Konto jest podstawowym urządzeniem ewidencji księgowej, umożliwiającym bieżącą, ciągłą i systematyczną rejestrację operacji gospodarczych.

Wyróżniamy następujące podstawowe formy konta:

• konto w układzie jednostronnej tabeli (pagina)

									Konto:
									Strona:
Strona dziennika	data	Nr dowodu	treść	Konto przeciwstawne	Zapisy bieżące		Obroty narastająco		Salda
					Winien	Ma	Winien	Ma	Winien	Ma

Na tym koncie występują dwie odrębne kolumny dotyczące odrębnych zapisów kwot po stronie Debet i zapisów kwot po stronie Credit.

Niezależnie od zastosowania układu graficznego, każda forma konta ma identyczną zawartość informacji.

• konto w układzie dwustronnej tabeli (folio)

Nazwa konta
Winien							Ma
Data	Symbol i numer dowodu	Treść	Suma	Data	Symbol i numer dowodu	Treść	Suma

Jedna strona tabeli przeznaczona jest do zapisywania całości operacji gospodarczych zwiększających stan konta, a druga –operacji zmniejszających ten stan.

• Do celów ćwiczeniowych stosuje się uproszczony schemat konta dwustronnicowego tzw. Konto teowe

Winien Nazwa konta Ma

Elementy budowy konta

1. Nazwa konta

Każde konto ma swoja nazwę. Z reguły nazwa sugeruje co jest księgowane na danym koncie. Np. na koncie „kasa” z jednej strony księgowane byłyby przychody, a z drugiej rozchody gotówki z kasy firmowej. Na koncie „rozrachunki z dostawcami” z jednej strony księgowalibyśmy nasze spłaty wobec dostawców, a z drugiej zwiększenia zobowiązań spowodowane kolejnymi zakupami.

W firmie nazwa konta określana jest nie tylko słownie, ale również cyfrowo. Każda firma sama określa oznaczenie cyfrowe nazwy, lecz dane grupy kont muszą spełniać jeden warunek – pierwsza cyfra jest narzucona obligatoryjnie i jest taka sama dla wszystkich firm w Polsce dla danej grupy kont tzw.

O tym, jakie w firmie stosowane są konta do rejestracji operacji gospodarczych informuje zakładowy plan kont – to wykaz wszystkich nazw kont stosowanych w danej firmie. Firma musi go opracować przed rozpoczęciem prowadzenia rachunkowości.

2. Numer konta

Każde konto ma swój numer, który jest unikalny w całym systemie księgowym przedsiębiorstwa. Numery ułatwiają księgowania, ponieważ przy dużej ilości kont (często kilkaset a czasem nawet kilka tysięcy) łatwiej jest znaleźć w systemie odpowiednie konta po numerze niż po nazwie. W niektórych krajach występuje prawny wymóg odpowiedniego numerowania poszczególnych kont.

3. Strony konta

• lewa o nazwie Winien (Wn) lub Debet (Dt),

• prawa o nazwie Ma (Ma) lub Credit (Ct),

Nazwy stron konta obecnie nie oznaczają tego, co wynika z ich nazwy. Pochodzą one z XIII w. i oznaczały wówczas w księgowości kupieckiej:

• lewa strona Winien przeznaczona była dla dłużnika (obowiązek dłużnika wobec kupca),

• prawa strona Ma przeznaczona była dla wierzyciela (prawo wierzyciela wobec kupca).

Dokonywanie zapisu kwoty operacji gospodarczej po stronie Dt (Wn ) określa się jako obciążenie konta lub zapisanie w ciężar konta, natomiast dokonanie zapisu po stronie Ct (Ma ) określa się jako uznanie konta lub zapisanie na dobro konta.

Debet Winien	Nazwa konta i/lub numer konta		Credit Ma
Obciążenie konta Zapisanie w ciężar Zapisanie po stronie Wn		Uznanie konta Zapisanie na dobro Zapisanie po stronie Ma
Obrót debetowy		Obrót kredytowy
Saldo kredytowe		Saldo debetowe
Sumy kontrolne		Sumy kontrolne

4. Obroty konta to suma zapisów po każdej ze stron konta.

   Obrót może być debetowy i kredytowy

5. Salda konta:

• Saldo początkowe to wartość składnika na początek okresu,

• saldo końcowe to różnica między obrotami danego konta na koniec okresu, czyli wartość składnika na koniec okresu.

Nazwa salda pochodzi od nazwy tej strony konta, która wykazuje większy obrót. To znaczy saldo jest debetowe, gdy obrót strony Wn (Dt) jest większy niż obrót kredytowy.

6. Sumy kontrolne ustalane po to by sprawdzić poprawność wcześniejszego działania matematycznego. Suma kontrolna to suma obrotu i salda (gdy występują). Po każdej ze stron konta, sumy kontrolne po stronie Dt i Ct muszą być sobie równe.

Otwarcie konta polega na wypełnieniu jego nagłówka (wpisanie nazwy konta lub/ i numeru konta) i zapisaniu salda początkowego przejętego z bilansu otwarcia (jeśli saldo nie jest zerowe) lub pierwszej operacji wymagającej rejestracji na danym koncie np.

Dt Towary Ct
Sp) 1000

Zamknięcie konta polega na:

1. wyznaczeniu obrotów konta, czyli łącznych sum zapisów dokonanych po każdej ze stron konta w określonym czasie:

   • obrót debetowy (obrót Winien) to suma zapisów po stronie Dt (Wn) konta,

   • obrót kredytowy (obrót Ma) to suma zapisów po stronie Ct konta

2. wyliczeniu salda końcowego, czyli różnicy między obrotami danego konta. Saldo przyjmuje zawsze nazwę większego obrotu:

   • saldo debetowe (saldo Winien) – gdy obrót debetowy (strony Winien) konta jest większy niż obrót kredytowy (obrót strony Ma)

   • saldo kredytowe (saldo Ma) – gdy obrót kredytowy (strona Ma) konta jest większy niż obrót debetowy (obrót strony Winien)

Saldo prezentuje stan danego składnika na określony dzień.

Na kontach teowych saldo końcowe nanosi się na stronę wykazującą mniejszy obrót, a więc przeciwną do nazwy salda (np. Saldo Dt nanosi się na stronę Ct konta), co powoduje wyrównanie zapisów na obu stronach konta do tzw. sum kontrolnych, równych większemu obrotowi konta, np:

Dt Kasa Ct
Sp) 200 1) 100	50 (2
300	50 250 (Sk
300	300

Konta służące do ewidencji operacji gospodarczych obejmują konta:

• bilansowe – przeznaczone do ewidencji stanu i zmian w stanie składników aktywów i pasywów,

• niebilansowe – służące do ujęcia różnych innych procesów gospodarczych (wynikowe, korygujące, rozliczeniowe, pozabilansowe)

Konta bilansowe występują w postaci kont aktywnych i pasywnych. Konta te na początek roku otwierane są zgodnie z wartością wykazaną w bilansie na ostatni dzień poprzedniego roku. Stan ten stanowi bilans otwarcia (BO). Każdy składnik bilansu księgowany jest na odrębnym koncie.

Związek między stanem składnika bilansowego a stanem początkowym konta prezentuje poniższy schemat:

bilans sporządzony na dzień 31.12.2000 r.

Aktywa	Pasywa
...............................................................................................................	..................................................................................................................
Suma bilansowa..........	Suma bilansowa...........

Konta aktywne Konta pasywne

BO) BO)

Do zadań kont bilansowych należy:

1. Przejmowanie stanów początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów z bilansu otwarcia.

2. Ewidencjonowanie zmian stanów składników aktywów i pasywów, spowodowanych dokonanymi w okresie operacjami gospodarczymi.

3. Ustalenie stanów końcowych poszczególnych składników aktywów i pasywów, wykazywanych na koniec okresu w bilansie zamknięcia.

Funkcjonowanie kont aktywnych

Zapisów na kontach aktywnych dokonuje się wg następującej reguły:

• po stronie Wn zapisujemy saldo początkowe oraz zwiększenia wartości składnika, którego konto dotyczy

• po stronie Ma zapisujemy zmniejszenia wartości składnika.

Dt Nazwa konta aktywnego Ct
Stan początkowy składnika aktywów Sp) Operacje gospodarcze zwiększające stan składnika aktywów „ + ”	Operacja gospodarcze zmniejszające stan składnika aktywów „ - ”
Obrót Dt	Obrót Ct (Sk debetowe
Suma kontrolna	Suma kontrolna

Konto aktywne wykazuje następujące zależności:

Obrót Dt > Obrót Ct

a zatem saldo jest saldem debetowym. Dla wyrównania zapisów po obu stronach konta (wyznaczenia sum kontrolnych) zapisywane jest ono po stronie Ct. Możliwy jest przypadek, kiedy Obrót Dt = Obrót Ct. Konto posiada wówczas saldo zerowe.

Funkcjonowanie kont pasywnych:

Zapisów na kontach pasywnych dokonuje się następująco:

• po stronie Ma zapisujemy saldo początkowe oraz zwiększenia wartości składnika, którego konto dotyczy

• po stronie Wn zapisujemy zmniejszenia wartości składnika.

Dt Nazwa konta pasywnego Ct
Operacje gospodarcze zmniejszające stan składnika aktywów „ - ”	Stan początkowy składnika aktywów Sp) Operacja gospodarcze zwiększające stan składnika aktywów „ + ”
Obrót Dt Sk) kredytowe	Obrót Ct
Suma kontrolna	Suma kontrolna

Konto pasywne wykazuje następujące zależności:

Obrót Ct > Obrót Dt

a zatem saldo jest saldem kredytowym. Dla wyrównania zapisów po obu stronach konta (wyznaczenia sum kontrolnych) zapisywane jest ono po stronie Dt. Tu także możliwy jest przypadek, kiedy Obrót Dt = Obrót Ct. Konto posiada wówczas saldo zerowe.

Ze względu na to, że każda operacja gospodarcza zmienia dwa składniki bilansowe, zapis operacji gospodarczych na kontach musi być dokonywany zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, która oznacza, że rejestrujemy każdą operacje:

• na dwóch kontach,

• po przeciwnych stronach tych kont,

• w tej samej kwocie.

  W przypadku zapisów złożonych operacja może być księgowana na większej liczbie kont – obowiązuje wtedy zasada, że suma zapisów po stronie Dt konta musi być równa sumie zapisów po stronach Ct odpowiednich kont.

Konta, na których dokonujemy zapisu operacji gospodarczej są kontami korespondującymi.

Konsekwencją stosowania podwójnego zapisu musi być zachowanie równowagi między sumą obrotów Dt (Winien) wszystkich kont i sumą obrotów Ct (Ma) wszystkich kont. Każdy zapis dokonywany zgodnie z zasadą podwójnego księgowania wiąże ze sobą dwa konta, z których jedno jest obciążane, a drugie uznawane kwotą operacji.

Σ Sp Wn = Σ Sp Ma

Σ obrotów Wn = Σ obrotów Ma

Σ Sk Wn = Σ Sk Ma

Zestawienie obrotów i sald (bilans próbny lub bilans obrotów i sald) jest to sprawdzenie, czy nie została naruszona zasada podwójnego zapisu.

Wykrywa ona błędy typu:

• zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie

• zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach

• wpisanie różnych kwot operacji na obu kontach.

Nie wykrywa natomiast:

• zaksięgowanie operacji na niewłaściwych kontach

• zaksięgowanie operacji po niewłaściwych stronach

• zaksięgowanie innej kwoty operacji (niewłaściwej kwoty na obu kontach)

• pominięcie operacji

• dwukrotne zaksięgowanie tej samej operacji.

Uproszczony wzór zestawienia obrotów i sald:

Lp.	Nazwa konta	Obroty		Salda
		Wn	Ma	Wn	Ma
1
2
3
	Razem

Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald wszystkich kont księgi funkcjonujących w przedsiębiorstwie wykazuje równowagę między obrotami (suma obrotów Wn jest równa sumie obrotów Ma) oraz równowagę między saldami (suma sald Wn jest równa sumie sald Ma).

Błędy księgowe i ich poprawianie

Błędy w zapisach księgowych powinny być usuwane w taki sposób aby nie naruszać mocy dowodowej zapisów. Niedopuszczalne jest wymazywanie, wyskrobywanie czy wywabianie błędnych zapisów, ponieważ stwarza to domniemanie nierzetelności ksiąg rachunkowych.

Najprostrzym sposobem poprawienia błędu jest dokonanie korekty. Błędną treść lub kwotę przekreśla się poziomą czerwoną linią w taki sposób, aby nie spowodować nieczytelności, a następnie nanosi się właściwą treść lub kwotę. Należy umieścić też datę korekty oraz podpis osoby upoważnionej do dokonania korekty. Tej metody nie można stosować w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera ale również wtedy gdy dokonano już ustalenia obrotów konta.

Błędy ujawnione w terminie późniejszym poprawiane są za pomocą storna czarnego lub czerwonego. Polegają one na usunięciu wpływu mylnego zapisu na końcowe saldo konta albo jednocześnie na obroty i na końcowe saldo konta bez dokonywania skreśleń.

Storno czarne występuje w postaci storna zupełnego bądź też częściowego. Storno czarne zupełne to dokonanie zapisu przeciwstawnego (po przeciwnych stronach kont) w stosunku do zapisu błędnego, którego wpływ zostaje w ten sposób anulowany. Po czym następuje poprawne zaksięgowanie operacji. Storno czarne częściowe polega na anulowaniu błędnego zapisu jedynie na koncie, na którym ten zapis wystąpił (przez zapis przeciwstawny, a więc po przeciwnej stronie konta) co zmniejsza liczbę zapisów.

Posłużenie się stornem czarnym gwarantuje uzyskanie prawidłowych sald końcowych na kontach, ale jednocześnie zniekształca obroty na tych kontach, które objęte są stornowaniem. Dlatego też stosowanie storna czarnego nie jest wskazane w przypadku gdy obroty konta są podstawą do obliczania wskaźników finansowych.

Storno czerwone nie prowadzi do zniekształcenia obrotów. Polega ono na wykorzystaniu zapisu ujemnego – zapis stornujący jest dokonywany identycznie jak zapis błędny, ale w kolorze czerwonym, który oznacza kwotę ujemną i przy sumowaniu obrotów konta jest on odejmowany.

Niedopuszczalne jest stosowanie jednocześnie storna czarnego i czerwonego.