Konferencja prasowa - planowanie, organizacja, korzyści

Konferencja prasowa, jako jeden z najważniejszych czynników komunikowania się przedsiębiorstwa z
mediami stanowi istotny element w funkcjonowaniu firmy. Dobrze zorganizowane spotkanie z udziałem
dziennikarzy, podczas którego bezpośrednio przedstawiciel (rzecznik prasowy) jakiejś instytucji, bądź
organizacji udziela wywiadu albo składa przygotowane wcześniej oświadczenie dotyczące określonej sprawy,
może przyczynić się do stworzenia pozytywnego wizerunku z mediami a przede wszystkim z klientami.
Konferencja prasowa jest zatem idealną formą przekazywania opinii publicznej informacji za pomocą środków
masowego przekazu. Należy jednak pamiętać, iż nie należy organizować konferencji prasowej, jeżeli nie ma się
nic istotnego do powiedzenia.
Ważnym elementem od którego należy zacząć organizowanie konferencji prasowej, jest jej perfekcyjne
zaplanowanie. Planowanie dotyczy jednego z najistotniejszych etapów konferencji, mianowicie stworzenia
budżetu i określenia kosztów. Dobra konferencja prasowa nie odbędzie się, jeżeli organizator nie zadbał
wcześniej o odpowiednią salę konferencyjną, nie przygotował zaproszeń, nie wynajął pomieszczeń
konferencyjnych oraz nie określił kosztów logistyki i obsługi.
Żadna konferencja prasowa nie może być zaaranżowana bez ówczesnego uzgodnienia i zorganizowania
miejsca, w którym ma się ona odbyć. Należy tu wspomnieć, iż wybór odpowiedniej sali konferencyjnej wiąże
się z wieloma trudnościami. Istotne jest, aby uwzględnić takie czynniki jak: łatwy dojazd, odpowiednia
infrastruktura, miejsca parkingowe czy choćby dobra akustyka sali. Miejsce to powinno również być
rezerwowane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie
odpowiadające nam sale są już zajęte. Kolejną, lecz równie istotna kwestią, jest przygotowanie materiałów
prasowych oraz zadbanie by osoba prowadząca konferencje była merytorycznie przygotowana do wystąpienia
oraz orientowała się w harmonogramie konferencji. Jeżeli pragniemy by nasze przedsiębiorstwo było
pozytywnie odebrane przez dziennikarzy należy przygotować wersje elektroniczną materiałów prasowych
(najczęściej na płycie CD) oraz zadbać by znalazły się w niej zdjęcia, którymi dziennikarze mogliby
zilustrować swój artykuł. Materiały prasowe dzielimy na tak zwane backgrounder, czyli te rozdawane przed
konferencją celem zapoznania się z tematyką spotkania oraz te rozdawane po konferencji, które będą
podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.
Ważne jest również, aby zorganizować dla dziennikarzy poczęstunek i stoliki prasowe, aby podczas
kuluarowych spotkań mogli zdobyć wypowiedzi uczestników konferencji. Po przeprowadzonej konferencji
istotne jest, aby wysłać materiały prasowe nieobecnym dziennikarzom.
Organizacja konferencji prasowej jest pracochłonna i wymaga przeznaczenia na nią sporo czasu i wysiłku. Jest
to jednak niczym w porównaniu z korzyściami, jakie niesie ze sobą perfekcyjnie zorganizowane spotkanie
prasowe. Przekazanie istotnych informacji, zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy, promocja
przedsiębiorstwa w mediach, komunikowanie się z obecnymi jak również z potencjalnymi klientami to tylko
nieliczne z korzyści, jakie płyną z zorganizowania konferencji prasowej. Władza mediów jest potężna, więc
organizując konferencje prasową należy pamiętać, aby dziennikarze odebrali naszą firmę pozytywnie.

Zaproszenie na konferencję prasową

MINISTERSTWO ZDROWIA

RZECZNIK PRASOWY

Paweł Trzciński

Warszawa, 25 września 2007 r.

ZAPROSZENIE

Serdecznie zapraszam

na konferencję prasową

podsumowującą 2-letnią działalność resortu zdrowia

z udziałem

ministra zdrowia Zbigniewa Religi

i Kierownictwa Ministerstwa Zdrowia.

Konferencja odbędzie się:
27 września 2007 (czwartek) o godz. 11.00
w Zabrzu ul. Wolności 345A (róg ul. Sienkiewicza), w siedzibie Fundacji Rozwoju Kardiochirurgii, sala Sympozjalna.

Paweł Trzciński

Rzecznik Prasowy

Ministra Zdrowia