Konferencje prasowe

Małgorzata Dudzik, Magdalena Dębska

Co to jest konferencja
prasowa?

Konferencja prasowa to

bezpośrednia forma nawiązywania
kontaktu z mediami.

Rodzaje konferencji
prasowych:



Klasyczna
konferencja
prasowa



Spotkanie prasowe



Briefing



Przyjęcie prasowe

Jak zorganizować konferencję prasową,
aby odniosła pożądany skutek?

Podstawowe decyzje
dotyczące każdej
konferencji

1) Przyczyny

Wewnętrzne:



Nowy element oferty

towarowej lub obsługi



Nowy program działanie



Nowości techniczne i

technologiczne



Udoskonalony produkt



Jubileusz działalności



Wykład znanej osobistości



Walne zgromadzenie



Nowy budynek, zakład, filia



Nowa forma prawna

organizacji



Inwestycja

Zewnętrzne:



Publiczna krytyka



Zainteresowanie mediów



Programy rządowe



Publiczna dyskusja na

tematy dotyczące

działalności podobnych

firm

2) Cel



Poszerzenie wiedzy



Poinformowanie otoczenia,
wyjaśnienie faktów



Przekonanie do nowego produktu,
polityki, zamierzeń



Zmiana nastawienia otoczenia

3) Budżet

Co wpływa ja wielkość budżetu?



rodzaj ewentualnej imprezy towarzyszącej konferencji



rodzaj podawanego posiłku



rozmiary i forma materiałów pisemnych



ewentualne tłumaczenie materiałów i treści na języki

obce



ewentualne wykorzystanie obcych organizatorów

spotkania, samodzielne organizowanie lub zlecenie

zorganizowania



ewentualne upominki i dowóz zaproszonych

uczestników



ceny wynajmu : lokalu ,urządzeń wystroju sali,

obsługi



liczba uczestników

4) Lista uczestników

Zależy od: tematu, celu, możliwości i finansowych organizatora.
1)



prasa i redakcja ogólna/fachowa ;

działające na skalę centralna/regionalna, lokalna ;
dzienniki/ tygodniki, miesięczniki, kwartalniki



dziennikarze radiowi i telewizyjni



dziennikarze mniej przychylni organizacji

2)
konferencje merytoryczne /
konferencje prasowe z uroczystym poczęstunkiem
3)
kartoteka dziennikarzy ,aktualizowana
4)
nie tylko przedstawiciele mediów ale także zwolennicy naszej

firmy

5) Termin

Należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:



czy w danych dniu nie będą miały miejsca

inne konkurencyjne spotkania , wydarzenia

społeczne , polityczne



z jaką częstotliwością zwołuje się konferencje

- konferencje cotygodniowe - na

początku tygodnia

- comiesięczne - w

pierwszym tygodniu miesiąca

- dla dziennikarzy z dzienników - na

początku dnia

- dla dziennikarzy z tygodników - na

początku tygodnia

6) Czas trwania

Szanuj czas dziennikarzy!

Maksymalnie 2 godziny

7) Miejsce



łatwy dostęp dla gości



infrastruktura potrzebna organizatorom i

uczestnikom (dostęp do komputerów ,

telefonów, faksów),



dobra akustyka sali, dobre oświetlenie



zapewnienie miejsc siedzących podczas

konferencji



parking w razie potrzeby



atrakcyjne, niestandardowe miejsce

konferencji



zapewnienie lokalu, jeśli przewidujemy

poczęstunek

8) Zaproszenia



imię ,nazwisko, tytuł osoby zapraszanej



nazwa firmy organizatora



dokładny termin



godzina rozpoczęcia



miejsce spotkania



temat i powód zwołania konferencji



plan konferencji



dane osoby odpowiedzialnej za kontakt

z uczestnikami konferencji ( tel.

kontaktowy )

9) Część merytoryczna



Referenci główni – osoby cenione i

kompetentne

•

Znajomość głównych tematów

•

Sprawne posługiwanie się językiem

•

Wzbudzający zaufanie

•

Naturalni, sympatyczni, z poczuciem humoru



Referenci pomocniczy – fachowcy i
specjaliści

w danej branży

9) Część merytoryczna



Styl wypowiedzi

NIE może być:

•

Napuszony

•

Żargonem zawodowym

Nie może zawierać zwrotów:

•

Typu „najlepszy”, „idealny”, itp.

•

Obcojęzycznych

9) Część merytoryczna



3 podstawowe zasady kontaktów z
dziennikarzami:

•

Wiarygodność

•

Otwartość

•

Kompletność informacji

Niewskazana jest zbytnia

tajemniczość.

9) Część merytoryczna



Części konferencji:

•

Wstęp – 5 min.

•

Informacje o głównym temacie – max 10 min.

•

Najwięcej czasu na pytania

•

Należy przewidzieć czas dla fotoreporterów

9) Część merytoryczna



Techniki audiowizualne

•

Pomagają przemawiającemu

•

Uławiają odbiorcą zrozumienie

•

Uatrakcyjniają przekaz

9) Część merytoryczna



Materiały

•

Jasne

•

Zrozumiałe

•

Jednoznaczne

•

Niezbyt obszerne

•

Rzetelnie i starannie
przygotowane



Kiedy wręczać
materiały?

•

Razem z zaproszeniami

•

Przy wejściu na
konferencję

•

Po konferencji

10) Zadania techniczno-
organizacyjno-
administracyjne



Opracowanie i wydrukowanie materiałów



Ustalenie odpowiedzialności za realizację zadań



Zorganizowanie stanowisk recepcyjnych



Zadbanie o stronę techniczną konferencji:

• Przyjmowanie gości

• Tłumaczenie, nagłośnienie

• Podział zadań

• Terminarz przygotowań

• Materiały dla nieobecnych
dziennikarzy

• Zezwolenia

• Terminowy zwrot urządzeń

• Transport uczestników

• Upominki

• Posiłek (niekoniecznie)

• Zatrudnienie hostess
(niekoniecznie)

11) Zadania do wykonania
po konferencji prasowej



Wysłanie materiałów



Wypełnienie obietnic



Ocena spotkania



Sprawozdanie



Podziękowania



Zwrot urządzeń, opłaty

Dziękujemy