Wykład 2

CZ I.

WYWIAD

1

2

TEMATYKA WYWIADÓW

WYWIAD pozyskujący informacje jest

ukierunkowaną rozmową ze ściśle

PRZEDMIOTEM WYWIADU SĄ:

określonym celem, prowadzoną w formie

• opinie rozmówcy,

pytań i odpowiedzi.

• odczucia co do aktualnego stanu systemu,

Przedmiotem wywiadu są: opinie rozmówcy,

• cele organizacyjne i osobiste,

cele organizacji i osobiste, odczucia co do

• nieformalne procedury.

aktualnego stanu systemu (organizacji, jej

systemu informacyjnego), procedury

PRZEDMIOTEM WYWIADU ZAZWYCZAJ NIE SĄ

nieformalne.

FAKTY, KTÓRE MOŻNA ZWERYFIKOWAĆ NA

PODSTAWIE INNYCH ŹRÓDEŁ (SZCZEGÓLNIE

PISANYCH).

3

4

ETAPY PRZYGOTOWYWANIA

TYPY PYTAŃ W WYWIADACH

WYWIADÓW

PRZYGOTOWYWANIE WYWIADÓW

• Pytania otwarte - długość odpowiedzi nie POLEGA NA:

jest określona.

– Czytaniu materiałów w tle.

• Pytania zamknięte - odpowiedź musi

– Ustaleniu celów wywiadu.

pochodzić z określonego zbioru

– Wyborze rozmówców.

wariantów.

– Przygotowaniu rozmówcy.

• Próbniki - pytania uściślające,

– Decyzji co do typów i struktury pytań.

poszerzające zakres odpowiedzi na

poprzednie pytanie.

5

6

1

PRZYKŁADOWE KATEGORIE

PLANOWANIE WYWIADÓW

CELÓW WYWIADÓW

• Cel i zakres przedsięwzięcia analitycznego

– Walidacja modeli.

obejmującego serie wywiadów

– Uzgodnienie celów działu.

• Badania wstępne

– Określenie bieżących problemów.

• Wybór wła

– Przedyskutowanie rozwi

ściwej grupy rozmówców

ązań problemów.

– Określenie informacji potrzebnych

• Opracowanie harmonogramu działań

kierownictwu oraz ustalenie ich istotności.

analityków

– Określenie i nadanie priorytetów potrzebom

adresowanym ku przyszłemu systemowi.

– Zasady sporządzania raportu.

7

8

STRUKTURALIZACJA WYWIADU

PYTANIA OTWARTE

MOŻLIWE STRUKTURY WYWIADU:

Korzyści wynikające z zadawania pytań

–

Struktura piramidy (podej

otwartych w wywiadzie:

ście indukcyjne),

– łatwe dla rozmówcy, dopuszczają większą

–

Struktura lejka (podejście dedukcyjne),

spontaniczność wypowiedzi,

–

Struktura diamentu.

– odpowiedzi na nie dają możliwość poznania

słownictwa rozmówcy, dostarczają wielu informacji szczegółowych, są podstawą weryfikacji i

ORAZ

wzbogacenia informacji uzyskanych wcześniej,

– łatwiejsze dla sformułowania przez prowadzącego Podejście nieustrukturalizowane.

wywiad, mogą być stosowane również wtedy, gdy

wywiad nie został właściwie przygotowany.

9

10

PYTANIA OTWARTE c.d.

PYTANIA ZAMKNIĘTE

Wady wynikające z zadawania pytań

Korzyści wynikające z zadawania pytań

otwartych w wywiadzie:

zamkniętych w wywiadzie:

– odpowiedzi mogą zawierać wiele nieistotnych

– oszczędność czasu,

szczegółów,

– wyniki kilku wywiadów wykonanych według tego

– odpowiedzi zbyt długie w stosunku do rangi pytania, samego schematu są łatwo porównywalne,

trudniejsze w analizie od odpowiedzi na pytania

– możliwość osiągnięcia wytyczonego celu,

zamknięte,

– szybkie „wysondowanie” wielu problemów,

– można utracić kontrolę nad przebiegiem wywiadu,

– utrzymanie kontroli nad przebiegiem wywiadu,

– wrażenie, że prowadzący nie jest przygotowany do

– otrzymanie pożądanych danych.

wywiadu lub wywiad nie ma jasno określonego celu.

11

12

2

PYTANIA ZAMKNIĘTE c.d.

STRUKTURY WYWIADÓW

• Wady wynikające z zadawania pytań

Struktura piramidy – używana, gdy uważamy, że rozmówca potrzebuje „rozkręcić się” nim

zamkniętych w wywiadzie:

dojdzie do kluczowej tematyki lub gdy ma opory

– nudne dla rozmówcy,

przed poruszaniem danej tematyki.

– nie pozwalają na uzyskanie wielu informacji

1. Na czym polegają problemy ze stosowanym przez szczegółowych, dodatkowych,

pana modelem prognozowania?

– możliwość pominięcia istotnych problemów,

2. Czy rozważał Pan możliwość uzyskiwania bardziej aktualnych danych?

– utrata możliwości nawiązania dobrego kontaktu z 3. Co uczyniłoby prognozowanie w firmie bardziej rozmówcą.

efektywnym?

4. Ogólnie – jakie są Pana odczucia odnośnie

prognozowania?

13

14

STRUKTURY WYWIADÓW c.d.

STRUKTURY WYWIADÓW c.d.

Struktura lejka – stosowana, gdy rozmówca Struktura diamentu – rozpoczynamy od pytań jest emocjonalnie zwi

konkretnych, przechodzimy do ogólnych

ązany z tematem i

problemów i kończymy specyficzną konkluzją.

potrzebuje swobody do wyrażenia swoich

1. Jak podejmuje Pan decyzje dotyczące sposobu

uczuć. Zapewnia łatwe rozpoczęcie wywiadu –

dystrybucji poszczególnych produktów?

rozmówcy nie obawiają się udzielić „błędnej”

2. Czy sądzi pan, że mógłby nauczyć kogoś innego sposobu podejmowania tych decyzji?

odpowiedzi (na początek są pytania otwarte).

3. Ile czasu zajęłoby sformułowanie reguł decyzyjnych 1. Jakie są Pana reakcje na nowy system

w taki sposób, by inni mogliby z nich korzystać?

informatyczny stosowany w dziale?

4. Czy sądzi Pan, że komputery mogą być pomocne w 2. Jaki jest koszt nowego systemu?

podejmowaniu decyzji?

5. Czy komputer mógłby wspomagać podejmowanie

3. Czy system ten wart jest swojej ceny?

decyzji dystrybucyjnych?

15

16

PRZYKŁADOWE PYTANIA DO

PROWADZENIE WYWIADÓW

WYWIADÓW

1. Rozpoczęcie

3. Rejestracja

2. Problemy:

-

zapis magnetofonowy,

-

notatki.

1. Jaki jest realizowany przez Pana zakres kompetencji i

-

poczucie zagrożenia

4. Analiza wyników:

rozmówcy,

odpowiedzialności? W czym różni się on od założonego

-

opracowanie raportu z przebiegu

-

reakcje emocjonalne

wywiadu,

w schemacie organizacyjnym instytucji?

rozmówcy,

-

uporządkowanie problemów i

informacji otrzymanych drog

2. Jakie są podstawowe cele Pana obszaru działalności?

-

omyłkowe uporz

ą

ądkowanie

wywiadu.

zdarzeń w czasie,

3. Jakie są 3 największe problemy, które napotyka Pan w

-

zastępowanie obserwacji

trakcie realizacji tych celów?

wnioskami,

4. Co uniemożliwiło Panu rozwiązanie tych problemów?

-

pomijanie kluczowych faktów,

-

kłamstwa,

5. Co jest potrzebne, aby rozwiązać istniejące problemy?

-

dotrzymanie wymogów

czasowych.

17

18

3

PRZYKŁADOWE PYTANIA DO WYWIADÓW cd.

PRZYKŁADOWE PYTANIA DO WYWIADÓW cd.

1.

Jakie informacje chciałby Pan otrzymywa

1. Jakie znaczenie z punktu widzenia rozwi

ć

ązania

najbardziej?

problemów miałaby poprawa jakości

2.

Jak oceniłby Pan aktualne wspomaganie informacyjne posiadanych przez Pana informacji?

z punktu widzenia następujących cech:

2. W jakich innych dziedzinach usprawnienie

–

typy informacji,

obsługi informacyjnej mogłoby przynieść

–

terminowość,

największe korzyści?

–

dokładność,

–

odpowiedniość,

3. Jakie korzyści może Pana zdaniem przynieść

–

koszt,

usprawnienie obsługi informacyjnej ?

–

zgodność,

4. Jakie koszty ponosi się z powodu niedokładnej

–

łatwość użycia lub łatwość prezentacji.

lub nieterminowej informacji?

3.

Co jest brane pod uwagę przy Pana ocenie przez

przełożonych?

5. Które spośród otrzymywanych przez Pana

4.

Co bierze Pan pod uwag

informacji uznałby Pan za najwa

ę przy ocenie swoich

żniejsze?

podwładnych?

19

20

PRZYKŁADOWE PYTANIA DO WYWIADÓW cd.

1.

Jakie inne kryteria powinien Pan zdaniem

przełożonych brać pod uwagę przy ocenie

podwładnych?

2.

Jakie decyzje podejmuje Pan na swoim stanowisku?

Czy komputer mógłby pomóc w podejmowaniu tych

decyzji?

3.

Jakie główne zmiany są przewidywane w Pańskim

obszarze działalności w przyszłym roku? A w

następnych 2, 4 lub 6 latach?

4.

Co spodziewałby się Pan i co chciałby Pan otrzymać w wyniku tej analizy?

5.

Czy ma Pan jakieś dodatkowe opinie lub uwagi?

21

22

23

24

4

CO TO JEST SYSTEM

System jest układem składającym się z części, gdzie:

• części lub składniki są połączone razem w

zorganizowany sposób, a pomiędzy nimi występują określone relacje,

CZ II.

System Informacyjny

• na części bądź składniki systemu mają wpływ różne oddziaływania spowodowane ich występowaniem w

systemie. Te oddziaływania zmieniają się po

opuszczeniu systemu przez niektóre ze

składników/części,

• układ coś robi – jest celowo zorientowany,

• układ zostaje zidentyfikowany jako obiekt

zainteresowania określonego środowiska (otoczenia).

25

26

PODEJŚCIE SYSTEMOWE

PODEJŚCIE SYSTEMOWE

PRZEDMIOT BADAŃ w podejściu systemowym:

METODA lub sposób, które pomagaj

• rozpatruje się w otoczeniu istotnie nań ą

wpływającym,

analizować i badać działanie systemów

• jego strukturalizacja odbywa się na podstawie oraz występujących w nich interakcji

kryteriów o charakterze podstawowym,

skutecznie systematyzując i

• analizie poddaje się nie tylko poszczególne ukierunkowując działania analityków.

elementy strukturalne, lecz także istotne powiązania między nim,

• rozpatruje się zarówno jego statyczną, jak i dynamiczną charakterystykę.

27

28

ELEMENTY SYSTEMU

SYSTEM INFORMACYJNY

INFORMACYJNEGO

DEFINICJA KLASYCZNA

a)wejście systemu – informacje o zasileniach otrzymywanych z otoczenia systemu lub

(wg. TEORII SYSTEMÓW)

opisujące badane zdarzenia i zjawiska

występujące w danym przedsiębiorstwie;

b)procesy przetwarzania – przekształcaj

SYSTEM INFORMACYJNY to

ą dane

wejściowe w informacje wyjściowe;

uporządkowany układ odpowiednich

c) wyjście systemu – jest rezultatem zachowania elementów, charakteryzujących się

się wejścia i przebiegu zachodzących procesów

pewnymi właściwościami i połączonych

przetwarzania;

wzajemnie określonymi relacjami.

d)informacyjne sprzężenie zwrotne – zapewnia osiągnięcie tzw. pożądanego stanu systemu.

29

30

5

DEFINICJA PRAGMATYCZNA

(SYST. INFORMACYJNY W ORGANIZACJI):

SYSTEM INFORMACYJNY ZARZĄDZANIA

WEJŚCIA

PRZETWARZANIE

WYJŚCIA

jest zbiorem elementów, które w celu

osiągnięcia wydajnego zarządzania[1]:

• zbierają,

KONTROLA

• przetwarzają,

(sprzężenie zwrotne)

• przechowują oraz

• przekazują informacje

[1] Systemy informatyczne w zarządzaniu, A. Kijewska, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005

31

32

ZASOBY SYST. INFORMACYJNEGO

WEJŚCIA

PRZETWARZANIE

WYJŚCIA

Zasoby zapewniające funkcjonowanie systemu:

problemy biznesowe

Programy

informacje

dane

Ludzie

rozwiązania

informacje

Sprzęt

raporty

•

ludzkie - potencjał wiedzy ukierunkowany na instrukcje

Przechowywanie

grafika

rozwiązywanie problemów systemu; użytkownicy

możliwości

wyniki obliczeń

pełniący role nadawców i odbiorców oraz adresaci technologii informacyjnych;

KONTROLA

•

informacyjne - zbiory danych przeznaczone do (sprzężenie zwrotne)

przetwarzania (bazy danych, metod, modeli,

informacje

wiedzy);

ludzie

•

proceduralne - algorytmy, procedury, raporty

podejmujący decyzje

oprogramowanie;

•

techniczne - sprzęt komputerowy, sieci telekomunikacyjne, nośniki danych.

33

34

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO

(w organizacji)

I. Nadawcy i odbiorcy informacji - fizyczne

• nadawcy i odbiorcy informacji,

(ludzie i systemy komputerowe),

• zbiory informacji,

organizacyjne (komórki obiektu

• kanały informacyjne,

gospodarczego) i prawne (obiekty jako

• metody i techniki przetwarzania informacji.

jednostki formalne, traktowane jako

wyodrębnione całości) podmioty

informacyjne uczestniczące w przekazie i

wymianie informacji;

35

36

6

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO cd

Zbiory informacji dzielimy ze względu na:

–

miejsce w procesie przetworzenia na:

II. Zbiory informacji - zestawy wiadomości wejściowe, wewnętrzne, wyjściowe;

o charakterze ekonomicznym (w różnej

–

stopień przetworzenia na: źródłowe,

postaci) generowane przez nadawców

pośrednie, wynikowe;

w określonym porządku przestrzennym i

–

typ (formę) na: liczbowe, tekstowe,

czasowym.

multimedialne;

–

opis zjawiska na: identyfikujące,

kwantyfikujące;

–

poziom zmienności na: stałe, względnie stałe, zmienne.

37

38

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO cd.

ELEMENTY SYST. INFORMACYJNEGO cd.

III. Kanały informacyjne - sformalizowane i niesformalizowane drogi (trasy)

IV. Metody i techniki przetwarzania

przepływów informacyjnych,

informacji - zalgorytmizowane

stanowiących ewidencyjne lub

informacyjne odwzorowanie przepływów

procedury automatycznej (systemy

zasileniowych (rzeczowych i

informatyczne) i nieautomatycznej

finansowych) w obrębie obiektu

(systemy tradycyjne) obróbki zbiorów

gospodarczego; określają nadawców i

informacji.

odbiorców informacji, miejsca

przetwarzania oraz ramy czasowe.

39

40

SYSTEM INFORMACYJNY

SYSTEM INFORMATYCZNY

to system przeznaczony do:

• przetwarzania danych (pochodzących

to system informacyjny, który wykorzystuje

z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł)

w informację,

technologię informatyczną (komputerową)

• przekazywania tej informacji menadżerom na

do wykonywania niektórych lub wszystkich

wszystkich szczeblach zarządzania, wszystkich

zamierzonych działań.[1]

obszarów funkcjonalnych, tak aby możliwe było

podejmowanie przez nich w odpowiednim czasie

efektywnych decyzji dotyczących planowania,

[1] Systemy informatyczne w zarządzaniu, A. Kijewska, kierowania i kontrolowania odpowiednio do

Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005

zakresów ich odpowiedzialności.

41

42

7

SYSTEM INFORMACYJNY

STRUKTURA FUNKCJONALNA SI

Struktura funkcjonalna - zbiór zadań i celów SYSTEM INFORMACYJNY to JEDNOŚĆ pięciu

PODSTAWOWYCH STRUKTUR:

systemu oraz ich wzajemnych współzależności;

• wiąże ona bezpośrednio SI z wytwórczymi i zarządczymi

• funkcjonalnej ,

funkcjami obiektu gospodarczego;

• informacyjnej ,

• jest nadrzędna w stosunku do pozostałych struktur, można

• technicznej ,

ją rozpatrywać w przekroju struktury organizacyjnej lub przekroju struktury procesów gospodarczych;

• przestrzennej ,

• wieloprzekrojowe ujęcie struktury funkcjonalnej pozwala

• konstrukcyjno-technologicznej .

zaprezentować system kompleksowo i obiektywnie z punktu widzenia celów systemów wytwarzania i

zarządzania;

43

44

STRUKTURA INFORMACYJNA SI

STRUKTURA TECHNICZNA SI

Struktura informacyjna - składa się

Struktura techniczna - utworzona z zasobów informacyjnych (zbiory danych wraz

z zastosowanych w przetwarzaniu środków

z algorytmami ich przetwarzania) i zbioru

technicznych.

metainformacji (zbiór informacji o zasobach

Powinna być zgodna ze strukturą funkcjonalną

systemu - katalog systemu).

i informacyjną systemu (tzn. ma zapewniać

Struktura ta jest ściśle powiązana z strukturą

swobodną realizację funkcji i obsługiwać zbiory funkcjonalną (realizacja każdej funkcji i

danych).

zadania angażuje określone elementy

struktury informacyjnej).

45

46

STRUKTURA KONSTRUKCYJNO-

STRUKTURA PRZESTRZENNA SI

TECHNOLOGICZNA SI

Struktura przestrzenna - rozmieszczenie

Struktura konstrukcyjno-technologiczna -

obiektów systemu określonego w trzech

istota konstrukcji systemu i stosowanej

poprzednich strukturach.

w nim technologii przetwarzania danych.

47

48

8

POZIOMY SYSTEMU

PODZIAŁ NA PODSYSTEMY

INFORMACYJNEGO

wg Teorii Systemów podział ten jest możliwy

W typowej organizacji na system informacyjny

gdyż:

badany przez analityka składają się trzy

system jest to pewna całość wchodząca

poziomy:

w skład całości większych, utworzona

z części (całości mniejszych) powiązanych

• nieformalny system informacyjny ,

w sposób nadający jej pewną strukturę,

• formalny system informacyjny,

a wyodrębnianej ze względu na pewne

• techniczny system informacyjny.

funkcje przydzielane tym całościom.

49

50

POZIOMY SYSTEMU INFORMACYJNEGO cd.

POZIOMY SYSTEMU INFORMACYJNEGO cd.

Nieformalny system informacyjny – zbiór

Techniczny system informacyjny

wzorców i zachowa

– opisujący organizację w kategoriach

ń, które w procesie

przepływu komunikatów (np. o wykonanych

socjalizacji poznają wszyscy pracownicy

planach, zrealizowanych transakcjach) oraz

(tzw. kultura nieformalna).

w kategoriach działań związanych

z przetwarzaniem danych niezbędnych do

realizacji zadań organizacji.

Formalny system informacyjny – jawne

Techniczny SI jest budowany zwykle jako

nakazy dotyczące zachowania: zasady,

wsparcie formalnego SI. Dawniej był to obieg

regulaminy, oficjalna struktura władzy.

dokumentów, obecnie jest to system

informatyczny.

51

52

9