PRZEDMIOT ANALIZY

DOKUMENTY ORGANIZACJI są

sformalizowanym odzwierciedleniem

Wykład 4

zachodzących w niej procesów realnych, decyzji i działań, a w ich wyniku zmian majątkowych, organizacyjnych,

ANALIZA DOKUMENTÓW

osobowych itp.

1

2

INFORMACJE IDENTYFIKUJĄCE

PRZEDMIOT ANALIZY

DOKUMENT

OBIEG DOKUMENTÓW który uwzględnia:

• dane o wystawiającym (dział, stanowisko),

• przepisy prawne dotyczące zakładu oraz

• data wystawienia,

prowadzenia i przechowywania

• określenie adresata,

dokumentacji,

• określenie sprawy jaka jest przedmiotem dokumentu (nazwa dokumentu),

• przepisy dotyczące planowania i

sprawozdawczo

• wskazanie identyfikatora (np. liczba dziennika ści,

korespondencji),

• wymagania wewnętrzne organizacji,

• wskazanie osoby lub przedstawiciela

• system przekazu informacji (technologia).

jednostki wystawiającej dokument (podpis) 3

4

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W

INNE CECHY DOKUMENTU

ORGANIZACJI

• wskazanie osób sprawdzających,

OBSZAR STOSOWANIA

kontrolujących i zatwierdzających dokument,

• dokumenty ogólne, stosowane

• wskazanie adresatów kopii

dokumentu,

przez różne jednostki organizacyjne,

• powołanie si

• dokumenty specjalistyczne

ę na inne dokumenty,

komórek organizacyjnych

• załączenia innych dokumentów itp.

5

6

1

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd.

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd

ZAKRES FUNKCJONALNY

MIEJSCE UTWORZENIA I PRZEZNACZENIA

•

dokumenty wewnętrzne: zarządu,

• dokumenty przychodzące z

magazynowe, finansowo-księgowe,

zewnątrz zakładu,

zaopatrzenia i zbytu, transportu i innych,

• dokumenty wychodzące na

•

dokumenty zewnętrzne: planowanie, zewnątrz zakładu,

sprawozdawczość,

• dokumenty wewnętrzne

7

8

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd

ZAKRES FUNKCJONALNY

RELACJA DO DZIAŁAŃ

oraz

•

dokumenty rozliczenia z budżetem, z dostawcami i odbiorcami,

•

poprzedzające, zabezpieczające

procesy realne,

•

korespondencja z władzami

•

potwierdzające konkretne działania i administracyjnymi, politycznymi, z stany: dokumentacja magazynowa,

pracownikami itp.

kasowa, inwentaryzacyjna itp.

•

dokumentacji produkcyjna (własna i zewnętrzna).

9

10

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd

RELACJA DO DZIAŁAŃ cd

SPOSÓB SPORZĄDZENIA

• na bazie wzorów (druków)

•

dokumentacja skutków czynności i

znormalizowanych, typowych,

działań, dokumentacja zbiorcza,

stosowanych w całym kraju,

syntezy i analizy,

• na bazie wzorów (druków)

•

dokumentacja sprawozdawcze,

wewnętrznych zakładu,

informacyjna itp.

• dokumenty opracowywanych

jednorazowo (np. korespondencja).

11

12

2

KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW cd ZAWARTOŚĆ INFORMACYJNA

(NAJWAŻNIEJSZA KLASYFIKACJA)

PROCEDURA FORMALNA

WYSTAWIANIA I OBIEGU

• ILOŚCIOWE (raporty, rejestry), DOKUMENTU

• JAKOŚCIOWE (notatki, instrukcje, regulaminy, informacje na tablicy ogłoszeń).

13

14

PROCEDURA OBIEGU CD

PROCEDURA OBIEGU Faza I. CD

Faza I.

1. Wystawienie (wypisanie).

Tworzenie dokumentu i nadanie

2. Sprawdzenie dokumentu pod

mu mocy obowiązującej.

względem formalnym.

3. Sprawdzenie dokumentu pod

względem merytorycznym.

4. Sprawdzenie pod względem

rachunkowym.

5. Zatwierdzenie dokumentów.

15

16

PROCEDURA OBIEGU CD

PROCEDURA OBIEGU Faza II CD

Faza II.

1. Weryfikacja zapisów w dokumencie z danymi rzeczywistymi.

Cyrkulacja dokumentu i

2. Realizacja bądź odmowa realizacji dystrybucja jego kopii

czynności lub działań wymienianych w dokumencie.

3. Potwierdzenie lub potwierdzenia wykonania czynności.

4. Rozdział kopii potwierdzonych

dokumentów według ich przeznaczenia.

17

18

3

PROCEDURA OBIEGU CD

PROCEDURA OBIEGU Faza III CD

Faza III.

1. Odnotowanie realizacji czynności określonych w dokumencie.

Gromadzenie,

2. Oryginał dokumentu lub jego kopie stają się załącznikami do innego dokumentu.

przechowywanie i

3. Odłożenie dokumentu do akt (dokument nie likwidacja dokumentu.

jest załącznikiem do innego dokumentu).

4. Składowanie (przechowywanie) dokumentów w poszczególnych jednostkach i w archiwum.

5. Likwidacja dokumentów po obowiązkowym okresie ich przechowywania.

19

20

ZASADY ANALIZY

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

DOKUMENTÓW

ILOŚCIOWYCH

Formularze

•

Zebrać wzory wszystkich typów formularzy DOKUMENTY ILO

dokumentów stosowanych w organizacji ŚCIOWE

(zarówno oficjalnych jak i nie)

•

Sklasyfikować dokument

•

Sporządzić opis ZAWARTOŚCI

INFORMACYJNEJ dokumentu: pola i grupy pól danych, ich nazwy, zakresy i format wartości, interpretacja itp.

21

22

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ILOŚCIOWYCH cd

ILOŚCIOWYCH cd

Dokumenty wypełnione

Formularze cd

• kompletno

•

Spisa

ść wypełniania,

ć zasady poprawnego

wypełniania i dystrybucji formularzy;

• rzeczywista dystrybucja kopii

•

Do wzorów pustych dołączyć wzory

dokumentu,

wypełnione i porównać wzorzec z

• występowanie "nieoficjalnych"

rzeczywistymi sposobami

formularzy wykorzystywanych

wypełnienia.

regularnie.

23

24

4

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

JKOŚCIOWYCH

ARCHIWALNYCH

•

Przeglądać dokumenty pod kątem

wyrażeń zawierających wskazówki,

•

Dokona

zasady realizacji działa

ć podziału danych na pewne

ń;

podklasy i wykonać krzyżowe

•

Przeglądać dokumenty pod kątem relacji porównania (analizy porównawcze)

my/organizacja - oni/klienci;

redukujące liczbę błędów (nieścisłości) .

•

Sporządzić listę powtarzających się w dokumentach wyrażeń określających to

•

Porównać raporty dotyczące tych

co dobre i złe;

samych zjawisk wykonane przez różnych

•

Zlokalizować, o ile występuje, rodzaj analityków zewnętrznych (lub przez

poczucia humoru.

kogoś z organizacji).

25

26

ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW

PRZYKŁADOWE RODZAJE

ARCHIWALNYCH CD

DOKUMENTÓW

•

Podanie

•

Zauważyć ewentualne tendencyjności

•

Wniosek

wynikające z decyzji o zachowaniu i/lub

•

Lista

zniszczeniu części raportów.

•

Skorowidz

•

Użyć innych metod np. wywiadów czy

•

Rejestr – Ewidencja

obserwacji dla uzupełnienia obrazu

•

Kartoteka

organizacji i zweryfikowania analiz

•

Protokół

porównawczych

•

Notatka służbowa.

27

28

Dokument jako

Dokument ilościowy

ściowy

cd.

…

…

29

30

5

Druk akcydensowy

Formularz własny

Oświadczam, że rezygnuję z towaru zakupionego w sklepie Tu-kup ponieważ: 31

32

6