Metody i techniki

Metody i techniki

pracy w administracji

pracy w administracji

Dr Agnieszka Piskorz-

Dr Agnieszka Piskorz-

Ryń

Ryń

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Trybunał Konstytucyjny, w uchwale z

Trybunał Konstytucyjny, w uchwale z

20 IX 1995 r., W 18/94 uznał, że

20 IX 1995 r., W 18/94 uznał, że

bezwzględna większość głosów

bezwzględna większość głosów

ustawowego składu rady gminy

ustawowego składu rady gminy

(...)

(...)

oznacza liczbę całkowitą głosów

oznacza liczbę całkowitą głosów

oddanych za wnioskiem,

oddanych za wnioskiem,

przewyższającą połowę ustawowego

przewyższającą połowę ustawowego

składu rady, a zarazem tej połowie

składu rady, a zarazem tej połowie

najbliższą

najbliższą

.

.

Załatwienie sprawy

ustne

pisemne

Forma korespondencyjna

Forma

odręczna

Forma- inna

Przy

użyciu

pieczęci

Przy

użyciu

formularz

a

Forma

korespondencyjna

polega na

sporządzeniu przez

referenta projektu

pisma

załatwiającego

sprawę lub

przygotowaniu

czystopisu pisma,

System kancelaryjny

System kancelaryjny

Załatwienie spraw może być:

Załatwienie spraw może być:

1)

1)

tymczasowe

tymczasowe

- gdy zachodzi

- gdy zachodzi

potrzeba przeprowadzenia

potrzeba przeprowadzenia

postępowania wyjaśniającego,

postępowania wyjaśniającego,

2)

2)

ostateczne

ostateczne

- gdy odpowiedź

- gdy odpowiedź

udzielona stronie załatwia

udzielona stronie załatwia

sprawę co do jej istoty

sprawę co do jej istoty

(merytorycznie) albo w inny

(merytorycznie) albo w inny

sposób kończy sprawę w danej

sposób kończy sprawę w danej

instancji.

instancji.

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy



format,

format,



A4,(format podstawowy)

A4,(format podstawowy)



pionowo

pionowo



A5 (format dodatkowy),

A5 (format dodatkowy),



Pionowo lub poziomo,

Pionowo lub poziomo,

1

2

3

A

B

C

D

4

1. Druk lub podłużna

pieczęć

nagłówkowa,

2. Pieczątka wpływu

odbiorcy pisma i

adnotacje,

3. Nazwa i adres

odbiorcy

A. Odpowiedz na pismo

z dnia…

B. znak pisma, na

które odpowiadamy,

C. Znak odbiorcy,

D. data

4. Krótki opis sprawy,

5. Tekst pisma,

6.podpis,

7.Dodatkowe

adnotacje

6

5

7

Margines

lewy

Margine

s prawy

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy

Dodatkowe adnotacje

Dodatkowe adnotacje

:

:



Lista osób otrzymujących

Lista osób otrzymujących

pismo do wiadomości

pismo do wiadomości

(

(

Otrzymują do

Otrzymują do

wiadomości:),

wiadomości:),



Załączniki z podaniem

Załączniki z podaniem

numerów porządkowych,

numerów porządkowych,



Termin wyznaczony do

Termin wyznaczony do

załatwienia sprawy,

załatwienia sprawy,



Parafka referenta i data

Parafka referenta i data

sporządzenia pisma

sporządzenia pisma

(wyłącznie na kopii).

(wyłącznie na kopii).

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy

Pieczecie

Pieczecie

1.

1.

Postanowienia instrukcji,

Postanowienia instrukcji,

2.

2.

Rozwiązania wariantowe,

Rozwiązania wariantowe,

3.

3.

Blankiety

Blankiety

korespondencyjne i

korespondencyjne i

pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w

pieczęcie podpisowe w

sprawach załatwianych z

sprawach załatwianych z

upoważnienia marszałka

upoważnienia marszałka

województwa: 

województwa: 

 

podpisowe

z up. MARSZAŁKA

WOJEWÓDZTWA  

imię i nazwisko   

                                    

                Wicemarszał

ek: 

z up. MARSZAŁKA

WOJEWÓDZTWA  

imię i nazwisko   

                                          

         członek Zarządu 

Pieczęcie (wariant

1)

nagłówkowe

ZARZĄD  

WOJEWÓDZTWA

ZACHODNIOPOMORSKIEGO   

w Szczecinie   

(adres) 

 

Drugi wariant

Pieczęć nagłówkowa

URZĄD MARSZAŁKOWSKI   

WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO   

w Szczecinie   

(adres)  

Pieczęć

podpisowa

z up. MARSZAŁKA

WOJEWÓDZTWA  

imię i nazwisko   

Dyrektor

Wydziału...................

..............  

z up. MARSZAŁKA

WOJEWÓDZTWA  

imię i nazwisko   

                                         

          starszy inspektor  

          w

Wydziale ..........................

.............  

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy

Wzory pieczęci podpisowych

Wzory pieczęci podpisowych

stosowanych przez komisarzy

stosowanych przez komisarzy

rządowych i osoby pełniące

rządowych i osoby pełniące

funkcję organów gminy:

funkcję organów gminy:

1)

1)

BURMISTRZ

BURMISTRZ

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA

FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko

imię i nazwisko

2)

2)

RADA MIEJSKA

RADA MIEJSKA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA

FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko

imię i nazwisko

Załatwienie

sprawy

rutynow

e

sprawy

skomplikowane

Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z

aktami sprawy przedkłada aprobującemu

Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego

załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt

pisma wraz z aktami referentowi.

Referent sporządza czystopis i przedstawia go do

podpisu.

Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego

załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis

kancelarii celem wysłania adresatowi

Kancelaria wysyła

pismo

•

przesyłką listową,

faksem,

pocztą elektroniczną

na nośniku

informatycznym

wysyłanym przesyłką

listową

teleksem lub

dalekopisem

Sprawdzenie pisma

przed wysłaniem przez

pracownika kancelarii

Kancelaria po

wysłaniu pisma

Ostateczne

załatwienie sprawy-

obowiązki referenta

Odnotowanie w spisie spraw

przez wpisanie w odpowiedniej

rubryce daty załatwienia oraz

nazwiska (nazwy) strony

(adresata).

Wpisanie na kopii „Oz”

na kopii dokonuje adnotacji o wysłaniu

lub odnotowuje ten fakt w rejestrze

elektronicznym

zwraca referentom kopię wysłanego

pisma

wpisuje przesyłki specjalnego

rodzaju do odpowiednich rejestrów

kontrolnych

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy

Forma odręczna

Forma odręczna

jest:

jest:



skróconym sposobem

skróconym sposobem

załatwienia sprawy,

załatwienia sprawy,



polega na sporządzeniu przez

polega na sporządzeniu przez

referenta, po zarejestrowaniu

referenta, po zarejestrowaniu

sprawy, bezpośrednio na

sprawy, bezpośrednio na

otrzymanym piśmie, zwięzłej

otrzymanym piśmie, zwięzłej

odpowiedzi załatwiającej

odpowiedzi załatwiającej

sprawę lub na sporządzeniu

sprawę lub na sporządzeniu

na nim odręcznej notatki

na nim odręcznej notatki

wskazującej sposób jej

wskazującej sposób jej

załatwienia,

załatwienia,

Załatwienie sprawy

Załatwienie sprawy



Referenci załatwiają sprawy

Referenci załatwiają sprawy

według:

według:



kolejności ich wpływu

kolejności ich wpływu



stopnia pilności.

stopnia pilności.



Każdą sprawę załatwia się

Każdą sprawę załatwia się

oddzielnym pismem bez

oddzielnym pismem bez

łączenia jej z inną sprawą

łączenia jej z inną sprawą

nie mającą z nią

nie mającą z nią

bezpośredniego związku.

bezpośredniego związku.

Zasady załatwiania spraw

Zasady załatwiania spraw



Opłata skarbowa regulacja

Opłata skarbowa regulacja

prawna,

prawna,



Postanowienia instrukcji

Postanowienia instrukcji

kancelaryjnej,

kancelaryjnej,



Wysokość opłaty,

Wysokość opłaty,



Co w sytuacji opłaty w

Co w sytuacji opłaty w

kwocie wyższej niż

kwocie wyższej niż

wymagana.

wymagana.

Uiszczenie

opłaty skarbowej

Naklejenie

znaków opłaty

skarbowej

Uiszczenie
opłaty
gotówką

Na rachunek

bankowy

W kasie

Urzędnikowi za
pokwitowaniem

Opłata skarbowa jest wymagana m.in. od :

•podania lub protokołu zastępującego podanie,

•dołączonych załączników do podania lub protokołu,

•wniosku o dokonanie czynności,

•świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania.

Zasady załatwiania spraw

Zasady załatwiania spraw



Kasowanie- jest to czynność

Kasowanie- jest to czynność

polegająca na oznaczeniu

polegająca na oznaczeniu

znaku opłaty skarbowej w

znaku opłaty skarbowej w

taki sposób, który

taki sposób, który

uniemożliwia jego ponowne

uniemożliwia jego ponowne

wykorzystanie i pozostawia

wykorzystanie i pozostawia

„ślad” na dokumencie lub

„ślad” na dokumencie lub

sąsiednich znakach.

sąsiednich znakach.

Naklejenie

znaku

opłaty

skarbowej

Kasowanie

wstępne

Kasowanie

powtórne

ręcznie

kasownikiem

pieczęcią

pieczęć

Znak opłaty

skarbowej

Zasady załatwiania spraw

Zasady załatwiania spraw



Rozpatrzenie podania,

Rozpatrzenie podania,

dokonanie czynności

dokonanie czynności

urzędowej, a także wydanie

urzędowej, a także wydanie

świadectwa lub zezwolenia

świadectwa lub zezwolenia

podlegających opłacie

podlegających opłacie

skarbowej należy uzależnić

skarbowej należy uzależnić

od uiszczenia tej opłaty –

od uiszczenia tej opłaty –

zasada,

zasada,



Wezwanie,

Wezwanie,

Zasady załatwiania spraw

Zasady załatwiania spraw

Rozpatrzenie podania, pomimo

Rozpatrzenie podania, pomimo

nieuiszczenia opłaty skarbowej,

nieuiszczenia opłaty skarbowej,

może nastąpić tylko w

może nastąpić tylko w

przypadkach, gdy:

przypadkach, gdy:

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem

przemawiają względy społeczne lub

przemawiają względy społeczne lub

ważny interes strony,

ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność,

2) wniesienie podania stanowi czynność,

dla której jest ustanowiony termin

dla której jest ustanowiony termin

wniesienia,

wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za

granicą bez pośrednictwa polskiego

granicą bez pośrednictwa polskiego

urzędu konsularnego.

urzędu konsularnego.

Zasady załatwiania spraw

Zasady załatwiania spraw



Zwrot opłaty,

Zwrot opłaty,



Zwolnienie od opłat,

Zwolnienie od opłat,



Nadzór nad przestrzeganiem

Nadzór nad przestrzeganiem

instrukcji,

instrukcji,



Obowiązki kierownika urzędu,

Obowiązki kierownika urzędu,



Obowiązki naczelników

Obowiązki naczelników

wydziałów,

wydziałów,

informatyzacja

informatyzacja



informatyzacja administracji

informatyzacja administracji

a instrukcje kancelaryjne,

a instrukcje kancelaryjne,



hamowanie,

hamowanie,



cele informatyzacji,

cele informatyzacji,



informatyzacja kierunki

informatyzacja kierunki

zmian instrukcji,

zmian instrukcji,



likwidacja,

likwidacja,



nakaz korzystania z

nakaz korzystania z

dokumentów elektronicznych,

dokumentów elektronicznych,

informatyzacja

informatyzacja



wersje pośrednie,

wersje pośrednie,



ewentualny dualizm,

ewentualny dualizm,



problemy mentalne,

problemy mentalne,



informatyzacja a wykorzystanie

informatyzacja a wykorzystanie

papieru,

papieru,



specyfika dokumentu

specyfika dokumentu

elektronicznego

elektronicznego



dokument papierowy można

dokument papierowy można

zamienić na elektroniczny ale nie

zamienić na elektroniczny ale nie

każdy elektroniczny na papierowy,

każdy elektroniczny na papierowy,

informatyka

informatyka



Załatwiając sprawy w systemie

Załatwiając sprawy w systemie

informatycznym, podmiot nie

informatycznym, podmiot nie

wytwarza dokumentacji papierowej,

wytwarza dokumentacji papierowej,

która odzwierciedlałaby sposób

która odzwierciedlałaby sposób

załatwiania sprawy,

załatwiania sprawy,



Jeśli do załatwiana spraw używany

Jeśli do załatwiana spraw używany

jest system informatyczny, to tylko w

jest system informatyczny, to tylko w

systemie informatycznym będzie

systemie informatycznym będzie

można prześledzić sposób

można prześledzić sposób

załatwiania spraw

załatwiania spraw



informatyzacja a wykorzystanie

informatyzacja a wykorzystanie

papieru,

papieru,



informatyzacja a precyzja

informatyzacja a precyzja

informacji,

informacji,

nagłówek pisma MSWiA DP-

nagłówek pisma MSWiA DP-

0231-157/06 z 7 czerwca

0231-157/06 z 7 czerwca

2006…

2006…

I rozdzielnik tego pisma

Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 =

630 stron

Pismo

było

kserowan

e

i

przesyłan

e dalej…

Statystyka pism przychodzących do NDAP (za

2006)

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

ogółem

razem
e-mail**
faks

*

Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do

zarządzania obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie

realizując równolegle obieg tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w

systemie informatycznym choć została załatwiona

** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo

wysyłano poza oficjalnym pismem lub faksem

Statystyka pism przychodzących do

Departamentu Informatyzacji MSWiA

(od początku roku 2007)

* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym

pismem.

** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z

różnych komórek organizacyjnych.

informatyzacja

informatyzacja



po co informatyzujemy?

po co informatyzujemy?



czy informatyzacja ma dotyczyć

czy informatyzacja ma dotyczyć

wyłącznie sfery zewnętrznej,

wyłącznie sfery zewnętrznej,



czy informatyzacja ma

czy informatyzacja ma

obejmować również sferę

obejmować również sferę

wewnętrzną?

wewnętrzną?



czy oznaczać to musi dualizm w

czy oznaczać to musi dualizm w

obiegu dokumentów,

obiegu dokumentów,



stan prawny,

stan prawny,



problemy,

problemy,



skanowanie, drukowanie,

skanowanie, drukowanie,



dublowanie.

dublowanie.

informatyzacja

informatyzacja



Art.

16. 1. 

Art.

16. 1. 

Podmiot

publiczny,

Podmiot

publiczny,

prowadząc wymianę informacji, jest

prowadząc wymianę informacji, jest

obowiązany

zapewnić

możliwość

obowiązany

zapewnić

możliwość

wymiany informacji również w formie

wymiany informacji również w formie

elektronicznej

przez

wymianę

elektronicznej

przez

wymianę

dokumentów

elektronicznych

dokumentów

elektronicznych

związanych z załatwianiem spraw

związanych z załatwianiem spraw

należących do jego zakresu działania,

należących do jego zakresu działania,

przy wykorzystaniu informatycznych

przy wykorzystaniu informatycznych

nośników

danych

lub

środków

nośników

danych

lub

środków

komunikacji elektronicznej. 

komunikacji elektronicznej. 

informatyzacja

informatyzacja



ustawa o informatyzacji,

ustawa o informatyzacji,



rozporządzenia,

rozporządzenia,



instrukcje kancelaryjne,

instrukcje kancelaryjne,

Trzy nowe

rozporządzenia

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie

niezbędnych elementów struktury dokumentów

elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie

szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami

elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie

wymagań technicznych formatów zapisu i

informatycznych nośników danych, na których

utrwalono materiały archiwalne przekazywane do

archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna



§ 52. Dopuszcza się szerokie

§ 52. Dopuszcza się szerokie

wykorzystanie informatyki w

wykorzystanie informatyki w

urzędach, pod warunkiem

urzędach, pod warunkiem

ochrony przechowywanych

ochrony przechowywanych

w zbiorach informatycznych

w zbiorach informatycznych

danych, w tym zwłaszcza

danych, w tym zwłaszcza

danych osobowych, jeżeli ich

danych osobowych, jeżeli ich

gromadzenie dopuszcza

gromadzenie dopuszcza

ustawa.

ustawa.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna



Zaleca się powierzenie

Zaleca się powierzenie

kierowania procesem

kierowania procesem

informatyzacji w urzędach

informatyzacji w urzędach

osobie z wykształceniem

osobie z wykształceniem

informatycznym,

informatycznym,

zatrudnionej w komórce

zatrudnionej w komórce

organizacyjnej właściwej do

organizacyjnej właściwej do

spraw organizacji urzędu.

spraw organizacji urzędu.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna



Korzystanie z dostępu do

Korzystanie z dostępu do

światowych sieci

światowych sieci

informatycznych (typu

informatycznych (typu

Internet) jest możliwe

Internet) jest możliwe

wyłącznie w wydzielonych i

wyłącznie w wydzielonych i

nie podłączonych do

nie podłączonych do

wewnętrznej sieci

wewnętrznej sieci

informatycznej urzędu

informatycznej urzędu

stanowiskach komputerowych.

stanowiskach komputerowych.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

§ 53. 1. Zaleca się

§ 53. 1. Zaleca się

wykorzystanie informatyki w

wykorzystanie informatyki w

celu:

celu:

1) przyjmowania i wysyłania

1) przyjmowania i wysyłania

korespondencji za

korespondencji za

pośrednictwem poczty

pośrednictwem poczty

elektronicznej,

elektronicznej,

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

2) przesyłania korespondencji

2) przesyłania korespondencji

i innych wiadomości

i innych wiadomości

wewnątrz urzędową pocztą

wewnątrz urzędową pocztą

elektroniczną,

elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich

3) prowadzenia wszelkich

rejestrów dotyczących

rejestrów dotyczących

obiegu dokumentów

obiegu dokumentów

wewnątrz urzędów,

wewnątrz urzędów,

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

4) udostępnienia upoważnionym

4) udostępnienia upoważnionym

pracownikom:

pracownikom:

a)

a)

zakupionego dla wersji

zakupionego dla wersji

sieciowej oprogramowania

sieciowej oprogramowania

aplikacyjnego,

aplikacyjnego,

•

zakupionych baz danych,

zakupionych baz danych,

a)

a)

utworzonych w urzędzie baz

utworzonych w urzędzie baz

danych

danych

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

5) współdziałania z dostępnymi

5) współdziałania z dostępnymi

bazami danych tworzonymi i

bazami danych tworzonymi i

eksploatowanymi przez

eksploatowanymi przez

wszystkie urzędy organów

wszystkie urzędy organów

administracji publicznej,

administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i

6) tworzenia, przekształcania i

przechowywania niezbędnych

przechowywania niezbędnych

dokumentów,

dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania

7) tworzenia i udostępniania

zbiorowego kalendarza zajęć

zbiorowego kalendarza zajęć

kierowników urzędu,

kierowników urzędu,

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

8) monitorowania zaleceń kierownika

8) monitorowania zaleceń kierownika

urzędu,

urzędu,

9) monitorowania obiegu

9) monitorowania obiegu

dokumentów wewnątrz urzędu,

dokumentów wewnątrz urzędu,

10) umieszczania na wykupionych

10) umieszczania na wykupionych

stronach Internetu stale

stronach Internetu stale

aktualizowanej informacji o

aktualizowanej informacji o

urzędzie, kadrze kierowniczej i

urzędzie, kadrze kierowniczej i

kompetencjach,

kompetencjach,

11) informowania interesantów o

11) informowania interesantów o

procedurach wymaganych przy

procedurach wymaganych przy

załatwianiu wybranych typów

załatwianiu wybranych typów

spraw.

spraw.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Dane przechowywane w

Dane przechowywane w

pamięci komputerów

pamięci komputerów

zabezpiecza się przez:

zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu

1) dopuszczenie do dostępu

wyłącznie upoważnionych

wyłącznie upoważnionych

pracowników,

pracowników,

2) odpowiednie

2) odpowiednie

archiwizowanie zbiorów na

archiwizowanie zbiorów na

nośnikach informatycznych.

nośnikach informatycznych.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Dostęp do zbiorów danych zawartych

Dostęp do zbiorów danych zawartych

w komputerach ogranicza się przez:

w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących

1) system haseł identyfikujących

pracownika,

pracownika,

2) system haseł ograniczających

2) system haseł ograniczających

dostęp do wybranych obszarów

dostęp do wybranych obszarów

danych osobom nie posiadającym

danych osobom nie posiadającym

odpowiednich uprawnień,

odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do

3) zabezpieczenie dostępu do

terminali sieciowych przez użycie kart

terminali sieciowych przez użycie kart

magnetycznych lub kart obiegowych.

magnetycznych lub kart obiegowych.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Dane gromadzone w pamięciach

Dane gromadzone w pamięciach

komputerów powinny być

komputerów powinny być

zabezpieczone przed ich utratą

zabezpieczone przed ich utratą

przez:

przez:

1) przechowywanie w chronionym i

1) przechowywanie w chronionym i

odpowiednio zabezpieczonym

odpowiednio zabezpieczonym

miejscu nośników

miejscu nośników

informatycznych zakupionego

informatycznych zakupionego

oprogramowania:

oprogramowania:



operacyjnego,

operacyjnego,



narzędziowego,

narzędziowego,



aplikacyjnego,

aplikacyjnego,

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym

danych przechowywanych w pamięciach

danych przechowywanych w pamięciach

komputerów lokalnych na nośnikach

komputerów lokalnych na nośnikach

informatycznych przechowywanych w

informatycznych przechowywanych w

innym pomieszczeniu,

innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w

cyklu tygodniowym wszystkich danych

cyklu tygodniowym wszystkich danych

przechowywanych w pamięci serwerów

przechowywanych w pamięci serwerów

sieciowych na odpowiednich nośnikach

sieciowych na odpowiednich nośnikach

informatycznych oraz przechowywanie

informatycznych oraz przechowywanie

ich w odpowiednio chronionym i

ich w odpowiednio chronionym i

zabezpieczonym pomieszczeniu,

zabezpieczonym pomieszczeniu,

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

4) archiwizowanie w cyklu

4) archiwizowanie w cyklu

miesięcznym danych z

miesięcznym danych z

pamięci serwerów na

pamięci serwerów na

odpowiednich nośnikach i

odpowiednich nośnikach i

przechowywanie ich w

przechowywanie ich w

odpowiednio

odpowiednio

zabezpieczonym

zabezpieczonym

pomieszczeniu poza

pomieszczeniu poza

gmachem urzędu.

gmachem urzędu.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Obieg dyskietek i innych nośników

Obieg dyskietek i innych nośników

informatycznych w urzędzie ogranicza

informatycznych w urzędzie ogranicza

się poprzez ich ostemplowanie oraz

się poprzez ich ostemplowanie oraz

okresowe sprawdzanie programami

okresowe sprawdzanie programami

antywirusowymi przy całkowitym

antywirusowymi przy całkowitym

zakazie użycia nośników nie

zakazie użycia nośników nie

oznakowanych (z wyjątkiem

oznakowanych (z wyjątkiem

wydzielonych stanowisk nie

wydzielonych stanowisk nie

podłączonych do sieci informatycznej

podłączonych do sieci informatycznej

urzędu i z zainstalowanym

urzędu i z zainstalowanym

programem antywirusowym).

programem antywirusowym).

informatyzacja

informatyzacja



dokument elektroniczny

dokument elektroniczny

- stanowiący odrębną

- stanowiący odrębną

całość znaczeniową

całość znaczeniową

zbiór danych

zbiór danych

uporządkowanych w

uporządkowanych w

określonej strukturze

określonej strukturze

wewnętrznej i zapisany

wewnętrznej i zapisany

na informatycznym

na informatycznym

nośniku danych;

nośniku danych;

 

 

informatyzacja

informatyzacja



Art.

16. 1. 

Art.

16. 1. 

Podmiot

publiczny,

Podmiot

publiczny,

prowadząc wymianę informacji, jest

prowadząc wymianę informacji, jest

obowiązany zapewnić możliwość

obowiązany zapewnić możliwość

wymiany informacji również w

wymiany informacji również w

formie

elektronicznej

przez

formie

elektronicznej

przez

wymianę

dokumentów

wymianę

dokumentów

elektronicznych

związanych

z

elektronicznych

związanych

z

załatwianiem spraw należących do

załatwianiem spraw należących do

jego

zakresu

działania,

przy

jego

zakresu

działania,

przy

wykorzystaniu

informatycznych

wykorzystaniu

informatycznych

nośników danych lub środków

nośników danych lub środków

komunikacji elektronicznej. 

komunikacji elektronicznej. 



„

„

materiał

materiał

lub urządzenie

lub urządzenie

służące do zapisywania, przechowywania i

służące do zapisywania, przechowywania i

odczytywania danych

odczytywania danych



w postaci cyfrowej lub analogowej

w postaci cyfrowej lub analogowej

Elementy struktury dokumentów

Elementy struktury dokumentów

elektronicznych są następujące

elektronicznych są następujące

metadane:

metadane:

(wykaz metadanych nie jest zamknięty)

(wykaz metadanych nie jest zamknięty)



Identyfikator

Identyfikator



Twórca

Twórca



Tytuł

Tytuł



Data

Data



Format

Format



Dostęp

Dostęp



Typ

Typ



Relacja

Relacja



Odbiorca

Odbiorca



Grupowanie

Grupowanie



Kwalifikacja

Kwalifikacja



Język

Język



Opis

Opis



Uprawnienia

Uprawnienia

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Działalność uchwałodawcza

Działalność uchwałodawcza

rady gminy, rady powiatu i

rady gminy, rady powiatu i

sejmiku województwa,

sejmiku województwa,



Postanowienia ustawowe,

Postanowienia ustawowe,



Postanowienia statutowe,

Postanowienia statutowe,



Tryb uchwałodawczy.

Tryb uchwałodawczy.



rola komisji,

rola komisji,



Organ uchwałodawczy a

Organ uchwałodawczy a

organ wykonawczy.

organ wykonawczy.

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji

Proces uchwałodawczy:

Proces uchwałodawczy:



Przygotowanie projektu

Przygotowanie projektu

(inicjatywa uchwałodawcza),

(inicjatywa uchwałodawcza),



Praca w komisji,

Praca w komisji,



Przesłanie projektu radnym,

Przesłanie projektu radnym,



Sesja,

Sesja,



Głosowanie.

Głosowanie.

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Rola przewodniczącego

Rola przewodniczącego

organu uchwałodawczego

organu uchwałodawczego



Postanowienia

Postanowienia

samorządowych ustaw

samorządowych ustaw

ustrojowych,

ustrojowych,



Kompetencje z innych ustaw,

Kompetencje z innych ustaw,

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Zwołanie sesji,

Zwołanie sesji,



Sesje zwyczajne i nadzwyczajne,

Sesje zwyczajne i nadzwyczajne,



Termin sesji zwyczajnej,

Termin sesji zwyczajnej,



Nie rzadziej niż raz na kwartał,

Nie rzadziej niż raz na kwartał,



Statut,

Statut,



Zwołanie sesji nadzwyczajnej,

Zwołanie sesji nadzwyczajnej,



Przygotowanie sesji,

Przygotowanie sesji,



Porządek obrad,

Porządek obrad,



Przygotowanie materiałów na

Przygotowanie materiałów na

sesję,

sesję,



Zaproszenie gości.

Zaproszenie gości.

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy

Art. 20. 

Art. 20. 

1. Rada gminy obraduje na sesjach zwoływanych

1. Rada gminy obraduje na sesjach zwoływanych

przez przewodniczącego w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak

przez przewodniczącego w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak

niż raz na kwartał. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza

niż raz na kwartał. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza

się porządek obrad wraz z projektami uchwał.

się porządek obrad wraz z projektami uchwał.

1a. Rada gminy może wprowadzić zmiany w porządku

1a. Rada gminy może wprowadzić zmiany w porządku

bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady.

bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady.

Art. 20 ust 3 Na wniosek wójta lub co najmniej 1/4

Art. 20 ust 3 Na wniosek wójta lub co najmniej 1/4

ustawowego

ustawowego

składu rady gminy przewodniczący obowiązany jest zwołać

składu rady gminy przewodniczący obowiązany jest zwołać

sesję

sesję

na dzień przypadający w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

na dzień przypadający w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wniosek o zwołanie sesji powinien spełniać wymogi określone

Wniosek o zwołanie sesji powinien spełniać wymogi określone

w

w

ust. 1 w zdaniu drugim.

ust. 1 w zdaniu drugim.

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Uprawnienia

Uprawnienia

przewodniczącego w trakcie

przewodniczącego w trakcie

sesji,

sesji,



otwiera i zamyka sesję,

otwiera i zamyka sesję,



sprawdza istnienie quorum na

sprawdza istnienie quorum na

początku sesji i w trakcie jej

początku sesji i w trakcie jej

trwania, w przypadkach budzących

trwania, w przypadkach budzących

wątpliwości oraz na wniosek

wątpliwości oraz na wniosek

radnych

radnych

,

,



udziela i odbiera głos,

udziela i odbiera głos,



zarządza i przeprowadza

zarządza i przeprowadza

głosowanie nad projektami uchwał.

głosowanie nad projektami uchwał.

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Inicjatywa uchwałodawcza,

Inicjatywa uchwałodawcza,



Organ wykonawczy,

Organ wykonawczy,



Radni

Radni



Grupa radnych,

Grupa radnych,



Kluby radnych,

Kluby radnych,



Mieszkańcy.

Mieszkańcy.

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Praca w komisji,

Praca w komisji,



Umieszczenie projektu w

Umieszczenie projektu w

porządku obrad i

porządku obrad i

przekazanie go radnym,

przekazanie go radnym,



Postanowienia ustawowe,

Postanowienia ustawowe,

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji

Przebieg sesji,

Przebieg sesji,



Otwarcie,

Otwarcie,



Pojęcie sesji,

Pojęcie sesji,



Sesja a posiedzenie,

Sesja a posiedzenie,



Zabieranie głosu przez

Zabieranie głosu przez

radnych,

radnych,



Zamknięcie dyskusji,

Zamknięcie dyskusji,



wnioski formalne,

wnioski formalne,



Poddanie uchwały pod

Poddanie uchwały pod

głosowanie,

głosowanie,

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji

Wnioski formalne,

Wnioski formalne,



ograniczenie czasu dyskusji,

ograniczenie czasu dyskusji,



ograniczenie dyskusji wyłącznie

ograniczenie dyskusji wyłącznie

do wysłuchania klubów radnych,

do wysłuchania klubów radnych,



wyrażenie opinii przez radcę

wyrażenie opinii przez radcę

prawnego przed przystąpieniem

prawnego przed przystąpieniem

do głosowania,

do głosowania,



głosowanie bez dyskusji,

głosowanie bez dyskusji,



przeprowadzenie głosowania

przeprowadzenie głosowania

imiennego,

imiennego,



ponowne przeliczenie głosów,

ponowne przeliczenie głosów,

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy



Art. 14.  Uchwały rady gminy

Art. 14.  Uchwały rady gminy

zapadają zwykłą większością

zapadają zwykłą większością

głosów w obecności co najmniej

głosów w obecności co najmniej

połowy ustawowego składu rady,

połowy ustawowego składu rady,

w głosowaniu jawnym, chyba że

w głosowaniu jawnym, chyba że

ustawa stanowi inaczej.

ustawa stanowi inaczej.

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy



pojecie quorum,

pojecie quorum,

Liczba radnych obecnych na

Liczba radnych obecnych na

sesji koniecznych do podjęcia

sesji koniecznych do podjęcia

prawnie wiążącej uchwały

prawnie wiążącej uchwały



Art. 17

Art. 17

W skład rady wchodzą

W skład rady wchodzą

radni w liczbie:

radni w liczbie:

1)

1)

piętnastu w

piętnastu w

gminach do 20.000 mieszkańców,

gminach do 20.000 mieszkańców,



Quorum – minimum 8 radnych,

Quorum – minimum 8 radnych,

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Rodzaje większości

Rodzaje większości



Zwykła większość,

Zwykła większość,



Bezwzględna większość,

Bezwzględna większość,



Bezwzględna większość

Bezwzględna większość

ustawowego składu rady,

ustawowego składu rady,



Inne większości.

Inne większości.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Zwykła większość:

Zwykła większość:



Dwa warianty,

Dwa warianty,



Wariant pierwszy: głosowanie za

Wariant pierwszy: głosowanie za

jednym rozwiązaniem- zwykła

jednym rozwiązaniem- zwykła

większość, gdy „za” jest więcej niż

większość, gdy „za” jest więcej niż

„przeciw” wstrzymujących nie

„przeciw” wstrzymujących nie

bierze się pod uwagę,

bierze się pod uwagę,



15 radnych- 10 „za” 5 „przeciw”,

15 radnych- 10 „za” 5 „przeciw”,



15 radnych- 8 „za” 5 „przeciw” 2

15 radnych- 8 „za” 5 „przeciw” 2

„wstrzymujących się”,

„wstrzymujących się”,



15 radnych- 5 „za”, 2 „przeciw”, 8

15 radnych- 5 „za”, 2 „przeciw”, 8

„wstrzymujących się”.

„wstrzymujących się”.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Wariant drugi: głosowanie

Wariant drugi: głosowanie

polegające na wyborze kilku

polegające na wyborze kilku

rozwiązań, wtedy głosujący

rozwiązań, wtedy głosujący

wybierają jedno z rozwiązań,

wybierają jedno z rozwiązań,



Wybór przewodniczącego

Wybór przewodniczącego

komisji X.

komisji X.



Trzech kandydatów:

Trzech kandydatów:



Malinowski

Malinowski

- 8,

- 8,



Kowalski

Kowalski

- 7,

- 7,



Ikiński

Ikiński

- 5,

- 5,



Jasińskiego

Jasińskiego

- 0.

- 0.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy

Głosowanie bezwzględną

Głosowanie bezwzględną

większością głosów oznacza, że

większością głosów oznacza, że

przechodzi wniosek lub

przechodzi wniosek lub

kandydatura, które uzyskały co

kandydatura, które uzyskały co

najmniej jeden głos więcej od

najmniej jeden głos więcej od

sumy pozostałych ważnie

sumy pozostałych ważnie

oddanych głosów, to znaczy

oddanych głosów, to znaczy

przeciwnych i wstrzymujących się.

przeciwnych i wstrzymujących się.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Przykład

Przykład



Przy 15 osobowej

Przy 15 osobowej

radzie:

radzie:



Za wnioskiem 8,

Za wnioskiem 8,



„

„

Przeciw” 5 i

Przeciw” 5 i

„wstrzymujące się” 2,

„wstrzymujące się” 2,

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy



Trybunał Konstytucyjny, w uchwale

Trybunał Konstytucyjny, w uchwale

z 20 IX 1995 r., W 18/94 uznał, że

z 20 IX 1995 r., W 18/94 uznał, że

bezwzględna większość głosów

bezwzględna większość głosów

ustawowego składu rady gminy

ustawowego składu rady gminy

(...)

(...)

oznacza liczbę całkowitą głosów

oznacza liczbę całkowitą głosów

oddanych za wnioskiem,

oddanych za wnioskiem,

przewyższającą połowę ustawowego

przewyższającą połowę ustawowego

składu rady, a zarazem tej połowie

składu rady, a zarazem tej połowie

najbliższą

najbliższą

.

.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Skład rady 15 radnych-

Skład rady 15 radnych-

połowa 7 ½ -zaokrąglenie

połowa 7 ½ -zaokrąglenie

do 8,

do 8,



Minimum 8 za,

Minimum 8 za,

ZASADY PROCEDOWANIA

ZASADY PROCEDOWANIA

RADY GMINY

RADY GMINY



róznica między wiekszością

róznica między wiekszością

bezwzgledna a większośc

bezwzgledna a większośc

bezwzględna ustawowego

bezwzględna ustawowego

składu rady

składu rady



przy 15 radnych głosujących w

przy 15 radnych głosujących w

podanych przykładach nie

podanych przykładach nie

było róznicy

było róznicy



ALE quorum 15 radnych

ALE quorum 15 radnych

wynosi 8,

wynosi 8,

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy



bezwzględna

bezwzględna

wiekszość

wiekszość



na sali jest

na sali jest

obecnych

obecnych



12 -7 za 5 p

12 -7 za 5 p



10 -6 za 4 p

10 -6 za 4 p



8 – 5 za 3p

8 – 5 za 3p

bezwzględna wiekszość

bezwzględna wiekszość

ustawowego składu rady

ustawowego składu rady



na sali jest

na sali jest

obecnych

obecnych



13 -8 za 5 p

13 -8 za 5 p



12-8 za 4 p

12-8 za 4 p



10 - 8 za 2

10 - 8 za 2



8- 8 za

8- 8 za

Działalność

Działalność

uchwałodawcza w

uchwałodawcza w

administracji

administracji



Głosowanie,

Głosowanie,



Rodzaje głosowania,

Rodzaje głosowania,



Jawne i tajne,

Jawne i tajne,



Jawne-

Jawne-



Imienne,

Imienne,



Przez podniesienie ręki,

Przez podniesienie ręki,



Głos przewodniczącego.

Głos przewodniczącego.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Głosowanie tajne

Głosowanie tajne



np. Wybór przewodniczącego,

np. Wybór przewodniczącego,



Sołtysów,

Sołtysów,



Głosowanie imienne

Głosowanie imienne



Referendum w sprawie

Referendum w sprawie

odwołania wójta w związku z

odwołania wójta w związku z

procedurą absolutoryjną,

procedurą absolutoryjną,



Referendum w sprawie

Referendum w sprawie

odwołania wójta z innego

odwołania wójta z innego

powodu niż nieudzielenie

powodu niż nieudzielenie

absolutorium,

absolutorium,

Zasady procedowania rady

Zasady procedowania rady

gminy

gminy

Art. 11b.  1. Działalność organów gminy jest jawna.

Art. 11b.  1. Działalność organów gminy jest jawna.

Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z

Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z

ustaw.

ustaw.

2. Jawność działania organów gminy obejmuje w

2. Jawność działania organów gminy obejmuje w

szczególności prawo obywateli do uzyskiwania

szczególności prawo obywateli do uzyskiwania

informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia

informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia

jej komisji, a także dostępu do dokumentów

jej komisji, a także dostępu do dokumentów

wynikających z wykonywania zadań publicznych, w

wynikających z wykonywania zadań publicznych, w

tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji

tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji

rady gminy.

rady gminy.

3. Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich

3. Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich

określa statut gminy.

określa statut gminy.

Zasady procedowania rady gminy

Zasady procedowania rady gminy



Jawność obrad,

Jawność obrad,



Zasady wyłączenia

Zasady wyłączenia

jawności,

jawności,



Prawo rejestracji dźwięku i

Prawo rejestracji dźwięku i

obrazu,

obrazu,



Dostęp do posiedzeń

Dostęp do posiedzeń

komisji.

komisji.