MB_SIZ_w3_Dokumenty

Wykład 4

ANALIZA DOKUMENTÓW

PRZEDMIOT ANALIZY

DOKUMENTY ORGANIZACJI s

sformalizowanym odzwierciedleniem
zachodz

cych w niej procesów realnych,

decyzji i działa

, a w ich wyniku zmian

maj

tkowych, organizacyjnych,

osobowych itp.

PRZEDMIOT ANALIZY

OBIEG DOKUMENTÓW który uwzgl

dnia:

• przepisy prawne dotycz

ce zakładu oraz

prowadzenia i przechowywania
dokumentacji,

• przepisy dotycz

ce planowania i

sprawozdawczo

ci,

• wymagania wewn

trzne organizacji,

• system przekazu informacji (technologia).

INFORMACJE IDENTYFIKUJ

DOKUMENT

• dane o wystawiaj

cym

(dział, stanowisko)

• data wystawienia,

• okre

lenie adresata,

• okre

lenie sprawy jaka jest przedmiotem

dokumentu (nazwa dokumentu),

• wskazanie identyfikatora

(np. liczba dziennika

korespondencji),

• wskazanie osoby lub przedstawiciela

jednostki wystawiaj

cej dokument

(podpis)

INNE CECHY DOKUMENTU

• wskazanie osób sprawdzaj

cych,

kontroluj

cych i zatwierdzaj

cych

dokument,

• wskazanie adresatów kopii

dokumentu,

• powołanie si

na inne dokumenty,

• zał

czenia innych dokumentów itp.

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W

ORGANIZACJI

OBSZAR STOSOWANIA

• dokumenty ogólne, stosowane

przez ró

ne jednostki organizacyjne,

• dokumenty specjalistyczne

komórek organizacyjnych

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

cd.

• dokumenty przychodz

ce z

zewn

trz zakładu,

• dokumenty wychodz

ce na

zewn

trz zakładu,

• dokumenty wewn

trzne

MIEJSCE UTWORZENIA I PRZEZNACZENIA

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

ZAKRES FUNKCJONALNY

•

dokumenty wewn

trzne: zarz

du,

magazynowe, finansowo-ksi

gowe,

zaopatrzenia i zbytu, transportu i innych,

•

dokumenty zewn

trzne: planowanie,

sprawozdawczo

ść

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

ZAKRES FUNKCJONALNY

oraz

•

dokumenty rozliczenia z bud

etem, z

dostawcami i odbiorcami,

•

korespondencja z władzami
administracyjnymi, politycznymi, z
pracownikami itp.

•

dokumentacji produkcyjna (własna i
zewn

trzna).

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

RELACJA DO DZIAŁA

•

poprzedzaj

ce, zabezpieczaj

procesy realne,

•

potwierdzaj

ce konkretne działania i

stany: dokumentacja magazynowa,
kasowa, inwentaryzacyjna itp.

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

RELACJA DO DZIAŁA

•

dokumentacja skutków czynno

ci i

działa

, dokumentacja zbiorcza,

syntezy i analizy,

•

dokumentacja sprawozdawcze,
informacyjna itp.

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

SPOSÓB SPORZ

DZENIA

• na bazie wzorów (druków)

znormalizowanych, typowych,
stosowanych w całym kraju,

• na bazie wzorów (druków)

wewn

trznych zakładu,

• dokumenty opracowywanych

jednorazowo (np. korespondencja).

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW

ZAWARTO

ŚĆ

INFORMACYJNA

(NAJWA

NIEJSZA KLASYFIKACJA)

• ILO

CIOWE

(raporty, rejestry),

• JAKO

CIOWE

(notatki, instrukcje,

regulaminy, informacje na tablicy ogłosze

PROCEDURA FORMALNA

WYSTAWIANIA I OBIEGU

DOKUMENTU

PROCEDURA OBIEGU

Faza I.

Tworzenie dokumentu i nadanie
mu mocy obowi

zuj

cej.

PROCEDURA OBIEGU

Faza I.

1. Wystawienie (wypisanie).
2. Sprawdzenie dokumentu pod

wzgl

dem formalnym.

3. Sprawdzenie dokumentu pod

wzgl

dem merytorycznym.

4. Sprawdzenie pod wzgl

dem

rachunkowym.

5. Zatwierdzenie dokumentów.

PROCEDURA OBIEGU

Faza II.

Cyrkulacja dokumentu i
dystrybucja jego kopii

PROCEDURA OBIEGU

Faza II

1. Weryfikacja zapisów w dokumencie

z danymi rzeczywistymi.

2. Realizacja b

odmowa realizacji

czynno

ci lub działa

wymienianych

w dokumencie.

3. Potwierdzenie lub potwierdzenia

wykonania czynno

ci.

4. Rozdział kopii potwierdzonych

dokumentów według ich przeznaczenia.

PROCEDURA OBIEGU

Faza III.

Gromadzenie,
przechowywanie i
likwidacja dokumentu.

PROCEDURA OBIEGU

Faza III

1. Odnotowanie realizacji czynno

ci okre

lonych

w dokumencie.

2. Oryginał dokumentu lub jego kopie staj

zał

cznikami do innego dokumentu.

3. Odło

enie dokumentu do akt (dokument nie

jest zał

cznikiem do innego dokumentu).

4. Składowanie (przechowywanie) dokumentów

w poszczególnych jednostkach i w archiwum.

5. Likwidacja dokumentów po obowi

zkowym

okresie ich przechowywania.

ZASADY ANALIZY

DOKUMENTÓW

DOKUMENTY ILO

CIOWE

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ILO

CIOWYCH

Formularze

•

Zebra

wzory wszystkich typów formularzy

dokumentów stosowanych w organizacji
(zarówno oficjalnych jak i nie)

•

Sklasyfikowa

dokument

•

Sporz

dzi

opis ZAWARTO

INFORMACYJNEJ dokumentu: pola i grupy
pól danych, ich nazwy, zakresy i format
warto

ci, interpretacja itp.

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ILO

CIOWYCH cd

Formularze cd

•

Spisa

zasady poprawnego

wypełniania i dystrybucji formularzy;

•

Do wzorów pustych doł

czy

wzory

wypełnione i porówna

wzorzec z

rzeczywistymi sposobami
wypełnienia.

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ILO

CIOWYCH cd

Dokumenty wypełnione
• kompletno

ść

wypełniania,

• rzeczywista dystrybucja kopii

dokumentu,

• wyst

powanie "nieoficjalnych"

formularzy wykorzystywanych
regularnie.

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

JKO

CIOWYCH

•

Przegl

dokumenty pod k

tem

wyra

zawieraj

cych wskazówki,

zasady realizacji działa

;

•

Przegl

dokumenty pod k

tem relacji

my/organizacja - oni/klienci;

•

Sporz

dzi

list

powtarzaj

cych si

dokumentach wyra

okre

laj

cych to

co dobre i złe;

•

Zlokalizowa

, o ile wyst

puje, rodzaj

poczucia humoru.

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ARCHIWALNYCH

•

Dokona

podziału danych na pewne

podklasy i wykona

krzy

owe

porównania (analizy porównawcze)
redukuj

ce liczb

bł

dów (nie

cisło

ci) .

•

Porówna

raporty dotycz

ce tych

samych zjawisk wykonane przez ró

nych

analityków zewn

trznych (lub przez

kogo

z organizacji).

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ARCHIWALNYCH

•

Zauwa

ewentualne tendencyjno

wynikaj

ce z decyzji o zachowaniu i/lub

zniszczeniu cz

ęś

ci raportów.

•

innych metod np. wywiadów czy

obserwacji dla uzupełnienia obrazu
organizacji i zweryfikowania analiz
porównawczych

PRZYKŁADOWE RODZAJE

DOKUMENTÓW

•

Podanie

•

Wniosek

•

Lista

•

Skorowidz

•

Rejestr – Ewidencja

•

Kartoteka

•

Protokół

•

Notatka słu

bowa.

Dokument jako

ciowy

…

Dokument ilo

ciowy

cd.

…