Podstawy

przedsiębiorczości

Temat: Zasady pracy
zespołowej

Definiując formalnie, zespół to mała grupa ludzi o umiejętnościach

wzajemnie się uzupełniających, działających razem w celu osiągnięcia

wspólnych celów, w poczuciu wzajemnej odpowiedzialności.

Członkowie grupy pracy natomiast, w odróżnieniu od członków

zespołu, współpracują ze sobą głównie w celu dzielenia się

informacjami.

Praca zespołowa ( A. Sejhiewicz) - jest to podstawowa forma

organizacji pracy przez którą rozumiemy określony stopień

organizacyjnego zespolenia wykonawców w procesie pracy dla

wykonania określonych zadań.

Praca zespołowa (B. House ) - to taki rodzaj działań zbiorowych gdzie

wykonanie pewnych uporządkowanych zbiorów czynności i operacji

powierza się określonej grupie osób lub gdy pewna grupa osób

wykonuje zespołowo zadania zlecone indywidualnie na każdego z nich.

Zasady pracy zespołowej

Zasady pracy zespołowej

Cechy pracy zespołowej :

1) współdziałanie czyli zorganizowane działanie zmierzające do

realizacji wspólnego celu,

2) współpraca,

3) partnerstwo,

4) możliwość i chęć udzielenia sobie pomocy,

5) możliwość łączenia zawodów i specjalności,

6) możliwość pełnienia funkcji w zależności od

kwalifikacji , umiejętności , zdolności,

aktualnych możliwości (chęci),

7) zbiorowa odpowiedzialność za rezultaty pracy.

Trzy grupy problemów zachodzących w zespole :

Grupa I - czynności mające na celu określenie zadań, czynności

motywujące, mobilizujące do działania.

1) czynności mające na celu określenie zadań:

• podejmowanie inicjatyw,
• poszukiwanie informacji,
• pozyskiwanie informacji,
• gromadzenie i przetwarzanie informacji,
• diagnozowanie i analizowanie sytuacji,
• diagnozowanie środków, sposobów i metod

działania,
• wyrażanie opinii o wszystkim,
• ocena wszystkich i wszystkiego,
• podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów.

Zasady pracy zespołowej

2) motywowanie i mobilizowanie:

• poszukiwanie kompromisu,
• utrzymanie ładu w zespole,
• wypracowanie norm, wzorców, standardów,
• integrowanie członków zespołu.

Grupa II - wypracowanie ideologii i spójności grupy:
• wpływanie na zachowanie,
• kształtowanie zachowania,
• wpływa na pracę zespołu,
• wpływ na stopień odczuwanego przez członków zespołu

zadowolenia, satysfakcji.

Grupa III - identyfikacja z grupą - akceptacja współpracowników

zespołu, lidera zespołu, przyjęcie celów i zadań postawionych przed

zespołem, warunki pracy, metody pracy.

Zasady pracy zespołowej

Praca jest jednym z głównych czynników decydujących o zaspokajaniu

potrzeb człowieka, zarówno materialnych jak i psychicznych. Chcąc

zaspokoić swoje dążenia ludzie muszą funkcjonować w różnych

zbiorowościach i grupach społecznych. Duże znaczenie pełni forma

pracy zwana pracą zespołową.

W procesie kształtowania i rozwoju organizacji zawsze najważniejszym

ogniwem był i do tej pory jest człowiek. Do niedawna pracowników

postrzegano tylko jako jednostki. Obecnie bardzo ważna staje się

umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim. Odgrywa ona ważną

rolę w samorealizacji, kształtowaniu osobowości oraz stosunków

między ludźmi, przyczyniając się do zróżnicowania pozycji pomiędzy

poszczególnymi osobami w grupie.

Zasady pracy zespołowej

Wyróżnia się dwie formy zespołowego działania:

Zespoły o specjalizacji jednorodnej – powstają w wyniku łączenia

osób dotychczas indywidualnie wykonujących równoległe czynności czy

zadania, obejmują więc te zespoły pracowników o jednakowych

specjalnościach ( np. tokarzy, ślusarzy, itp.).

W ramach zespołów o specjalizacji jednorodnej wyróżniamy zespoły

pracownicze w układzie macierzowym (dualizm - podwójna podległość,

każdy pracownik ma dwóch szefów. Powstają tu doraźne, płynne

zespoły pracownicze, które funkcjonują na czas pewnego zadania, po

zrealizowaniu zadania członkowie powracają z powrotem do swoich

zespołów, wysoki efekt działania zespołowego.

Formy zespołowego działania

Zespoły o specjalizacji różnorodnej - obejmują wykonawców o

różnych zawodach i różnych specjalnościach, członkowie tych

zespołów realizują kolejne czynności składające się na większe zadanie

czy nawet na pełny proces produkcyjny, praca jest tu wzajemnie

uzależniona.

W ramach zespołów o specjalizacji różnorodnej wyróżniamy zespoły

pracownicze w układzie poziomym (grupują pracowników

realizujących nie tylko działalność podstawową ale także działalność

pomocniczą lub o charakterze obsługi - np. monterów, ślusarzy) i

zespoły pracownicze w układzie pionowym (grupują pracowników

realizujących oprócz funkcji wykonywanych różnego rodzaju proste

funkcje kierownicze - planowanie czynności realizowanych przez ten

zespół, organizowanie przebiegu tych działań, motywowanie ustalanie

zasad wynagradzania i premiowania, kontrolowanie działań

poszczególnych członków zespołu).

Formy zespołowego działania

Etap normowania się – daje możliwość

kształtowania, spójności grupy, norm i

zasad współżycia, współdziałania, choć

ciągle jeszcze na tym etapie występuje

otwarta i dynamiczna wymiana

poglądów, wyodrębnia się tożsamość

grupy.

Tworzenie i organizacja zespołu

Etapy tworzenia zespołu:

Etap formowania – dominuje niepokój, zależność od przywódcy

zespołu, testowanie zadania.

Etap ścierania się – dominuje atmosfera konfliktu, rodzi się

emocjonalny opór wobec lidera, wobec stawianych zadań, metod,

konflikt wobec wszystkiego.

Kierownik powinien mieć na uwadze podstawowe zasady:

Zasada optymalnej liczby członków zespołu – im większy zespół

pracowniczy tym więcej problemów pod względem przekonań, postaw

(społecznych, politycznych, moralnych) tym wolniej będą przebiegać

procesy współżycia, współdziałania.

Duży zespół to problem dla kierownika – występuje stosunkowo mała

liczba kontaktów z podwładnymi, ograniczony przepływ informacji,

trudności w egzekwowaniu realizowanych zadań przez członków zespołu,

trudności w odpowiednim motywowaniu podwładnych. Mały liczebnie

zespół – to silniejsza motywacja, to więzi personalne, integracja zespołu,

częstszy kontakt z podwładnymi, szybszy przepływ informacji.

Optymalny zespół jest uzależniony od kilku czynników i rodzajów

pracy, od charakteru wykonywanych działań, od przestrzeni na której ten

zespół ma działać, od stosowanych środków łączności, od poziomu

kwalifikacji pracowników, od cech i osobowości kierownika.

Tworzenie i organizacja zespołu

Zasada rezerwy kwalifikacyjnej
• Kp < Wp – kwalifikacje mniejsze od stawianych wymagań,
• Kp = Wp – kwalifikacje są takie, jakie są stawiane wymagania

(sytuacja idealna),
• Kp > Wp – kwalifikacje przewyższają stawiane wymagania (w

dłuższym przedziale czasu nie jest to dobre rozwiązanie).

Zasada perspektywy działania – potrzeba, konieczność

poinformowania kandydata na członka zespołu o misji zespołu, celach

stawianych przed zespołem, o warunkach działania – funkcjonowania

zespołu po to żeby kandydat mógł na wejściu wyzwolić emocje dodatnie

lub ujemne.

Zasada dostępnej bazy technicznej – baza techniczna to

wszystkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu, wszystko

to co ma do dyspozycji zespół dla realizacji celów i zadań zespołu –

musi ułatwiać i umożliwiać pracę.

Tworzenie i organizacja zespołu

Praca w zespole pozwala na efektywne wykonywanie zadań dzięki ich

odpowiedniemu podziałowi.

Jednostka odgrywa role tym lepiej i skuteczniej, im bardziej utożsamia

się z grupą, tzn. akceptuje i uznaje za swoje wartości wszystkich

członków.

Tylko w takim układzie pracownicy mogą odczuwać wewnętrzną

satysfakcję z przynależności do niej i osiągać zamierzone cele.

Zespoły tworzone są na podstawie grup, które z kolei składają się z

indywidualnych osób. Różnica między grupą a zespołem polega na tym,

ze zespół jest zbiorem ludzi połączonych wspólnym celem.

Narodziny zespołu

Jeśli postanowimy wprowadzić pracę zespołową należy zrobić to w

oparciu o szczegółowy plan.

Zasady pracy zespołowej

KROK 1. Określ cele

Podstawą jest ustalenie tego, co firma pragnie uzyskać tworząc

zespoły, jakie są konkretne oczekiwania, jakie priorytety. Należy jasno

sformułować i zapisać cele, jakie ma za zadanie osiągnąć zespół.

Pomocna w definiowaniu celów jest formuła "SMART", mówiąca, że

każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria.

Każdy cel powinien być:

S - Specyfic (specyficzny, konkretny),

M - Measurable (mierzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb,

jednostek, itp),

A - Acceptable (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do

jego realizacji),

R - Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia),

T - Time banded (określony w czasie).

Budowę zespołu można przedstawić w siedmiu podstawowych
krokach:

Budowa zespołu

KROK 2. Określ zasoby

Należy zastanowić się czy dysponuje się ludźmi, kapitałem,

infrastrukturą, czasem i informacjami na koniecznym poziomie. Jeśli

trzeba należy opracować sposoby pozyskania brakujących zasobów.

KROK 3. Określ sposób pracy zespołu

Najłatwiej dokona się tego odpowiadając na zestaw poniższych pytań.

Oczywiście zależnie od specyfiki zadania mogą pojawić się dodatkowe

pytania:
-Czy działalność zespołu ma być ciągła czy czasowa?
- Czy praca w zespole będzie jedynym zajęciem dla osób stanowiących

zespół czy dodatkowym?
- Jakie zadania stoją przed grupą i od czego powinna zacząć?
- Jak dalece zespół może ingerować w funkcjonowanie firmy?

Budowa zespołu

KROK 4. Określ sposoby motywowania

Należy opracować system nagród przewidzianych dla pracowników za

określone wyniki pracy zespołu - pamiętając, że należy nagradzać

wszystkich członków oraz że uczestnictwo w zespole nigdy nie może

być traktowane jako kara, nie może wiązać się np. z przymusowym

pozostawianiem w pracy poza normatywnym czasem pracy,

obarczeniem dodatkowymi obowiązkami, itp.

KROK 5. Określ sposoby oceny pracy

Przede wszystkim należy opracować system ewaluacji i poinformować

o obowiązujących kryteriach przed rozpoczęciem prac zespołu. Ocena

efektów działań grupy i wkładu pracy poszczególnych osób jest

niezwykle trudnym zadaniem, dlatego musi być bardzo szczegółowo

przygotowana i przetestowana przed wprowadzeniem. Nie powinno się

stosować odpowiedzialności zbiorowej - to cecha grup, nie zespołów. W

zespole oceniana jest zarówno indywidualna praca członków jak i cały

zespół.

Budowa zespołu

KROK 6. Określ skład zespołu

Skład zespołu nie może być przypadkowy, wymuszony ani narzucony

przez dotychczasową strukturę zatrudnienia. Kryteria doboru członków

powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych

predyspozycji i posiadanych kompetencji.

KROK 7. Wybierz lidera (liderów)

Skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie koordynował

pracę, delegował zadania, rozładowywał konflikty, dostarczał informacji.

Rola lidera, tak jak każda rola w zespole, powinna przypaść

odpowiedniej osobie - posiadającej cechy, które przyczynią się do

szybkiej integracji grupy.

Po tym etapie dochodzi do pierwszych spotkań składu zespołu. Podczas

nich członkowie zespołu poznają się, dokonują podziału ról i

obowiązków, wypracowują metody działania.

Budowa zespołu

Zachowania zadaniowe – pomagają one zespołowi na ustalenie i

realizację wspólnych celów (np. poszukiwanie informacji, zachęcanie do

podejmowania decyzji, wzorów).

Zachowania zespołowe – wzmacniają , budują harmonię i spójność

zespołu (np. motywowanie, nagradzanie członków zespołu,

poszukiwanie kompromisu dla dobra zespołu , podtrzymywanie

komunikacji wewnętrznej).

Zachowania indywidualne – niepożądane działania powstające w

wyniku nie zaspokojenia potrzeb indywidualnych pracownika i

przeszkadzające zespołowi w osiągnięciu celu (np. dominacja, dążenie

do zdobycia dominacji nad grupą, agresja, atakowanie pozytywnych

pomysłów, dążenie do zdobycia uznania, itp.).

Skuteczność pracy zespołu jest największa gdy między

zachowaniami zadaniowymi i zespołowymi zachodzi czy istnieje

właściwa proporcja a zachowania indywidualne są ograniczone

do minimum.

Typy zachowań w zespole

Rozwój informatyki uświadomił możliwość pracy zespołowej za

pomocą infrastruktury sieci informatycznej (praca zespołowa

wspomagana komputerem). Pojęcie "groupware" na ogól oznacza

wyspecjalizowane pomoce informatyczne, takie jak np. programy

komputerowe, wykorzystywane przez grupy pracujące na zasadzie

zespołowej.

W koncepcji pracy zespołowej wspomaganej komputerem decydującą

rolę odgrywa telekomunikacja. Telekomunikacja staje się punktem

centralnym.

Każda sieć składa się z dwóch podstawowych elementów: węzłów i

połączeń.

"Węzeł" jako element sieci ma bardzo różne znaczenie. Mogą nim

być osoby, stanowiska pracy, urządzenia, nośniki informacji itp.

Węzłami są więc wszelkie podmioty pozostające w relacji z innymi

podmiotami. Jako połączenia mogą być traktowane wszelkie

sensowne związki pomiędzy węzłami.

Praca zespołowa wspomagana przez komputer

Węzłami są jednostki wirtualne lub osoby uczestniczące w sieci z

pewnym zaangażowaniem jako archiwiści, menedżerowie lub

wykonawcy.

Połączenia w sieci współdziałającej są relacjami, które mogą mieć

charakter synchronizacji lub udziału.

Synchronizacja może dotyczyć działania, czasu czy przestrzeni, a udział

odnosi się np. do informacji czy wiedzy.

Oprócz węzłów i relacji w sieci współdziałającej wyróżnia się jako

składniki podstawowe:
• zaangażowanie i artykulację.

Zaangażowanie charakteryzowane jest jakimś zadaniem, zbiorem

zadań wzajemnie powiązanych, procesem prowadzącym do rezultatu

końcowego, produktu sieci współdziałającej.

Praca zespołowa wspomagana przez komputer

W literaturze przedmiotu wyróżnia się najczęściej trzy rodzaje

współdziałania, a mianowicie:
• koordynację,
• współpracę,
• współdecydowanie.

Odpowiednio mamy do czynienia

z sieciami współdziałania koordynacyjnymi,

współpracującymi, współdecydującymi.

Określenie rodzajów działalności w sieciach współdziałających –

można przyjąć, że w sieciach współdziałających wspomaganych

informatycznie występują trzy zasadnicze rodzaje działalności, a

mianowicie: organizowanie, wykonawstwo i administrowanie.

Praca zespołowa wspomagana przez komputer

Wady i zalety pracy zespołowej

W kontaktach członków grupy mogą wystąpić bariery komunikacyjne,

powodowane przez hałas, stany emocjonalne, niezgodność gestów i

słów. Objawiają się one niezrozumieniem treści przekazywanego

komunikatu lub tym, że wspólna łączność pomiędzy nadawcą a

odbiorcą nie zostaje nawiązana.

Do kategorii negatywnych zachowań należy krytyka, np. przez

przełożonych, innych członków zespołu. Powinna być ona stosowana z

zachowaniem określonych zasad, przede wszystkim należy ją kierować

do konkretnej osoby i tylko w cztery oczy.

Konflikty to sytuacje, w których zaistniała sprzeczność interesów, a jej

uczestnicy próbują narzucić swoją wolę sobie nawzajem. Takie

zdarzenia należy jak najszybciej rozwiązać, aby nie dopuścić do ich

rozwoju. Dobrymi metodami są tu negocjacje i kompromis. Bardzo

ważne jest to, żeby zapewnić każdemu możliwość wypowiedzenia

własnej opinii, zdania.

Zalety pracy zespołowej:
• działanie, praca zespołowa pozwala uzyskiwać lepsze rezultaty niż

praca jednostek

(synergiczny efekt działania zespołowego),
• podniesienie wydajności pracy,
• stworzenie warunków do wykorzystania indywidualnych umiejętności

w interesie zespołu,
• wzmacniają się więzy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu

(integracja), grupa staje się całością,
• prowadzi do osłabienia fluktuacji a przez to obniża się koszty z tym

związane,
• odciąża aparat kierowniczy od wykonywania zadań w miarę prostych,

rutynowych, o niskim stopniu odpowiedzialności,

Wady i zalety pracy zespołowej

• umożliwia dokonanie korzystnego podziału pracy i daje możliwość

wzajemnej pomocy, grupowego rozwiązywania problemów, ułatwia

przepływ informacji i proces komunikowania się, wymianę

doświadczeń, ułatwia pokonywanie różnic wynikających z

indywidualnych postaw, umożliwia wspólne tempo pracy, uaktywnia

proces wzajemnej kontroli i samokontroli.

Potencjalne wady pracy zespołowej:
• może prowadzić do konformizmu,
• może pojawić się w zespole lider – samozwaniec wymuszający na

członkach grupy przyjęcie postaw negatywnych,
• zmusza do częściowej rezygnacji z własnych ambicji na rzecz norm i

wartości funkcjonujących w zespole,
• zespół potrzebuje więcej czasu na podjecie decyzji lub rozwiązanie

danego problemu niż indywidualny pracownik,

Wady i zalety pracy zespołowej

Zaletą pracy zespołowej jest nie tylko ułatwienie realizacji zadań

poprzez ich podział i odciążenie jednostki, lecz także zwiększenie

wydajności, wynikające z tego, że zintegrowana grupa jest bardziej

efektywna w działaniu niż poszczególne osoby wchodzące w jej skład.

Wady i zalety pracy zespołowej

Powołując się na Hofstattera

(1957), można stwierdzić, iż:

Zespół wie więcej. Wiedza

poszczególnych członków zespołu

sumuje się, szczególnie, jeśli chodzi o

konkretne zdolności, umiejętności lub

praktyczne doświadczenia.

Dzięki temu grupa zdolna jest wypełnić luki, które uszły uwadze

jednostki – nawet przy najbardziej sumiennej, subiektywnej refleksji.

Zespół mobilizuje. Oddziaływanie dyskusji zespołowej wykracza poza

pojedyncze opinie, albowiem wypowiedziane zdania układają się w ciągi

myślowe, które stanowią nowe impulsy. Jednakże nie tylko w sferze

myślenia grupa oddziałuje pobudzająco na swoich członków i otoczenie.

Wady i zalety pracy zespołowej

Zespół łagodzi napięcia emocjonalne.

Różnic poglądów nie da się praktycznie

uniknąć w dyskusjach oddziałujących na

sferę emocjonalną. Grupa łagodzi to

napięcie poprzez potwierdzenie bądź

sprzeciw. Tam, gdzie niemożliwa jest

jednoznaczna ocena "słuszne-niesłuszne"

albo "trafne – nietrafne", zespół musi się

kierować zasadą kompromisu.

Literatura

1. Biernacka M., Korba J., Smutek Z.: Podstawy przedsiębiorczości.

Podręcznik do liceum ogólnokształcącego, liceum profilowanego i
technikum. Wyd. II. Operon, Gdynia 2009,

2.

http://pl.wikipedia.org

3. Gregorczyk S., Romanowska M., Sopińska A., Wachowiak P.:

Przedsiębiorczość bez tajemnic. Podręcznik do nauczania podstaw
przedsiębiorczości dla liceum
i technikum. WSiP 2009,

4. Komosa A.: Szkolny słownik ekonomiczny. Ekonomik 2002.