Instrukcja do ćwiczeń laboratoryjnych

BAZY DANYCH

Ćwiczenie nr 6

Temat: Współpraca Accessa z innymi programami pakietu Office 2000.

1. Pojęcia podstawowe.

konwersja, import danych, eksport danych, grafika w MS Access, tło, plik tekstowy

2. Wstęp.
a) łączenie, importowanie i eksportowanie

Najprostszym sposobem przeniesienia danych jest technika drag & drop (przeciągnij i

upuść) dostępna we wszystkich programach działających w systemie Windows. Sposób
ten ma jednak pewne ograniczenia, przy przenoszeniu obiektów innych niż tekstowe.
Inną metodą jest korzystanie ze schowka systemowego. Pozwala to na szybkie
przeniesienie zarówno zaznaczonego fragmentu jak i całego obiektu. Obie metody są
dostępne we wszystkich programach pracujących w środowisku Windows 95 (i
wyższych) i działają w nich w identyczny sposób.
Oprócz tych najprostszych a zarazem najbardziej ograniczonych metod, Access
umożliwia kilka metod dzielenia danych z innymi programami.

b) wymiana informacji pomiędzy programami Microsoft Office

Integracja Pakietu Office realizowana jest głównie poprzez łącza. Łącze Office’a to

wbudowany w system kreator pomagający wykorzystać informacje pochodzące z jednego
programu w innych aplikacjach. Access udostępnia następujące łącza: korespondencja
seryjna MS Word, opublikuj za pomocą MS Word, analizuj za pomocą MS Excel.

c) eksportowanie danych do innych formatów

Access umożliwia eksport danych do innych plików lub baz danych. Opcja Eksportuj

dostępna jest w menu Plik lub w menu podręcznym (na wybranym obiekcie naciskamy
prawy przycisk myszy).

d) wstawianie arkuszy programu Excel do Accessa

Program MS Excel jest szczególnie powiązany z Accessem, gdyż interpretacja danych

w tych programach jest prawie identyczna. Możliwe jest wyeksportowanie aktualnego
arkusza i zapisanie go jako nową tabelę w bazie danych. Arkusz i utworzona na jego
podstawie tabela mogą istnieć niezależnie od siebie (modyfikacje arkusza nie będą miały
wpływu na zawartość tabeli i odwrotnie).

e) tworzenie formularzy i raportów na podstawie arkusza Excel

Na podstawie danych zapisanych w arkuszu Excel można bez szczególnych trudności

utworzyć formularz lub raport w Accessie. Nie będzie to jednak samodzielny obiekt lecz
będzie on połączony z oryginalnym arkuszem, tzn. jakiekolwiek zmiany wprowadzone do
arkusza zostaną uwzględnione w utworzonym na jego podstawie formularzu bądź
raporcie.

f) importowanie oraz łączenie tabel

We wszystkich przypadkach przebieg importowania danych wygląda podobnie,

jedynie niektóre szczegółowe czynności zależą od typu danych. Ogólne czynności, które
należy wykonać aby importować lub dołączyć dane do Accessa ogranicza się zazwyczaj
do wyboru opcji z podstawowego menu.

Temat: ACCESS 2000 – Podstawy tworzenia relacyjnych baz danych - 6

7

Instrukcja do ćwiczeń laboratoryjnych

BAZY DANYCH

g) importowanie lub łączenie innych baz danych stworzonych przy pomocy programu

Access

Zwykle dąży się do tego, aby wszystkie tabele, formularze, raporty i inne elementy

tworzące aplikację były przechowywane w jednym pliku bazy danych. Jednak zdarza się,
że różne instytucje mają różne bazy danych. Można w prosty sposób importować do
własnej bazy tabele z innych baz, które są aktualnie otwarte. Elementów tych można
później używać, jako części własnej, aktualnej bazy. Dzięki takiemu łączeniu baz danych,
można udostępnić pojedynczą kopię wszystkim użytkownikom sieci.

h) importowanie i łączenie arkuszy kalkulacyjnych oraz plików tekstowych

Istnieje możliwość importowania lub przyłączenia arkusza kalkulacyjnego lub pliku

tekstowego zapisanego w następujących formatach:
• Microsoft Excel,

• Lotus 1-2-3 w wersji dla Windows,

• Tekst z znakami przystankowymi (przecinki, tabulacja, itd.),
• Tekst o określonej szerokości (w tym korespondencja seryjna MS Word).

i) dodawanie grafiki w postaci plików bitmap (*.bmp) jako tła do tworzonych

formularzy

Tworząc formularz w bazie danych programu Access możemy użyć dowolnego tła,

zarówno dowolnego obrazu, jak i dowolnego innego formularza (np. druku rachunku, czy
druku firmowego). Jedynym ograniczeniem jest to, że trzeba taki obraz (np.
zeskanowany) przekonwertować do pliku mapy bitowe Windows. Dodanie pliku
graficznego wymaga przypisania odpowiednich wartości właściwościom tworzonego
formularza.

3. Ćwiczenie
a) utworzyć kwerendę wybierającą, zawierającą potrzebne dane adresowe, zapisać i nazwać

ListaAdresowa, wykorzystać kwerendę do utworzenia korespondencji seryjnej;

b) utworzyć plik w programie MS Excel, następnie wyeksportować aktualny arkusz i zapisać

go jako nową tabelę w bazie danych

c) utworzyć plik tekstowy z danymi oddzielonymi znakami przystankowymi (przecinek,

tabulacja itp.), następnie w programie MS Access zaimportować utworzony plik tekstowy.

d) utworzyć w nowej bazie danych tabelę a następnie zaimportować dane w niej zawarte,
e) w oparciu o widok Arkusz danych dowolnej tabeli, kwerendy, formularza lub raportu

utworzyć plik MS World’a za pomocą opcji Opublikuj za pomocą MS Word

f) utworzyć rysunek w formacie *.bmp (lub pobrać dowolny za pomocą Internetu) a

następnie do utworzonego na wcześniejszych zajęciach formularza dołączyć rysunek jako
jego tło.

Temat: ACCESS 2000 – Podstawy tworzenia relacyjnych baz danych - 6

8