Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym
Stosowanie takiego wariantu ewidencji i rozliczania kosztów pozwala na uzyskanie najszerszego zakresu informacji w celu prowadzenia analizy i kontroli ponoszonych kosztów działalności operacyjnej. Układ ten daje bowiem możliwość analizy kosztów zarówno pod względem ich struktury rodzajowej, jak i pod kątem ich celowości. Przy jednoczesnym ewidencjonowaniu kosztów działalności operacyjnej w dwóch układach konto 490 - Rozliczenie kosztów działalności jest "łącznikiem" między układem rodzajowym i funkcjonalnym. Za jego pomocą przenosi się koszty zaewidencjonowane w układzie rodzajowym na konta zespołu 5 - tylko te dotyczące bieżącego okresu, lub na koszty przyszłych okresów. Po zakończeniu każdego miesiąca rozlicza się koszty zgrupowane na kontach zespołu 5. Koszty zarządu i działalności pomocniczej rozlicza się na poszczególne rodzaje działalności podstawowej. Koszty wydziałowe natomiast obciążają koszty produkcji. Po rozliczeniu kosztów działalności pomocniczej, kosztów zarządu i kosztów wydziałowych dokonuje się rozliczenia kosztów działalności podstawowej. W części stanowiącej koszt wytworzenia wyrobów gotowych obciąża się nimi konto 580 - Rozliczenie kosztów działalności lub 600 - Wyroby gotowe, lub Koszt własny produktów - w zależności od przyjętego sposobu ewidencji. Koszty uzyskania przychodów jako element rachunku podstawy opodatkowania
Przedstawione elementy rachunku kosztów mogą stanowić podstawę analizy ekonomicznej - mogą być wykorzystane do badania rentowności prowadzonej działalności, poszczególnych jej typów czy też poszczególnych produktów. Koszty nie są jednak jedynie elementem rachunku ekonomicznego. Są one także elementem rachunku podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Ewidencja kosztów według wariantu trzeciego polega na ich wstępnym wykazaniu na kontach zespołu „4”, a następnie na ich przeniesieniu na konta zespołu „5”. Przeksięgowanie kosztu z jednego układu na drugi jest możliwe dzięki zastosowaniu konta „Rozliczenie kosztów”, utworzonego przez podział pionowy wszystkich kont układu rodzajowego kosztów. Przenoszone z układu rodzajowego koszty są księgowane po stronie kredytowej tego konta i zgodnie z zasadą podwójnego zapisu – po stronie debetowej odpowiedniego konta zespołu „5”. Strona debetowa konta „Rozliczenie kosztów” służy do ewentualnych korekt oraz przeksięgowania zapisów na konto: „Koszt wytworzenia sprzedanych produktów” pod datą kończącą rok obrotowy. Konto „Rozliczenie kosztów” może wykazywać saldo końcowe debetowe albo kredytowe, które na koniec roku obrachunkowego jest przenoszone na odpowiednią stronę konta wynik finansowy(wariant porównawczy). Saldo końcowe debetowe oznacza, że w danym okresie powstały zapasy. Saldo końcowe kredytowe wskazuje,że sprzedano zapasy pochodzące z wcześniejszych okresów.
Przeksięgowanie z jednego układu kosztów na drugi można dokonywać dwojako:
Na bieżąco- oznacza to, że każdą operację gospodarczą dotyczącą ewidencji kosztów księguje się dwukrotnie na podstawie tych samych dokumentów źródłowych: ujmując koszty według rodzajów, a następnie według nośników i miejsc powstawania.
Raz na koniec miesiąca na podstawie rozdzielników albo arkuszy rozliczeniowych. Są to zestawienia miesięczne kosztów wynikające z sumowania jednorodnych dokumentów źródłowych sporządzane odrębnie dla poszczególnych rodzajów kosztów.
Na odpowiednim koncie zespół „4” księguje się powstały koszt. Koszt ten następnie jest przenoszony na odpowiednie konto zespołu „5”, o ile nie wymaga rozliczenia w czasie. Koszty podlegające rozliczeniu w czasie są ewidencjonowane na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Z konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” na konta zespołu „5” zostaje w drugiej kolejności przeksięgowana rata kosztu przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy. Dalsze rozliczenia kosztów sprowadzają się do ustalenia kosztu własnego sprzedaży. W tym celu należy rozliczyć koszty wydziałowe, co w konsekwencji prowadzi do określenia kosztu sprzedanych produktów. Koszt wytworzenia sprzedanych produktów oblicz się stosując odpowiednią metodę kalkulacji. Przeniesienie na konto „Koszt wytworzenia sprzedanych produktów „ kosztu wytworzenia produktów sprzedanych, kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów sprzedaży pozwala ustalić wysokość kosztu własnego sprzedaży.
Ewidencja i rozliczanie kosztów przebiega, zatem w następujących etapach1:
Etap 1 – Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym.
Etap 2– Przeksięgowanie kosztów niewymagających rozliczenia w czasie na kontach zespołu „5”, a kosztów wymagających rozliczenia w czasie na konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Etap 3 – Rozliczenie kosztów podlegających rozliczeniu w czasie.
Etap 4 – Rozliczenie kosztów wydziałowych i ustalenie kosztu wytworzenia produktów.
Etap 5 – Ustalenie kosztu własnego sprzedaży.
Tabela 4.
ZASTOSOWANIE POSZCZEGÓLNYCH WARIANTÓW EWIDENCJI KOSZTÓW2
| wariant | zastosowanie | Zalety |
|---|---|---|
| 1 | W jednostkach prowadzących niewielką działalność o charakterze jednorodnym, bez rozbudowanej struktury organizacyjnej z wieloma komórkami. | Dostarcza informacji o charakterze i rodzaju powstających kosztów bez dodatkowych komplikacji przeliczeniowych. |
| 2 | Podmioty gospodarcze prowadzące działalność różnego typu: produkcyjno-przemysłową, budowlaną, usługową, handlową. | Umożliwia ustalenie wyników działalności na poszczególnych typach działalności, podaje strukturę powstałych kosztów dla potrzeb kalkulacji, przyporządkowuje koszty miejscom, w których one powstały (ważne przy rozbudowanej strukturze organizacyjnej jednostki gospodarczej). |
| 3 | Najczęściej znajduje zastosowanie w jednostkach dokonujących ewidencji kosztów wg typów działalności. Przeważnie dotyczy tych podmiotów, które są zainteresowane informacjami o kosztach w układzie kont zespołu „5” kosztów, równocześnie wymogi sprawozdawcze obligują je do składania sprawozdań z kosztów wg rodzaju. | Zapewnia szeroką i w miarę bogatą informację o kosztach danego podmiotu. Daje dobre warunki prezentacji kosztów przez ich przedstawienie w układzie rodzajowym z równoległym ukazaniem, kto przyczynił się do ich powstania. |