Dokumentacja użytkownika
Systemu Comarch ERP XL
Moduł: CRM
Wersja 11.0
Dokumentacja Użytkownika Systemu
Moduł: CRM
Wersja: 2013
Dokumentacja Użytkownika Systemu
Moduł: CRM
Wersja: 2013.1
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.2
Copyright
2013 COMARCH
Wszelkie prawa zastrzeżone
Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci
jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie
na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej
publikacji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.3
Spis treści
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.4
Definicja dodawania Kontrahenta, propagowania Kontrahenta .................................. 7.42
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.5
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.6
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.7
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.8
7 CRM
7.1 Przeznaczenie modułu CRM
Moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do automatyzacji procesów sprzedaży
i kontaktów z kontrahentami. Przeznaczeniem modułu jest możliwość tworzenia i zarządzania
kampaniami marketingowymi oraz ich kolejnymi etapami. Funkcjonalność ta wspierana jest
narzędziami takimi jak: ewidencja kontaktów z klientami, przydzielanie zadań i przypominanie
o konieczności ich realizacji, określanie szans powodzenia kampanii i inne.
Część obiektów, jakie występują w tym module, wykorzystywanych jest również w innych modułach
i została opisana w przeznaczonej dla nich dokumentacji, np. lista kontrahentów została opisana
w dokumentacji modułu: Sprzedaż. W tej dokumentacji, szczegółowy opis obejmuje okna, które
występują tylko w module: CRM.
7.2 Opis funkcji dostępnych w module
Podstawę modułu: CRM, stanowi menu oraz pasek narzędzi (Rys. 7.1).
Rys. 7.1 Menu i pasek narzędzi modułu: CRM.
7.2.1
Menu główne
System
Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne
i przerwane.
Konfiguracja - konfiguracja modułu: CRM. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed
rozpoczęciem pracy z modułem.
Zmiana hasła … - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora.
Zmiana daty … - służy zmianie daty używanej w programie.
Zmiana okresu… - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy.
Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora.
Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna.
Zmiana operatora - umożliwia zmianę zalogowanego operatora.
Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla
wybranych operatorów.
Domyślne ustawienia okien – funkcja służy przywróceniu domyślnemu ustawieniu okien
w module, w którym zostanie użyta (w tym przypadku – w module: CRM).
Ustawienia użytkownika - otwiera okno: Ustawienia użytkownika (opisane w
dokumentacji do modułu Administrator).
Ustawienie drukarki… - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem.
Dodatki – otwiera okno: Lista dodatków (funkcjonalność dodatków została opisana w
dokumentacji do modułu Administrator).
Koniec pracy - powoduje zamknięcie programu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.9
Listy
Wzorce kampanii - otwiera okno: Lista wzorców kampanii, w którym definiuje się wzorce
kampanii, wykorzystywane następnie do definiowania kampanii.
Wzorce wizyt - otwiera okno: Wzorce wizyt, pozwalającej na przygotowanie i
wykonywanie wizyt handlowych
Słownik etapów - otwiera okno: Słownik etapów (7.12), w którym definiuje się wzorce
etapów, wykorzystywane następnie w procesie tworzenia kampanii.
Słownik zadań - otwiera okno: Słownik zadań, w którym definiuje się wzorce zadań,
wykorzystywane podczas tworzenia nowych zadań.
Słownik elementów wizyt
Raporty wizyt
Automatyczne akcje
Samochody
Trasy
Załączniki
Zasoby
Kalendarze
Działania
Lista kampanii – otwiera okno: Lista kampanii, umożliwiające przegląd wszystkich
zarejestrowanych w systemie kampanii.
Wizyty handlowe
Plany sprzedaży
Wydatki pracowników
Kampanie operatora - otwiera okno: Kampanie operatora (7.14), umożliwiające przegląd
kampanii według operatora.
Działania CRM - otwiera okno: Działania CRM (7.16), umożliwiające przegląd aktualnie
wykonywanych czynności w module CRM.
Kontakty
Konwersacje - otwiera okno: Lista konwersacji (7.17), umożliwiające ewidencjonowanie
kontaktów z klientami.
Zadania - otwiera okno: Lista zadań (7.18), które wyświetla listę zadań dla operatora.
Terminarz – otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja
zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin (więcej informacji na
temat terminarzy znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator).
Dokumenty
Handlowe - otwiera okno: Lista dokumentów handlowych, magazynowych
i transportowych, w którym wyświetlone są dokumenty zarejestrowane w systemie
Comarch ERP XL.
Zamówienia - otwiera listę zarejestrowanych w systemie Comarch ERP XL zamówień,
ofert i zapytań ofertowych.
Rejestr VAT - otwiera okno: Rejestry VAT, w którym wyświetlone są zapisy w rejestrach
VAT.
Zapisy kasowe - otwiera okno: Zapisy kasowe/ bankowe.
Noty memoriałowe - otwiera okno: Noty memoriałowe, w którym wyświetlone są noty
zarejestrowane w systemie Comarch ERP XL.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.10
7.2.2
Pasek narzędzi
[Lista kontrahentów] – otwiera okno z listą kontrahentów.
[Lista towarów] – otwiera okno z listą towarów.
[Lista kampanii] – otwiera okno: Lista kampanii.
[Lista wizyt handlowych] - otwiera okno: Lista wizyt.
[Plany sprzedaży] - otwiera okno: Lista planów sprzedaży
[Słownik zadań] - otwiera okno: Słownik zadań.
[Kampanie operatora] - otwiera okno: Kampanie operatora (7.14).
[Działania CRM] - otwiera okno: Działania CRM (7.16).
[Lista konwersacji] - otwiera okno: Lista konwersacji (7.17).
[Lista zadań] - otwiera okno: Lista zadań (7.18).
[Terminarz] – otwiera okno: Terminarz pracownika, z poziomu którego możliwy jest
podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin.
(Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator).
7.2.3
Pasek narzędzi - przyciski związane z aktywnym oknem.
[Drukuj] – uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zdefiniowanych jest więcej
wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku , lub kliknięcie prawym
przyciskiem myszki na przycisku [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez
naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj].
[Wyślij wydruk domyślny] – umożliwia wysłanie domyślnego wydruku w formacie PDF za
pomocą wiadomości pocztowej. Jeśli zdefiniowanych jest więcej wydruków, wyboru
dokonuje się poprzez użycie przycisku .
[Wykonaj wykres domyślny] - uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli
zdefiniowanych jest więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku ,
lub kliknięcie prawym przyciskiem myszki na przycisku [Wykres]. Konfigurację wydruków
uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Wykres] wraz z naciśnięciem klawisza <Ctrl>.
[Szybki raport SQL] - uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL.
Jeśli zdefiniowanych jest więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez kliknięcie
prawym przyciskiem myszki na przycisku [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich
raportów SQL uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku [Szybki raport SQL] wraz z
naciśnięciem klawisza <Ctrl>.
[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli
w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana
do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja
komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS
Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy,
z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.11
[Pomoc] – uruchamia pomoc systemu Comarch ERP XL związaną z aktywnym w danym
momencie oknem.
[Poprzednia pozycja z listy] – podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą
na poprzednią bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.
[Następna pozycja z listy] - podczas edycji pozycji z listy zmienia pozycję bieżącą
na następną bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.
[Historia transakcji] – uruchamia okno historii transakcji.
[Karta rejestracyjna] – podaje dane związane z kontrahentem.
[Historia kontaktów] – pozwala kontrolować konwersacje z kontrahentem. Ikona pojawia
się razem z ikoną: Historia kontrahenta.
[Historia kontrahenta] - otwiera okno historii kontrahenta.
Uwaga: W oknie: Historia kontrahenta, zakładka: CRM dodano możliwość obsługi
propagacji kontrahenta.
7.3 Obsługa kontrahentów potencjalnych
W wersji 10.0 wprowadzona została obsługa kontrahentów potencjalnych i innego rodzaju
kontrahentów. W zależności od rodzaju kontrahenta dany kontrahent może być wybrany w
dokumencie. Jeśli kontrahent nie będzie mógł być wybrany w dokumencie, to nie będzie on również
widoczny w liście kontrahentów otwartej z poziomu dokumentu oraz nie będzie można kodu takiego
kontrahenta wpisać w dokumencie.
Przykład: Po odpowiedniej konfiguracji dla rodzaju kontrahenta: Potencjalny będzie
można wystawić tylko Kampanię marketingową, a dla innego rodzaju kontrahenta
np.Klient wszystkie dokumenty.
Rozszerzony został słownik kategorii: Rodzaje kontrahentów o możliwość określenia:
Wymaganych w karcie kontrahenta – w zależności od zaznaczonych parametrów, w
trakcie dodawania karty kontrahenta oraz zapisu karty już istniejącej system będzie
kontrolował lub nie, wymagalność informacji
Koloru kontrahenta w liście kontrahentów
Ustalenie wartości domyślnej słownika
Ustalenie dokumentów, w których dany kontrahent może być wybierany
Ustalenie dostępnych rodzajów kontrahentów dla danego dokumentu jest możliwe w definicjach
dokumentów, na zakładce: Rodzaje kontrahentów
7.4 Konfiguracja
Przed rozpoczęciem pracy z modułem: CRM, należy go skonfigurować.
Aby skonfigurować moduł, należy:
z menu: System, wybrać podmenu: Konfiguracja, co spowoduje otworzenie okna:
Konfiguracja (Rys. 7.2),
w oknie: Konfiguracja wybrać zakładkę CRM.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.12
Rys. 7.2 Konfiguracja modułu: CRM.
Na zakładce znajdują się następujące pola:
Osoba odpowiedzialna. Pola w tej części służą wskazaniu osoby odpowiedzialnej. Wskazanie osoby
odpowiedzialnej w tym polu, spowoduje jej wprowadzenie domyślne w pozycjach, gdy podanie takiej
osoby będzie wymagane.
z karty kontrahenta - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem
odpowiedzialnym ze strony kontrahenta.
z karty akwizytora - zostanie przypisany operator powiązany z pracownikiem
odpowiedzialnym ze strony akwizytora.
wybrany operator - po naciśnięciu przycisku:
, można wybrać konkretnego operatora.
Będzie on domyślnie wprowadzany podczas przyłączania kontrahenta do etapu (jako
osoba odpowiedzialna - operator prowadzący kontrahenta). W konkretnym przypadku
można jednak dokonać zmiany operatora.
Automatycznie rejestruj pozycje konwersacji. Zaznaczenie parametru spowoduje, że system
automatycznie utworzy pozycję konwersacji przy każdorazowej próbie kontaktu z kontrahentem lub
konkretną osobą u kontrahenta za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype.
Automatyczne akcje CRM. Zaznaczenie parametru spowoduje, że system włączy obsługę akcji. W
polu: Od jest możliwość określenia od jakiego czasu (data, godzina) do której godziny mają być
aktywne automatyczne akcje. Istnieje również możliwość określenia powtarzalności wykonania akcji
oraz określenia czy mają być aktywne wszystkie czy z podziałem na paczki. Więcej informacji na
temat automatycznych akcji CRM znajduje się w rozdziale 7.8.5. Etap kampanii, zakładka: Definicje
operacji.
Po dokonaniu konfiguracji, należy ją nagrać, przez naciśnięcie przycisku:
[Zapisz zmiany].
7.5 Lista kampanii
Okno umożliwia zarządzanie kampaniami. Kampanie (zwane także lejkami sprzedaży) są sposobami
usystematyzowania i automatyzacji procesów sprzedaży. Wchodzące w skład kampanii etapy,
stanowią wzorzec postępowania wobec klienta. Stosowanie wzorca daje pewność, że wykonano
wszystkie czynności dla osiągnięcia wyznaczonego w kampanii celu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.13
Aby otworzyć okno, należy:
wybrać z paska narzędzi ikonę:
[Lista kampanii] lub
z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Lista kampanii.
Rys. 7.3 Lista kampanii.
Lista kampanii prezentowana jest na trzech zakładkach: Wg kodu, Wg nazwy oraz Wg daty.
Poniżej listy znajdują się pola umożliwiające jej filtrowanie:
Właściciel – wyświetla kampanie, których właścicielem jest wskazane centrum struktury praw.
Kategoria – umożliwia wyświetlenie kampanii należących tylko do określonej kategorii.
Zakres – pozwala wyświetlić kampanie okresowe lub stałe (bez określonej daty zakończenia).
Stan – umożliwia wyświetlenie tylko kampanii ze wskazanym stanem. Możliwe stany, według których
można filtrować listę kampanii to:
Aktywne – obejmuje kampanie planowane i znajdujące się w realizacji.
Planowane –obejmuje kampanie, dla których nie zdefiniowano żadnego etapu, bądź do
żadnego z etapu nie został dodany kontrahent.
W realizacji – kampanie, w których do przynajmniej jednego etapu został przypisany
kontrahent.
Zakończona – kampanie, które zostały oznaczone jako zakończone (bez możliwości
dalszego przypisywania kontrahentów).
Kontrahent – wyświetla listę kampanii dla wybranego kontrahenta. Akronim kontrahenta można
wpisać ręcznie lub wybrać z listy otwieranej przyciskiem
[Wybór z listy].
Towar – umożliwia filtracje listy kampanii po towarze/grupie towarów.
Lista za – pozwala wyświetlić kampanie z wybranego okresu czasu.W oknie znajdują się ponadto
następujące przyciski:
[Nowy] – umożliwia dodanie nowej kampanii otwierając w tym celu okno: Edycja
kampanii.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.14
[Karta] – umożliwia edycję istniejącej kampanii. Po zaznaczeniu odpowiedniej kampanii
na liście i naciśnięciu przycisku
[Karta], otwierane jest okno: Edycja kampanii.
[Usuń] – usuwa kampanię zaznaczoną na liście. Możliwe jest jedynie usunięcie kampanii
o stanie: Planowana lub Zakończona, jeśli do jej etapów nie zostali dołączeni
kontrahenci. Jeżeli z kampanią lub którymś z jej etapów związane są jakiekolwiek
dokumenty, to przed usunięciem kampanii pojawia się stosowne ostrzeżenie.
Rys. 7.4 Ostrzeżenie o usuwaniu kampanii, z którą związano dokument.
[Anuluj] - zamyka okno.
7.6 Edycja kampanii
Aby otworzyć okno, należy w oknie: Lista kampanii:
nacisnąć przycisk:
[Nowy] (jeśli tworzona jest nowa kampania) lub
zaznaczyć zarejestrowaną kampanię i nacisnąć przycisk:
[Karta] (jeśli otworzone ma
zostać okno już zarejestrowanej kampanii).
Okno podzielone jest na osiem zakładek.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.15
Rys. 7.5 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne.
7.6.1
Edycja kampanii, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się następujące pola:
Numer – pola, w których wpisywany jest numer dokumentu kampanii (zgodnie z definicją dokumentu
kampanii określaną w module Administrator.
Kod – pole służy do wprowadzenia kodu kampanii. Kod ten będzie wyświetlany w oknie: Lista
kampanii. Wypełnienie tego pola jest niezbędne. Do momentu uzupełnienia kodu kampanii, nie
jest możliwa zmiana numeru dokumentu kampanii, daty jej wystawienia oraz wybór wzorca
kampanii.
Nazwa – pole służy do wprowadzenia nazwy kampanii. Nazwa ta będzie wyświetlana w oknie: Lista
kampanii.
Właściciel – w tym polu prezentowane jest centrum struktury praw, które jest właścicielem danej
kampanii.
Kategoria – pole służy do określenia kategorii kampanii. Kategorie kampanii definiuje się z poziomu
słownika kategorii.
Wzorzec – pozwala określić wzorzec, na którym oparty jest dany dokument kampanii. Za pomocą
przycisku
możliwe jest otwarcie okna: Lista wzorców kampanii w celu wskazania
odpowiedniego wzorca.
Data utworzenia – data utworzenia kampanii (dostępna do edycji).
Utworzył – akronim operatora, który utworzył dokument kampanii.
Modyfikował – akronim operatora, który zmodyfikował dokument.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.16
Planowana – w tej sekcji określane są daty ramowe dla kampanii:
Data rozpoczęcia – służy wskazaniu daty rozpoczęcia kampanii.
Data zakończenia – służy wskazaniu daty zakończenia kampanii. Za pomocą
przycisku możliwe jest wskazanie konkretnej daty, lub wybranie opcji: Brak
ograniczenia. Wskazanie konkretnej daty spowoduje, że kampania zostanie
zarejestrowana jako: Okresowa. Jeśli zostanie wybrana opcja: Brak ograniczenia,
to kampania będzie kampanią stałą.
Wielokrotne dodawanie kontrahenta – zaznaczenie tego parametru pozwala na wielokrotne
dołączenie jednego kontrahenta do etapu kampanii.
Propaguj konwersacje kontrahenta – zaznaczenie spowoduje, że wątek konwersacji z
kontrahentem w ramach kampanii będzie kontynuowany po propagowaniu kontrahenta do kolejnego
etapu.
Zakończona - ustawia status kampanii na: Zakończony. Dla wszystkich kontrahentów, z którymi nie
zakończono negocjacji przed zamknięciem kampanii zostanie nadany kod zakończenia. Po zaznaczeniu
parametru spowoduje dodanie pola, w które automatycznie wypełnione zostanie rzeczywistą datą
zakończenia kampanii przez Operatora.
Opis - służy podaniu pełnego opisu kampanii.
URL – w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu
przycisku:
[Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem.
Podzakładka Ogólne – w tej sekcji znajduje się tabela towarów z określonymi ilościami danej
kampanii oraz następujące parametry:
Koszty całkowite – w polu tym jest prezentowana sumaryczna wartość kosztów stałych i kosztów
kontrahentów z nagłówka kampanii. Nie jest moliwa ręczna edycja wartości w tym polu
Koszty stałe –sumaryczna wartość kosztów stałych.
Przychody - w polu tym mozna wprowadzic wysokość planowanych przychdow z kampanii.
Koszty kontrahentów – w polu tym zapisywana jest wartość sumarycznych kosztów kontrahentów
zaplanowanych dla etapów. Pole nie jest dostępne do edycji.
Ilośc prospektów – pole dostępne do edycji, można wskazać ilośc prospektów.
[Wylicz kwotę] – pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego
przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości
towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup
towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i
uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie
podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest
wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny
wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1.
Od wersji 2013 możliwe jest powiązanie kilku towarów z kampanią z poziomu okna kampanii.
W pozostałych oknach widoczna jest lista towarów powiązanych bez możliwości modyfikacji pozycji.
Możliwa do wpisania jest tylko ilość dla tych towarów przypisanych do listy. Podczas
propagowania/przenoszenia kontrahentów pomiędzy etapami zachowane zostało dziedziczenie
towarów i ich ilości z wpisu źródłowego lub etapu, do którego przenoszony jest kontrahent.
Podczas odłączania towaru od kampanii należy sprawdzić czy dla danego towaru nie została
przypisana jakaś ilość na karcie etapu lub kontrahenta w etapie. Jeżeli została, wówczas system
wyświetli komunikat: „Dla etapu/kontrahenta w kampanii zdefiniowano przewidywane ilości towaru,
które zostaną usunięte, czy pomimo to usunąc towar z kampanii” Zatwierdzenie komunikatu towar
zostanie usunięty.
Przenoszenie/propagowanie kontrahentów.
Podczas operacji przywiązaywania kontrahenta do etapu (ręcznie automatycznie dla
kampanii cyklicznej lub operacji automatycznego wiązania ) pobierane sa wpisy o
towarach i ich ilościach z karty etapu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.17
Podczas operacji przenoszenia kontrahenta do innego etapu z zakończenie oraz
przenoszenia do innej kampanii pobierane są wpisy o towarach i ich ilościach z karty
etapu do którego przenoszony jest kontrahent.
Podczas operacji propagowania kontrahenta (ręcznie lub automatycznie) oraz
przenoszenia kontrahenta do innego etapu bez zakończenia do nowego etapu pobierane
są informacje o towarach oraz ich ilościach z karty kontrahenta. Dodatkowo należy
sprawdzić, czy na liście towarów przypisanych do etapu, nie ma wpisanej ilości dla
towaru, który nie jest powiązany z karta kontrahenta. Jeśli jest taki towar, to należy
dodac go wraz z ilością na liste towarów do kontrahenta.
Przykład: Kampania ma przypisane towary: T1,T2 oraz T3. Do etapu 2 przypisane są
towary i ilości: T2- 200 oraz T3-300. Propaguje (lub przenosze bez zakończenia)
kontrahenta K1 do etapu 2. Na karcie K1 w kampanii miał dotychczas przywiązane
towary i ilości: T1 -100 oraz T2- 50. Po wykonaniu operacji na karcie K1 w etapie 2
powinny być widoczne towary i ilości:
a) T1-100 oraz T2-50 (oba bez zmian, ponieważ przenosimy z kontrahenta),
b) Dodatkowo T3-300 (ponieważ towaru T3 nie było na karcie kontrahenta K1, to
został dopisany z ilością ustaloną w etapie 2)
Uwaga: Oznacza to zmiane w stosunku do obecnego pobierania ilości towarów dla
operacji przenoszenia kontrahenta bez zakończenia. Zmiana jest konieczna z logicznego
punktu widzenia, bo jeśli kontynujemy działania z klientem, to powinismy mieć na
ostatnim etapie informacje o wszystkich zaplanowanych dla niego wartościach
(towarach, przychodach itp.) Będzie to też pozwalało zaprezentować poprawne
informacje na raporcie kampanii, gdzie nie będą prezentowane wpisy dla kontrahentów
przeniesionych bez zakończenia.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.18
Rys. 7.6 Edycja kampanii, zakładka: Ogólne, podzakładka Etap.
Podzakładka Etapy – w tej sekcji znajduje się lista etapów danej kampanii oraz następujące
przyciski:
[Przesuń etap w górę] – umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w górę.
[Przesuń etap w dół] – umożliwia przesunięcie etapu o jedną pozycję w dół.
[Nowy etap] - uruchamia proces dodawania nowego etapu do kampanii (7.33.2)
[Rozwija menu dostępnych opcji] - służy wybraniu jednej z opcji:
Dodaj etap – umożliwia zdefiniowanie i dodanie nowego etapu.
Importuj etap – umożliwia dodanie etapów z listy wcześniej zdefiniowanych
etapów. Wzorce tych etapów definiuje się w oknie: Słownik etapów (7.12).
[Edycja] - umożliwia podgląd i modyfikację zarejestrowanego i zaznaczonego etapu.
[Usuń] - usuwa zaznaczony etap.
Kontrola Ilości Towaru.
Podczas zapisu okna kontrahenta w etapie należy sprawdzić czy ilośc towaru określona na kampanii
nie jest mniejsza od sumarycznej ilości towaru określonego dla kontrahentów przypisanch do tej
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.19
kampanii. Do wyliczeń pobierane sa tylko ilości towarów przypisanych do kart kontrahentów
aktywnych lub zakończonych w kampanii.
Przykład: Na kampanii ustalono szacowana ilość towaru T1 na 1000 szt. W etapie E1 znajduja
sięnastepujący kontrahneci z przypisana ilością towaru T1: K1 – 500 (kontrahent propagowany do
etapu 2) oraz K2-370 (Kontrahent aktywny)
Do etapu E2 spropagowanego kontrahenta K1 i przypisano mu ilość towaru T1 – 200. Nie
nastąpiło przekroczenie dopuszczalnej ilości T1 dla kampanii, ponieważ do sumy pobierane sa
tylko ilości: 370 (K2 z E1) oraz 200 (k1 z E2)
Gdy teraz przypięto do etapu E1 kontrahenta K3 z ilością T1 = 500, wówczas nastąpiłoby
przekroczenie.
Kontroluj ilości na kartach kontrahentów – zaznaczenie tego paramtru pozwala na
wprowadzenie kontroli pomiędzy ilością towaru objętą akcją marketingową a ilościami przypisanymi
do poszczególnych kontrahentów. W przypadku gdy ilości przydzielone dla poszczególnych
kontrahentów będą wyższe niż ilość zdefiniowana dla całej kampanii operatorowi zostanie wyświetlony
komunikat o niezgodności ilości „Została przekroczona zaplanowana ilość towarów dla kampanii.
Towar X. Ilość pozostała w kampanii: Y. Skorygować ilość?” Komunikat pojawi się od razu po
zapisaniu karty kontrahenta w etapie, w której przekroczona została ilość zaplanowana dla całej
kampanii.
Po zaakceptowaniu komunikatu nastąpi automatyczna zmiana ilości. Wybranie opcji NIE spowoduje
zamknięcie okna z wpisanymi wcześniej ilościami. Opcja ANULUJ – nie będzie zmiany ilości tylko
nastapi powrót do edycji okna.
W trakcie operacji seryjnego przywiązywania, propagowania lub przenoszenia kontrahenta, jeśli ilość
została przekroczona, to dla każdego kontrahenta, w którym nastąpiło przekroczenia pojawi się
komunikat.
Przykład: Jeśli pozostała ilość towaru X propagowanego do kampanii wynosi 100 i wybieramy
operacje seryjnego propagowania kontrahentów: K1, K2, K3 do etapu, gdzie ilość prognozowana
ustawiona jest na 75, wówczas w nowym etapie:
- K1 będzie miał przypisana ilość 75 oraz w logu brak dodatkowego komunikatu,
- K2 ilość zostanie ograniczona do 25 oraz w logu komunikat o ograniczeniu do ilości: 25,
- dla K3 ilość ograniczona do 0 oraz w logu komunikat o ograniczeniu do ilości:0
Jeśli parametr nie został zaznaczony, wówczas nie ma kontroli nad ilościami towaru objętym
kampanią. Zaznaczenie i odznaczenie parametru możliwe jest w dowolnym momencie kampanii,
dopóki kampania nie zostanie oznaczona jako Zakończona, po czym parametr będzie nieaktywny.
7.6.2
Edycja kampanii, zakładka: Etapy
Na zakładce wyświetlona jest lista etapów kampanii, oraz przypisani do tych etapów kontrahenci. Pod
listą znajdują się następujące pola i przyciski:
Kontrahent – po wybraniu kontrahenta, na liście będzie prezentowany tylko ten wskazany
kontrahent w etapach, inni kontrahenci nie będą widoczni.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.20
Nieaktywni – jeżeli parametr ten jest zaznaczony, wówczas oprócz kontrahentów aktywnych w
etapach, prezentowani są również kontrahenci zakończeni w etapach.
Sortowanie wg: Szansy/Akcji/Kodu – kontrahenci na liście sortowani są w kolejności wartości
procentowej szansy lub według daty, z jaką ma być wykonana akcja. Wybranie opcji sortowanie wg
kodu spowoduje, że ramach danego etapu na liście prezentowane będą rekordy kontrahentów w
porządku alfabetycznym wg akronimu kontrahenta.
Obsługa – w tej sekcji można wybrać, czy na liście mają być prezentowani kontrahenci w etapach, za
których obsługę jest odpowiedzialny konkretny operator (opcja: Operator z rozwijaną listą
umożliwiającą wybór operatora), czy też kontrahenci, dla których prowadzący nie został ustalony
(opcja: Bez prowadzącego).
[Raport kampanii] – otwiera okno: Raport dla kampanii. Przycisk jest aktywny, gdy
operator ma prawo do rozliczania kampanii tzn. na karcie operatora jest zaznaczony
parametr: ‘Rozliczenie kampanii CRM’
Rys. 7. 6 Raport dla kampanii, zakładka: Ogólne.
Zarówno przychody, jak i koszty kampanii wyliczane są na podstawie dokumentów powiązanych z
kampanią/jej etapem, kontrahentem w kampanii. Przy czym dla przychodu obowiązuje zasada jn:
jeżeli na kampanii podano konkretną grupę towarową lub towar, wówczas system
ujmuje tylko tą część wartości powiązanych dokumentów sprzedaży, która dotyczy
obrotu tymże towarem/grupą towarową, inaczej te przychody byłyby zawyżone.
jeżeli na kampanii nie podano towaru/grupy, wówczas ujmowana jest cała wartość
dokumentu sprzedaży.
W kolumnie Koszty – Planowane prezentowana jest dla każdego etapu suma kosztów stalych i
kosztów kontrahentów. W raporcie, w poszczególnych etapach prezentowani są tylko aktywni lub
„zakończeni”. W związku z tym nie jest prezentowany szczegółowy podział kosztów dla kontrahentów.
Od wersji 11.0 Comarch ERP XL do raportu dla kampanii z towarem lub grupą towarową pobierane są
pełne ilości i wartości z pozycji dokumentu z towarem, tylko dla jednego przywiązania tego
dokumentu. Kolejność pobierania jes następująca:
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.21
jeżeli dokument został związany po pozycjach wówczas pobierana jest ilość i wartość z
przywiązanej pozycji z towarem.
jeżeli dokument nie został ani razu związany po pozycjach wówczas pobierana jest ilość i
wartość z pozycji z towarem dla pierwszego przywiązania tego dokumentu. Pozostałe
powiązania dla tego samego dokumentu są ignorowane.
Raport efektywności kampanii prezentuje na poziomie kontrahenta wartości pobierane ze wszystkich
etapów, w których on uczestniczył (czyli suma z wszystkich etapów aż do ostatniego
prezentowanego). Natomiast na poziomie etapu prezentowana jest sumaryczna ilość towaru
pobierana z dokumentów powiązanych z każdym kontrahentem w tym etapie. Stąd też sumy na
poziomie etapów nie muszą zawsze stanowić sumy prezentowanych poniżej rekordów. Jeśli dane
prezentowane w raporcie dotyczą powiązania dokumentów z kontrahentem w wielu etapach, to przy
akronimie takiego kontrahenta zostanie umieszczona gwiazdka.
W przypadku, gdy w systemie nie został zarejestrowany dokument (np. FZ, FS), który można byłoby
powiązać z kampanią, wówczas operator ma możliwość ręcznego podania kosztu/przychodu z
kampanii. Taki przychód jest uwzględniony w raporcie, niezależnie, czy wybrany jest towar, czy grupa
towarów.
[Generuj zadania dla zaznaczonych] – umożliwia wygenerowanie zadań dla operatora
prowadzącego, ustawionego dla danego kontrahenta.
[Wyślij list do zaznaczonych] – pozwala na wysłanie listu do zaznaczonych kontrahentów
w etapach. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest
wybranie, czy email ma zostać wysłany na główny adres poczty elektronicznej
kontrahenta, czy też do osoby u kontrahenta.
[Generuj dokument] – służy do wygenerowania dokumentu dla wskazanego kontrahenta
w etapie. Domyślnie generowana jest oferta sprzedaży, natomiast za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest wybranie innego rodzaju dokumentu do
wygenerowania – oferty sprzedaży, zamówienia sprzedaży lub faktury sprzedaży. Po
wygenerowaniu takiego dokumentu jest on automatycznie zapisywany jako związany z
kontrahentem w etapie na zakładce: Dokumenty związane dla takiego kontrahenta.
[Dołącz kontrahentów do innej kampanii] – pozwala na dołączenie kontrahenta w etapie
do etapu innej kampanii CRM. Po wybraniu tego polecenia otwierane jest okno: Lista
kampanii do wyboru, w którym należy wskazać odpowiedni etap kampanii, do którego
dany kontrahent ma zostać przypisany.
[Propaguj do następnego etapu] – propaguje kontrahenta do następnego etapu
kampanii. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu] – rozwija listę
etapów dostępnych dla kontrahenta, z których może nastąpić propagacja.
[Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] - umożliwia cofnięcie kontrahenta
do poprzedniego etapu.
[Przenieś do następnego etapu] – umożliwia przeniesienie zaznaczonego
kontrahenta/kontrahentów do innego etapu. Więcej informacji znajduje się w rozdziale:
7.33.5 Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii.
[Karta] – przycisk ten:
po wskazaniu etapu kampanii otwiera okno: Realizacja etapu kampanii,
po wskazaniu kontrahenta w etapie otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.22
[Dołącz kontrahenta] – służy dołączeniu kontrahenta do wskazanego w lewym panelu
etapu. Po naciśnięciu przycisku: [Dołącz kontrahenta lub grupę], zostanie wyświetlona
lista, z której można wybrać dołączenie do etapu kontrahenta, grupy lub osoby u
kontrahenta. Jeżeli zostanie wybrana opcja dołączenia grupy, to należy pamiętać, że
wskazanie danej grupy oznacza przypisanie do kampanii kontrahentów z tej grupy oraz
wszystkich grup podrzędnych. W przypadku wskazania osoby, dla przypisywanego do
etapu kontrahenta, ta osoba jest ustawiana jako osoba kontaktowa po stronie
kontrahenta.
[Odłącz kontrahenta] – służy odłączeniu kontrahenta od wskazanego etapu. Tryb
multiselect, w jakim wyświetleni są kontrahenci, umożliwia usuwanie z etapu wielu
kontrahentów jednocześnie.
Uwaga: Dołączenie kontrahenta do kampanii będzie możliwe, tylko wtedy, gdy na
definicji dokumentu przypisany będzie dany rodzaj kontrahenta.
Rys. 7.7 Edycja kampanii, zakładka: Etapy.
Wskazując na kontrahenta w etapie w menu kontekstowym rozwijanym prawym przyciskiem myszy
możliwe jest wybranie następujących opcji:
Dołącz kontrahentów do innej kampanii – pozwala na dołączenie kontrahenta w etapie
do etapu innej kampanii CRM. Po wybraniu tego polecenia otwierane jest okno: Lista
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.23
kampanii do wyboru, w którym należy wskazać odpowiedni etap kampanii, do którego
dany kontrahent ma zostać przypisany.
Propaguj do następnego etapu – propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii.
Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu - umożliwia cofnięcie kontrahenta
do poprzedniego etapu.
Ustal prowadzącego – wybór tej opcji otwiera listę operatorów w trybie do wyboru.
Ustal akwizytora – wybór tej opcji otwiera liste akwizytorów w trybie do wyboru. Po
wybraniu akwizytora można wskazać z rozwijanej listy osobę.
Zakończ działania z kontrahentami – po wybraniu tej opcji wyświetla się okno, w którym
można wskazać sposób zakończenia działań z wybranymi wcześniej kontrahentami
Zakończ działania z kontrahentami – po wybraniu opcji otwierane jest okno: Zakończenie
działań z kontrahentami, w którym należy ustalić status zakończenia: Sukces lub Porażka.
Przy wyborze opcji: Porażka należy również określić Kod zakończenia.
Oferta sprzedaży, Zamówienie sprzedaży, Faktura sprzedaży – wskazując na kontrahenta
w etapie istnieje możliwość wygenerowania zamówień i dokumentów handlowych.
Poprzedni etap/Następny etap - użycie wymienionych opcji pozwala na szybkie
odnalezienie kontrahenta w kolejnym lub poprzednim etapie. Wyszukiwanie kontrahenta
przeprowadzane jest z dokładnością do cyklu.
Rozwiń wszystko/ Zwiń wszystko - w rezultacie wyboru tej operacji zostaną rozwinięte
lub zwinięte wszystkie gałęzie kampanii.
Rys. 7.8 Opcje menu kontekstowego
7.6.3
Edycja kampanii, zakładka: Cykle
Zakładka ma zastosowanie do kampanii, które odbywają się cyklicznie.
Na zakładce znajdują się pola:
Cykliczna. Zaznaczenie pola spowoduje nadanie kampanii statusu: cykliczna.
Typ cyklu. W części tej określa się rodzaj cyklu, poprzez wskazanie rodzaju okresu, co jaki ma zostać
przeprowadzana kampania.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.24
Powtarzaj co. służy wskazaniu, co ile dni/ tygodni/ miesięcy/lat ma startować kampania.
Zakres cyklu. W tej części można określić datę końcową dla kampanii.
Bez daty końcowej - pozostawia kampanię bez określenia jej końca.
Koniec po - określenie terminu zakończenia kampanii po dokonaniu określonej ilości
wystąpień.
Data końcowa - Określenie terminu zakończenia kampanii odbywa się przez określenie
konkretnej daty. Niemożliwe jest określenie daty późniejszej niż ta, która została
określona dla zakończenia kampanii w jej definicji.
Rys. 7.9 Edycja kampanii, zakładka: Cykle.
Po określeniu kampanii, jako cyklicznej, w oknie: Przegląd kampanii, przy kontrahencie przypisanym
do danego etapu, w kolumnie: Cykl, pojawi się symbol:
.
7.6.4
Edycja kampanii, zakładka: Ankiety
Na zakładce Ankiety możliwe jest przypisanie ankiety do kampanii. W chwili dodania do takiej
kampanii kontrahenta (do dowolnego jej etapu), dla kontrahenta zostanie wygenerowana ankieta.
Ankieta następnie będzie „przepinana” wraz z propagacją kontrahenta, dzięki czemu będzie ona
dostępna bez względu na to, w jakim etapie znajduje się obecnie kontrahent. Pytania ankiety
prezentowane są na zakładce Ankieta kontrahenta w etapie. Z tego poziomu operator będzie mógł
wypełnić ankietę, tu będą również prezentowane odpowiedzi na ankietę, które można modyfikować
do chwili zatwierdzenia odpowiedzi. Na podstawie udzielonych odpowiedzi wyliczana jest wartość
punktowa dla kontrahenta w etapie, na podstawie której Operator może ustalić szansę powodzenia
dla kontrahenta w etapie.
Na zakładce Ankiety po przyciśnięciu przycisku
otworzy się lista ankiet. Po wybraniu
danej ankiety zostanie wyświetlony kod oraz nazwa dodanej ankiety. Poniżej w oknie zostanie
zaprezentowana lista pytań zdefiniowanych w danej ankiecie.
Możliwe jest również usunięcie wcześniej dodanej ankiety poprzez usunięcie zawartości pola Kod.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.25
Rys. 7.10 Edycja kampanii, zakładka: Ankiety.
Uwaga: Ankietę można przypisać również do wzorca kampanii..
7.6.5
Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane
Na zakładce wyświetlona jest lista kampanii, które są powiązane z bieżącą kampanią. Powiązanie
z inną kampanią polega na tym, że kontrahenci przyłączeni do bieżącej kampanii zostaną przyłączeni
do kampanii powiązanych. Powiązanie to może mieć charakter bezwarunkowy lub warunkowy – jego
określenie następuje w oknie: Powiązanie z kampanią (dokładny opis okna znajduje się w rozdziale:
Powiązanie z kampanią).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.26
Rys. 7.11 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane.
W oknie znajdują się pola i funkcje:
Wyświetlaj nieaktywne – po zaznaczeniu pola, na liście zostaną wyświetlone zarówno powiązania
aktywne, jak i nieaktywne.
[Nowy] – naciśnięcie przycisku uruchamia proces wiązania kampanii – zostanie
otworzone okno: Lista kampanii do wyboru. W oknie następuje wybór kampanii, która
ma zostać powiązana z bieżącą. Zawężenie listy wyświetlonych kampanii, które mogą
zostać powiązane, umożliwia zaznaczenie opcji: Stałe, Okresowe, Nadzorowane,
Kategoria. Po wybraniu kampanii powiązanej, które następuje przez jej zaznaczenie i
naciśnięcie przycisku:
[Wybierz], zostanie otworzone okno: Powiązanie z kampanią,
w którym określa się m.in. charakter powiązania między kampaniami. Dokładny opis okna
znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią.
[Karta] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do edycji okno: Powiązanie
z kampanią. Dokładny opis okna znajduje się w rozdziale: Powiązanie z kampanią.
[Usuń] – naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie wskazanego powiązania. Powiązanie
takie jest możliwe, jeżeli na jego podstawie nie nastąpiło dodanie kontrahenta
do kampanii powiązanej.
Powiązanie z kampanią
Powiązanie z kampanią powoduje, że kontrahenci przypisani do kampanii wyjściowej (tej, do której
zostaną powiązane inne kampanie) zostaną przyłączeni do kampanii powiązanych. Warunki tego
powiązania określa się w oknie: Powiązanie z kampanią.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.27
Rys. 7.12 Powiązanie z kampanią.
W oknie znajdują się parametry:
Aktywne – zaznaczenie pola wskazuje, że powiązanie między kampaniami jest aktywne.
Nazwa kampanii – pole wypełniane automatycznie po wybraniu kampanii powiązanej w oknie: Lista
kampanii do wyboru.
Etap – w polu wskazuje się etap kampanii powiązanej, do którego mają zostać przyłączeni
kontrahenci z kampanii wyjściowej.
Termin – termin liczony od dnia:
przyłączenia kontrahenta do kampanii wyjściowej (jeżeli warunek dołączenia kontrahenta
określono jako: Bezwarunkowo) lub
zakończenia etapu kampanii wyjściowej, do której zostali przyłączeni kontrahenci (jeżeli
warunek dołączenia kontrahenta określono jako: Zakończenie).
Wskazuje, po jakim czasie kontrahent przyłączony do wybranego etapu kampanii powiązanej (w
wyniku powiązania) będzie w tym etapie aktywny.
Warunek dołączenia kontrahenta – określa sytuację, jaka spowoduje dołączenie kontrahenta
do kampanii powiązanej:
Bezwarunkowo – kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii
powiązanej wskutek przyłączenia ich do kampanii wyjściowej.
Zakończenie – kontrahenci zostaną dołączeni do wybranego etapu kampanii powiązanej
wskutek zakończenia ich udziału w kampanii wyjściowej. Dołączenie kontrahenta do
kampanii powiązanej odbędzie się w zależności od tego, czy udział kontrahenta zostanie
zakończony sukcesem, czy też porażką. Zaznaczenie pola: Zakończenie, uaktywni opcje:
Sukces i Porażka, których wybór wskaże sytuację, w jakiej kontrahenci zostaną dołączeni
do kampanii powiązanej. Jeżeli dołączenie warunkowane jest zakończeniem udziału
kontrahenta porażką, wówczas wskazanie konkretnego kodu zakończenia spowoduje,
że dołączony do kampanii powiązanej zostanie tylko taki kontrahent, którego udział
w wyjściowej kampanii zostanie zakończony wskazanym na powiązaniu kodem
zakończenia.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.28
Rys. 7.13 Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane. Etap kampanii powiązany kilkakrotnie do
danej kampanii.
Uwaga: Jeżeli nie zostało zdefiniowane aktywne powiązanie z tą samą kampanią,
w którym oznaczono identyczne warunki łączenia kontrahenta dla danego etapu:
bezwarunkowo, sukces o indentycznym ID zakończenia lub porazka o identycznym
ID zakończenia - możliwe będzie powiązanie tego samego etapu kampanii kilkakrotnie.
Uwaga: Dołączenie kontrahenta do kampanii powiązanej nie oznacza, że kontrahent ten
będzie w tej kampanii aktywny. O momencie, w którym kontrahent staje się aktywny
w wybranym etapie kampanii powiązanej, decyduje ustawienie parametru: Termin.
Data utworzenia – data utworzenia powiązania; pole wypełniane jest automatycznie.
Data modyfikacji – data modyfikacji powiązania.
Po określeniu charakteru powiązania, należy je zatwierdzić naciskając przycisk:
[Zapisz zmiany].
7.6.6
Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce możliwe jest związanie dokumentów z kampanią. Można wiązać zarówno nagłówek jak i
elementy dokumentu. Zakładka jest podzielona na dwie kolejne zakładki służące do wiązania
konkretnych typów dokumentów oraz definiowania warunków automatycznego wiązania dokumentów
z kontrahentem w kampanii. Są to podzakładki: Dokumenty i Definicje wiązania
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.29
Na zakładce: Dokumenty prezentowane są wszystkie typy dokumentów: handlowe , zamówienia,
księgowe, serwisowe, produkcyjne, dokumenty VAT oraz kwoty zdefiniowane ręcznie.
Dokumenty na liście prezentowane są w podziale na kolumny:
Dokument - numer i seria dokumentu.
Kontrahent – dane kontrahenta.
Data - data wystawienia dokumentu, pobierana z zakładki: Nagłówek dokumentu.
Stan – stan dokumentu prezentowany w przypadku ofert, zamówień oraz zleceń.
Netto/Przychód/Koszt – kwota wynikająca z powiązania dokumentu z kampanią CRM.
Rys. 7.13 Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane/Dokumenty.
Pod listą związanych dokumentów znajdują się następujące funkcje:
Pokaż związane z etapami – parametr pozwala na prezentowanie na liście dokumentów
związanych nie tylko bezpośrednio z kampanią, ale również z poszczególnymi etapami kampanii.
Etap – opcja aktywna po zaznaczeniu parametru: Pokaż związane z etapami.
[Włącz/wyłącz sumowanie] – włączona funkcja wyświetla sumaryczne wartości w
nagłówkach kolumn na liście.
[Generuj nowy dokument] – podnosi formatkę nowego dokumentu. Jeżeli na kampanii
wskazany został konkretny towar wówczas na dokument automatycznie zostanie dodana
pozycja z tym towarem. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą
którego możliwe wygenerowanie typu dokumentu tj.: oferta sprzedaży, zamówienie
sprzedaży, faktura sprzedaży, wydanie zewnętrzne.
[Usuń] – usuwa dokument.
[Zwiąż dokument] – otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu
wskazania dokumentu, który ma zostać związany z kampanią. Przycisk [Rozwija menu
dostępnych opcji], za pomocą którego można wybrać rodzaj wiązanych dokumentów:
handlowe, zamówienia, księgowe (Zapisy, Noty memoriałowe, Upomnienia,
Noty
odsetkowe),
serwisowe,
produkcyjne
(Produkcja,
Projekty,
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.30
Harmonogramy projektów, Kompletacja), Obieg dokumentów, dokumenty
VAT, inne. Po wybraniu dokumentu z listy, otwierane jest okno: Dokument powiązany w
CRM, w którym określane są szczegóły dotyczące związania dokumentu z kampanią.
[Karta dokumentu] – podnosi do edycji powiązany dokument z kampanią CRM. Z menu
podstępnym pod przyciskiem możliwy jest wybór opcji: Karta dokumentu lub Karta
powiązania, która otwiera okno: Dokument powiązany w CRM dla wskazanego
dokumentu na liście.
[Rozłącz dokument] – usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z kampanią.
Dokument powiązany w CRM
Okno: Dokument powiązany w CRM jest otwierane podczas dołączania nowego dokumentu do
kampanii CRM, lub w wyniku użycia przycisku
[Karta]. W oknie tym operator ma możliwość
określenia charakteru powiązania.
Rys. 7.14 Dokument powiązany w CRM.
W oknie tym znajdują się następujące pola i funkcje:
Dokument – pole zawiera numer dokumentu. Za pomocą przycisku
można otworzyć
dokument do podglądu.
Akronim – pole zawiera akronim kontrahenta, na którego został wystawiony dokument.
Data – w polu znajduje się data wystawienia dokumentu.
Netto – wartość netto dokumentu w walucie systemowej.
Typ – w tej sekcji można określić charakter powiązania dokumentu z kampanią (przychód lub koszt).
Domyślnie dla dokumentów rozchodowych ustalany jest typ powiązania: Przychód, a dla dokumentów
przychodowych typ powiązania: Koszt.
Procent, Kwota – pola służą do określenia, jaka część z ogólnej wartości dokumentu jest
przychodem lub kosztem wynikającym z kampanii. Daje to możliwość obsłużenia scenariusza, w
którym np. tylko część kosztów wynikających z faktury zakupu została poniesiona w związku z daną
kampanią. Istnieje również możliwość związania dokumentu z kilkoma obiektami CRM – np. z różnymi
kampaniami. Wtedy kwota powiązania podpowiada się domyślnie jako różnica pełnej wartości
dokumentu i wartości już związanych z jakimiś obiektami CRM. Pola Procent i Kwota są ze sobą
powiązane (zmiana wartości w jednym z tych pól powoduje automatyczną zmianę w drugim polu).
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.31
Jeżeli zostanie zaznaczony parametr „Dla wskazanych pozycji dokumentu”, po dodaniu/ usunięciu
pozycji na listę wyliczana jest suma wartości netto z dołączonych pozycji dokumentu. Na podstawie
zapisanej sumy wyliczany jest procent z kwoty netto dokumentu (jak wyżej).
Dla wskazanych pozycji dokumentu – po zaznaczenu parametru uaktywnia się zakładka Pozycje i
możliwe jest wiązanie wskazanych pozycji dokumentu. Parametr możliwy jest do zaznaczenia tylko
wtedy jeżeli dokument związany ma stan „Zatwierdzony”. Po zaznaczeniu dezaktywowane są pola
Procent oraz Kwota.
Opcja ta dostępna jest dla dokumentów handlowych oraz zamówień.
Na zakładce Pozycje wyświetlane są kolumny: Lp. – lp pozycji z dokumentu; Towar – kod towaru z
pozycji dokumentu; Ilość – ilość towaru odczytana z pozycji; Jm.; Netto – wartość netto pozycji (dla
reklamacji 0,00); Przychód/ Koszt – w zależności od zaznaczenia na zakładce Ogólne parametru
Przychód lub Koszt.
Operacje dostępne na zakładce Pozycje to możliwość wiązania pozycji dokumentu związanego,
rozłączenie pozycji, podgląd pozycji dokumentu oraz sumowanie dla kolumn: Ilość, Netto, Przychód,
Koszt.
Uwaga: W trakcie wiązania sprawdzane jest czy dana pozycja nie została już
przywiązana do kontrahenta w danej kampanii (we wszystkich etapach kampanii). Jeżeli
została to jej powtórne przywiązanie nie będzie możliwe.
Opis – pole pozwala na wprowadzenie opisu dla dokumentu powiązanego w CRM.
Uwaga: dla not memoriałowych przyjęto następujące rozwiązanie: ponieważ na
dokumencie tym możliwe jest określenie jednocześnie kwoty przychodu, jak i rozchodu,
jako wartość Netto na formatce prezentowana jest różnica pomiędzy wartością
„przychodową” i „rozchodową” w walucie systemowej, a wartości tej zostanie nadana
kategoria „przychód” (może być ujemna), bez możliwości edycji, co w praktyce oznacza
uwzględnienie całości wartości noty w rozliczeniu kampanii. Edycja jest też niemożliwa
w przypadku dokumentów: upomnienie i nota odsetkowa, gdyż ich wartość rozbita jest
na dwie pozycje: koszt upomnienia i odsetki. Umożliwienie edycji wartości wyliczonej
jako ich suma stanowiłoby trudność w jej rozbiciu na powyższe kategorie. Dla zapisów
kasowych/bankowych kwota wiązana z kampanią domyślnie jest ustalana na poziomie
0. Taka zasada obowiązuje, aby wykluczyć ujęcie np. przychodu dwukrotnie w
rozliczeniu kampanii, raz poprzez konkretny dokument np. FS, a drugi raz poprzez KP.
Operator może jednak samodzielnie wskazać kwote z KP/KW/zapisu bankowego, którą
należy ująć w rozliczeniu kampanii.
Z poziomu zakładki: Definicje wiązania istnieje możliwość definiowania warunków automatycznych
operacji dotyczących wiązania dokumentów z kontrahentami w kampanii CRM. Zasady operacji będzie
mógł zdefiniować każdy operator. Definicje mogą być również kreowane poprzez tworzenie zapytań
SQL.
Uwaga: Aby dokument został dowiązany musi być zatwierdzony. Nie są dowiązywane
dokumenty będące w buforze.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.32
Rys. 7.15 Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane/Definicje wiązania.
Lista warunków prezentowana jest z podziałem na kolumny: kod, nazwa oraz zakres dat, w których
definicja wiązania warunków dokumentów ma obowiązywać. Pod listą znajdują się następujące
funkcje:
[Dodaj] – podnosi okno Definicji wiązania.
[Podgląd] – umożliwia edycję zdefiniowanych warunków wiązania dokumentów.
[Usuń] – służy do usuwa definicji.
Definicja wiązania
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.33
Rys. 7.16 Definicja automatycznego wiązania dokumentów.
W oknie tym znajdują się następujące pola:
Kod – pole zawiera kod definicji.
Nazwa – pole zawiera nazwę definicji wiązania.
Sekcja Typ operacji - sekcja aktywna w przypadku definiowania warunków automatycznych operacji
z poziomu definicji lub wzorca etapu kampanii. W sekcji tej dostane są opcje:
Dodawanie kontrahenta – typ automatycznych operacji polegających na dodaniu
kontrahenta do etapu spełniających określone warunki.
Propagowanie kontrahenta - zaznaczenie opcji uaktywnia pola określające warunki
wykonania operacji automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu.
W sekcji Termin – przyciski Od/Do podnoszą okno kalendarza. Istnieje możliwość wskazania
konkretnej daty lub za pomocą przycisku wybranie opcji: Brak ograniczenia. Zakres dat dotyczy
zarówno terminu obowiązywania stworzonej definicji wiązania, jak również przedział ten uwzględnia
daty wystawienia dokumentów.
Sekcja Warunki - w tej sekcji można określić dodatkowe warunki, które będą sprawdzane podczas
automatycznych operacji:
Wykonanie zadań – opcja dostępna w przypadku definicji propagowania kontrahenta.
Wykonanie akcji – proces automatycznej propagacji możliwy jest dla kontrahenta, dla
którego dodatkowo spełniony jest warunek wykonania akcji.
Lista dokumentów - Na liście prezentowany są typ oraz nazwa wybranych na definicje
Dokumentów.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.34
Wiązanie pozycji dokumentów – jeżeli zaznaczono parametr wówczas dla dokumentów
związanych automatycznie (ze statusem Zatwierodzony) na akrcie powiązania zostanie
zaznaczony parametr „dla wskazanych pozycji dokumentu”. Zostaną dowiązane wszystkie
pozycje tego dokumentu.
Tylko z towarem na kampanii – jeżeli zaznaczono ten parametr, wówczas będą
uwzględniane tylko te dokumenty, na elemencie których wysteruje dany towar lub towar
z wybranej na kampanii grupy.
Wiązanie pozycji dokumentu i Tylko z towarem na kampanii – jeżeli zostaną zaznaczone
te dwa parametry to wiązane zostaną automatycznie tylko te pozycje, które mają towar
identyczny jak wybrany na kampanii.
SQL – zaznaczenie opcji uaktywnia zakładkę: SQL dla nagłówka. Prezentowany jest tutaj
warunek SQL dla nagłówka dokumentu, zbudowany w oparciu o dane z zakładki: Ogólne.
Istnieje możliwość modyfikacji warunku. Na zakładce „Filtr SQL dla pozycji” można
wskazać dodatkowe warunki (np. cecha na pozycji dokumentu) kwalifikujące daną
pozycję do automatycznego związania. Zakładka jest aktywna po zaznaczeniu
jednocześnie pola „Wiązanie pozycji dokumentów” oraz „SQL”.
Opis – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu.
Aktywna – w przypadku odznaczenia parametru, definicja wiązania będzie prezentowana na liście w
kolorze szarym.
Ponadto w oknie dostępne są następujące funkcje:
[Zwiąż dokument] – otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu
wskazania dokumentu, który ma zostać związany z kontrahentem w etapie w wyniku
automatycznych operacji. Przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą
którego można wybrać konkretny typ wiązanych dokumentów.
[Usuń powiązanie dokumentu] – usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z definicją
wiązania.
Na podstawie definicji wiązania automatyczny operator XL Work z częstotliwością określoną w
konfiguracji sprawdza warunki, a następnie uruchamia operację wiązania listy dokumentów z
kontrahentem w danej kampanii zgodnym z kontrahentem głównym tych dokumentów. Jeśli w danej
kampanii istnieje wiele aktywnych obecności kontrahenta system powiąże dokumenty z
kontrahentem znajdującym się w najpóźniejszym etapie.
Uwaga: Podczas automatycznego wiązania dokumentów oprócz warunków określonych
w definicji dodatkowo sprawdzane jest czy dany dokument nie był dotąd związany z
kontrahentem w etapie. W przeciwnym razie nie dojdzie do ponownego powiązania.
Podobnie jest sprawdzane w trakcie wiązania czy dana pozycja nie została już
przywiązana do kontrahenta w danej kampanii (we wszystkich etapach kampanii). Jeżeli
została to jej powtórne przywiązanie nie będzie możliwe.
Uwaga: Automatyzacja operacji wokół kampanii CRM, takich jak: wiązanie dokumentów
z kontrahentami w kampanii, dodawanie kontrahentów spełniających określony
warunek do kampanii oraz propagowanie kontrahenta do kolejnego etapu odbywa się
za pomocą XL Work Automat. Zdefiniowane operacje są wykonywane po zakończeniu
przetwarzania zadań procesów. Uruchomienie tego mechanizmu następuje po
wystąpieniu daty i godziny wynikającej z ustawień w konfiguracji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.35
7.6.7
Edycja kampanii, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla kampanii. Atrybuty takie musza być
uprzednio zdefiniowane dla danego obiektu (kampanii) w module: Administrator (okno: Atrybuty,
zakładka: Obiekty). Dodawanie atrybutów do kampanii odbywa się na ogólnych zasadach dodawania
atrybutów.
Na zakładce znajduje się opcja:
Kopiuj atrybuty do nowego cyklu – opcja funkcjonuje dla kampanii cyklicznych, a jej zaznaczenie
powoduje, że do następnego cyklu zostaną przypisane atrybuty z bieżącego cyklu.
7.6.8
Edycja kampanii, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kampanii. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania danych
załączników opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować kampanię w systemie, naciskając
przycisk:
[Zapisz zmiany].
7.7 Lista wzorców kampanii
Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców kampanii, które następnie można wykorzystać w procesie
tworzenia nowej kampanii. Podczas tworzenia kampanii na podstawie wzorca kampanii seria
dokumentu jest pobierana ze wzorca (przy założeniu, że seria ta będzie dostępna w centrum struktury
praw, w którym dodawana jest kampania). Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Listy, wybrać podmenu: Wzorce kampanii.
Rys. 7.17 Lista wzorców kampanii.
Okno, podobnie jak lista kampanii, podzielone jest na trzy zakładki: Wg kodu, Wg nazwy i Wg daty.
Na każdej z zakładek w górnej części okna prezentowana jest lista zarejestrowanych w systemie
wzorców kampanii. Pod listą znajdują się standardowe filtry, oraz filtr: Kategoria, który umożliwia
prezentowanie na liście jedynie tych wzorców kampanii, które należą do wybranej kategorii. Ponadto
w oknie dostępne są następujące funkcje:
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.36
Archiwalne – parametr, po którego zaznaczeniu będą prezentowane wzorce kampanii oznaczone
jako archiwalne (wzorce takie prezentowane są na liście czcionką w kolorze szarym).
[Nowy] – umożliwia dodanie nowego wzorca kampanii. Naciśnięcie przycisku uruchamia
okno: Edycja wzorca kampanii, w którym użytkownik ma możliwość określenia
parametrów wzorca kampanii.
[Karta] – pozwala uzyskać podgląd lub wyedytować wybrany z listy istniejący wzorzec
kampanii.
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanego na liście wzorca kampanii. Usunięcie wzorca
kampanii jest możliwe jedynie w przypadku, gdy dany wzorzec nie został dotąd
wykorzystany do zdefiniowania żadnej kampanii.
Rys. 7.18 Komunikat przy próbie usunięcia wzorca kampanii który był już wykorzystany.
7.8 Edycja wzorca kampanii
Okno: Edycja wzorca kampanii otwierane jest z poziomu listy wzorców kampanii za pomocą przycisku
[Nowy], gdy dodawany jest nowy wzorzec kampanii, lub
[Karta], gdy edytowany jest
wzorzec istniejący. W oknie tym określane są parametry wzorca, który następnie może być
wykorzystywany w procesie tworzenia nowej kampanii.
7.9 Etap kampanii
Okno służy określeniu danych dotyczących etapu kampanii. Aby otworzyć okno, należy:
W oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Ogólne, nacisnąć przycisk
[Dodaj].
W oknie: Edycja wzorca kampanii, na zakładce: Etapy nacisnąć przycisk
[Dodaj].
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.37
Rys. 7.19 Etap kampanii, zakładka: Ogólne.
7.9.1
Etap kampanii, zakładka: Ogólne
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Kod - służy podaniu kodu etapu.
Nazwa - służy wskazaniu nazwy etapu. Nazwa ta będzie wyświetlana na liście kampanii i etapów, w
oknie: Przegląd kampanii.
Szansa - jeżeli realizacja etapu nie jest pewna, można tu określić stopień prawdopodobieństwa jego
realizacji.
Archiwalny – po zaznaczeniu tego parametru, dany etap będzie pomijany w dalszej realizacji
kampanii. Etapy archiwalne prezentowane są na liście w kolorze szarym. Możliwe jest usunięcie
zaznaczenia tego parametru.
Data utworzenia – data utworzenia etapu kampanii (dostępna do edycji).
Utworzył – akronim operatora, który utworzył etap.
Modyfikował – akronim operatora, który zmodyfikował dane etapu.
Planowane dla etapu – w tej sekcji możliwe jest określenie planowanych kosztów
stałych dla etapu. Pole koszty kontrahentów jest niedostępne do edycji. W polu tym
zapisywana jest wartość sumarycznych kosztów kontrahentów przyłączonych do
etapów.Data rozpoczęcia – służy wskazaniu daty rozpoczęcia etapu.
Data zakończenia – służy wskazaniu daty zakończenia etapu kampanii. Za pomocą
przycisku
możliwe jest wskazanie konkretnej daty, lub wybranie opcji: Brak
ograniczenia.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.38
Nadzorowany - parametr dodany na użytek wewnętrzny, decydujący o tym, czy etap
ma być widziany w module ICRM.
Bez kontrahentów - zaznaczenie tego parametru spowoduje, że nie będzie możliwe
dodanie kontrahentów do etapu
Czas realizacji – pola umożliwiają podanie ile ma trwać realizacja etapu. W pierwszym z pól
podawana jest liczba, a w drugim jednostka czasu (dni, tygodnie, miesiące, lata). Pola czasu realizacji
są powiązane z polem: Data zakończenia. Zmiana wartości w polach czasu realizacji powoduje
automatyczną zmianę daty zakończenia etapu (i odwrotnie). W przypadku, gdy w polu: Data
zakończenia jest wybrana opcja: Brak ograniczenia, czas realizacji jest niedostępny do edycji.
Opis - służy wprowadzeniu opisu dla etapu.
URL - w pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po naciśnięciu
przycisku:
[Wyświetl URL], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym adresem.
Planowane dla kontrahenta – w tej sekcji możliwe jest określenie związanej z etapem planowanej
„Kwoty kontraktu oraz planowanych „Kosztów kontrahenta”. Pole „Koszty kontrahenta” oraz „
Kosztów kontraktu” można wpisac ręcznie lub wyliczyć automatycznie za pomocą przycisku Wylicz
kwotę.
[Wylicz kwotę] – pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego
przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości
towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup
towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i
uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie
podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest
wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny
wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1.
Uwaga: Wyliczenie kwoty przychodu/kosztu kontraktu nastepuje zawsze na ządanie, po
wybraniu przycisku. W przypadku aktualizacji cen towarów należy samodzielnie
dokonać przeliczenia kwot progonozowanych dla kampanii. W trybie edycji karty
kampanii/etapu/kontrahenta, jeśli zmodyfikowana została lista towarów (dodanie
nowej pozycji, usunięcie, zmiana ilości), to po jej wprowadzeniu automatycznie ustawia
się przycisk jako wyłączony. Sugeruje to konieczność ponownego przeliczenia
szacowanej wartości. W żadnym innym przypadku przycisk nie będzie automatycznie
wyłączany.
Wymagaj – w tej sekcji są umieszczone parametry, które określają co jest wymagane dla propagacji
kontrahenta w etapie. Wybrać można wymagalność wykonania następujących czynności:
Złożenia oferty/zamówienia - zaznaczenie pola spowoduje, że dla propagacji
kontrahenta będzie wymagane powiązanie tego kontrahenta w etapie z ofertą lub
zamówieniem sprzedaży (na zakładce: Dokumenty związane, w oknie: Edycja stanu
kontrahenta).
Podania kwoty kontraktu - zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie
możliwości propagacji kontrahenta do następnego etapu, dopóki nie zostanie
wprowadzona kwota w pole: Kwota kontraktu, w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na
zakładce Ogólne.
Wykonania zadań – po zaznaczeniu tego parametru, jeśli dla kontrahenta w etapie
zostały zdefiniowane zadania (w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce: Zadania),
wówczas kontrahent nie będzie mógł zostać spropagowany do następnego etapu, dopóki
te zadania nie zostaną wykonane.
Wykonania akcji – zaznaczenie parametru spowoduje, że aby kontrahent mógł zostać
spropagowany do innego etapu, będzie musiał zostać dla niego zaznaczony parametr:
Akcja wykonana, w oknie: Edycja stanu kontrahenta, na zakładce: Akcja.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.39
W dolnej części tabela z towarami przypisanymi do etapu wraz z nazwą i ilościami.
Pokaz wszystkie towary powiązane do kampanii – parametr dycyduje o tym jakie pozycje będą
widoczne na liście towarów. Zaznaczony prezentuje wszystkie towary powiązane z kampania,
odznaczony tylko te, dla których została przypisana ilośc rózna od zera.
7.9.2
Etap kampanii, zakładka: Zadania
Zakładka służy określeniu zadań do wykonania przez operatora prowadzącego kontrahenta w danym
etapie.
W oknie dostępna jest lista związanych z etapem zadań z podziałem na kolumny: tytuł, rodzaj i
priorytet zadania. Oprócz listy, dostępne są następujące funkcje:
[Nowy] – przycisk służy do dodawania nowego zadania. W wyniku jego użycia otwierane
jest okno: Zadanie etapu, w którym definiowane są parametry zadania. Za pomocą
znajdującego się obok przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji] możliwe jest
również wybranie opcji importu zadania ze słownika zadań.
[Karta] – przycisk otwiera do edycji okno: Zadanie etapu dla zadania wskazanego na
liście.
[Usuń] – przycisk usuwa wskazane na liście zadanie.
Rys. 7.20 Etap kampanii, zakładka: Zadania.
7.9.3
Etap kampanii, zakładka: Akcja
Na zakładce określa się treść akcji i podmiot, który ma je wykonać. Wykonującym jest tu inny
operator, niż operator prowadzący kontrahenta w kampanii.
Na zakładce znajdują się pola:
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.40
Termin. Służy określeniu terminu, w jakim ma zostać wykonane zlecenie. Datę określa się poprzez
wskazanie ilość dni, jakie upłyną od wejścia do etapu. Niemożliwe jest ustalenie terminu, który
przekraczałby datę, określoną dla zakończenia kampanii.
Odpowiedzialny. Naciśnięcie przycisku:
[Wybór z listy], służy wskazaniu operatora
wykonującego akcję.
Terminarz. Opcje w tej sekcji decydują, czy zapis o planowanym wykonaniu akcji będzie
uwzględnione w terminarzu.
Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie skutkować tym,
że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie wyświetlone
ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin. Ostrzeżenie to nie będzie
jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania na ten sam termin. Zadanie
zostanie uwzględnione w terminarzu
Nie rezerwuj czasu – zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie jednak
uwzględnione w terminarzu.
Nie uwzględniaj w terminarzu – po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie zostanie
zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w terminarzu
nie będzie możliwe generowanie przypomnień.
Przypomnienie. Zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno, przypominające
o konieczności wykonania akcji. Generowanie przypomnień będzie możliwe tylko dla tych akcji,
dla których zostaną zarejestrowane w terminarzu zadania. W polu obok określa się, w jakim
terminie przed rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane przypomnienie o konieczności jego
wykonania. Więcej informacji o przypomnieniach i terminarzach znajduje się w dokumentacji
modułu: Administrator.
Opis. W polu wprowadza się opis akcji do wykonania. Opcja ta pozwala zlecić operatorowi (innemu
niż operator, prowadzący kontrahenta w kampanii) wykonanie pewnych zadań.
Rys. 7.21 Etap kampanii, zakładka: Akcja.
7.9.4
Etap kampanii, zakładka: E-Mail
Na zakładce można wprowadzić treść wiadomości e-mail, która może zostać wysłana do wszystkich
kontrahentów w danym etapie.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.41
Rys. 7.22 Etap kampanii, zakładka: E-Mail.
Na zakładce znajdują się pola i funkcje:
Temat – pole służące do wpisania tematu wiadomości e–mail. Jeżeli temat nie zostanie określony
przez operatora, wiadomość, przy wysłaniu, zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie
nazwy kampanii i etapu).
Treść – pole służące wpisaniu treści wiadomości e-mail.
[Wyślij list do wszystkich kontrahentów w etapie] – po naciśnięciu przycisku,
do wszystkich kontrahentów w etapie zostanie wysłana wiadomość e-mail o temacie
i treści wpisanych na zakładce. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji]
możliwe jest wskazanie, czy wiadomość e-mail ma zostać wysłana do firmy (na adres
zapisany na karcie kontrahenta), czy też do osoby u kontrahenta wskazanej na zakładce:
Ogólne w oknie: Edycja stanu kontrahenta.
Wyślij tylko do aktywnych prospektów – po zaznaczeniu tego parametru, wiadomość będzie
wysyłana jedynie do aktywnych kontrahentów w etapie.
7.9.5
Etap kampanii, zakładka: Definicje operacji
W oknie tym możliwe jest dodanie definicji automatycznego dodawania kontrahenta do etapu oraz
automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu kampanii. Na podstawie zapisanej definicji
wyszukiwana jest lista kontrahentów, którzy spełniają określone warunki, a następnie uruchamiana
jest funkcja dodawania lub propagacji kontrahentów. Spropagowani mogą zostać jedynie aktywni
kontrahenci w etapie, do którego została dodana definicja propagacji.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.42
Rys. 7.23 Etap kampanii, zakładka: Definicje operacji.
Definicja dodawania Kontrahenta, propagowania Kontrahenta
Lista definicji operacji prezentowana jest z podziałem na kolumny: Kod, Nazwa, Typ, zakres dat
Od/Do. Ponadto w oknie dostane są funkcje:
[Nowy] – przycisk służy do dodawania nowej definicji operacji. W wyniku jego użycia
otwierane jest okno: Definicji dodania kontrahenta/ Definicji propagacji kontrahenta, w
którym określane są warunki wykonania operacji.
[Karta] – przycisk otwiera do edycji wskazaną na liście definicję operacji.
[Usuń] – przycisk usuwa definicję na liście.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.43
Rys. 7.24 Definicja propagowania kontrahenta
W oknie tym znajdują się następujące pola:
Kod – pole zawiera kod definicji.
Nazwa – pole zawiera nazwę definicji wiązania.
Sekcja Typ operacji - w sekcji tej dostane są opcje:
Dodawanie kontrahenta – typ automatycznych operacji polegających na dodaniu
kontrahenta do etapu spełniających określone warunki.
Propagowanie kontrahenta - zaznaczenie opcji uaktywnia pola określające warunki
wykonania operacji polegającej na automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego
etapu.
W sekcji Termin – przyciski Od/Do podnoszą okno kalendarza. Istnieje możliwość wskazania
konkretnej daty lub za pomocą przycisku wybranie opcji: Brak ograniczenia. Tak zdefiniowany
przedział czasowy określa terminu obowiązywania stworzonej definicji operacji.
Sekcja Warunki - w tej sekcji można określić dodatkowe warunki, które będą sprawdzane podczas
automatycznych operacji:
Wykonanie zadań – opcja dostępna w przypadku definicji propagowania kontrahenta.
Wykonanie akcji – proces automatycznej propagacji możliwy jest dla kontrahenta, dla
którego dodatkowo spełniony jest warunek wykonania akcji.
Lista dokumentów - sekcja aktywna jedynie w przypadku definicja wiązania dokumentów.
Tylko z towarem na kampanii – parametr dostępny dla definicji wiązania dokumentów z
kontrahentem w etapie.
SQL – zaznaczenie opcji uaktywnia zakładkę SQL, na której prezentowany jest warunek
SQL zbudowany w oparciu o dane z zakładki: Ogólne. Istnieje możliwość modyfikacji
warunku.
Opis – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu.
Aktywna – w przypadku odznaczenia parametru, definicja wiązania będzie prezentowana na
liście w kolorze szarym.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.44
Uwaga: Automatyzacja operacji wokół kampanii CRM, takich jak: wiązanie dokumentów
z kontrahentami w kampanii, dodawanie kontrahentów spełaniających określony
warunek do kampanii oraz propagowanie kontrahenta do kolejnego etapu odbywa się
za pomocą Xl Work Automat. Zdefiniowane operacje są wykonywane po zakończeniu
przetwarzania zadań procesów. Uruchomienie tego mechanizmu nastepuje po
wystąpieniu daty i godziny wynikającej z ustawień w konfiguracji.
7.9.6
Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane
Zakładka jest taka sama, jak zakładka: Kampanie powiązane, w oknie: Edycja kampanii i została
opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Kampanie powiązane.
Zdefiniowanie powiązania na etapie kampanii oznacza, że dołączenie kontrahentów do kampanii
powiązanej odbędzie się wówczas, jeżeli określony na powiązaniu warunek zostanie spełniony w tym
etapie kampanii wyjściowej, na której powiązanie zdefiniowano.
W przypadku powiązania zdefiniowanego na kampanii dołączenie to odbędzie się wówczas, jeżeli
zdefiniowany na powiązaniu warunek zostanie spełniony w dowolnym etapie tej kampanii.
Uwaga: Jeżeli wybrana kampania została już powiązana na poziomie edycji kampanii,
wtedy niemożliwe będzie jej powiązanie na poziomie Etapu kampanii i odwrotnie.
Wynika to z tego, że w obrębie jednej kampanii możliwe jest tylko jedno powiązanie z
wybraną kampanią.
Rys. 7.25 Etap kampanii, zakładka: Kampanie powiązane.
7.9.7
Etap kampanii, zakładka: Atrybuty
Zakładka umożliwia przypisanie atrybutów do etapu kampanii. Aby przypisanie takie było możliwe,
atrybuty muszę zostać uprzednio zdefiniowane dla obiektu: Etap kampanii, w module: Administrator
(okno: Atrybuty, zakładka: Obiekty).
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.45
7.9.8
Etap kampanii, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących etapu kampanii. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączników. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy zarejestrować etap, naciskając przycisk:
[Zapisz
zmiany].
7.10 Realizacja etapu kampanii
Okno: Realizacja etapu kampanii jest uruchamiane po zaznaczeniu etapu i naciśnięciu przycisku:
[Karta] z poziomu zakładki: Etapy w oknie: Edycja kampanii.
7.10.1
Realizacja etapu kampanii, zakładka: Ogólne
Zakładka: Ogólne w oknie Realizacja etapu kampanii jest identyczna i zawiera te same dane co
zakładka: Ogólne w oknie: Etap kampanii.
7.10.2
Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje
Na zakładce: Konwersacje prezentowana jest lista wszystkich konwersacji związanych z danym
etapem kampanii (ze wszystkimi kontrahentami w etapie). Wątki konwersacji, pozycje konwersacji i
zadania związane z wątkami są prezentowane w taki sposób, jak na liście konwersacji, w porządku
alfabetycznym według akronimu kontrahenta oraz malejącej daty wątków.
Rys. 7.26 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje.
Pod listą konwersacji, obok standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na
zawężenie listy konwersacji. Są to pola:
Treść – umożliwia filtrowanie listy według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.46
Kategoria – lista jest filtrowana według kategorii kontaktu wskazanej na zakładce: Ogólne wątku
konwersacji. Za pomocą przycisku
otwierana jest lista kategorii kontaktu do wyboru.
Kategorie kontaktu definiowane są w odpowiednim słowniku kategorii. Przycisk [Rozwija menu
dostępnych opcji] pozwala na wprowadzenie towaru zamiast kategorii.
Operator – lista jest zawężana tylko do tych rekordów, dla których prowadzącym jest wybrany
operator.
Rodzaj – na liście prezentowane są jedynie te pozycje i zadania, dla których rodzaj kontaktu jest
identyczny ze wskazanym w tym polu. Rodzaje kontaktu (np. Spotkanie, Telefon, Komunikator itd.)
definiowane są w odpowiednim słowniku kategorii.
Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje:
Uwzględniaj konwersacje zamknięte – parametr pozwalający na prezentowanie na liście wątków
konwersacji, które zostały już zamknięte.
– przycisk umożliwiający otwarcie do edycji wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania
związanego z wątkiem.
7.10.3
Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania
Na zakładce: Zadania prezentowana jest lista zadań wygenerowanych dla wszystkich kontrahentów w
tym etapie.
Rys. 7.27 Realizacja etapu kampanii, zakładka: Zadania.
Pod listą zadań, oprócz standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na
zawężenie listy konwersacji. Są to pola:
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.47
Treść – umożliwia filtrowanie listy według treści wpisanej na zadaniu w polach: Tytuł oraz: Opis.
Stan – lista zadań jest filtrowana według stanu zadania (Do wykonania, Wykonane,
Przeterminowane).
Rodzaj – na liście prezentowane są jedynie te zadania, dla których rodzaj kontaktu jest identyczny ze
wskazanym w tym polu. Rodzaje kontaktu (np. Spotkanie, Telefon, Komunikator itd.) definiowane są
w odpowiednim słowniku kategorii.
Operator – lista jest zawężana tylko do tych rekordów, dla których prowadzącym jest wybrany
operator.
Kontrahent – na liście zdań prezentowane są zadania związane wyłącznie z określonym
kontrahentem.
Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje:
Związane z wątkami – parametr pozwalający na prezentowanie na liście zadań związanych z
wątkami konwersacji.
[Karta] – przycisk umożliwiający otwarcie zadania do edycji.
[Usuń] – przycisk pozwala usunąć zadanie.
7.10.4
Realizacja etapu kampanii, zakładka: Definicje operacji
Funkcje i pola dostępne na zakładce zostały szczegółowo omówiono w rozdziale 7.8.5 Edycja Etapu,
zakładka Definicje operacji.
7.10.5
Realizacja etapu kampanii, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z etapem kampanii.
Zakładka ta wygląda identycznie, jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii, która
została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane.
7.10.6
Realizacja etapu kampanii, zakładki: Atrybuty i Załączniki
Zakładki te są identyczne i zawierają te same dane, co odpowiednie zakładki w oknie: Etap kampanii.
7.11 Edycja stanu kontrahenta
Okno służy wprowadzeniu lub modyfikacji danych kontrahenta, dołączonych do danej kampanii.
Zostaje ono otworzone, gdy kontrahent został już przyłączony do danego etapu kampanii.
Aby otworzyć okno, należy:
w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy, zaznaczyć kontrahenta, dołączonego do danej
kampanii,
nacisnąć przycisk:
[Karta] lub
dwukrotnie kliknąć na wybranym kontrahencie w oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.48
Rys. 7.28 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne.
W oknie znajduje się jedenaście zakładek. Na każdej z nich znajdują się wspólne pola i funkcje:
Kampania: Wskazuje kampanię, jakiej elementem jest etap.
Etap. Wskazuje etap kampanii, do którego jest przyłączony kontrahent. Obok pola z nazwą etapu
prezentowane jest pole z liczbą, mówiące o tym, który raz kontrahent zostal dodany do tej samej
kampanii.
[Karta kontrahenta] - umożliwia podgląd karty kontrahenta. Przycisk dostępny na
wszystkich zakładkach okna: Edycja stanu kontrahenta.
7.11.1
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się pola i funkcje:
Kontrahent. W polach prezentowane są akronim i miasto kontrahenta. Za pomocą przycisku
lub
możliwe jest otwarcie karty kontrahenta.
Osoba. Pole służy do określenia osoby kontaktowej po stronie kontrahenta. Za pomocą przycisku
możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do tej osoby. Za pomocą przycisku [Rozwija menu
dostępnych opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator.
Typ kontrahenta. z rozwijalnej listy można wybrać typ kontrahenta zdefiniowany w słownikach
kategorii.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.49
URL. W pole można wprowadzić adres strony internetowej lub lokalizacji dokumentu. Po
naciśnięciu przycisku:
[Zobacz stronę], uruchomione zostanie połączenie ze wskazanym
adresem.
Planowana. Sekcja służy do określenia planowanych dat w polach:
Data akcji. Służy wskazaniu daty wykonania akcji. Domyślnie wprowadzany jest
termin, jaki został zapisany w etapie kampanii.
Data zakończenia. Służy wskazaniu prognozowanej daty zakończenia etapu
kampanii z kontrahentem.
Szansa powodzenia. Służy wskazaniu prognozowanej szansy powodzenia kampanii. Szansa powiązana
jest z szansą, jaka została określona w etapie, do którego kontrahent został przeniesiony lub
propagowany. Jeżeli w nowym etapie, wartość w polu: Szansa, jest określona jako 0%, wtedy dla
kontrahenta zostanie domyślnie przypisana wartość z poprzedniego etapu (z szansą określoną jako
niezerowa).
Prowadzący etap. Ta część służy wskazaniu operatora, który wykonuje/ jest odpowiedzialny
za dany etap. Domyślnie wprowadzony jest tu operator wybrany dla danego etapu. Może on jednak
zostać zmieniony, po naciśnięciu przycisku:
[Wybór z listy].
Utworzył. Akronim Operatora, który dokonał powiązania kontrahenta z etapem kampanii.
Aktywność w etapie. Ta część informuje o datach wejścia/propagacji i wyjścia kontrahenta z etapu.
Źródło pochodzenia
Z kampanii powiązanej – pole wypełniane jest automatycznie, jeżeli kontrahent znalazł się w
etapie w wyniku zdefiniowanego powiązania z inną kampanią. W takim wypadku, w polu tym
wskazany jest kod kampanii, na której powiązanie to zdefiniowano.
Z etapu w kampanii – pole prezentujące nazwę etapu, z którego został przeniesiony.
Zakończenie. Zaznaczenie pola powoduje uaktywnienie pól w tej części zakładki. Pole to zaznacza
się po zakończeniu kampanii. W zależności od tego, czy kampania zakończyła się sukcesem, czy
porażką, zaznaczyć należy odpowiednie pole. W przypadku porażki lub sukcesu, należy wskazać kod
zakończenia. Kody definiuje się w oknie: Kategorie (moduł: Administrator).
Zakończył. Pole służy wskazaniu operatora lub osoby nadzorowanej, która zamknęła prospekt.
Planowane dla kontrahenta:
Kwota kontraktu. Służy podaniu przewidywanej kwoty kontraktu w danej kampanii. Jeżeli w oknie:
Etap kampanii, (definiującym bieżący etap), na zakładce: Ogólne, zaznaczono parametr: Wymagaj
podania kwoty, nie będzie możliwe propagowanie kontrahenta do następnego etapu bez wypełnienia
tego pola.
Koszty kontrahenta. Pole liczbowe, podczas wiązania kontrahenta do etapu pole jest automatycznie
uzupełniane wartością wpisaną w etapie kampanii w polu „Koszty kontrahenta”. Przy zapisie okna
„Edycja stanu kontrahenta”
[Wylicz kwotę] – pozwala wyliczyć kwotę szacowanego przychodu. Wartość szacowanego
przychodu bedzie wyliczana na podstawie iloczynu domyślnej ceny dla towaru oraz ilości
towarów wybranych na liste. Do wyliczeń nie będą brane rekordy dotyczące grup
towarów tylko dla towarów. Naciśnięcie przycisku gdy jest włączony wyłącza go i
uaktywnia kontrolki z wartością przychodu oraz kwotę kaontraktu i odwrotnie. Domyslnie
podczas dodawania nowych kampanii, etapów wiązania kontrahentów przycisk jest
wyłączony czyli CKN_WyliczPrzychod, CKN_Wyliczkontrakt, CKN_WyliczKwotę jest rowny
wartości 0. Gdy jest właczony to parametr ma wartość równa 1.
Uwaga: Wyliczenie kwoty przychodu/kosztu kontraktu nastepuje zawsze na ządanie, po
wybraniu przycisku. W przypadku aktualizacji cen towarów należy samodzielnie
dokonać przeliczenia kwot progonozowanych dla kampanii. W trybie edycji karty
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.50
kampanii/etapu/kontrahenta, jeśli zmodyfikowana została lista towarów (dodanie
nowej pozycji, usunięcie, zmiana ilości), to po jej wprowadzeniu automatycznie ustawia
się przycisk jako wyłączony. Sugeruje to konieczność ponownego przeliczenia
szacowanej wartości. W żadnym innym przypadku przycisk nie będzie automatycznie
wyłączany.
Akwizytor. Pole służy wskazaniu akwizytora. Wskazanie następuje po naciśnięciu przycisku:
, i wybraniu z otwartego okna: Lista akwizytorów, właściwego akwizytora.
Osoba. Pole wypełniane jest zgodnie z wyborem osoby z zakładki: Osoby, z karty przypisanego
akwizytora. Możliwe jest również wpisanie nowej osoby i dodanie jej do osób akwizytora. Za pomocą
przycisku
możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do tej osoby. Za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator.
Uwaga: Na zakładce możliwy jest wybór akwizytora jedynie z listy akwizytorów. Jeżeli
na karcie kontrahenta, wybrano akwizytora z listy pracowników, taki akwizytor na
zakładkę nie zostanie wprowadzony.
W dolnej części tabela z towarami przypisanymi do etapu wraz z nazwą i ilościami.
Pokaz wszystkie towary powiązane do kampanii – parametr dycyduje o tym jakie pozycje będą
widoczne na liście towarów. Zaznaczony prezentuje wszystkie towary powiązane z kampania,
odznaczony tylko te, dla których została przypisana ilośc rózna od zera.
7.11.2
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent
Na zakładce znajdują się podstawowe dane dotyczące kontrahenta. Możliwe jest również
wprowadzenie opisu dla kontrahenta.
Rys. 7.29 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Kontrahent.
7.11.3
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja
Na zakładce (Rys. 7.30) określa się akcję przewidzianą dla danego etapu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.51
Na zakładce znajduje się pole:
Akcja wykonana. Pole to należy zaznaczyć, gdy akcja zostanie wykonana dla kontrahenta w etapie.
Pozostałe pola na tej zakładce są identyczne, jak pola na zakładce: Akcja w oknie: Etap kampanii,
opisane w rozdziale: Etap kampanii, zakładka: Akcja.
Jeżeli na zakładce: Akcja, jako wykonujący akcję został wskazany inny operator, niż zdefiniowany dla
etapu kampanii, a wykonanie akcji jest wymagane, wtedy, po zaznaczeniu pola: Akcja wykonana,
zostanie wyświetlone zapytanie jak na: Rys. 7.31.
Rys. 7.30 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Akcja.
Rys. 7.31 Pytanie o zmianę operatora.
Naciśnięcie przycisku:
Tak - spowoduje zmianę operatora,
Nie - spowoduje anulowanie zmiany operatora.
7.11.4
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Konwersacje
Na zakładce: Konwersacje prezentowana jest lista wszystkich konwersacji związanych z danym
kontrahentem w etapie kampanii. Wątki konwersacji, pozycje konwersacji i zadania związane z
wątkami są prezentowane w taki sposób, jak na zakładce: Konwersacje, okna: Realizacja etapu
kampanii. Takie same są również filtry dostępne pod listą konwersacji. Opis tych pól znajduje się w
rozdziale: Realizacja etapu kampanii, zakładka: Konwersacje.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.52
Rys. 7.32 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Konwersacje.
Ponadto na zakładce dostępne są następujące funkcje:
Uwzględniaj konwersacje. W tej sekcji można określić, czy na liście mają być prezentowane
konwersacje zakończone i/lub konwersacje prowadzone z kontrahentem w ramach poprzedniego
cyklu tej samej kampanii.
[Podłącz wątek konwersacji] – pozwala na podłączenie do kontrahenta w etapie wątku
konwersacji, który oryginalnie został założony jako związany z tym kontrahentem, ale nie
dotyczył etapu kampanii. Po naciśnięciu przycisku otwierane jest okno: Lista konwersacji
w celu wskazania odpowiedniego wątku. Lista jest zawężona do konwersacji z danym
kontrahentem.
[Dodaj wątek] – umożliwia dodanie nowego wątku konwersacji dla kontrahenta w etapie.
Po naciśnięciu przycisku uruchamiane jest okno: Konwersacja [Wątek].
[Dodaj pozycję] – pozwala do istniejącego wątku dodać nową pozycję konwersacji. Obok
znajduje się przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji], który umożliwia również
dodanie do wątku zadania.
[Podgląd elementu] – otwiera do edycji wskazany na liście wątek konwersacji, pozycję
konwersacji lub zadanie związane z wątkiem.
[Usuń element] – wskazany na liście wątek konwersacji, pozycję konwersacji lub zadanie
związane z wątkiem. W przypadku próby usunięcia wątku, który jest również związany z
kontrahentem w innych etapach, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.53
Rys. 7.33 Ostrzeżenie w przypadku usuwania wątku związanego z kontrahentem w innych etapach.
7.11.5
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Zadania
Na tej zakładce prezentowane są zadania związane z kontrahentem w etapie. Sposób prezentacji i
dostępne pod listą filtry i funkcje są niemal identyczne jak w przypadku zakładki: Zadania, w oknie:
Realizacja etapu kampanii, z tą różnicą, że w oknie: Edycja stanu kontrahenta nie jest dostępny filtr:
Kontrahent, ponieważ lista zadań jest od razu zawężona do zadań związanych wyłącznie z danym
kontrahentem. Opis pozostałych pól i funkcji znajduje się w rozdziale: Realizacja etapu kampanii,
zakładka: Zadania.
Rys. 7.34 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Zadania.
Dodatkowo na zakładce: Zadania w oknie Edycja stanu kontrahenta dostępne są przyciski:
[Dodaj zadanie] – przy użyciu przycisku możliwe jest dodanie nowego zadania dla
kontrahenta w etapie Natomiast znajdujący się obok przycisk
[Rozwija menu
dostępnych opcji], pozwala na zaimportowanie zadania ze słownika zadań. Po wybraniu
polecenia: Importuj zadanie otwierane jest okno: Słownik zadań w którym należy
wskazać wzorzec zadania, na podstawie którego zostanie utworzone nowe zadanie dla
kontrahenta w etapie.
[Karta] – domyślnie otwiera okno: Zadanie do wykonania, umożliwiając
podgląd i modyfikację zadania. Natomiast za pomocą przycisku
[Rozwija menu
dostępnych opcji] możliwy jest podgląd Karty zadania lub Karty wątku konwersacji (opcja
jest aktywna wyłącznie, jeśli kursor wskazuje na zadanie powiązane z konwersacją).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.54
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanego na liście zadania.
7.11.6
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ankieta
Rys. 7.35 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ankieta
Na zakładce Ankieta możliwe jest przypisanie ankiety do kontrahenta. Jeżeli ankieta została dodana
do kampanii wówczas w chwili dodania do takiej kampanii kontrahenta (do dowolnego jej etapu), dla
kontrahenta zostanie wygenerowana ankieta. Ankieta następnie będzie „przepinana” wraz z
propagacją kontrahenta, dzięki czemu będzie ona dostępna bez względu na to, w jakim etapie
znajduje się obecnie kontrahent.
Pytania ankiety prezentowane są na zakładce Ankieta kontrahenta w etapie. Z tego poziomu operator
będzie mógł wypełnić ankietę, tu będą również prezentowane odpowiedzi na ankietę, które można
modyfikować do chwili zatwierdzenia odpowiedzi. Jeżeli pytania należą do grupy pytań zamkniętych
wówczas Operator będzie mógł wybrać odpowiedź wybierając ją z listy zdefiniowanych wcześniej
odpowiedzi do pytania. Jeżeli pytania należą do grupy pytań otwartych wówczas podniesie się do
edycji okno: Odpowiedź, w którym Operator będzie mógł wpisać treść odpowiedzi.
Rys. 7.36 Odpowiedź
Na podstawie udzielonych odpowiedzi wyliczana jest wartość punktowa dla kontrahenta w etapie, na
podstawie której Operator może ustalić szansę powodzenia dla kontrahenta w etapie. Funkcję
wyliczania wartości punktowej i szansy powodzenia można uruchomić za pomocą przycisku:
.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.55
Operator będzie mógł również taką ankietę usunąć (odpiąć od kontrahenta) poprzez usunięcie
zawartości pola z jej kodem, lub poprzez jej zamianę na inną ankietę. Jeżeli operacja będzie
dokonywana w pierwszym etapie, w którym znajduje się dany kontrahent, wówczas po takim
usunięciu system usunie również „techniczne” zadanie z nią związane oraz ewentualne udzielone
odpowiedzi. Jeżeli operacja będzie dokonywana w kolejnym etapie obecności kontrahenta, wówczas
usunięcie ankiety skutkowało będzie usunięciem jej powiązania z obecnością kontrahenta w tym
etapie (lecz ankieta na tym kontrahencie w poprzednim etapie pozostanie bez zmian).
Przycisk Ankieta pozostaje nieaktywny jeżeli kontrahent został zakończony w kampanii lub
spropagowany w etapu.
7.11.7
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z kontrahentem w etapie
kampanii.
Z poziomu zakładki możliwy jest szybki wgląd w uzyskane przychody lub poniesione przez kontrahenta
koszty oraz ich porównanie z wartościami planowanymi, które określone zostały jako Kwota kontraktu
na zakładce: Ogólne formatki Kontrahenta w etapie.
Rys. 7.37 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Dokumenty związane.
Związane z kontrahentem. Sekcja umożliwia podgląd dokumentów:
w innych etapach – przy włączonej opcji, na liście prezentowane będą również
dokumenty związane z tym samych kontrahentem ale w innych niż bieżący etap
kampanii.
w poprzednich cyklach - przy zaznaczonej opcji dodatkowo na liście prezentowane będą
dokumenty związane z tym kontrahentem w poprzednich cyklach kampanii.
Sekcja Saldo dostępna jest wyłącznie wówczas, gdy na liście włączone zostanie sumowanie. W tym
celu należy użyć przycisku:
[Włącz/wyłącz sumowanie] znajdującego się pod listą. W sekcji
prezentowana jest suma zamówień, łącznych transakcji oraz kwota planowana (zdefiniowana na
zakładce: Ogólne formatki Edycji stanu kontrahenta).
Pozostałe przyciski i funkcje dostępne pod listą zostały opisane w rozdziale: Edycja kampanii,
zakładka: Dokumenty związane.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.56
7.11.8
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki
Na zakładce znajduje się pole, które służy wprowadzeniu ewentualnych notatek.
Rys. 7.38 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Notatki.
7.11.9
Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle
Zakładka ma zastosowanie do kampanii, które odbywają się cyklicznie.
Na zakładce znajdują się identyczne pola, jak na zakładce: Cykle w oknie: Edycja kampanii, opisane w
rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Cykle. Dodatkowo w polu:
Aktualny numer cyklu automatycznie wprowadzany jest kolejny numer cyklu.
Rys. 7.39 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Cykle.
Jeśli cała kampania została określona jako cykliczna w oknie: Edycja kampanii, to dla kontrahenta
zostaną pobrane domyślne ustawienia dotyczące cykli z okna: Edycja kampanii. Ustawienia te można
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.57
jednak dostosować dla konkretnego kontrahenta. Możliwe jest również ustawienie kampanii jako
cyklicznej tylko dla danego znajdującego się w niej kontrahenta, bez potrzeby określania całej
kampanii jako cyklicznej.
Po określeniu kampanii, jako cyklicznej dla danego kontrahenta, w oknie: Przegląd kampanii, pojawi
się przy kontrahencie przypisanym do danego etapu, w kolumnie: Cykl, symbol:
.
Jeżeli kampania jest cykliczna, to po zakończeniu kampanii (pierwsza zakładka tego okna), kontrahent
wpisywany jest ponownie do pierwszego etapu kampanii z kolejnym numerem cyklu i przesuniętymi
datami zakończenia kampanii i etapu.
7.11.10 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Atrybuty
Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego kontrahenta. Przypisanie musi zostać poprzedzone
przypisaniem atrybutów do obiektu: Kontrahenci w etapach, w module: Administrator (okno:
Atrybuty, zakładka Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania
atrybutów.
Na zakładce znajduje się opcja:
Kopiuj atrybuty do nowego cyklu – umożliwia przepisania atrybutu kontrahenta do nowego cyklu
kampanii.
7.11.11 Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kontrahenta w etapie kampanii.
Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma
pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób
dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy je zapisać, przez naciśnięcie przycisku:
[Zapisz
zmiany].
7.12 Słownik etapów
Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców etapów, które następnie można wykorzystać w procesie
tworzenia kampanii reklamowej. Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Listy, wybrać podmenu: Słownik etapów.
W oknie znajdują się funkcje:
[Nowy] – dodaje nowy wzorzec etapu.
[Karta] – umożliwia podgląd i modyfikację wzorca etapu.
[Usuń] – usuwa zaznaczony wzorzec etapu.
[Anuluj] – zamyka okno.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.58
Rys. 7.40 Słownik etapów.
7.13 Wzorzec etapu
Okno służy zdefiniowaniu wzorca etapu, który może być następnie wykorzystywany w trakcie
tworzenia kampanii.
Aby otworzyć okno, w oknie: Słownik etapów, należy nacisnąć przycisk:
[Nowy].
Rys. 7.41 Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne.
7.13.1
Wzorzec etapu, zakładka: Ogólne
Pola znajdujące się na zakładce: Ogólne wzorca etapu mają identyczne znaczenie jak odpowiednie
pola na zakładce: Ogólne okna: Etap kampanii. Opis tych pól znajduje się w rozdziale: Etap kampanii,
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.59
zakładka: Ogólne. Na wzorcu etapu w porównaniu z etapem kampanii brakuje pól, które mają sens
dopiero przy wykorzystaniu wzorca etapu w konkretnej kampanii. Na wzorcu etapu nie ma więc pól:
Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Towar, Ilość oraz parametru: Archiwalny.
7.13.2
Wzorzec etapu, zakładka: Zadania
Zakładka służy określeniu jakie zadania mają zostać wykonane w etapie.
Rys. 7.42 Wzorzec etapu, zakładka: Zadania.
Wygląd i funkcje dostępne na zakładce są bardzo zbliżone do tych znajdujących się na zakładce:
Zadania w oknie: Etap kampanii (opisane w rozdziale: Etap kampanii, zakładka: Zadania), z tą jednak
różnicą, że obiekty, na których wykonuje się operacje to zadania wzorca etapu, które dopiero po
wykorzystaniu wzorca w konkretnej kampanii stają się zadaniami etapu.
7.13.3
Wzorzec etapu, zakładka: Akcja
Na zakładce określa się czynności, jakie należy wykonać oraz podmiot wykonujący.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.60
Rys. 7.43 Wzorzec etapu, zakładka: Akcja.
Wygląd zakładki i znajdujące się na niej funkcje są identyczne jak te dostępne na zakładce: Akcja w
oknie: Etap kampanii.
7.13.4
Wzorzec etapu, zakładka: E – mail
Na zakładce można zdefiniować szablon wiadomości, jaka zostanie wysłana do kontrahentów podczas
wykonywania etapu w kampanii. Jeżeli temat nie zostanie określony przez operatora, wiadomość, przy
wysłaniu, zostanie zatytułowana automatycznie (na podstawie nazwy kampanii i etapu). Dodatkowo
na zakładce znajduje się parametr: Wyślij tylko do aktywnych prospektów – po zaznaczeniu tego
parametru, wiadomość będzie wysyłana jedynie do aktywnych kontrahentów w etapie.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.61
Rys. 7.44 Wzorzec etapu, zakładka: E – mail.
7.13.5
Wzorzec etapu, zakładka: Definicje operacji
Na zakładce możliwe jest dodanie definicji automatycznego dodawania kontrahenta do etapu oraz
automatycznej propagacji kontrahenta do kolejnego etapu kampanii. Na podstawie zapisanej definicji
wyszukiwana jest lista kontrahentów, którzy spełniają określone warunki, a następnie uruchamiana
jest funkcja dodawania lub propagacji kontrahentów. Spropagowani mogą zostać jedynie aktywni
kontrahenci w etapie, do którego została dodana definicja propagacji. Definicje prezentowane są w
kolumnach prezentujących podstawowe dane: kod, nazwa i typ operacji.
7.13.6
Wzorzec etapu, zakładka: Atrybuty
Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego wzorca etapu. Przypisanie musi zostać poprzedzone
przypisaniem atrybutów do obiektu: Wzorzec etapu, w module: Administrator (okno: Atrybuty,
zakładka: Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania atrybutów.
7.13.7
Wzorzec etapu, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wzorca etapu. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Po wprowadzeniu danych na zakładkach, należy je zapisać, przez naciśnięcie przycisku:
[Zapisz
zmiany].
7.14 Kampanie operatora
Okno umożliwia wyświetlenie kampanii, które są przypisane dla danego operatora. Ułatwia w ten
sposób obsługę kampanii poszczególnym operatorom, zwłaszcza w przypadku, gdy liczba kampanii
jest znaczna, a każdy z operatorów jest odpowiedzialny jedynie za część kampanii.
Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Kampanie operatora lub
na pasku narzędzi wybrać ikonę:
[Kampanie operatora].
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.62
W oknie znajdują się dwa panele. W panelu lewym wyświetlane są etapy kampanii wskazanej w polu:
Kampanie, a w panelu prawym - kontrahenci, przyłączeni do zaznaczonej w (lewym panelu) kampanii.
W oknie znajdują się następujące pola i funkcje:
Pokaż nieaktywnych. Zaznaczenie pola spowoduje wyświetlanie również kontrahentów, którzy nie
są aktywni w etapie.
Kampanie. Z rozwijalnej listy wskazuje się kampanie, której etapy mają zostać wyświetlone.
Kampanie zakończone. Zaznaczenie pola spowoduje wyświetlenie również kampanii, które zostały
już zakończone. W tym przypadku wymagane jest także zaznaczenie parametru: Pokaż nieaktywnych.
Wyświetlaj:
Obsługiwane przez - w polu tym można wskazać operatora, dla którego zostały
przypisane kampanie. Spowoduje to wyświetlenie kampanii dla tego operatora.
Bez opiekuna - zostaną wyświetlone kampanie, dla których nie został przypisany żaden
operator.
Rys. 7.45 Kampanie operatora.
[Karta kontrahenta] – umożliwia podgląd karty kontrahenta, zaznaczonego w prawym
panelu okna.
[Cofnij kontrahenta do poprzedniego etapu] – przywraca wskazanego kontrahenta
do poprzedniego etapu.
[Propaguj do następnego etapu] - przenosi kontrahenta do następnego etapu kampanii.
Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu], zostanie wyświetlona lista
etapów, do jakich może zostać przeniesiony kontrahent.
[Szczegóły etapu] - po uruchomieniu tej funkcji, zostanie otworzone okno: Edycja stanu
kontrahenta (Rys. 7.28).
[Anuluj] - zamyka okno.
7.15 Lista akcji automatycznych
Okno wyświetla listę zdefiniowanych w systemie akcji automatycznych. Aby otworzyć okno, należy:
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.63
z menu: Listy, wybrać podmenu Automatyczne akcje.
Rys. 7.46 Lista akcji automatycznych
Na zakładce znajdują się pola służące określaniu kryterium wyświetlania:
Filtr – standardowy konstruktor filtra.
Tylko aktywne- po zaznaczeniu tej opcji na liście wyświetlane są tylko aktywne akcje.
Typ operacji - Umożliwia filtrowanie zdefiniowanych przez operatora akcji automatycznych według
typu wskazanego w filtrze. Występują trzy typy:
Wiązanie dokumentów z kontrahentem w kampanii
Dodawanie kontrahenta.
Propagowanie kontrahenta.
[Edytuj] – umożliwia podgląd i modyfikację zdefiniowanej akcji.
[Usuń] – usuwa zaznaczoną akcję.
7.16 Działania CRM
Okno wyświetla listę aktualnych działań wykonywanych w module CRM.
Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Kampanie, wybrać podmenu: Działania CRM lub
na pasku narzędzi, nacisnąć przycisk:
[Działania CRM].
7.16.1
Działania CRM, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych
parametrów.
Na liście rekordy wskazujące na kontrahentów zakończonych sukcesem prezentowany będzie akronim
i nazwa w kolorze zielonym. Rekordy wskazujące na kontrahentów zakończonych porażką akronim i
nazwa prezentowane będą w kolorze czerwonym. Dla aktywnych kontrahentów, dla których data
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.64
zakończenia jest mniejsza od daty bieżącej, data zakończenia będzie prezentowana w kolorze
czerwonym.
W oknie znajdują się następujące pola i funkcje:
Kampania. Przycisk otwierający listę kampanii. Możliwe jest wybranie jednej, kilku wybranych oraz
wszystkich kampanii.
Filtr. Umożliwia standardowe filtrowanie pozycji wyświetlanych na liście.
Stan. Zaznaczenie opcji Aktywne, umożliwia wyświetlenie na liście kampanii aktywnych, natomiast
zaznaczenie opcji Zakończone umożliwia wyświetlenie kampanii zakończonych. Po zaznaczeniu pola
Zakończone aktywowane jest pole z menu: Wszystkie, Sukces, Porażka. Po wyborze opcji Porażka
aktywowane jest pole Kod zakończenia, udostępnione jest menu z listą zdefiniowanych w systemie
kodów fiaska, poprzedzone opcją Wszystkie.
Termin. W tym obszarze można określić datę, od której i do której mają zostać wyświetlone działania
CRM.
Sortuj wg. Umożliwia sortowanie rekordów na liście według ściśle określonego kryterium.
Opcja wg terminu będzie skutkowała wyświetleniem rekordów od najwcześniejszej daty
akcji, a w przypadku, gdy daty są równe, kolejno wg najmniejszej daty zakończenia,
następnie wg kampanii, Lp etapu, Operatora, Id.
Opcja wg kontraktu będzie prezentować rekordy od największej kwoty kontraktu, a w
przypadku równych kwot kolejno wg: kampanii, Lp etapu, operatora i na koniec od
najmniejszego Id.
Opcja wg szansy będzie prezentować rekordy od największej szansy, a w przypadku
równych szans, w kolejności jak wyżej.
Opcja wg prognozy będzie prezentować rekordy od największej kwoty „prognozy”
wyliczonej jako iloczyn kwoty kontraktu i szansy powodzenia, a w przypadku tych samych
wartości o kolejności decydować będą dane jak wyżej.
Wyświetlać. Operator może ograniczyć listę prospektów do określonej ilości, w ten sposób uzyska
on informację o np. 10 najbliższych działaniach prowadzonych przez konkretnego operatora, 10
prospektach o najwyższej potencjalnej kwocie kontraktu, 10 prospektach o największej szansie
powodzenia itp.
Obok przycisku znajduje się menu do wyboru: Operator, Centrum, Brak prowadzącego.
Po wybraniu konkretnego Operatora lista rekordów zostanie ograniczona do prospektów
prowadzonych przez wskazanego Operatora. Po wybraniu konkretnego Centrum lista prospektów
zostanie ograniczona do prowadzonych przez Operatorów należących do wskazanego centrum i
centrów podrzędnych. Po wywołaniu opcji brak prowadzącego lista prospektów ograniczona zostanie
do tych, które nie mają przypisanego żadnego Operatora.
Przycisk uruchamiający otwarcie listy kontrahentów i umożliwiający wybór kontrahenta.
Przycisk uruchamiający otwarcie listy akwizytorów i umożliwiający wybór akwizytora.
Ukryj kolumny – zaznaczenie odpowiedniej opcji zadecyduje o ukryciu odpowiednich kolumn
na liście działań CRM:
Dane adresowe – z poziomu listy działań CRM dostępny jest eksport danych
kontrahentów do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia tworzenie na tej podstawie
wysyłki dla określonej grupy kontrahentów. Odznaczenie opcji: Dane adresowe, aktywuje
kolumnę z danymi adresowymi, jakie mogą zostać wyeksportowane do arkusza.
Akwizytor – zaznaczenie opcji ukrywa kolumnę, w której wyświetlone są dane akwizytora
przypisanego do kontrahenta (ustawionego na karcie kontrahenta, na zakładce:
Właściwości)
Opiekun – zaznaczenie opcji ukrywa kolumnę, której wyświetlone są dane opiekuna
przypisanego do kontrahenta (ustawionego na karcie kontrahenta, na zakładce:
Właściwości).
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.65
Pola służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Wykonaj] – przycisk uruchamiający filtrowanie listy kampanii według zaznaczonych
parametrów.
[Włącz/Wyłącz sumowanie] – przycisk umożliwiający sumowanie dla kolumn „Kontrakt” i
„Prognoza”.
[Karta kontrahenta] - umożliwia podgląd karty zaznaczonego kontrahenta.
[Dołącz kontrahentów do kampanii CRM] – otwiera okno: Lista kampanii do wyboru,
w którym można wybrać kampanię, do której zostanie dołączony zaznaczony kontrahent.
[Propaguj kontrahenta] - propaguje kontrahenta do następnego etapu. Nazwa nowego
etapu zostanie wyświetlona w kolumnie: Etap. Po naciśnięciu przycisku: [Propaguj
dalej], zostanie wyświetlona lista etapów, do jakich może zostać propagowany
kontrahent (więcej w rozdziale: 7.33.4 Jak propagować kontrahenta do następnego
etapu kampanii).
[Zmień stan] - otwiera okno: Edycja stanu kontrahenta, umożliwiając podgląd
i modyfikację danych w etapie.
Rys. 7.47 Działania CRM, zakładka: Ogólne.
7.16.2
Działania CRM, zakłada: Wg Operatorów
Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych
parametrów. Dane na liście prezentowane są w formie drzewa z dwiema gałęziami:
Gałąź dla operatora – zostanie utworzonych tyle gałęzi ilu jest różnych operatorów.
Dodatkowo jeśli nie został zdefiniowany operator ani centrum pojawi się gałąź Brak
operatora,
Gałęzie dla kontrahentów w etapach – rekordy prezentowane są według porządku
wskazanego przez operatora.
Na zakładce: wg Operatorów znajdują się analogiczne pola i funkcje jak na zakładce: Ogólne.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.66
Rys. 7.48 Działania CRM, zakładka Wg operatorów.
7.16.3
Działania CRM, zakładka: Wg Akwizytorów
Na zakładce znajduje się lista aktywnych kampanii, wyświetlana po wskazaniu określonych
parametrów. Dane na liście prezentowane są w formie drzewa z dwiema gałęziami:
Gałąź dla akwizytora – zostanie utworzonych tyle gałęzi ilu jest różnych akwizytorów.
Dodatkowo jeśli nie został zdefiniowany akwizytor pojawi się gałąź Brak akwizytora,
Gałęzie dla kontrahentów w etapach – rekordy prezentowane są według sposobu
sortowania wskazanego przez operatora, w ramach każdego akwizytora oddzielnie.
Na zakładce: wg akwizytorów znajdują się analogiczne pola i funkcje jak na zakładce: Ogólne.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.67
Rys. 7.49 Działania CRM, zakładka: Wg akwizytorów.
7.17 Lista konwersacji
Okno (Rys. 7.50) służy ewidencji kontaktów z klientem. Podstawowym elementem tej ewidencji jest
wątek konwersacji (7.17.1), którego elementami składowymi są pozycje konwersacji i zadania do
wykonania (7.19.1).
Na liście wyświetlona jest lista konwersacji operatora. Pozycje występujące na liście to:
konwersacja z klientem (wątek)
pozycja konwersacji z klientem
zadanie do wykonania
Okno: Lista konwersacji podzielone jest na dwie zakładki: Wg operatora i Wg kontrahenta. Zakładki te
różnią się sposobem prezentacji listy kontaktów z klientem. W obydwu przypadkach lista
prezentowana jest w drzewiastej strukturze:
Na zakładce: Wg operatora, do uporządkowanych alfabetycznie operatorów
przyporządkowane są prowadzone przez nich wątki konwersacji, a z kolei do wątków
dołączone są pozycje konwersacji i zadania.
Na zakładce: Wg kontrahenta, do uporządkowanych alfabetycznie kontrahentów
przyporządkowane są wątki prowadzonych z nimi konwersacji, a do tych wątków pozycje
oraz zadania.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.68
Rys. 7.50 Lista konwersacji, zakładka: Wg operatora.
Rys. 7.51 Lista konwersacji, zakładka: Wg kontrahenta.
Lista konwersacji prezentowana jest w kolumnach:
Konwersacje – w tej kolumnie prezentowana jest drzewiasta struktura oraz akronim kontrahenta
prowadzącego.
Tytuł – tytuł wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania.
Rodzaj – rodzaj kontaktu (zgodnie z wartością ze słownika kategorii wprowadzoną na pozycji
konwersacji lub na zadaniu).
Data – data utworzenia wątku konwersacji, pozycji konwersacji lub zadania powiązanego z wątkiem
konwersacji z kontrahentem.
Kontrahent – kontrahent, z jakim zarejestrowano konwersację (kolumna ta składa się z dwóch
kolumn – Akronim i Miasto).
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.69
Osoba – osoba ze strony kontrahenta, z którą prowadzono konwersację.
Na zakładce: Wg kontrahenta nie jest widoczna kolumna kontrahent.
W oknie znajdują się następujące pola i funkcje:
Filtr. Umożliwia filtrowanie wyświetlania pozycji, np. według wątków (konwersacji, zadań)
z kontrahentami danego akwizytora lub numeru wątku konwersacji.
Treść. Umożliwia filtrowanie listy konwersacji według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis.
Kategoria. Po wskazaniu kategorii za pomocą przycisku
wyświetlone zostaną
interwencje, które dotyczą danej kategorii. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych
opcji], możliwe jest wskazanie towaru, którego dotyczą wyświetlane interwencje.
Kontrahent. Po naciśnięciu przycisku:
[Wybór z listy], można wybrać kontrahenta,
dla którego zostanie wyświetlona lista konwersacji.
Kampania. Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone te wątki konwersacji (wraz z
pozycjami i zadaniami), które są powiązane z kontrahentami w etapach wskazanej kampanii.
Etap. Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista konwersacji
zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie
kampanii.
Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko wątki konwersacji, pozycje
konwersacji i zadania prowadzone przez tego operatora.
Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone pozycje ze wskazanym rodzajem kontaktu.
Szczegóły. Parametr po zaznaczeniu którego na liście pojawi się kolumna Opis, w której są
prezentowane dane zapisane w polu opis konwersacji, wątku konwersacji czy zadania.
Sekcja Zamknięte. Pola w tej sekcji umożliwiają ograniczenie widoku konwersacji jedynie do tych,
które nie zostały jeszcze zamknięte.
Wątki – zaznaczenie opcji spowoduje, że na liście dodatkowo widoczne będą
zakończone wątki konwersacji wraz z ich elementami. Natomiast po odznaczeniu
parametru prezentowane będą wyłącznie wątki niezakończone oraz wszystkie ich
pozycje konwersacji i zadania również te zakończone.
Pozycje – odznaczenie opcji spowoduje, że na liście nie będą prezentowane żadne
zakończone pozycje konwersacji lub zakończone zadania, niezależnie od statusu
wątku konwersacji, z którym są powiązane.
[Karta kontrahenta] - otwiera okno: Karta kontrahenta, umożliwiając podgląd
i modyfikację danych w niej zapisanych.
[Dodaj wątek] - służy rejestracji nowej konwersacji z klientem.
[Dodaj] - służy dodaniu nowej pozycji do wskazanej konwersacji. Za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji], można dodać nową pozycję konwersacji, nowe
zadanie do wątku konwersacji lub zaimportować zadanie.
[Edytuj] - umożliwia podgląd pozycji zaznaczonej na liście interwencji.
[Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście interwencji.
7.17.1
Konwersacja
Okno (Rys. 7.52) służy ewidencji konwersacji z klientem.
Aby otworzyć okno, należy:
w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.50), zaznaczyć zarejestrowaną konwersację i nacisnąć
przycisk:
[Edytuj] lub
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.70
w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.50) nacisnąć przycisk:
[Dodaj wątek].
Konwersacja, zakładka: Ogólne
Rys. 7.52 Konwersacja.
Tytuł. W tym polu umieszczany jest tytuł wątku konwersacji. Jeżeli pole tytuł jest puste,
po uzupełnieniu pola opis i zapisaniu pozycji konwersacji, wpisany tekst w polu Opis kopiuje się w
pole Tytuł.
Podobny mechanizm został zastosowany w przypadku dodawania nowego Zadania z Listy
konwersacji.
Rozliczenie. Ta część służy określeniu rodzaju zapłaty za wykonaną usługę. Z listy rozwijanej za
pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać jedną z następujących
możliwości:
Bezpłatnie - wybranie tej opcji spowoduje, że usługa konwersacji wykonana
zostanie bezpłatnie.
Gwarancja - usługa zostanie wykonana w ramach usług gwarancyjnych.
Nieustalono - zaznacza się, gdy nie ustalono rodzaju rozliczenia.
Faktura - wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna: Lista dokumentów, z
której można wybrać, lub wygenerować fakturę za wykonanie usługi.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.71
Problem. W tej części określa się problem, będący przedmiotem konwersacji.
Kategoria - po naciśnięciu przycisku:
[Wybiera kod produktu z listy] -
zostanie wyświetlona lista kategorii kontaktu (określonych w słownikach kategorii),
z której następuje wybór odpowiedniej pozycji.
po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się
obok przycisku:
, zostanie wyświetlona lista wyboru rodzaju problemu.
Klasyfikacja - z rozwijanego menu możliwe jest wybranie jednej ze zdefiniowanych
w słownikach kategorii wartości dla klasyfikacji kontaktu.
Utworzono - wskazuje termin, w którym został utworzony wątek konwersacji. Zmiana daty i godziny
utworzenia wątku konwersacji jest możliwa zaraz po jej utworzeniu, do momentu jej zapisania.
Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył wątek konwersacji. Za pomocą przycisku
[Wyślij
list] możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do wskazanego w tym polu operatora.
Prowadzi - wskazuje operatora, który prowadzi wątek konwersacji. Domyślnie wprowadzony jest
w to pole ten sam podmiot, jaki rozpoczął konwersację, ale możliwa jest zmiana tego operatora, po
naciśnięciu przycisku:
[Przekaż sprawę do innego operatora] i wybraniu innego
operatora. Za pomocą przycisku
[Wyślij list] możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do
wskazanego w tym polu operatora.
Zakończono - w tych polach prezentowana jest data i godzina zakończenia wątku konwersacji. Pola
te stają się aktywne po zaznaczeniu pola obok służącego do wyboru daty zakończenia przycisku
.
Zakończył - wskazuje operatora, który zakończył wątek konwersacji. Pole to zostanie automatycznie
wypełnione, po zaznaczeniu pola obok przycisku
.
Łączny czas - wyświetla informacje o łącznym czasie przeznaczonym na konwersację.
Priorytet - służy wskazaniu stopnia priorytetu problemu, będącego przedmiotem konwersacji.
Opis - pole służy do wprowadzenia skrótowego opisu problemu, którego dotyczy wątek konwersacji.
Kontrahent. Pole to wskazuje kontrahenta, z jakim odbywa się konwersacja. Naciśnięcie przycisku:
[Karta kontrahenta], umożliwia podgląd karty kontrahenta. Obok pola z akronimem
kontrahenta znajduje się pole służące do wybrania z rozwijanej listy osoby po stronie kontrahenta, z
którą został nawiązany kontakt. Nazwiska tych osób wprowadza się w karcie kontrahenta, na zakładce
Osoby. Możliwe jest jednak dodanie nazwiska nowej osoby do spisu przez wpisanie jej w oknie:
Konwersacja, w sekcji kontrahent. Za pomocą przycisku
możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail
do tej osoby. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać również opcję
kontaktu przez komunikator.
Akwizytor. Do tego pola zostanie przeniesiony akwizytor, wskazany dla danego kontrahenta w etapie
(okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka: Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą
po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype.
Elementy. W tym panelu znajdują się pozycje konwersacji lub zadania, stanowiące elementy
konwersacji.
Uwaga: Od wersji 9.0 systemu Comarch ERP XL, aby sprawnie i szybko przejrzeć
konwersację składającą się z wielu elementów możliwe jest otwieranie ich z poziomu
jednej, otworzonej już pozycji konwersacji lub zadania przy użyciu przycisków:
i
, znajdujących się na pasku narzędzi. Aby to było możliwe, operator musi mieć
zaznaczony na swojej karcie parametr: Otwieraj okna w trybie zaawansowanym
(zakładka: Parametry/Ogólne).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.72
[Dodaj] - umożliwia rejestrację nowej pozycji konwersacji. Za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji], możliwe jest dodanie nowego zadania do wątku
konwersacji.
[Karta] - umożliwia podgląd i modyfikacje pozycji zaznaczonej w części: Elementy.
[Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście w części: Elementy.
[Zwiąż z kontrahentem w etapie] - otwiera okno: Lista kampanii dla danego kontrahenta,
z którym prowadzony jest wątek. W oknie tym należy dla wybranej kampanii otworzyć
okno: Edycja kampanii, a następnie na zakładce: Etapy wskazać kontrahenta w etapie i
zatwierdzić wybór przyciskiem
[Wybierz].
Konwersacja, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z wątkiem konwersacji.
Zakładka ta wygląda niemal identycznie i ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty
związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka:
Dokumenty związane.
Dodatkowo na zakładce tej dostępny jest parametr: Pokaż związane z konwersacjami/zadaniami. Jego
zaznaczenie spowoduje, że na zakładce będą prezentowane również dokumenty związane z pozycjami
konwersacji, oraz zadaniami związanymi z tym wątkiem konwersacji.
Konwersacja, zakładka: Atrybuty
Na zakładce można przypisać atrybuty dla danego wątku konwersacji. Przypisanie musi zostać
poprzedzone przypisaniem atrybutów do obiektu: Konwersacje, w module: Administrator (okno:
Atrybuty, zakładka: Obiekty). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach dodawania
atrybutów.
Konwersacja, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wątku konwersacji. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
7.17.1.1
Pozycja konwersacji z klientem
Okno (Rys. 7.53) służy zarejestrowaniu nowej pozycji konwersacji z kontrahentem.
Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:
Tytuł. Pole służy do wprowadzenia tytułu pozycji konwersacji.
Wątek. W tym polu prezentowany jest tytuł wątku konwersacji, do którego przyporządkowana jest
pozycja konwersacji.
Czas konsultacji. Wskazuje czas, jaki zajęła konwersacja.
Czas dodatkowy. Wskazuje czas liczony dodatkowo, ponad czas przewidziany dla konsultacji.
Rodzaj kontaktu. W polu tym prezentowany jest sposób kontaktu z kontrahentem, wartość dla tego
pola wybierana jest z rozwijanej listy, w której znajdują się wartości umieszczone uprzednio w
słowniku kategorii.
Utworzono - wskazuje termin, w którym została utworzona pozycja konwersacji.
Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył pozycję konwersacji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.73
Prowadzi - wskazuje operatora, który prowadzi pozycję konwersacji. Domyślnie w polu
wprowadzony jest podmiot, który rozpoczął pozycję konwersacji. Zmiana operatora możliwa jest przez
naciśnięcie przycisku:
i wybranie innego operatora.
Modyfikował - wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji pozycji konwersacji.
Zakończono - w tych polach prezentowana jest data i godzina zakończenia pozycji konwersacji. Pola
te stają się aktywne po zaznaczeniu pola obok służącego do wyboru daty zakończenia przycisku
.
Zakończył - wskazuje operatora, który zakończył pozycję konwersacji. Pole to zostanie
automatycznie wypełnione, po zaznaczeniu pola obok przycisku
.
Opis. W polu wprowadza się opis podjętych działań.
Kontrahent. Pole wskazuje kontrahenta, z jakim odbyła się konwersacja. Obok znajduje się pole
służące wskazaniu nazwiska osoby ze strony kontrahenta, z którą dokonano konwersacji. Za pomocą
przycisku
możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do tej osoby. Za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator.
Akwizytor. W polu wyświetlony jest akwizytor przeniesiony z etapu kampanii danego kontrahenta
(okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą
po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype.
Rys. 7.53 Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Ogólne.
Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z pozycją konwersacji.
Zakładka ta wygląda niemal identycznie i ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.74
związane w oknie: Edycja kampanii, która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka:
Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Atrybuty
Na zakładce można wprowadzić atrybuty dla pozycji konwersacji. Dodawanie atrybutów odbywa się
na ogólnych zasadach.
Pozycja konwersacji z klientem, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących pozycji konwersacji. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Po wprowadzeniu lub modyfikacji danych w oknie, należy je zapisać, naciskając przycisk:
[Zapisz
zmiany].
7.18 Integracja CRM z MS Outlook
Integracja modułu CRM z MS Outlook polega na zapisywaniu obiektów w Comarch ERP XL na
podstawie danych programu a MS Outlooka takich jak: wiadomości pocztowe, spotkania oraz
kontakty. Na podstawie maili system tworzy pozycje konwersacji, na podstawie spotkań – zadania
Terminarza, natomiast na podstawie Kontaktów – osoby kontrahentów.
Aby skorzystać z opisanej funkcjonalności należy zainstalować stosowne dodatki, najpierw instalując
VSTO 2005 SE, uruchamiając plik Vsto2005se.exe z katalogu CrmOutlook, a następnie odpowiedni
dodatek, uruchamiając plik Crmoutlook_setup.exe w ww katalogu.
Po poprawnej instalacji w programie MS Outlook pojawi się panel, który może być zakotwiczony z
prawej bądź lewej strony w MS Outlook (można zmienić położenie metodą przeciągnij i upuść). Na
panelu znajduje się pięć przycisków, które są również obszarami na które można metodą przeciągnij i
upuść wrzucać wiadomości pocztowe, kontakty bądź terminy. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku
obiektów na raz i naciśnięcie przycisku lub wrzucenie je na przycisk odpowiadający operacji, którą
chcemy by została wykonana na tych obiektach. Podczas operacji przeciągania, gdy kursor myszy
znajdzie się nad przyciskiem nad który możemy upuścić obiekt jego ikona zmieni się na ikonę ze
strzałką. Dodatkowo istnieje możliwość przeciągnięcia elementów i przytrzymania klawisza CTRL przed
wejściem na przycisk, w takim przypadku przy ikonie kursora pojawi się "plus", a upuszczenie
obiektu/ów wykona od razu operacje tak jakbyśmy nacisnęli najpierw przycisk "Zapisz do Comarch
ERP XL", a następnie "Zapisz jako załącznik".
Przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" umożliwia zapisanie wiadomości pocztowej
jako wątku konwersacji, kontaktu jako osoby u kontrahenta i terminu jako zadania
terminarza.
Wiadomość pocztowa jest wiązana z kontrahentem lub osobą kontrahenta po adresie pocztowym. W
przypadku wiadomości przychodzącej brany jest adres nadawcy w przypadku wychodzącej adres
pierwszego odbiorcy i sprawdzany czy występuje dla któregoś kontrahenta lub osoby kontrahenta.
Najpierw jest sprawdzana tabela z adresami kontrahentów, następnie tabela z osobami kontrahenta
na końcu tabela z kartami kontrahentów. Na podstawie tematu wiadomości dodatek wyszukuje wątki
pod które podpiąć pozycje konwersacji. Na początku temat sprawdzany jest pod kątem występowania
znacznika "[XL:numer_wątku]", gdy znajdzie taki ciąg znaków to pozycja konwersacji zostanie
podpięta pod wątek o numerze numer_wątku (oczywiście gdy istnieje wątek o takim numerze). W
przypadku braku znacznika, dodatek usuwa z tytułu wiadomości pocztowej frazy "RE:", "FW:", "ODP" i
szuka wątku o temacie podobnym do tematu wiadomości. W przypadku niepowodzenia zostanie
utworzony nowy wątek.
Tworzona na podstawie kontaktu osoba zostaje przypisana do kontrahenta, dla którego akronim jest
zgodny z nazwą, wprowadzoną w polu firma formatki kontaktu. Oprócz ww pola wymagane jest imię i
nazwisko kontaktu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.75
Uwaga: Istnieje możliwość dodania nowego stanowiska automatycznie przy
importowaniu danych kontaktowych z Outlooka do XL-a, tzn jeśli stanowisko
importowanego kontaktu nie jest zdefiniowane w Słowniku kategorii zostanie dopisana
importowana wartość. Nie jest uwzględnia przy tym wielkości liter i niepotrzebne
odstępy.
Spotkanie (Termin): na podstawie spotkania MS Outlook system tworzy stosowne zadanie w
Terminarzu, jako osobę, wykonującą zadanie ustala pracownika związanego z operatorem
zdefiniowanym w konfiguracji. Inni uczestnicy spotkania nie są dodawani do zadania, oznacza to, że
każdy uczestnik spotkania powinien wykonać operację zapisania w Comarch ERP XL z poziomu
własnego MS Outlook’a.
Na podstawie wiadomości pocztowych system tworzy pozycje konwersacji wg zasady:
identyfikacja kontrahenta: dla maili wychodzących: system szuka takich
kontrahentów, ich adresów, lub osób, dla których adres e-mail jest zgodny z
adresem, na który wysłana została wiadomość pocztowa. Dla maili
przychodzących: system identyfikuje kontrahenta na podstawie adresu, z którego
dana wiadomość pocztowa została przysłana.
identyfikacja wątku, z którym ma być związana pozycja: po zidentyfikowaniu
kontrahenta system szuka związanego z nim wątku konwersacji, dla którego temat
zgodny jest z tematem wiadomości pocztowej. Jeżeli odpowiemy na zapisaną
wiadomość mailową, system utworzy pozycję konwersacji do wątku już
istniejącego. Jeżeli wątek taki nie istnieje, wówczas system najpierw tworzy wątek,
a następnie związaną z nim pozycję konwersacji.
W przypadku, gdy wskazany jest w tytule nr Id wątku, do którego ma się podpiąć mail, pomijane są
inne ewentualne osoby, o tym samym mailu.
Przykład: Wysyłano od Jana Nowaka u kontrahenta K1 wiadomość e-mail do Outlooka
nadając mu odpowiedni numer Id. Jeśli daną osobę przypisano do kilku kontrahentów, to
wątek który przesłano z Outlooka do CRM trafił tylko do tej osoby u wybranego
kontrahenta z Listy konwersacji, z poziomu którego był wysyłany e-mail.
Przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" umożliwia zapisanie wiadomości pocztowej
jako wątku konwersacji, kontaktu jako osoby u kontrahenta i terminu jako zadania
terminarza
Przycisk "Zapisz i odpowiedz" działa tylko dla wiadomości pocztowych i robi to
samo co przycisk "Zapisz do Comarch ERP XL" dodatkowo po zapisaniu
wiadomości pocztowej automatycznie tworzy wiadomość-odpowiedź, z tekstem z
konfiguracji dodatku. Adresatem wiadomości może być tylko nadawca lub wszyscy,
którzy są załączeni do dyskusji, wiadomość pocztowa może zostać automatycznie
wysłana przez dodatek lub może zostać wyświetlone okno z wiadomością.
Działania te definiuje się w konfiguracji dodatku na zakładce "Odpowiedź".
Przycisk "Zapisz jako załącznik" zapisuje wiadomości pocztowe, kontakty, terminy
jako załączniki (tabela CDN.DaneBinanre). Po udanym zapisie dodatek sprawdzi
czy wcześniej nie dokonaliśmy zwykłego zapisu obiektu jako pozycji konwersacji,
osoby u kontrahenta czy zadania terminarza. Jeśli obiekt zostanie odnaleziony
(będzie miał niezerowe Typ lub/i Numer) to spróbuje powiązać dany załącznik z
odnalezionym obiektem tak by był widoczny w Comarch ERP XL na zakładce
załączniki danego obiektu.
Przycisk "Konfiguracja" wyświetla okno konfiguracyjne dodatku:
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.76
Zakładka "
Połączenie
" zawiera dane niezbędne do nawiązania połączenia z bazą danych dla
Comarch ERP XL. Zaleca się używania uwierzytelnienia windowsowego jako bezpieczniejszej opcji.
Wybór operatora dla Comrach ERP XL jest niezbędny bo wszystkie akcje wykonywać musi jakiś
użytkownik z systemu. Dodatkowo by dodatek działał użytkownik musi mieć ustawione prawo do
dostępu do modułu CRM w Comarch ERP XL.
Zakładka "
Załączniki"
umożliwia wybór formatu w jakim wiadomości pocztowe, zadania i terminy
zostaną zapisane jako załączniki. Formatem który całościowo odzwierciedla zapisany obiekt jest
".msg", by otworzyć załącznik zapisany w tym formacie niezbędne jest posiadanie zainstalowanego
MS Outlook w systemie. Dla widomości pocztowej jest możliwość wyboru ".html", który zapisuje
wiadomość jako stronę internetową, która może być otworzona przez przeglądarkę internetową. Cześć
danych z maila zostanie utraconych przy zapisie w tym formacie (np załączniki z wiadomości
pocztowej). Ostatnim formatem oferującym najmniejszą szczegółowość, a zarazem największą
oszczędność miejsca jest format ".txt", który jest dostępny dla wszystkich obiektów zapisywanych z
MS Outlook do Comarch ERP XL. Opcja konfiguracji "Folder" jest wymagana, by można było
zapisywać załączniki do Comarch ERP XL i możliwa wskazanie miejsca w systemie. Ścieżka ta będzie
wykorzystywana do fizycznego zapisu obiektów na dysk, co umożliw ich odczytanie i
przetransportowanie do systemu Comarch ERP XL jako załączniki (po zapisaniu plik jest usuwany z
dysku). Nie zaleca się używania ścieżek systemowych takich jak .../Windows/ czy nawet .../Program
Files/ ponieważ w najnowszych systemach MS Windows chronione są one mechanizmem UAC co
uniemożliwi zapis na dysk. Zaleca się używanie folderów nie chronionych do których użytkownik ma
pełne prawa.
Zakładka
"Odpowiedź"
dotyczy zachowania wiadomości pocztowej po wykonaniu operacji "Zapisz i
odpowiedź" i ustala czy wiadomość utworzona automatycznie ma zostać rozesłana tylko do nadawcy
czy do wszystkich, czy ma zostać wysłana od razu automatycznie bez ingerencji użytkownika czy ma
się pojawić okno z wiadomością pocztową na ekranie. Można również zdefiniować treść takiej
wiadomości.
Przycisk "Pomoc" wyświetla informacje o dodatku XLCrmOutlookAddIn.
Kalendarz w MS Outlook:
Istnieje możliwość zapisania spotkania Outlook jako załącznika na zadaniu terminarza.
Przykład: Zapisujemy spotkanie w kalendarzu. Po kliknięciu w MS Outlook menu
Comarch ERP XL CRM wybieramy opcję ‘zapisz’ , następnie ‘zapisz jak załącznik’. Po
wykonaniu tych czynności, w systemie Comarch ERP XL na zadaniu terminarza na
zakładce ‘Załączniki’ zapisuje się spotkanie.
7.19 Lista zadań
Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie zadań do wykonania. Informacje o zadaniu
znajdują się w rozdziale: 7.19.1 Zadanie do wykonania.
Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Kontakty, wybrać podmenu: Zadania lub
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk:
[Lista zadań].
W oknie: Lista zadań znajdują się trzy zakładki: Wg terminu, Wg kontrahenta i Wg priorytetu. Na
zakładce: Wg terminu, zadania uporządkowane są w kolejności terminu realizacji. Na zakładce: Wg
kontrahenta, zadania są prezentowane w alfabetycznej kolejności akronimów kontrahentów, których
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.77
dotyczą. Na zakładce Wg priorytetu, zadania uporządkowane są w zaleności od określonego na
zadaniu priorytetu.
Na obydwu zakładkach znajdują się następujące pola i funkcje:
Pola służące określaniu kryterium wyświetlania
Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania zadań na liście.
Treść. umożliwia filtrowanie listy według treści wpisanej na poszczególnych zadaniach w polach:
Tytuł oraz: Opis.
Kampania. Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone zadania, które są powiązane z
kontrahentami znajdującymi się w etapach wskazanej kampanii.
Etap. Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista zadań
zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie
kampanii.
Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko zadania obsługiwane przez
tego operatora.
Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone tylko zadania ze wskazanym rodzajem kontaktu.
Stan. Na liście będą prezentowane tylko zadania, których stan jest taki, jak wskazany w tym polu.
Możliwe wartości to: Wszystkie, Do wykonania, Wykonane, Przeterminowane.
Kontrahent. Po naciśnięciu przycisku:
[Wybór z listy], można wybrać kontrahenta, dla
którego zostanie wyświetlona lista zadań.
Termin realizacji. Pola służą wskazaniu okresu (lub daty), za jaki mają zostać wyświetlone zadania:
Bieżący dzień - wyświetlona zostanie lista zadań z bieżącą datą (wyświetlone
zostaną zadania, dla których wskazana data mieści się w terminie realizacji
zadania).
Na dzień - w polu wskazuje się datę, na którą zostały wyznaczone zadania
(wyświetlone zostaną zadania, dla których wskazana data mieści się w terminie
realizacji zadania).
Bieżący tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący tydzień.
Następny tydzień - wyświetlona zostanie lista zadań na następny tydzień.
Bieżący miesiąc - wyświetlona zostanie lista zadań na bieżący miesiąc.
Wszystkie - wyświetlona zostanie lista wszystkich zadań, bez względu na datę
wykonania.
Pola służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Karta kontrahenta] - otwiera okno: Karta kontrahenta, umożliwiając podgląd
i modyfikację danych kontrahenta.
[Dodaj zadanie] - otwiera okno: Zadanie do wykonania, w celu dodania nowego zadania.
Znajdujący się obok przycisk
[Rozwija menu dostępnych opcji] umożliwia
zaimportowanie zadania ze słownika zadań.
[Karta zadania] - otwiera okno: Zadanie do wykonania (Rys. 7.55), umożliwiając
podgląd i modyfikację zadania.
[Usuń zadanie] - usuwa wskazane zadanie z listy zadań.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.78
Rys. 7.54 Lista zadań.
7.19.1
Zadanie do wykonania
W oknie (Rys. 7.55), znajdują się dane dotyczące zadania do wykonania dla operatora. Zadanie jest
elementem pozwalającym na zlecanie operatorom zadań, które należy wykonać. Zadania mogą być
rejestrowane niezależnie lub w ramach danego wątku konwersacji. Nowe zadanie nie związane z
wątkiem konwersacji może zostać dodane (lub zaimportowane ze słownika zadań) w oknie: Lista
zadań, lub na zakładce: Zadania w oknie: Edycja stanu kontrahenta. Zadanie takie może być również
wygenerowane z poziomu zakładki: Etapy w oknie: Edycja kampanii, po naciśnięciu przycisku:
[Generuj zadania dla zaznaczonych]. Zadanie związane z wątkiem konwersacji można dodać z
poziomu okna: Lista konwersacji, lub na zakładce: Ogólne konkretnego wątku konwersacji. Zadania
generowane w module CRM mogą być rejestrowane w terminarzu, dostępnym po naciśnięciu w menu
przycisku:
[Terminarz]. Domyślnie, zadanie CRM rejestrowane jest w terminarzu, jeśli operator
wskazany do wykonania zadania powiązany jest z pracownikiem. Jeśli nie, rejestracja zadania CRM w
terminarzu nie odbywa się. Edycja zadania umożliwia modyfikację zapisów w terminarzu –
operatorowi, który ma zadanie CRM zarejestrowane w terminarzu można takie zadanie z terminarza
usunąć. Dla zadań rejestrowanych w terminarzu możliwe jest generowanie przypomnień o
konieczności ich wykonania. Przypomnienia te wyświetlają się w dowolnym module, do którego
zalogowany będzie operator wykonujący zadanie, a więc nie tylko w module: CRM, ale
np. w otwartym module: Sprzedaży czy Zamówień (więcej informacji o terminarzach
i przypomnieniach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator).
Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne
Otwarcie okna następuje przez dodanie nowego zadania, generację zadania lub otworzenie
zarejestrowanego zadania do edycji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.79
Rys. 7.55 Zadanie do wykonania, zakładka: Ogólne.
W oknie znajdują się następujące pola i funkcje:
Tytuł. Pole zawiera tytuł zadania.
Priorytet. Pole służy wskazaniu priorytetu dla zadania CRM. Priorytet ten nie jest związany
z priorytetem zadania edytowanego z poziomu terminarza.
Rodzaj. Pola w tej części służą określeniu rodzaju zadania. W tej sekcji określane są następujące
parametry:
Rodzaj kontaktu - z listy rozwijanej możliwe jest wybranie jednej z wartości
uprzednio zdefiniowanych w słownikach kategorii.
W biurze - zadanie do wykonania w biurze.
Wyjazd - zadanie wymagające wyjazdu.
Odległość - odległość w kilometrach, pole staje się aktywne jeśli zadanie
wykonywane jest na wyjeździe.
Utworzono - wskazuje termin, w którym zostało utworzone zadanie.
Utworzył - wskazuje operatora, który utworzył zadanie
Obsługa - wskazuje podmiot, który obsługuje dane zadanie. Domyślnie wprowadzony jest w to pole
operator, który utworzył zadanie, ale możliwa jest zmiana podmiotu obsługującego, po naciśnięciu
przycisku:
. Przycisk
[Rozwija menu dostępnych opcji] pozwala na wskazanie jako
podmiotu obsługującego centrum struktury firmy.
Modyfikował - wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji parametrów zadania.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.80
Wykonano - w tych polach prezentowana jest data i godzina wykonania zadania. Pola te stają się
aktywne po zaznaczeniu pola obok przycisku
, który służy do wyboru daty wykonania
zadania.
Wykonał - wskazuje operatora, który wykonał zadanie. Pole to zostanie automatycznie wypełnione,
po zaznaczeniu pola obok przycisku
.
Obiekty zadania - lista zasobów zaangażowanych w realizację zadania. Za pomocą znajdujących się
pod tą listą standardowych przycisków można dodać nowy zasób, uzyskać jego podgląd, lub usunąć
zasób z listy. Obok przycisku
znajduje się menu, po rozwinięciu którego mamy do wyboru:
Zasoby produkcyjne (otwiera się wówczas lista zasobów produkcyjnych) oraz Pracowników (otwiera
się wówczas lista pracowników). Jeżeli zasób jest powiązany z pracownikiem wówczas zostanie on
dodany jako obiekt na generowane zadanie terminarza.
Opis - pole zawiera opis zadania, które ma zostać wykonane.
Termin realizacji – w panelu określa się dane dotyczące terminu realizacji zadania
oraz generowania przypomnień:
Od/Do – w polach określa się przedział czasowy na wykonanie zadania. Niewykonanie
zadania w terminie skutkuje oznaczeniem zadania stanem: Przeterminowane (zadania
wyświetlone na czerwono). Przeterminowanie nastąpi po przekroczeniu terminu
określonego w polu: Do). Do wyświetlania zadań przeterminowanych służy zakładka
na terminarzu: Zadania zaległe
[Ustal termin] – przycisk jest aktywny, jeśli czas planowany jest większy od zera,
z operatorem przypisanym na zadanie związany jest konkretny pracownik, w sekcji
Terminarz, wybrano opcję: Rezerwuj czas, lub Nie rezerwuj czasu. Funkcja służy
automatycznemu ustaleniu terminu wykonania zadania. Wyszukiwanie terminu
rozpoczyna się od daty określonej w polu: Od. Szukany jest termin dla pracownika
związanego z operatorem zdefiniowanym na zadaniu, z zastrzeżeniem, że długość tego
terminu jest nie mniejsza, niż zdefiniowany przez operatora czas planowany. Jeżeli
operator jest dostępny w ustalonym na zadaniu terminie, wówczas termin określony
w polach: Od/Do, pozostanie bez zmian. W przeciwnym wypadku ustalony zostanie nowy
termin (widoczny w polach: Od/Do) o czasie trwania zgodnym z czasem planowanym
i terminem dostępności obiektu. Po zmianie terminu zadania, przycisk zmienia się
w przycisk:
, który umożliwia ponowne ustalenie terminu dla obiektu.
Czas planowany – czas wynikający z terminów określonych w polach: Od/Do. Modyfikacja
czasu powoduje przesunięcie terminu: Do
Terminarz – opcje w tej części decydują o uwzględnieniu zadania CRM w terminarzu:
Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie skutkować tym,
że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie wyświetlone
ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin. Ostrzeżenie to nie będzie
jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania na ten sam termin. Zadanie
zostanie uwzględnione w terminarzu
Nie rezerwuj czasu – zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie jednak
uwzględnione w terminarzu.
Nie uwzględniaj w terminarzu – po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie zostanie
zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w terminarzu
nie będzie możliwe generowanie przypomnień.
Przypomnienie - zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno, przypominające
o konieczności wykonania zadania. Generowanie przypomnień będzie możliwe tylko dla tych
zadań, które będą rejestrowane w terminarzu. W polu obok określa się, w jakim terminie przed
rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane przypomnienie o konieczności jego wykonania.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.81
Więcej informacji o przypomnieniach i terminarzach znajduje się w dokumentacji modułu:
Administrator.
Kontrahent. Wskazuje kontrahenta, z którym operator ma wykonać zadanie. Obok pola z akronimem
kontrahenta znajduje się pole służące do wybrania z rozwijanej listy osoby kontaktowej po stronie
kontrahenta. Nazwiska tych osób wprowadza się w karcie kontrahenta, na zakładce Osoby. Możliwe
jest także dodanie nazwiska nowej osoby do spisu przez wpisanie jej w polu osoby u Kontrahenta. Za
pomocą przycisku
możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do tej osoby (pod warunkiem, że na
karcie takiej osoby został podany adres e-mail). Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych
opcji] można wybrać również opcję kontaktu przez komunikator.
Akwizytor. W pole wprowadzany jest akwizytor zdefiniowany dla kontrahenta w etapie kampanii
(okno: Edycja stanu kontrahenta, zakładka Ogólne). Możliwy jest również kontakt z konkretną osobą
po stronie akwizytora za pomocą e-malia, czy komunikatorów, takich jak GG, Skype.
Zadanie do wykonania, zakładka: Dokumenty związane
Na zakładce: Dokumenty związane można dokonać związania dokumentów z zadaniem do wykonania.
Zakładka ma takie samo zastosowanie jak zakładka: Dokumenty związane w oknie: Edycja kampanii,
która została opisana w rozdziale: Edycja kampanii, zakładka: Dokumenty związane.
Zadanie do wykonania, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do zadania. Przypisanie atrybutów odbywa się
na ogólnych zasadach.
Zadanie do wykonania, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących zadania do wykonania. Możliwe jest
tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną
dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób
dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Aby zapisać dane wprowadzone do zadania, należy nacisnąć przycisk:
[Zapisz zmiany].
7.19.2
Słownik zadań
Okno umożliwia zdefiniowanie wzorców zadań, które następnie można wykorzystać w procesie
tworzenia kampanii reklamowej. Aby otworzyć okno, należy:
na pasku narzędzi, nacisnąć przycisk:
[Słownik zadań] lub
z menu: Listy, wybrać podmenu: Słownik zadań.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.82
Rys. 7.56 Słownik zadań.
W oknie znajdują się funkcje:
[Nowy] – dodaje nowy wzorzec zadania.
[Karta] – umożliwia podgląd i modyfikację wzorca zadania.
[Usuń] – usuwa zaznaczony wzorzec zadania.
[Anuluj] – zamyka okno.
7.19.3
Wzorzec zadania
Okno służy zdefiniowaniu wzorca zadania, w oparciu o który będzie można następnie tworzyć zadania
do wykonania.
W celu dodania nowego wzorca zadania, w oknie: Słownik zadań, należy nacisnąć przycisk:
[Nowy], natomiast aby otworzyć do edycji okno jednego z istniejących wzorców należy nacisnąć
przycisk:
[Karta].
Identyczne, opisane poniżej parametry są określane nie tylko dla wzorca zadania, ale również dla:
Zadania etapu, które jest wzorcem dla zadań generowanych dla kontrahentów w tym
etapie.
Zadania wzorca etapu, które jest z kolei wzorcem dla zadania etapu utworzonego na
podstawie takiego wzorca etapu.
Wzorzec zadania, zakładka: Ogólne
Na zakładce: Ogólne wzorca zadania określa się parametry, które następnie będą przenoszone na
zadania oparte na tym wzorcu.
Na zakładce tej znajdują się następujące pola:
Tytuł. Tytuł wzorca, przenoszony następnie jako tytuł zadania.
Priorytet. Priorytet zadania.
Rodzaj. Pola w tej części służą określeniu rodzaju zadania. W tej sekcji określane są następujące
parametry:
Rodzaj kontaktu - z listy rozwijanej możliwe jest wybranie jednej z wartości
uprzednio zdefiniowanych w słownikach kategorii.
W biurze - zadanie do wykonania w biurze.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.83
Wyjazd - zadanie wymagające wyjazdu.
Utworzono. Wskazuje termin, w którym zostało utworzone zadanie.
Utworzył. Wskazuje operatora, który utworzył wzorzec zadania.
Modyfikował. Wskazuje operatora, który jako ostatni dokonał modyfikacji parametrów wzorca
zadania.
Obsługa. W tej sekcji możliwe jest wskazanie, jaki podmiot ma zostać wyznaczony do obsługi
zadania. Może to być:
Prowadzący etap.
Odpowiedzialny za etap.
Wybrany operator lub centrum struktury firmy.
Lista obiektów zadania. Na liście znajdującej się pod sekcją obsługa prezentowane są zasoby
zaangażowane w realizację zadania. Za pomocą dostępnych pod tą listą standardowych przycisków
można dodać nowy zasób, uzyskać jego podgląd, lub usunąć zasób z listy. Obok przycisku
znajduje się menu, po rozwinięciu którego mamy do wyboru: Zasoby produkcyjne (otwiera się
wówczas lista zasobów produkcyjnych) oraz Pracowników (otwiera się wówczas lista pracowników).
Generuj automatycznie. Zaznaczenie tego parametru spowoduje, że zadanie dodane do etapu
zostanie wygenerowane automatycznie w chwili dołączenia, spropagowania, cofnięcia kontrahenta do
danego etapu.
Łącz zadania operatora. Jeśli na zadaniu etapu zaznaczony jest ten parametr, to w przypadku
generowania zadań dla kontrahentów w etapie, zadania dla wielu kontrahentów są łączone w jedno
zadanie, dla każdego operatora zajmującego się obsługą kontrahentów. W takim przypadku jako
kontrahent na zadaniu do wykonania wskazana zostaje lista kontrahentów.
Opis. Pole zawiera opis zadania, które ma zostać wykonane.
Realizacja. W panelu określa się dane dotyczące terminu realizacji zadania utworzonego na
podstawie wzorca oraz generowania przypomnień. Określane są następujące parametry:
Dni po wygenerowaniu - liczba wskazująca na to, ile dni po wygenerowaniu zostanie
wyznaczony termin realizacji zadania.
Czas planowany - pola służące określeniu ile czasu zajmie realizacja zadania.
Opcje terminarza, decydujące o uwzględnieniu w terminarzu zadania CRM utworzonego
na podstawie wzorca zadania.
Rezerwuj czas - zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wygenerowane zadanie, oznaczany będzie jako zajęty. Zajętość ta będzie
skutkować tym, że przy próbie wygenerowania zadania na ten sam czas, zostanie
wyświetlone ostrzeżenie o tym, że jest to kolejne zadanie na dany termin.
Ostrzeżenie to nie będzie jednak blokowało możliwości zapisania kolejnego zadania
na ten sam termin. Zadanie zostanie uwzględnione w terminarzu
Nie rezerwuj czasu – zaznaczenie parametru powoduje, że czas, na jaki zostało
wyznaczone zadanie nie będzie powodował zajętości obiektu. Zadanie zostanie
jednak uwzględnione w terminarzu.
Nie uwzględniaj w terminarzu – po zaznaczeniu parametru, zadania CRM nie
zostanie zarejestrowane w terminarzu. Dla zadań, które nie są uwzględniane w
terminarzu nie będzie możliwe generowanie przypomnień.
Przypomnienie - zaznaczenie pola spowoduje, że będzie wyświetlane okno,
przypominające o konieczności wykonania zadania. Generowanie przypomnień będzie
możliwe tylko dla tych zadań, które będą rejestrowane w terminarzu. W polu obok
określa się, w jakim terminie przed rozpoczęciem zadania ma zostać wyświetlane
przypomnienie o konieczności jego wykonania. Więcej informacji o przypomnieniach i
terminarzach znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.84
Rys. 7.57 Wzorzec zadania.
Wzorzec zadania, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do wzorca zadania. Przypisanie atrybutów
odbywa się na ogólnych zasadach.
Wzorzec zadania, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wzorca zadania. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
7.19.4
Historia kontaktów
Okno wyświetla historię kontaktów dla danego kontrahenta. Na liście tej można zamknąć konwersację
lub jej element.
Aby otworzyć okno należy nacisnąć przycisk:
[Historia kontaktów], który zostanie wyświetlony na
pasku narzędzi z poziomu:
Okna: Lista kontrahentów.
Okna: Edycja stanu kontrahenta.
Listy dokumentów.
Listy zadań.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.85
Rys. 7.58 Historia kontaktów kontrahenta, zakładka: Konwersacje.
W oknie: Historia kontaktów znajdują się dwie zakładki: Konwersacje i Zadania.
Historia kontaktów, zakładka: Konwersacje
Na zakładce: Konwersacje znajduje się lista wątków konwersacji, pozycji konwersacji oraz zadań dla
danego kontrahenta. Na zakładce tej znajdują się identyczne funkcje, jak w oknie: Lista konwersacji.
Konwersacje prezentowane są w taki sam sposób, jak na zakładce: Wg kontrahenta okna: Lista
konwersacji. Jedyna różnica polega na tym, że w oknie: Historia kontaktów lista konwersacji jest na
stałe zawężona do wyłącznie jednego kontrahenta. W związku z tym pole Kontrahent jest w tym oknie
niedostępne do edycji.
Funkcje znajdujące się w tym oknie zostały opisane w rozdziale: Lista konwersacji.
Uwaga: Od wersji 9.0 systemu Comarch ERP XL, aby sprawnie i szybko przejrzeć
konwersację składającą się z wielu elementów możliwe jest otwieranie ich z poziomu
jednej, otworzonej już pozycji konwersacji lub zadania przy użyciu przycisków:
i
, znajdujących się na pasku narzędzi. Aby to było możliwe, operator musi mieć
zaznaczony na swojej karcie parametr: Otwieraj okna w trybie zaawansowanym
(zakładka: Parametry/Ogólne).
Historia kontaktów, zakładka: Zadania
Na zakładce: Zadania znajduje się lista wszystkich zadań CRM dotyczących danego kontrahenta. W
odpowiednich kolumnach na liście prezentowane są: tytuł zadania, jego rodzaj (pobrany ze słownika
kategorii), operator obsługujący, termin realizacji oraz priorytet.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.86
Rys. 7.59 Historia kontrahenta, zakładka: Zadania.
Poniżej listy zadań znajdują się następujące pola i funkcje:
Filtr. Umożliwia filtrowanie wyświetlania pozycji, np. według wątków (konwersacji, zadań)
z kontrahentami danego akwizytora lub numeru wątku konwersacji.
Treść. Umożliwia filtrowanie listy zadań według treści wpisanej w polach: Tytuł oraz: Opis.
Stan. Pozwala wyświetlić zadania według ich stanu. Możliwe wartości to: Wszystkie, Do wykonania,
Wykonane, Przeterminowane.
Kampania. Po wskazaniu w tym polu kampanii, zostaną wyświetlone te zadania (wraz z pozycjami i
zadaniami), które są powiązane z kontrahentami w etapach wskazanej kampanii.
Etap. Jeśli wypełnione jest pole: Kampania, to po wskazaniu jej konkretnego etapu, lista zadań
zostanie dodatkowo zawężona do tych, które wiążą się z kontrahentami we wskazanym etapie
kampanii.
Od, Do. Pola umożliwiają wpisanie terminu realizacji, w jakim mają się mieścić zadania prezentowane
na liście. Za pomocą przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] znajdującego się obok przycisków
i
możliwe jest wskazanie konkretnej daty lub wybranie opcji: Brak ograniczenia.
Operator. Po wskazaniu operatora, na liście będą prezentowane tylko zadania, do których obsługi
został wyznaczony ten operator.
Rodzaj. Na liście zostaną wyświetlone tylko zadania ze wskazanym rodzajem kontaktu.
Związane z wątkami. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że na liście będą prezentowane również
zadania związane z wątkami konwersacji.
[Dodaj zadanie] - otwiera okno: Zadanie do wykonania, w celu dodania nowego zadania.
Znajdujący się obok przycisk
[Rozwija menu dostępnych opcji] umożliwia
zaimportowanie zadania ze słownika zadań.
[Karta] – domyślnie otwiera okno: Zadanie do wykonania, umożliwiając
podgląd i modyfikację zadania. Natomiast za pomocą przycisku
[Rozwija menu
dostępnych opcji] możliwy jest podgląd Karty zadania lub Karty wątku konwersacji (opcja
jest aktywna wyłącznie, jeśli kursor wskazuje na zadanie powiązane z konwersacją).
[Usuń zadanie] - usuwa wskazane zadanie z listy zadań.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.87
7.20 Raporty towarów
7.20.1
Definicje raportów obecności i konkurencji.
Po wybraniu opcji Raporty towarów z menu Listy wyświetla się okno: Definicje raportów obecności i
konkurencji. Na liście możliwe jest zdefiniowanie nowych raportów według wybranego rodzaju:
Konkurencji oraz Obecności.
W oknie: Definicje raportów obecności i konkurencji znajdują się następujące funkcje
Filtr. Umożliwia filtrowanie wyświetlania pozycji.
Archiwalne. Po zaznaczeniu parametru na liście wyświetlać się będą w kolorze szarym raporty
oznaczone jako archiwalne.
Rodzaj raportu. Lista rozwijalna z możliwością wyboru: Wszystkie, Konkurencji, Obecności.
Lokator. Funkcja umożliwiająca wyszukanie raportu po wpisaniu na liście kodu raportu.
Sortowanie. Lista sortowana jest alfabetycznie według kodu raportu.
Kopiowanie. Za pomocą przycisków ctrl+Insert możliwe jest kopiowanie raportów.
[Dodaj] – funkcja umożliwiająca dodanie nowej karty raportu.
[Zmień] – funkcja umożliwiająca podgląd wybranego na liście raportu.
[Usuń] - usuwa wskazane raporty z listy. Możliwe jest usunięcie wybranego raportu tylko
wtedy gdy nie został on dodany do żadnego wzorca elementu.
Rys. 7.60 Definicje raportów obecności i konkurencji, zakładka: Ogólne.
7.20.2
Karta raportu
W oknie: Definicje raportów obecności i konkurencji znajdują się następujące funkcje
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.88
Kod. Wymagane pole tekstowe służące do uzupełnienia unikalnego kodu raportu.
Nazwa. Wymagane pole tekstowe służące do uzupełnienia nazwy raportu.
Rodzaj. Z listy rozwijalnej dostępne są dwa rodzaje raportu: Obecności oraz Konkurencji.
Utworzył. Nazwa operatora, który utworzył raport a także data utworzenia raportu.
Modyfikował. Nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował raport a także data modyfikacji.
Archiwalny. Parametr umożliwiający archiwizację raportu. Po zaznaczeniu pojawi się pole z nazwą
operatora oraz datą archiwizacji.
Kolumny wymagane. Grupa parametrów: Ilość, Cena, Ekspozycja, Facing-ilość.
Towary. Obszar prezentujący towary dodane do raportu. Możliwe jest przyłącznie towaru z listy
towarów, z grupy towarów jak również odłączenia towaru z raportu.
Rys. 7.61 Karta raportu, zakładka: Ogólne.
7.21 Lista wizyt
Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie wizyt handlowych do wykonania. Aby otworzyć
okno, należy:
z menu: Działania, wybrać podmenu: Lista wizyt lub
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk:
[Lista wizyt].
W oknie: Lista wizyt znajdują się cztery zakładki: Wg nazwy, Wg terminu, Wg kontrahenta, Wg
pracownika. Na zakładce: Wg nazwy, wizyty uporządkowane są alfabetycznie wg nazwy. Na zakładce:
Wg terminu, wizyty uporządkowane są w kolejności terminu realizacji. Na zakładce: Wg kontrahenta,
wizyty są prezentowane w alfabetycznej kolejności akronimów kontrahentów, których dotyczą. Na
zakładce: Wg pracownika, wizyty uporządkowane są alfabetycznie wg akronimu pracownika
przypisanego do wizyty
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.89
Na liście możliwe jest kopiowanie wizyty za pomocą ctrl+Insert.
Pola służące określaniu kryterium wyświetlania
Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania wizyt na liście.
Właściciel. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według Właściciela wskazanego w filtrze.
Obsługa. Umożliwia filtrowanie wizyt według akronimu pracownika wskazanego na wizycie na
zakładce Ogólne, w polu Obsługa.
Kontrahent. Umożliwia filtrowanie wizyt według akronimu kontrahenta przypisanego do wizyty.
Typ. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według Typu wskazanego w filtrze. Typ wizyty określa się w
Słowniku kategorii dla CRM (moduł Administracja).
Stan. Na liście będą prezentowane tylko wizyty których stan jest taki, jak wskazany w tym polu.
Możliwe jest wybranie następujących stanów:
Niepotwierdzone – wyświetlone zostaną wszystkie wizyty znajdujące się w buforze.
Potwierdzone – wyświetlone zostaną wizyty, które zostały potwierdzone, ale żaden z
elementów nie ma zaznaczonego parametru: Wykonano oraz żaden z elementów nie ma
wybranego powodu niewykonania.
W realizacji – wyświetlone zostaną wszystkie wizyty, które mają stan: W realizacji. Taki
stan mają wizyty na których operator zaznaczył parametr: Wykonano na co najmniej
jednym elemencie wizyty lub co najmniej jeden element wizyty ma wybrany Powód
niewykonania.
Do realizacji – wyświetlone zostaną wszystkie wizyty o stanie: Potwierdzone oraz: W
realizacji.
Wykonane – wyświetlone zostaną wizyty zakończone z wybraną opcją: Wizyta wykonana.
Niewykonane – wyświetlone zostaną wizyty zakończone z wybraną opcją: Wizyta
niewykonana.
Odrzucone – wyświetlone zostaną wizyty odrzucone.
Anulowane – wyświetlone zostaną wizyty anulowane.
Zakończone – wyświetlone zostaną wizyty zakończone: Wykonane, Niewykonane i
Odrzucone.
Podczas anulowania wizyty handlowej automatycznie usuwane są powiązania z przejazdem dodanym
do wizyty.
Planowany termin. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według wskazanego zakresu czasowego.
Zakończono. Umożliwia filtrowanie listy wizyt według wskazanego terminu zakończenia wizyt.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.90
Rys. 7.62 Lista wizyt.
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Generuj wizyty] – umożliwia generowanie wizyt. Otwiera okno: Generowanie wizyt
[Dodaj wizytę] - otwiera okno: Wizyta, w celu dodania nowej wizyty.
[Podgląd] - otwiera okno: Wizyta, umożliwiając jej podgląd i modyfikację
[Usuń] - usuwa wskazaną na liście wizytę.
[Zamknij okno] - zamyka okno z Listą wizyt
Dodatkowo na zakłace Wg terminu znajdują się przyciski:
[Przesuń w górę] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą wizyt. Przesuwa
wizytę o jedną pozycję w górę.
[Przesuń w dół] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą wizyt. Umożliwia
przesunięcie wizyty o jedną pozycję w dół.
Przyciski Przesuń w górę/Przesuń w dół będą aktywne, jeżeli będą spełnione wszystkie poniższe
warunki:
Operator znajduje się na zakładce Wg terminu
Lista została zawężona do konkretnego pracownika
Ustawienie kursora wskazuje na wizytę o stanie „niezatwierdzona”
Istnieje nad wskazaną wizytą (czyli wizyta z wcześniejszym terminem) inna wizyta o
stanie niezatwierdzona”
Opcje dostępne w menu kontekstowym z poziomu listy wizty:
Dodaj
Zmień
Usuń zaznaczone
Odrzuć zaznaczone
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.91
Zatwierdź zaznaczone
Anuluj zaznaczone
Otwórz zaznaczone
Przykład: Operator przegląda wizyty danego pracownika ułożone w kolejności wg
terminu rozpoczęcia, a następnie chce zmienić kolejność sąsiadujących ze sobą wizyt np:
Wizyta A do kontrahenta K1 08:00 do 12:00 (czyli będzie trwać 4H)
Wizyta B do kontrahenta K2: 14:00 do 15:00 (czyli będzie trwała 1h, przy czym na
przebycie drogi od kontrahenta K1 do K2 dany pracownik ma 2H: taka jest przerwa
pomiędzy wizytami). Kierownik chce zmienić kolejność wizyt, tak aby pracownik
pojechał najpierw do K2, a potem do K1, wykonuje więc operację „przesuń w górę” na
wizycie B, w wyniku czego mamy:
Wizyta B od 08:00 do 09:00
Wizyta A do 11:00 do 15:00, zachowany zostaje więc zarówno zaplanowany czas
trwania poszczególnych wizyt, jak i czas na dojazd z jednej na druga wizytę. Może się
zdarzyć, że wizyta „poprzednia” jest anulowana, lub zakończona, wówczas zostanie
pominięta a „zamiana zostanie dokonana z wizytą, dla której ta operacja ma sens”.
7.22 Wizyta handlowa
Za pomocą dokumentu Wizyta handlowa można przygotować i realizować wizytę handlową.
Dokument można zarejestrować „ręcznie”, lub przy wykorzystaniu słownika elementów wizyt, lub
wzorca wizyty.
Dokument składa się z pięciu zakładek: Ogólne, Kontrahent, Nagłówek, Atrybuty, Załączniki.
Aby dodać nową Wizytę handlową, należy w oknie: Lista wizyt nacisnąć przycisk:
[Nowy].
Uwaga: Po dodaniu elementów za pomocą przycisku
nie można już importować
elementów wizyty za pomocą Wzorca wizyt. Przycisk
jest nieaktywny.
7.22.1
Wizyta handlowa, zakładka: Ogólne
Na zakładce dostępne są następujące pola i funkcje:
Obsługa – za pomocą przycisku
możliwe jest otwarcie Listy pracowników, z której
będzie można wskazać osobę obsługującą wizytę.
Nazwa – nazwa wizyty handlowej. Nazwa ta będzie wyświetlana na liście wizyt.
Kontrahent - Przycisk uruchamiający otwarcie listy kontrahentów i umożliwiający wybór
kontrahenta.
[Edycja kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta
głównego.
Uwaga: Przypisanie kontrahenta do wizyty będzie możliwe, tylko wtedy, gdy na definicji
dokumentu przypisany będzie dany rodzaj kontrahenta.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.92
Uwaga: Można zmienić lub wprowadzić kontrahenta na niezatwierdzonej wizycie
wyłącznie wtedy, jeżeli z żadnym elementem tej wizyty nie powiązano dotąd: zadania,
wątku, działania CRM, ankiety
Rys. 7.63 Wizyta, zakładka: Ogólne.
Wzorzec – pozwala określić wzorzec, na którym oparty jest dany dokument wizyty. Za pomocą
przycisku
możliwe jest otwarcie okna: Słownik wzorców wizyt, w celu wskazania
odpowiedniego wzorca. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej, na której nie ma
Elementów. Przycisku można użyć tylko jeden raz na jednej wizycie.
Uwaga: Można zmienić pracownika na niezatwierdzonej wizycie wyłącznie wtedy, jeżeli
z żadnym elementem tej wizyty nie powiązano dotąd: zadania, wątku, działania CRM,
ankiety.
Typ – typ wizyty handlowej. Typ należy zdefiniować w module Administrator w Słowniku kategorii
dotyczącej CRM - Typ wizyty.
Planowany termin – przycisk
otwiera okno z kalendarzem z możliwością wyboru
daty. Podczas ręcznego dodawania nowej wizyty podpowiada się data i godzina bieżąca.
Czas planowany – w polu prezentowany jest planowany czas realizacji wizyty.
Odrzucono – parametr umożliwiający odrzucenie dokumentu wizyty znajdującego się w buforze. Po
zaznaczeniu parametru wyświetla się akronim oraz data i godzina odrzucenia wizyty.
Czas realizacji – w polu prezentowana jest różnica pomiędzy terminem Do i terminem Od,
przeliczona na godziny. Pole to pojawia się na dokumencie wizyty potwierdzonej.
Przycisk
[Ustal termin] – przycisk ustala termin realizacji wizyty. Jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej, jeżeli zdefiniowano na niej pracownika i jeżeli czas realizacji wizyty jest większy od
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.93
zera. Po zmianie czasu realizacji (ręcznie przez operatora, lub wskutek zmiany daty Od/DO przycisk
zmienia wygląd na:
Uwaga: Jeżeli czas trwania wizyty jest większy od zera i wizyta, zgodnie z definicją
dokumentu, generuje zapis w terminarzu, wówczas po uruchomieniu przycisku system
odszuka pierwszy wolny termin pracownika przypisanego do wizyty trwający
przynajmniej tyle, ile wynosi czas realizacji wizyty, który zaczyna się nie później niż
termin Od wizyty i przesunie odpowiednio termin Od-Do wizyty. Podczas poszukiwania
tego terminu system uwzględni nie tylko kalendarz pracownika, ale również inne
zadania terminarza.
Zakończono – przycisk umożliwia zakończenie wizyty. Parametr można zaznaczyć na dokumencie
zatwierdzonym, na którym wykonano elementy oznaczone jako obowiązkowe, lub wpisano przyczyny
niewykonania elementów obowiązkowych. Po zaznaczeniu parametru Zakończono zostają wypełnione
pola z datą i godziną wykonania operacji oraz kodem operatora, który dokonał tej operacji.
Zaznaczenie parametru Zakończono uaktywnia do edycji parametry: Wizyta wykonana, Wizyta
niewykonana.
Wizyta wykonana – parametr określa realizację wizyty jako wykonanej Jest dostępny do edycji w
przypadku, gdy zaznaczono parametr Zakończono.
Wizyta niewykonana – parametr określa zakończenie wizyty jako niewykonanej i w praktyce
oznacza rezygnację z wizyty. Jest dostępny do edycji w przypadku, gdy zaznaczono parametr
Zakończono.
Okno Wizyty podzielone jest na dwie części. W panelu lewym jest prezentowana lista Elementów
wizyty, natomiast w panelu prawym szczegółowe informacje na temat poszczególnych elementów.
Okno elementów może zostać automatycznie wypełnione po wybraniu określonego wzorca wizyty,
który można wybrać w oknie Słownik wzorców wizyt, po naciśnięciu przycisku
.
Dla tych elementów wizyty, które oznaczone są jako Wymagane, w kolumnie Kod przed wartością
kodu jest wyświetlany znak wykrzyknika. Wykonane elementy wizyty są prezentowane w kolorze
bordowym.
W panelu lewym – Elementy, dostępne są przyciski:
[Przesuń w górę] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów
wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę.
[Przesuń w dół] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów wizyty.
Przesuwa element o jedną pozycję w dół.
[Dodaj element] - umożliwia dodanie lub zaimportowanie elementu wizyty.
[Podgląd] - otwiera okno elementu wizyty
[Usuń] - usuwa wskazany na liście element wizyty. Jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej.
Prawy panel okna Wizyta jest podzielony na dwie podzakładki: Ogólne oraz Opis Na zakładce Ogólne
są prezentowane kontekstowo szczegóły, związane z elementem wizyty, na który wskazuje ustawienie
kursora w lewym panelu.
Elementem wspólnym tej sekcji, niezależnym od tego, którego elementu dotyczą prezentowane dane
oraz na której podzakładce otwarte będzie okno, jest sekcja z checkboxem „Wykonano” oraz z
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.94
przyczynami niewykonania czynności. Pozostały obszar może być inny dla każdego elementu wizyty.
Różne tez są możliwe do wykonania operacje.
Na podzakładce Opis prezentowane są dwie sekcje zawierające pola opisowe:
Opis działania, na której prezentowany będzie opis zdefiniowany dla danego elementu
wizyty
Opis wykonania, w którym operator będzie mógł umieścić dowolna informację tekstową o
sposobie wykonania elementu wizyty.
7.22.2
Wizyta handlowa, zakładka: Kontrahent
Na zakładce: Kontrahent, wyświetlane są szczegóły danych kontrahenta wskazanego na zakładce
Ogólne wizyty, przepisane z karty kontrahenta. Dostawcę można wybrać poprzez wpisanie jego
akronimu lub wybór z listy otwieranej przyciskiem:
. Adres można wybrać z listy
adresów kontrahenta, otwieranej przyciskiem:
. Domyślnie przepisywany jest adres aktualny.
Na zakładce wyświetlane są następujące dane kontrahenta: Nazwa, NIP, Pesel, Plan kont, Regon.
[Edycja kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego
docelowego.
Rys. 7.64 Wizyta, zakładka: Kontrahent.
Na dokument można również wprowadzić osobę odpowiedzialną ze strony kontrahenta. Osobę
wybiera się spośród osób, przypisanych do kontrahenta w oknie: Karta kontrahenta, na zakładce:
Osoby. Istnieje możliwość wysyłania maila/kontaktu do Osoby za pomocą zdefiniowanych
komunikatorów
Za pomocą przycisku:
można również wskazać Opiekuna do dokumentu,
wybieranego z listy pracowników
7.22.3
Wizyta handlowa, zakładka: Nagłówek
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.95
Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w Konfiguracji systemu
Właściciel - Centrum struktury praw, do którego należy operator wystawiający dokument. Jeśli
operator należy do wielu centrów, przy tworzeniu dokumentu przepisywane jest domyślne
centrum operatora. W takim przypadku właściciela dokumentu można zmienić, wybierając
spośród tych, do których jest przypisany operator.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
dokumentem Wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis - dodatkowy opis dokumentu
Data wystawienia - data wystawienia dokumentu
Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument.
Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument
Rys. 7.65 Wizyta, zakładka: Nagłówek.
7.22.4
Wizyta handlowa, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do wizyty. Przypisanie atrybutów odbywa się na
ogólnych zasadach.
7.22.5
Wizyta handlowa, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wizyty. Możliwe jest tu umieszczanie
zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu
formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został
opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.96
7.23 Słownik wzorców wizyt
Słownik wzorców wizyt jest dostępny z menu Listy. W słowniku prezentowana jest lista Wzorów wizyt
zarejestrowanych w systemie. Pod listą znajduje się standardowy filtr oraz parametr Archiwalne, po
zaznaczeniu którego na liście wyświetlą się również te wizyty oznaczone jako archiwalne.
Dane prezentowane są w trzech kolumnach:
Kod – kod wzorca wizyty
Nazwa – nazwa wzorca wizyty
Typ – typ wzorca wizyty
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Dodaj wzorzec wizyty] - otwiera okno: Wzorzec wizyty, w celu dodania nowego wzorca
do Słownika wzorców wizyt.
[Podgląd] - otwiera okno: Wzorzec wizyty, umożliwiając jej podgląd i modyfikację.
[Usuń] – usuwa ze Słownika wzorca wizyt wskazany na liście Wzorzec wizyty.
[Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty.
Rys. 7.66 Słownik wzorców wizyt.
Okno umożliwia definiowanie wzorców wizyt, w oparciu o które operator będzie mógł szybko utworzyć
konkretne wizyty.
Jeśli wzorzec wizyty zostanie przypisany do oddziału mobilnego, wówczas nie jest możliwe jego
usunięcie.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.97
7.24 Wzorzec wizyty
7.24.1
Wzorzec wizyty, zakładka: Ogólne
Zakładka Ogólne Wzorca wizyty składa się z dwóch części. Jedna część dotyczy nagłówka dokumentu,
druga Elementów. Na zakładce dostępne są następujące pola:
Kod – kod wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa wzorca wizyty.
Typ – typ wzorca wizyty. Typy definiuje się w module Administrator w Słowniku kategorii dla CRM.
Czas realizacji – czas realizacji wzorca wizyty.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
dokumentem Wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis - dodatkowy opis dokumentu.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
W dolnej części okna prezentowana jest lista elementów wzorca wizyty. Elementy wymagane są
oznaczone wykrzyknikiem przed kodem elementu.
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Dodaj] – umożliwia dodanie elementu wzorca wizyty bądź importowanie elementu ze
Słownika elementów wizyt
[Podgląd] - otwiera okno: Element wzorca wizyty, umożliwiając podgląd i modyfikację.
[Usuń] - usuwa wskazany na liście element Wzorca wizyty.
[Przesuń w górę] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów
Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę.
[Przesuń w dół] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca
wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w dół.
[Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.98
Rys. 7.67 Wzorzec wizyty, zakładka: Ogólne.
7.24.2
Wzorzec wizyty, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Wzorca wizyty. Przypisanie atrybutów
odbywa się na ogólnych zasadach
Rys. 7.68 Wzorzec wizyty, zakładka: Atrybuty.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.99
7.24.3
Wzorzec wizyty, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca wizyty. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki)
Rys. 7.69 Wzorzec wizyty, zakładka: Załączniki.
7.25 Wzorce elementów wizyty handlowej
Wzorzec wizyty handlowej o kodzie HANDL zawiera osiem predefiniowanych elementów ze Słownika
elementów wizyt. Tymi elementami są: Przejazd, Zamówienia, Należności, Ankiety, Zadania,
Konwersacje, Kampanie, Inny. Do wzorca wizyty handlowej o kodzie HANDL istnieje również
możliwość dodania dodatkowych elementów, po wybraniu funkcji: Dodaj element przy przycisku:
.
Każdy z Elementów wzorca wizyty zawiera zakładki: Atrybuty i Załączniki.
Na zakładce Atrybuty istnieje możliwość przypisania atrybutów do Elementu wzorca wizyty.
Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.
Na zakładce Załącnziki możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca wizyty. Możliwe
jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną
dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób
dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki)
7.25.1
Wzorzec elementu wizyty: Przejazd
Ten typ elementu umożliwia rejestrowanie przejazdu samochodem służbowym, tj. rejestrowanie
licznika czy czasu przejazdu.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.100
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany.
Rys. 7.70 Wzorzec elementu wizyty: Przejazd, zakładka: Ogólne.
7.25.2
Wzorzec elementu wizyty: Zamówienia
Ten typ elementu umożliwia zarejestrowanie dokumentów w trakcie wizyty.
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.101
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Typy dokumentów – w oknie wyświetlają się typy dokumentów, które można związać przyciskiem
[Zwiąż dokument]. Na elemencie wizyty utworzonej w oparciu o ten wzorzec operator będzie
mógł zarejestrować wyłącznie jedne ze wskazanych we wzorcu typów dokumentu: Oferta sprzedaży,
Zamówienie sprzedaży, Faktura sprzedaży, Paragon, Wydanie zewnętrzne.
[Rozłącz dokument] – przycisk usuwa powiązanie wskazanego dokumentu z Elementem wzorca
wizyty.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest elementem wymaganym. Elementy wymagane
na wzorcu wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Rys. 7.71 Wzorzec elementu wizyty: Zamówienia, zakładka: Ogólne.
7.25.3
Wzorzec elementu wizyty: Należności
Ten typ elementu umożliwia przegląd należności kontrahenta i przyjmowanie zapłaty.
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.102
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Rys. 7.72 Wzorzec elementu wizyty: Należności, zakładka: Ogólne.
7.25.4
Wzorzec elementu wizyty: Ankiety
Ten typ elementu umożliwia udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące kontrahenta lub towarów.
Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.103
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Rys. 7.73 Wzorzec elementu wizyty: Ankiety, zakładka: Ogólne.
Na zakładce Ankiety możliwe jest przypisanie ankiety do elementu wzorca wizyty. Zakładka Ankiety
podzielona jest na trzy kolumny, w których prezentowane są informacje dotyczące Kodu, Nazwy i
Rodzaju ankiety.
Na zakładce Ankiety znajdują się przyciski:
[Dodaj] – umożliwia dodanie ankiety do elementu wzorca wizyty
[Podgląd] - otwiera okno: Ankieta, umożliwiając jej podgląd i modyfikację.
[Usuń] - usuwa wskazaną na liście ankietę
Po przyciśnięciu przycisku
otwiera się okno Ankieta, w którym za pomocą przycisku
można otworzyć okno z Definicją ankiet i wskazać odpowiednią ankietę, która ma być przepisana do
elementu wzorca wizyty. W oknie Ankieta można określić listę towarów, które staną się przedmiotem
ankiety i które w ramach tej ankiety należy ocenić. Aby wskazać takie towary należy użyć przycisku
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.104
[Przypisz towar]. Zostanie wówczas otworzona Lista towarów, na której można wskazać towary.
Aby odłączyć towary, należy wcisnąć przycisk
[Odłącz towar] – przycisk usuwa powiązanie
wskazanego towaru z ankietą.
Rys. 7.74 Ankiety
7.25.5
Wzorzec elementu wizyty: Zadania
Ten typ elementu umożliwia wykonywania zadań CRM związanych z danym kontrahentem.
Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Przypisz niezakończone zadania operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pól
Od i Do. Podczas dodawania elementu wizyty w oparciu o taki wzorzec system przypisze niewykonane
zadania pracownika przypisanego do wizyty, a związane z kontrahentem z tej wizyty, .we wskazanym
terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i Do jest określany w dniach.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.105
Rys. 7.75 Wzorzec elementu wizyty: Zadania, zakładka: Ogólne
Na zakładce Zadania możliwe jest przypisanie zadań do elementu wzorca wizyty. Zakładka Zadania
podzielona jest na trzy kolumny, w których prezentowane są: Tytuł zadania, Rodzaj zadania i
Priorytetu.
Na zakładce Zadania znajdują się przyciski:
[Dodaj] – umożliwia dodanie zadania lub importowanie zadania ze Słownika zadań
[Podgląd] - otwiera okno: Zadanie wzorca elementu wizyty, umożliwiając jego
podgląd i modyfikację.
[Usuń] - usuwa wskazane na liście zadanie.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.106
Rys. 7.76 Wzorzec elementu wizyty: Zadania, zakładka: Zadania
7.25.6
Wzorzec elementu wizyty: Konwersacje
Ten typ elementu umożliwia rejestrowanie oraz obsługę konwersacji związanych z kontrahentem.
Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Przypisz niezakończone wątki operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pól
Od i Do. Umożliwia przypisanie niezakończonych wątków operatora, a związanych z kontrahentem z
wizyty we wskazanym terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i Do jest określany w dniach.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.107
Rys. 7.77 Wzorzec elementu wizyty: Konwersacje, zakładka: Ogólne
7.25.7
Wzorzec elementu wizyty: Kampanie
Ten typ elementu pozwala na wykonywanie działań związanych z kampaniami CRM, w których
uczestniczy kontrahent z wizyty.
Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Przypisz niezakończone działania operatora - zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie
pól Od i Do. Umożliwia przypisanie niezakończonych działań wynikających z kampanii CRM operatora,
a związanych z kontrahentem z wizyty. we wskazanym terminie przed wizytą i po wizycie. Termin Od i
Do jest określany w dniach.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.108
Rys. 7.78 Wzorzec elementu wizyty: Kampanie, zakładka: Ogólne.
7.25.8
Wzorzec elementu wizyty: Inny
Na zakładce Ogólne dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wymagany - parametr określa czy dany element jest wymagany. Elementy wymagane na wzorcu
wizyty są oznaczone wykrzyknikiem.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.109
Rys. 7.79 Wzorzec elementu wizyty: Kampanie, zakładka: Ogólne.
7.25.9
Wzorzec elementu wizyty: Rejestrowanie dokumentów
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
Wymagany – parametr umożliwiający oznaczenie wzorca elementu jako wymagany. Po
zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej element będzie oznaczony
czerwonym wykrzyknikiem.
Typy dokumentów – obszar umożliwiający wiązanie dokumentów: WZ, FS, PA, OS. Po
zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej będzie można wygenerować, tylko
związane na wzorcu elementu, dokumenty.
Towary wymagane – obszar umożliwiający wiązanie towarów z listy towarów. Po zaimportowaniu
tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej i wygenerowaniu dokumentu pozyjce te będą
domyślnie podpowiadały się na dokumencie. Dodatkowo towary oznaczone parametrem ‘Wymagaj -
Tak’ nie będzie można usunąć z dokumentu ani zmniejszyć ilości poniżej ilości minimalnej. Towary
oznaczone parametrem ‘Wymagaj – Nie’ domyślnie pojawiją się na generowanym dokumencie, jednak
będzie istniała możliwość jego usunięcia.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.110
Rys. 7.80 Wzorzec elementu wizyty: Rejestrowanie dokumentów, zakładka: Ogólne.
7.25.10 Wzorzec elementu wizyty: Raport obecności towarów
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
Wymagany – parametr umożliwiający oznaczenie wzorca elementu jako wymagany. Po
zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej element będzie oznaczony
czerwonym wykrzyknikiem.
Raporty – obszar umożliwiający wiązanie raportów zdefiniowanych na liście: Definicje raportów i
obecności.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.111
Rys. 7.81 Wzorzec elemntu wizyty: Raport obecności towarów, zakładka: Ogólne.
7.25.11 Wzorzec elementu wizyty: Raport towarów konkurencji
Wzorzec: Raport towaró konkurencji jest zbudowany analogicznie w stosunku do wzorca:
Raport obecności towarów. Różnicą jest tylko rodzaj raportu jaki można powiązać z wzorcem.
7.25.12 Wzorzec elementu wizyty: Merchandising
Element ma na celu nakazanie Przedstawicielowi sprawdzenie ułożenia towarów na półkach w
odpowiedni sposób według zadanego zdjęcia.
Kod – kod Elementu wzorca wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wzorca wizyty.
Rodzaj – Rodzaj Elementu wzorca wizyty.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument a także data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument a także data modyfikacji.
Archiwalny – parametr umożliwiający archiwizację wzorca wizyty. Po zaznaczeniu pojawi się pole z
nazwą operatora oraz datą archiwizacji.
Wymagany – parametr umożliwiający oznaczenie wzorca elementu jako wymagany. Po
zaimportowaniu tego elementu do dokumentu Wizyty handlowej element będzie oznaczony
czerwonym wykrzyknikiem.
Wzory – obszar umożliwiający dodanie załącznika.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis działania - dodatkowy opis elementu.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.112
Rys. 7.82 Wzorzec elemntu wizyty: Merchandising, zakładka: Ogólne.
7.26 Słownik elementów wizyt
W Słowniku elementów wizyt znajdują się predefiniowane w module Administrator, w Słowniku
Kategorii dla CRM, Rodzaje elementu wizyty. Tymi predefiniowanymi elementami są: Przejazd,
Rejestrowanie dokumentu, Należności, Ankiety, Zadania, Konwersacje, Kampanie, Inny. Na podstawie
Słownika elementów wizyt można zbudować wzorzec wizyty lub konkretną wizytę.
Okno Słownik elementów wizyt można otworzyć poprzez wybranie go z odpowiedniej Listy w menu
modułu CRM, bądź poprzez wybranie z listy koło przycisku:
funkcji Importuj element.
Na formatce znajdują się następujące przyciski i funkcje:
[Dodaj] – umożliwia dodanie elementu do Słownika elementów wizyt bądź importowanie
elementu ze Słownika elementów wizyt
[Podgląd] - otwiera okno: Element wzorca wizyty, umożliwiając podgląd i modyfikację.
[Usuń] - usuwa wskazany na liście element Wzorca wizyty.
[Przesuń w górę] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów
Wzorca wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w górę.
[Przesuń w dół] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą elementów Wzorca
wizyty. Przesuwa element o jedną pozycję w dół.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.113
[Zamknij okno] - zamyka okno z Wzorcem wizyty
Archiwalne – parametr umożliwiający wyświetlenie na liście elementów wizyty oznaczonych jako
archiwalne.
Rys. 7.83 Słownik elementów wizyt.
7.27 Wzorzec elementu wizyty
7.27.1
Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Ogólne
Okno Wzorca elementu wizyty dodaje się po wciśnięciu przycisku
w oknie: Słownik elementów
wizyt.
Na zakładce: Ogólne, Wzorca elementu wizyty dostępne są następujące pola:
Kod – kod Wzorca elementu wizyty.
Nazwa – nazwa Wzorca elementu wizyty.
Rodzaj – Rodzaj elementu wizyty. Rodzaje elementu wizyty definiuje się w module Administrator w
Słowniku kategorii dla CRM. Predefiniowane rodzaje to: Ankiety, Kampanie, Konwersacje, Należności,
Przejazd, Rejestracja dokumentów, Zadania. Inny.
Archiwalny – parametr umożliwiający zarchiwizowanie wzorca elementu wizyty.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Element wymagany będzie
oznaczony na Wzorcu wizyty wykrzyknikiem.
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
dokumentem Wzorca wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę
wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.114
Opis działania - pole tekstowe, w który możliwe jest podanie informacji dodatkowych.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument, a także data utworzenia wzorca.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument, a także data
modyfikacji.
Rys. 7.84 Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Ogólne.
7.27.2
Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Wzorca elementu wizyty. Przypisanie
atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.115
Rys. 7.85 Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Atrybuty.
7.27.3
Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Wzorca elementu wizyty. Możliwe
jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną
dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób
dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.116
Rys. 7.86 Wzorzec elementu wizyty, zakładka: Załączniki.
7.28 Elementy wizyty
Wizytę można utworzyć na podstawie wzorca wizyty o kodzie HANDL. Zawiera ona następujące
predefiniowane w systemie elementy: Rejestracja dokumentów, Należności, Kampanie, Konwersacje,
Zadania, Ankiety, Przejazd. Oprócz nich istnieje możliwość dodawania własnych elementów. Elementy
są prezentowane za pomocą dwóch okien. W oknie lewym wyświetlane są kody i nazwy
poszczególnych elementów, natomiast w oknie prawym widać szczegóły podświetlonego w oknie
lewym elementu, z podziałem na dwie zakładki. Wszystkie elementy mają wspólną zakładkę o nazwie
Opis.
Do dokumentu wizyty można także dodać element niepredefiniowany
7.28.1
Element wizyty
7.28.1.1
Element wizyty, zakładka: Ogólne
Okno Element wizyty dodaje się po wybraniu funkcji Dodaj element, z listy rozwijanej przy przycisku
w oknie: Wizyta. Tego rodzaju element wizyty można dodać tylko na dokumencie
niezatwierdzonym.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.117
Rys. 7.87 Element wizyty, zakładka: Ogólne.
Na zakładce: Ogólne Elementu wizyty dostępne są następujące pola:
Kod – kod Elementu wizyty.
Nazwa – nazwa Elementu wizyty.
Rodzaj – Rodzaj elementu wizyty. Domyślnie jest wskazany: Inny
URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z
Elementem wizyty. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk:
[Zobacz
stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia
strony/dokumentu o podanym adresie.
Opis - dodatkowy opis dokumentu.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument oraz data utworzenia dokumentu.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument oraz data modyfikacji.
Wymagany – parametr określa czy dany element jest wymagany. Element wymagany będzie
oznaczony na Wizycie wykrzyknikiem.
7.28.1.2
Element wizyty, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Elementu wizyty. Przypisanie atrybutów
odbywa się na ogólnych zasadach.
7.28.1.3
Element wizyty, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących Elementu wizyty. Możliwe jest tu
umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność
w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania
załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.118
7.28.2
Element wizyty: Rejestracja dokumentów
Na tym elemencie prezentowana jest lista dokumentów zarejestrowanych w ramach realizacji tego
elementu wizyty. Istnieje również możliwość zarejestrowania nowych dokumentów. Typ dokumentu
możliwy do zarejestrowania jest uzależniony od dozwolonych typów przypisanych do tego elementu,
będą to mogły być: oferta sprzedaży, zamówienie sprzedaży, faktury sprzedaży, wydanie zewnętrzne i
paragon.
Okno elementu składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Opis oraz obszaru Towary wymagane.
Na zakładce Ogólne prezentowane są informacje dotyczące Rodzaju dokumentu, Daty wystawienia,
Wartości: Netto, Brutto (prezentowane w walucie systemowej), Nr u kontrahenta.
Na zakładce znajdują się przyciski i funkcje:
[Dodaj] – umożliwia dodanie dokumentu do elementu. Przycisk jest aktywny na wizycie
zatwierdzonej, niezakończonej, wyłącznie, jeżeli na wizycie został zdefiniowany
kontrahent.
[Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu.
[Usuń] - usuwa wskazany na liście dokument.
[Włącz/wyłącz sumowanie] – włączona funkcja wylicza sumę dla kolumny Wartość
Brutto/Netto.
Na liście: Towary wymagane prezentowane są towary wskazane wcześniej na elemencie wzorca:
Rejestracja dokumentów. W poszczególnych kolumnach prezentowane są: kod i nazwa towaru, ilość,
jednostka oraz informacja czy towar jest wymagany czy nie. Na dokumencie wygenerowanym z
poziomu elementu domyślnie pojawią się towary znajdujące się na liście, z możliwością usunięcia
towaru oznaczonego jako Wymagaj – Nie.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty.
Rys. 7.88 Element wizyty: Rejestracja dokumentów.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.119
7.28.3
Element wizyty: Należności
W elemencie Należności prezentowane są dane w podziale na dwie sekcje. W górnej sekcji
prezentowana jest lista nierozliczonych należności kontrahenta, którą można dodatkowo ograniczać do
tylko przeterminowanych, czy też z terminem płatności zawartym z określonych przedziale czasu, czy
też za pomocą konstruktora filtra. W dolnej sekcji prezentowana jest lista zarejestrowanych
dokumentów KP. W dolnej części można przyjmować zapłatę z górnego panelu. W górnej części okna
Należności prezentowana jest Lista nierozliczonych należności kontrahenta w podziale na kolumny:
Numer, Dokument, Data, Termin, Kwota, Pozostaje.
Dla tych płatności, których termin płatności już upłynął, data w kolumnie Termin jest prezentowana
na czerwono.
Pod listą należności, obok standardowego filtra znajdują się również dodatkowe filtry pozwalające na
zawężenie listy należności. Są to pola:
Okres – okres za jaki będą wyświetlane należności.
Tylko przeterminowane – po zaznaczeniu parametru listę płatności będzie ograniczona do
tych, dla których Termin już upłynął.
Waluta - po zaznaczeniu parametru listę płatności będzie ograniczona do tych, których waluta
będzie zgodna z tą wybraną w filtrze.
Rys. 7.89 Element wizyty: Należności
W górnej części okna ze szczegółami elementu znajdują się przyciski:
[Włącz/wyłącz sumowanie] – włączona funkcja wylicza sumę dla kolumny Wartość
Brutto/Netto
[Dodaj] – umożliwia przyjęcie zapłaty, tj zarejestrowanie dokumentu KP, ewentualnie
dokonania rozliczenia za pomocą opcji przy przycisku. Przycisk jest aktywny na wizycie
zatwierdzone, niezakończonej, wyłącznie, jeżeli na wizycie został zdefiniowany
kontrahent.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.120
W dolnej części okna Należności prezentowana jest lista zapisów kasowych powiązanych z danym
elementem wizyty, w podziale na kolumny: Numer, Numer kwitu, Dokument, Data, Kwota, Treść.
W dolnej części okna ze szczegółami elementu znajdują się przyciski i funkcje:
[Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu.
[Usuń] - usuwa wskazany na liście dokument.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty
7.28.4
Element wizyty: Kampanie
Do elementu wizyty: Kampanie można powiązać aktywne działania prowadzone na kampaniach CRM
wobec danego kontrahenta z wizyty tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł
dodatkowo wykonać działania wynikające z uruchomionych kampanii. Operacja wyżej wymienionego
wiązania polega bądź to na ręcznym wiązaniu tych działań poprzez wybór z listy działań
prowadzonych wobec kontrahenta bądź też dokonywana jest przez system za pomocą opcji „generuj”.
Użycie tej opcji spowoduje, że system przypisze do danej wizyty działania spełniające następujące
warunki: działania aktywne, z kontrahentem i jego adresem zgodnym z kontrahentem/adresem
wizyty, prowadzone przez operatora powiązanego z pracownikiem zdefiniowanym na wizycie i takie,
które nie zostały dotąd spięte do innej niezakończonej wizyty. Z tego poziomu istnieje możliwość
propagowania kontrahenta do kolejnego etapu kampanii, czy też zakończenie działania.
Rys. 7.90 Element wizyty: Kampanie
Szczegóły elementu Kampanie prezentowane są w kolumnach: Kategoria, Etap, Akwizytor, Osoba
kontrahenta, Data akcji, Data zakończenia, Kwota, Szansa.
Elementy w oknie mogą występować w następujących kolorach:
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.121
Dla tych działań, które nie są zakończone, a których data zakończenia upłynęła – data
taka jest prezentowana w kolorze czerwonym
Prospekty spropagowane – kampania i etap prezentowana na szaro
Prospekty zakończone sukcesem: kampania i etap prezentowana w kolorze zielonym
Prospekty zakończone porażką: kampania i etap prezentowana w kolorze czerwonym
W oknie znajdują się przyciski i funkcje:
[Propaguj do następnego etapu] – przycisk dostępny na wizycie zatwierdzonej,
niezakończonej. Propaguje kontrahenta do następnego etapu kampanii. Po naciśnięciu
przycisku: [Propaguj do wskazanego etapu] – rozwija listę etapów dostępnych dla
kontrahenta, z których może nastąpić propagacja.
[Podgląd] - umożliwia podgląd dokumentu.
[Dołącz] – służy dołączeniu działania CRM, np. Kampanii, do wskazanego w lewym
panelu etapu. Otwiera okno: Działania CRM. Przycisk jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej, na której jest przypisany kontrahent.
[Odłącz] – służy odłączeniu elementów od prospektów wizyty. Jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej.
[Przypisz niezakończone działania operatora] – przycisk dodaje prospekty kampanii, które
można przypisać na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej opereacji zakresu
czasowego za pomocą przycisków Od, Do.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty
7.28.5
Element wizyty: Konwersacje
Do elementu wizyty: Konwersacje można powiązać niezakończone wątki konwersacji związane z
kontrahentem z wizyty tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł przy okazji
zakończyć wątek. Operacja wiązania polega bądź to na ręcznym wiązaniu z listy wątków kontrahenta,
bądź też dokonywana jest przez system za pomocą stosownej opcji „generuj”. Użycie tej opcji
powoduje, że system przypisze do danej wizyty wątki spełniające następujące warunki:
niezakończone, związane z kontrahentem z wizyty, prowadzone przez operatora powiązanego z
pracownikiem zdefiniowanym na wizycie i takie, które nie zostały dotąd spięte do innej
niezakończonej wizyty. Dodatkowo z poziomu tego elementu można zarejestrować nowy wątek
konwersacji i to zarówno na wizycie niezatwierdzonej (operator przygotowujący wizytę rejestruje
nową sprawę, którą ma się zająć pracownik), jak i zatwierdzonej (pracownik wykonujący wizytę
rejestruje nową rozmowę w trakcie wykonywania wizyty).
Szczegóły elementu wizyty: Konwersacje prezentowane są w kolumnach: Tytuł, Data, Prowadzi,
Osoba kontaktowa.
W oknie znajdują się przyciski i funkcje:
[Dołącz] – służy dołączeniu konwersacji. Otwiera listę Konwersacji z kontrahentem
zgodnym z kontrahentem z wizyty CRM. Przycisk jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej, na której jest przypisany kontrahent.
[Odłącz] – służy do odłączenia elementów. Jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.122
Rys. 7.91 Element wizyty: Konwersacje
[Dodaj] – umożliwia dodanie do wątku elementu Zadania bądź Pozycji konwersacji.
[Dodaj wątek] - służy rejestracji nowego wątku konwersacji z klientem. Przycisk jest
aktywny na wizycie, na której zdefiniowano kontrahenta. Przycisk dostępny na wizycie
zatwierdzonej i niezatwierdzonej.
[Podgląd] - umożliwia podgląd formatki wątku/pozycji/zadania.
[Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję.
[Przypisz niezakończone wątki operatora] – przycisk dodaje wątki, które można przypisać
na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej operacji zakresu czasowego za pomocą
przycisków Od, Do.
Wątki zakończone - Jeżeli parametr będzie odznaczony, będą prezentowane wyłącznie wątki
niezakończone. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas prezentowane są wątki
niezakończone, jak i zakończone.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany.
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty.
7.28.6
Element wizyty: Zadania
Do elementu wizyty: Zadania można powiązać niewykonane zadania związane z kontrahentem
z wizytą tak, aby pracownik, który składa wizytę kontrahentowi mógł „przy okazji” je wykonać.
Wiązanie może być albo automatyczne przy dodaniu elementu, albo za pomocą przycisku z piorunem.
Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość dodania nowego zadania. Operacja dodania/usunięcia
zadania możliwa jest wyłącznie na wizycie niezatwierdzonej (operator przygotowujący wizytę dodaje
nowe zadania pracownikowi).
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.123
Rys. 7.92 Element wizyty: Zadania
Jeżeli operator będzie chciał zlecić pracownikowi zadanie nie związane z kontrahentem (bo np. na
wizycie nie będzie kontrahenta), wówczas może to wykonać za pomocą elementu wizyty o rodzaju
Inne.
Szczegóły elementu wizyty: Zadania prezentowane są w kolumnach: Tytuł, Rodzaj, Termin realizacji,
priorytet.
Elementy w oknie mogą mieć różne kolory:
Dla zadań wykonanych tytuł jest prezentowany w kolorze szarym
Zadania niewykonane, dla których termin Do już upłynął są prezentowane w kolorze
czerwonym
W oknie znajdują się przyciski i funkcje:
[Dodaj] – umożliwia dodanie Zadania bądź Importowania zadania ze Słownika zadań.
[Podgląd] - umożliwia podgląd formatki wątku lub zadania.
[Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję.
[Przypisz niezakończone zadania operatora] – przycisk dodaje zadania, które można
przypisać na wizytę. Istnieje możliwość wskazania do tej operacji zakresu czasowego za
pomocą przycisków Od, Do. Przycisk jest aktywny na wizycie niezatwierdzonej.
Stan – umożliwia wyświetlenie tylko zadań ze wskazanym stanem. Możliwe stany do wyboru
to: Do wykonania, Wykonane, Przeterminowane
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.124
Rodzaj – umożliwia filtrowanie listy zadań według wskazanego rodzaju. Dostępne rodzaje zadań to:
Wszystkie, E-mail, Fax, Komunikator, List, Notatka, Spotkanie, Telefon.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany.
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty
7.28.7
Element wizyty: Ankiety
Element wizyty: Ankiety składa się z dwóch części, dolnej i górnej.
W górnej części szczegółów elementu prezentowana jest lista ankiet, które należy wypełnić w trakcie
wizyty. Mogą to być zarówno ankiety towarowe tj. takie, w ramach których odpowiedzi udzielane są w
kontekście konkretnych towarów oraz ankiety ogólne, których pytania dotyczą kontrahenta, którego
dotyczy wizyta. Można tu również przypisać nową ankietę ogólną, czy też towarową.
Dolna część szczegółów elementu jest uzależniona od rodzaju ankiety, na którą wskazuje ustawienie
kursora w górnej części. Jeżeli wskazuje na ankietę ogólną, wówczas w dolnej części prezentowana
jest w formie drzewa lista pytań zgrupowana w grupy pytań (jak na zakładce Ankieta kontrahenta w
etapie kampanii). W przypadku ankiety „towarowej” w dolnej części prezentowana jest lista towarów
przypisana do danej ankiety, a w kolumnach pytania tej ankiety. W obu przypadkach na wizycie
zatwierdzonej w dolnej części możliwe jest udzielanie odpowiedzi na pytania metodą edit-in-place.
Szczegóły elementu wizyty: Ankiety prezentowane są w kolumnach: Kod, Nazwa, Rodzaj. Szczegóły
dodanej ankiety znajdują się w kolumnach Kod i Nazwa.
W oknie znajdują się przyciski i funkcje:
[Dodaj] – umożliwia dodanie ankiety do elementu. Przycisk jest aktywny na wizycie
niezatwierdzonej. Podnosi okno: Generowanie ankiet, w którym można wskazać ankietę,
która ma być przypisana do elementu.
[Podgląd] - umożliwia podgląd ankiety. Podnosi okno: Generowanie ankiet.
[Usuń] - usuwa wskazaną na liście pozycję.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany.
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.125
Rys. 7.93 Element wizyty: Ankiety
7.28.8
Element wizyty: Przejazd
W elemencie wizyty: Przejazd można zarejestrować przejazd samochodem, dokonywanym w ramach
wizyty. Operator może w elemencie podać: samochód (z listy dostępnych samochodów), rodzaj
przejazdu (ze słownika kategorii), datę i godzinę wyjazdy, miejsce, z którego wyjeżdża oraz stan
licznika w chwili wyjazdu, a także: datę i godzinę przyjazdu, miejsce przyjazdu, stan licznika po
przyjeździe.
Na tej podstawie system obliczy: Odległość, porównując ww stany licznika oraz Czas przejazdu,
porównując godzinę wyjazdu i przyjazdu.
Uwaga: System proponuje niektóre z wyżej wymienionych danych samodzielnie wg
zasady: Jeżeli dotąd nie zdefiniowano wyżej wymienionych danych wskazujących na tą
wizytę, wówczas system proponuje samochód (gdy jest to jedyny samochód przypisany
do pracownika z wizyty), rodzaj przejazdu (pierwsza wartość ze Słownika kategorii),
miejsce wyjazdu (zgodne z miejscem przyjazdu „najpóźniejszego” przebiegu danego
samochodu), stan licznika przed wyjazdem (zgodny z „największym” stanem końcowym
licznika z przebiegów danego samochodu), godziną przyjazdu (zgodną z godziną
wyjazdu), miejsce przyjazdu (zgodne z adresem kontrahenta z wizyty). Wszystkie ww
dane mogą zostać przez operatora zmienione.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.126
Rys. 7.94 Element wizyty: Przejazd
W oknie znajdują się następujące przyciski i funkcje:
- przycisk otwiera Listę samochodów, z której można wybrać samochód na
element wizyty. Po wyborze odpowiedniego samochodu w odpowiednich polach są
prezentowane: numer rejestracyjny, marka samochodu, model samochodu. Przycisk jest
dostępny na zatwierdzonej wizycie.
Rodzaj przejazdu – możliwość wyboru z listy odpowiedniego Rodzaju przejazdu. Rodzaj
przejazdu definiuje się w Słowniku kategorii dla Transportu
- w polach definiuje się datę i godzinę dla Wyjazdu/Przyjazdu. Można to zrobić
ręcznie lub za pomocą Kalendarza po wciśnięciu przycisku Data. Przycisk jest dostępny
na zatwierdzonej wizycie.
- [Pokaz na mapie] – przycisk aktywny po wypełnieniu pola GPS. Umozliwia wskazanie na
mapie planu podróży.
Wyjazd z: - określenie miejsca wyjazdu
Przyjazd do: - określenie miejsca docelowego przyjazdu
Stan licznika – stan licznika samochodu
Czas przejazdu – czas przejazdu, podawany w godzinach
Odległość – podawana w kilometrach odległość z miejsca Wyjazdu do miejsca Przyjazdu.
Pole jest automatycznie wyliczane na podstawie różnicy między Stanem licznika z pola Wyjazd, a
Stanem licznika z pola Przyjazd.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.127
[Przepisz adres] - Po jego uruchomieniu pole Przyjazd do zostanie wypełnione miastem i
ulicą adresu kontrahenta z wizyty
[Zapisz] – przycisk aktywny wyłącznie na wizycie zatwierdzonej. Zatwierdza dane
wprowadzone na elemencie wizyty: Przejazd.
Wykonano – zaznaczenie parametru określa dany element jako wykonany.
Powód niewykonania – powód niewykonania elementu wizyty
7.28.9
Element wizyty: Inny
Jeżeli operator będzie chciał zlecić pracownikowi zadanie nie związane z kontrahentem wówczas może
to wykonać za pomocą elementu wizyty o rodzaju Inne.
Element wizyty: Inne, prezentowany jest na jednej zakładce: Ogólne. Zakładka podzielona jest na
dwa okna:
Opis działania – opis działania elementu. Pole jest aktywne na wizycie niezatwierdzonej.
Opis wykonania – opis wykonania elementu. Pole jest aktywne zarówno na wizycie niezatwierdzonej
jak i zatwierdzonej.
Rys. 7.95 Element wizyty: Inny
7.28.10 Element wizyty: Raport obecności
Na elemencie wizyty: Raport obecności możliwe jest zarejestrowanie stanu obecności towarów. W
górnej zakładce prezentowana jest lista raportów obecności natomiast w dolnej lista towarów
przypisanych do zaznaczonego raportu z kolumnami: Ob., Kod i nazwa towaru, ilość, jednosta miary,
Cena Ekspozycja oraz Facing. Kolumny oznaczone gwiazdką oznaczają, że są to pola wymagane.
Po zatwierdzeniu wizyty oraz zaznaczeniu na liście towaru w kolumnie Ob. możliwe jest uzupełnienie
pozostałych wartości w poszczególnych kolumnach:
Ilość - wartości liczbowej,
JM – jednostki miar z listy jednostek zdefiniowanych na karcie towaru,
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.128
Cena – ceny towaru z dokładnością co do groszy,
Ekspozycja – wartości zdefiniowanej wcześniej w słowniku kategorii: Ekspozycje
towarów,
Facing – wartości liczbowej.
7.29 Generowanie wizyt
Okno Generowanie wizyt służy do generowania wielu wizyt naraz. Aby wygenerować wizyty należy
wskazać: listę kontrahentów, dla których mają zostać wygenerowane wizyty oraz ich kolejność,
pracownika, który ma zostać przydzielony do wizyt, wzorzec wizyty, na podstawie którego mają zostać
utworzone wizyty, datę od której mają być realizowane wizyty oraz zakres godzin w trakcie każdego
dnia, w którym mają być dokonywane wizyty. Operator, który generuje wizyty może także
zdecydować, czy podczas ustalania terminu na poszczególnych wizytach system ma brać pod uwagę
kalendarz oraz dostępność pracownika, przypisanego do wizyty.
Generowanie wizyt można oprzeć o konkretną trasę. Służy do tego przycisk
. W tym
wypadku lista kontrahentów, dla których mają zostać wygenerowane wizyty, ich adresy i kolejność
jest ustalona na podstawie elementów wskazanej trasy, a podczas ustalania terminu wizyt system
uwzględnia nie tylko czas trwania każdej wizyty, ale również czas dojazdu pomiędzy poszczególnymi
punktami wskazanej trasy.
Rys. 7.96 Generowanie wizyt.
W oknie znajdują się następujące przyciski i funkcje:
- przycisk otwiera okno Lista tras. Po wybraniu konkretnej trasy zostaje
wypełniona tabela z kontrahentami, którzy stanowią punkty tej trasy.
przycisk otwiera okno Lista pracowników, w którym można wskazać osobę
odpowiedzialną za obsługę wizyty.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.129
- przycisk otwiera okno Słownik wzorców wizyt, w którym można wskazać
wzorzec wizyty, w oparciu o który zostaną wygenerowane wizyty.
Termin Od Do – pola służą do określania Terminu, w jakim pracownik ma przeprowadzić
wizytę. Ustalanie terminu na generowanych wizytach będzie zależeć od parametru:
Uwzględniaj dostępność pracownika
Parametr Uwzględniaj dostępność pracownika jest wyłączony – system nie
sprawdza czy dany pracownik nie ma w tym samym czasie zdefiniowanych innych
zadań i czy wizyty będą zgodne z kalendarzem dostępnym w pracy
Parametr Uwzględniaj dostępność pracownika jest włączony - system uwzględnia
kalendarz pracownika wizyty oraz inne, zlecone mu zadania
Pokaż trasę (Google Maps) – umożliwia podgląd trasy zaplanowanych wizyt na Google
Maps.
[Przesuń w górę] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą kontrahentów.
Przesuwa kontrahenta o jedną pozycję w górę.
[Przesuń w dół] – umożliwia zmianę kolejności sąsiadujących ze sobą kontrahentów.
Umożliwia przesunięcie kontrahenta o jedną pozycję w dół.
[Dołącz] – służy dołączeniu kontrahenta. Otwiera okno Lista kontrahentów.
[Odłącz] – służy do odłączenia wskazanego kontrahenta.
[Podgląd] – umożliwia podgląd karty kontrahenta wskazanego na liście.
[Generuj] – służy do generowania wizyt w oparciu o wprowadzone informacje w oknie
Generowanie wizyt.
7.30 Lista planów sprzedaży
Okno wyświetla listę zarejestrowanych w systemie Planów sprzedaży. Aby otworzyć okno, należy:
z menu: Działania, wybrać podmenu: Plany sprzedaży lub
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk:
[Plany sprzedaży].
W oknie: Lista planów sprzedaży znajduje się jedna zakładka: Ogólne, w której wyświetlane są dane
w kolumnach: Nazwa, Okres Od Do, Typ, Stan.
Na zakładce znajdują się pola służące określaniu kryterium wyświetlania:
Filtr. Służy wyfiltrowaniu wyświetlania planów sprzedaży na liście.
Typ. Umożliwia filtrowanie listy planów sprzedaży według typu wskazanego w filtrze. Występują dwa
typy: Ilościowy i Wartościowy
Stan. Na liście będą prezentowane tylko zadania, których stan jest taki, jak wskazany w tym
polu. Możliwe wartości to: Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Anulowany
Data obowiązywania. Umożliwia filtrowanie listy planów sprzedaży według wskazanej daty
obowiązywania.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.130
Rys. 7.97 Lista planów sprzedaży
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności
[Dodaj plan] - otwiera okno: Plan sprzedaży, w celu dodania nowego planu.
[Podgląd] - otwiera okno: Plan sprzedaży, umożliwiając jego podgląd i modyfikację.
[Usuń] - usuwa wskazany na liście Plan sprzedaży.
[Zamknij] - zamyka wskazany na liście plan.
7.31 Plan sprzedaży
7.31.1
Plan sprzedaży, zakładka: Ogólne
Rys. 7.98 Plan sprzedaży, zakładka: Ogólne.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.131
Na zakładce Ogólne Planu dostępne są następujące pola:
Nazwa – nazwa planu sprzedaży.
Typ – typ planu sprzedaży: Wartościowy, Ilościowy. Istnieje możliwość określenia planowanej
wartości sprzedaży albo planowanej ilość towarów (bez określenia jednostki).
Okres – wskazany okres, którego dotyczy plan sprzedaży
Opis - dodatkowy opis dokumentu.
Data utworzenia – data utworzenia dokumentu. Przycisk otwiera Kalendarz, na którym
można wybrać dowolną datę.
Utworzył - nazwa operatora, który utworzył dokument.
Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument..
7.31.2
Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci
Na zakładce Kontrahenci prezentowana jest lista kontrahentów oraz grup powiązanych z planem
sprzedaży. Dane o kontrahentach prezentowane są w kolumnach: Akronim, Nazwa, Miasto.
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności:
[Dołącz] – służy dołączeniu kontrahenta lub grupy kontrahentów do planu sprzedaży.
Otwiera listę kontrahentów. Przycisk jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży.
[Odłącz] – służy do odłączenia elementów od planu sprzedaży. Jest aktywny na
niezatwierdzonym planie.
[Podgląd] – podnosi kartę kontrahenta do podglądu i edycji.
[Dołącz do etapu] – dołącza wskazanego kontrahenta do etapu w kampanii.
Rys. 7.99 Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci.
7.31.3
Plan sprzedaży, zakładka: Towary
Na zakładce Towary prezentowana jest lista towarów oraz grup towarów powiązanych z planem
sprzedaży. Na zakładce wyświetla się Kod i Nazwa towarów.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.132
Rys. 7.100 Plan sprzedaży, zakładka: Kontrahenci
Przyciski służące wykonywaniu poszczególnych czynności:
[Dołącz] – służy dołączeniu towaru lub grupy towarów do planu sprzedaży. Otwiera listę
towarów. Przycisk jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży.
[Odłącz] – służy do odłączenia elementów od planu sprzedaży. Jest aktywny na
niezatwierdzonym planie.
[Podgląd] – podnosi kartę towaru do podglądu i edycji.
7.31.4
Plan sprzedaży, zakładka: Rejony
Na zakładce Rejony prezentowane są dwie podzakładki: Rejony i Realizacja.
Na podzakładce Rejony prezentowana jest lista rejonów dodanych na plan sprzedaży w formie drzewa
według struktury rejonów. Informacje prezentowane są kolumnach:
Rejon – rejon, który uwzględnia plan sprzedaży
Plan – planowana wartość lub ilość sprzedaży w danym rejonie. Wartość bądź ilość jest przypisana
dla każdego rejonu osobno.
Uwaga: Wartość w rejonie nadrzędnym jest sumą wartości rejonów podrzędnych, przy
czym można ją ustalić na poziomie wyższym od tej sumy. Wartość całego planu jest
sumą wartości dla poszczególnych rejonów.
Realizacja - W kolumnie tej prezentowana jest łączna ilość (dla planów ilościowych) lub wartość (dla
planów wartościowych) wyliczona na podstawie elementów prezentowanych na podzakałdce
Realizacja, z podziałem na poszczególne rejony. W przypadku rejonów, dla których istnieją na planie
podrejony ilość (bądź wartość) ta zostanie policzona jako suma ilości (wartości) tych podrejonów,
uzupełniona o transakcje dokonane z kontrahentami należącymi wprost do tego rejonu.
Realizacja % - wyrażona procentowo realizacja planu
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.133
Podczas edycji wartości na „podrejonie” system sprawdza, czy na planie występuje
rejon nadrzędny dla tego rejonu. Jeżeli tak, wówczas sprawdza, czy zdefiniowana dla
niego wartość nie jest mniejsza od sumy wartości na jego „podrejonach”. Jeżeli tak jest,
wówczas automatycznie ją koryguje. Operator może zmienić wartość rejonu
nadrzędnego, jednak do poziomu nie mniejszego niż suma wartości „podrejonów”.
Rys. 7.101 Plan sprzedaży, zakładka: Rejony/Rejony
Na podzakładce Rejony dostępne są przyciski:
[Dołącz] – służy dołączeniu rejonu do planu sprzedaży. Otwiera Listę rejonów. Przycisk
jest aktywny na niezatwierdzonym planie sprzedaży.
[Odłącz] – służy do odłączenia rejonów od planu sprzedaży. Jest aktywny na
niezatwierdzonym planie.
[Podgląd] – podnosi kartę towaru do podglądu i edycji.
[Wylicz realizację planu] – przycisk dostępny na planie zatwierdzonym. Dostępny jest z
opcją dla zamówień bądź faktur. Po jego uruchomieniu system wylicza wielkość bądź to
zamówień, bądź wielkość sprzedaży zrealizowaną przez poszczególne rejony i wyświetla
ją w dodatkowej kolumnie oraz ustala Realizację % planu dla każdego rejonu.
Podzakładka Realizacja jest dostępna na planie zatwierdzonym i prezentuje listę zamówień lub faktur
sprzedaży, które realizują plan, to znaczy zostały zarejestrowane w terminie określonym na planie, na
kontrahentów zdefiniowanych na planie, a należących do rejonów planu i na towar, zdefiniowany na
planie. Lista tych elementów jest prezentowana po uruchomieniu opcji „Wylicz realizację planu”
Dane na zakładce są prezentowane w kolumnach: Dokument, Data wystawienia, Kontrahent, Rejon,
Towar.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.134
Rys. 7.102 Plan sprzedaży, zakładka: Rejony/Realizacja
Na podzakładce Realizacja dostępne są przyciski i funkcje:
[Wylicz realizację planu] – przycisk dostępny na planie zatwierdzonym. Dostępny jest z
opcją dla zamówień bądź faktur. Po jego uruchomieniu system wylicza wielkość bądź to
zamówień, bądź wielkość sprzedaży zrealizowaną przez poszczególne rejony i wyświetla
ją w dodatkowej kolumnie oraz ustala Realizację % planu dla każdego rejonu.
[Włącz/Wyłącz sumowanie] – sumuje pozycje w kolumnie Ilość i Wartość netto
[Podgląd] – podnosi wskazany dokument do podglądu.
Filtr - Służy wyfiltrowaniu wyświetlania danych na liście.
Właściciel – wyświetla dokumenty, których właścicielem jest wskazane centrum struktury
praw
7.31.5
Plan sprzedaży, zakładka: Atrybuty
Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do Planu sprzedaży. Przypisanie atrybutów
odbywa się na ogólnych zasadach
7.32 Wydatki pracowników
W systemie istnieje możliwość zarejestrowania wydatków związanych z wizytami oraz
spotkaniami pracowników z kontrahentami. Każdy pracownik ma możliwość wprowadzenia kosztu,
który poniósł w trakcie podróży służbowej, a także powiązania takiego wydatku z dokumentem
wprowadzonym już do systemu oraz z konkretnym kontrahentem. Jeśli wydatek jest związany z
samochodem, będzie można powiązać taki koszt z istniejącym już w systemie samochodem. Podobnie
ma się rzecz z wizytą handlową.
7.32.1
Lista wydatków pracowników
Lista wydatków pracowników dostępna jest w modułach: CRM, Sprzedaż, Księgowość.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.135
Rys. 7.103 Lista wydatków pracowników
W oknie: Wydatki pracowników prezentowana jest lista wydatków w następujących
kolumnach: Pracownik, Data, Rodzaj wydatku, Wartość, Dokument, Kontrahent.
Na liście znajdują następujące funkcje:
Filtr – standardowy konstruktor filtra,
Pracownik – przycisk otwiera listę pracowników, po wyborze pracownika w pole obok
wpisywany jest akronim pracownika, a lista jest filtrowana, pojawiają się na niej tylko
wydatki związane wybranym pracownikiem,
Wizyta – lista rozwijana z opcjami: Wszystkie, Wybrane. Umożliwia wyświetlanie
wydatków związanych z konkretnymi wizytami bądź wszystkie,
Rodzaj wydatku – lista rozwijalna z możliwością wyboru rodzaju,
Lista za – parametr umożliwiający filtrowanie wydatków według miesiąca i roku.
7.32.2
Wydatek pracownika
W oknie: Wydatek pracownika możliwe jest zarejestrowanie wydatku.
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.136
Rys. 7.104 Wydatek pracownika
W oknie: Wydatek pracownika dostępne są następujące przyciski i funkcje:
Pracownik – przycisk wywołuje Listę pracowników, z której można wybrać z jakim
pracownikiem będzie powiązany dany koszt. Domyślnie w polu podpowiada się
akronim pracownika powiązanego z aktualnie zalogowanym operatorem,
Rodzaj wydatku – lista rozwijalna, złożona ze zdefiniowanych w Słowniku kategorii
wartości,
Wartość – w polu istnieje możliwość wpisania wartości wydatku; jeżeli wydatek
pracownika jest powiązany z dokumentem wówczas wartość tego dokumentu jest
wyświetlana w tym polu (nie ma wtedy możliwości wpisania większej wartości niż jest
na dokumencie),
Dokument – z listy rozwijalnej istnieje możliwość powiązania wydatku z następującymi
dokumentami: Dokument z rejestru VAT, Faktura zakupu, Nota memoriałowa;
wydatek można połączyć tylko z jednym dokumentem,
Kontrahent – przycisk otwiera listę kontrahentów, z której można wybrać kontrahenta,
Wizyta – przycisk otwiera listę wizyt, z której można wybrać wizytę,
Data – w polu można wpisać datę poniesienia wydatku; przycisk Data powoduje
otworzenie kalendarza,
Procent i Brutto – pola dotyczące powiązanego dokumentu z wydatkiem; jeśli nie
wybrano dokumentu pola Procent i Brutto są wyszarzane,
Samochód – przycisk otwiera listę samochodów, z której można wybrać samochód,
Opis – pole w którym istnieje możliwość krótkiego zapisu wydatku.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.137
7.33 Scenariusze działań
7.33.1
Jak dodać nową kampanię
Tworzenie nowej kampanii odbywa się w oknie: Lista kampanii. Aby dodać kampanię, należy:
nacisnąć przycisk:
[Nowy]. Zostanie w ten sposób otworzone okno: Edycja
kampanii,
wypełnić okno: Edycja kampanii zgodnie ze wskazówkami, zawartymi w rozdziale: 7.6
Okno: Edycja kampanii.
Po wprowadzeniu danych w oknie: Edycja kampanii, zapisać je, przez naciśnięcie
przycisku:
[Zapisz zmiany].
Nowa kampania zostanie wyświetlona na liście w oknie: Lista kampanii. Do
zarejestrowanej kampanii można dodawać etapy. Dopóki kampania nie zostanie
zakończona, będzie ona wyświetlana w kolorze czarnym, natomiast po jej zakończeniu
w kolorze szarym.
7.33.2
Jak utworzyć nowy etap kampanii
Etap kampanii jest jej podstawową częścią. Etapy kampanii następują po sobie. Tworzenie etapów
może się odbywać w trakcie tworzenia kampanii. Należy zwrócić uwagę, że zarejestrowane w ten
sposób etapy można modyfikować w trakcie dalszej pracy, co sprzyja elastyczności działań. Etapy
mogą być również dodawane do zarejestrowanej kampanii.
Tworzenie etapów kampanii następuje w otwartym oknie: Edycja kampanii, na zakładce Ogólne. Aby
dodać nowy etap, na zakładce należy nacisnąć przycisk:
[Nowy]. Zostanie otworzone okno: Etap
kampanii. W otwartym oknie, należy wprowadzić dane zgodnie z opisem w rozdziale: 7.9 Etap
kampanii. Możliwe jest również zaimportowanie etapu ze słownika etapów za pomocą polecenia:
Importuj etap, uruchamianego spod przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji].
7.33.3
Jak dodać kontrahenta do etapu kampanii
Przyłączanie kontrahenta do etapu kampanii odbywa się w oknie: Edycja kampanii, na zakładce:
Etapy. Kontrahentów dołącza się do dowolnego etapu. Aby dołączyć kontrahenta do etapu kampanii,
należy:
w oknie: Edycja kampanii, na zakładce Etapy zaznaczyć (lewym klawiszem myszy) etap,
do którego ma zostać przyłączony kontrahent.
Po zaznaczeniu etapu, nacisnąć przycisk:
[Dołącz kontrahenta]. Zostanie w ten
sposób otworzone okno: Kontrahenci (Rys. 7.105).
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.138
Rys. 7.105 Kontrahenci.
W oknie należy wybrać kontrahenta, jaki ma zostać dołączony do etapu (lewym
klawiszem myszy), a następnie nacisnąć przycisk:
[Wybierz]. Zostanie wyświetlone
okno: Domyślna osoba odpowiedzialna. Okno to umożliwia wybór operatora
prowadzącego kontrahenta w kampanii.
Osoba odpowiedzialna. Ustalana jest ona na podstawie wypełnienia osoby odpowiedzialnej z karty
kontrahenta (karta pracownika) oraz powiązania pomiędzy operatorem i pracownikiem zdefiniowanym
w konfiguracji stanowisk. Osoba może być pobrana:
z karty kontrahenta - jeżeli zostanie wybrana ta opcja, to zostanie przypisany
operator powiązany z pracownikiem zdefiniowanym w konfiguracji stanowisk.
z karty akwizytora - na podstawie osoby odpowiedzialnej za akwizytora
dodawanego kontrahenta (akwizytor musi być kontrahentem).
operator - można wskazać osobę odpowiedzialną z listy operatorów. Wybór
następuje po naciśnięciu przycisku:
[Wybór z listy].
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.139
Rys. 7.106 Wybór domyślnej osoby odpowiedzialnej.
W oknie: Domyślna osoba odpowiedzialna znajdują się również opcje:
Dołącz do etapu - pole to pozwala na zmianę etapu, do którego ma zostać
dołączony kontrahent.
Akwizytor - pole umożliwia wprowadzenie akwizytora dla kontrahenta. Użycie
przycisku
[Wybór z listy] otwiera okno: Lista akwizytorów,
zawierające spis zarejestrowanych w systemie akwizytorów.
Osoba – lista osób przypisanych do wskazanego Akwizytora.
Po wybraniu osoby odpowiedzialnej, etapu oraz ewentualnie akwizytora, należy
zatwierdzić wybór, przez naciśnięcie przycisku:
[Zatwierdź]. Kontrahent zostanie
przypisany do, wskazanego wcześniej, etapu i wyświetlony na zakładce: Etapy w oknie:
Edycja kampanii.
Jeżeli kontrahent został już wcześniej przypisany do danego etapu i kampania nie ma
ustawionej opcji: Wielokrotne dodawanie kontrahenta, zostanie wyświetlony komunikat,
informujący o tym zdarzeniu (Rys. 7.107).
Rys. 7.107 Komunikat informujący o uprzednim przypisaniu kontrahenta do danego etapu.
7.33.4
Jak propagować kontrahenta do następnego etapu kampanii
Propagacja kontrahentów odbywa się po zakończeniu wykonywania czynności związanych z danym
etapem kampanii. Propagacja może odbywać się dla pojedynczego kontrahenta lub dla wielu
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.140
kontrahentów naraz. Propagacji można dokonać w oknach: Edycja kampanii (na zakładce: Etapy),
Kampanie operatora, Działania CRM.
Aby dokonać propagacji, należy:
zaznaczyć kontrahenta (lub kontrahentów), jacy mają zostać propagowani do
wskazanego etapu,
nacisnąć przycisk:
[Propaguj do następnego etapu] lub
nacisnąć przycisk: [Propaguj do wskazanego etapu] i, z rozwiniętej w ten sposób listy
etapów, wybrać etap, do którego ma być propagowany kontrahent.
Kontrahent propagowany z etapu zostanie wyświetlony na liście kontrahentów, przypisanych do etapu
(z którego został propagowany) w kolorze szarym. Będzie on miał wtedy status: nieaktywny.
Kontrahent propagowany do zadanego etapu, na liście kontrahentów propagowanych do danego
etapu, wyświetlony będzie kolorze czarnym, co wskazuje na status: Aktywny.
7.33.5
Jak przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii
Przeniesienie kontrahenta do następnego etapu może odbywać się przez propagację do następnego
lub wskazanego etapu (Rozdział: 7.33.4) lub przez przeniesienie do innego etapu (nie tylko
kolejnego). Przeniesienia takiego można dokonać w oknach: Edycja kampanii (na zakładce: Etapy) i
Działania CRM.
Aby przenieść kontrahenta do innego etapu kampanii, należy:
zaznaczyć kontrahenta lub kontrahentów, którzy mają zostać przeniesieni o innego
etapu,
nacisnąć przycisk:
[Przenieś do innego etapu] (Rys. 7.108).
Następnie należy wypełnić okno: Przeniesienie kontrahenta.
Przenieś do etapu. W tym polu należy wskazać etap, do którego ma zostać przeniesiony
kontrahent.
Zakończenie. Po zaznaczeniu opcji „Zakończenie” możliwe jest wskazanie Sukcesu lub Porażki i
wybór kodu zakończenia.
Dopóki nie zostanie zaznaczony parametr „Zakończenie” to na liście etapów (Przenieś do etapu)
wyświetlane są tylko późniejsze niż bieżący (domyślnie wyświetlany jest kolejny). Po zaznaczeniu opcji
„Zakończenie” pokazywane są wszystkie etapy. Jeżeli operacja jest wykonywana z ostatniego etapu
wówczas w oknie Przenieisienie kontrahenta automatycznie zaznaczana jest opcja „Zkończenie”, bez
możliwości odznaczenia.
Jeżeli w oknie Przeniesienie kontrahenta nie zostanie zaznaczone „Zakończenie”, ale jedynie wskazany
inny etap wówczas:kontrahent zostanie oznaczony jako „nieaktywny” (na liście pojawi się w kolorze
szarym) w etapie, z którego wykonywana jest operacja przeniesienia. Kontrahent zostanie dodany do
wskazanego przy przenoszeniu etapu. W nowo utworzonym oknie kontrahenta w etapie wyświetlany
jest kod etapu, z którego został przeniesiony. Kod etapu jest widoczny w oknie „Edycja stanu
kontrahenta” w każdym kolejnym etapie aż do zakończenia wystąpienia kontrahenta w tej kampanii.
Kod zakończenia. W polu należy wskazać kod porażki. Listę kodów definiuje się w oknie: Słowniki
kategorii (moduł: Administrator).
Prowadzący etap. W tej części następuje wybór osoby prowadzącej etap, do wyboru: z karty
kontrahenta, z karty akwizytora, Operator.
Akwizytor. W polu następuje wybór akwizytora.
Po wybraniu akwizytora wyświetlana jest w polu Osoba lista osób przypisanych do akwizytora.
Osoba. W polu istnieje możliwośc wskazania osoby przypisanej do kontrahenta – akwizytora.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.141
Rys. 7.108 Przeniesienie kontrahenta.
Po wypełnieniu okna: Przeniesienie kontrahenta, należy je zapisać, naciskając przycisk:
[Zatwierdź]. Kontrahent zostanie przeniesiony do innego etapu kampanii.
Po zaznaczeniu etapu, z którego został przeniesiony, będzie nadal wyświetlony na liście,
ale w kolorze czerwonym.
7.33.6
Jak zarejestrować nowy kontakt
Aby zarejestrować nowy kontakt należy:
otworzyć okno: Konwersacja (Rys. 7.52). W tym celu należy:
w oknie: Edycja stanu kontrahenta (Rys. 7.28) na zakładce: Konwersacje nacisnąć
przycisk:
[Dodaj wątek] lub
w oknie: Lista konwersacji operatora (Rys. 7.50), nacisnąć przycisk:
[Dodaj
wątek].
W oknie: Konwersacja, wypełnić dane zgodnie z opisem w rozdziale 7.17.1 Konwersacja.
Po wprowadzeniu danych, należy je zapisać, naciskając przycisk:
[Zapisz zmiany].
Nowy kontakt zostanie wyświetlony na liście interwencji, w oknie: Lista konwersacji. Jeśli w oknie:
Konwersacja, zostanie zaznaczone pole: Sprawa zamknięta, wtedy na liście tej, kontakt zostanie
zaznaczony symbolem:
.
Do zarejestrowanego kontaktu można dodawać nowe zadania lub nowe pozycje konwersacji.
7.33.7
Jak dodać nową pozycję konwersacji
Aby zarejestrować nową pozycję konwersacji, należy:
otworzyć okno: Pozycja konwersacji z klientem (53). W tym celu należy:
w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.50), zaznaczyć na liście zarejestrowany kontakt
i nacisnąć przycisk:
[Dodaj] lub
w oknie: Konwersacja (Rys. 7.52) nacisnąć przycisk:
[Dodaj];
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.142
okno: Pozycja konwersacji z klientem, wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale 7.17.1.1
Pozycja konwersacji z klientem;
po wprowadzeniu danych należy je zapisać, naciskając przycisk:
[Zapisz zmiany].
Zapisana pozycja zostanie wyświetlona na liście interwencji, w oknie: Lista konwersacji, oraz w oknie:
Konwersacja (do której zostanie dodana), w części: Elementy.
7.33.8
Jak wygenerować zadanie dla operatora
Wygenerować zadanie można na dwa sposoby:
Generacja automatyczna
W oknie: Edycja kampanii, na zakładce: Etapy, należy zaznaczyć kontrahenta, z którym ma zostać
wykonane zadanie, a następnie nacisnąć przycisk:
[Generuj zadania dla zaznaczonych]. Zadanie
zostanie wyświetlone w oknie: Lista zadań. Otwarcie okna: Zadanie do wykonania (Rys. 7.55),
następuje po zaznaczeniu zadania na liście i naciśnięciu przycisku:
[Karta zadania]. Aby dokonać
takiej operacji, kontrahent musi mieć przypisanego operatora prowadzącego w etapie
(zdefiniowanego w konfiguracji, lub podczas przyłączania kontrahenta do etapu).
Generacja zwykła
Aby dokonać generacji zwykłej, należy:
otworzyć okno: Zadanie do wykonania (Rys. 7.55). Należy w tym celu wykonać jedną z
następujących operacji:
W oknie: Lista zadań nacisnąć przycisk
[Dodaj zadanie].
w oknie: Lista konwersacji (Rys. 7.50), zaznaczyć kontakt, do którego zostanie
dodane zadanie i za pomocą przycisku
[Rozwija menu dostępnych opcji]
znajdującego się obok przycisku
[Dodaj] wybrać opcje dodawania nowego
zadania.
w oknie: Konwersacja, na zakładce: Ogólne za pomocą przycisku [Rozwija menu
dostępnych opcji] znajdującego się obok przycisku
[Dodaj] wybrać opcje
dodawania nowego zadania..
Okno wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale: 7.19.1 Zadanie do wykonania. Okno:
Zadanie do wykonania.
Po wprowadzeniu danych, należy je zapisać, naciskając przycisk:
[Zapisz zmiany].
Jeżeli zadanie zostanie zakończone, wtedy w oknie: Lista konwersacji, zostanie ono oznaczone
symbolem:
.
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.143
Spis ilustracji
Rys. 7.1 Menu i pasek narzędzi modułu: CRM. ..............................................................................7.8
Wersja 2013.1
Moduł: CRM
7.144
Moduł: CRM
Wersja 2013.1
7.145
Rys. 7.107 Komunikat informujący o uprzednim przypisaniu kontrahenta do danego etapu. ........ 7.139
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
Comarch ERP XL 2013 1 Obieg dokumentów
Comarch ERP XL 2013 1 Typ interfejsu
Comarch ERP XL 2013 1 Administrator oddziałów
Comarch ERP XL 2013 1 Kadry
Comarch ERP XL 2013 1 Serwis i remonty
Comarch ERP XL 2013 1 Zamówienia
Comarch ERP XL 2013 1 Serwis
Comarch ERP XL 2013 1 Sprzedaż detaliczna
Comarch ERP XL 2013 1 Import
Comarch ERP XL 2013 1 Środki trwałe
Comarch ERP XL 2013 1 Obieg dokumentów
Comarch ERP XL 2013 1 Typ interfejsu
Zmiany techniczne oraz przygotowanie do konwersji bazy w wersji Comarch ERP XL 2013 7 new
Wymagania minimalne Comarch ERP XL 2013
Comarch ERP XL BI Migracja do wersji 2013 7
Comarch ERP Optima 2013 0 1 O!XL PiK
więcej podobnych podstron