1

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Zarządzanie Ryzykiem

Zespół autorski:

Bogumił Dałkowski, Krzysztof Hołodnik, Dorota Kuchta

Prawa autorskie zastrzeżone

2

Ryzyko

• I oto Prosiaczek jest już po tamtej stronie – rzekła Sowa –

jeśli sznurek nie pęknie.

- A jeśli pęknie ? – spytał Prosiaczek, chcąc wiedzieć całą

prawdę.

- Wtedy weźmiemy inny sznurek.

[A.A.Milne, Chatka Puchatka ]

3

Ryzyko w projekcie

• Projekt

jest próbą wykorzystania pewnej

szansy

- z

każdą szansą związane jest

ryzyko

• Nie ma projektów bez ryzyka!

• Nigdy nie wyeliminujesz ryzyka całkowicie,

naucz się z nim żyć

• Nie bój się niepowodzeń, bo nigdy nie odniesiesz sukcesu

• Czas i gotowość

są najlepszą bronią przed ryzykiem

• Zarządzaj ryzykiem

– inaczej ryzyko będzie zarządzało

Tobą!

• Najgorsze jest to,

czego się nie spodziewamy

4

Definicje ryzyka

• Ryzyko jest potencjalnym,

niepożądanym

zdarzeniem,

które może spowodować, że cele projektu nie zostaną
osiągnięte

• Wg PMBOK ryzyko projektu to zarówno

zagrożenie

dla

celów projektu, jak i

szansa

uzyskania lepszych rezultatów

• Niepewność a ryzyko
• Ryzyko jest to zdarzenie

zidentyfikowane

, którego

prawdopodobieństwo

wystąpienia można określić

5

Dlaczego nie chcemy

mówić o ryzyku?

• Jeżeli zgłoszę, że pojawiło się ryzyko, pewnie

będę

musiał się tym zająć

i za to odpowiadać

• Osoby myślące negatywnie są

niemile widziane

• Lepiej przemilczeć

, a jak się stanie coś złego to

odpowiedzialność poniosą wszyscy, czyli nikt

• Zwyczajem jest mówić, że

wszystko idzie dobrze

• Mogę być uznany za osobę niekompetentną, która

nie daje sobie rady

w projekcie

• Karierę lepiej robić mówiąc:

wszystko będzie

dobrze

i mając na to „papiery”

6

Zarządzanie ryzykiem

• Dostrzeganie zagrożeń, określanie wielkości i zakresu

ryzyka oraz podejmowanie działań w celu uniknięcia go
lub zmniejszenia jego wpływu.

• Umiejętność przewidywania tego, co nieoczekiwane, i

radzenia sobie z tym, co nas spotyka

7

Zarządzanie ryzykiem

• Zarządzanie ryzykiem

kosztuje

!

• Brak

systematycznego podejścia do zarządzania ryzykiem

projektu

kosztuje bardzo dużo

!

Niezbędny jest kompromis

Zadaniem kierownika projektu jest wybór poziomu ryzyka

właściwego dla kultury organizacyjnej,

specyfiki projektu i spodziewanych korzyści

8

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Obejmuje procesy związane z identyfikacją, analizą i reakcją na ryzyko

w projekcie (maksymalizacja efektu zdarzeń pozytywnych

i minimalizacja zdarzeń negatywnych).

1. Planowanie zarządzania ryzykiem

– wybór podejścia i opracowanie

planu ryzyka

2. Identyfikacja ryzyk

– ustalenie i zdokumentowanie ryzyka mogącego

mieć wpływ na projekt.

3. Jakościowa analiza ryzyk

– analiza i klasyfikacja jakościowa ryzyk w celu

uszeregowania ich wg wpływu na cele projektu

4. Ilościowa analiza ryzyk

– ocena pr-stwa i konsekwencji wystąpienia

ryzyka i oszacowanie wpływu na projekt.

5. Planowanie reakcji na ryzyka

– planowanie działań ograniczających

ryzyko lub podwyższających korzyści.

6. Monitorowanie i kontrola ryzyka

– analiza pozostałego ryzyka,

identyfikacja nowego ryzyka, wykonywanie planu ryzyka, ocena

skuteczności zarządzania ryzykiem.

[PMBOK, PMI 2000 ]

10

Proces: Planowanie zarz

ą

dzania ryzykiem

Rezultat:

Plan zarządzania ryzykiem

• Metodyka (metody, narzędzia, źródła danych)
• Role, obowiązki, uprawnienia
• Budżet zarządzania ryzykiem
• Terminy
• Spójny system ocen i interpretacji analizy jakościowej i

ilościowej

• Progi akceptacji ryzyka
• Plan komunikacji (raporty, spotkania nt ryzyka, czy i jak

prowadzony jest audyt procesu zarządzania ryzykiem)

15

Źródła ryzyka

• Z zewnątrz

– polityka, prawo, instytucje, rynek,…

• Wewnętrzne

– wynikające z właściwości procesu

• Narzucone

– uwarunkowania realizacyjne projektu

(uwarunkowania technologiczne, kosztowe, terminowe)

• Wprowadzone

– wynikające z niedostatecznej wiedzy

lub zaniedbań w działaniu

16

Źródła ryzyka

Ryzyko zewnętrzne projektu

- Regulacje prawne w otoczeniu projektu
- Wpływy polityczne
- Ryzyko kraju
- Dostawcy i podwykonawcy
- Konkurencja (rynek)
- Zmiany technologiczne
- Działalność organizacji „ekologicznych”
- Ryzyko pogodowe
- „Siła wyższa” (trzęsienia ziemi, powodzie, niepokoje

społeczne”)

17

Źródła ryzyka

Ryzyko wewnętrzne projektu

- Kultura organizacyjna
- Podejście społeczności pracowników do zmian
- Komunikacja
- Niewłaściwa motywacja
- Naciski z góry

18

Źródła ryzyka

Ryzyko narzucone projektu

- Budżet
- Zakres
- Jakość
- Sposób realizacji
- Technologia
- Dostępność zasobów

19

Kategorie ryzyka

wg. PMBOK 2002

• Ryzyko techniczne, jakościowe, wydajnościowe

(stosowanie niesprawdzonej technologii, zmiany

technologii, nierealne cele wydajnościowe, zmiany

norm branżowych,...)

• Ryzyko zarządzania projektem (project management)
• Ryzyko organizacyjne

(nieodpowiednie finansowanie, brak priorytetów,

konflikty w dostępie do zasobów organizacji

współdzielonych przez wiele projektów)

• Ryzyko zewnętrzne

21

Identyfikacja ryzyka – narzędzia

• wywiady z udziałowcami projektu, ankiety
• burze mózgów
• listy kontrolne (

checklist

) – specyficzne dla branży

• audyty produktu i procesów projektu
• eksperci („grupa delficka”)
• analiza założeń (identyfikacja ryzyk wynikających z

niedokładności, niekompletności lub niespójności założeń)

• techniki oparte na diagramach
• otwarte stawianie problemu ryzyka w organizacji i w

kontaktach z klientem i dostawcami - zgłaszanie ryzyk

• indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka

zespołu w zarządzanie ryzykiem)

22

Identyfikacja ryzyka - wyniki

• nazwa (identyfikator) ryzyka
• opis ryzyka (na czym będzie polegało)
• objawy wyprzedzające (

trigger

)

(czynniki wyzwalające ryzyko)

• symptomy (objawy) ryzyka

(po czym poznać, że ryzyko wystąpiło)

• termin możliwego wystąpienia

(horyzont czasowy lub faza projektu)

• wpływ na poszczególne elementy projektu

(zasięg oddziaływania)

• zależność od innych ryzyk

(wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie )

24

Jakościowa analiza ryzyk

Obszary skutków zdarzenia ryzyka

• koszt
• czas
• wymagania (zakres, jakość)
• relacje z klientem
• reputacja
• bezpieczeństwo (security, safety)
• skutki prawne

25

Jakościowa analiza ryzyk

Dla każdego ryzyka trzeba określić
• Prawdopodobieństwo jego wystąpienia
• Skutki (konsekwencje)

Ranga ryzyka (wartość ryzyka) =

Prawdopodobieństwo x Skutki

26

Jakościowa analiza ryzyk

Skala prawdopodobie

ń

stwa

• Opisowa, np.

– Prawie niemożliwe
– Mało prawdopodobne
– Umiarkowanie możliwe
– Prawdopodobne
– Prawie pewne

• Liczbowa, np.

– 0,1
– 0,3
– 0,5
– 0,7
– 0,9

27

Jakościowa analiza ryzyk

Skala skutków

• Opisowa, np.

– Bardzo łagodne (Nieistotne)
– Łagodne
– Umiarkowane
– Dotkliwe
– Bardzo dotkliwe (Katastrofalne)

• Liczbowa, np. (nieliniowa)

– 0,05
– 0,1
– 0,2
– 0,4
– 0,8

28

Jakościowa analiza ryzyk

Skutki dla kosztu i harmonogramu

Opóźnienie

> 20%

Opóźnienie

10 - 20%

Opóźnienie

5 – 10%

Opóźnienie

< 5%

Nieznaczne

opóźnienie

Harmo-

nogram

Wzrost

> 20%

Wzrost

10 - 20%

Wzrost

5 - 10%

Wzrost

< 5%

Nieznaczny

wzrost

Koszty

Bardzo

dotkliwe
0,8

Dotkliwe
0,4

Umiarkowane
0,2

Łagodne
0,1

Bardzo

łagodne
0,05

Cel

projektu

29

Jakościowa analiza ryzyk

Skutki dla zakresu projektu

• Bardzo łagodne (0,05):

Zmniejszenie prawie niezauważalne

• Łagodne (0,1):

Wpływ na mniej istotne obszary zakresu

• Umiarkowane (0,2):

Wpływ na bardziej istotne obszary zakresu

• Dotkliwe (0,4):

Zmniejszenie zakresu nieakceptowane przez klienta

• Bardzo dotkliwe (0,8):

Końcowy produkt projektu praktycznie nieużyteczny

30

Jakościowa analiza ryzyk

Skutki dla jako

ś

ci projektu

• Bardzo łagodne (0,05):

Pogorszenie jakości prawie niezauważalne

• Łagodne (0,1):

Wpływ tylko na najbardziej wymagające zastosowania

• Umiarkowane (0,2):

Pogorszenie jakości wymagające zatwierdzenia przez klienta

• Dotkliwe (0,4):

Pogorszenie jakości nieakceptowane przez klienta

• Bardzo dotkliwe (0,8):

Końcowy produkt projektu praktycznie niezdatny do użytku

32

Kwantyfikacja ryzyka – wyniki

0,08

0,04

0,02

0,01

0,01

0,1

0,24

0,12

0,06

0,03

0,02

0,3

0,4

0,2

0,1

0,05

0,03

0,5

0,56

0,28

0,14

0,07

0,04

0,7

0,72

0,36

0,18

0,09

0,05

0,9

0,8

0,4

0,2

0,1

0,05

Pr\Skutki

Wysokie > = 0,2

Średnie 0,05 - 0,2

Małe < 0,05

33

Zarządzanie ryzykiem projektu

Proces: Ilościowa analiza ryzyk

• Wejście

– Plan zarządzania ryzykiem
– Zidentyfikowane ryzyka
– Hierarchiczna lista ryzyk
– Lista ryzyk do dalszej analizy
– Dane historyczne
– Opinie ekspertów
– Rezultaty innych procesów

planowania

• Narzędzia i techniki

– Ankiety
– Analiza wrażliwości
– Analiza drzew decyzyjnych
– Symulacje

• Wyjście

– Lista najważniejszych ryzyk

zmierzonych ilościowo

– Analiza probabilistyczna projektu
– Prawdopodobieństwo osiągnięcia

celów kosztowych i czasowych

– Trendy wynikające z jakościowej i

ilościowej analizy ryzyk

35

Co można zrobić z ryzykiem?

Planowanie reakcji na nieznane ryzyko

• Nieznanym (niezidentyfikowanym) ryzykiem nie

można zarządzać – Ryzyko zarządza nami !

• Można co najwyżej utworzyć ogólną rezerwę na

nieznane ryzyka, której wielkość zależy od

doświadczeń z realizacji podobnych projektów

• Właściwie prowadzony proces zarządzania wiedzą

organizacji zapewni stopniowe zawężanie skali

niezidentyfikowanych ryzyk – ryzyka wcześniej

niezidentyfikowane, po ich wystąpieniu, powinny być

analizowane w przyszłych, podobnych projektach.

36

Co można zrobić z ryzykiem?

Planowanie reakcji na znane ryzyko

• Akceptacja

ryzyka (Absorbowanie ryzyka):

– Pasywna
– Aktywna:

o plany awaryjne
o plany odwrotu / wycofania (fall-back plan)

• Przeniesienie

ryzyka (transfer)

• Unikanie

ryzyka

• Przeciwdziałanie

ryzyku

(łagodzenie, ograniczanie ryzyka)

37

Zaakceptowane

Przeniesione

Ryzyka Dostawcy

Pozostałe ryzyka

Ryzyka Klienta

Znane ryzyka projektu

Podwykonawcy

Ubezpieczenie

Pasywnie

Aktywnie

Łagodzone

Ryzyka unikane

Unikane

38

Zarządzanie ryzykiem projektu

Proces: Monitorowanie i kontrola ryzyka

• Wejście

– Plan zarządzania ryzykiem
– Plan reakcji na ryzyka
– Komunikacja w projekcie
– Dodatkowa identyfikacja i

analiza ryzyk

– Zmiany zakresu

• Narzędzia i techniki

– Audyty reakcji na ryzyka w projekcie
– Okresowe przeglądy ryzyka
– Analiza wartości wypracowanej
– Pomiar wyników technicznych
– Dodatkowe planowanie reakcji na ryzyka

• Wyjście

– Plany improwizowane
– Działania korygujące
– Żądania zmian
– Uaktualnienie planu reakcji na ryzyka
– Baza danych ryzyk
– Uaktualnienie list kontrolnych

identyfikacji ryzyk

39

Zarządzanie ryzykiem

w całym cyklu życia projektu

• Zarządzanie ryzykiem

nie kończy się

na etapie

planowania

• Ryzyko

pojawia się i znika

• Konieczne jest

ciągłe

monitorowanie i

raportowanie zagrożeń

• PM jest odpowiedzialny za

ujawnianie

ryzyka

• Ukrywanie ryzyka to

patologia

• Najczęściej

nie ma winnych

za pojawianie się

ryzyka

40

Zarządzanie ryzykiem

Dobre praktyki

• Mianować osobę odpowiedzialną za ryzyko
• Prowadzić rejestr ryzyka
• Ocenić ryzyko i ustalić hierarchię
• Określić „system wczesnego ostrzegania” –

symptomy, alerty

• Ciągle monitorować ryzyko

41

Zarządzanie ryzykiem

Dobre praktyki

• Kultura organizacyjna

- otwarte stawianie

problemu ryzyka w organizacji i w kontaktach z

klientem i dostawcami

W kulturze strachu, gdzie wątpliwości oznaczają

słabość, nie ma mowy o zarządzaniu ryzykiem.

• Najlepszym menedżerem ryzyka projektu jest ...

świadomość

- nasza i naszych pracowników

42

Zarządzanie ryzykiem

Dobre praktyki

• Kompetentny zespół projektowy,

podobnie jak dobrze wyszkoleni i doświadczeni

żołnierze na wojnie

– mimo, że

„nie zna dnia ani godziny”,

ale potrafi działać racjonalnie,

wykonać zadanie i przeżyć

albo wycofać się „na z góry upatrzone pozycje”