Etapy ewidencjonowania kosztów

2.1. Etapy ewidencji i rozliczania kosztów

„Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności eksploatacyjnej możemy podzielić na

cztery etapy:

Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie

sprawozdawczym w układzie rodzajowym.

Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie

dokumenty źródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty

wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.

Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie

rodzajowym na”

1

:

- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych

-

koszty zakupu,

-

koszty działalności podstawowej

-

koszty zarządu

-

koszty sprzedaży

W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów

rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.

Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:

1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:

-

„Koszty zakupu” – bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,

-

„Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” – inne pozycje kosztów rozliczanych w

czasie.

2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są

ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki

1

J. Matuszewicz, Rachunkowość, WsiP, warszawa 1993, s. 95.

gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te

ewidencjonują w następujący sposób:

-

koszty bezpośrednie produkcji podstawowej – na koncie „Produkcja podstawowa”,

-

koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej – na koncie „Koszty

wydziałowe”,

-

bezpośrednie koszty fazy zbytu – na koncie „Koszty sprzedaży”,

3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego

– na koncie „Produkcja pomocnicza”,

4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu

dotyczące bieżącego okresu – na koncie „Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe)”.

Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów

sprawozdawczych.

W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie

zarejestrowane na kontach „Koszty zakupu”, i „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów”.

Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów

poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.

Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w

ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem

rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych

wyrobów i usług.

Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą

swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad

ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki

prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki

gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla

zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.

Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i

przyniesie korzyści.

Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy

zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki

sprawozdawcze.

2

Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie

spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch

podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym – „Koszty według rodzajów i ich

rozliczenie” oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5 – „Koszty według typów

działalności i ich rozliczenie”

2

.

Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:

a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)

b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)

c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego

funkcjonujących w obrębie zespołu 7 – „Przychody oraz koszty związanie z ich

osiągnięciem”, a nawet na koncie „Wynik finansowy” (ma to miejsce rzadziej).

Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych

przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o

rachunkowości.

3

W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć

wstępnie wprost na koncie – „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” w korespondencji z

kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego

sprzedaży.

Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać

niezbędnych danych do:

-

podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,

-

zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.

Prawie we wszystkich firmach ponoszone koszty działalności operacyjnej są najpierw

księgowane w układzie rodzajowym (zespół 4).

Powiązanie kont układu rodzajowego kosztów z różnymi kontami ukazuje rysunek 2.1.

RYSUNEK 2.1.

Ewidencja kosztów w ciągu roku obrotowego

2

T.Nauniuk, Uproszczona ewidencja kosztów, „Serwis F-K”,nr 10/69, s. 14.

3

ibid., s. 14

3

http://notatek.pl/etapy-ewidencjonowania-kosztow?notatka