Pomysł pozyskiwania darów rzeczowych przez organizacje pozarządowe
nie jest ani nowy, ani odkrywczy. Wiele stowarzyszeń i fundacji tylko dzię-
ki ofiarności darczyńców może skutecznie realizować swoje cele statuto-
we. Upłynęło już ponad 10 lat pracy organizacji pozarządowych w warun-
kach wolnego rynku. Zdążyliśmy wszyscy zebrać wiele doświadczeń – prze-
trzeć szlaki i wydostać się z różnych pułapek. Warto pokusić się o zebra-
nie tej wiedzy, jednocześnie opisując istniejącą na rynku darów rzeczo-
wych sytuację. Mamy nadzieję, że tym, którzy dopiero zaczynają działal-
ność w tej dziedzinie, będzie dzięki temu łatwiej – wyważanie otwartych
drzwi jest nie tylko niepotrzebne, ale i często bolesne. Tym zaś, którzy na
darach rzeczowych zęby zjedli, nie zaszkodzi spojrzeć na problem synte-
tycznie – być może taki ogląd sprawy posłuży zracjonalizowaniu działań
albo zrewolucjonizowaniu dziedziny, kto wie...
Zapraszamy do lektury!

JAK POZYSKIWAĆ
DARY RZECZOWE?

Ania Czekalska-Nikołajew
Dżemila Sulkiewicz-Nowicka

Spis treści:

I.

Co to są dary rzeczowe i kto może zostać darczyńcą

2

II.

Dlaczego warto zabiegać o dary rzeczowe,
czyli korzyści dla darczyńców i odbiorców darów

3

III.

Jak określić, jakie dary będą nam potrzebne

4

IV.

Gdzie szukać darów rzeczowych,
czyli rozpoznanie rynku darczyńców

6

V.

Jak zdobyć dary rzeczowe

7

VI.

Aspekty prawne i formalne przekazywania darów rzeczowych

8

VII.

Co można zrobić, czyli jak nie dać się zwariować

18

VIII. Zarządzanie darami –

jak dystrybuować i rozliczać pozyskane dary

21

IX.

Podtrzymywanie kontaktu z darczyńcami

23

X.

Bank Drugiej Ręki,
czyli pomysł na zracjonalizowanie rynku darów rzeczowych

24

XI.

Wzory druków

25

1. CO TO SĄ DARY

RZECZOWE
I KTO MOŻE ZOSTAĆ
DARCZYŃCĄ

Dary rzeczowe to wszystkie rzeczy, jakie organizacja może otrzy-

mać w prezencie od darczyńcy. W prezencie, a więc bez koniecz-

ności wnoszenia opłat za otrzymane dobra. Darami rzeczowymi

nie są natomiast środki finansowe i usługi świadczone na rzecz

tej organizacji.

Darczyńcą może być zarówno osoba prywatna, jak i instytucja.

Zdarza się, że dary przekazuje właściciel jednoosobowej firmy.

Należy wtedy dokładnie ustalić, czy jest to darowizna od tej

firmy (co wiąże się z wdrożeniem określonej procedury prawnej

przy przejmowaniu daru), czy też jest to dar prywatny, a więc

podlegający nieco innej procedurze. Chodzi o ustalenie, kto jest

prawnym właścicielem przekazywanych darów – dary od osób

prywatnych nie podlegają procedurze VAT – innymi słowy oso-

ba prywatna nie musi naliczać i opłacać VAT-u od darowizny.

*

W poniższym opracowaniu zajmować się będziemy zatem głównie darami uzyski-
wanymi od osób prawnych, bowiem to one wymagają dopełnienia szczególnych pro-
cedur prawnych. Oczywiście, duża część informacji dotyczących kontaktów z dar-
czyńcą instytucjonalnym odnosi się również do darczyńców prywatnych.

2. DLACZEGO WARTO

ZABIEGAĆ
O DARY RZECZOWE,
CZYLI KORZYŚCI
DLA DARCZYŃCÓW
I ODBIORCÓW DARÓW

Choć odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista, zastanówmy się jednak nad
różnymi aspektami tego zagadnienia.

Ze strony obdarowanego wygląda to tak:
> mamy zazwyczaj bardzo ograniczone środki finansowe, więc zamiast wydawać

pieniądze na zakupy, dostajemy za darmo coś, co pomoże nam w wypełnianiu
celów statutowych lub ułatwi sprawy organizacyjne (np. prowadzenie biura);

> zamiast zwiększania kosztów działania naszej organizacji (kupowanie) –

obniżamy je;

> dostaniemy coś, co pomoże nam w działaniu, nawet jeśli nie mamy w ogóle

środków na finansowanie tego działania;

> bogate firmy na pewno mają dużo niepotrzebnych im rzeczy, które mogłyby

nam oddać;

> jest tyle rzeczy, które inni wyrzucają na śmietnik, a nam (naszym

podopiecznym) mogłyby bardzo pomóc...

Ze strony darczyńcy zaś tak:
> mam czegoś za dużo, mogę to wyrzucić albo komuś oddać – wybiorę to, co mi się

bardziej opłaca

1

;

> żal wyrzucać te rzeczy, które są mi niepotrzebne, może komuś innemu się to

przyda, a moja firma jeszcze coś na tym zyska;

> mogę zrobić coś dobrego dla innych, ponosząc niewielkie koszty;
> mogę skorzystać na odpisach podatkowych dla firm, które czynią darowizny

lub przynajmniej odzyskać „uwięziony” w niesprzedanym towarze podatek VAT;

> jeśli mój gest zostanie doceniony, moja firma zyska rozgłos – a im bardziej

znana firma, tym łatwiej osiągnie lepsze wyniki finansowe;

> mogę budować markę swojej firmy dzięki działalności charytatywnej.

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

2

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

3

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

*

*

*

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3. JAK OKREŚLIĆ,

JAKIE DARY
BĘDĄ NAM POTRZEBNE

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

4

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

5

*

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

Przyjmowanie wszystkiego, a nie tego, co rzeczywiście jest nam
potrzebne,

to pułapka!!! Trzeba pamiętać (o czym szczegółowiej

będzie mowa dalej), że obdarowany poświadcza darczyńcy przyję-
cie daru oraz zobowiązuje się wykorzystać ten dar z pożytkiem dla
swoich podopiecznych. Kiedy zmarnujemy dar i dobrą wolę dar-
czyńcy, tłumaczenie – że coś nam się wydawało, że próbowaliśmy,
że chcieliśmy dobrze, a wyszło inaczej – nie ma sensu. Nie można
zapominać też o kosztach magazynowania i o dystrybucji tych „nie-
trafionych” darów – jeśli to wszystko policzyć, koszty okazują się
ogromne. Lepiej dobrze zastanowić się przed podjęciem decyzji
o przyjęciu jakiegoś daru.

3 . J A K O K R E Ś L I Ć , J A K I E D A R Y B Ę D Ą N A M P O T R Z E B N E

*

Kiedy zadaje się to pytanie przedstawicielom różnych organizacji pozarządowych,
bardzo często można usłyszeć odpowiedź: „bierzemy wszystko!”. Jest to reakcja
zrozumiała, jeśli weźmie się pod uwagę trudne warunki finansowe i organizacyjne,
w których przychodzi im działać. Zastanówmy się jednak, czy jest to odpowiedź,
która rzeczywiście usatysfakcjonuje potencjalnego darczyńcę i czy faktycznie słu-
ży interesom organizacji. Sprawa ta ma znów kilka aspektów. Darczyńca lub działa-
jące w jego imieniu organizacje pozyskujące dary na rzecz innych organizacji poza-
rządowych staje w takiej sytuacji przed zagadnieniem: czy ten, co tak twierdzi,
rzeczywiście potrzebuje wszystkiego? Bo po co na przykład w noclegowni rzutnik
komputerowy, a w świetlicy dla dzieci pasta do czyszczenia protez zębowych (zwłasz-
cza w ilości 8 tysięcy tubek...). Co oni z tym zrobią? Przecież to się na pewno
zmarnuje! Pewnie zaczną to sprzedawać, a jeśli nie oni, to ci ludzie, którym to
dadzą... Czy można mieć zaufanie do kogoś, kto poświadcza, że przyjmuje dar, który
będzie mu zupełnie nieprzydatny?! Ochota na współpracę z taką organizacją od-
chodzi bardzo szybko!

Zupełnie inaczej wygląda sprawa, jeśli organizacja głęboko przemyśli, a potem
dokładnie określi najistotniejsze i mniej istotne potrzeby możliwe do zaspokojenia
poprzez dary rzeczowe. Świetlica dla dzieci na pewno będzie zainteresowana papie-
rem, kredkami, klejem i innymi materiałami piśmiennymi, przydadzą się jej też
stoliki i krzesła, wykładzina, zabawki i gry, środki czystości. Jeśli dokarmia dzieci,
na pewno chętnie przyjmie kubki, sztućce, talerze i sprzęt gospodarstwa domowego.
Natomiast pasta do protez lepiej niech trafi do organizacji zajmujących się opieką
nad osobami starszymi.

WSPÓLNY INTERES DARCZYŃCY I OBDAROWANEGO
Jeśli popatrzymy na argumenty obu stron, znajdziemy wspólne elementy. Co więcej
– z tej perspektywy sytuacja, jaką jest przekazanie i przyjęcie daru rzeczowego,
staje się sytuacją

partnerską. Nie ma tutaj więc mowy o roli „żebraka” i „łaskawe-

go pana”, jest

obopólny interes i obopólna korzyść. Pamiętajmy o tym! Poszukiwa-

nie chętnego do przekazania darów rzeczowych, to poszukiwanie partnera do zro-
bienia interesu, lepszego zagospodarowania dóbr będących w obiegu towarowym
i efektywniejsze zarządzanie środkami finansowymi obu stron transakcji. Nie na-
rzucajmy sami sobie roli „ubogich krewnych”, nie potrzebujemy jej grać – organi-
zacje pozarządowe nie muszą być przedmiotami, lecz mogą stać się podmiotami
w obrocie towarami.

Z drugiej strony organizacja obdarowana czymś, co nie jest jej potrzebne, ma na-
prawdę poważny problem, co z tym darem zrobić: gdzie to przechować i za ile,
komu rozdać, kto weźmie odpowiedzialność prawną za rzeczy, które „się rozejdą”
nie wiadomo gdzie i jak (co gorsza, np. ukradzione ze źle zabezpieczonego magazy-
nu trafią do sprzedaży). A jeśli darczyńca znajdzie swój dar gdzieś sprzedawany – to
jak oceni organizację, którą obdarował!

2 .

D L A C Z E G O W A R T O Z A B I E G A C O D A R Y R Z E C Z O W E , C Z Y L I

K O R Z Y Ś C I D L A D A R C Z Y Ń C Ó W I O D B I O R C Ó W D A R Ó W

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

6

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

7

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

4. GDZIE SZUKAĆ
DARÓW RZECZOWYCH,
CZYLI ROZPOZNANIE
RYNKU DARCZYŃCÓW

*

*

Gdy już dokładnie wiemy, czego będziemy poszukiwać i ustalimy, kto będzie tymi
poszukiwaniami kierował, należy zastanowić się, do kogo można i warto skierować
swoje kroki. Zawsze istnieje co najmniej kilka możliwości znalezienia partnera do
takiej transakcji.

SZUKAMY PRODUCENTA LUB POŚREDNIKA HANDLOWEGO
To jest na ogół pierwsza myśl, która przychodzi nam do głowy, gdy czegoś potrze-
bujemy. Producent jest zawsze tym, który może mieć hurtowe ilości, może obdaro-
wać nas produktami niepełnowartościowymi, może akurat opróżniać magazyny itp.
To wszystko prawda, tylko że najczęściej tam jest też najwięcej chętnych do odbioru
darów (takich, jak my...). Poza tym producenci są najczęściej zainteresowani zby-
ciem artykułów w ilościach hurtowych. Zależy im na szybkim zbycie i niechętnie
patrzą na detalistów. Często wręcz unikają kontaktu z takimi odbiorcami. Nato-
miast branie czegoś w ilości przekraczającej nasze potrzeby może okazać się
pułapką. Dlatego, po wstępnym rozpoznaniu tego źródła darów, należy rozważyć,
czy nie warto szukać gdzie indziej, na przykład wśród pośredników handlowych:
sprzedawców, właścicieli hurtowni, magazynów i składów.

INNE MOŻLIWOŚCI SZUKANIA DARCZYŃCÓW
Warto zbadać też inne możliwości, darczyńców możemy szukać
także wśród:
> firm i instytucji użytkujących poszukiwane przez nas rzeczy

(np. pościel można dostać od hotelu);

> innych organizacji, które mogą mieć za dużo czegoś, czego

akurat nam potrzeba;

> innych organizacji o profilu działania podobnym do naszego,

które mogą pomóc nam znaleźć informacje na interesujący
nas temat;

> organizacji, które zajmują się redystrybucją rzeczy używanych;
> użytkowników indywidualnych.

5.

JAK ZDOBYĆ
DARY RZECZOWE

*

NAWIĄZANIE KONTAKTU Z POTENCJALNYMI DARCZYŃCAMI
Najbardziej efektywną formą kontaktu jest kontakt osobisty. Można oczywiście pró-
bować załatwiać sprawę telefonicznie, pisać listy, e-maile czy drukować ogłoszenia
i czasami takie metody są skuteczne. Czasami. Mówiąc w skrócie: znacznie trudniej
jest odmówić żywej osobie, która przychodzi o coś prosić, niż wyrzucić list do kosza
lub odpisać, że niestety, że nie w tym roku.

Szykując się do wizyty u potencjalnego darczyńcy, należy pamiętać o podstawowych
zasadach grzeczności. Nie powinno się iść na rozmowę bez wcześniejszego ustale-
nia terminu, nie powinno się też spóźniać ani przedłużać wizyty ponad miarę. Należy
szanować czas swój i rozmówców, zwłaszcza, że zależy nam na ich życzliwości.
Próbując umówić się na spotkanie, należy liczyć się z możliwością odmowy, dlatego
na początek łatwiej spróbować rozmawiać z kimś, kto został już do tego wcześniej
nieco przygotowany. Warto rozejrzeć się wśród znajomych, przyjaciół, kolegów
z innych organizacji, czy przypadkiem nie ma wśród nich kogoś, kto mógłby nas
polecić potencjalnemu darczyńcy. Nie znaczy to, że próbując załatwić sprawę bez
znajomości, skazani jesteśmy na niepowodzenie. Absolutnie nie można tym się zra-
żać. Czasami to właśnie brak znajomości może nam sprawę ułatwić.
Spotykając się z przedstawicielami interesującej nas instytucji, należy przedstawiać
sprawę, jasno określając, czego od nich oczekujemy i co sami możemy im zaofero-
wać (a możemy wspominać o naszym darczyńcy przy różnych okazjach, umiesz-
czać jego logo w naszej siedzibie, na naszej stronie internetowej czy papierze firmo-
wym, zgłosić do nagrody itd.). Ponadto dobrze jest mieć ze sobą jakieś materiały
informacyjne o naszej organizacji – np. ulotki lub informatory.

Inna możliwość nawiązania kontaktu z darczyńcami to reklamowanie naszej organi-
zacji w mediach – lokalnych lub ogólnopolskich albo poprzez rozdawnictwo materia-
łów informacyjnych (np. ulotek). Potencjalni darczyńcy mogą się wtedy zgłosić do
nas sami. Nie warto jednak się łudzić, że jest to sposób, dzięki któremu znajdziemy
wielu chętnych do współpracy. Najczęściej zgłaszają się wówczas osoby prywatne,
mogące nam ofiarować pojedyncze przedmioty. Często kończy się to jedynie na
dobrych chęciach („telefonuję, bo usłyszałam informację o Państwa działaniach
i chciałam się dowiedzieć...”), a do transakcji nie dochodzi.
Lepsze efekty zyskujemy, prowadząc akcję informacyjną, zachęcającą do przeka-
zywania darów rzeczowych, poprzez rozdawanie ulotek na forach biznesowych,

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

9

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

5 . J A K Z D O B Y Ć D A R Y R Z E C Z O W E

*

TRANSAKCJA „KORZYŚĆ ZA KORZYŚĆ”
Pamiętajmy zawsze, że poszukując darów rzeczowych, jesteśmy part-
nerami w rozmowie i że musimy przedstawić rozmówcy nie tylko te
korzyści, jakie my odniesiemy ze współpracy z nim (krótko), ale także
te, jakie on odniesie ze współpracy z nami (nieco dłużej). Udając się na
spotkanie, nie tylko musimy być punktualni i przygotowani meryto-
rycznie, ale również zawsze gotowi na objaśnienia ewentualnych za-
wiłości prawnych i organizacyjnych. (Czytaj: sami musimy dobrze się
z tą kwestią zapoznać). Polecamy rozdział „Aspekty prawne i for-
malne przekazywania darów rzeczowych”.

6. ASPEKTY PRAWNE

I FORMALNE
PRZEKAZYWANIA
DARÓW RZECZOWYCH

*

DLACZEGO WARTO BYĆ W PORZĄDKU
Sprawy związane z pozyskiwaniem darów rzeczowych nie kończą się, niestety, na
przyjęciu i spożytkowaniu ofiarowanych przedmiotów. Czeka nas jeszcze papierko-
wa robota, związana z rozliczeniem księgowym oraz wystawieniem dokumentów
dla ofiarodawcy oraz, co przyjemniejsze, oficjalnym podziękowaniem (będzie o tym
mowa za chwilę), a także wpisaniem darów do własnej ewidencji i przygotowanie
dokumentów wydania, jeśli dary mają być rozdawane. Mało kto lubi się tym zajmo-
wać, to prawda. Jednak trzeba być w porządku do końca – gdyż wszyscy na tym
tylko zyskują:

>

darczyńca – bo otrzymuje od nas dokumenty, dzięki którymmoże wykorzystać
fakt uczynienia darowizny do celów odliczeń podatkowych, otrzymuje też
oficjalne podziękowanie i robi mu się miło, a dokument niczym dyplom może
powiesić sobie na ścianie;

>

obdarowany – bo jesteśmy w stanie formalnie i legalnie rozliczyć się
z otrzymanych darów oraz wykazać, jak wiele zrobiliśmy dla swoich
podopiecznych. Stajemy się wiarygodni i rzetelni w oczach darczyńcy. Dzięki
temu być może podtrzymamy tę współpracę albo nasz darczyńca poleci nas
innym potencjalnym darczyńcom. Poza tym, jeśli rzetelnie prowadzimy
ewidencję i rozliczenie księgowe rozdanych darów, nikt nie będzie nam mógł
zarzucić żadnych nadużyć w tej dziedzinie – zawsze będziemy mogli
potwierdzić prawdziwość naszych słów dokumentami.

Szczerze mówiąc, zła opinia o jakiejś organizacji („rozdają sobie zamiast pod-
opiecznym”, „sprzedają to, co dostali, a z pieniędzmi nie wiadomo co się dzieje”
itd.) rozchodzi się szybko, choć nie zawsze zasłużenie i później mało kto chce z taką
organizacją współpracować.

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

8

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

spotkaniach branżowych itp. Do takiej akcji powinniśmy być profesjonalnie przygo-
towani – ulotki powinny być starannie napisane i wydrukowane, a my umówieni
w sprawie ich rozdawania (zawsze należy uzyskać przychylność i zgodę ze strony
organizatorów spotkania).

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

Należy też bezwzględnie przestrzegać zasady dotrzymywania sło-
wa darczyńcy. Jeśli obiecaliśmy mu dokumenty – musi je otrzymać
w umówionym czasie. Ci, którzy kończą znajomość na etapie przy-
jęcia daru, palą mosty nie tylko sobie, ale i wszystkim innym organi-
zacjom, które mogłyby skorzystać z przychylności ofiarodawcy. Ktoś,
kto sparzył się na kontaktach z organizacjami pozarządowymi, staje
się nieczuły na prośby z ich strony. Trudno się zresztą dziwić...

*

DLACZEGO I JAK DZIĘKOWAĆ DARCZYŃCY
Sprawa wydaje się oczywista – ktoś nam pomógł, my mu dziękujemy. Pamiętajmy
jednak, że ze strony biznesu darowizna jest działaniem, które może być wykorzy-
stane na rzecz rozwoju firmy, wzmacniania jej wizerunku w społeczeństwie, presti-
żu, czy wręcz jako element walki z konkurencją. Dlatego nie jest obojętne czy i jak
będą wyglądały nasze podziękowania.

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

10

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

11

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

Forma podziękowania
Formę należy dostosować do:
> naszych możliwości (np. jeśli mamy tylko maszynę do pisania, nie silmy się na

stworzenie profesjonalnej gazetki okolicznościowej, wydawanej
na profesjonalnym sprzęcie drukarskim, chyba że darowizna jest tego warta...);

> obietnic uczynionych darczyńcy (nie należy więc obiecywać Niderlandów, jeśli

posiadamy jedynie kolonie w Indiach) i jego oczekiwań;

> wielkości daru;
> naszych możliwości finansowych (np. zakup ramki, w którą oprawimy pismo

z podziękowaniem), dostępu do mediów (np. podziękowania w prasie lokalnej lub
ogólnopolskiej).

Adresat podziękowania
Powinniśmy przede wszystkim dokładnie określić, kto będzie figurował jako pod-
miot podziękowania, np.:
> firma (dokładna nazwa, adres – uwaga na nazwy obcojęzyczne!);
> osoba z firmy (dane powinny być dokładne i bezbłędne: imię,

nazwisko i stanowisko – uwaga na nazwiska podawane przez telefon, lepiej
poprosić o przeliterowanie!). Często podziękowanie adresowane jest do szefa
firmy, choć sprawę załatwiał ktoś inny lub odwrotnie – to trzeba koniecznie
ustalić. Można też w podziękowaniu dla szefa firmy - darczyńcy wspomnieć
o pomocy jakiejś konkretnej osoby z tej firmy, z którą załatwialiśmy
formalności, oczywiście jeśli na takie wspomnienie zasługuje;

> osoba prywatna.

Sposoby podziękowania:
> napisanie pisma i wysłanie go pocztą;
> napisanie pisma, oprawienie go w ramki i osobiste wręczenie;
> zamówienie ogłoszenia (najlepiej bezpłatnego) z podziękowaniami w gazecie;
> dołączenie rysunku któregoś z naszych podopiecznych do pisemnego

podziękowania;

> dodatkowo zgłoszenie darczyńcy do jakiegoś konkursu dla dobroczyńców, np.

Dobroczyńca Roku (konkurs może być ogólnopolski, ale można też dogadać się
z innymi organizacjami z naszego terenu i zorganizować konkurs lokalny);

> wszystko inne, co przyjdzie nam do głowy i nie odbiega od norm współżycia

społecznego.

DOKUMENTY, KTÓRE POWINNIŚMY WYSTAWIĆ LUB
ODEBRAĆ
Dokumenty dla darczyńcy na potwierdzenie uczynienia darowizny:
> podpisana umowa darowizny lub
> potwierdzenie przyjęcia darowizny – jeśli nie chce spisywać

umowy (wzory dokumentów znajdują się na końcu broszury).

Dokumenty dla organizacji przyjmującej dary rzeczowe:
> podpisana umowa darowizny lub
> potwierdzenie przyjęcia darowizny (kopia) lub
> protokół przyjęcia darowizny.

*

Dokumenty przy przekazywaniu darowizny dalej, np. osobom podopiecznym,
innym organizacjom lub podmiotom:
> protokół spożytkowania lub rozdziału darowizny.
> lista osób, które otrzymują dary. Na liście określamy ilość sztuk lub większych

opakowań, która będzie przysługiwała poszczególnym osobom oraz ich wartość
(np. 6 szt. mydła po 1 zł = 6 zł) i przy wydawaniu darów prosimy odbiorców
o podpis. Lista ta będzie załącznikiem do protokołu spożytkowania darowizny.

> dokument finansowy (jeśli dar przekazujemy innej organizacji), wystawiony

np. na druku „

dowód dostawy”

i wypełniony co najmniej w dwóch

egzemplarzach (oryginał otrzymuje obdarowana organizacja, u nas zostaje
kopia lub kopie). Obdarowana organizacja potwierdza otrzymanie darowizny
pieczątką i podpisem. Jeśli nie jest to możliwe (np. gdy dary trzeba rozdać
szybko, bo się popsują) wystarczy lista odbiorców, na której będzie opisana ilość
i wartość darów przekazywana poszczególnym organizacjom oraz jakaś forma
potwierdzenia otrzymania daru (podpis, pieczątka) i na tej podstawie
sporządzimy później dowody dostawy.

> zestawienie ile komu przekazaliśmy rzeczy, dołączane do protokołu rozdziału

darowizny w przypadku rozdawania dużej ilości drobnych przedmiotów

*

Protokół z załącznikiem to dokument księgowy – należy go więc
wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem i starannie przechowy-
wać. Poza tym jest to gotowy załącznik do sprawozdania z działal-
ności merytorycznej. Posiadanie dokumentacji rozdysponowania
darów jest też potwierdzeniem, że dary zostały wykorzystane zgod-
nie z intencjami darczyńcy oraz może posłużyć odpieraniu ewen-
tualnych zarzutów o nierzetelność czy brak jawności.
Jeśli nasza organizacja nie jest zwolniona z podatku VAT od daro-
wizn (patrz dalej) na drukach dowodów dostawy trzeba ten VAT
wpisać (a potem go zapłacić).

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

12

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

13

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

CO MÓWIĄ PRZEPISY FINANSOWO-SKARBOWE W KWESTII DARÓW
RZECZOWYCH
Przede wszystkim trzeba pamiętać, że przepisy finansowe, mówiące zarówno
o podatku dochodowym, jak i o podatku od towarów i usług (VAT) dotyczą obu stron
transakcji – darczyńcy i odbiorcy daru! Niestety ani stowarzyszenia, ani fundacje,
ani żadna inna forma organizacji pozarządowych nie została ujęta w katalogu pod-
miotów zwolnionych z podatku dochodowego.

PODATEK DOCHODOWY
Korzyści dla darczyńcy
Na mocy Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. (z późniejszymi zmianami)

o podatku

dochodowym od osób prawnych:
Darczyńca - może od dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania odliczyć war-
tość darowizny do wysokości 10 % lub 15% dochodu do opodatkowania, o ile była
uczyniona ona na rzecz osoby prawnej, która realizuje cele określone w art. 18 ust.
1 pkt 1 ustawy i posiada na tę okoliczność odpowiedni dokument (np. umowę darowi-
zny podpisaną z organizacją pozarządową, posiadającą w swoim statucie zapis
o prowadzeniu działalności zgodnej z zapisami ustawy, umożliwiającymi czynienie
odpisów). Obowiązuje tu art. 18 ust. 1 pkt 1.
Podstawę opodatkowania [...] stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 7a ustęp 1, po
odliczeniu darowizn:
- na cele naukowe, naukowo-techniczne, oświatowe, oświatowo-wychowawcze, kul-
turalne, kultury fizycznej i sportu, ochrony zdrowia i

pomocy społecznej, rehabilita-

cji zawodowej i społecznej inwalidów, a także wspierania inicjatyw społecznych
w zakresie budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrzenia wsi
w wodę - łącznie do wysokości nieprzekraczającej 15 % dochodu, o którym mowa
w art. 7 ust.3 albo w art. 7a ust. 1
- na cele kultu religijnego i

na działalność charytatywno-opiekuńczą, bezpieczeń-

stwa publicznego, obrony narodowej, ochrony środowiska, cele

dobroczynne, a tak-

że na cele związane z budownictwem mieszkaniowym dla samorządu terytorialnego
i na budowę strażnic jednostek ochrony przeciwpożarowej oraz ich wyposażenie
i utrzymywanie – łącznie do wysokości nie przekraczającej 10% dochodu, o którym
mowa w art. 7 ust. 3 albo w art. 7a ust.1.

Korzyści dla obdarowanego:
Organizacje, których celem statutowym jest m.in. wspieranie dobroczynności, ochro-
ny zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów są
zwolnione z podatku dochodowego w części przeznaczonej na te cele. Obowiązuje tu
art.17 ust. 1. pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:
Wolne od podatku są [...] dochody podatników, z zastrzeżeniem ust. 1 c, których
celem statutowym jest działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa,
w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury

Uwaga!
Nie wystarczy, że stowarzyszenie lub inna organizacja prowa-
dzi działalność podlegającą zwolnieniu z podatku dochodowe-
go – taki rodzaj działalności musi być wpisany do jej statutu!
Inaczej może się okazać, że nie ma podstaw do zwolnienia.

**

fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz
budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrzenia wsi w wodę,

dobro-

czynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej
inwalidów oraz kultu religijnego – w części przeznaczonej na te cele.
Mówiąc inaczej – organizacje statutowo zajmujące się wyżej wymienioną działalno-
ścią nie płacą podatku dochodowego od pozyskiwanych darów rzeczowych, o ile
przeznaczane są one na realizację tych celów. Nie ma przeszkód, aby uznać za
darowizny zwolnione od podatku dochodowego, rzeczy przekazywane dla organiza-
cji (np. meble, wyposażenie lub komputery), jeżeli przedmioty te będą służyły do
realizacji celów statutowych organizacji, odpowiadających celom wskazanym przez
ustawodawcę. Ważne jest, aby móc wykazać, że otrzymane przedmioty służą bez-
pośrednio do realizacji celów preferowanych przez państwo. Trudno byłoby wyka-
zać taki związek na przykład w wypadku otrzymania przez organizację obrazów,
które posłużyłyby do dekoracji siedziby organizacji.

PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT)
W świetle obowiązujących przepisów finansowych przekazanie darowizny niestety
jest traktowane tak samo jak sprzedaż, czyli podlega opodatkowaniu podatkiem VAT
jak każda transakcja tego typu. Jest tak bez względu na to, co o tym myślimy i że
dość powszechne jest przekonanie, że tak być nie powinno. Należy pamiętać, że
zapłata tego podatku obowiązuje zarówno darczyńcę, jak i obdarowanego – jeśli
przekazywałby darowiznę dalej (np. rozdając ją swoim podopiecznym i tym samym
stawał się darczyńcą). Podobnie z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów
i usług nieistotne jest, kto i na jaki cel otrzymuje darowiznę. Przez przepisy prawa
podatkowego organizacje non-profit nie są traktowane w żaden szczególny sposób
i to niezależnie od tego czy są darczyńcami, czy obdarowanymi.

Darczyńca
Każda darowizna musi być przez darczyńcę opatrzona fakturą VAT (nie mylić
z innymi dokumentami), a należny podatek powinien być odprowadzony do właści-
wego dla darczyńcy urzędu skarbowego. Wysokość podatku naliczana jest od warto-
ści rynkowej towaru na podstawie informacji o cenach produktów, będących

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

14

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

15

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

Uwaga!
Zaniżanie wartości towaru poniżej wartości rynkowej, o ile
jest to towar pełnowartościowy (zdatny do użytkowania), nowy
lub używany, jest przestępstwem skarbowym.

**

w powszechnym obiegu, np. katalogów i cenników branżowych, ofert handlowych
wydawanych przez duże hurtownie (np. Makro) lub supermarkety. Nawet jeśli daro-
wizna składa się z rzeczy używanych, niestety, nie można wartości towaru określać
na podstawie tzw. wartości księgowej

2

przedmiotu darowizny, tylko jego wartości

rynkowej

3

. Przedmioty nowe i używane, o ile nie noszą cech trwałych uszkodzeń

4

,

posiadają wartość rynkową, którą należy określić celem zapłacenia VAT-u. Przed-
miotów trwale uszkodzonych lub zniszczonych nie można przekazywać, bowiem
one właściwie (prawnie) nie istnieją (są to np. stoły z powyłamywanymi i jednocze-
śnie połamanymi nogami oraz rozrąbanymi blatami, czyli przedmioty, których uszko-
dzenia uniemożliwiają naprawę i ponowne użytkowanie).

Jedynym przypadkiem kiedy darczyńca nie jest zobowiązany do
zapłacenia VAT-u od darowizny jest sytuacja, w której nie odliczył
sobie tego VAT-u, stając się właścicielem rzeczy, które przekazuje
w darowiźnie. Na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o podatku od towa-
rów i usług darowizna towarów jest z niego zwolniona w wypadku,
gdy podatnik będący płatnikiem VAT-u nie pomniejszył podatku
należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie lub imporcie
tych towarów.

*

Podobne zwolnienie dotyczy także rzeczy

używanych przez darczyńcę, który nie

jest podatnikiem VAT i używał je co najmniej przez pół roku (np. darczyńca, które-
mu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT-u przy zakupie stołu, a który użytko-
wał go przez pół roku i obecnie go darowuje). Darczyńca musi mieć potwierdzenie
w stosownych dokumentach. Obowiązuje tu art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku od
towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.

Zwalnia się od podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego: [...]

5

sprzedaż

towarów używanych, jeśli jest dokonywana przez użytkownika, a także darowiznę
tych towarów, pod warunkiem, że w stosunku do tych towarów nie przysługiwało
sprzedającemu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

*

Naszym zdaniem, w świetle obowiązującego prawa nie istnieje
inny sposób uwolnienia się od zapłaty VAT-u. Można jednak le-
galną drogą doprowadzić do sytuacji, w której wartość darowizny
będzie minimalna, a stąd i minimalny będzie podatek VAT, nalicza-
ny od jej wartości. Aby sposób ten poznać, przeczytaj rozdział VII
„Co można zrobić, czyli jak nie dać się zwariować”.

Obdarowany
Przypomnijmy:
Jeśli organizacja, która otrzymała darowiznę, chce przekazać ją dalej (rozdać),
musi zapłacić VAT od wartości przedmiotu tej transakcji, chyba że jest z tego
podatku zwolniona (np. na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzednim – art.
14 ust. 1 pkt 1). Taka jest litera prawa. Również zgodnie z prawem każda organiza-
cja przekazująca cokolwiek w darze (bezpłatnie) swoim podopiecznym lub innym
organizacjom, mimo tego, że jest to jej działalność statutowa i działa na zasadzie
non-profit,

powinna wystąpić do właściwego sobie urzędu skarbowego z prośbą

o wydanie wiążącej interpretacji, czy organizacja ta ma zostać płatnikiem VAT, czy
też może być z niego zwolniona. Zdaniem naszych prawników poprzez zastosowa-
nie wykładni funkcjonalnej (celowościowej) art. 7 ust. 3 ustawy o podatku od towa-
rów i usług należałoby przyjąć, że w wypadku, gdy obdarowana organizacja nie
pomniejszyła podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy otrzymaniu da-
rowizny (a nie ma prawa do takiego odliczenia), to jest zwolniona z podatku VAT

5

.

Z powodu niejasnej konstrukcji ustaw i braku czytelnych przepisów wykonawczych
umożliwiających ich jednoznaczną interpretację, często wykładnią obowiązującego
prawa jest decyzja urzędu skarbowego. Z doświadczeń wielu organizacji z całej
Polski wynika, że bywa z tym bardzo różnie.
Na koniec warto przypomnieć, że od niekorzystnej dla nas decyzji urzędu można się
odwoływać do właściwej Izby Skarbowej. Droga odwoławcza jest opisana w Ordyna-
cji Podatkowej. Złożenie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji, czyli trzeba
płakać i płacić VAT. Istnieje oczywiście jeszcze możliwość skierowania sprawy do
NSA, lecz jest to bardzo długa i pracochłonna procedura. Tylko największe organi-
zacje stać na taki wysiłek finansowy i organizacyjny.

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

16

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

17

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

W nawiązaniu do wystąpienia Federacji Polskich Banków Żywności oraz

wystąpień różnych organizacji i osób (w tym posłów) wyjaśniam, co następuje:
W Kancelarii Prezesa Rady ministrów przygotowuje się dopiero stosowny projekt
ustawy regulującej zasady funkcjonowania jednostek „non profit” prowadzących
również działalność charytatywną oraz pomoc społeczną.

Brak prawnych regulacji z tego zakresu uniemożliwia wdrożenie bardziej

kompleksowych rozwiązań (przepisów) zwalniających z podatku od towarów i usług
działalność takich jednostek prowadzoną w formie nieodpłatnej.
W warunkach funkcjonowania uchylonej już ustawy o zobowiązaniach podatkowych,
sprawy te były rozstrzygane poprzez wydawanie indywidualnych decyzji przez or-
gany podatkowe o zaniechaniu ustalania i poboru podatku od towarów i usług.

W świetle natomiast nowych regulacji Art. 22 par. 2 pkt 1 Ustawy z dnia

29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 925 ze zmianami)
stanowiących, iż organ podatkowy na wniosek podatnika może zaniechać w całości
lub w części ustalenia zobowiązania podatkowego lub poboru podatku, gdy pobranie
podatku zagraża ważnym interesom podatnika, a w szczególności jego egzystencji –
pojawiły się wątpliwości co do możliwości i zakresu stosowania tego przepisu
w opisanych sytuacjach.

W tym kontekście Ministerstwo Finansów potwierdza możliwość i celo-

wość wykorzystywania w/w uprawnień organów podatkowych, wynikających z usta-
wy z dnia 29 sierpnia 1997 r. do stosowania zaniechania ustalania i poboru podatku
od towarów i usług z tym, że przy wydawaniu takich decyzji należy rozdzielić przy-
padki związane z decyzjami dotyczącymi jednostek prowadzących bezpłatnie dzia-
łalność charytatywną na rzecz określonych beneficjentów bezpośrednio korzystają-
cych z pomocy i przypadki dotyczące przekazywania przez podatników VAT. daro-
wizn rzeczowych lub świadczenia usług bez pobierania należności na rzecz wyżej
wymienionych organizacji.

W przypadku organizacji wyspecjalizowanych w niesieniu pomocy spo-

łecznej i działalności charytatywnej, zdaniem Ministerstwa Finansów nie ma wątpli-
wości, że zastosowanie w/w zwolnień podatkowych dla różnego typu świadczeń tych
organizacji na rzecz beneficjentów jest lub może być zgodne z ich podstawowym
celem (interesem) – por. art. 22 par. 2 ustawy.

W przypadku natomiast innych podatników dokonujących darowizn rze-

czowych lub świadczenia usług bez pobrania należności na rzecz w/w organizacji
społecznych wymienione w art. 22 par. 2 zagrożenia ważnego interesu podatnika
może być kojarzone z przypadkami, w których towary nie nadają się do sprzedaży
w powszechnym obrocie towarowym (uszkodzone opakowania, upływające terminy
przydatności do spożycia) i których niezagospodarowanie na cele pomocy społecz-

6 . A S P E K T Y P R A W N E I F O R M A L N E P R Z E K A Z Y W A N I A D A R Ó W R Z E C Z O W Y C H

nej lub działalność charytatywną spowodowałaby dodatkowe nakłady na magazyno-
wanie, utylizację, złomowanie, transport bądź powodowałoby wzrost kosztów z ty-
tułu uiszczania opłat za zanieczyszczanie środowiska.
Zdaniem Ministerstwa Finansów w tym drugim przypadku również istnieją prawne
możliwości stosowania w/w zwolnień podatkowych, w szczególności w zakresie to-
warów żywnościowych zagrożonych upływem terminów przydatności do spożycia
lub nie nadających się do sprzedaży z innych względów.
Nie zaleca się stosowania tych zwolnień do towarów akcyzowych.

Reasumując, Ministerstwo Finansów potwierdza, że w indywidualnych przy-

padkach, po przeprowadzeniu stosownej procedury sprawdzającej, organy podatko-
we mogą przy uwzględnieniu powyższych kryteriów podejmować decyzje wprowa-
dzające zaniechanie ustalania i poboru, na kwotę która odpowiadałaby zastosowaniu
zwolnienia z VAT opisanej działalności.

/-/ Jan Rudowski

*

Jest to pismo wskazujące podstawy do zwolnienia z VAT-u zarówno
darczyńcę jak i organizację, która przekazuje tę darowiznę na rzecz
swoich podopiecznych. Nie jest to jednak, niestety, przepis wyko-
nawczy, a jedynie stanowisko Ministerstwa Finansów. Dokument
ten nie stanowi także urzędowej interpretacji przepisów prawa po-
datkowego, o której wspominamy poniżej. Urzędy skarbowe mogą,
ale wcale nie muszą brać go pod uwagę...

Zgodnie z art. 14 ustawy o Ordynacji Podatkowej minister finansów sprawuje ogólny
nadzór w sprawach podatkowych oraz ma prawo dokonywania urzędowej interpre-
tacji przepisów prawa podatkowego. Urzędowe interpretacje przepisów prawa do-
konywane przez ministra zamieszczane są w Biuletynie Skarbowym Ministerstwa
Finansów. Dla podatników bardzo istotne jest to, że zastosowanie się do takiej inter-
pretacji nie może podatnikowi szkodzić! W sprawach wątpliwych warto więc wystę-
pować do ministra z prośbą o dokonanie urzędowej interpretacji przepisów. Ponadto
urzędy skarbowe zobowiązane są na żądanie podatnika do udzielania pisemnej infor-
macji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnych spra-
wach, pod warunkiem jednak, że nie wszczęto jeszcze przeciwko podatnikowi postę-
powania podatkowego lub kontroli podatkowej.
Ponieważ cała sytuacja z VAT-em od działalności prospołecznej organizacji non-
profit opiera się na – eufemistycznie nazywając – bałaganie w przepisach, czasem
może więc warto zachowywać się jak „ten, co nie bardzo się orientuje” i... ale o tym
w rozdziale VII „Co można zrobić, czyli jak nie dać się zwariować”.

*

W kwestii zwolnienia organizacji pozarządowych z VAT-u od daro-
wizn przeznaczanych na m.in. działalność charytatywną i pomoc
społeczną można powoływać się na pismo wystosowane przez Pod-
sekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów Jana Rudowskiego,
z 1999 roku, do wszystkich Izb i Urzędów Skarbowych.

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

18

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

19

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

7. CO MOŻNA ZROBIĆ,

CZYLI
JAK NIE DAĆ
SIĘ ZWARIOWAĆ

*

Płacenie VAT-u jest trudne zarówno dla darczyńcy (nie dość, że coś darowuje, to
jeszcze musi do tego dopłacić), jak i dla organizacji pozarządowych, które często
działają na granicy stabilności finansowej (nie dość, że coś zdobyły dla swoich pod-
opiecznych, to jeszcze muszą szukać środków na zapłacenie VAT-u od darowizn,
które rozdają w ramach działalności statutowej) oraz świecić oczami przed darczyń-
cą, którego muszą prosić nie tylko o dar, ale i o to, żeby zapłacił za to podatek. Na
terenie całej Polski działają jednak organizacje pozarządowe zajmujące się działal-
nością charytatywną oraz szeroko pojmowaną pomocą społeczną i jest ich dużo!
Muszą więc jakoś sobie dawać radę. Przede wszystkim chcemy podkreślić, że nikogo
nie namawiamy do łamania obowiązującego prawa. Informacje, które zamieszcza-
my, mogą pomóc w wyborze najwłaściwszej drogi przy przedzieraniu się przez gąszcz
co najmniej niejasnych przepisów. Opisane sytuacje, choć czasami balansują na grani-
cy prawa, nie są z nim sprzeczne. Informacja jest informacją – interpretacja należy
do odbiorcy. Zakładamy również, że informacje te przekazujemy osobom i organiza-
cjom uczciwie i rzetelnie pracującym na rzecz osób potrzebujących pomocy.

*

WARIANT I
Mając w porządku papiery (statut z odpowiednimi zapisami) oraz
prowadząc zgodną z nimi działalność, można założyć dobrą wolę
ustawodawcy i urzędu skarbowego i nie występować z prośbą
o wydawanie decyzji o podleganiu lub zwolnieniu z podlegania po-
datkowi VAT. Wiele urzędów rzeczywiście tak te przepisy interpre-
tuje i „się nie czepia”. Trzeba pamiętać, że władze każdej organi-
zacji przyjmują za taką decyzję pełną odpowiedzialność cywilną,
karną i karno-skarbową. Zanim się na to zdecydujemy, warto do-
kładnie wywiedzieć się wśród działających na naszym terenie in-
nych organizacji, jak sobie radzą i jak się urząd skarbowy do nich
się odnosi. Kontrola finansowa z urzędu może bowiem zdarzyć się
zawsze i to nawet jeśli dla urzędu jakby nie istniejemy (bo się nie
zgłaszaliśmy do niego z prośbą o wydanie decyzji w sprawie VAT)!

WARIANT II
Mając w porządku „papiery” (statut z odpowiednimi zapisami),
możemy zgłosić swoje istnienie do urzędu skarbowego i liczyć na
korzystną interpretację prawa, tj. zwolnienie naszej działalności
z konieczności naliczania podatku VAT. W tym wypadku również
warto dokładnie wywiedzieć się wśród działających na naszym te-

*

*

WARIANT III
Zawsze zarówno darczyńca, jak i obdarowany, który staje się kolej-
nym darczyńcą (wobec swoich podopiecznych) może wystąpić do
urzędu skarbowego o zwolnienie z VAT-u konkretnej darowizny,
powołując się na podstawy zwolnienia wymienione w cytowanym
wcześniej piśmie z Ministerstwa Finansów.

WARIANT IV
Jeśli już nic się nie da zrobić i VAT musi zostać naliczony i zapłaco-
ny, możemy mieć wpływ na jego wysokość – im towar tańszy (mniej
warty), tym VAT niższy! Pisaliśmy już, że zaniżanie wartości jest
przestępstwem

6

. Istnieją jednak legalne sposoby obniżenia warto-

ści towaru. Oto niektóre z nich:
> Jeśli towar jest nowy (nie był używany), a darczyńca jest jego

producentem albo jego sprzedawcą, ruch należy do niego –
legalnie może przecenić towar – uznać, że z różnych powodów
(trudności w zbycie, kończący się termin przydatności,
uszkodzenia opakowania, uszkodzenia samego towaru itp.) jest
on wart mniej niż normalnie. Wtedy VAT jest niższy, czasami
zdecydowanie, wszystko zależy od wielkości przeceny.

> Jeśli towar był używany, warto dokładne przyjrzeć się

przedmiotowi darowizny. Nawet jeśli cena rynkowa tego
rodzaju rzeczy używanej jest wysoka, może okazać się,
że stopień zużycia oraz rodzaje uszkodzeń stanowią podstawę
do obniżenia wartości. Trzeba tylko dobrze patrzeć... Wady
towaru mogą zostać opisane w umowie darowizny.
Pamiętajmy, że nie mogą być to cechy, które świadczą
o trwałym zniszczeniu przedmiotów, bo to kwalifikuje je do
kasacji, a nie do przekazania (towar po kasacji nie istnieje).

*

7 . C O M O Ż N A Z R O B I Ć , C Z Y L I J A K N I E D A Ć S I Ę Z W A R I O W A Ć

renie innych organizacji, jak one sobie radzą i jak się urząd skarbo-
wy do nich odnosi. Naprawdę dość często zdarzają się życzliwi
naszym działaniom urzędnicy. Jeśli więc z danych wywiadowczych
wynika, że jest duże prawdopodobieństwo uzyskania przychylności
urzędu skarbowego nie warto konspirować – lepiej uzyskać ko-
rzystną decyzję i spać spokojnie! Na wszelki wypadek pamiętajmy
też, że od decyzji urzędu „skazującej nas” na naliczanie i odpro-
wadzanie VAT-u zawsze można się odwoływać. Droga odwoławcza
opisana jest w ordynacji podatkowej.

*

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

20

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

21

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

7 . C O M O Ż N A Z R O B I Ć , C Z Y L I J A K N I E D A Ć S I Ę Z W A R I O W A Ć

PUŁAPKI
Pamiętajmy, że bardzo wiele organizacji korzysta z darów rzeczowych. Jedne mają
swoich regularnych darczyńców, inne pozyskują ich sporadycznie. Jedne miewają
nadmiar, inne z trudnością znajdują jednego, dwóch darczyńców w roku. Jedni przyj-
mują i rozliczają dary zgodnie z literą prawa, inni „kombinują jak mogą”, byle tylko
otrzymać cokolwiek. Nie nam to oceniać. Warto jednak wiedzieć, że niektóre dzia-
łania mogą przyczynić się do powstania poważnych problemów nie tylko natury
etyczno-moralnej, ale również finansowo-księgowo-skarbowej, wywołujących na-
wet sankcje karne. Zgodnie z obowiązującym prawem darczyńca powinien zapłacić
podatek VAT od wartości przekazywanych darów rzeczowych. Żeby tego uniknąć,
najczęściej przekazuje coś bez żadnych dokumentów i, w pewnym sensie, ma spra-
wę z głowy. W dodatku ma poczucie, że zrobił cos dobrego dla innych. To rozwiąza-
nie może wydawać się korzystne również dla obdarowanych – nie musimy zajmować
się żadnymi dokumentami, z nikim nie musimy się rozliczać itd. Może stać się
jednak pułapką. Gdyby okazało się, że przekazany towar nie był własnością dar-
czyńcy (prawo własności potwierdza on w treści spisywanej umowy darowizny) –
możemy odpowiadać wtedy za kradzież, paserstwo i inne poważne artykuły wymie-
nione w Kodeksie Karnym. Formalnie nie możemy też wydatkować (a więc i rozli-
czać) środków, np. na transport darów lub inne koszty związane z ich obsługą (ma-
gazynowanie, uzdatnianie, dystrybucja), bo przecież ich nie mamy. Nie możemy
chwalić się otrzymaną darowizną, bo formalnie jej nie było. Jeśli nie mamy doku-
mentacji (przychodowej i rozchodowej) trudno będzie się obronić przed ewentualny-
mi zarzutami o defraudację darów (i inne nieuczciwości). Nieudokumentowane dary
mogą niejako zachęcać do mniej formalnego podejścia do ich ewentualnej dystrybu-
cji, co może prowadzić do braku rzetelności.

Na koniec nie tyle rada, co poważna przestroga. Bardzo bolesną
pułapką jest wchodzenie z darczyńcą w szczególnego rodzaju ukła-
dy, takie jak kwitowanie większej ilości towaru (lub pieniędzy), niż
się faktycznie dostało.

Nie róbmy tego w żadnej sytuacji !!! Ro-

dzi to konsekwencje zarówno natury moralnej (udział w oszustwie),
jak i prawnej oraz karno-skarbowej, gdyż jest to po prostu poświad-
czanie nieprawdy i branie udziału w nadużyciach. Poza tym spra-
wy tego typu wypływają w najmniej spodziewanych momentach
i zawsze istnieje możliwość, że obrócą się przeciwko organizacji
i osobie, która zdecydowała się na takie działanie.

*

8. ZARZĄDZANIE DARAMI

– JAK DYSTRYBUOWAĆ
I ROZLICZAĆ
POZYSKANE DARY

*

DOKUMENTY
Jakimi dokumentami powinniśmy dysponować, zanim zaczniemy dary rozdawać
dalej? Są one wymienione w rozdziale VI. Dla przypomnienia są to:

umowa darowi-

zny

lub

potwierdzenie przyjęcia darowizny

lub

protokół przyjęcia darowizny

(wzory

na końcu broszury). Najlepiej byłoby mieć któryś z tych dokumentów, jeszcze zanim
cokolwiek dostaniemy i zanim zaczniemy to rozdawać. Praktyka – choć nie jest to
wzór do naśladowania – wskazuje, że bywa różnie. Jeśli dostaliśmy już dar, a „papie-
ry” się spóźniają nie z naszej winy (ugrzęzły u darczyńcy), należy ustalić z darczyń-
cą, jaka jest wartość otrzymanego daru i upewnić się, że ta sama wartość będzie
figurowała na dokumentach. Jeśli jasnym się staje, że żadnych dokumentów od
darczyńcy nie uzyskamy, spisujemy protokół przyjęcia darowizny. Możemy wtedy
określić cenę jednostkową rzeczy wchodzących w skład darowizny. Na tej podsta-
wie sporządzamy nasze dokumenty, potrzebne przy rozdawaniu darowizny dalej.

7 . C O M O Ż N A Z R O B I Ć , C Z Y L I J A K N I E D A Ć S I Ę Z W A R I O W A Ć

*

WARIANT V
Ostatnim, stosowanym (choć dwuznacznym) sposobem ominięcia
VAT-u przez firmę - darczyńcę jest przekazanie darowizny finan-
sowej, za którą obdarowany „kupuje” od niej towar będący de facto
przedmiotem darowizny. Jest to jednak pułapka zastawiona na stan
finansów organizacji – jeśli coś kupuje, zwiększa to koszty jej dzia-
łalności, a zwiększania kosztów często trzeba unikać.

SELEKCJA ODBIORCÓW
Jeśli dar ma być przekazany podopiecznym, którymi są osoby fizyczne, to przy
ustalaniu ilości darów dla poszczególnych osób warto wziąć pod uwagę ich możliwo-

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

22

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

23

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

MONITOROWANIE WYKORZYSTANIA DARÓW
Z różnych względów warto monitorować sposób wykorzystania darów przez organi-
zacje, które coś od nas dostały. Na przykład zobowiązać je do przygotowania proto-
kołu rozdziału darowizny wraz z załącznikami i dostarczenia go nam w ustalonym
terminie. Należy zaprzestać współpracy z organizacjami, co do których pojawiły
się wątpliwości, czy rzetelnie rozdzieliły dary. W końcu to my odpowiadamy przed
darczyńcą i własnym sumieniem za prawidłowe wykorzystanie darowizny!

9. PODTRZYMYWANIE

KONTAKTU
Z DARCZYŃCAMI

*

O tym dlaczego i jak dziękować darczyńcom była już mowa. Warto jednak zwrócić
uwagę na jeszcze jeden aspekt tej sprawy – podtrzymanie kontaktu z darczyńcą.
Zagadnienie to leży nie tylko w naszym interesie, ale jest też sprawą dobrego wycho-
wania. Prawdopodobne jest, że ktoś, kto raz już nas obdarował, będzie skłonny to
zrobić kolejny raz. Ponadto utrzymywanie kontaktów z kimś, kto okazał nam swoją
życzliwość i zrozumienie, jest po prostu miłym i grzecznym gestem.
Co to znaczy „podtrzymywać kontakt” z darczyńcą? To zapraszać go na organizo-
wane przez nas imprezy, spotkania z podopiecznymi, wysyłać do niego kartki świą-
teczne, czasem życzenia imieninowe (w zależności od stopnia naszej zażyłości),
wysyłać sprawozdania roczne, nowe ulotki i informatory o naszej organizacji.

8 . Z A R Z Ą D Z A N I E D A R A M I – J A K D Y S T R Y B U O W A Ć I R O Z L I C Z A Ć P O Z Y S K A N E D A R Y

ści „konsumpcji” darowizny. Jeśli mamy do czynienia z osobą samotną czy bez-
domną, nie warto dawać jej np. 20 sztuk mydła, gdyż może je wyrzucić lub, co
gorsza, sprzedać. W tej sytuacji lepiej dawać dwie sztuki raz na dwa tygodnie czy
miesiąc.

Nie warto rozdawać takiej ilości darów, która rodziłaby pokusę sprzedaży.

Lepiej rozdzielić dary na mniejsze „porcje” i przekazać je kilka razy.
Przy podejmowaniu decyzji, jak rozdzielić dary trzeba mieć na względzie i własne
możliwości magazynowe. Niekiedy szczury, mróz, złodzieje i inne okoliczności mogą
okazać się bardziej zagrażające niż rozdanie czegoś w większej ilości. Można też
rozważyć podzielenie się naszą „zdobyczą” z inną organizacją. Na pewno znajdzie
się więcej chętnych na mydło, a my nie będziemy musieli rozstrzygać dylematu:
„bazar czy szczury”.
Jeśli darowizna przeznaczona jest dla innych organizacji, dobrze jest te organizacje
wyselekcjonować – dowiedzieć się, czym się zajmują, co jest im potrzebne itd. Od
organizacji - odbiorcy możemy wymagać wypełnienia czegoś, co można nazwać
„kartą organizacji”, która będzie zawierała dane na jej temat, ułatwiające na przy-
szłość odnajdywanie najwłaściwszych odbiorców dla darów przez nas pozyskanych.
Dane na temat organizacji podopiecznych warto uaktualniać tak często, jak to jest
możliwe.
Istnieją sposoby przeciwdziałania zjawisku sprzedaży produktów otrzymanych
w darze. Wymaga to jednak trochę wysiłku od nas, jako od pośrednika pomiędzy
darczyńcą a ostatecznym odbiorcą. Metodą skuteczną, choć pracochłonną,
a czasem kosztowną, jest oznaczanie produktów jako DARY NIEPRZEZNACZO-
NE DO SPRZEDAŻY. Sensowne wydaje się wprowadzenie tego zwyczaju jako nor-
my postępowania. Możliwości oznaczania jest zapewne wiele i należy je różnicować
w zależności od tego, jaka konkretnie rzecz ma być znakowana. Jedne można pie-
czętować, inne obklejać, jeszcze inne celowo postarzać (wtedy przedmioty nie wy-
glądają na całkiem nowe, choć są w pełni sprawne). Ważne, żeby cena znakowania
nie przekraczała wartości towaru, a towar nie tracił swoich zasadniczych cech
użytkowych. Czy widzieliście kiedyś odzież z paczek od „cioci z Berlina”? Na ogół
wszystkie ubrania mają przecięte (obcięte, przycięte) metki-wszywki. Nie te, gdzie
zaznaczono sposób konserwacji, ale te, które są wizytówką firmy je produkującej.
Ubranie daje się nosić, ale znacznie trudniej jest je sprzedać. Skuteczne, prawda?!

10. BANK DRUGIEJ RĘKI,

CZYLI POMYSŁ
NA ZRACJONALIZOWANIE
RYNKU DARÓW
RZECZOWYCH

*

Stowarzyszenie Bank Drugiej Ręki (BDR) to istniejąca od niedawna organizacja
pozarządowa, zajmująca się pośrednictwem w przekazywaniu darów rzeczowych.
Pomysł istnienia BDR jest właściwie rozszerzeniem idei działania Banków Żywno-
ści, na dziedzinę darów innych niż żywność.
Celem statutowym BDR jest gromadzenie darów rzeczowych i rozdawanie ich in-
nym organizacjom (czasem również osobom prywatnym). BDR jako wyspecjalizo-
wana organizacja ma stanowić dla darczyńców gwarancję współpracy z pewnym
(albo przynajmniej pewniejszym) partnerem, zorientowanym w gąszczu przepisów
prawnych, posiadającym bazę magazynową i mogącym również zająć się hurtowy-
mi ilościami darów. BDR gromadzi obecnie dane do baz danych o darczyńcach
i odbiorcach darów. Poszukuje także najlepszych rozwiązań dotyczących oprogra-
mowania magazynowego, odpowiedniego do redystrybucji darów, pracuje nad uru-
chomieniem procedur kontroli dystrybucji darów. Stowarzyszenie to chciałoby się
również zająć łączeniem „tych, którzy chcą wziąć z tymi, którzy chcą dać” i uspraw-

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

24

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

25

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

11. WZORY DRUKÓW

*

UMOWA DAROWIZNY

Zawarta w dniu ............................ roku w ........................................ pomiędzy:
(firmą).....................................................................(pełna nazwa i adres siedziby)
reprezentowaną(-ym) przez: ..................................(imię, nazwisko, funkcja)
– zwaną (-ym) w dalszej części umowy

Darczyńcą a

Fundacją/Stowarzyszeniem/organizacją:.
...............................................(pełna nazwa i adres naszej organizacji)
reprezentowanym przez:
................................................................ (imię, nazwisko, funkcja)
– zwaną w dalszej części umowy

Obdarowanym.

O następującej treści

§1

Przedmiotem darowizny jest ..................................................................

§2

Darczyńca oświadcza, że jest właścicielem rzeczy stanowiących przedmiot darowi-
zny opisany w §1 oraz, że przedmiot ten nie jest obciążony żadnymi zobowiązania-
mi ani prawami na rzecz osób trzecich.

§3

Niniejszym darczyńca oświadcza, iż darowuje Obdarowanemu przedmiot opisany
w §1 niniejszej umowy.

§4

Obdarowany oświadcza, iż powyższą darowiznę przyjmuje i zobowiązuje się prze-
znaczyć ją wyłącznie ..........................................................(np. w celu realizacji zadań
statutowych)
Jednocześnie obdarowany potwierdza otrzymanie przedmiotu darowizny.

§5

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Ko-
deksu Cywilnego.

§6

Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy będą
rozstrzygane w drodze wzajemnego porozumienia stron. W przeciwnym razie wła-
ściwym do ich rozpoznania będzie sąd określony według właściwości miejscowej
darczyńcy.

§7

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla
każdej ze stron.

Darczyńca:

Obdarowany:

............................

............................

nieniem tego procesu. Planuje uruchomić ogólnodostępną giełdę darów.
BDR nie tylko przyjmuje na siebie niezbyt wdzięczną rolę tego, który szuka i prze-
konuje potencjalnych darczyńców, żeby dawali (najlepiej dużo i dobrze), ale równo-
cześnie:
> rozpoznaje sytuację organizacji – potencjalnych biorców;
> pomaga organizacjom określić, co jest im najbardziej potrzebne;
> pomaga organizacjom uzyskać informacje na temat prawnych aspektów

„obróbki” darów rzeczowych, aby te nie wpadały na rafy koralowe polskiego
prawa;

> optymalizuje proces wykorzystywania darów – daje takie rzeczy, które

organizacja na pewno jest w stanie spożytkować;

> jest w stanie przyjąć odpowiedzialność za rozdawane dary, ponieważ

współpracuje ze swoimi odbiorcami i zna ich aktualne potrzeby i sytuację,
w jakiej się znajdują;

> może poszukiwać darów na zamówienie;
> próbuje znaleźć pieniądze na koszty pośrednie, takie jak magazyn i jego obsługa,

dokumentacja procesu przekazania daru oraz wszelkie koszty związane
z pozyskiwaniem daru.

Organizacja tego typu jest rozwiązaniem ekonomicznym i ekologicznym. Oszczę-
dza czas, nakład pracy i minimalizuje koszty pozyskiwania darów. Poza tym odzy-
skuje dla świata towary, które w innym przypadku trafiłyby na śmietnik lub zostały-
by poddane innego rodzaju utylizacji. O tym, że darczyńcy wolą kontakt z przygoto-
wanym odbiorcą przekonywać nikogo nie trzeba. BDR jest, czy ma być właśnie
takim „przygotowanym odbiorcą”.
Poza tym BDR może, wspierając darami rzeczowymi organizacje charytatywne,
wspierać prowadzenie polityki społecznej na szczeblu lokalnym, przez co wspiera
działania samorządu i innych władz.

10. BANK DRUGIEJ RĘKI, CZYLI POMYSŁ NA ZRACJONALIZOWANIE RYNKU DARÓW RZECZOWYCH

POTWIERDZENIE OTRZYMANIA DAROWIZNY

POTWIERDZENIE OTRZYMANIA DAROWIZNY

.................................. (miejsce, data)

............................................................................................... (nazwa darczyńcy, adres)
Fundacja/Stowarzyszenie/organizacja ............................. (nazwa, adres) potwierdza
niniejszym, że otrzymała w dniu........................... od ..........................................(na-
zwa, adres) darowiznę .....................................(jeśli rzeczy jest dużo, można wymie-
nić np. w tabelce albo opisać je w załączniku) o wartości ......................... zł (słownie
zł: ........................) na cele ....................................(statutowe lub wpisać takie, które
podlegają odliczeniu, o ile to jest prawda)

(pieczątka, podpis)

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

27

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

3W*

>

JAK

POZYSKIWAĆ

DARY

RZECZOWE

>

26

3w*

001,

stan

prawny

1.01.2002

11. WZORY DRUKÓW

1

Trzeba pamiętać, że:

- nie wszystko można wyrzucić na śmietnik tak po prostu – często wymagana jest specjalistyczna i
dość kosztowna utylizacja. Szczegóły znaleźć można w ustawie z dn. 27 kwietnia 2001 roku
Dz.U.01.62. Najlepiej zorientowane są te firmy, które same muszą sobie radzić z problemem
pozbywania się zbędnych towarów. Problem nie dotyczy tylko tak oczywistych substancji jak azbest
i inne trucizny, ale również np. komputerów czy mebli (malowanych lakierami, które zamieniają
się w trucizny np. podczas utylizacji przez spalenie). Szansą na uporządkowanie sprawy będzie na
pewno przystąpienie Polski do Unii Europejskiej, gdzie przepisy dotyczące utylizacji odpadów są
precyzyjne i jednolite;
- wielu rzeczy lepiej się pozbyć nie tylko dlatego, że kończy się im termin przydatności, ale
również dlatego, żeby nie ponosić ogromnych kosztów magazynowania ich przez jakiś czas.
Powierzchnia magazynowa i magazynowanie to często wysokie pozycje w kosztach działalności
firmy.

2

Wartość księgowa to wartość danego przedmiotu, jaka figuruje w księgach inwentarzowych i

handlowych darczyńcy. W stosunku do rzeczy używanych wartość może być zmniejszona nawet do
zera ze względu na amortyzację (zużycie) danej rzeczy.

3

Wartość rynkowa to wartość, za którą można by tę rzecz potencjalnie sprzedać, ustala się ją

zgodnie z tym, co zostało już napisane w tekście tego rozdziału.

4

Uszkodzenie trwałe przedmiotu to inaczej zniszczenie uniemożliwiające dalsze jego użytkowanie

lub naprawę – porąbanie, spalenie, pocięcie na drobne kawałki, przerobienie na wióry itp. Aby
przedmiot nabył takie cechy właściciel prawny musi powołać komisję, która spisze protokół
zniszczenia (nadania przedmiotom cech trwałego uszkodzenia lub zniszczenia)

5

Taką interpretację potwierdza pismo z Urzędu Skarbowego Warszawa Targówek, skierowane do

Banku Żywności SOS w Warszawie, w sprawie zwolnienia z naliczania podatku VAT:

„Na podstawie art. 14 ustęp 4 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa

(Dz. U. z 1997 r. Nr 137 poz. 926 z późniejszymi zmianami) w odpowiedzi na pismo z dnia 28
stycznia 2002 r. Urząd Skarbowy Warszawa – Targówek informuje, że zgodnie z art. 7 ustęp 3
ustawy o podatku od towarów i usług zwalnia się z tego podatku czynności, o których mowa w art.
2 ustęp 3 pkt. 1, 2, 4, w przypadku gdy podatnik nie pomniejszył podatku należnego o kwotę
podatku naliczonego przy zakupie bądź imporcie towarów przekazywanych lub zużytych w ramach
tych czynności.

Urząd nadmienia, że w oparciu o art. 2 ustęp 3, pkt. 1, 2, 4, czynności, które w związku

z powyższym będą podlegać zwolnieniu to:
świadczenie usług oraz przekazywanie lub zużycie na cele reprezentacji albo reklamy
przekazanie przez podatników towarów oraz świadczenie usług na potrzeby osobiste podatnika,
wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków organów stanowiących osób prawnych, człon-
ków stowarzyszenia, a także zatrudnionych przez niego pracowników oraz byłych pracowników
oraz wszystkie inne darowizny nie wymienione w pkt. 2.
Przedmiotowa działalność Fundacji spełnia zatem wymóg uprawniający do skorzystania ze zwolnienia.

NACZELNIK
Urzędu Skarbowego
Warszawa Targówek’’

6

Chodzi o sytuację, w której rzecz warta np. 100 złotych jest opisana jako warta 10 złotych albo

1 złoty bez żadnych podstaw – wygląda to tak, jakby w fakturze wpisano zaniżoną wartość.

PRZYPISY