Nie trać czasu, naucz się nim zarządzać...

Natalia Ligmann-Lubczyńska

Rozmowa z Adamem Namysłowskim, trenerem biznesu, trenerem psychologii zaawansowanej oraz psychologiem
społecznym

Dlaczego praca, którą planowaliśmy zrobić w kilka dni, zajmuje nam tydzień?

Lata temu Douglas Hofstadter zauważył, że cokolwiek robimy, rządzi tym pewne prawo, odnoszące się samo do siebie w
nieskończoność: „Prawo Hofstadtera: to zawsze zajmuje więcej niż się spodziewasz, nawet jeśli bierzesz w rachubę Prawo
Hofstadtera”. Miało to być rodzajem żartu z jego strony, a okazało się jednym z najprawdziwszych stwierdzeń na temat
natury ludzkich działań. Jeśli umysł nie był świadomie trenowany w zarządzaniu sobą w czasie, najczęściej zachowuje się
jak przesadny optymista podczas planowania. Po chwili głębszego zastanowienia zobaczymy, że Hofstadter prowadzi nas
do dwóch ważnych konkluzji: uważaj, co robisz, bo prawdopodobnie będziesz to robić dłużej, niż myślisz oraz dodawaj
marginesy czasowe, jeżeli chcesz być realistą.

Jakie błędy w zarządzaniu czasem popełniamy najczęściej?

Brak jasno zdefiniowanych celów, słaba świadomość priorytetów, nieznajomość technik wolicjonalnego rozpoczynania
wartościowych działań i natychmiastowego kończenia tzw. „złodziei czasu”. Kolejne problemy to: nieznajomość trików
zwiększających efektywność i wydajność, działanie wbrew prawom zarządzania czasem zamiast z ich pomocą i - wreszcie -
trzymanie zbyt wielu spraw w głowie, czyli działanie bez dobrze zaprojektowanego systemu współpracy z narzędziami
time-management.

Najczęstszym i najpoważniejszym błędem jest praca bez przeszkolenia w tej dziedzinie życia. To tak jakby tańczyć bez
wcześniejszego treningu lub uprawiać sparring bez wiedzy na temat sztuk walki. Oczywiście można, ludzie w Rio de
Janeiro tańczą na ulicach tak po prostu, w lasach zaś organizowane są tzw. ustawki i jakoś to wychodzi. Kiedy jednak
mówimy o tańcu lub walce z „bieżączką” spraw codziennych, zdecydowanie zalecam naukę konkretnych rozwiązań,
dopasowanych do indywidualnych wyzwań, sprawdzanych na co dzień w firmach całego świata. Zauważmy, że nie
jesteśmy w stanie nie zarządzać czasem i jedynym pytaniem jest tutaj jakość tego procesu. W końcu wszystko, co robimy,
zależy najpierw właśnie od tej jakości.

Ile zadań maksymalnie jesteśmy w stanie odrobić z dobrym skutkiem w określonym czasie?

By nie być ofiarą prawa Hofstadtera, ale panem swojego czasu, potrzebna jest wiedza na temat realiów naszej pracy.
Najprostszym rozwiązaniem jest tworzenie na nadchodzący dzień zamkniętej listy zadań. Taka lista ma swój koniec w
odróżnieniu od tzw. listy „to-do”. Ta ostatnia jest jak magiczna studnia bez dna, podczas gdy zamkniętą listę dzienną można
zawsze wykonywać w całości. Warto sprawdzić uczucie po ukończeniu naprawdę wszystkiego, co było zaplanowane. Już
po dwóch tygodniach człowiek zyskuje świadomość, ile tak naprawdę jest w stanie zrobić w ciągu dnia i w ciągu tygodnia.
Technika ta jest częścią całego systemu zarządzania czasem „Do It Tomorrow” Marka Forstera.

Innym prostym rozwiązaniem jest stosowanie choćby przez trzy dni raz na trzy miesiące techniki „time log”, czyli
specjalnego programu, pliku lub zwykłej kartki, gdzie co 15 minut zapisujemy, co tak naprawdę właśnie robimy. To
znacznie zwiększa świadomość czasu.

Słyszałam o metodzie ABCDE. Czy działa?

ABCDE jest sposobem nawigacji po liście zadań do zrobienia. Zadania oznaczone jako A, czyli coś, co musisz zrobić i co
będzie miało poważne pozytywne lub negatywne konsekwencje – zrób najpierw. Zadania B, które też musisz zrobić, ale ich
konsekwencje będą łagodne, zrób po zadaniach A. Zadania C – przyjemne, bez konsekwencji – zrób po zadaniach B. Litera
D oznacza „deleguj co się da”, a E – „eliminuj, co się da”. Tego rodzaju metody potrafią wyraźnie poprawić
produktywność.

Które metody można stosować na co dzień?

Królem takich wskazówek jest zasada 2 minut. Jeśli coś będzie trwało dwie minuty lub mniej – zazwyczaj najrozsądniej jest
zrobić to od razu. Wynika to z prostego faktu, że zapamiętanie tej sprawy, zapisanie, śledzenie, zarządzanie nią, będzie
trwało więcej niż dwie minuty i zużyje znacznie więcej energii, niż wykonanie od ręki.

Przedstawiając zaś wszystkie możliwe rozwiązania, warto zaznaczyć, że w zarządzaniu czasem mamy dwa wielkie
podejścia – od ogółu do szczegółu (top-down) i od szczegółu do ogółu (bottom-up). Sztuką jest ich połączenie. W
pierwszym zaczynamy od uniwersalnych praw, technik i trików do zastosowania zawsze i wszędzie. Jeżeli na przykład
chcesz zrealizować wybrane działanie, przekonaj się do wykonania tylko pierwszego kroku. Dlaczego? Ponieważ opór ma
naturę emocjonalną, a znacznie łatwiej jest przeskoczyć poprzeczkę napisania trzech zdań niż dwudziestu stron tekstu.

Łatwo jest także zostać po trzecim zdaniu i napisać jeszcze jedno i jeszcze jedno, i jeszcze jedno... Umysł angażuje się we
właśnie wykonywany proces i to, co jest słabością podczas surfowania po kanałach telewizora, może stać się naszym
zasobem, gdy wiemy, jak sobą sterować.

W drugim ujęciu zajmujemy się konfiguracją systemu narzędzi do zarządzania czasem. Najwydajniejszym z obecnie
dostępnych rozwiązań jest Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Uczymy się dzięki niemu zarządzać na przykład:
kalendarzem, odpowiednio skategoryzowanymi listami projektów i następnych działań, skrzynkami spraw przychodzących.
Dzięki wdrożeniu GTD możliwe jest zwiększenie wydajności wykonywanej pracy nawet o 400 proc. Oznacza to, że w
ciągu roku człowiek osiąga tyle, ile bez rozwiązania systemowego w cztery lata!

Na czym polega zasada Pareto?

Obok prawa Hofstadtera i prawa Parkinsona zasada Pareto (nazywana też zasadą 80/20) jest jedną z najciekawszych
uniwersalnych reguł zarządzania czasem. Sprowadza się do obserwacji, że pewna mała część tego, co robimy (najczęściej
ok. 20 proc.), tworzy większość pożądanej przez nas wartości (najczęściej ok. 80 proc.). Co ciekawe, bardzo rzadko
wskazuje się na drugi biegun Pareto – również niewielka część tego, co robimy, jest źródłem większości kłopotów, tego co
niechciane i tracenia wartości.

Czy Pareto pozwala zmniejszyć wysiłki i wydatek energii na drodze do efektywnego działania w pracy?

Zdecydowanie tak. W kontekście zarządzania czasem potrzebujemy przeanalizować, co przynosi największy zwrot i
właśnie na tym skupić nasze wysiłki. Jednocześnie potrzebujemy zlokalizować największe straty energii w stosunku do
uzyskiwanych efektów i odpowiednio zmienić strategię postępowania. Najwięcej wartości ludzie kradną sami sobie
(negatywny biegun Pareto) poprzez działania, które nie są ani pilne, ani ważne, czyli poprzez tzw. złodziei czasu, takich jak
bezmyślne surfowanie po kanałach telewizji czy komunikacja zamieniona w dystrakcję. Często świadome ograniczenie
kilku czynności może uwolnić ponad 20 godzin tygodniowo.

Z drugiej strony większa inwestycja uwolnionego czasu w działania ważne i mało pilne – a więc w rozwój, budowę relacji,
wdrażanie systemów itp. – potrafi zwielokrotnić jakość pracy i życia prywatnego już w przeciągu kilku tygodni (pozytywny
biegun Pareto). Kluczowe pytania dotyczą w tym przypadku właściwego zdefiniowania celów i zrozumienia zdania Petera
Druckera: „możesz zarządzać tym, co mierzysz”.

Jak w natłoku nowych zadań, kiedy milion innych czeka na zajęcie się nimi lub ich dokończenie, nie stracić głowy i
zrobić wszystko „na czas”?

By naprawdę zrobić wszystko „na czas” i nie stracić głowy, możemy albo wdrożyć w życie rozwiązanie systemowe, jak
GTD i podobne (gdzie system martwi się za nas i trzyma cały natłok ustrukturyzowany poza naszą głową), albo zamieszkać
na tropikalnej wyspie z dostępem do wody pitnej i palm kokosowych.

Co poradziłby Pan osobie, która mówi: „Każdego dnia spędzam kilka godzin na organizowaniu sobie biurka,
przeglądaniu papierów i skrzynki mailowej, zanim podejmę decyzję co do tego, czym powinnam się zająć i w jakiej
kolejności. Zostaję po godzinach, bo zanim zacznę działać, mija mnóstwo czasu”?

Zaproponowałbym najprostsze rozwiązanie: twórz poprzedniego dnia zamkniętą listę zadań do zrobienia na dziś. Zaczynaj
każdy dzień od tej sprawy, która budzi w tobie największy emocjonalny opór, dzięki czemu szybko nabędziesz nawyki
decyzyjności i planowego działania. W pełnej, zaawansowanej wersji przydałaby się także: jasność, jak korzystać z list
dodatkowych (w tym z listy spraw delegowanych/oczekiwanych i listy działań do podjęcia kiedyś/być może), umiejętność
grupowania, właściwe zarządzanie kalendarzem itp.

Inny przykład: „W mojej pracy ciągle tracę czas na ustalanie ze współpracownikami, kto czym ma się zająć.
Komunikacja między nami kuleje, a ja nie mam już siły brać na siebie obowiązków innych. Jestem przemęczony i
ciągle brakuje mi na wszystko czasu...” Co poradziłby Pan takiej osobie?

Podstawą systemu GTD jest zdefiniowanie celów, projektów (rozumianych bardzo uniwersalnie) i następnych działań
(konkretnych kroków w ramach projektu). Jedną z najlepszych praktyk zespołowego korzystania z tej wiedzy jest wspólne
ustalenie jasnych celów, czyli co tak naprawdę chcemy osiągnąć, by na tej podstawie zdefiniować projekty, prowadzące do
upragnionych wyników. Kluczowy element to rozdysponowanie następnych konkretnych działań pomiędzy konkretnych
ludzi, tak by każdy wiedział, za jakie sprawy jest odpowiedzialny. Kiedy nie jest jasne, kto za co odpowiada, działanie się
rozmywa. Potrzebny jest wtedy lepszy system zarządzania czasem z ustaleniem zasad komunikacji.

Kolejna osoba: „Chciałbym oprócz pracy mieć jeszcze czas na pogłębianie wiedzy, czytanie książek, edukację... ale
jestem tak zmęczony i zapracowany, że nie mam kiedy! Zastanawiam się, co zrobić, żeby mieć jeszcze czas na naukę.
Słuchać audiobooków?”

Audiobooki to świetny pomysł. Sam korzystam również z programu, który jako wyśmienity lektor wirtualny pozwala

nagrywać własne audiobooki po polsku z dowolnego tekstu. Najważniejsze jednak, by zacząć od poprawy zarządzania
priorytetami na podstawie analizy Pareto. Zwiększając wydajność zyskujemy więcej czasu, który możemy przeznaczyć na
sprawy ważne i mało pilne. Prawa, techniki, triki i systemy zarządzania czasem istnieją właśnie po to.

Jakie są korzyści z lepszego zarządzania czasem?

Przede wszystkim pozbycie się ogromu napięć i stresu, zapanowanie nad chaosem, odciążenie głowy, szybsze osiąganie
celów, skuteczniejsze działanie, szczęśliwsza rodzina i większa jasność, z czego w rzeczywistości składa się nasze
codzienne życie. Czas jest prawdopodobnie najcenniejszym zasobem i umiejętne nim zarządzanie wpływa na całe nasze
funkcjonowanie.

A może osoby, które nieumiejętnie zarządzają swoim czasem, są po prostu leniwe?

Z moich obserwacji wynika, że albo nie mają świadomości, jaka jest wartość czasu ich życia (tylko około 30 000 dni),
albo/i jeszcze nie poczuli prawdziwej potrzeby dobrego zarządzania sobą, albo/i nie mają właściwej wiedzy. Świadomość
plus motywacja plus znajomość najlepszych praktyk prowadzą bezpośrednio do coraz większej skuteczności osiągania
celów.

Na koniec poproszę o kilka złotych zasad menedżera własnego czasu.

Dam najważniejszą – jasność celów i dobry sprawdzony system zarządzania krokami wiodącymi wprost do nich.