Metody zarządzania

projektami

Systematyzacja

metod zarządzania

projektami

Metody zarządzania projektami

to opis sposobu zarządzania:

• określający zbiór i układ działań

oraz

• wskazujący środki

konieczne do ich

wykonania.

Sposób działania opisany w metodzie

powinien prowadzić do osiągnięcia
zamierzonego celu oraz nadawać się do
wielokrotnego zastosowania w
podobnych przypadkach.

Metody zarządzania projektami należą do grupy

metod organizatorskich.

Z punktu widzenia zakresu zastosowania można je

podzielić na:

• uniwersalne

(np. metody sieciowe planowania i

kontroli realizacji projektów, gdyż mogą być one

zastosowane w budownictwie, budowie okrętów,

produkcji filmowej oraz w innych dziedzinach),

• specjalne

(np. metoda szacowania

pracochłonności i kosztów robót budowlanych

jest metodą specjalną zarządzania projektami,

ponieważ może być zastosowana wyłącznie w

budownictwie).

Przedmiotem dalszych rozważań będą przede

wszystkim metody uniwersalne zarządzania

projektami.

Formy standaryzacji działań a

metody zarządzania projektami

W teorii organizacji przez pojęcie standaryzacji

należy rozumieć sposób i zakres trwałych, czyli
obowiązujących w dłuższym okresie, regulacji
działań.

Wyróżnia się cztery podstawowe formy

standaryzacji

• zasady heurystyczne,
• regulacje ramowe,
• alternatywne regulacje czynności powtarzalnych,
• jednoznaczne regulacje czynności

powtarzalnych

.

Forma standaryzacji:

Zasady

heurystyczne

Sposób

regulacji

Zakres regulacji

Metody

zarządzania

projektami

Określenie

celu lub

ogólnego
kierunku

działania

Niewielki, duża

swoboda

działania;
działanie ma

charakter
innowacyjny

Reguły

metodyczne

Forma standaryzacji:

Regulacje

ramowe

Sposób

regulacji

Zakres

regulacji

Metody

zarządzania

projektami

Ogólne

określenie
sposobu

działania
dopuszczając

e jego zmiany
w zależności

od warunków
działania

Średni,

znaczna
swoboda

działania;
działanie ma

charakter
adaptacyjny

Metody

ogólne

Forma standaryzacji:

Alternatywne

regulacje czynności powtarzalnych

Sposób

regulacji

Zakres

regulacji

Metody

zarządzania

projektami

Szczegółowe

określenie
sposobu

działania
dopuszczające

działania
alternatywne

w ściśle
określonych

warunkach

Duży, swoboda

działania
ograniczona

do
określonych

wariantów
działania;

działanie ma
charakter

rutynowy

Metody

szczegółowe

Formy standaryzacji:

Jednoznaczne

regulacje czynności powtarzalnych

Sposób

regulacji

Zakres

regulacji

Metody

zarządzania

projektami

Szczegółowe

określenie
sposobu

działania
niedopuszczają

ce żadnych

odstępstw

Pełny, brak

swobody
działania;

działanie w
pełni

zrutynizowane

Metody

szczegółowe

Metody zarządzania projektami mogą się

również

różnić co do ich zakresu

problemowego

, który określa, jaka

część procesu zarządzania projektami
jest objęta opisem zawartym w tej
metodzie;

Wyróżniamy zatem metody:

• kompleksowe

, które odnoszą się do

całego procesu zarządzania projektami,

• wycinkowe

, które odnoszą się do części

tego procesu (faz, etapów, czynności
itd.) lub wybranych jego aspektów.

Systematyka metod

zarządzania projektami

Systematyka metod zarządzania

projektami

Metodyki

zawierają zazwyczaj również wykaz

metod wycinkowych koniecznych do
zastosowania przy realizacji poszczególnych
części procesu zarządzania projektami. Te
szczegółowe, wycinkowe metody nazwano

technikami zarządzania projektami

.

Mogą się one znacznie różnić co do zakresu
problemowego, którego dotyczą. Techniki
obejmujące szerszy zakres problemowy
mogą uwzględniać techniki o węższym
zakresie problemowym.

Systematyka metod zarządzania

projektami

Podejścia metodyczne

to metody

ogólne opisujące sposób postępowania
przy opracowywaniu całościowych i
cząstkowych rozwiązań projektowych.
Podejścia metodyczne stosowane w
zarządzaniu projektami cechują się
wyróżnianiem określonych aspektów
procesu zarządzania projektami jako
szczególnie istotnych z punktu widzenia
jego celu.

Systematyka metod zarządzania

projektami

Reguły metodyczne

odnoszą się

zarówno do zakresu problemowego
odpowiadającego metodom
kompleksowym, czyli do całego
procesu zarządzania projektami, jak i do
zakresu problemowego
odpowiadającego metodom
cząstkowym, a więc do poszczególnych
części lub aspektów procesu
zarządzania projektami.

Przykłady metod zarządzania projektami

Metodyki zarządzania

projektami

Metodyki zarządzania projektami

Metodyki zarządzania projektami

zdefiniowaliśmy jako kompleksowe,

szczegółowe metody zarządzania

projektami.

Określają one

zestaw technik

możliwych do zastosowania w trakcie

poszczególnych części procesu realizacji

projektów: faz i etapów czynności.

Opierają się one na różnych, zależnych od

celu i warunków, podejściach

metodycznych.

Dostępność metodyk zarządzania projektami

jest zróżnicowana.

Najszerzej dostępne są te publikowane w

formie podręczników

.

Drugą grupę metodyk zarządzania projektami

stanowią

poradniki

publikowane przez

różnego rodzaju instytucje — stowarzyszenia
zawodowe, instytuty, fundacje i organizacje
międzynarodowe — zainteresowane
propagowaniem nowoczesnej wiedzy z
zakresu zarządzania projektami.

Przykłady metodyk zarządzania

projektami zalecanych przez

instytucje fachowe

Ja

ko

p

rz

y

kł

a

d

z

a

w

a

rt

o

śc

i

m

e

to

d

y

ki

z

a

rz

ą

d

za

n

ia

p

ro

je

kt

a

m

i

m

o

żn

a

p

o

d

a

ć

st

ru

kt

u

rę

m

e

to

d

y

ki

P

ro

je

ct

M

a

n

a

g

e

m

e

n

t

In

st

it

u

te

Techniki zarządzania

projektami

Przegląd technik stosowanych w

zarządzaniu projektami

Techniki zarządzania projektami

Techniki zarządzania projektami to

metody

wycinkowe

i zarazem

szczegółowe

.

Niektóre z technik mają wąski zakres

zastosowania, tzn. mogą być wykorzystywane
tylko w jednym etapie zarządzania projektami
bądź tylko w jego części. np. techniki
definiowania problemów.

Inne techniki mogą być stosowane w kilku

etapach zarządzania projektami, np. listy
kontrolne, techniki oceny, techniki
strukturyzacji, techniki sieciowe, techniki
drzewa zależności.

Aby zilustrować techniki zarządzania projektami,

posłużymy się przykładem z praktyki

gospodarczej, który dotyczy przedsiębiorstwa

produkcyjnego. Działa ono w czterech

dziedzinach działalności biznesowej (Strategie

Business Units): SBU1, SBU2, SBU3 i SBU4.

W ramach strategii ogólnej (portfelowej)

przedsiębiorstwa określono, że przyszły,

rozpatrywany w horyzoncie strategicznym,

portfel działalności biznesowej przedsiębiorstwa

obejmie trzy dotychczasowe obszary

działalności biznesowej: SBU1, SBU3 i SBU4

oraz nowy obszar SBU5. Obszar SBU2 zostanie

zlikwidowany w horyzoncie strategicznym.

Techniki organizacji

zespołu projektowego

• Technika podziału G. Schmidta
• Technika organigramu
• Technika wykresów

funkcjonalnych
(kompetencyjnych)

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika podziału G. Schmidta

Technika ta jest stosowana do podziału

złożonych obiektów o strukturze

hierarchicznej:

•

zadań,

• przedsięwzięć,

• systemów organizacyjnych

•

technicznych.

W projektowaniu organizacji technika G.

Schmidta jest wykorzystywana do

podziału zadań. Dzięki zastosowaniu

specjalnych formularzy oraz specjalnej

techniki numeracji metoda pozwala na

prawidłowe i szybkie przedstawienie

wyników podziału.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika podziału G. Schmidta

W technice tej mogą być stosowane

różne sposoby podziału:

• koniunktywny

- w wyniku podziału

koniunktywnego powstają części

składowe stanowiące łącznie

określoną całość.

• alternatywny

-

w wyniku podziału

alternatywnego powstają zadania

składowe stanowiące warianty

realizacyjne.

Na każdym szczeblu podziału dokonuje się wyboru

właściwego sposobu podziału.

Podział rejestruje się na specjalnym formularzu,

wpisując zadania składowe w odpowiednie pola.

Zadania składowe

podlegające

dalszemu

podziałowi

oznacza się

przekreśleniem pola

po przekątnej

; zadania

nie podlegające

dalszemu

podziałowi

, czyli zadania

elementarne, oznacza się przez podkreślenie
pola. Zadania składowe opisuje się w formularzu
skrótowo i oznacza numerem strukturalnym.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika podziału G. Schmidta

Po zakończeniu podziału ustala się numer o największej

liczbie pozycji i numery zadań elementarnych

uzupełnia się dziewiątkami tak, aby wszystkie miały

równą liczbę cyfr (pozycji).

Numery uzyskane dzięki takiemu uzupełnieniu

porządkuje się według rosnącej ich wartości. Numery

kolejnych zadań elementarnych wynikające z ich

uporządkowania wpisuje się w odpowiednie pola

formularza.

Po dokonaniu tego zabiegu przystępuje się do

graficznego przedstawienia podziału na specjalnym

formularzu, który składa się z kolumn

odpowiadających szczeblom podziału (0 — najniższy

szczebel; 1,2,3... — kolejne szczeble podziału) oraz

wierszy do przedstawienia części składowych

uzyskanych w wyniku podziału.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika podziału G. Schmidta

Formularz pomocniczy rejestracji wyników

podziału wg G. Schmidta

Fo

rm

u

la

rz

d

o

g

ra

fi

cz

n

e

g

o

p

rz

e

d

st

a

w

ie

n

ia

w

y

n

ik

ó

w

p

o

d

zi

a

łu

m

e

to

d

y

G

.

S

ch

m

id

ta

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika podziału G. Schmidta

Sporządzenie schematu podziału rozpoczyna się

od zadań elementarnych. Nanosi się je kolejno,
według numeracji wynikającej z
uporządkowania, w kolejne wiersze formularza
w kolumnach odpowiadających ich szczeblom
podziału. Brak w numerze dziewiątek
uzupełniających numer oznacza najniższy, tzn.
zerowy. szczebel podziału; jedna dziewiątka —
pierwszy szczebel podziału itd. Po wpisaniu
części elementarnych nanosi się części złożone,
łącząc je graficznie (liniami) z ich zadaniami
składowymi. Działanie to kontynuuje się aż do
wpisania wyjściowego obiektu podziału.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika organigramu

Organigramy

to schematy przedstawiające

strukturę zarządzania (strukturę organizacyjną)
przedsiębiorstwa, określane w literaturze
fachowej jako wykresy podporządkowań
organizacyjnych i schematy organizacyjne.

Przedstawiają one

elementy strukturalne

przedsiębiorstwa

(piony, działy/wydziały,

sekcje/pracownie/gniazda/linie, stanowiska
pracy/stanowiska robocze) oraz ich

wzajemne

powiązania

(podporządkowanie

organizacyjne).

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika organigramu

Organigramy stanowią konkretną formę

schematów strukturalnych.

Jako takie mogą przyjmować postać:
• organigramów piramidowych pionowych i

poziomych,

• organigramów kolumnowych,
• organigramów blokowych,
• organigramów koncentrycznych słonecznych

i pierścieniowo-segmentowych.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika organigramu

Elementy strukturalne zawarte w

organigramach powinny być opisane w
sposób pełny lub skrócony.

Pełny opis obejmuje: nazwę stanowiska

pracy i symbol stanowiska (obowiązkowo)
oraz nazwę komórki organizacyjnej, w skład
której wchodzi stanowisko (w razie potrzeby),
nazwisko i imię pracownika zajmującego
stanowisko (rzadko, gdyż powoduje to
konieczność częstych zmian organigramów)
oraz inne dane w zależności od potrzeb.

Organigram pionowy piramidowy

przedsiębiorstwa realizującego projekt

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika wykresów

funkcjonalnych (kompetencyjnych)

Technika wykresów funkcjonalnych jest stosowana do

przedstawienia

przydziału zadań cząstkowych

poszczególnym komórkom organizacyjnym oraz

powiązań funkcjonalnych

występujących między

komórkami.

Przejrzysta forma przedstawienia umożliwia analizę

przydziału zadań i powiązań komórek oraz

zaprojektowanie zmian usprawniających.

Wykres funkcjonalny (kompetencyjny) ma postać tabeli,

której

wiersze

zawierają strukturalną

listę zadań

badanego

obszaru działalności przedsiębiorstwa, a

kolumny

odpowiadają

komórkom organizacyjnym

związanym z ich

realizacją. Komórki pokazują ich zależności funkcjonalne,

tzn. mają postać organigramu blokowego.

Techniki organizacji zespołu

projektowego

Technika wykresów

funkcjonalnych (kompetencyjnych)

Na przecięciu wierszy i kolumn tabeli

powstają pola, na których zaznacza się za
pomocą symboli literowych lub graficznych

czynności elementarne

wchodzące w skład

zadań przedstawionych w wierszach tabeli.

Czynności te, stanowiące względnie

zamknięty zbiór wspólny dla wszystkich
zadań, są określane mianem

funkcji

lub

kompetencji

(stąd warianty nazwy

metody).

Czynności elementarne stosowane w

wykresach funkcjonalnych

(kompetencyjnych)

Przykład wykresu funkcjonalnego podziału

uprawnień i odpowiedzialności w zakresie

realizacji projektu

Na wykresie w omówionej postaci nie są uwzględnione powiązania

logiczne (kolejność) czynności elementarnych.

W razie potrzeby informacje dotyczące kolejności realizacji

czynności można wprowadzić do wykresu w postaci oznaczeń

cyfrowych lub powiązań strzałkami (rozwiązanie to nie jest

zalecane, gdyż powoduje zaciemnienie wykresu).

Techniki opisu struktury

projektu

• Listy strukturalne
• Graficzne schematy strukturalne
• Wykresy sieciowe

Techniki opisu struktury projektu

Listy strukturalne

Listy strukturalne, określane jako listy

zadań (task charts), są to spisy

elementów struktury w formie

pokazującej ich powiązania.

Występują one w dwóch postaciach:
• list strukturalnych kooperacyjnych i
• list strukturalnych hierarchicznych.

Techniki opisu struktury projektu

Listy strukturalne

Listy strukturalne kooperacyjne

są

stosowane do prezentowania struktur opartych

na powiązaniach kooperacyjnych.

Elementy struktury przedstawione są w postaci

numerowanego spisu czynności

(stąd inna

nazwa tych list — listy czynności)

zestawionego zazwyczaj według kolejności ich

występowania w ciągu czynności składających

się na projekt.

Powiązania funkcjonalne czynności określone są

poprzez podanie dla każdej czynności numeru

czynności bezpośrednio poprzedzających i

następujących.

Techniki opisu struktury projektu

Listy strukturalne

Listy strukturalne hierarchiczne

stosowane są do przedstawiania struktur

opartych na powiązaniach hierarchicznych.

Elementy struktury są przedstawione w

kolejności ich podporządkowania

hierarchicznego. Dodatkowym elementem

opisu powiązań hierarchicznych jest

odpowiednia numeracja elementów, tzw.

numeracja strukturalna (lub oznaczenie

strukturalnymi symbolami literowo-

cyfrowymi).

Przykład struktury projektu przedstawionej w

formie listy strukturalnej kooperacyjnej

Projekt „Rozwój konstrukcyjny produktu X”

Przykład struktury projektu przedstawionej w

formie listy strukturalnej hierarchicznej

Projekt „Rozwój konstrukcyjny produktu X”

Techniki opisu struktury projektu

Graficzne schematy

strukturalne

Graficzne schematy strukturalne

przedstawiają elementy struktury w
postaci

figur geometrycznych

,

najczęściej prostokątów. W polu figur
geometrycznych obrazujących elementy
struktury umieszczony jest opis elementu
słowny lub symboliczny (zazwyczaj
cyfrowy). W przypadku zastosowania opisu
symbolicznego załącznikiem do schematu
graficznego jest lista elementów.

Powiązania elementów są

przedstawione na schematach za

pomocą linii łączących lub

obejmujących elementy.

Graficzne schematy strukturalne są

stosowane do przedstawienia

struktur opartych na powiązaniach

hierarchicznych.

Są to więc tzw. grafy-drzewa

Pionowy schemat piramidowego projektu

„Rozwój konstrukcyjny produktu X"

Wykresy sieciowe

to graficzne przedstawienie struktury

złożonych obiektów lub przedsięwzięć

w postaci

elementów graficznych

(kół

lub prostokątów) oraz

łączących je

strzałek

. Wykresy tego rodzaju są

stosowane do opisu struktur opartych
na powiązaniach kooperacyjnych.
Przedmiotem opisu są struktury
kooperacyjne szczególnego rodzaju,
mianowicie tzw. grafy-sieci.

Przykład struktury sieciowej projektu

„Rozwój

konstrukcyjny produktu X„

z przedstawieniem

czynności jako węzłów grafu

Przykłady struktury sieciowej projektu

„Rozwój konstrukcyjny produktu X„

z

przedstawieniem czynności jako łuków grafu.

Dziękuję za uwagę