powodem tego częściowo może być tradycyjne

podejście do kultury pracy w wielu miejscach, jed-
nak istotnym czynnikiem takiego stanu jest fakt,
że mobilne biuro stwarza problemy wpływające
na spójność społeczną i kontakty międzyludzkie
w danym przedsiębiorstwie. Badania wskazują,
że pracownicy mobilni są bardziej wydajni niż
ich koledzy spędzający cały czas w biurze. Są oni
skłonni pracować więcej i ciężej, często cierpiąc
z powodu przepracowania. Jednak pokazują
również, że praca z dala od biura może mieć ne-
gatywny wpływ na bezpośrednie kontakty między
pracownikami. Pozostaje niewiele lub w ogóle
brakuje czasu na przysłowiową luźną rozmowę
na korytarzu. Podejmowanie decyzji na miejscu
obecnie jest raczej wypierane przez zarządzanie
na odległość, co jest możliwe jedynie w przypadku
odpowiedniego poziomu zaufania pomiędzy kadrą
kierowniczą a pracownikami. Ponadto pracownicy
powinni mieć możliwość prowadzenia bardziej
autonomicznej i niezależnej działalności. Jest to
naturalna cecha osób, które od zawsze pracowały

Organizacja

przestrzeni biurowych

dr Juriaan

van Meel

ICOP Consultants/Delft

University of Technology

Autor przedstawia ogólny zarys najistotniejszych kwestii wartych rozważenia podczas plano-
wania nowego środowiska pracy.

Przykład zagospodarowania przestrzeni biurowej

Fo

t. Shutters

tock

52

Promotor 5/08

Ergonomia

w sposób określany jako wysoko mobilny, takich
jak na przykład księgowi czy różnego rodzaju kon-
sultanci. W innych przypadkach jednak pracownicy
funkcjonują lepiej w mocno zgranym zespole na
miejscu. W większości przypadków pracownicy
chcą pracować w domu tylko od czasu do czasu,
gdyż uważają, że pozostawanie poza biurem wy-
trąca ich z obiegu – nie mają możliwości wymiany
plotek i wiedzy wynikającej ze wspólnego doświad-
czenia czy budowania swojej pozycji społecznej.
Największym wyzwaniem pozostaje znalezienie
odpowiedniej równowagi pomiędzy potrzebą orga-
nizacyjnej wspólnoty a indywidualnym pragnieniem
pracowników do wykonywania pracy, gdzie i kiedy
postanowią.

Istotne kwestie

• W jakim stopniu zdobywanie doświadczenia

zawodowego w miejscu pracy jest istotne dla
przedsiębiorstwa?

• Czy kadra zarządzająca i pracownicy są w stanie

przejść z zarządzania bezpośredniego na zarzą-
dzanie oparte na wynikach?

• Czy istnieje odpowiedni poziom zaufania pomię-

dzy pracownikami a zarządem?

• Czy jest dostępna konieczna w takim wypadku

infrastruktura?

• Czy podjęto kroki w celu zapewnienia odpowied-

nich warunków pracy w domu?

• Czy praca poza biurem nie stwarza problemów

związanych z bezpieczeństwem danych?

W

ŁASNA

PRZESTRZEŃ

CZY

TZW

.

HOT

DESKS

?

Przyjmuje się, że pomiędzy 40% a 60% całkowitej
przestrzeni miejsca pracy każdego przedsiębior-
stwa pozostaje przez większość czasu puste. Dla
wielu firm jest to bodziec do wprowadzenia wspól-
nych stanowisk pracy (ang. hot desks).

Istnieje wiele wariantów wykorzystania takich

przestrzeni. Opcją niskoprogową jest łączenie pra-

cowników przy jednym stanowisku zatrudnionych
nie na pełen etat. W wyniku takiego rozplanowa-
nia mamy sytuację, w której przestrzeń biurowa
jest ogólnie dostępna, a pracownicy wykorzystują
w swojej pracy każde dostępne w budynku (lub
poza nim) stanowisko. Formą pośrednią jest udo-
stępnienie jednego pomieszczenia czy też piętra
w celu stworzenia wspólnej przestrzeni pracy. Na
przykład sala poświęcona jednemu zespołowi
może posiadać elastycznie przypisane miejsca
pracy, z których każdy pracownik może dowolnie
korzystać. Opcja ta posiada ten plus, że pracownicy
nadal mają poczucie własnego „terytorium”, co jest
ważnym aspektem z uwagi na fakt, że człowiek jest
raczej związany ze swym otoczeniem i ceni sobie
swoją osobistą przestrzeń.

Decyzja o wprowadzeniu elastycznego podejścia

do pracy często wynika z chęci wydajnego zagospo-
darowania przestrzeni w miejscu pracy. Prowadzi to
do oszczędności związanych z inwestycją w nieru-
chomości czy wynajmem pomieszczeń, lecz również
obniża koszty sprzątania i zużycia energii.

Ekonomiczne wykorzystanie przestrzeni jest

szczególnie istotne w przypadku organizacji
zatrudniających wielu pracowników na niepełny
etat bądź w przypadku pracowników firm, gdzie
zachodzi konieczność częstego przemieszczania
się. Przedsiębiorstwo może się jednak zdecydować
na wprowadzenie zasad elastycznej powierzchni
biurowej w celu poparcia bądź umocnienia swojego
stanowiska w sprawie wprowadzanych zmian w kul-
turze pracy. Wykorzystanie przestrzeni biurowej
w koncepcji open space niesie za sobą przesłanie
– mamy do czynienia z otwartym, dynamicznym
przedsiębiorstwem. Jest to jeden ze sposobów
dyplomatycznego przekazania pracownikom, że
nie musza ciągle tkwić w biurze i raczej powinni
zdecydować się na większą liczbę spotkań poza
firmą.

Jednakże elastyczne podejście do przestrzeni

biurowej nie jest dobrym wyjściem dla każdej

Wybór aranżacji wnę-
trza powinien być opar-
ty na odpowiedniej
równowadze pomiędzy
komunikacją a koncen-
tracją potrzebną do wy-
konywania zadań.

Fo

t. Shutters

tock

54

Promotor 5/08

Ergonomia

Koncepcja organizacji osobistego miejsca pracy

Wykorzystanie przestrze-
ni biurowej w koncepcji
open space niesie za sobą
przesłanie – mamy do
czynienia z otwartym,
dynamicznym przedsię-
biorstwem.

firmy. Wprowadzenie takiej strategii wymusza na
organizacji pewien sposób zachowania. Pracowni-
cy muszą przyswoić sobie więcej sposobów pracy
opartych na technologii cyfrowej i zrzec się starych
nawyków związanych z posiadaniem własnego
„terytorium” w biurze. Ten krok nie jest łatwy dla
wszystkich, a udane wprowadzenie tego typu
zmian może pociągnąć za sobą potrzebę zwięk-
szenia komunikacji wewnątrz firmy i sprawnego
przewodnictwa.

Istotne kwestie

• Jaki jest poziom zagospodarowania biura?
• Ile można potencjalnie zaoszczędzić?
• Czy wśród pracowników jest duża liczba osób

zmuszonych do dalszych podróży, pracujących
na pół etatu, czy pracujących za pośrednictwem
telefonu?

• Jakie jest nastawienie pracowników do zmian?
• Czy jest dostępna odpowiednia infrastruktura

informatyczna?

• Czy władze firmy są chętne do bycia przykładem

dla innych?

Ś

CIANY

CZY

BEZ

ŚCIAN

?

Najważniejsze decyzje dotyczą zagospodarowa-
nia budynku biurowego wewnątrz. Istnieje wiele
możliwych rozwiązań – od tradycyjnego biura

Fo

t. Shutters

tock

www.promotor.elamed.pl

55

Ergonomia

podzielonego na segmenty komórkowe, po zupełnie otwartą
przestrzeń typu open space.

Wybór aranżacji wnętrza powinien być oparty na odpo-

wiedniej równowadze pomiędzy komunikacją a koncentracją
potrzebną do wykonywania zadań. Otwarte przestrzenie
biurowe są silnie związane z komunikacją i interakcją, a więc
z cechami, które coraz częściej wymieniane są jako kluczowe
w udanym prowadzeniu interesów. Zamknięte przestrzenie,
z drugiej strony, skłaniają do większej koncentracji. Jeżeli
siedzimy za zamkniętymi drzwiami, to nikt nas nie będzie
nękał i nie będzie nam przeszkadzał zgiełk biurowy. Taka
sytuacja sprzyja wykonywaniu zadań, do których niezbędna
jest całkowita koncentracja.

Jednak nie jest to tak proste jak mogłoby się wydawać.

Otwarta przestrzeń biurowa potrafi być wyjątkowo cicha, gdy
wszyscy ciężko pracują. Sytuacja ta ulega zmianie jedynie
w przypadku nagłego głośnego dzwonka telefonu komórkowe-
go lub gdy kilku naszych współpracowników rozpocznie głośną
rozmowę. Z drugiej strony nie ma gwarancji ciszy w biurze
podzielonym na pokoje. Przecież wystarczy, że dzielimy biuro
z wyjątkowo gadatliwym kolegą.

Istnieje wiele pośrednich rozwiązań, które łączą pozytywne

cechy otwartych przestrzeni, czy open space z tradycyjnym
podejściem polegającym na podziale biura na osobne komórki.
Na przykład „biuro promujące aktywność” to pomysł, który po-
zwala pracownikom decydować, czy lepiej ulokować się ze swo-
ją pracą w sali konferencyjnej, przy zamkniętym „boksie” czy
też przy wspólnym stanowisku w celu sprawdzenia poczty.

Najlepsze rozwiązanie w każdym wypadku będzie zależało

od typu działalności wykonywanej w firmie. Innym istotnym
aspektem jest kultura pracy danej organizacji. Indywidualne
miejsca pracy promują raczej hierarchiczne podejście do re-
lacji w pracy. Z kolei otwarte przestrzenie propagują wartości
grupowe w sposób bardziej horyzontalny niż hierarchiczny.

Napotykamy również szereg mniej subiektywnych kwestii,

które również warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania
decyzji o sposobie zagospodarowania biura. Są nimi wydaj-
ność i elastyczność. Tradycyjne biuro zbudowane z osobnych
pokoi jest z założenia mniej elastyczne niż otwarta przestrzeń
biurowa. Zajmuje również więcej przestrzeni. Te wady można
jednak zniwelować za pomocą inteligentnego spożytkowania
modułów przestrzennych w miejscach, gdzie jest to możliwe
do wprowadzenia.

Istotne kwestie

• Jakiego rodzaju procesy i czynności będą wykonywane

w danej przestrzeni biurowej?

• Jaki jest odpowiedni współczynnik między komunikacją

a koncentracją?

• Do jakiego stopnia poufność i osobiste spotkania są ko-

niecznym aspektem pracy?

• Do jakiego stopnia organizacja jest zorientowana na grupo-

wą bądź indywidualną kulturę pracy?

• Czy oddzielne biura postrzegane są jako symbol statusu

pracownika, czy taki podział nie odgrywa większej roli?

• Jak wydajne i elastyczne musi w rzeczywistości okazać się

nasze biuro?

56

Promotor 5/08

Ergonomia

P

ODEJMOWANIE

ODPOWIEDNICH

DECYZJI

Która koncepcja biura jest najbardziej odpowiednia? – to
pytanie zależne zasadniczo od kultury pracy i procesów
zachodzących w danym przedsiębiorstwie. W celu podjęcia
dobrej decyzji istotne staje się przeanalizowanie procesów
zachodzących w naszej organizacji. Najlepiej rozpocząć taką
analizę od szczegółowego opisu procesów zachodzących
w miejscu pracy oraz od analizy potrzeb. Może to obrać
formę studium nad wykorzystaniem przestrzeni (pomiar
aktualnego zagospodarowania powierzchni różnych miejsc
pracy) poprzez ankiety internetowe, warsztaty i rozmowy
z przedstawicielami poszczególnych szczebli w przedsię-
biorstwie.

Rezultaty tego typu analiz pozwolą nam określić cele,

którym ma służyć środowisko pracy, zawierające wizję i stra-
tegie na przyszłość. Gdy już najważniejsze decyzje zostaną
podjęte, cały projekt powinien być poparty zrozumiałym dla
wszystkich systemem komunikacji i wdrażania zmian, w celu
zagwarantowania zaangażowania ze strony całego personelu.
Możliwe, że okaże się to dużym wyzwaniem, gdyż w większości
przypadków, pracownicy podchodzą dość krytycznie do zmian
w biurze, nawet w przypadku, gdy ich obecne środowisko pra-
cy jest przestarzałe i nieefektywne. Z tego punktu widzenia
stworzenie nowego środowiska pracy dotyczy tak zmian orga-
nizacyjnych, jak i zmian fizycznych. Również z tego powodu nie
istnieje gwarancja sukcesu i nie ma magicznej reguły, według
której jesteśmy w stanie stworzyć udane biuro. Faktem jest,
że zmiana projektu biura czy procesów w nim zachodzących
jest pracochłonnym, nierzadko uciążliwym procesem. Jest
to jednak proces, który daje w efekcie możliwość stworze-
nia nowego środowiska pracy, działającego pozytywnie na
samopoczucie, satysfakcję z pracy i produktywność. Innymi
słowy: biuro, które działa!

‰

Tłumaczenie: Jacek Podbiał

Aranżacja przestrzeni biurowej