Działanie zorganizowane
jest działaniem zmierzającym do
określonego celu odznaczającym się
systematycznością postępowania,
którą charakteryzuje kolejność etapów
postępowania. Kolejność tych etapów
określa się cyklem działania
zorganizowanego lub cyklem
organizacyjnym.
Francuski inżynier Le Chatelier, który
wykorzystując i uogólniając dorobek F.
W. Taylora opracował koncepcję cyklu
organizacyjnego, w myśl której, aby
jakiekolwiek działanie przebiegało
sprawnie należy postępować w sposób
uporządkowany, realizując kolejno
następujące etapy:
Ad1) Określenie celu działania powinno być: jasne,
dokładne i jednoznaczne. Cel musi wyraźnie określać, co
chce się uzyskać w wyniku działania oraz jakie
czynności i dlaczego będziemy wykonywali.
Ad2) Plan działania – określa środki i sposoby wykonania
zadań, dzieli działania cząstkowe na wyznaczone
komórki organizacyjne, zapewnia koordynację działania
oraz określa terminy wykonania.
Ad3) Przygotowanie warunków i środków polega na
stworzeniu odpowiednich warunków działania
zgromadzeniu kwalifikowanych pracowników oraz
zasobów w postaci maszyn, urządzeń, surowców i
materiałów aby określone działanie mogło być
wykonania.
Ad4) Wykonanie zadania – polega na stosowaniu sił i
środków przewidzianych w planie, co prowadzi do realizacji
celu.
Ad5) Kontrola wyników działania i wyciągnięcie wniosków –
odbywa się w czasie trwania działania, by zapobiec
ewentualnym nieprawidłowością oraz zaraz po jego
zakończeniu. Kontrolę należy zamknąć wnioskami
zmierzającymi do wyeliminowania stwierdzonych
nieprawidłowości i przejawów niegospodarności. Sposób
postępowania określa cykl organizacyjny odnosząc się do
różnych czynności oraz do każdego działania. Jedną z form
przedstawiania czynności jest sposób ukazania ich przy
pomocy figur geometrycznych (schemat blokowy). W
schemacie blokowym w figurach geometrycznych
zamieszczona jest treść polecenia dotycząca czynności.
Kolejność ich wykonywania jest określona przez łączenie
poszczególnych figur strzałkami.
. Wycieczka jednodniowa do Ojcowskiego PN
1. Cel działania Cele:
-Powtórzenie wiadomości o parkach narodowych
- Poszerzenie wiadomości z zakresu edukacji przyrodniczej
-.Zdobycie umiejętności orientowania się w terenie na
podstawie mapy.
-Zapoznanie się z architekturą i historią ruin zamku w Ojcowie.
2. Plan działania Plan wycieczki:
1. Wyjazd spod szkoły
2. Przybycie na parking w OPN
3. Zwiedzanie ruin zamku w Ojcowie.
4. Zwiedzanie Muzeum OPN.
5. Wędrówka czarnym szlakiem do Groty Łokietka i podziwianie
otaczającej nas przyrody żywionej i nieożywionej.
6. Czas wolny
7.Powrót autokarem do szkoły.
3 Przygotowanie warunków i środków.
• Koszta związane z wynajęciem autokaru
• Opłata wstępu do Ojcowskiego PN
• Przydzielenie wykwalifikowanych opiekunów
4 Wykonanie zadania:Zebranie srodkow,
wyjazd, zwiedzanie i powrót
5.Kontrola wyników działania i wyciągnięcie
wniosków. Uczestnicy wycieczki zwiedzili
lokalne zabytki i poszerzyli wiedze z dziedziny
przyrody. Grupa się zintegrowała. Wycieczk
przebiegla zgodnie z planem bez jakichkolwiek
opóźnień
a) zasada skuteczności działania
-odnosi się do oceny stopnia
realizacji celu. Działanie może być
skuteczne (zamierzony cel udało
się w pełni zrealizować), częściowo
skuteczne (cel osiągnięto
połowicznie) albo nieskuteczne
(celu nie udało się zrealizować),
b) zasada korzystności działania –
wykorzystuje się tutaj zależność między
poniesionymi nakładami a osiągniętymi
efektami. Skuteczność działania może
być korzystne (osiągnięte efekty są
większe od poniesionych nakładów),
neutralne (osiągnięte efekty są równe
poniesionym nakładom) albo
niekorzystne (efekty są niższe od
nakładów).
c) zasada ekonomiczności działania –
ocena tego typu jest możliwa po
ustaleniu relacji między efektami a
nakładami. Ekonomiczność działania
może być ekonomiczne (stosunek
efektów do nakładów jest większy od
1), neutralne (stosunek efektów do
nakładów jest równe 1) albo
nieekonomiczne (stosunek efektów do
nakładów jest mniejszy od 1).
1. uniwersalizm- cykl
działania musi się odnosić
się do wszelkich działań,
które należy traktować
jako całość i zaczynać od
określenia celu a kończyć
weryfikację
2. kompletność – ujmuje on normami
modelu wszystkie czyny, które
określają działanie, poczynając od
wyznanych za przyczynę działania a
kończąc na weryfikacji zamierzeń i
kontroli.
3. racjonalność – jest teoretycznym
wzorem osiągnięcia sprawności
wszelkich działań
4. elastyczność – istnieje szansa na
dostosowanie działań do konkretnych
warunków
1. Zakup samochodu osobowego
2. Samochód nowy Cena do 60 000 zł 40 000 zł wkład
własny 20 0000 kredyt Rodzaj nadwozia – hatchback
slinik – benzyna 1.0 eco boost wersja - ellegance
wyposażenie – ABS, ESP, 4 poduszki powietrzne
(bezpieczeństwo), klimatyzacja samochód 5 – drzwiowy
3. Planowanie zakupu samochodu pod koniec roku ze
względu na promocję i obniżki cen Poszukanie
odpowiedniego dilera. Wykonanie jazdy próbnej.
Sprawdzenie najkorzystniejszych kredytów, form
kredytowania.
4. Zakup samochodu w salonie.
5. Analiza kosztów – auto zostało kupione w promocji
więc zaoszczędziliśmy 3000 zł, Przeznaczenie tej kwoty
na dodatkowe wyposażenie. I radość z jazy
Podział działania ze względu na liczbę działających podmiotów
- działanie grupowe – to takie, które jest wykonywane przez
grupę ludzi działających razem, ale nie
dzielących się zakresami działań
- zespołowe – to takie, które kosztem pewnych modyfikacji w
sposobie działania splata w jeden proces
zorganizowania
Podział działania ze względu na typ otoczenia w którym się
działa (czy bierze się pod uwagę istnienie
podmiotów mających własne cele działania, czy nie, czy są
one zgodne z celami podmiotu działającego czy też
nie
Nowoczesny cykl Obecnie powstało wiele
interpretacji cyklu organizacyjnego Le Chateliera.
Wszystkie składają się jednak z trzech
podstawowych etapów: odpowiednie
przygotowanie działania, przystąpienie do realizacji
zadania, kontrolowanie otrzymywanych wyników.
Etapy działania zorganizowanego według
Zieleniewskiego:
1. stwierdzenie celu działania
2. planowanie działania (organizowanie toku
działań)
3. pozyskiwanie zasobów i organizowanie struktur
pojmowanych statycznie 4. realizacja 5. kontrola.
Cykl organizacyjny ze względu na
swoją praktyczność i uniwersalność
zastosowania w każdej sytuacji można
nazwać: -filozofią sprawnego działania
-abecadłem praktyczności. Większość
etapów cyklu organizacyjnego znajduje
swoje odzwierciedlenie w metodzie
diagnostycznej i prognostycznej
projektowania systemów organizacji i
zarządzania.
Cele w działalności zorganizowanej spełniają cztery
zasadnicze funkcje: (prof. Dobrzański, Mendel,
Zimniewicz) - stanowią zasadniczą wskazówkę dla
działań uczestników organizacji, nadając im tym
samym jednolity kierunek, wyznaczone cele
pomagają zrozumieć, dokąd zmierza organizacja i
dlaczego osiągnięcie stanu docelowego,
zakładanego przez cel, jest tak ważne; -
umożliwiają i ułatwiają planowanie i koordynację w
organizacjach, pomiędzy planowaniem a
ustalaniem celów istnieje sprzężenie zwrotne;
skuteczne, wytyczne celów sprzyja dobremu
planowaniu.
Co z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości; - pozwalają
na ukierunkowanie uwagi pracowników niższych szczebli
organizacji na realizację celu głównego organizacji poprzez
wskazywanie pożądanego, z punktu widzenia organizacji,
wzorca zachowań; cele sformułowane w sposób konkretny, o
umiarkowanym stopniu trudności, mogą motywować ludzi do
bardziej efektywnej pracy; co więcej, można zauważyć, że
zaangażowanie pracowników w realizację celu organizacji
stanowi funkcję zaspokojenia ich celu (będącego pochodną
organizacji); - stwarzają podstawy do formułowania
standardów mierzenia oceny sprawności działania; oznacza to,
ze przyszłe wyniki będzie można oceniać na podstawie stopnia
realizacji wytyczonych dziś celów. Prawdziwy kierunek
działania organizacji, jej politykę i procedury wytyczają też
cele. rzeczywiste, czyli takie, które są wynikiem negocjacji i
przetargów w organizacji, zatem cele rzeczywiście realizowane
przez organizację.
Najistotniejszym etapem cyklu organizacyjnego
jest uświadomienie i wy z na czenie celu (misji), w
jakim organizacja została powołana. Sfor mu łowanie
misji pozwala opracować zestaw celów, które
organizacja powinna realizować na różnych
szczeblach oraz w różnych obszarach swej
działalności. W związku z tym misja powinna być
sformułowana w sposób wyraźnie wskazujący na
rzeczywisty charakter dążeń kie row nictwa i
organizacji. Powinna ona uwzględniać oczekiwania
otocze nia organizacji, jak również jej uczestników.
P.F. Drucker podkreśla po trze bę ustalania celów w
każdej dziedzinie, której wydajność i rezultaty
wpływają bezpośrednio i żywotnie na egzystencję i
powodzenie biz nesu.
Cele można klasyfikować według różnych
kryteriów. B. Kaczmarek i C. Sikorski
proponują podział ze względu na: udatność
działania – cele główne i uboczne,
spontaniczność wyboru – własne i zadane,
hierarchię – końcowe i pośrednie, zakres –
indywidualne, partykularne,
instytucjonalne, zgodność – niesprzeczne,
konkurencyjne, alternatywne,
stopniowalność – stopniowalne,
niestopniowalne, czas realizacji –
długookresowe, średniookresowe,
krótkookresowe.
Podstawy sprawnego działania - zastosowanie cyklu organizacyjnego do przygotowania rady
pedagogicznej podsumowującej rok szkolny. Cykl organizacyjny to kilka uporządkowanych etapów,
z których powinno składać się każde działanie. Poszczególne fazy są od siebie zależne. Ad.1. Celem
działania jest zorganizowanie plenarnego zebrania rady pedagogicznej. Głównym tematem obrad
jest ocena pracy szkoły w całym roku szkolnym oraz uchwalenie wniosków do programu rozwoju
szkoły.
Ad.2. Plan zebrania: - uchwalenie porządku obrad, wyznaczenie protokolanta, ustalenie obecności
na posiedzeniu (lista jest załącznikiem do protokołu z posiedzenia) - wybór komisji wniosków (jej
zadaniem jest opracowanie po zakończeniu dyskusji zgłaszanych wniosków i przedstawienie ich
radzie) - informacja o wynikach klasyfikacji i promocji rocznej uczniów (informacje przedstawiają
wicedyrektorzy) - uzasadnienia ocen niedostatecznych i nieodpowiednich ze sprawowania
(wychowawcy, nauczyciele przedmiotów) - pytania, uzupełnienia, inne decyzje dotyczące uczniów,
rozpatrzenie wniosków rodziców uczniów, jakie wpłynęły po pracach komisji kwalifikacyjnych
(każde odwołanie wymaga oddzielnego głosowania) - uchwała rady pedagogicznej, zatwierdzająca
ostateczne wyniki klasyfikacji i promocji rocznej (głosowanie większością głosów przy obecności co
najmniej połowy członków rady) - ocena pracy szkoły w mijającym roku szkolnym: * wprowadzenie
dyrektora szkoły, w tym uogólnione wnioski z nadzoru pedagogicznego (kolejno: wicedyrektorów i
dyrektora szkoły) * oceny i wnioski komisji wewnętrznych rady pedagogicznej (w tym zespołów
przedmiotowych, wychowawczych, statutowych, programowych) * wnioski i oceny innych organów
szkoły (rada szkoły, rada rodziców, samorząd uczniowski) * dyskusja plenarna, wysuwanie
wniosków do planu pracy szkoły * podsumowanie i zamknięcie dyskusji (przeznaczenie czasu dla
komisji wniosków na opracowanie roboczego rejestru wniosków - w tym czasie pt następny) -
komunikaty, informacje, sprawy związane z uroczystym zakończeniem roku szkolnego -
przedstawienie i uchwalenie wniosków do pracy szkoły: * odczytanie wniosków * wyjaśnienia,
poprawki, uzupełnienia * głosowanie wniosków - sprawy okolicznościowe, uroczyste (po przerwie:
pożegnanie odchodzących ze szkoły nauczycieli).
Ad.3. Pozyskiwanie zasobów: - przygotowanie księgi protokołów, listy obecności -
przygotowanie arkuszy klasyfikacyjnych (dla klas wypełniają wychowawcy, zbiorcze
wicedyrektorzy) - przygotowanie wzorów uzasadnień ocen niedostatecznych i
nieodpowiednich (po uzupełnieniu przez nauczycieli dołączane są do protokołu) -
zorganizowanie zespołu odpowiedzialnego za uroczystość pożegnania kolegów
nauczycieli (kwiaty, prezent).
Ad. 4. Realizowanie planu: - ustalenie terminu obrad rady pedagogicznej - informacja
dla nauczycieli i zaproszonych rodziców, uczniów o terminie rady (ujawnienie
oczekiwań wobec rodziców i uczniów) - wcześniejszy przydział konkretnych zadań:
sekretarce, nauczycielom, wicedyrektorom - zebranie informacji o przygotowaniu do
rady odpowiednich podmiotów.
Ad. 5. Kontrola: - analiza własnych działań pod kątem "co mogę zmodyfikować,
usprawnić, dodać, z czego zrezygnować" - sprawdzenie zgodności zrealizowanego
działania z planem zamierzonym (w razie niezgodności wyjaśnienie przyczyn) -
sprawdzenie protokołu, jego zgodności ze stanem faktycznym oraz właściwej formy
tego dokumentu. - analiza własnych działań pod kątem "co mogę zmodyfikować,
usprawnić, dodać, z czego zrezygnować" - sprawdzenie zgodności zrealizowanego
działania z planem zamierzonym (w razie niezgodności wyjaśnienie przyczyn) -
sprawdzenie protokołu, jego zgodności ze stanem faktycznym oraz właściwej formy
tego dokumentu.
Restauracja A
Cel działania:
- pozyskiwanie klientów i dbanie o ich zadowolenie z usług restauracji
-zdobycie renomy i promocji lokalu
- zwiększenie zarobków
Aby to osiągnąć kierownik wyznacza podział obowiązków między personel i przekazuje im co chce
osiągnąć
Plan działania:
Badanie przez kierownika poziomu popytu i pozyskanie potrzebnych pracowników,
Planowanie pozyskanie dofinansowania ze środków Unii Europejskiej , złożenie wniosku o otrzymanie
kredytu na zrealizowanie celu. Wynagradzanie i awansowanie pracowników. Nastęnie przydzielanie
przez kierownika obowiązków poszczególnym członkom:
-manager: sprawuje kontrolę nad resztą personelu, odpowiedzialny za marketing i promocję
przedsiębiorstwa , rozwieszanie plakatów, dostarczanie ulotek, tworzenie strony internetowej, udział
w targach gastronomicznych, catering, zaopatrzenie lokalu
- szef kuchni : odpowiedzialny za ustalenie menu , nadzór nad kucharzami
-kelnerki: obsługa klientów, dbanie o porządek na Sali, obsługa kasy fiskalnej ,odbiór zamówień
- kierowca: dowóz zamówień
3. Wkład własny kierownika/właściciela, pozyskanie dofinansowania i kredytu ,
4. Konsekwentne trzymanie się planu działania przez cały personel i dążenie do osiągnięcia zamierzonych
celów
5. Dzięki określeniu hierarchii pracownicy mają świadomość powierzonych im zadań oraz dążą do ich
realizacji. Dzięki zabiegom marketingowym przeprowadzonym przez managera restauracja uzyskała
wysoką renomę i reklamę w swoim regionie. Dzięki pozyskanym funduszom firma rozwinela się.
Dzięki rozeznaniu popytu oraz miłej obsłudze i smacznym jedzeniu w restauracji wzrosły obroty firmy.
Restauracja B
1. Cel działania:
- pozyskiwanie klientów i dbanie o ich zadowolenie z usług
restauracji
-zdobycie renomy i promocji lokalu
- zwiększenie zarobków
2. Brak hierarchii i podziału obowiązków miedzy pracowników
3. wkład własny właściciela
4. Pracownicy zajmują się przypadkowymi czynnościami, personel
jest niezdyscyplinowany
5.Bez określenia etapu planowania w restauracji panuje chaos
oraz brak organizacji pracy , przez co cele działania nie
zostały spełnione. Klienci są niezadowoleni z obsługi ,gdyż
długo czekają na posiłek. Problem z zaopatrzeniem ,w
restauracji często brak jest świeżych dostaw. Brak klientów
.Spadek obrotów firmy. Upadek firmy.
1. Cel działania:
- zdobycie prawa jazdy
- zapoznanie się z zasadami ruchu
drogowego
- zdobycie umiejętności w prowadzeniu
samochodu
- zebranie pieniędzy na kurs prawo jazdy
- weryfikacja szkół szkolenia kierowców w
obrębie okolicy
- wybór odpowiedniej szkoły nauki jazdy
- zapisanie się na kurs
- odbycie kursu i zdanie egzaminów
wewnętrznych
- zapisanie się na egzamin państwowy
- powtórzenie wiadomości do egzaminu i
zdanie egzaminu państwowego
- koszty związane z odbyciem szkolenia
i egzaminem państwowym
- koszty związane z wyrobieniem
dokumentów
4. Wykonanie działania
-
Zebranie środków
-
Zdanie egzamiu
- zdobycie wiadomości związanych z
zasadami ruchu drogowego oraz
umiejętności w prowadzeniu
samochodu
Dzięki spełnieniu wszystkich etapów
cyklu zorganizowanego udało nam się
zdobyć prawo jazdy!
- nie występowanie chociaż jednego z
etapów prowadzi do dezorganizacji
pracy
- przestrzeganie wszystkich etapów ma
pozytywny wpływ na działanie firmę
- wykorzystanie cyklu działania
zorganizowanego dobrze rokuje na
przyszłość
-cykl działania zorganizowanego ułatwia
prowadzenie działalności kierowników
Damian Dębski, Ekonomika i
organizacja przedsiębiorstw, Część
2.
www.wikipedia.pl