„Komunikowanie się
publiczne”
„Komunikowanie się
publiczne”
Komunikowanie
jest jednym z najstarszych procesów
społecznych. Towarzyszy ono
człowiekowi od momentu,
kiedy istoty ludzkie zaczęły żyć
w grupach i organizować
pierwsze struktury. Dziś nie można
wyobrazić sobie nowoczesnych
społeczeństw, których członkowie
nie porozumiewają się ze sobą.
W praktyce rozróżniamy 4 systemy
komunikowania:
Społeczny
Publiczny
Masowy
Organizacyjny
Z publicznym systemem
komunikowania się mamy
do czynienia na
konferencjach, zjazdach,
wykładach i zebraniach.
Wystąpienie publiczne powinno
zawierać takie elementy jak:
Tytuł, który ma wyznaczać zakres tematyczny,
tak by nie był on zbyt wąski ani zbyt szeroki
Oraz strukturę, na która składa się:
Wstęp, odpowiadający na pytanie dlaczego
zabieramy głos;
Część główną, czyli rozwiniecie tematu,
tezy wyjaśnienia, przykłady, wnioski i
uzasadnienia;
Część główną, czyli rozwiniecie tematu,
tezy wyjaśnienia, przykłady, wnioski i
uzasadnienia.
Aby wystąpienie miało charakter skutecznego
procesu komunikowania się podczas zebrania
powinno
charakteryzować się:
Rzeczowością
Rzeczowością
czyli obiektywnym i
czyli obiektywnym i
prawdziwym przedstawieniem problemu, a
prawdziwym przedstawieniem problemu, a
także wyjaśnieniem słuchaczom, co jest
także wyjaśnieniem słuchaczom, co jest
merytorycznym stwierdzeniem, a co osobista
merytorycznym stwierdzeniem, a co osobista
opinia autora;
opinia autora;
Jasnością,
Jasnością,
która wiąże się z przedstawieniem
która wiąże się z przedstawieniem
odbiorcom definicji słów mających wiele
odbiorcom definicji słów mających wiele
znaczeń. Istotne znaczenie dla jakości
znaczeń. Istotne znaczenie dla jakości
wypowiedzi ma logika wywodu;
wypowiedzi ma logika wywodu;
Poglądowością, czyli dokonywaniem porównań,
podawaniem przykładów oraz prezentowaniem
schematów;
Świadomością celu, tj. parokrotnym
przywoływaniu głównych tez wystąpienia oraz
ograniczaniu się do wypowiadania ważnych i
charakterystycznych kwestii;
Stopniowaniem ekspresji, która wymaga
rozciągnięcia napięcia między wstępem a
zakończeniem;
Powtórzeniem głównych myśli ułatwiających
słuchaczom zapamiętanie treści;
Zaskoczeniem słuchaczy poprzez prezentacje
danego faktu w takim kontekście, w jakim
zazwyczaj nie występuje;
Skondensowaniem treści, które wymaga
zmian w mówieniu, natężając uwagę słuchaczy
bądź pozwalając im na odprężenie. Istotne
znaczenie ma swobodna wypowiedź, żywy głos,
staranne dobranie i porządkowanie treści,
sposób wykorzystania swego głosu poprzez
wzmocnienie jego siły, wyraźne artykułowanie
oraz utrzymywanie dźwięcznego brzmienia
głosu i jego modelowania;
Skrótowością i humorem – humor oraz
ironia nie tylko ożywiają i rozprężają, ale
również intrygują słuchaczy. Elementy te
należy wprowadzić po fragmentach, które
wymagały szczególnej koncentracji
adresatów.
Natomiast skrótowość czyli unikanie
nadmiaru treści świadczy o przygotowaniu
mówcy.
O zebraniach mówimy wówczas, gdy
więcej niż dwie osoby są razem,
komunikują się ze sobą i owe
porozumienie nie jest uzależnione od
wykonywanej właśnie pracy.
Zebrania winny być nastawione na
osiągnięcie sformułowanego celu lub
ustalenia różnicy między tym, z czym
rozpoczęto zebranie, a tym jakie będą
jego konsekwencje
Zebranie w życiu organizacji spełnia
funkcje, takie jak:
Komunikacyjną rozumianą jako wymiana
informacji;
Badania problemu lub przygotowania decyzji,
czyli traktowania informacji jako podstawy do
podejmowania decyzji;
Podejmowania decyzji – ma miejsce wówczas
gdy rozwiązanie staje się modelem działania;
Pedagogiczną lub kształcenia i doskonalenia
Społeczną, której celem jest integrowanie
grupy, kształtowanie klimatu współpracy i
współżycia w zespole.
Zebranie w życiu organizacji spełnia
funkcje, takie jak:
Zebranie komunikacyjne lub transmisyjne -
ma na celu przekazywanie informacji lub
poleceń oraz zbieranie
i wymianę wiadomości;
Zebranie dyskusyjne – ułatwia badanie
problemów. Służy podejmowaniu decyzji w
grupie oraz spełnia funkcję pedagogiczną i
społeczną. Podczas zebrań dyskusyjnych
grupa ma dowolnie wymieniać i analizować
informacje, natomiast animator winien
unikać wpływania na analizę problemów i
formułowania konkluzji.
Zebranie wpływowe to takie podczas,
którego przewodniczący chce doprowadzić
grupę w czasie dyskusji do jego własnych
konkluzji, a cele i interesy osoby
prowadzącej nie są sprzeczne z celami
zespołu. Uczestnicy zebrania nie mają
swobody w badaniu i analizowaniu problemu
lecz pracują pod wpływem animatora;
Zebranie strategiczne to takie podczas,
którego przewodniczący mając odmienne
zdanie niż grupa, chce ją doprowadzić do
własnych konkluzji.
W praktyce najczęściej spotykamy się z
zebraniami dyskusyjnymi, które mają duże
znaczenie dla wspierania funkcjonowania
przedsiębiorstwa
Zebranie dyskusyjne można podzielić
na:
kooperatywne;
skoncentrowane na problemie;
Skoncentrowane na relacji grupa –
problem;
Skoncentrowane na grupie.
Skuteczność zebrania bez względu na jego typ
warunkują dobre przygotowanie i właściwe
prowadzenie.
Postępowanie dotyczące przygotowania
zebrania obejmuje
kila etapów między innymi:
Określenie funkcji zebrania oraz
problemów, które będą rozpatrywane
wymaga unikania nadmiernej
szczegółowości oraz ryzyka związanego z
poświeceniem zbyt dużo czasu sprawą
nieistotnym. Chcąc natomiast omawiać
problem należy odpowiedzieć na pytanie:
jakie korzyści zostaną osiągnięte?
Ustalenie typu zebrania i jego celu. Na tym
etapie należy określić jakie korzyści chce się
otrzymać poprzez zebranie;
Studiowanie problemu ma na celu określenie
granic problemu oraz przygotowanie planu
dyskusji i metody pracy w grupie;
Badanie w zakresie, jak zebranie integruje
się z życiem przedsiębiorstwa. Wymaga
określenia zakresu swobody działań grupy
oraz ustaleniem osób posiadających
informację;
Przygotowania organizacyjne
Aby zebranie dało oczekiwane dla
organizacji korzyści muszą zostać
spełnione trzy funkcje:
Aktywizująca – ma za zadanie prowadzić tak grupę
aby jej aktywność prowadziła prosto do realizacji celu
zebrania np. w zebraniu dotyczącym badania problemu
jej celem będzie szukanie rozwiązania;
Ułatwiająca – wymaga ustalenia metod pracy oraz
planu działań, w celu zapewnienia postępu w
studiowaniu problemu oraz utrzymywaniu grupy
koncentracji nad problemem;
Regulacyjna – służy podtrzymywaniu w grupie
pozytywnego klimatu aktywizującego jej członków
poprzez uświadomienie im, co zyskują otrzymując
informacje o sobie samych, przekazując swoje
przeżycia w czasie zebrania
Ponadto prowadzenie zebrania wymaga
ustalenia roli animatora. Raz
prowadzone przez animatora działania
ułatwiające są wystarczające, innym zaś
razem niezbędne jest działanie
zmierzające do rozładowania napięcia i
zdenerwowania wśród uczestników
Animator zobowiązany jest przede wszystkim do
przygotowania tzw.
narzędzi operacyjnych
, do
których zalicza się wprowadzenie i pytanie oraz
demonstrowanie określonych postaw.
Wprowadzenie
jest punkiem wyjścia, od
jego jakości w dużej mierze zależy
skuteczność zebrania. Wprowadzenie
powinno być jasne, krótkie (mniej niż 5
min) by nie przyzwyczaić uczestników do
biernego słuchania. W przypadku zebrania
dyskusyjnego należy przestawić wyraźny
opis problemu, zakreślając jego granicę
oraz zaprezentować metodę pracy z grupą
wraz z planem dyskusji;
Pytania
natomiast winny być rozpoznawcze,
sondujące, badawcze i retoryczne. Rozpoznawcze
pozwalają usytuować problem i zebrać elementy
pozwalające zaaranżować dyskusję. Pytania sondujące
zaś winny skłaniać uczestników zebrania do
wyrażania opinii w sprawie rozważanego problemu.
Pytania te zmuszają grupę do refleksji i zajęcia
stanowiska w danej sprawie. Celem pytania
badawczego jest skłonienie członków zebrania do
wyrażania przeryć uczuć związanych z problemem.
Natomiast pytania retoryczne pozwalają zweryfikować
zgodę grupy bez opóźnienia dyskusji, ponieważ
animator zadaje pytanie i sam na nie odpowiada. Ze
względu na sposób postawienia pytania można
wyróżnić pytania bezosobowe ogólne i konkretne oraz
osobowe.
Na klimat psychologiczny grupy, a w
następstwie na
aktywność jej członków mogą mieć istotny
wpływ postawy
animatora. Wyróżnia się siedem typów postaw:
Decyzyjna
– przejawia się poprzez wydawanie
rozkazu, rady czy sugestii. Narzuca uczestnikom
sposób postępowania. Zbyt częste stosowanie tej
postawy może ograniczyć wolność grupy oraz
spontaniczność i kreatywność jej członków.
Natomiast zbyt rzadkie jej przejawianie może
ujemnie wpływać na aktywność i morale grupy.
Oceniająca
– wiąże się z wyrażaniem przez
animatora oceny tego, co mówi lub czyni
uczestnik zebrania. postawy oceniające mogą
niszczyć swobodę wypowiedzi i zachowania
członków grupy a także uzależniać uczestników
zebrania od animatora. Np. „ oto dobra
odpowiedź”.
Wspierająca
– zmierza do obniżenia
napięcia uczuciowego, uspokojenia i
przywrócenia zaufania. Np.: „proszę się nie
niepokoić, odnajdziemy całą dokumentację”
Pomocna
– wiąże się z dawaniem
uczestnikowi zebrania do dyspozycji
środków, których on nie posiada. Postawa ta
ułatwia prace w grupie, jednak może
szkodzić jej autonomii i aktywności. Np.”
możecie odnaleźć poszukiwaną informację
w dziale”
Sondująco – badawcza
wiąże się z zaproszeniem
pracownika do zbierania informacji lub do
wyrażania uczuć. Postawa ta sprzyja tworzeniu
materiałów do dyskusji. Np.: „czy możecie
sprecyzować dlaczego ten problem was irytuje?”
Rozumiejąca
– polega na ukierunkowaniu się na
spostrzeganie a nawet na odczuwanie tego, co
ktoś inny mówi. Postawa ta najbardziej respektuje
wolność grupy i jej autonomię. Nie wprowadza ani
aprobaty, ani dezaprobaty.
Interpretacyjna
– przejawia się w wyjaśnianiu
powodów ujawnianych uczuć lub zachowań
członków zebrania
Omówione postawy można ująć w dwóch
kategoriach.
Pierwsza zwana
dyrektywną
to taka poprzez którą jedna
jednostka dąży do wpływania na inna. Należy do niej
postawa
decyzyjna i oceniająca. Konsekwencją przejawiania tych
postaw może być ograniczenie wolności grupy,
zniszczenie jej
spontaniczności i kreatywności.
Do drugiej kategorii zwanej
niedyrektywną
zalicza się
postawę
rozumiejącą i pomocną. Kształtuje ona autonomię
grupy, jej
spontaniczność i kreatywność.
Koniec