ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

W PRZEDSIĘBIORSTWIE

W PRZEDSIĘBIORSTWIE

HANDLOWYM

HANDLOWYM

Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy

Katedra Ekonomiki, Organizacji i Zarządzania

Opracowała - dr inż. Anna Murawska

Tworzenie zapasów
Celowe nabywanie i przechowywanie towarów

niezbędnych do utrzymania ciągłości sprzedaży

Zapas
Zasób towarów, znajdujący się w

przedsiębiorstwie i stanowiący podstawę
prowadzenia działalności handlowej, rzeczowe
składniki majątku obrotowego, nabyte w celu
odsprzedaży

Gospodarka zapasami – ogół decyzji

związanych z gromadzeniem,
przechowywaniem i przygotowywaniem do
sprzedaży zasobów towarowych



Zarządzanie zapasami – proces operacyjny
w przedsiębiorstwie, który ma zapewnić
racjonalną gospodarkę zapasami



Występuje gdy są znane:

1.

Cele, dla których tworzy się zapasy

2.

Proporcje zapasów w stosunku do sprzedaży

3.

Koszty gromadzenia i przechowywania
zapasów

Między stanem zapasów a sytuacją

finansową przedsiębiorstwa handlowego

zachodzi ścisły związek

Zbyt niskie zapasy:



Spadek sprzedaży



Trudności w utrzymaniu ciągłości oferty



Utrata klientów

Nadmierne zapasy:



Zwiększają obciążenie finansowe



Zwiększają koszty



Wpływają na zwiększenie ryzyka handlowego



Wyodrębniając różne rodzaje zapasów,
najczęściej uwzględnia się następujące kryteria
podziału:

1.

Miejsce występowania zapasów



Zapasy w punktach sprzedaży detalicznej



Zapasy w magazynach handlu hurtowego



Zapasy w magazynach producentów

2.

Przeznaczenie zapasów



Zapasy bieżące, zwane obrotowymi, ściśle
związane z przebiegiem i natężeniem
sprzedaży towarów



Zapasy sezonowe, służące do zaspokajania
popytu w ściśle określonym czasie



Rezerwowe, tworzone na wypadek
nieoczekiwanych zmian w popycie

3.

Wielkość zapasów



Zapasy minimalne, stanowiące dolną granicę
(stan), której utrzymanie jest konieczne dla
zapewnienia ciągłości sprzedaży



Zapasy maksymalne, powstające w momencie
nadejścia nowej dostawy (ich wielkość często
się określa jako górną granicę, której nie
można przekroczyć bez naruszenia równowagi
ekonomicznej przedsiębiorstwa)



Optymalne, najbardziej racjonalne w danych
warunkach działania przedsiębiorstwa, tzn.
kształtowane z uwzględnieniem cech regionu,
dynamiki sprzedaży, rodzaju powiązań z
dostawcami

Do ustalania wielkości zapasu początkowego

i końcowego może być przydatna

formuła równania sprzedaży.

Formuła równania sprzedaży (ujęcie
ilościowe)

Gdzie:
Z

p

- zapas początkowy

Z – zakup
S – sprzedaż
U – ubytki
Z

k

– zapas końcowy

W równaniu ujętym wartościowo, gdzie zakup i

zapasy ujmuje się według cen zakupu, a
sprzedaż według cen sprzedaży, wartość
zapasów ustala się następująco:

Gdzie:
M - marża

Rozpatrując zapasy w wielkościach względnych,

najczęściej odnosi się do sprzedaży.

W celu obliczenia wskaźnika zapasochłonności

sprzedaży należy ustalić wielkość zapasu
przeciętnego (średniego).

Gdzie:
Z

śr.

– zapas średni

Z

n

– zapas na koniec pewnego okresu, np. miesiąca

Zapasochłonność sprzedaży oznacza

stosunek zapasu średniego w danym okresie
do wielkości sprzedaży zrealizowanej.

Wartość wskaźnika braku towarów w danym

okresie (np. w ciągu roku) oblicza się dzieląc
liczbę dni, w których brakowało towaru na
stanie, przez 365 dni i mnożąc wynik przez
100%.

Wartość wskaźnika dostępności towarów –

100% minus wartość wskaźnika braku towaru



przykład



Jeżeli jakiegoś artykułu nie było w sprzedaży
przez 30 dni w ciągu całego roku, odpowiada to
wskaźnikowi 30/365x100%=8%.



Wskaźnik dostępności towaru w skali roku
wynosi wówczas 100%-8%=92%.



Czynniki kształtujące poziom i strukturę
zapasów:

1.

Wielkość, dynamika i szczegółowa struktura
asortymentowa sprzedaży

2.

Organizacja dostaw

3.

Rodzaj umownych powiązań z dostawcami
towarów

4.

Cechy towarów i stopień ich przystosowania
do ostatecznej sprzedaży

5.

Warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa

6.

Zasoby finansowe firmy

W praktyce (typ jednostki handlowej, wielkość

i struktura asortymentowa sprzedaży,
możliwości i sposoby finansowania zapasów)



System automatycznej identyfikacji towarów



Instalowanie kas z automatycznym odczytem
identyfikującym towar i jego cenę (Electronic
Point of Sale – EPOS)

Kody kreskowe są najpopularniejszą formą

automatycznej identyfikacji towarów. Używane są do
opisywania dokumentów i produktów w celu
umożliwienia automatycznego odczytywania i
wprowadzania danych do komputerów za pomocą
urządzeń powszechnie nazywanych: "czytnik kodów
kreskowych" lub "

skaner kodów kreskowych

". Do

nadruku kodów paskowych najczęściej są
wykorzystywane

drukarki etykiet

(np. drukarki

Zebra)



Jest wiele rodzajów kodów kreskowych różniących się
możliwościami kodowania oraz wyglądem. Kody
kreskowe są graficznym zapisem znaków w postaci
kombinacji jasnych i ciemnych elementów (pasków -
kresek) według zasad symboliki danego typu kodu.
Celem stosowania kodów kreskowych jest
przyspieszenie i zwiększenie wiarygodności odczytu
informacji - zastąpienie ręcznego wpisywania znaków
do komputera.



Najbardziej rozpowszechnioną formą kodu kreskowego
jest kod EAN (European Article Numbering -
Europejski Kod Towarowy), który został
zatwierdzony do powszechnego stosowania w obrocie
detalicznym w roku 1976. Amerykańskim
odpowiednikiem jest kod UPC.



Kod EAN występuje w dwóch odmianach: EAN-13
(zawiera 12 cyfr danych i jedną cyfrę kontrolną) i EAN-8
(7 cyfr danych i 1 cyfra kontrolna). Ustalono, że
pierwsze 3 cyfry oznaczają kod kraju (np. 590 - Polska),
z wyjątkiem oznaczeń rozpoczynających się od cyfry 2 -
takimi kodami oznaczane są produkty o zmiennej
masie i rozmiarach, zazwyczaj konfekcjonowane w
sklepach.



EAN 13 jest używany również w połączeniu z ISSN
(International Standard Serial Number), dla publikacji
prasowych czy magazynów. 3 cyfrowy kod kraju został
zastąpiony numerem 977, często poza kodem
występuje wtedy również dwucyfrowy numer wydania.

Zalety stosowania kodów kreskowych

(zwanych również kodami paskowymi):



dokładność zapisu danych - kody kreskowe
zapewniają zdecydowanie lepszą dokładność niż
dane wprowadzane ręcznie



szybkie wprowadzanie danych oraz ich
przetwarzanie - dane przekazywane są w
sposób bezpośredni i natychmiastowy do
komputera lub innego urządzenia
przetwarzającego i przechowującego dane. (np.
do

inwentaryzatora

Scanpal2 lub cpt-8000) 



korzyści kosztowe - lepsza obsługa klienta,
zarządzanie kapitałem i zapasami, krótszy czas
reakcji, niższy stan zapasów i koszty pracy

Technologia kodów kreskowych pozwala:



monitorować transakcje handlowe



prowadzić ewidencję zapasów
magazynowych



nadzorować operacje magazynowe:
kompletacja, dekompletacja, paletyzacja, etc.



przyspieszyć procesy załadunkowe,
wyładunkowe i przeładunkowe



monitorować produkcję w toku



kontrolować zasoby



tworzyć systemy lojalnościowe przy użyciu
kart plastikowych



Głównym zadaniem rachunku
ekonomicznego jest wybór takiego
wariantu wielkości i struktury zapasów,
który zapewniłby ciągłość sprzedaży przy
minimalnych kosztach magazynowania.



Właściwa gospodarka zapasami
wymaga:



Powiązania ewidencji ilościowej i
wartościowej zapasów z ewidencją i analizą
zakupu oraz sprzedaży



Istnienia odpowiedniego systemu
informacyjnego



Systematycznej analizy i oceny
podstawowych mierników dotyczących
wielkości zapasów oraz ich rotacji



Właściwa gospodarka zapasami wiąże
się z potrzebą rozstrzygnięcia dwóch
problemów decyzyjnych:

1.

Ustalenia prawidłowej wielkości zapasów

2.

Odpowiedniej organizacji procesu
przechowywania towarów

Wskaźniki, które są podstawą określenia

wielkości zapasów:

1.

Zapas przeciętny w procentach od obrotu

2.

Zapas przeciętny na 1 zatrudnionego

3.

Zapas przeciętny na 1 m

2

powierzchni

użytkowej

Podstawowymi miarami oceny gospodarki

zapasami są wskaźniki rotacji, informujące
o szybkości obrotu.

Wyróżnia się rotację w razach i rotację w

dniach.

Rotacja w razach określa, ile razy należy

odnowić zapas, aby osiągnąć daną wielkość
sprzedaży:

Gdzie:
R

r

– rotacja w razach

S – sprzedaż
Z

śr.

– średni zapas

Rotacja w dniach informuje, na ile dni

sprzedaży wystarczy dany zapas lub ile
potrzeba dni, aby zapas przeciętny został
sprzedany.

Gdzie:
R

d

– rotacja w dniach

d – liczba dni, czyli okres, dla którego ustalamy

rotację, np. 360 dni

Wskaźniki rotacji można obliczyć dla:

1.

Całego przedsiębiorstwa

2.

Poszczególnych sklepów, hurtowni, stoisk

3.

Grup towarowych

4.

Pojedynczych artykułów



W ocenie zarządzania zapasami można także
zastosować:

1.

Mierniki dynamiki – ilustrują zmiany
poziomu zapasów w czasie

2.

Mierniki struktury – prezentują udział
zapasu danego rodzaju towaru (czy grupy
towarowej) w zapasach ogółem

Strategie zarządzania zapasami:

1.

Strategia w ramach ustalonych standardów

2.

Strategia elastycznej równowagi

3.

Strategia uwzględniająca sezonowość
sprzedaży

4.

Strategia asekuracyjna

5.

Strategia integratywna

Strategia w ramach ustalonych

standardów – dotyczy tych grup towarów,
dla których można wyznaczyć normy
zapasów i rotację

Strategia elastycznej równowagi –

charakterystyczna dla przedsiębiorstwa
badającego zmiany po stronie podaży i
popytu oraz szybko reagującego na te
zmiany m.in. przez wprowadzenie do oferty
nowych produktów i upłynnianie posiadanych
zapasów



Strategia uwzględniająca sezonowość
sprzedaży – polega na kształtowaniu stanu i
struktury zapasów stosownie do popytu
sezonowego. Pod koniec sezonu następuje
wyprzedaż zapasów.



Strategia asekuracyjna – wiąże się z
dokonaniem zakupu w warunkach
odroczonego terminu płatności i z dążeniem
do obciążania dostawcy odpowiedzialnością
za zapas. W przypadku niesprzedania danego
zapasu towaru w określonym czasie zwraca
się towar lub negocjuje warunki wyprzedaży
w porozumieniu z dostawcą

Strategia integratywna – polega na podziale

ról miedzy producenta, pośrednika i odbiorcę
detalicznego w celu optymalizacji zapasów w
poszczególnych ogniwach łańcucha dostaw.