1
„Logistyka składowania (zarz
ądzania magazynami)”
1. Przesłanki magazynowania
Technika i technologia rozwijają się coraz szybciej. Rewolucja informatyczna pozwala
coraz lepiej monitorować, a przez to koordynować i synchronizować przepływy strumieni
materii, ludzi, energii i finansów. Taki stan rzeczy sprzyja optymalizacji procesów logistycznych
i generowanych przez nie kosztów.
Mimo to nadal popyt i podaż nie są zsynchronizowane i koordynowane na tyle by
zrezygnować z zapasów. Nadal występuje potrzeba gromadzenia dóbr w wyodrębnionej
organizacyjnie i technicznie przestrzeni, czyli w magazynie.
W potocznym języku, termin „magazyn”, zamiennie bywa określany terminem „skład”.
Dlatego w dalszej części pracy oba te terminy będą używane zamiennie, ale oznaczają dokładnie
to samo (magazyn – skład, magazynowanie – składowanie).
W systemie logistycznym można wyróżnić momenty, w których przepływające materiały
oraz wyroby gotowe ulegają zatrzymaniu – stając się automatycznie zapasem, czyli zasobem
składowanym w magazynie.
Składowanie dotyczy tak naprawdę bez wyjątku, każdego rodzaju produktu, gdyż ten w
trakcie swego „cyklu życia produktu”, przynajmniej raz pomiędzy powstaniem a konsumpcją,
jest w fazie spoczynku, czyli jest magazynowany. Z ekonomicznego punktu widzenia
składowanie odgrywa zatem niezmiernie ważną rolę. Przyczynia się bowiem do generowania
tzw. „wartości dodanej” w procesie transformacji surowca w wyrób gotowy. Chodzi o to, że
poprzez magazynowanie tworzy się szereg użyteczności. Najważniejszą z nich jest „użyteczność
czasu”. Bliskość rynków zbytu składów, pozwala przedsiębiorstwu realizować zamówienia
klientów w krótszym czasie. Bliskość rynków dostaw, przyczynia się do obniżki kosztów
zaopatrzenia. Tak więc magazyny pozwalają czynić towary dostępnymi dla klientów wtedy gdy
Ci ich potrzebują, oraz tam gdzie klienci akurat przebywają. Ponieważ na współczesnym rynku
konsumenta, podmioty gospodarcze w szczególny sposób koncentrują się na podnoszeniu
„wartości dodanej”, stąd rola składowania przybiera wciąż na znaczeniu.
1.2. Istota, zasoby materialne i podstawowe funkcje magazynu
Aby rozpocząć analizę problemów dotyczących zarządzania gospodarką magazynową,
zacznijmy od zdefiniowania najważniejszego terminu, czyli „magazynu”. „Magazyn - to
jednostka funkcjonalno–organizacyjna, przeznaczona do magazynowania dóbr materialnych w
2
wyodrębnionej budowli magazynowej, według ustalonej technologii, wyposażona w odpowiednie
urządzenia, środki techniczne, zarządzana i obsługiwana przez zespół ludzi”
1
.
Inna definicja magazynu brzmi następująco: „Magazyn – to miejsce, gdzie składuje się
zapasy środków materialnych, w przypisanej im tylko formie, z uwzględnieniem przestrzeni, jaką
powinny zajmować, aby powodowały możliwie najmniejszy koszt ich utrzymania”
2
Definicję magazynu przedstawioną powyżej, można rozpatrywać w dwóch zakresach:
−
W węższym zakresie pojęciem „magazyn” określa się zaplanowaną dla efektywnego
składowania i przemieszczania różnorodnych ładunków przestrzeń.
−
W szerszym ujęciu „magazyn” oznacza zorganizowaną jednostkę, której zadaniem jest
wyrównywanie ilościowo-czasowe przepływu strumieni materiałowych w systemie
logistycznym.
Aby w sposób efektywny wykorzystać zarządzanie logistyczne w kontekście
„zarządzania magazynami”, należy w pierwszym względzie zidentyfikować wszystkie zasoby
materialne budowli magazynowej. Zasobami tymi są:
−
Zasoby materialne – przestrzeń oraz wyposażenie techniczne,
−
Zasoby ludzkie – zatrudnieni pracownicy wraz z ich wiedzą (możliwościami) i wydajnością
pracy,
−
Zasoby finansowe – czyli środki finansowe.
Wymienione zasoby służyć mają realizacji następujących funkcji magazynu w systemie
logistycznym:
−
Utrzymywanie zapasów,
−
Konsolidacja ładunków,
−
Dekonsolidacja ładunków,
−
Konfekcjonowanie,
−
Obsługa klientów,
−
Zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi zdarzeniami.
1
Definicja według polskiej normy PN-/84/N-01800 podana [w:] A. Baraniecka, B. Rodawski, A. Skowrońska,
Logistyka – ćwiczenia, wyd. AE, Wrocław 2005, s. 82
2
M. Gubała, J. Popielas, Podstawy zarządzania magazynem w przykładach, wyd. ILiM, Poznań 2002, s. 13.
3
Pierwsza funkcja - utrzymywanie zapasów (wygładzanie przepływu dóbr) - jest chyba
najbardziej oczywista, co wynika z chęci skoordynowania różnic w popycie i podaży. Składy
zapewniają ochronę zapasów oraz oferują szereg usług dodatkowych takich jak: śledzenie stanu
zapasów, wymiana zapasów, itp.
Z powodu występowania popytu sezonowego nie opłaca się okresowego produkowania w
godzinach nadliczbowych, bądź pracować na niskim poziomie wydajności produkcyjnej.
Wskazane jest raczej dbanie o rozsądny koszt produkcji i odpowiednią jej jakość. Służy temu
właśnie ta funkcja gospodarki magazynowej w systemie logistycznym.
Układ składu odzwierciedla w swoisty sposób czas, jaki mają być w nim przechowywane
towary. Przykładowo: obiekty do składowania długookresowego (np. dojrzewalnia produktów
alkoholowych,
przechowywania
produktów
sezonowych),
mają
charakter
starych,
wielopoziomowych konstrukcji. Natomiast tam gdzie istnieje potrzeba szybszej rotacji zapasów
(większość artykułów spożywczych), magazyny mają charakter jednokondygnacyjny oraz są tak
zaprojektowane, aby jak najefektywniej świadczyć w nim usługi manipulacyjne.
Struktura stawek transportowych, szczególnie wtedy gdy charakteryzuje się ona ich
dużym zróżnicowaniem w zależności od wagi przesyłki, określa rolę składów w - konsolidacji
ładunków. Jeżeli produkty pochodzą z wielu źródeł, to przedsiębiorstwo może dokonać dużych
oszczędności w sferze kosztów transportu, wysyłając je do składu, tam je konsolidując, a
następnie wysyłając jako jedną dużą przesyłkę do ostatecznego odbiorcy. Ta funkcja magazynu
znajduje swe największe zastosowanie w działalności zaopatrzeniowej przedsiębiorstwa.
Inną funkcją jest - dekonsolidacja - dużych partii wysyłanych towarów na mniejsze
przesyłki, oczekiwane przez indywidualnych odbiorców. Jest ta funkcja przeciwieństwem
funkcji „konsolidacyjnej”. Zasadą stosowaną w tej funkcji jest stwierdzenie: „wysyłać możliwie
najdalej, możliwie największych partii towaru”. Struktura stawek transportowych sprawia, że
przewóz większych partii ładunków jest bardziej korzystny, aniżeli w przypadku przesyłek
mniejszych. Zatem dystrybucja towarów do klientów zamawiających mniejsze ilości jest tańsza,
jeśli w ich pobliżu będzie znajdował się skład spełniający funkcję dekonsolidacyjną.
Konsolidacja ładunków transportowych - polega na tym, iż funkcjonowanie
magazynów w fazach zaopatrzenia czy też dystrybucji, pozwala na znaczne obniżanie kosztów
transportu. Wynika to z faktu, iż przewoźnicy stosują różne stawki przewozowe. Przykładowo
najczęściej używa się czterech podstawowych typów stawek za przewóz towarów:
4
−
TL (truckload) – ładunek wypełnia całą ciężarówkę;
−
CL (carload) – ładunek wypełnia cały wagon;
−
LTL (less-than-truckload) – ładunek nie wypełnia całej ciężarówki;
−
LCL (less-than-carload) – ładunek nie wypełnia całego wagonu.
Wysyłka towarów na duże odległości po stawkach typu „LTL” lub „LCL” jest bardziej
kosztowna niż wysyłka towarów na tych trasach po stawkach „TL” lub „CL”. Firmie która
wysyła towary po stawkach „LTL” czy „LCL” na stosunkowo duże odległości – magazynowanie
– daje możliwość konsolidacji mniejszych przesyłek w większe ładunki (pełne wagony czy
ciężarówki) i uzyskanie w efekcie znacznych oszczędności na kosztach transportu.
Reasumując, w fazie logistyki zaopatrzenia magazyn spełnia zadanie polegające na
konsolidacji mniejszych ładunków od różnych dostawców w większe partie, wysyłane do
zakładów produkcyjnych. Przedstawia to poniższy rysunek:
Rysunek 1: „Konsolidacja ładunków transportowych w logistyce zaopatrzenia”
Dostawca
Dostawca
Ładunek
Skonsolidowany
Dostawca
Magazyn
Zakład
produkcyjny
Dostawca
Ź
ródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 314
Natomiast w fazie logistyki dystrybucji magazyn przyjmuje skonsolidowane dostawy z
różnych zakładów i wysyła mniejsze ładunki (LTL , LCL) na różne rynki. Przedstawia to
poniższy rysunek:
5
Rysunek. 2: „Konsolidacja ładunków transportowych w logistyce dystrybucji”
Zakład
produkcyjny
Rynek
Zakład
Magazyn
zbytu
Produkcyjny
Ładunek
skonsolidowany
Rynek
Zakład
Magazyn
zbytu
produkcyjny
Ź
ródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 314
Bardziej jeszcze wyspecjalizowaną funkcją magazynów jest „konfekcjonowanie”
(angielska nazwa – mixing). Niektóre przedsiębiorstwa produkujące szeroką paletę towarów,
mogą wykorzystywać do ich produkcji, wiele innych zakładów produkcyjnych, produkcyjnych
których każdy wytwarza tylko pewną część oferty przedsiębiorstwa. Wielu klientów dokonuje
zakupów pełnej gamy towarowej wytwarzanej przez przedsiębiorstwo. W celu poprawy
efektywności działań, towary mogą być wysyłane z poszczególnych zakładów produkcyjnych
nie bezpośrednio do klientów, lecz najpierw do składu głównego. Tu w magazynie centralnym
następuje zestawianie wyrobów nadchodzących z różnych zakładów w przesyłki zgodnie z
zamówieniami klientów. Dodatkowe koszty składowania mogą być w tym przypadku z
nadwyżką zrekompensowane przez niższe koszty produkcji będące rezultatem produkowania w
każdym zakładzie dłuższych serii mniejszej liczby wyrobów.
Konfekcjonowanie – (komisjonowanie, mieszanie, dozowanie, formowanie jednostek
opakowania o określonej ilości, masie, objętości lub kompletności) – to zestawianie produktów
stosownie do zamówień klienta. Ponieważ firmy często wytwarzają (czy sprzedają) asortyment
obejmujący nieraz setki i tysiące „różnych” pod względem koloru, wielkości, kształtu i innych
cech produktów, a ich klienci w zamówieniu oczekują zróżnicowanego asortymentu, stąd firmy
nie magazynujące towarów nie mogłyby sprostać wszelkim oczekiwaniom.
Jeśli na przykład firma handlowa nabywa oferowany dalej w sprzedaży asortyment w
różnych krajach, od różnych producentów, a jej klient życzy sobie w komplecie zakupu po
jednym z towarów od każdego z producentów to firma handlowa nie magazynująca tych
6
towarów musiałaby na własny koszt zorganizować transport pojedynczych sztuk od każdego
producenta. Powodowałoby to między innymi: różnice w czasie przychodzenia różnych dostaw,
wyższe stawki przewozowe (LCL, LTL), itp. Dlatego też istnienie magazynów, w których ma
miejsce konfekcjonowanie zróżnicowanego asortymentu, umożliwia sprawniejszą realizację
zamówień. Przedstawiają to poniższe rysunki.
Rysunek. 3: „Konfekcjonowanie (zestawianie) wyrobów gotowych”
Zakład produkcyjny 1
Klient X
Produkty A i B
Magazyn
Zakład produkcyjny 2
Produkty C i D
Klient Y
Zakład produkcyjny 4
Klient Z
Produkty E i F
Ź
ródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 316
Rysunek. 4: „Konfekcjonowanie (zestawianie) dostaw zaopatrzeniowych”
Surowiec A
Surowiec B
A, B, C, D
Magazyn
Zakład
produkcyjny
Dostawca C
Dostawca D
Ź
ródło: J. Coyle , E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s. 316
A, B, C, D, E, F
A, D
A, C, E, F
7
Obsługa klientów – to kolejna cecha i funkcja magazynu, która wpływa na zwiększenie
wartości składowanych towarów. Chodzi o to że dysponowanie towarem w magazynie pozwala
szybciej zrealizować zamówienie klienta co powoduje jego większą satysfakcję i umożliwia
stosowanie odpowiedniej stawki sprzedaży.
Zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi zdarzeniami – czyli przykładowo
opóźnienia w transporcie z przyczyn strajków blokujących drogi, złych warunków pogodowych,
braku zapasów u dostawców, itp. Takie opóźnienia w dostawach na przykład surowców
wpływają na opóźnienia w produkcji wyrobów gotowych. Opóźnienia w dostawach wyrobów
gotowych do handlu mogą spowodować rezygnację klientów z zakupu tych towarów w dłuższej
perspektywie.
Opisane powyżej funkcje wymagają z kolei zaplanowanych i skoordynowanych
czynności w obrębie podsystemu magazynowania (skoordynowana działalność w czasie i
przestrzeni, polegająca na gromadzeniu zapasów, ich składowaniu, wraz z czynnościami
manipulacyjnymi, pielęgnacyjnymi i kontrolnymi), jak również w całym systemie logistycznym.
Chodzi tu o następujące czynności:
−
Przygotowanie przyjęcia dostawy,
−
Rozładunek i przyjęcie,
−
Opracowanie ładunku i rozmieszczenie w miejscu składowania,
−
Przemieszczanie do miejsc kompletacji zamówień,
−
Kontrolowanie zapasów,
−
Pakowanie ochronne – scalanie jednostki transportowej,
−
Wydawanie zamówień odbiorcom,
−
Załadunek,
−
Czynności ewidencyjne.
Logistyka w odniesieniu do funkcji magazynowania środków materialnych, stawia dwa
podstawowe cele:
8
−
Maksymalizacja wykorzystania przestrzeni składowej,
−
Minimalizacja operacji (manipulacji wewnętrznych).
Obydwa cele nie są alternatywą względem siebie. Są realizowane jednocześnie, stąd z
reguły nie osiąga się maksimum w punkcie ekstremum obu celów, tylko szuka się efektu
synergii w postaci sprawności (produktywności) podsystemu magazynowania. Aby zatem w
sposób możliwie najlepszy osiągać sprawność magazynowania, należy umieć rozpoznawać:
wszystkie parametry użytkowe budowli magazynowej, wyposażenie i jego możliwości oraz
wskaźniki wydajności zatrudnionego personelu.
3. Najwa
żniejsze decyzje logistyczne dotyczące magazynów
Z terminem „magazyn” związane są następujące cechy charakterystyczne:
−
Wyodr
ębniona przestrzeń – chodzi o konstrukcję budowli magazynowych, która musi
zapewniać zachowanie właściwości bio-fizyko-chemicznych składowanych zapasów. W tej
konstrukcji najistotniejsza jej część to użytkowana powierzchnia przeznaczona do
składowania i przechowywania dóbr materialnych, która przyczynia się ponadto do
łatwiejszego wykonywania manipulacji tymi towarami.
−
Komunikacja – Składowanie towarów w magazynie to najbardziej oczywista jego czynność,
aczkolwiek nie jedyna. Należy pamiętać, iż do sprawnego zarządzania magazynem i towarami
w nim składowanymi niezbędna jest też czynność przemieszczania. Komunikacja jako cecha
charakterystyczna zarządzania magazynem – to właśnie czynności przemieszczania, które
można podzielić na cztery (w pewnym stopniu odrębne) operacje:
a
Przyjmowanie towarów do magazynu (ze środków transportu);
b
Przemieszczanie towarów do określonego miejsca w magazynie;
c
Skonfigurowanie odpowiednich zestawów towarów w celu realizacji zamówień
klientów lub zapewnienia surowców do produkcji;
d
Ładowanie towarów w celu wysłania ich do klienta lub na linię produkcyjną.
−
Wyposa
żenie – czyli zespół urządzeń niezbędnych do przemieszczania, składowania,
zabezpieczania i ewidencjonowania zapasów, używanych zgodnie z wymogami natury
techniki i efektywności ekonomicznej. Na wyposażenie to składają się: urządzenia do
9
składowania i zabezpieczenia jakości dóbr materialnych, środki przewozowe i przeładunkowe
oraz urządzenia pomocnicze zapewniające sprawny przebieg prac w magazynie.
−
Technologia – czyli zespół środków i metod działania wykorzystywanych podczas
przyjmowania, przemieszczania i składowania dóbr. Technologia pracy w magazynie
obejmuje:
a
Gromadzenie i przepływ informacji związanych z fizycznym ruchem zapasów;
b
Automatyzację prac związanych z zabezpieczeniem, ewidencją i kontrolą zapasów w
magazynie.
−
Forma własno
ści – czyli przynależność magazynu do struktury organizacyjnej
przedsiębiorstwa czy też korzystanie z form outsourcingu w gospodarce magazynowej.
Ważne staje się więc podanie definicji związanej z zarządzaniem taką jednostką.
Zarz
ądzanie magazynem definiujemy w tym kontekście jako – „działalność techniczno –
ekonomiczną i organizacyjną w skali przedsiębiorstwa, sektora, branży, kraju, regionu, bądź w
skali międzynarodowej, związaną z magazynowaniem dóbr materialnych, w celu zapewnienia
właściwej działalności gospodarczej, lepszej organizacji służb magazynowych, minimalizacji
zapasów, a tym samym kosztów działalności podstawowej, a także modernizacji magazynów.”
Podana definicja magazynu zawiera w sobie 6 podstawowych elementów, funkcji zarządzania:
1.
Zapasy (materiały, surowce, komponenty, wyroby gotowe),
2.
Określona przestrzeń (budowla, obszar, przestrzeń),
3.
Wyposażenie techniczne (infrastruktura i suprastruktura – czyli sprzęt do składowania,
przemieszczania, przeładunkowy, kompletacyjny, konfekcjonujący, informatyczny,
kontrolno-pomiarowy, zabezpieczający, ochronny, inny),
4.
Personel (kierownictwo, pracownicy transportowi, administracyjni – oraz posiadane przez
nich umiejętności, uprawnienia i obowiązki),
5.
Organizacja (funkcje magazynu, zakres czynności, itp.,
6.
Koszty magazynowania (identyfikacja kosztów, podział rodzajowy, możliwości ich
optymalizacji, itp.)
Do podstawowych decyzji menedżerskich dotyczących składów należą następujące decyzje:
−
Dotyczące wyboru odpowiedniej formy własności,
−
Dotyczące wielkości i liczby składów,
10
−
Dotyczące lokalizacji składów,
−
Dotyczące wewnętrznej organizacji składów.
Podjęcie decyzji o u
życiu składów prywatnych lub publicznych jest jednym z
najważniejszych problemów w tym obszarze zarządzania. Chodzi o to czy przedsiębiorstwo
powinno zbudować (ewentualnie kupić) własny magazyn, czy też wynająć odpowiednią,
zapotrzebowaną powierzchnię składową w magazynie obcym.
Oba rozwiązania mają jednocześnie wady i zalety. Menedżerowie rozwiązują zwykle ten
problem poprzez rozpatrzenie wpływu określonej decyzji na globalne koszty logistyczne,
szukając takiego rozwiązania, którego efektem będzie najniższy poziom tych kosztów (koszty
zmienne – wariant składu obcego, oraz łącznie koszty zmienne i koszty stałe: podatek od
własności, amortyzacja, wynagrodzenia dla pracowników magazynu, itp. – wariant składu
własnego).
Innym ważnym zadaniem menedżera – logistyka, jest okre
ślenie wielkości i liczby
składów w całym systemie logistycznym (łańcuchu dostaw). Obie te cechy są wzajemnie od
siebie uzależnione, bowiem z reguły wraz ze wzrostem liczby składów w systemie logistycznym
przedsiębiorstwa, maleje ich średnia wielkość.
Wielko
ść magazynu jest uzależniona od wielu czynników. Określa się ją z reguły w
jednostkach powierzchni lub pojemności. Dziś często niestety jeszcze spotkać można reklamy
niektórych magazynów, które podają wyłącznie swą powierzchnię (w metrach kwadratowych).
Pokazuje to mankament nie zwracania należytej uwagi na zdolność nowoczesnych składów do
składowania wertykalnego (pionowego).
Jeśli rośnie poziom obsługi klienta, wymaga on zwykle więcej przestrzeni składowej w
celu zapewnienia możliwości składowania większych ilości zapasów. Jeśli rośnie wielkość i
liczba rynków obsługiwanych przez skład, wymaga to z reguły dodatkowej przestrzeni
magazynowej. Gdy przedsiębiorstwo oferuje większą liczbę produktów, bądź ich zestawów,
szczególnie jeśli są one zróżnicowane, potrzebuje ono większych składów w celu utrzymywania
przynajmniej minimalnych zapasów wszystkich produktów. Zwiększają się również wymagania
wobec przestrzeni składowej, jeśli przechowywane produkty są duże, rośnie ich masa całkowita
przepływająca przez skład, długi jest cykl produkcji, używane są ręczne metody przemieszczania
i przeładunków wewnątrz składu, w składzie wykonywane są czynności biurowe: sprzedaży czy
też zarządzania informacją, kiedy popyt jest zmienny lub nieprzewidywalny.
Reasumując najważniejszymi jak się wydaje obecnie, czynnikami mającymi wpływ na
wielkość magazynu są:
−
Poziom obsługi klienta,
11
−
Wielkość obsługiwanego rynku,
−
Liczba sprzedawanych (kupowanych) produktów,
−
Wielkość magazynowanych zapasów (ich indywidualne gabaryty),
−
System transportu i przeładunków wewnątrz składu,
−
Czas cyklu produkcji,
−
Rozplanowanie składu,
−
Rodzaj używanej infrastruktury (stojaki, regały),
−
Współczynnik przepustowości,
−
Korzyści skali, itp.
Podstawą podjęcia decyzji o liczbie składów w systemie logistycznym przedsiębiorstwa,
jest przeanalizowanie współzależności kosztów, z tym związanych. Zwiększenie liczby składów
w systemie logistycznym oddziaływuje na cząstkowe koszty logistyczne takie jak: koszty
transportu, utrzymywania zapasów, koszty utraconych możliwości sprzedaży, koszty
utrzymywania (wynajmowania) składów.
W miarę wzrostu liczby składów zmniejszają się koszty transportu i koszty utraconych
możliwości sprzedaży, podczas gdy jednocześnie rosną koszty utrzymywania zapasów oraz
utrzymywania (wynajmu) składów.
Konsolidacja przesyłek w partie całowagonowe lub całosamochodowe) pozwala obniżyć
koszty transportu. W sferze logistyki dystrybucji zwiększająca się liczba magazynów pozwala
lokalizować składy bliżej rynków zbytu i samych klientów, redukując tym samym odległości
przewozu i koszty transportu.
Koszty składowania rosną, ponieważ globalna przestrzeń składowa zawsze zwiększa się
wraz z większą ilością magazynów. Przedsiębiorstwo dysponujące jednym składem o
powierzchni 50 tys. m
2
nie będzie w stanie funkcjonować przy tej samej wielkości kosztów,
dysponując dwoma obiektami składowymi po 25 tys. m
2
każdy. Obsługa składu: biura, łazienki,
stołówki, przejścia i inne pomieszczenia, wymagają pewnej, prawie zawsze stałej przestrzeni.
Ponieważ przedsiębiorstwo zwiększające liczbę swych składów utrzymuje większe
zapasy globalne, rosną tym samym koszty zapasów. Większe ilości zapasów wymagają większej
przestrzeni składowej. Zwiększenie zapasów jest niezbędne, ponieważ trudności związane z
określeniem popytu mogą zmusić przedsiębiorstwo dysponujące dwoma lub więcej składami do
utrzymywania zbyt wysokiego poziomu niektórych, trudniej sprzedających się towarów,
towarów każdym ze składów. Wraz ze wzrostem liczby składów przedsiębiorstw, zwiększający
12
się z reguły wachlarz towarów wymaga ponadto większej przestrzeni, nawet przy tej samej
wielkości sprzedaży.
Przedsiębiorstwa zwiększają często liczbę swych składów w celu: poprawy poziomu
obsługi klienta, obniżenia kosztów transportu i zapewnienia możliwości składowania
zwiększających się ilości produktów. O dziwo, zmniejszanie liczby składów w systemie staje się
często preferowanym sposobem realizacji tych samych potrzeb. Koszty budowy i eksploatacji
składów są duże. W przeciwieństwie, poprzez redukcję liczby składów przedsiębiorstwo może
wyeliminować te z obiektów, które powodują nieproduktywne koszty. Kombinacja mniejszej
liczby składów z niezawodnym systemem transportowym może poprawić poziom obsługi klienta
i obniżyć koszty transportu poprzez możliwości konsolidacji. Przy mniejszej liczbie składów
oraz przemieszczeniu większych ilości produktów przedsiębiorstwo musi zwiększyć
przepustowość składu lub współczynnik obrotu zapasami. Poprzez zwiększenie współczynnika
obrotu zapasów przedsiębiorstwo może obniżyć koszty ich utrzymywania.
Rozplanowanie i konstrukcja magazynu mogą mieć krytyczny wpływ na produktywność i
efektywność systemu logistycznego. Dobre rozplanowanie składu może:
−
Zwiększyć wydajność,
−
Poprawić przepływ produktów,
−
Obniżyć koszty,
−
Poprawić poziom obsługi klienta,
−
Zapewnić lepsze warunki pracy personelowi.
Optymalne rozplanowanie i konstrukcja składu dla przedsiębiorstwa będzie różna w
zależności od składowanego towaru, zasobów finansowych przedsiębiorstwa, otoczenia
konkurencyjnego
i
potrzeb
klientów.
Menadżer-logistyk
musi
ponadto
rozpatrzyć
współzależności między kosztami siły roboczej, kosztami urządzeń, kosztami przestrzeni oraz
kosztami informacji. Przykładowo zakup droższych lecz bardziej efektywnych urządzeń do
przemieszczania i przeładunków towarów wewnątrz składów może mieć wpływ na optymalną
wielkość składu. Zainstalowanie drogiego systemu przenośnikowego w celu obniżenia kosztów
siły roboczej i podwyższenia wydajności może wpłynąć na konfigurację składu.
Ważne jest, aby firma przyjęła kilka zasad postępowania (ręcznych lub komputerowych),
które mogą pozwolić opracować skuteczne i efektywne rozplanowanie składu. Niezależnie od
tego, jakie rozwiązanie wybierze przedsiębiorstwo ostatecznie, niezmiernie ważne jest aby
13
umożliwiało ono jak najlepsze i najefektywniejsze wykorzystanie całej dostępnej przestrzeni
składu. Wskazówkami pomagającymi osiągnąć ten cel są poniższe instrukcje:
−
Dla wszystkich produktów należy bardzo dokładnie skalkulować wymagania przestrzeni
składowej,
−
Wszędzie gdzie jest to tylko możliwe należy wykorzystywać składowanie wielopoziomowe,
−
Zwracanie szczególnej uwagi na wymiary przejść, gdyż zbyt wąskie przejścia ograniczają
przepływ materiałów i efektywne wykorzystanie urządzeń, zaś zbyt szerokie przejścia
marnotrawią przestrzeń,
−
Należy zwracać uwagę i dążyć w praktyce do wykorzystania górnej przestrzeni magazynu do
przemieszczeń towarów z jednego miejsca na drugie,
−
Należy wykorzystywać antresole i półpiętra do organizowania pomieszczeń biurowych w
magazynie,
−
W szacowaniu (przewidywaniu) ekspansji nowych przestrzeni składowych, należy stosować
normy wykorzystania przestrzeni. Normy te mogą być wyrażone jako stosunek
wykorzystywanych m
3
do całości użytkowej przestrzeni składowej, bądź wykorzystywanej
powierzchni w m
2
do całości powierzchni magazynu.
Lokalizacja zakładów produkcyjnych i magazynów w systemie logistycznym
przedsiębiorstwa, może prowadzić do ograniczeń w tworzeniu użyteczności czasu i miejsca.
Lokalizacja obiektów wpływa bezpośrednio na koszty transportu, poziom obsługi klienta i
koszty zapasów.
Gdy przedsiębiorstwo usytuuje już obiekt w określonym miejscu, menadżer-logistyk ma
możliwość operowania takimi zmiennymi logistycznymi jak:
−
Transport,
−
Realizacja zamówienia,
−
System przemieszczania i przeładunków wewnątrz obiektu,
Operuje nimi w celu: maksymalizacji użyteczności czasu i miejsca oferowanych klientom
towarów, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów globalnych całego systemu
logistycznego.
14
4. Kosztowe uzasadnienie wyboru lokalizacji
Lokalizacja magazynu uzależniona jest od popytu rynkowego na określone dobra, w
miejscu najdogodniejszym dla dostawcy i klienta optymalizującym koszty, dającym gwarancje
najkorzystniejszego wyniku finansowego całego systemu logistycznego (lub firmy).
Lokalizacja w procesach logistycznych jest istotnym problemem decyzyjnym, ponieważ
nadaje kształt określonej strukturze systemu logistycznego. Struktura ta decyduje o dostępnych
możliwościach (możliwościach związanych z nimi kosztach) funkcjonowania systemu.
Lokalizacja w systemie logistycznym polega na wybraniu miejsca usytuowania zakładów
produkcyjnych, magazynów, punktów sprzedaży hurtowej i detalicznej, centrów logistycznych i
usługowych, itp., a więc tych punktów, w których materiały czy wyroby gotowe zatrzymują się
tymczasowo w drodze do ostatecznego klienta.
Teoria lokalizacji jest bogatą dziedziną wiedzy dysponująca wieloma precyzyjnymi
technikami służącymi do wyboru punktów lokalizacyjnych.
4.1. Metoda analizy dynamicznej (długookresowej)
Proces lokalizacji rozpoczyna się od ogólnej analizy kosztów nowego systemu logistycznego.
Przykład:
Firma przewiduje że w pewnym regionie będzie sprzedawać produkt „X” po cenie 1620
zł za sztukę. Kierownictwo firmy szacuje że sprzedaż będzie wynosiła 1850 szt. Rocznie. W tym
celu musi ustalić lokalizację magazynu produktu „X”. Do wyboru bierze 3 miasta z pewnego
regionu: Łódź, Piotrków Trybunalski i Tomaszów Mazowiecki. Jak wybrać najbardziej
ekonomiczną lokalizację?
Tabela : Zestawienie kosztów alternatywnych lokalizacji
Miasto
Koszty stałe w skali roku Koszty zmienne /1 szt.
Ł – Łódź
P – Piotrków
T - Tomaszów
360 mln zł
720 mln zł
1440 mln zł
900 000 zł
540 000 zł
180 000 zł
Dla każdej z alternatywnych lokalizacji wyznaczamy prostą - funkcję kosztów, dla założonego
poziomu sprzedaży:
Koszt całkowity = koszt stały + koszt zmienny x wielkość sprzedaży
Ł:
360 mln zł + 900 tys zł x 1850 szt = 2025 mln zł
P:
720 mln zł + 540 tys zł x 1850 szt = 1719 mln zł
T:
1440 mln zł + 180 tys zł x 1850 szt = 1773 mln zł
15
Przy wielkości sprzedaży 1850 szt najkorzystniejszą – z punktu widzenia łącznych
kosztów – lokalizacją magazynów jest „Piotrków”. Spodziewany zysk przy tej lokalizacji będzie
wynosił (1620 zł x 1850 szt – 1719 mln zł) 1278 mln zł
W zadaniu tym zastosowano tzw. analiz
ę długookresową (inna nazwa – dynamiczną). Stosuje
się w niej zwykle matematyczne metody pozwalające na porównanie różnych systemów
logistycznych. W tym celu musimy zebrać następujące informacje:
−
Koszt stały,
−
Całkowity koszt zmienny
−
Koszt zmienny / 1 jednostkę
Zakładając dalej zależność pomiędzy wielkością sprzedaży a jej kosztami jako prostoliniową,
musimy wyznaczyć równanie tej prostej
[y = a + bx]
a -
koszt stały
b -
koszt zmienny / na jednostkę
−
Można też obliczyć tzw. „punkt oboj
ętny” czyli punkt równości kosztów całkowitych
Jeżeli wyznaczymy graficznie wszystkie 3 proste to nasuwają się dodatkowo inne uwagi.
Chodzi o lokalizacje korzystne także dla innych wielkości sprzedaży produktu „X”
Roczna warto
ść kosztu stałego
Ł
P
2000
T
1750
1500
1250
1000
750
500
250
0
1000
2000
3000
Roczna wielko
ść sprzedaży
16
Wniosek:
Dla sprzedaży nie przekraczającej 1000 szt rocznie korzystniejszą lokalizacją byłaby
„Łódź” Z kolei dla sprzedaży więcej niż 2700 szt rocznie bardziej opłacalna byłaby lokalizacja
magazynu w „Tomaszowie”.
4.2. Metoda punktu dominuj
ącego
Przykład:
Zakład „P1” wytwarza pewien produkt. W celu polepszenia poziomu obsługi 2 ważnych
rynków zbytu „M1” i „M2” przez ten zakład, zdecydowano się na budowę magazynu
pośredniczącego. Wzajemne usytuowanie zakładu i rynków przedstawia rysunek
Rysunek : Mapa odległości pomiędzy Zakładem „P1” a rynkami zbytu: „M1” i „M2”
„Y” Odległo
ść w km
5
4
Lokalizacja punktu
dominuj
ącego
100 000 ton
„P1”
3
2
1
„M1” – 60 000 t
„M2” – 40 000 t
0
1
2
3
4
5
„X” Odległo
ść w km
17
Zapotrzebowanie rynku M1 wynosi 60 000 ton w ciągu roku, a rynek M2 zamawia
rocznie 40 000 ton. Odpowiednio roczna produkcja zakładu P1 wynosi 100 000 ton.W procesach
transportu nie występują żadne ubytki produktu. Koszty dostarczenia produktu do magazynu, jak
również koszty przesłania produktu z magazynu do odbiorców na obu rynkach są jednakowe i
wynoszą 500 zł 1 t/km
Przy rozwiązaniu tego problemu można posłużyć się teorią punktu dominuj
ącego, która
mówi, że je
śli dla jakiegokolwiek punktu iloczyn masy produktu „V” i stawki
transportowej „R” jest równy lub przekracza sum
ę iloczynów mas „V” i stawek „R” w
innych punktach, wtedy ten punkt stanowi optymaln
ą lokalizację magazynu.
W przypadku zakładu produkcyjnego iloczyn VR w miejscu zlokalizowania zakładu
wynosi 100 000 x 500 = 50 mln, a miejscu występowania każdego z rynków VR odpowiednio
wynosi: 60 000 x 500 = 30 mln oraz 40 000 x 500 = 20 mln.
Stąd VR
P1
= VR
M1
+ VR
M2
, czyli 50 mln = 30 mln + 20 mln, a więc punktem dominującym jest
P1. Tam też należy zlokalizować magazyn.
Odpowiednią kalkulację dla tego przykładu zawiera tabela
Potencjalna
lokalizacja
magazynu
[a]
Odległość
od
zakładu
do
magazynu
Koszt
przewozu
[b]
z zakładu
do
magazynu
Odległość
od
magazynu
do rynku
M1
Koszt
przewozu
z
magazynu
na rynek
M1
Odległość
od
magazynu
do rynku
M2
Koszt
przewozu
z
magazynu
na rynek
M2
Łączny
koszt
(3) +
(5) +
(7)
1
2
3
4
5
6
7
8
1,1 (M1)
1,5 (M2)
5,3 (P1)
4,3
3,3
2,2
2,4
447
447
0
100
200
316
316
22350
22350
0
5000
10000
15800
15800
0
400
447
360
282
141
316
0
12000
13410
10800
8460
4230
9480
400
0
447
360
282
316
141
8000
0
8940
7200
5640
6320
2820
30350
34350
22350
23000
24100
26350
28100
[a] -
lokalizacja określona przez współrzędne siatki X, Y
[b] -
koszt = masa x stawka transportowa x odległość
W wielu problemach lokalizacyjnych czynnikiem dominującym przy wyborze są koszty
transportu. Do podjęcia decyzji w tym zakresie można wykorzystać metodę zwaną „algorytm
transportowy”
18
5. Przykład decyzji mened
żerskich dotyczący wewnętrznej organizacji magazynu
Przykład:
Firma „Centrum Logistyczne” (CL) jest usługodawcom zewnętrznym, logistycznym.
Ś
wiadczy kompleksowe usługi logistyczne związane z obiegiem towarów swojego klienta.
Polega to na tym, że przejmuje wszystkie zadania kompletnego zarządzania stanem towarów od
jego wejścia poprzez składowanie, obróbkę i przygotowanie towaru do wysyłki, a także realizuje
dostawy do odbiorców.
Jednym z takich klientów firmy CL jest koncern „X”, który w firmie CL ma swój
centralny magazyn produktów spożywczych.
CL zapewnia (poprzez pracę trójzmianową) sukcesywne odbieranie towarów z
położonego w pobliżu magazynu miejsca produkcji wyrobów koncernu „X”. CL zajmuje
powierzchnię 28 000 m i jest magazynem wysokiego składowania. Magazyn podzielony jest na
2 połączone bramami hale o łącznej liczbie 29 850 miejsc w regałach przystosowanych do różnej
wysokości palet.
W związku z rosnącą konkurencją na rynku usług logistycznych firma CL poszukuje
rozwiązań usprawniających pracę magazynu, która decyduje o jakości świadczonej usługi. W
związku ze zdobywaniem nowych rynków zbytu oraz poszerzaniem asortymentu przez firmę
„X” pojawiła się konieczność dostosowania do nowych warunków. Firma CL dążąc do jak
najlepszej realizacji zadań zleconych przez jej kluczowego klienta, stanęła wobec konieczności
przyjęcia zwiększającej się ilości produkowanych koncentratów spożywczych oraz obsługi
często zmienianej i coraz szerszej gamy asortymentowej towaru. Powyższe zmiany wymusiły na
firmie CL reorganizację jej dotychczasowego procesu magazynowania.
W zależności od specyfiki składowanych produktów i zadań magazynu można dokonać
podziału procesu magazynowania na kilka faz:
−
Przyjęcie towaru, - Składowanie, - Wydanie towaru.
W przykładzie przedstawionego magazynu wyodrębniono dodatkowo jeszcze dwa etapy
magazynowania – kompletację towaru do wysyłki oraz co-packing, od niedawna wykonywany w
magazynie na zlecenie obsługiwanej firmy, polegający na łączeniu jednostkowych opakowań
wyrobów gotowych w zbiorcze opakowania promocyjne. Do realizacji co-packingu konieczne
było wyodrębnienie części powierzchni magazynowej, zakup odpowiednich urządzeń oraz
zatrudnienie dodatkowych pracowników, co nie jest bez wpływu na organizację pracy
magazynu.
19
Kierownictwo firmy CL dążąc do usprawnienia procesu magazynowania i zapewnienia
swoim klientom obsługi logistycznej wysokiej jakości, poszukuje rozwiązań, które zapewniłyby
minimalizację czasu potrzebnego na realizację zadań magazynowych, jak najlepsze
wykorzystanie powierzchni magazynowej, zwiększenie efektywności pracowników (poprawę
jakości ich pracy i związaną z nią liczbą popełnionych pomyłek i uszkodzeń towaru oraz
koordynację ich działań a także uczciwość osób zatrudnionych mających bezpośredni dostęp do
towaru na magazynie), szybki i bezbłędny przepływ informacji, a także optymalne
wykorzystanie posiadanych urządzeń transportu wewnętrznego. Nie jest to jednak łatwe zadanie,
a w trakcie jego realizacji pojawiają się nowe, czasem nieprzewidziane problemy.
Opis czynności magazynowych:
Przyj
ęcie towaru
Przed zmianami dokonywano załadunku i rozładunku zarówno na rampach pierwszej jak
i drugiej hali. Towar zaraz po rozładunku ustawiany był tuż przy rampach w blokach. Po
sprawdzeniu zgodności między stanem fizycznym towaru a dokumentem dostawy „PW”
(przyjęcie wewnętrzne – dokument będący dowodem dostawy z zakładu produkcyjnego do
magazynu), pracownik magazynowy wpisywał specyfikacje przyjęcia, w której informował o
numerze artykułu, liczbie palet, liczbie kartonów na palecie i dacie ważności przyjętego towaru.
Taki dokument trafiał do działu logistyki magazynowej gdzie pracownik wprowadzał dane do
systemu i przydzielał każdej palecie lokalizację w regale zgodnie z jej wysokością, wagą i
asortymentem. Wydrukowane kartki z lokalizacją, numerem artykułu, ilością, serią i datą
przydatności, przekazywane były do kierownika magazynu. Pracownik magazynowy pobierał od
kierownika kartki na dane przyjęcie i każdą z nich umieszczał w odpowiedniej palecie.
Następnie tak oznaczone palety rozwożone były przez operatorów podnośnikowych wózków
widłowych pod odpowiednie regały. Pod regałem może stać max 8 palet EURO do wstawienia w
regał plus dwie wyjęte z regału. Na tym etapie procesu magazynowania bardzo ważne jest
zaangażowanie pracowników magazynowych odpowiedzialnych za właściwe przyjęcie towaru
(wychwycenie braku w dostawie, uszkodzeń, dopilnowanie aby paleta trafiła fizycznie w to
miejsce, które zostało jej przydzielone w systemie, itp.) Niestety zdarza się i to częściej niż
sporadycznie, że kartka przeznaczona dla palety „X” jest włożona w paletę „Y”, lub też sytuacja,
ż
e paleta z lokalizacją 07/056/C trafia w miejsce 07/056/D. Takie pomyłki spowalniają pracę i
powodują niepotrzebny bałagan, a w konsekwencji mogą prowadzić do wydania innego towaru
niż faktycznie potrzebny. Istotą problemu na tym etapie są błędy popełnione przez pracowników,
20
wynikające z ich niedbalstwa, braku wyraźnego podziału obowiązków i związanej z tym
odpowiedzialności za powierzone zadania.
Składowanie
Towar składany jest na jednostkach paletowych typu EURO w regałach zajmujących 2/3
powierzchni magazynowej. Na dwóch halach w 66 regałach jest w sumie 24 780 miejsc
paletowych. Rozplanowanie regałów i ułożenie towaru, pozwalają na stały dostęp do każdej
palety, jaka jest na magazynie.
Kontrakt podpisany z firmą „A” przewiduje 19 950 (+/- 5 %) jako maksymalną liczbę
składowanych palet. W rzeczywistości zdarza się dość często, że liczba ta przekroczona jest o
kilka tysięcy, tysięcy nawet o 10 000 palet. Taka sytuacja często zachodzi na początku miesiąca,
gdy ilość wysyłanego z magazynu towaru jest – w skali – miesiąca najniższa, a produkcja i w
związku z tym dostawa towaru do magazynu utrzymana na stałym poziomie. Przy liczbie palet
przekraczającej liczbę miejsc w regałach, konieczne jest składowanie towaru w blokach. Przy
tak rozbudowanej strefie „K”
3
, nie pozostawało na magazynie zbyt dużo miejsca, które można
by wykorzystać do tego celu. Dlatego towar „upychano” w każde wolne miejsce, czyniąc tym
samym bałagan. W sytuacji skrajnej towar po rozładunku pozostawał przy rampie, co
paraliżowało proces przyjmowania kolejnych dostaw. Efekt - na magazynie trudno odnaleźć
paletę, jeśli nie ma ona ściśle określonego miejsca.
Trudności wiążą się nie tylko z nadmierną ilością składowanego towaru, ale również z
jego zróżnicowanie asortymentowym oraz zróżnicowaną wysokością i wagą towaru na palecie.
Oprócz szerokiej gamy produktów gotowych zajmujących 80,3 % powierzchni składowej,
przechowywane są na magazynie opakowania i surowce, dla których przydzielonych zostało
kilka regałów. W pierwszych 6-ciu regałach składowany jest towar tzw. „caterplan”, – czyli
ż
ywność zbiorowa, przeznaczona dla gastronomii. W regałach od 7 do 11 znajdują się
opakowania (tacki, kartony) wydawane na produkcję tylko całymi paletami oraz folie, które są
komisjonowane prosto z regału. Ze względu na wymogi sanitarne w regałach z opakowaniami
nie można składować produktów żywnościowych. W sytuacji gdy do magazynu wpływa duża
ilość wyrobów gotowych, nie można ich wstawić w regały z opakowaniami, mimo że są tam
wolne miejsca. Niektóre opakowania przywożone są do magazynu na jednostkach paletowych
przemysłowych i z tego względu nie mieszczą się w regały, dlatego również pozostają w bloku.
3
Strefa „K” – strefa kompletacji (komisjonowania) towaru (zwana potocznie „zerówką”) – jest to wydzielony w
magazynie obszar dla przygotowania zleceń w przypadku, gdy ilość artykułu zamawianego jest mniejsza niż jedna
paleta.
21
Mamy więc sytuację gdy towar pozostaje w bloku, zmniejszając wolną przestrzeń magazynową
a w regale są miejsca których nie można wykorzystać, nie łamiąc przepisów sanitarnych.
Dla usprawnienia pracy konieczne było zreorganizowanie zagospodarowania przestrzeni
magazynowej, tak aby strefa przyjęć nie była zablokowana, mimo że dotychczas dostawy są
składowane w blokach.
Przygotowanie towaru do wysyłki (komisjonowanie)
W dziale logistyki magazynowania opracowywane są zlecenia na podstawie danych
zawartych w liście kompletacji „WZ”
4
, który zbudowany jest z dwóch części. Część pierwsza
zawiera umiejscowienie towaru w regale. Część druga zawiera umiejscowienie towaru w strefie
kompletacji. Taki dokument kierownik magazynu przekazuje pracownikowi, który jest
odpowiedzialny za przygotowanie tego zlecenia do wysyłki. Dokumenty WZ przygotowywane
są w boksach na poszczególnych bramach załadunkowych. Pierwszą częścią jest transport całych
palet z regałów do boksów. Czas realizacji tej części zlecenia jest tym lepszy, im stosunek ilości
sprawnych wózków korytarzowych przeznaczonych do wystawiania palet z regałów na WZ-tki
do ilości WZ-tek i wynikającej z niej liczby palet, które należy wyjąć z regałów, jest większy.
Druga część zlecenia przygotowywana jest w strefie kompletacji. Na hali „1” ustawiono
produkty marki „M”, do której należą: (koncentraty deserów, dodatki do ciast, koncentraty zup i
sosów, napoje. Każdy artykuł miał nadany numer na podstawie kodu kreskowego. Na hali „1”
stały desery, gdyż ich numer rozpoczynał się od cyfr 61xxx. Ta grupa dzieli się na podgrupy,
które określała 3 i 4 cyfra: 6150x – kisiele, 6152x – budynie, 6154x – galaretki. Ostatnia cyfra
oznaczała smak. Analogicznie oznaczono wszystkie kolejne grupy. Na drugiej hali znajdował się
asortyment marki „K”, czyli: (koncentraty zup, sosów obiadowych i sałatkowych, dodatki do
potraw [tzw. „fixy”], przyprawy w proszku i w płynie, zupy błyskawiczne), a także produkty
marki „H”, do której należą: (majonezy i keczupy). Towar rozmieszczony był asortymentowo
wg. numeru i smaku, co miało na celu ułatwić odnalezienie potrzebnego artykułu na strefie „K”.
Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy asortyment miał swoją lokalizację, która podawana była w
dokumencie „WZ”. Towar ustawiany był w dwóch rzędach (od strony regału i bram), środkiem
było przejście, którym mogli poruszać się tylko pracownicy z wózkami ręcznymi. Maksymalnie
na strefie „K” mogło stać 6 palet jednego asortymentu.
Odpowiednie rozplanowanie strefy „K” i umiejętność odnalezienia na niej właściwego
asortymentu ma decydujący wpływ na czas realizacji zlecenia. Im jest on krótszy tym wyższa
4
WZ – wydanie zewnętrzne, dokument na podstawie którego towar szykowany jest do wysyłki i wydawany z
magazyny. Zawiera informację o numerze, nazwie, serii, dacie ważności i ilości towaru oraz miejscu jego
przeznaczenia.
22
jakość świadczonej usługi. W związku ze zmianami organizacyjnymi u klienta, nastąpiła w
krótkim czasie dwukrotna zmiana numeracji artykułów, co wprowadziło zamęt na strefie „K” i
utrudniło pracę osobom szykującym towar do wysyłki. Czas przygotowania jednej palety
wydłużył się, co spowodowane było problemem przyswojenia sobie nowej numeracji przez
pracowników, gdyż zdarzało się, że jeden artykuł ewidencjonowany był pod trzema numerami.
Po kilkudniowej obserwacji pracy na magazynie przedstawiciel firmy „A”, uznał, że strefa „K”
jest źle zagospodarowana i nie spełnia swojego zadania, bo czas realizacji zleceń jest za długi.
Na jego wniosek podjęto próby zmodyfikowania strefy „K”, tak, aby ułatwić pracę i
zminimalizować czas potrzebny na przyszykowanie towaru do wysyłki.
Oceniając funkcjonalność strefy „K” przedstawiciel firmy „A” nie wziął pod uwagę
sezonowości sprzedaży w ciągu miesiąca, która znacznie utrudnia pracę w magazynie. W
związku z bardzo dużą różnicą w ilości wysyłanego towaru na początku (150 palet/dzień) i na
końcu (ponad 1500 palet/dzień) miesiąca, liczba pracowników jest niewystarczająca dla
zrealizowania w normalnym czasie pracy wszystkich zleceń, wpływających od klienta w
ostatnim tygodniu miesiąca, a nadmierna w przypadku niewielu zleceń na początku miesiąca.
Zwiększenie zatrudnienia podnoszące koszty stałe, byłoby zbyt dużym obciążeniem finansowym
dla firmy, dlatego korzysta się z usług firm personalnych „wynajmując” od nich pracowników.
Należy jednak liczyć się z tym, że nowy pracownik, który nie zna dobrze tak szerokiej gamy
produktów, może mieć problemy z odnalezieniem właściwego artykułu i popełni więcej błędów,
realizując WZ-tkę. W ostatnich dniach miesiąca, gdy ilość wysyłanego towaru jest bardzo duża,
zdarzają się często podmiany asortymentowe oraz braki w dostawie, a w konsekwencji zwroty
od klienta, które z jednej strony przyczyniają się do zwiększenia w pracy w magazynie, a z
drugiej obniżają jakość świadczonej usługi logistycznej i zadowolenie klienta.
Specyficzną grupą wyrobów gotowych są produkty przeznaczone dla gastronomii, czyli
„caterplan”. Dla tej grupy asortymentowej nie utworzono strefy „K”. Podobnie jak „folie” z
grupy „opakowań”, tak i caterplan jest komisjonowany bezpośrednio z regału przez operatora
wózka korytarzowego. I tutaj odczuwalny jest „problem końca miesiąca”, gdy liczba dyspozycji
wydań towaru (WZ) dla gastronomii, na dany dzień przewyższa możliwości ich przygotowania
przez jednego operatora. Przydzielenie dodatkowego wózka do tej pracy nie rozwiązuje
problemu, bo jeden wózek więcej na caterplanie oznacza jeden wózek mniej przeznaczony do
wstawiania w regał palet z przyjęć i wystawiania ich z regału do wydania oraz na strefę „K”.
Zakup dodatkowego sprzętu transportu wewnętrznego, to zamrożenie kapitału, który będzie
wypracowywał zysk tylko przez połowę miesiąca, tak jak kształtuje się sprzedaż. Uwzględniając
23
awaryjność tego sprzętu oraz zadowolenie klienta z jakości świadczonej usługi taka inwestycja
jest jednak wskazana.
Wydanie towaru
Strefa załadunku składa się z dwóch elementów: bram załadunkowych i boksów o
pojemności 30 palet, otwieranych z dwóch stron. Boksy zlokalizowane są w odległości 5 metrów
od bramy. Pusty boks otwierany jest od strony strefy kompletacji i rozpoczyna się proces
realizacji zlecenia. Po jego zakończeniu następuje sprawdzenie towaru i zamknięcie boksu.
Przed zmianami numerów artykułów towar w boksie sprawdzano za pomocą skanera ręcznego.
Z jego pomocą pracownik wczytywał kody oraz ilość artykułów przygotowanych do wysyłki i
porównywał ich zgodność z danymi w systemie. Przygotowany i sprawdzony towar, operator
wózka podnośnikowego ładował na naczepę zgodnie z dyspozycją. W związku ze zmianami
numeracji skanery stały się bezużyteczne, gdyż były przystosowane do wczytywania
maksymalnie 6-ciocyfrowych numerów, a obecnie numery artykułów są 7-cyfrowe. Towar
sprawdzany jest więc ręcznie na podstawie dokumentu „DKZ”.
5
DKZ zawiera informacje o
numerach i ilości dysponowanych artykułów oraz o ilości warstw na palecie zajmowanych przez
każdą z pozycji i przez wszystkie artykuły razem. Osoba sprawdzająca towar w boksie
porównuje dane z DKZ-tki (szczególnie liczbę warstw) ze stanem fizycznym i koryguje
wychwycone błędy. Niestety brak możliwości korzystania ze skanerów wydłuża czas kontroli
zgodności towaru z dyspozycją i zwiększa prawdopodobieństwo pomyłek.
Jedna z przeprowadzanych inwentaryzacji wykazała duży brak towaru na magazynie, co
spowodowane było niekontrolowanym wydaniem towaru poza dokumentacją przez
nieuczciwych pracowników. Niezadowalający wynik inwentaryzacji oraz problemy podane
wcześniej, skłoniły kierownictwo firmy do wprowadzenia zmian w celu usprawnienia prac
magazynowych oraz „uszczelnienia” magazynu.
Rozwi
ązania usprawniające
Aby zapobiec dalszemu niefakturowanemu wydaniu towaru z magazynu i zapewnieniu
dokładniejszej kontroli towaru, dokonano podziału hal ze względu na pełnione funkcje i
wprowadzono zmiany rozplanowania przestrzennego strefy „K”.
5
DKZ jest dokumentem kompletacji zamówienia drukowanym dla każdego dokumentu.
24
Przyj
ęcie towaru
Zgodnie z podziałem wszystkie 6 ramp hali „1” służy jedynie rozładunkom dostaw z
produkcji i od klientów zewnętrznych oraz załadunkom surowców i opakowań na produkcję. Na
każdej zmianie jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za tę część zadań. Sprawdza ona dostawę
pod względem ilości, asortymentu, jakości i daty przydatności. Każdą niezgodność zobowiązana
jest wyjaśnić z dostawcą i zaznaczyć w dokumencie dostawy.
Zaproponowano zbiurokratyzowanie procesu przyjęcia towaru do magazynu. Najlepszym
rozwiązaniem byłaby zmiana systemu komputerowego, który wyeliminowałby niepotrzebny
obieg dokumentów, ale jeśli nie ma takiej możliwości, warto zbiurokratyzować pracę dla
wyegzekwowania od pracowników dokładniejszego wykonywania powierzonych im zadań i
zminimalizowania liczby popełnianych błędów. Kierownik przyjęć towaru powinien każdy
numer przyjęcia zapisać w zeszycie, a osoba pobierająca kartki na dane przyjęcie powinna
podpisać ich odbiór. Wobec pracowników można by wówczas wyciągać konsekwencje w
przypadku licznie powtarzających się błędów, gdyż zidentyfikowanie osoby za nie
odpowiedzialnej byłoby bardzo łatwe.
W
przypadku
operatorów
wózków
korytarzowych
należałoby
wprowadzić
odpowiedzialność łączną, gdyż często zdarza się, że towar zwieziony pod regały na pierwszej
zmianie jest wstawiany w regały przez pracownika zmiany drugiej. Trudno byłoby wskazać
przez pracownika, której zmiany paleta została wstawiona w regał. Przy tym rozwiązaniu
należałoby wprowadzić jeszcze jedną zasadę, a mianowicie, że operator danego wózka (każdy
wózek ma swój numer) obsługuje tylko wskazane regały. Taka sytuacja czyniłaby operatora
wózka odpowiedzialnym nie tylko za własną pracę ale i za pracę kolegów z dwóch kolejnych
zmian. Miałoby to o tyle pozytywny skutek, że pracownik nie przeszedłby obojętnie obok błędu
popełnionego przez kolegę, ale starałby się go wyjaśnić. Trzeba pamiętać, że każdy błąd
wydłuża czas pracy potrzebny na zrealizowanie danego zlecenia i utrudnia pracę pozostałym
pracownikom.
Takie zbiurokratyzowane rozwiązanie ma niestety również wady. Po pierwsze może
przywoływać skojarzenia „państwa policyjnego”, policyjnego po drugie może przyczynić się do
powstawania negatywnych relacji między pracownikami. Aby tego uniknąć ważne znaczenie
będzie miał tu odpowiedni system nagród i kar. Nie może jednak opierać się on na
jednoczesnym nagradzaniu pracownika, który wychwycił błąd i karaniu pracownika, który ten
błąd popełnił. Należy rozbudzić potrzebę współpracy a nie niezdrową rywalizację.
25
Składowanie towaru
Zmiany wprowadzone w przestrzennym zagospodarowaniu magazynu powiększyły
możliwości składowania towaru poza regałami. Dzięki przeniesieniu strefy „K” na 2 halę,
większa część powierzchni hali 1 służy rozładunkom i składowaniu towaru w blokach, gdy taka
potrzeba zaistnieje. W związku z wprowadzeniem, co-packingu na hali 1 przy bocznej rampie
wydzielono część powierzchni na ten cel.
Proponuje się ponumerowanie bloków na 1 hali tak, aby bezbłędnie móc zlokalizować
poszukiwaną paletę. Numery bloków miałyby być wyraźnie wypisane w wydzielonym polu oraz
na dużej kartce umieszczonej nad blokiem. W przypadku takiego rozwiązania łatwiej byłoby
zapanować nad porządkiem, gdy ilość składowanego towaru znacznie przekracza ilość miejsc w
regale. Pracownik przygotowujący towar do wysyłki dokładnie wiedziałby, która paleta jest
dysponowana do wydania. Lokalizacja bloku podana na dokumencie WZ byłaby bowiem
jednoznaczna z lokalizacją fizyczną tej palety.
Komisjonowanie towaru
W celu usprawnienia pracy i na wniosek przedstawiciela zleceniodawcy zmodyfikowano
strefę komisjonowania towaru. Po pierwsze przeniesiono ją w całości na halę nr 2, po drugie
zmieniono jej ustawienie tak, że przejście pomiędzy rzędami tej strefy zorientowane jest
względem długości hali, a nie jak poprzednio względem jej szerokości. Takie ustawienie ułatwia
przemieszczanie się po strefie „K”. Zdefiniowano lokalizację strefy „K”, którym przypisano po
jednym artykule, np. w lokalizacji H2/084/06 znajduje się artykuł 8103536. H2 oznacza halę nr
2, 06 – rząd (licząc od lewej strony hali), a 084 – kolejny numer lokalizacji. Nad każdym tak
zdefiniowanym miejscem zawieszono czytelne numery, dzięki czemu pracownik może
bezbłędnie trafić do właściwej lokalizacji, wskazanej na dokumencie WZ.
Czym kierować się planując strefę „K”? Przede wszystkim minimalizacją długości drogi,
a tym samym i czasu, który musi poświęcić pracownik szykując jedno zlecenie. Grupy
asortymentowe powinny być ułożone w takiej kolejności, aby pracownik układając towar na
palecie bez zbędnego biegania po „zerówce” mógł na najniższych warstwach umieścić
najcięższe produkty i kolejno coraz lżejsze. Takie właśnie cel przyświecał pomysłodawcom
zmodyfikowanej strefy „K”. Praktyka pokazała jednak, że to rozwiązanie nie przyniosło
spodziewanych rezultatów. Zamiast porządku wprowadzono chaos, zamiast skrócić czas pracy
wydłużono go, gdyż obecnie na strefie „K” mogą znajdować się 3-4 palety, a nie 6 tak jak to
było przed zmianami i pracownicy dłużej muszą oczekiwać na zwiezienie palety z regału.
26
Pierwsza wersja nowej strefy „K” przez krótki czas, gdy artykuły były ułożone w
kolejności wg. grup asortymentowych, spełniała swoją rolę. Tak było do momentu wycofywania
z produkcji części dotychczasowych produktów, produktów wprowadzania zupełnie nowych
asortymentów, co spowodowało zawalenie się nowej koncepcji. W wyniku tych zmian nastąpiło
zupełne pomieszanie produktów z różnych grup asortymentowych. W przypadku zejścia ze stanu
np. danego rodzaju majonezu zwalniała się lokalizacja wśród grupy asortymentowej najcięższej i
w jego miejsce wstawiano kolejny nowy artykuł, niezależnie od tego, do jakiej grupy należy i
jakie są jego parametry, waga kartonu, sposób ułożenia na palecie, liczba kartonów na palecie
oraz na warstwie. Jest to wymuszone brakiem wolnych miejsc w strefie „K”. Konieczne jest
wykorzystanie każdej zwalniającej się lokalizacji. Mamy więc sytuację że obok najlżejszego
produktu jest produkt najcięższy, a pracownik szykując WZ-tkę musi po dwa kartony różnych
keczupów iść w oba końce hali. Nasuwa się wniosek że wprowadzona koncepcja wydłużyła
drogę jaką pracownik pokonuje, realizując dokument WZ. Przy takiej organizacji strefy „K”
pojawia się jeszcze jeden problem. Przemieszanie asortymentowe utrudnia pracownikom
przyswajanie sobie pojawiających się nowych produktów, produktów częste roszady w strefie
„K” nie ułatwiają kojarzenia danej lokalizacji z danym asortymentem.
Zdecydowanie lepiej była zorganizowana strefa „K” przed zmianami. Numeracja
lokalizacji powinna dotyczyć danej grupy asortymentowej, a nie konkretnego produktu.
Wówczas częste zmiany nie dezorganizowałyby pracy na „zerówce”, gdyż nowy artykuł można
dodać do istniejącej już grupy bez konieczności przydzielania mu odrębnej lokalizacji, a dopiero
w przypadku pojawienia się zupełnie nowego asortymentu wydzielić dla niego odrębne miejsce.
Poza tym pracownik bez problemu odnajdzie właściwy artykuł w ramach danej grupy, tym
bardziej, że mogą być ułożone rosnąco wg. numeracji tak jak przed zmianami.
W przypadku komisjonowania z regału brak wystarczającej liczby środków transportu
wewnętrznego i wysoka ich awaryjność skłaniają do poszukiwania sposobów radzenia sobie z
tym problemem. Najprostszym byłby zakup nowych dodatkowych wózków. Jeśli jednak
przerasta to możliwości inwestycyjne firmy, trzeba zastanowić się nad innych rozwiązaniem.
Kierownik
magazynu
zaproponował
zmianę
rozmieszczenia
w
regałach
towaru
komisjonowanego przez operatorów wózków korytarzowych: dotyczy to folii w przypadku
opakowań i caterplanu w przypadku wyrobów gotowych. Dla wyeliminowania konieczności
wykorzystania w celu Komisjonowanie wózka wysokiego składowania uzasadnione jest
lokalizowanie folii i caterplanu na niskich poziomach w regałach, tak aby można było tę pracę
wykonać bez potrzeby użycia wózka lub posługując się wózkiem niskiego składowania. To
rozwiązanie zastosowano na razie jedynie w przypadku folii. Gdyby produkty caterplanu były
27
rozmieszczone na dwóch najniższych poziomach, nie byłoby obecnego ograniczenia że tylko
jedna osoba w danej chwili może realizować dokument WZ dla gastronomii. Dzięki temu można
by skrócić czas, jaki potrzebny jest na przygotowanie dokumentów WZ na caterplan.
Wydanie towaru
Duże ubytki magazynowe skłoniły do zwiększenia kontroli wyjeżdżającego towaru. Do
tej pory towar przyszykowany w boksie do wysyłki sprawdzany był przed wydaniem tylko przez
jednego pracownika fizycznego. Obecnie zatrudniona została na każdą zmianę dodatkowo jedna
osoba, której obowiązkiem jest sprawdzenie jeszcze raz zgodności towaru przygotowanego do
wydania z wydrukiem z systemu. Zgodność potwierdza na dokumencie swoim podpisem, a
ewentualną niezgodność wyjaśnia i koryguje. Zaproponowano jeszcze jedną zmianę dotyczącą
przestrzennej organizacji strefy wydań, a mogącą mieć wpływ na kontrolę wyjeżdżającego
towaru. Mianowicie chodzi o przesunięcie boksów bliżej ramp załadunkowych (które obecnie
oddalone są o 5 metrów), dzięki czemu z żadnej strony nie byłoby możliwości wwiezienia na
naczepę dodatkowego towaru. Brama załadunkowa mogłaby być otwierana tylko i wyłącznie w
momencie załadunku i to w obecności osoby odpowiedzialnej za wydanie towaru tuż po jego
sprawdzeniu. Ten manewr przyniósłby jeszcze jedną korzyść, zwiększając możliwości
lokalizacyjne na strefie „K”. Przesunięcie boksów w stronę ramp dałoby bowiem możliwość
przedłużenia każdego rzędu strefy „K” o 5 metrów i dostawienia do każdego z nich 4 palet (1,2
m x 4 = 4,8 m). W obecnej sytuacji gdy strefa asortymentowa firmy „A” ulega ciągłym zmianom
i powiększeniom, a pojemność strefy „K” jest ograniczona, miałoby to szczególne znaczenie.
W celu kontroli magazynu a zwłaszcza wydań towaru, zainstalowano na magazynie oraz
na placu wokół budynku kamery. Mają one wyeliminować proceder niekontrolowanego wywozu
towaru z magazynu. Skuteczność pomysłu i opłacalność inwestycji zweryfikuje najbliższa
inwentaryzacja.
Kadra kierownicza firmy CL dąży do rozwoju działalności firmy i poprawy jakości
ś
wiadczonej usługi logistycznej. Oprócz wymienionych usprawnień pracy magazynu konieczne
są duże inwestycje na rzecz bezpośredniego kontrolowania przepływu towaru. Polega to na
zastąpieniu obecnego systemu nadawania miejsc w regale i zarządzania przepływem danych,
dotyczących zleceń nowym systemem informatycznym, wyposażonym w skanery. Towar przy
rozładunku sczytywany byłby skanerem i drogą transmisji radiowej przesyłany do komputera,
gdzie automatycznie przydzielony zostaje regał i miejsce w regale. Operator wózka, który
rozwozi towar po zabraniu palety na widły wczyta kod skanerem i na monitorze wyświetlą się
28
wszystkie dane dotyczące artykułu i regału, pod który ma być dostarczony. Podobnie operator
wózka wysokiego składowania zabierając paletę do wstawienia wczyta kod skanerem i uzyska
wszelkie niezbędne informacje dotyczące danej palety. Po wstawieniu towaru w wyznaczonym
miejscu nastąpi wczytanie kodu miejsca w regale celem potwierdzenia prawidłowości
umiejscowienia produktu. Podobnie będzie się odbywać wyjmowanie towaru z regału. Nowy
system ułatwiłby pracę magazynu i zmniejszyłby liczbę niezgodności i pomyłek wynikających z
ludzkich błędów. Czas operacji magazynowych skrócony zostałby do minimum.
Bezprzewodowa sieć komputerowa umożliwia w każdym miejscu magazynu natychmiastową
identyfikację towaru i wskazanie jego lokalizacji, co pozwala na bardziej precyzyjne
zaplanowanie dostaw oraz zminimalizowanie kosztów związanych z obsługą magazynu.
Technologia ta sprzyja automatyzacji operacji wydania i przyjmowania towarów w magazynie.
Zamówienie odbiorcy jest wysyłane w formie elektronicznej drogą radiową do terminala
pracującego w magazynie. Osoba kompletująca zamówienie odczytuje kody kreskowe z
kolejnych produktów, wchodzących w skład zamówienia. Terminal na bieżąco kontroluje czy
przygotowany do wysyłki transport jest zgodny z zamówieniem. Na koniec terminal wysyła do
komputera centralnego potwierdzenie realizacji zamówienia.
Pytania do wykładu:
Temat: „Logistyka składowania (zarządzania magazynami)
1.
Przesłanki magazynowania,
2.
Istota, zasoby materialne i podstawowe funkcje magazynu,
3.
Najważniejsze decyzje logistyczne dotyczące magazynów,
4.
Kosztowe uzasadnienie wyboru lokalizacji:
5.
Metoda analizy dynamicznej (długookresowej),
6.
Metoda punktu dominującego,
7.
Przykład decyzji menedżerskich dotyczących wewnętrznej organizacji magazynu.