©

Agnieszka Śmigrocka

1

Metody i techniki pracy w administracji

Dyżur – 1737 (b.17, p3.) sobota 12.10-13.10

[e-mail]

Wykład 09.10.2010

Metody i techniki – świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla
osiągnięcia określonego celu.

Technika kancelaryjna – przypisane lub przyjęte w danym biurze sposoby postępowania i
ś

rodki pomocnicze stosowane przy przyjmowaniu i wysyłce pism, sporządzanie czystopisów,

przechowywanie akt, ksiąg, dokumentów.

Co wpływa na zmianę instrukcji kancelaryjnej?
- determinanty prawne – procedury
- determinanty pozaprawne – rozwój nauk (socjologicznych) oderwanych od prawa
- determinanty natury technicznej – inny sposób zapisywania dokumentów

Referent - osoba, która zajmuje się opracowaniem merytorycznym sprawy
- osoba, która sporządza czystopis

Czym się różni organ administracji publicznej od urzędu?
Organ (np. prezydent m.st. Warszawy) podpisuje decyzje, ma dozór, reprezentuje, wykonuje
funkcje.
Urząd (urzędnicy) to struktura pomocna organowi administracji publicznej.

Służba kancelaryjna – wykonywana jest przez: kancelaria, sekretariat, referenci, pracownicy
sporządzający czystopisy. Obowiązuje je instrukcja kancelaryjna.

Instrukcja kancelaryjna jest oparta o system (system kancelaryjny) i jest aktem prawnym.

System kancelaryjny – sposób rejestracji obiegu układu akt powstających w toku
działalności danego urzędu, rakotwórczy

Pierwszy rodzaj systemu kancelaryjnego to system dziennikowy.
Po 1918 roku Polska odziedziczyła ten system po zaborcach. Polska spotkała się z problemem
reaktywacji administracji. Każdy zabór zostawił po sobie system dziennikowy. System
dziennikowy charakteryzuje się niezwykłą skrupulatnością - rejestracja każdego pisma przy
zastosowaniu dzienników (dzienniki korespondencji).
Wariacje: jeden dziennik na pisma wchodzące, drugi na wychodzące (jedno lub
dwudziennikowy)
Przekazywanie pism, nawet wewnątrz urzędu tylko za pokwitowaniem, za każdym razem.
Akta spraw zakończonych trafiały do kancelarii (później archiwum).
Nadawanie numerów: pisma dostawały kolejno numery porządkowe, np.256/19, gdzie 256 to
numer dokumentu, a 19 to dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo wpłynęło. Taka forma
nie spełniała żadnej roli wyszukiwawczej. Wyszukiwanie pism w urzędzie było bardzo
pracochłonne. Stosowano alfabetyczne lub numeryczne skorowidze.

©

Agnieszka Śmigrocka

2

Wady systemu dziennikowego

Zalety

1) pracochłonne wyszukiwanie dokumentów

2) zbędne formalności, strata czasu

3) ciągłe zmiany, modyfikacje

1) odpowiedzialność – zawsze wiadomo,
gdzie znajduje się dany dokument
2)

ż

aden

dokument

nie

mógł

być

niezauważony, każdy podlegał procesowi
rejestracji
3) dokładność
4) kontrola pisma na każdym etapie
postępowania

Na początku lat 20. postulowano zmianę tego systemu.

System bezdziennikowy. Na początku nie był gwałtownie wprowadzony w urzędach,
starannie przygotowywano je do tego i wprowadzono za pomocą uchwały Rady Ministrów z
24.08.1930. Instrukcja kancelaryjna w gminach wiejskich i miejskich 16.11.1933.
Jest system kancelaryjny, na którym opiera się instrukcja kancelaryjna.
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy pojedynczego pisma, a całe sprawy. System
bezdziennikowy musi mieć JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). Już wiadomo jak
zapisać sprawę, nie nadając nr pisma tylko znak sprawy, np. WPTK–3458-3/85, gdzie:
WPTK to symbol komórki organizacyjnej, 3458 mówi, co to za sprawa wg JRWA, 3 numer
sprawy, 85 rok.
Akta są przechowywane u referenta.

Wady systemu bezdziennikowego

Zalety

1) odpowiedzialność wieloosobowa
2) nie wiadomo, gdzie znajduje się dokładnie
pismo na danym etapie sprawy

1) oszczędność czasu na rejestracji pism
2) lepsze odszukiwanie
3) mniejsza pracochłonność

Rodzaje systemu bezdziennikowego:
Rejestrowy – wykorzystujemy cechy systemu dziennikowego. Rejestrujemy pisma w
dzienniku korespondencji, pismo dostaje numer porządkowy i numer akt sprawy oparty o
JRWA.
Bezrejestrowy – sprawy rejestrujemy w spisach spraw w oparciu o JRWA.



? Jakie w obecnej chwili mamy akty prawne, na których regulowana jest instrukcja
kancelaryjna?
? Gdzie znajdziemy interpretację dla nowej instrukcji kancelaryjnej z dn. 01.01.2011 (nr art.)?