STUDIA II STOPNIA
FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ
l
RACHUNKOWOŚĆ
Opracował/-a:
Bożena
Oleszko-Kurzyna
Wykład nr 4
Konto księgowe i jego rola w ewidencji
operacji gospodarczych –
zasady ewidencji na kontach
księgowych
1.
Ogólna charakterystyka kont księgowych i ich rodzaje
2.
Funkcjonowanie kont bilansowych
3.
Związek kont z bilansem otwarcia i zamknięcia
4.
Zestawienie obrotów i sald
5.
Funkcjonowanie kont niebilansowych
6.Dzielenie i łączenie kont
7.
Poprawianie błędów księgowych
8.
Plan kont
Ogólna charakterystyka kont księgowych i ich rodzaje
•
Konto to
urządzenie ewidencyjne
, na którym prowadzi się rachunek zmian
majątkowych.
•
Służy do rejestracji stanów składników (
aktywów, pasywów, kosztów, przychodów
) i zmian w
nich zachodzących pod wpływem operacji gospodarczych
•
Konta mogą występować w różnych formach: tabelarycznej (amerykanka), rejestrowej,
komputerowej.
•
Dla celów dydaktycznych stosuje się uproszczony model konta
w
formie litery „T” (konto „teowe”).
Forma tabelaryczna (tzw. amerykanka)
- polega na prowadzeniu księgi
dziennik-główna
, która łączy dwa urządzenia
księgowe:
•dziennik
, przeznaczony do ewidencji poszczególnych operacji gospod w ujęciu chronologicznym,
•zbiór kont syntetycznych, tzw księga główna
, służący do dokonyw. zapisów
systematycznych.
Zalety
•techniczna dogodność księgowania w dzienniku-główna i dużą przejrzystość zapisów,
•łatwość uzgodnienia zapisów na kontach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analit.
•możliwość prostego i szybkiego znalezienia błędów,
•ścisłe określenie powiązania m. dokumentem a zapisem w księdze głównej i w urządzeniach
analitycznych oraz odwrotnie.
Wada
•ograniczona liczba kont syntetycznych w dzienniku-główna
•B. ograniczona możliwość podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych;
•w tym samym czasie księgę może obsługiwać tylko jedna osoba.
•stosowana w małych firmach.
Forma rejestrowa
•Stosowana do operacji o charakterze
masowym
, gdzie występuje wiele
dowodów księgowych danego typu
.
•Podstawowym urządzeniem księgowym, jest
rejestr
, np. rejestr zakupu
bądź sprzedaży.
•Rejestr
odzwierciedla w pełni przebieg danej operacji
gospodarczej w czasie.
Liczba rejestrów może być różna (np. zakupu, sprzedaży,
bankowy, kasowy, kosztów, itp
Zaleta
-bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach wg poszczególnych zagadnień,
-można ustalić, które operacje z danej transakcji zostały już dokonane lub w której fazie realizacji dana
transakcja się znajduje.
-przejrzystość zapisów i łatwa kontrola
-możliwość podziału pracy,
-ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.
Wada - jest skomplikowany i niedogodny układ niektórych rejestrów, utrudnia to
ich prowadzenie.
Uproszczony schemat konta dwustronnego używanego do celów dydaktycznych
Schemat 3. Konto „teowe”
Nazwa konta i jego symbol cyfrowy
Debet (Dt)
Credit (Ct)
Winien (Wn)
Ma
Nazwy zapisów po
stronie Dt (Wn):
–Obciążenie konta,
–Zapis w ciężar konta,
–Zapis po stronie Dt (Wn)
Nazwy zapisów po
stronie Ct
(Ma):
–Uznanie konta,
–Zapisywanie na dobro konta
–Zapisywanie po stronie Ct
(Ma)
Formy konta
•
Konta jednostronne
•
Konta
dwustronne
Elementy konta:
a)
nazwa konta
, która wyróżnia dane konto spośród innych kont i
określa, jakie operacje będą ewidencjonowane na danym koncie oraz
symbol cyfrowy konta,
b)
dane identyfikacyjne operacji
, takie jak:
data dokonania operacji,
numer i rodzaj dowodu, który jest podstawą księgowania ,
treść operacji
data zapisu,
c)
dane wartościowe operacji
(kwota operacji).
Zapis operacji
powinien składać się z następujących
elementów:
•numeru i daty dokonania operacji,
•określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu
na podstawie którego zapis jest dokonywany,
•krótkiego opisu lub kodu operacji,
•kwoty i daty zapisu,
•oznaczenia konta korespondującego
.
Uproszczony schemat konta dwustronnego używanego do celów dydaktycznych
Nazwy zapisów po stronie Dt (Wn):
-
Obciążenie konta
-
Zapis w ciężar konta
Credit (Ct)
Ma
Debet (Dt)
Winien (Wn)
Nazwa konta
i jego symbol
Nazwy zapisów po stronie Ct (Ma):
-
Uznanie konta
-
Zapis na dobro konta
Etapy funkcjonowania konta:
1. Założenie konta - wpisanie jego nazwy oraz symbolu
cyfrowego z zakładowego planu kont
2. Otworzenie konta:
zaksięgowanie stanu początkowego z bilansu
otwarcia
(
salda początkowego – Sp lub BO
) (saldo początkowe wyraża
stan składnika na początek okresu sprawozdawczego)
jeśli dany składnik nie występuje w bilansie na początek okresu to
otwarcie konta następuje
poprzez zaksięgowania pierwszej
operacji
dotyczącej danego składnika,
3. Księgowanie operacji gospodarczych, zgodnie z
zasadą podwójnego zapisu
Zasada ta polega na tym, że każda operacja rejestrowana jest
1)
na co najmniej
dwóch kontach
,
2)
po przeciwnych stronach kont
(na jednym koncie po
stronie Dt, a na drugim - Ct),
3)
w tej samej kwocie
,
zgodnie z dowodem, na podstawie którego jest
księgowana
Zapis księgowy – postacie
• Zapis prosty
(gdy operacja jest księgowana na dwóch kontach)
• Zapis złożony (
gdy księgowanie odbywa się na więcej niż dwóch
kontach równocześnie
)
Powiązanie kont w wyniku zaksięgowania operacji
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu określane
jest
korespondencją kont.
Korespondencja kont
Wn …. Ma
Wn …. Ma
Wn …. Ma
Wn …. Ma
Wn …. Ma
Zapis prosty
Zapis złożony
4.
Zamknięcie konta - na koniec okresu sprawozdawczego;
wiąże się z koniecznością wykonania
następujących czynności:
a)
p
oliczenie obrotów konta
Obroty konta jest to ogólna
suma zapisów po każdej ze stron
konta.
Obroty „debetowe” – suma zapisów po stronie Dt (Wn)
Obroty „kredytowe” – suma zapisów po stronie Ct (Ma)
b) Ustalenie salda końcowego
(oznacza się je symbolami Sk lub BZ)
Saldo końcowe to różnica obrotów strony Dt i strony Ct;
Mogą tu wystąpić trzy sytuacje:
Obroty Dt > Obroty Ct – występuje wówczas saldo Dt
Obroty Dt < Obroty Ct – występuje wówczas saldo Ct
Obroty Dt = Obroty Ct – saldo końcowe nie występuje
Sk
przyjmuje nazwę
większego obrotu
, dlatego też może być ono
albo debetowe, albo kredytowe.
Saldo końcowe (Sk)
wyraża
stan danego składnika na koniec
okresu sprawozdawczego
c)
wpisanie salda końcowego
po stronie wykazującej
mniejsze obroty
dla
zbilansowania konta
saldo Dt zostanie zapisane przy zamknięciu po stronie Ct
saldo Ct – po stronie Dt
Saldo końcowe danego konta jest równocześnie
saldem początkowym
tego konta w okresie następnym.
Rodzaje kont
1.
Konta bilansowe
(konta
aktywów i pasywów)
służą do ujmowania stanu i zmian składników
majątku oraz źródeł ich pochodzenia.
salda tych kont na koniec okresu przenosi się do
bilansu.
2
.
Konta wynikowe
(kosztów i przychodów)
Tzw. konta procesów
gospodarczych
służą do ewidencji operacji wynikowych (kosztów, przychodów) związanych z
osiąganiem zysku lub ponoszeniem strat (ustalenia wyniku finansowego)
3.
Konta rozliczeniowe (bezwynikowe)
służą w okresie sprawozdawczym do rozliczania zmian ujmowanych na
kontach
na koniec okresu nie wykazują sald - zmiany zostały całkowicie rozliczne
4.
Konta pozabilansowe
służą do rejestracji zjawisk i procesów, które nie stanowią operacji
gospodarczych (
nie są przedmiotem ewidencji bilansowej – nie wywołują zmian w A,P
i wynikach działalności
)
Ewidencja może być prowadzona wg zapisów jednostronnych,
Bez korespondencji z innymi kontami
Przedmiot ewidencji pozab.:
obce środki trwałe otrzymane w
dzierżawę lub zarząd, obce środki obrotowe (
materiały przyjęte do sprzedaży
komisowej, własne środki przeznaczone do likwidacji, potencjalne nalezności i
zobowiązania
• Z
przekształceń tych kont
w ramach powyższych
grup (ich podziałów, łączenia) mogą powstać również inne
konta takie jak:
korygujące, aktywno-
pasywne, syntetyczne i
analityczne
Konta korygujące
•Konta pomocnicze względem kont
podstawowych, którymi są konta bilansowe
•Na koniec okresu saldo konta koryg. wpływa
dodatnio lub ujemnie na wielkość salda konta
podstawowego
Podział kont wg zasady zapisu na koncie w
powiązaniu ze
stopniem jego szczegółowości
1. Syntetyczne
•
funkcjonują zgodnie z zasadą podwójnego
zapisu
•
zaliczamy tu – oprócz
kont bilansowych-
konta pozabilansowe
,
na których ewidencja
prowadzona jest wg zapisów jednostronnych bez korespondencji z
innymi kontami, np. konta do ewidencji obcego majątku
(dzierżawione obce środki trwałe)
2. Analityczne
•służą
szczegółowej ewidencji danych
ujętych na kontach syntetycznych.
•funkcjonują na zasadzie
zapisu jednostronnego
powtórzonego na koncie analitycznym w
stosunku do zapisu na koncie syntetycznym
,
dla
którego są prowadzone konta analityczne
.
•polega to na
powtórzonej rejestracji tej samej co
do wartości sumy
, na tej samej stronie konta analit.,
na której wystąpił zapis na koncie syntetycznym
Otwieranie i funkcjonowanie kont bilansowych
Konta bilansowe
służą do ewidencji składników aktywów i pasywów
dla każdej pozycji bilansowej otwiera się odrębne
konto, które
otrzymuje taką nazwę
,
jaką ma ten składnik,
dla którego dane konto ma być prowadzone
.
Zadania kont bilansowych
przejęcie stanów początkowych z bilansu otwarcia
(BO),
ujęcie zmian tych stanów
spowodowanych zaistniałymi
w okresie operacjami gospodarczymi,
wykazanie stanów końcowych
poszczególnych
składników aktywów i pasywów do bilansu zamknięcia (BZ).
Otwieranie i funkcjonowanie kont bilansowych cd.
Konta aktywów funkcjonują następująco:
po stronie debetowej
wpisuje się
stan początkowy
danego składnika
oraz
wszystkie zwiększenia
tego stanu,
po stronie kredytowej
zapisuje się wszystkie
zmniejszenia
tego stanu.
Obrót debetowy konta aktywnego
jest większy lub równy
obrotowi
kredytowemu, w związku z czym
saldo konta jest zawsze debetowe
(lub =
0).
Debet (Dt)
Winien (Wn)
Credit (Ct)
Ma
Konto aktywów
Stan początkowy Sp
. (saldo
początkowe)
z bilansu otwarcia
Zwiększenia stanu początkowego
Stan końcowy Sk. (saldo końcowe)
Dt
do bilansu zamknięcia
Zmniejszenia stanu początkowego
Obrót Dt
Obrót Ct
1000
500
800
1500
800
700
1500
1500
Zasady funkcjonowania kont bilansowych
Funkcjonowanie konta pasywów
po stronie kredytowej
zapisuje się
stan początkowy
(saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie
zwiększenia
tego stanu,
po stronie debetowej
rejestrowane są wszelkie
zmniejszenia
stanu danego składnika.
Obrót kredytowy konta pasywnego jest
większy (lub
równy)
od obrotu debetowego,
w związku z czym
saldo konta
jest zawsze kredytowe
lub - w przypadku gdy obroty są równe -
zerowe
.
Zasady funkcjonowania kont bilansowych
Debet (Dt)
Winien (Wn)
Credit (Ct)
Ma
Konto pasywów
Stan początkowy Sp.
(saldo
początkowe)
z bilansu otwarcia
Zmniejszenia stanu
początkowego
Stan końcowy Sk. (saldo
końcowe) Ct
do bilansu zamknięcia
Zwiększenia stanu początkowego
Obrót Dt
Obrót Ct
2000
1400
1000
1400
3000
1600
3000
3000
a) konta aktywne – np. Materiały,
Środki trwałe, Wyroby gotowe,
Kasa, Rachunek bieżący, itp.
b
) konta pasywne – np. Kapitał
udziałowy, Kredyt bankowy,
zobowiązania wobec dostawców, itp.
Nazwa konta
aktywów
Debet (Dt)
Credit (Ct)
Winien (Wn)
Ma
Nazwa konta pasywów
Debet (Dt)
Credit (Ct)
Winien (Wn)
Ma
Sp. z bilansu otwarcia
(+) zwiększenie stanu
(-) Zmniejszenie stanu
(-) Zmniejszenie stanu
Sp. z bilansu
otwarcia
(+) zwiększenie
stanu
Obroty Dt
Obroty Ct
Saldo końcowe Dt
Obroty Dt
Saldo końcowe Ct
Obroty Ct
......................
.......................
......................
.......................
Konsekwencje zasady podwójnego
zapisu
Stosowanie
zasady podwójnego zapisu
pozwala na
ujęcie zmian wywołanych
operacjami każdego typu
, co prezentuje poniższe zestawienie.
Typ operacji
Charakter kont
korespondującyc
h
Rodzaj
zmiany
Strona
zapisu na
koncie
I ∑A + O – O = ∑P
1) aktywne
2)aktywne
+
-
Dt
Ct
II ∑A = ∑P + O - O
1) pasywne
2) pasywne
-
+
Dt
Ct
III ∑A + O = ∑P + O
1) aktywne
2) pasywne
+
+
Dt
Ct
IV ∑A - O = ∑P - O
1) pasywne
2) aktywne
-
-
Dt
Ct
Zasada podwójnego zapisu stanowi w rachunkowości
konsekwencje i
przedłużenie bilansowej metody ujmowania majątku
Wynikają stąd następujące równości sald i obrotów:
1)
suma sald początkowych
debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald początkowych
kredytowych wszystkich kont:
∑ Sp debetowych = ∑ Sp kredytowych,
2)
suma obrotów debetowych
wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich
kont:
∑ obrotów debetowych = ∑ obrotów kredytowych,
3)
suma sald końcowych debetowych
wszystkich kont jest równa sumie sald końcowych
kredytowych wszystkich kont:
∑ Sk debetowych = ∑ Sk kredytowych
Poniższy przykład prezentuje sposób funkcjonowania kont bilansowych oraz
powiązania między nimi a bilansem
W bieżącym okresie miały miejsce następujące operacje:
1.
Zakupiono materiały za gotówkę i przyjęto je do magazynu – 800 zł.
2.
Zaciągnięto kredyt inwestycyjny na zakup maszyny. Maszynę przyjęto do ewidencji –
5 500 zł.
3.
Spłacono część zobowiązań wobec dostawców przelewem – 1 500 zł.
4. Wypłacono z rachunku bieżącego gotówkę na uzupełnienie pogotowia kasowego – 500 zł.
Na podstawie bilansu
na początek okresu otworzyć konta saldami
początkowymi, zaksięgować operacje i sporządzić bilans zamknięcia
(uproszczony).
Zestawienie obrotów i sald
tzw. bilans
brutto
, bilans
próbny
, bilans
surowy
jest instrumentem kontroli poprawności księgowań oraz
dostarcza danych do sporządzenie bilansu końcowego
(zamknięcia) –funkcja kontrolna i informacyjna
Sporządzany wg uor na koniec każdego miesiąca
Zestawienie obrotów i sald (kont syntetycznych
) pozwala na
wykrycie błędów księgowych
wynikających z nieprzestrzegania zasady
podwójnego zapisu, takich jak:
zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie,
ewidencja operacji dwukrotnie na tej samej stronie kont,
zaksięgowanie na przeciwnych stronach kont różnych kwot w
odniesieniu do tej samej operacji (np. „czeski” błąd),
błędne obliczenie obrotów i sald lub niewłaściwe ich przeniesienie do
zestawienia obrotów i sald.
Pomimo wielu zalet za pomocą zestawienia
nie można wykryć
wszystkich błędów księgowych, m.in.:
błędnej korespondencji kont (ujęcie operacji na niewłaściwych
kontach lub na niewłaściwych stronach kont, jednak z zachowaniem
zasady podwójnego zapisu)
pominięcia operacji gospodarczej lub wielokrotnego
zaksięgowanie tej samej operacji,
zaksięgowania operacji w błędnej kwocie na dwóch kontach.
• W uproszczonej wersji
salda
początkowe są ujmowane łącznie z
obrotami
Funkcjonowanie kont niebilansowych
(wynikowych, procesów gosp.)
Bieżąca ewidencja operacji wynikowych
prowadzona jest na kontach:
•Kosztów
,
np. „Amortyzacja, „Zużycie materiałów i
energii” , „Wynagrodzenia”
•Przychodów
,
np. „Sprzedaż wyrobów gotowych”,
„Sprzedaż towarów”, „Przychody finansowe
”
•Strat i zysków nadzwyczajnych.
Salda tych kont na koniec roku obrotowego
przenoszone są do rachunku zysków i strat
Poprawianie błędów
1. Korekta
przekreślenie niewłaściwego zapisu lub kwoty
poziomą czerwoną linią z zachowaniem
czytelności błędnego zapisu
Obok data, podpis
Po anulowaniu nanosimy właściwą treść lub kwotę
Nie można tym sposobem przy komputerowym
prowadzeniu ksiąg
Stosujemy gdy błąd dostrzeżemy w trakcie
ksiegowania
Storno
- Poprawianie błędów w terminie późniejszym
- Poprawa musi być udokumentowana dowodem
„
Polecenie księgowania
”
- 2 rodzaje strona: czarne i czerwone
Storno czarne:
a)Zupełne (całkowite) –
dokujemy zapisu stornującego
(korygującego) na tych samych kontach, na których nastąpiło błędne
księgowanie, lecz po przeciwnych stronach w stosunku do błędnego
zapisu
b)Częściowe –
gdy błędny zapis wystąpił tylko na jednym koncie –
anulowanie błednego zapisu jedynie na koncie, na którym ten zapis wystąpił
(poprzez zapis na przeciwnej stronie tego konta)
Storno czerwone
• Przy stronie czarnym salda końcowe na kontach są
prawidłowe ale powstają zawyżone obroty
• Problemu nie ma przy stosowaniu storna czerwonego
• Wykorzystuje się
zapis ujemny
• Zapis stornujący jest dokonywany
kolorem czerwonym po
tych samych stronach, na których wystąpił błędny zapis
• Przy sumowaniu obrotów
zapis jest odejmowany
• Dla oznaczenia ujemnego zapisu, można wziąć
liczbę w
ramki
• Stosuje się go do poprawiania błędnych zapisów na kontach
wynikowych, kontach służących do ewidencji kapitałów oraz
wszędzie gdzie chcemy mieć rzeczywiste obroty