Modelowanie procesów biznesowych

1. Podstawy

zarządzania procesami

biznesowymi w firmie

Modelowanie procesów biznesowych

Podejścia do organizacji firmy

• Podejście strukturalne

(tradycyjne):

• Podejście procesowe

(współczesne – od lat 20-ych)

Modelowanie procesów biznesowych

Cechy podejścia

strukturalnego -

przypomnienie

– Firma jest całością, składającą się z

wielu części.

– Każda część ma swoje zadanie i musi być

kierowana.

– Wzorem tego podejścia jest świat

przyrody.

Modelowanie procesów biznesowych

Podejście procesowe w

firmie

• Firmę rozpatruje się jako zbiór procesów,

najczęściej powiązanych ze sobą –
zapewniających realizację realizację misji firmy.

• Procesy ulegają zmianie w czasie – zmiany

procesów to wynik dostosowywania się firmy do
zmieniającego się otoczenia,

• Tworzenie firmy i jej modernizację dokonuję się

poprzez konstruowanie lub modernizację jej
procesów.

Modelowanie procesów biznesowych

Ewolucja podejścia

procesowego

Etapy

Cel:

Metoda

Pierwsza fala – lata 20-

e

Teoria zarządzania F.

Taylora

Lepiej

wykorzystać

czas pracy i

obniżać koszty

produkcji

-Podział procesu na czynności,

- racjonalizacja sposoby

wykonywania,

- eliminacja czynności zbędnych,

- sprzężona z systemem

wynagradzania

Druga fala – lata 80-90

BPR – Business Process

Reengineering

M. Hammer, J. Champy

Przeprojektowa

ć proces, żeby

uzyskać

większą

wartość

dodaną dla

klienta

- Jednorazowe przedsięwzięcie typu

projekt,

- redukcja wykorzystywanych

zasobów,

- optymalne wykorzystanie

technologii,

- outsourcing

Trzecia fala – koniec lat

90-ych

BPM - Business Process

Management

Umożliwić

ewolucyjne

wprowadzanie

zmian w

procesach

-Całościowe podejście do

organizacji,

- proces jako podstawowy punkt

odniesienia

Modelowanie procesów biznesowych

Przyczyny rozwoju podejścia

procesowego

• Konieczność szybkiego dostosowywania się

do zmiennej gospodarki.

• Rozwój nowej gospodarki, z nowymi

rodzajami firm, których działanie opiera się
na świadczeniu usług informacyjnych, oraz
na nowych rodzajach powiązań rynkowych.

• Gwałtowny rozwój technologii

teleinformatycznych i innych

Modelowanie procesów biznesowych

Orientacja funkcjonalna i

procesowa

Orientacja
funkcjonalna

Orientacja procesowa

Myślenie zorientowane na

oddziały

Całościowe myślenie,

wykraczające

Wielopoziomowa hierarchia

Płaskie struktury organizacyjne

Szczegółowy podział pracy

Większy zakres zadań oraz

odpowiedzialności na

stanowiskach

Centralne kierownictwo i

reglamentacja

Konsekwentna decentralizacja

Intensywna kontrola wewnętrzna

Orientacja na wynik

Od

Do

Modelowanie procesów biznesowych

Charakterystyka procesów w

firmie

Modelowanie procesów biznesowych

Pojęcie procesu w firmie

Sieć działań prowadzących do

uzyskania konkretnego celu :
wytworzenia produktu, wykonania
usługi, dokonania zmiany
organizacyjnej, podjęcia decyzji.

Modelowanie procesów biznesowych

Specyfika analizy procesu w

organizacji

• Najważniejsze cele:

zrozumieć klienta i

dostawców, zrozumieć przebieg procesu i jego
słabe strony

• Podstawowe aspekty analizy

:

–

Mierniki (stopień realizacji celu)\

–

Przebieg procesu (model procesu)

–

Właściciel procesu (wskazuje kierunek działania)

–

Technologie , w tym informatyczne – wspierają
realizację procesu

Modelowanie procesów biznesowych

Szczegółowe składowe

procesu

• Działania – główna jednostka podziału,
• Kroki – jednostki podziału działań
• Wejścia – fizyczne i informacyjne
• Wyjścia – fizyczne i informacyjne
• Bodźce – wejście z otoczenia, inicjujące

proces

Działania dotyczą obiektów fizycznych

(Produkt) i informacyjnych

(Zamówienie)

Modelowanie procesów biznesowych

Składniki procesu

Zgłoszenie

zamówienia

Realizacja

zamówienia

Nadaj

numer

Identyfikuj

klienta

Identyfikuj

pozycje

Zapisz

Nowego

klienta

Analiza zamówienia

Działanie

Krok działania

Strumień zasileniowy

Strumień informacyjny

Nowe

zamówienie

Bodziec

Modelowanie procesów biznesowych

Podstawowe działania w

ramach procesu

• Tworzące wartość dodaną

(najistotniejsze dla klienta)

• Transportowe (przekazywanie

produktu między komórkami lub
stanowiskami)

• Magazynowania
• kontrolne

Modelowanie procesów biznesowych

Rodzaje procesów w firmie

• Podstawowe kryterium:

rezultat procesu:

• Procesy podstawowe,

ukierunkowane na klienta, polegające
na dostarczaniu produktu lub
świadczeniu usługi,

• Procesy pomocnicze

, wspomagające

procesy podstawowe, na przykład
zamawiane składników do produkcji.

Modelowanie procesów biznesowych

Koncepcje i metody zarządzania oparte na

podejściu procesowym

Metoda/

Koncepcja

Cechy podejścia

Rola technologii

informatycznych

Total Quality

Management

(TQM)

-Kompleksowe zarządzanie firmą,

-Systematyczna poprawa obsługi klientów,

- wyeksponowana rola pracownika

-Wdrażanie procesu samokontroli

Wielokierunkowe

wykorzystanie

technologii

teleinformatyczny

ch

BPR (Business

process

Reenginering)

-Kompleksowe zmiany w firmie poprzez

reorganizację procesów,

-Koncentracja na kliencie,

- koncentracja na doskonaleniu procesów,

Activity Based

Costing (ABC)

-Ocena kosztu realizacji działań, zasobów i obiektów

kosztów,

-Przypisanie zasobów działaniom,

-Rozpoznanie związków nośników kosztów i działań

Balanced

Scorecard

(BSC)

-Przełożenie wizji strategicznych na działania

operacyjne,

-Określenie celów związanych z realizacją procesów,

- selekcja procesów tworzących wartość dodaną dla

klientów,

- podnoszenie kwalifikacji personelu

Modelowanie procesów biznesowych

Koncepcje i metody zarządzania zorientowane

procesowo – c.d.

Metoda/Koncep
cja

Cechy podejścia

Rola technologii
informatycznych

Time
Compression

Management

(TCM)

-Koncentracja uwagi na kliencie i
jego potrzebach,

- intensyfikacja cyklu życia całej

organizacji

- Sterowanie

funkcjonowaniem i

doskonaleniem

procesów,

- Automatyzacja

procesów

decyzyjnych

Just-in-Time
(JIT)

- Minimalizowanie wielkości produkcji w toku oraz
zapasów,
- wykonywanie produktu w momencie kiedy jest
zapotrzebowanie,
- optymalizacja produkcji

-Wspomaganie

procesów pracy

(analiza środowiska

pracy),

- przekazywanie

informacji pomiędzy

punktami procesu,

- przekazywanie

informacji na

odległość.

Kaizen

-Stałe dokonywanie procesów poprzez małe
usprawnienia,
- eliminowanie zagrożeń, które mogą prowadzić do
obniżenia jakości

Kanban

-Minimalizacja długości cyklu
produkcyjnego,

-Likwidacja magazynów przed i po
produkcyjnych.

Benchmarking

-Identyfikacja i analiza wzorów
- identyfikacja działań i technik zwiększających
efektywność procesów,
- poszukiwanie możliwości poprawy procesów przez
analizę wzorców

Modelowanie procesów biznesowych

BPR - Business Process

Reengineering

Reengineering procesów

biznesowych

Modelowanie procesów biznesowych

Przyczyny pojawienia się

reengineeringu

Miejsce i czas powstania techniki: USA, koniec lat
osiemdziesiątych

Przyczyny

• Wzrastająca rola i zróżnicowanie wymagań

klientów

• Wzmagająca się konkurencja, w wielu wymiarach

produktu: cena, dostępność, jakość,serwis.

• Zmienność produktów, klientów, otoczenia

Modelowanie procesów biznesowych

Co to jest reengineering?

Metoda szybkiego i radykalnego
przeprojektowania strategicznych i
tworzących wartości dla klienta
procesów i powiązanych z nimi
systemów, procedur, a także struktury
organizacyjnej – w celu optymalizacji
toku pracy i produktywności
organizacji.
(R.L. Managelli, M. M. Klein)

Modelowanie procesów biznesowych

Reengineering wg Hammera

i Champy’ego

Fundamentalne przemyślenie od
nowa i radykalne przeprojektowanie
procesów w firmie, prowadzące do
przełomowej poprawy – według
współczesnych miar (koszty, jakość,
serwis, szybkość) – osiąganych
wyników

Modelowanie procesów biznesowych

4 podstawowe hasła definicji

• Proces –zbiór czynności, który w oparciu

o nakłady na wejściu daje na wyjściu
rezultat mający wartość dla klienta

• Fundamentalny – dotykanie sensu

dotychczasowych procesów

• Radykalny – docierający do korzeni

problemu

• Przełomowy – dokonanie zmiany istotnej

Modelowanie procesów biznesowych

Podstawowe założenia

Reengineeringu

Modernizacja procesów powinna

zapewniać:

1. Optymalną organizację wykorzystania

zasobów pracy w przebiegu procesu

2. Optymalne wykorzystanie dostępnych

technologii w tym technologii
teleinformatycznych w realizacji
procesu

Modelowanie procesów biznesowych

Podstawowe wymiary

Reengineeringu

• Czynnik ludzki (zasobu

ludzkie)

• Technologia
• Informacja (system

informacyjny)

Modelowanie procesów biznesowych

Czynniki organizacji

podlegające

reengineering’owi

• Procesy strategiczne i tworzące

wartość dodatkową

• Systemy informatyczne, społeczne i

kulturowe

• Pisane reguły i zasady działania
• Struktura organizacyjna firmy

Modelowanie procesów biznesowych

Klasyczne przykłady

zastosowania

reengineeringu

• KODAK – opracowanie metody

projektowania współbieżnego nowych
produktów

• FORD MOTOR – zmiana sposobu

rozliczania zamówień

• IBM Credit – zmiana sposobu

rozpatrywania wniosków kredytowych

Modelowanie procesów biznesowych

Wymogi reengineeringu

• Jasne powiązanie miar oceny pracy (pracowników)–

z procesami podlegającymi modernizacji

• Szybka realizacja (kierownictwo oczekuje szybkich

efektów)

• Projekty modernizacji procesów powinny być

radykalne- dla uzyskania wsparcia kierownictwa

• Przeprojektowywanie procesów musi zapewnić

zwiększenie znaczenia procesów tworzących
wartość dodana dla klienta i na wyeliminowaniu
pozostałych

Modelowanie procesów biznesowych

Cechy klasycznego BPR

• Jednorazowe przedsięwzięcie
• Zakres modernizowanych procesów

może być zróżnicowany

• Uzyskana zmiana organizacji

funkcjonowania firmy

• Modernizacja może wychodzić poza

jedną organizacją

Modelowanie procesów biznesowych

Co zrobić, żeby zachować

zainicjowaną logikę

zmian???

Modelowanie procesów biznesowych

Permanentne zarządzanie

procesami w firmie

(Podejscie ewolucyjne -

Reengineering

permanentny)

Modelowanie procesów biznesowych

Przesłanki reengineeringu

permanentnego

• Zakłada się, że procesy powinny być

systematycznie analizowane i poddawane
modernizacji

• Procesy powinny być analizowane, pod kątem

realizacji parametrów oceny ich efektywności,

• proponowane zmiany mogą być łatwiej

wprowadzane, ponieważ procesy funkcjonują w
bardziej elastycznej strukturze organizacyjnej –
wymuszonej przez reengineering radykalny.

Modelowanie procesów biznesowych

Logika zastosowania reengineeringu

permanentnego

1. Przeprowadzenie analizy procesu w wyznaczonym

czasokresie:

–

wykrycie słabych punktów,

–

identyfikacja wymagań użytkowników,

–

studium możliwości wykorzystania najnowszych technologii.

2. Zdefiniowanie niezbędnych zmian w procesie.
3. Weryfikacja i zatwierdzenie proponowanych zmian.
4. Wdrożenie zmian.

Firma, która przeprowadziła swój podstawowy
reengineering powinna następnie przyjąć
procedurę reengineeringu permanentnego.
Powinna ona obejmować następujące działania:

Modelowanie procesów biznesowych

Cykl realizacji podejścia

ewolucyjnego (reengineeringu

permanentnego)

Analiza efektywności

procesów

Wprowadzanie

zmian w procesach

(Projektowanie,

Weryfikacja i wdrożenie)

Modelowanie zmian

w procesach

Modelowanie procesów biznesowych

Ewolucja klasycznego BPR

Business
Process
Reengineeri
ng

Business
Process
Management

Jednorazowe akcje
(projekty)

Systematyczna analiza
i modernizacja
procesów

Modelowanie procesów biznesowych

Stosując BPM - organizacja

staje się organizacją

procesową

• Organizacja jest traktowana jako sieć procesów różnych

kategorii, powiązanych ze sobą, służących do realizacji
strategii (celów) organizacji.

• Relacje między realizatorami zadań firmy są ukierunkowane

na wykonywanie działań związanych z realizacją procesów.

• Struktura organizacyjna jest zorientowana na również na

realizację procesów

•rozwinąć

Modelowanie procesów biznesowych

Konkluzja:

• Podejście procesowe jest alternatywnym, szeroko

stosowanym podejściem do modernizacji funkcjonowania firm

• Podstawowa techniką stosującą to podejście jest

reengineering, który rozwinął się w technikę



BPM (Business Process Management)

• BPM wymusza nieustanną modernizację zastosowa informatycznych,

obsługujących procesy