Inwentaryzacja

Systematycznie powtarzający się obowiązek inwentaryzowania składników
majątkowych może stać się nie lada problemem wielu przedsiębiorców i firm działających na polskim
rynku. Brak wiedzy teoretycznej, a także praktycznych umiejętności w wielu przypadkach powoduje duże
utrudnienia i problemy w sprawnym przeprowadzeniu tego skomplikowanego przedsięwzięcia.

Sam obowiązek przeprowadzania cyklicznej inwentaryzacji jak i podstawowe zasady dokonania jej
uregulowane zostały w ustawie o rachunkowości. Wiele wskazówek co do poprawności zastosowanych
metod, systematyki i wyliczeń zawierają także przepisy określające zasady prowadzenia ewidencji
księgowych. Wiele zagadnień nie zostało uregulowanych prawnie, w tym zakresie stosuje się wytyczne
wynikające ze zwyczajów czy wieloletniej praktyki firm.

Inwentaryzacja rozumiana jako zespół czynności, których dokonanie umożliwia zbadanie rzeczywistego
stanu składników majątku firmy jest procesem przeprowadzonym cyklicznie. Przepisy nakładają obowiązek
jej przeprowadzenia raz do roku, w zależności od specyfiki danej firmy i potrzeb wynikających z
wewnętrznych ustaleń jednostki można całą procedurę powtarzać częściej.

Oprócz wykonania obowiązku wynikającego z przepisu ustawy inwentaryzacja niesie za sobą szereg
pozytywnych możliwości. W wielu przypadkach jest to jedna z nielicznych możliwości sprawdzenia
faktycznego stanu i ilości posiadanych przez firmę aktywów i pasywów. Niejednokrotnie wyniki
inwentaryzacji stanowią podstawę do rozliczenia osób, którym powierzono w opiekę mienie i majątek
jednostki. Tak powszechny spis majątku daje bowiem możliwość wykrycia wszelkich niezgodności,
zarówno nadwyżek jak i niedoborów, które muszą zostać wyjaśnione i skompensowane. Wyniki
przeprowadzonej inwentaryzacji porównywane są ze stanem ilościowym wynikającym z prowadzonych
ewidencji.

Efekty przeprowadzonego badania pozwalają skorygować wyliczenia ewidencyjne do wartości
odpowiadającej rzeczywistemu stanowi posiadania. Mimo kosztów jakie generuje proces przeprowadzania
inwentaryzacji warto docenić wiedzę jaką dają jej efekty. Czasochłonność, a co za tym idzie również
kosztowność przeprowadzanej inwentaryzacji może być główną przesłanką zniechęcającą do jej
dokonywania. Gdyby nie wymogi prawne i z góry określone terminy w których spis musi być
przeprowadzony wiele firm rezygnowałoby zapewne z tego rodzaju sprawdzenia stanu majątku, albo
przynajmniej robiło by to zdecydowanie rzadziej.

Postęp technologiczny usprawniający wiele dziedzin życia człowieka również w zakresie przeprowadzania
inwentaryzacji ułatwił znacznie cały proces. Urządzenia, które można wykorzystywać w inwentaryzacji
zdecydowanie przyśpieszają całą procedurę czyniąc ją łatwiejszą i mniej pracochłonną. Niemałe znaczenie
ma wykorzystanie funkcjonalności kodów kreskowych, które odczytywane przez przenośne czytniki
pozwalają za szybkie sprawdzenie ilościowe posiadanych na stanie firmy materiałów i towarów. Mobilność
urządzeń sczytujących kody, kompatybilność z urządzeniami komputerowymi oraz opracowywane coraz to
nowsze programy komputerowe wspomagające gospodarowanie materiałami, towarami czy środkami
trwałymi. Opracowywane programy komputerowe pozwalają na tworzenie różnorakich zestawień i raportów
z przeprowadzonej inwentaryzacji. Mimo wielu dostępnych udogodnień inwentaryzacja jest często
zadaniem mobilizującym do wysiłku większość zespołu pracowników firmy.

Specyfika działalności firmy decyduje w dużej mierze o tym jak czasochłonny i pracochłonny będzie cały
proces. Placówki handlu detalicznego uskarżać się mogą na jedne z najtrudniejszych i najbardziej
mozolnych inwentaryzacji ze względu na zasobność posiadanych zapasów magazynowych. Stąd firmy,
które nie mogą sobie pozwolić na przestój w działalności, które zobowiązane są do przeprowadzania spisu
mając świadomość jak wielki ogrom pracy trzeba włożyć w jego realizację często korzystają z usług
zewnętrznych firm oferujących kompleksowe usługi inwentaryzacyjne. Mimo sporych nakładów
finansowych, nakładów pracy i czasu większość firm szkoli własnych pracowników i przy ich pomocy
decyduje się na samodzielne przeprowadzenie inwentaryzacji, często z wykorzystaniem dobrodziejstw
elektroniki i informatyki.

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym i w efekcie wyliczenie prawidłowego
wyniku finansowego w danym roku obrotowym.

Metody:

1. spisu z natury (do

składników policzalnych, np. pieniędzy w kasie),

2.

potwierdzania prawidłowości sald, mającą zastosowanie do
inwentaryzowania stanu środków pieniężnych na rachunkach
bankowych, pożyczek, zobowiązań, należności pieniężnych,

3.

weryfikacji, stosowaną do pozostałych składników aktywów i
pasywów, które nie zostały zinwentaryzowane w inny sposób.

Terminy:

Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi:

1.

środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową — nie
rzadziej niż raz na 4 lata;

2.

materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów
objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2
lata;

3.

zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją
wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku;

4.

zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną –
raz w roku

Etapy:

1.

ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za
pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,

2.

udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena
składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,

3.

porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg
rachunkowych,

4.

ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a
stanem rzeczywistym,

5.

wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,

6.

rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia
do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Kolejność wykonywania czynności

1.

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

2.

Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych

3.

Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych

4. Przygotowanie pola spisowego
5. Spis z natury
6.

Wycena spisanych składników

7. Uzgodnienie sald
8.

Porównanie z dokumentacją księgową

9.

Protokół różnic inwentaryzacyjnych

10.

Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych

11.

Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

12.

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

13.

Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach
rachunkowych

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach
rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który
p

rzypadał termin inwentaryzacji.

Niedobory niezawinione:

1. ubytki naturalne -

konsekwencja cech lub procesów fizycznych i

chemicznych, mieszczące się w granicach norm

2.

ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie
odpowiedzialną,

3. niedobory s

powodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze

4.

niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych
składników;

5. niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Warunki:

1.

niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione
zostały w tym samym spisie z natury,

2.

dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie
materialnie odpowiedzialnej,

3.

odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić,
że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu.

Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji

1.

oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie,

2. arkusze spisu z natury,
3.

inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy,

4.

protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,

5.

protokół z weryfikacji sald,

6. sprawozdanie z kontroli spisu z natury,
7.

sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu
spisu z natury w danym polu spisowym.

Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzi konieczność sporządzenia wielu dokumentów. Przepisy nie określają dokładnie
jakich, pozostawiając tę kwestię do rozstrzygnięcia kierownikowi jednostki. W niniejszym opracowaniu przedstawiamy
druki -

związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji, które stanowią niezbędne minimum, jeśli

chodzi o zakres dokumentowan

ych zdarzeń.

Inwentaryzację można podzielić na 3 podstawowe etapy:

I. W pierwszym etapie należy wydać zarządzenie wewnętrzne powołujące komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w
sprawie inwentaryzacji rocznej, przygotowanie arkuszy spisowych itp.

II. Przeprowadzając samą inwentaryzację - co stanowi drugi etap - należy sporządzić oświadczenia wstępne i końcowe osób
odpowiedzialnych materialnie, arkusze spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych, załączniki do arkuszy spisowych,
protokoły wyceny zapasów, sprawozdania zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów
kontroli inwentaryzacji.

III. W ostatnim etapie należy ustalić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne. W tym celu sporządza się zestawienia zbiorcze spisów z
natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych,
wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji
rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych