Kwalifikacja i klasyfikacja

dokumentacji

Kwalifikacja dokumentacji to

inaczej wartościowanie,

określanie jej przydatności dla

aktotwórców oraz dla

przyszłych pokoleń, dla

prawnych podstaw bytu

państwa i jego obywateli.

Kryteria kwalifikacji dokumentacji

I etap – kwalifikacja aktotwórców

na wytwarzających materiały
archiwalne i na jednostki
organizacyjne, których
dokumentacja po pewnym
okresie ulega brwakowaniu

W I etapie selekcji, należy ustalić

przede wszystkim jednostki
organizacyjne, w których
powstają materiały archiwalne.
W tym etapie stosuje się
następujące kryteria:

1/ pochodzenie dokumentacji

(przedmiot i charakter
działalności jednostki
organizacyjnej, jej miejsce w
hierarchii struktur zarządzania
państwa)

2/ typowość aktotwórcy –

przedstawiciel wielu
instytucji o podobnych
zadaniach, np. jedna
szkoła powszechna z trenu
dużego miasta

3) unikatowość aktotwórcy –

nietypowa działalność na terenie
miasta, województwa, np. teatr w
mieście Radomiu

II etap selekcji – podział dokumentacji

na materiały archiwalne i
dokumentację niearchiwalną

Kryteria selekcji dokumentacji
1/ pochodzenie
2/ treść i stopień koncentracji

informacji

3/ cechy zewnętrzne – oryginał

czy kopia

4/ sposób wykowania –

unikatowość techniki wykonania

5) stan zachowania

• czyli jaki aktotwórca ją

wytworzył, jakie miejsce
zajmował lub zajmuje w
hierarchii struktur zarządzania
poszczególnymi dziedzinami
gospodarki narodowej i jaki
był przedmiot, charakter i
zakres jego działalności

• Treść i stopień koncentracji

informacji -czyli jakiego zagadnienia

dana dokumentacja dotyczy, czy są

to ważne, czy drugorzędne

informacje, czy mają cha rakter

jednostkowy, czy zbiorczy a także

jakie znaczenie posiada ona dla

dokumentowania dziejów

politycznych, społecznych,

gospodarczych i kulturalnych kraju,

regionu, instytucji itd,

•cechy zewnętrzne - czy są to

nieuwierzytelnione kopie, czy
oryginały, czy zatem da się je
wykorzystać, np. w
postępowaniu sądowym

•sposób wykonania - czy

dokumenty sporządzone były
przez ważne osoby ży cia
publicznego lub z
zastosowaniem
niespotykanych technik itp

.

•stan zachowania - czy

dokumentacja jest
kompletna, czy wyrywkowa,
czyjej stan fizyczny pozwala
na długotrwałe
przechowywanie i
korzystanie z niej.

•Zazwyczaj do materiałów

archiwalnych zazwyczaj
kwalifikuje się około 20%
dokumentacji wytworzonej
w danej instytucji

•Dokumentacja

zakwalifikowana do
materiałów archiwalnych
powinna:

•odzwierciedlać wszystkie

ważne wydarzenia w
kraju, regionie,
województwie, powiecie,
gminie czy znaczącym
zakładzie pracy,

•zawierać niezbędne

informacje mogące być nawet

w odległej przeszłości

wykorzystane dla ważnych

celów urzędowych czy też

nawet osobistych przez

obywateli, jak i organy i

instytucje administracji

rządowej i samorządowej,

•dokumentować w sposób

syntetyczny zasady
organizacji i
funkcjonowania ich
aktotwórców.

•Etapy selekcji

dokumentacji
(kwalifikacji):

• etap pierwszy - to selekcja wszystkich

aktotwórców na:

- tych, których najważniejsza część

dokumentacji będzie przechowywana w spo
sób trwały, tj. wieczyście, i

- na tych, którzy w życiu społecznym lub

gospodarczym nie spełniaj ą żadnych
znaczących zadań i dlatego ich akta
prędzej czy później będą podlegały
zniszczeniu w całości,

•etap drugi - to selekcja

samej dokumentacji u
wybranych w powyższy
sposób aktotwórców na:

Podział dokumentacji na

kategorie archiwalne:

- Materiały archiwalne
- Dokumentacja niarchiwalna

Materiały archiwalne oznaczamy literą

A

Dokumentację archiwalną oznaczamy

literą

B

Podział dokumentacji ze

względu na rodzaj:

- Dokumentacja typowa
- Dokumentacja specyficzna

Dokumentacja typowa

występuje w każdej
jednostce organizacyjnej
bez względu na jej
zadania i charakter
prowadzonej działalności

Dokumentacja

specyficzna oddaje
charakter i zadania
jednostki organizacyjnej

Dokumentację archiwalną oznaczamy
literą

B

z dodatkiem po – cyfry

arabskiej, litery E i po – cyfry
arabskiej lub z dodatkiem
litery c

Dokumentacja oznaczona literą B z

dodatkiem po – cyfry 2-50, to
taka, którą należy przechowywać
przez okres lat kalendarzowych
określonych cyfrą,

B-10

Okres przechowywania liczy

się od następnego roku
kalendarzowego

Dokumentacja niearchiwalna

oznaczona literami BE z dodatkiem

po – cyfry od 5 do 50, jest

przechowywana przez okres lat

określony cyfrą arabską, a jej

niszczenie może nastąpić po

ekspertyzie archiwalnej

przeprowadzonej przez pracowników

archiwum państwowego

BE-10

W wyniku ekspertyzy

archiwalnej dokumentacja

oznaczona BE może zostać

zakwalifikowana do

materiałów archiwalnych lub

do dokumentacji o czasowym

okresie przechowywania i po

ustaniu tego okresu ulec

niszczeniu

Dokumentacja oznaczona Bc może

być brakowana (niszczona) na
stanowisku pracy bez zgody
archiwum państwowego
i nie powinna być przekazywana
do archiwum zakładowego.

Okresy przechowywania

dokumentacji niearchiwalnej
liczy się od 1 stycznia roku
następującego bezpośrednio
po ostatecznym załatwieniu
sprawy, z wyjątkiem:

• 1) dla akt personalnych - datę rozwiązania

lub wygaśnięcia umowy o pracę,

• 2) dla akt normatywnych - datę uchylenia

i wejścia w życie nowego aktu prawnego,

• 3) dla umów i kontraktów - datę

wygaśnięcia bądź rozwiązania umowy albo
jej ostatecznego rozliczenia,

• 4) dla akt sądowych - datę

uprawomocnienia się wyroku lub
umorzenia sprawy,

• 5) dla dokumentacji technicznej

własnych obiektów, maszyn i urządzeń

- datę utraty lub całkowitego

zniszczenia obiektu,

• 6) dla dokumentów dotyczących

rękojmi i reklamacji - datę upływu

rękojmi lub rozliczenia reklamacji,

• 7) dla polis ubezpieczeniowych - datę

wygaśnięcia ubezpieczenia,

• 8) dla indywidualnej dokumentacji

medycznej - datę ostatniego wpisu,

• 9) dla umów najmu lokali i

nieruchomości - datę wygaśnięcia
umowy,

• 10) dla dowodów księgowych

dotyczących inwestycji - datę
zakończenia danej inwestycji,

• 11) dla zezwoleń budowlanych i

dokumentacji stanowiącej podstawę
jej wydania - datę zburzenia obiektu,
którego dotyczy,

• 12) dla tej dokumentacji

finansowo-księgowej, która służy
do naliczenia podatku
dochodowego od osób prawnych
(CIT) lub fizycznych (PIT) -

• 13) dla akt ewidencji osób,

którym wydano prawo jazdy,
dowód tożsamości – datę zgonu
danej osoby

Kwalifikacja

dokumentacji
niejawnej

dokumentacja zawierająca

informacje niejawne
zaklasyfikowana być może jako:

• 1) dokumentacja ściśle tajna,
• 2) dokumentacja tajna,
• 3) dokumentacja poufna,
• 4) dokumentacja zastrzeżona.

•Nadanie jakiejkolwiek

klauzuli tajności, nie ma
żadnego zasadniczego
wpływu na
wartościowanie
archiwalne dokumentacji.

O okresie faktycznego

przechowywania

dokumentacji niejawnej

zakwalifikowanej w

rzeczowych wykazach akt do

kategorii B, powinna zawsze

decydować jej przydatność

praktyczna w działaniu danej

jednostki organizacyjnej.

• Do dokumentacji typowej

stanowiącej materiały

archiwalne możemy w zaliczyć:

- akta organów kolegialnych

własnej jednostki organizacyjnej
- dokumentację zjazdów,

konferencji, sympozjów

- dokumenty określające

podstawy prawne działania

własnej jednostki

- dokumenty określające

organizację własnej jednostki

- statuty, regulaminy i

schematy organizacyjne,

- akty normatywne własne ,
- środki ewidencyjne zasobu

archiwalnego,

- plany i sprawozdania

Nadawanie kwalifikacji
dokumentacji następuje zawsze w
komórce merytorycznej. Akotwórcy
nie wolno samowolnie zmieniać
kwalifikacji dokumentacji. Czynność
taka może być dokonana tylko i
wyłącznie za wiedzą i zgodą
właściwego terytorialnie archiwum
państwowego.

•Klasyfikacja dokumentacji

• W celu uporządkowania

dokumentacji powstającej w
jednostce organizacyjnej
stosującej system kancelaryjny
bezdziennikowy, konieczna jest
jej klasyfikacja, czyli podział na
grupy rzeczowe.

• Do klasyfikacji dokumentacji

stosuje się jednolite
rzeczowe wykazy akt, które
są niezależnie od struktury
organizacyjnej każdej
jednostki

•Jednolite rzeczowe wykazy

akt oprócz klasyfikacji
rzeczowej zawierają
również kwalifikację
archiwalną dokumentacji

• We współczesnych wykazach akt

stosuje się klasyfikację rzeczową,

to znaczy podział całości

dokumentacji według zagadnień,

które są przedmiotem działania

danej firmy. Mechanizm

tworzenia podziału rzeczowego

polega na tym, iż przechodzi się

od zagadnień najogólniejszych do

coraz bardziej szczegółowych.

• Współczesne systemy

klasyfikacji dokumentacji oparte
są na systemie cyfr dziesiętnych,
gdzie każdej wyodrębnionej
grupie rzeczowej dokumentacji
przyporządkowana jest cyfra
bądź też rząd cyfr.

• W systemie tym całość

zagadnień można podzielić
najwyżej na 10 grup
oznaczonych kolejno cyframi od
O do 9, te z kolei na 10 grup
niższego rzędu oznaczonych
cyframi od 00 do 99 itd.
Oznaczenia cyfrowe nazywamy
symbolami klasyfikacyjnymi

I rząd II rząd III

rząd

0

00

000
001
002
↨
009

01

010
011

I

II

III

III

Rząd Rząd Rząd Rząd

1

10

100
101

↨
109

101

0
101

1
101

2

We wszystkich jednostkach

organizacyjnych,
niezależnie od ich zadań,
dokumentacja typowa ma
przyporządkowane te
same oznaczenie cyfrowe:

0 – zarządzanie
1 – sprawy kadrowe
2 – środki rzeczowe
3 – finanse i księgowość

Klasyfikacja dokumentacji jest

budowana bez względu na strukturę
organizacyjna jednostki, jest
oderwana od struktury
organizacyjnej – tzn. że te same
zagadnienia mogą występować w w
różnych komórkach organizacyjnych,
a mimo to będą oznaczane tym
samym symbolem klasyfikacyjnym

Symbolowi klasyfikacyjnemu

odpowiada krótkie

zdefiniowanie zagadnień

wchodzących w skład tak

oznaczonej grupy rzeczowej.

Oznaczenie to nazywamy

hasłem klasyfikacyjnym.

Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt jest jednym

z podstawowych, czy też nie najważniejszym

elementem znaku sprawy, a wykaz akt u

każdego aktotwórcy bodaj najważniejszym

normatywem kancelaryjno-archiwalnym.

Stanowi bowiem podstawę nie tylko dla

prawidłowego klasyfikowania i

kwalifikowania dokumentacji, ale jest

także wręcz nieodzownym

instrumentem właściwego

postępowania z dokumentacją w czasie

całego procesu postępowania i

przechowywania, zwłaszcza w trakcie

brakowania dokumentacji

niearchiwalnej oraz archiwizacji akt.

• Rzeczowy wykaz akt stanowi więc

normatyw wewnętrzny każdej instytucji,

a jego wprowadzenie w życie w

przypadku państwowych i

samorządowych jednostek

organizacyjnych wymaga jego

uzgodnienia i zaaprobowania przez

właściwe terytorialnie archiwum

państwowe. Podobne procedura

obowiązuje w przypadku wprowadzania

zmian.

• Poprawnie opracowany wykaz akt

spełnia w instytucji analogiczną rolę jak
katalog książek w bibliotece. Dzięki
niemu każde pismo ma swoje ustalone
miejsce w ogólnej klasyfikacji
dokumentacji i może być bez trudu
zidentyfikowane i odnalezione. Całość
dokumentacji tego samego zagadnienia
jest opisywana jednakowym hasłem i
oznaczona tym samym symbolem
klasyfikacyjnym.

• Symbolem tym oznacza się również

teczki spraw, w których przecho

wywana jest dokumentacja dotycząca

danego problemu. Na przykład

wszystkie akta odnoszące się do

spraw organizacji własnej instytucji

będą oznaczone symbo lem 012

(oznaczającym hasło „organizacja

własnej jednostki") i przechowywane

w teczce oddzielnej zaopatrzonej tym

samym znakiem (012).

• Nadawanie kwalifikacji

dokumentacji następuje zawsze w
komórce merytorycznej. Akotwórcy
nie wolno samowolnie zmieniać
kwalifikacji dokumentacji. Czynność
taka może być dokonana tylko i
wyłącznie za wiedzą i zgodą
właściwego terytorialnie archiwum
państwowego.

• Rzeczowy wykaz akt jest u każdego

aktotwórcy najważniejszym
normatywem kancelaryjnym. Jest
nieodzownym instrumentem
właściwego postępowania z
dokumentacją