OBSŁUGA RUCHU
OBSŁUGA RUCHU
TURYSTYCZNEGO
TURYSTYCZNEGO
TECHNIKA OBSŁUGI
TECHNIKA OBSŁUGI
GRUP WYJAZDOWYCH
GRUP WYJAZDOWYCH
Iza Opas - Zajdlewicz
Iza Opas - Zajdlewicz
TOK CZYNNOŚCI PILOTA
TOK CZYNNOŚCI PILOTA
WYCIECZEK W CZASIE OBSŁUGI
WYCIECZEK W CZASIE OBSŁUGI
IMPREZY TURYSTYCZNEJ
IMPREZY TURYSTYCZNEJ
Pilot to osoba, która w ramach umowy
Pilot to osoba, która w ramach umowy
zawartej z biurem podróży
zawartej z biurem podróży
(organizatorem imprezy) uczestniczy w
(organizatorem imprezy) uczestniczy w
imprezie turystycznej, by jako
imprezie turystycznej, by jako
przedstawiciel tego biura zapewnić
przedstawiciel tego biura zapewnić
jego klientom właściwą realizację usług
jego klientom właściwą realizację usług
objętych programem
objętych programem
ZADANIA PILOTA
ZADANIA PILOTA
•
kierowanie wycieczką oraz zapewnienie
kierowanie wycieczką oraz zapewnienie
realizacji wszystkich świadczeń określonych
realizacji wszystkich świadczeń określonych
w programie wycieczki,
w programie wycieczki,
•
otaczanie wszechstronną opieką uczestników
otaczanie wszechstronną opieką uczestników
wycieczki oraz zapewnienie im informacji o
wycieczki oraz zapewnienie im informacji o
przepisach obowiązujących turystów,
przepisach obowiązujących turystów,
•
przekazywanie zagranicznym turystom
przekazywanie zagranicznym turystom
wiedzy o Polsce, w tym o jej dziedzictwie
wiedzy o Polsce, w tym o jej dziedzictwie
kulturowym i cywilizacyjnym,
kulturowym i cywilizacyjnym,
•
pełnienie funkcji ANIMATORA imprezy, tzn.
pełnienie funkcji ANIMATORA imprezy, tzn.
wzbogacenie programu o atrakcje nie
wzbogacenie programu o atrakcje nie
przewidziane programem, ani nie zawarte w
przewidziane programem, ani nie zawarte w
cenie, a mogące niewątpliwie uatrakcyjnić
cenie, a mogące niewątpliwie uatrakcyjnić
pobyt.
pobyt.
Pilot powinien posiadać
Pilot powinien posiadać
pełnomocnictwo biura
pełnomocnictwo biura
podróży do
podróży do
reprezentowania go wobec
reprezentowania go wobec
instytucji świadczących
instytucji świadczących
usługi na rzecz
usługi na rzecz
uczestników wycieczki oraz
uczestników wycieczki oraz
wobec władz polskich i
wobec władz polskich i
zagranicznych, w sprawach
zagranicznych, w sprawach
wynikających bezpośrednio
wynikających bezpośrednio
z prowadzenia wycieczki.
z prowadzenia wycieczki.
PILOT MA PRAWO
PILOT MA PRAWO
•
prowadzenia wycieczek oraz imprez specjalnych
prowadzenia wycieczek oraz imprez specjalnych
(kongresy, zjazdy, imprezy myśliwskie itp.) na
(kongresy, zjazdy, imprezy myśliwskie itp.) na
zlecenie biura podróży,
zlecenie biura podróży,
•
podejmowania decyzji w sprawach związanych z
podejmowania decyzji w sprawach związanych z
realizacją imprez zagranicznych w zakresie
realizacją imprez zagranicznych w zakresie
określonym przez biuro,
określonym przez biuro,
•
biura podróży szczegółowo określają w umowach
biura podróży szczegółowo określają w umowach
prawa i obowiązki pilota.
prawa i obowiązki pilota.
•
zanim pilot podejmie się obsługi danej imprezy
zanim pilot podejmie się obsługi danej imprezy
powinien uzyskać następujące informacje:
powinien uzyskać następujące informacje:
•
termin i trasa imprezy,
•
charakter imprezy
•
rodzaj grupy,
•
zakres obowiązków,
•
ewentualne przewidywane utrudnienia,
•
wynagrodzenie.
•
Po zaakceptowaniu ww. danych wyznaczany jest
Po zaakceptowaniu ww. danych wyznaczany jest
termin odprawy pilota.
termin odprawy pilota.
•
Bez względu na charakter działalności biura i rodzaj
Bez względu na charakter działalności biura i rodzaj
imprez turystycznych obowiązuje pewien schemat,
imprez turystycznych obowiązuje pewien schemat,
według którego przebiegają czynności związane z
według którego przebiegają czynności związane z
obsługą imprezy.
obsługą imprezy.
•
Pracę pilota dotyczącą obsługi danej imprezy
Pracę pilota dotyczącą obsługi danej imprezy
turystycznej można podzielić na następujące etapy:
turystycznej można podzielić na następujące etapy:
•
odprawa u referenta imprezy,
odprawa u referenta imprezy,
•
realizacja imprezy,
realizacja imprezy,
•
rozliczenie imprezy.
rozliczenie imprezy.
•
W przypadku imprez specjalistycznych (np.
W przypadku imprez specjalistycznych (np.
kongres) pilot bierze udział w spotkaniu ze
kongres) pilot bierze udział w spotkaniu ze
zleceniodawcą imprezy lub w spotkaniach
zleceniodawcą imprezy lub w spotkaniach
organizacyjnych, w celu ustalenia zasad współpracy
organizacyjnych, w celu ustalenia zasad współpracy
między grupą pilotów obsługujących taką imprezę,
między grupą pilotów obsługujących taką imprezę,
biurem turystycznym i zleceniodawcą.
biurem turystycznym i zleceniodawcą.
ODPRAWA
ODPRAWA
•
Pojęcie to oznacza przekazanie pilotowi przez referenta
Pojęcie to oznacza przekazanie pilotowi przez referenta
wszelkich informacji i dokumentów dotyczących imprezy.
wszelkich informacji i dokumentów dotyczących imprezy.
•
Odprawa odbywa się zazwyczaj na 1-2 dni przed imprezą.
Odprawa odbywa się zazwyczaj na 1-2 dni przed imprezą.
•
Najważniejsze dokumenty i informacje niezbędne do realizacji
Najważniejsze dokumenty i informacje niezbędne do realizacji
imprezy turystycznej (w zależności od rodzaju imprezy ich ilość
imprezy turystycznej (w zależności od rodzaju imprezy ich ilość
może się zmieniać):
może się zmieniać):
•
program imprezy,
program imprezy,
•
lista uczestników,
lista uczestników,
•
Polisa ubezpieczeniowa,
Polisa ubezpieczeniowa,
•
bilety komunikacyjne,
bilety komunikacyjne,
•
umowa-zlecenie obsługi imprezy,
umowa-zlecenie obsługi imprezy,
•
wzór sprawozdania,
wzór sprawozdania,
•
fundusz awaryjny,
fundusz awaryjny,
•
adres biura i referenta (telefony),
adres biura i referenta (telefony),
•
zasady korzystania z pomocy medycznej
zasady korzystania z pomocy medycznej
•
teczka imprezy (do wglądu!), kopie zamówień usług,
teczka imprezy (do wglądu!), kopie zamówień usług,
•
materiały informacyjne i reklamowe,
materiały informacyjne i reklamowe,
•
lista z dodatkowymi informacjami przesłanymi przez
lista z dodatkowymi informacjami przesłanymi przez
zleceniodawcę,
zleceniodawcę,
takimi jak wymagania klientów dot. zakwaterowania, diety,
takimi jak wymagania klientów dot. zakwaterowania, diety,
chorób itp.
chorób itp.
•
O ile to możliwe, pilot powinien
O ile to możliwe, pilot powinien
otrzymać kopie zamówień i
otrzymać kopie zamówień i
potwierdzeń przyjęcia zamówień
potwierdzeń przyjęcia zamówień
do realizacji.
do realizacji.
•
Podczas odprawy pilot powinien
Podczas odprawy pilot powinien
wyjaśnić:
wyjaśnić:
•
formy płatności za poszczególne świadczenia,
formy płatności za poszczególne świadczenia,
•
możliwości zmiany lub wzbogacenia programu,
możliwości zmiany lub wzbogacenia programu,
•
zakres uprawnień i obowiązków pilota w
zakres uprawnień i obowiązków pilota w
trakcie realizowania danej imprezy,
trakcie realizowania danej imprezy,
•
wielkość limitów i możliwości ich
wielkość limitów i możliwości ich
wykorzystania i przenoszenia
wykorzystania i przenoszenia
.
.
•
Następnie należy upewnić się, gdzie i kiedy wyznaczona
Następnie należy upewnić się, gdzie i kiedy wyznaczona
jest zbiórka uczestników ta informacja powinna wynikać z
jest zbiórka uczestników ta informacja powinna wynikać z
programu imprezy.
programu imprezy.
•
Powinno się ustalić z referentem gdzie pilot będzie pełnił
Powinno się ustalić z referentem gdzie pilot będzie pełnił
funkcję tłumacza, czy przewodnika.
funkcję tłumacza, czy przewodnika.
•
W pewnych przypadkach nie można łączyć ze sobą
W pewnych przypadkach nie można łączyć ze sobą
obowiązków pilota i przewodnika.
obowiązków pilota i przewodnika.
•
Po pierwsze: aby wykonywać pracę przewodnika trzeba
Po pierwsze: aby wykonywać pracę przewodnika trzeba
mieć do tego stosowne uprawnienia. Potrzebne są one
mieć do tego stosowne uprawnienia. Potrzebne są one
wszędzie tam, gdzie obowiązują licencje przewodnika
wszędzie tam, gdzie obowiązują licencje przewodnika
miejskiego, górskiego, terenowego czy po wyznaczonych
miejskiego, górskiego, terenowego czy po wyznaczonych
obiektach.
obiektach.
•
Wykonywanie pracy pilota i przewodnika w czasie imprezy
Wykonywanie pracy pilota i przewodnika w czasie imprezy
oznacza, że w przypadku sytuacji awaryjnej wymagającej od
oznacza, że w przypadku sytuacji awaryjnej wymagającej od
pilota poświęcenia czasu na rozwiązanie jej automatycznie
pilota poświęcenia czasu na rozwiązanie jej automatycznie
powodujemy awarię programową, bo nie ma osoby, która
powodujemy awarię programową, bo nie ma osoby, która
mogłaby w tym czasie realizować program turystyczny.
mogłaby w tym czasie realizować program turystyczny.
•
Pilot powinien zapoznać się z opinią pracownika biura nt.
Pilot powinien zapoznać się z opinią pracownika biura nt.
współpracy z danym kontrahentem, a także
współpracy z danym kontrahentem, a także
usługodawcami.
usługodawcami.
•
To pomoże wyeliminować problemy i przygotować się do
To pomoże wyeliminować problemy i przygotować się do
ewentualnych trudności ze strony usługodawców.
ewentualnych trudności ze strony usługodawców.
•
Po przejrzeniu dokumentów i zanotowaniu dodatkowych
Po przejrzeniu dokumentów i zanotowaniu dodatkowych
informacji należy upewnić się czy wszystkie te informacje
informacji należy upewnić się czy wszystkie te informacje
są zrozumiałe.
są zrozumiałe.
Przygotowanie do
Przygotowanie do
realizacji
realizacji
imprezy
imprezy
•
Na ogół od odprawy u referenta do
Na ogół od odprawy u referenta do
rozpoczęcia imprezy dzieli pilota mało
rozpoczęcia imprezy dzieli pilota mało
czasu.
czasu.
•
Czas ten pilot powinien przeznaczyć na
Czas ten pilot powinien przeznaczyć na
przygotowanie się do imprezy, a więc
przygotowanie się do imprezy, a więc
zapoznać się z aktualnymi przepisami
zapoznać się z aktualnymi przepisami
celno-dewizowymi kraju, przestudiować
celno-dewizowymi kraju, przestudiować
mapy drogowe i plany miast, przejrzeć
mapy drogowe i plany miast, przejrzeć
program imprezy i przygotować się pod
program imprezy i przygotować się pod
kątem wiadomości krajoznawczych,
kątem wiadomości krajoznawczych,
skompletować materiały informacyjne,
skompletować materiały informacyjne,
które pomogą w realizacji imprezy.
które pomogą w realizacji imprezy.
Realizacja imprezy
Realizacja imprezy
•
SPOTKANIE Z GRUPĄ
SPOTKANIE Z GRUPĄ
-
-
pilot zjawia
pilot zjawia
się na miejscu spotkania z grupą
się na miejscu spotkania z grupą
ok. 30 minut wcześniej, niż jest to
ok. 30 minut wcześniej, niż jest to
zaplanowane. To pozwoli na
zaplanowane. To pozwoli na
zorientowanie się w sytuacji - w
zorientowanie się w sytuacji - w
zależności od miejsca spotkania.
zależności od miejsca spotkania.
DWORZEC KOLEJOWY
DWORZEC KOLEJOWY
•
Spotkanie z turystami na dworcu
Spotkanie z turystami na dworcu
kolejowym następuje we
kolejowym następuje we
wcześniej wskazanym miejscu.
wcześniej wskazanym miejscu.
SAMOLOT
SAMOLOT
•
Pilot grupy winien pojawić się w poczekalni hali
Pilot grupy winien pojawić się w poczekalni hali
przylotów ok. 30 minut przed rozpoczęciem
przylotów ok. 30 minut przed rozpoczęciem
odprawy pasażerów lotu i w miejscu umówionym
odprawy pasażerów lotu i w miejscu umówionym
oczekiwać na turystów.
oczekiwać na turystów.
•
Przed zajęciem miejsca w punkcie spotkania z
Przed zajęciem miejsca w punkcie spotkania z
grupą (meeting point), pilot winien uzgodnić z
grupą (meeting point), pilot winien uzgodnić z
informacją pasażerską portu lotniczego treść i
informacją pasażerską portu lotniczego treść i
częstotliwość ogłaszania komunikatu skierowanego
częstotliwość ogłaszania komunikatu skierowanego
do turystów uczestniczących w jego imprezie.
do turystów uczestniczących w jego imprezie.
•
Przed opuszczeniem portu lotniczego należy
Przed opuszczeniem portu lotniczego należy
upewnić się, że wszyscy turyści odebrali swój
upewnić się, że wszyscy turyści odebrali swój
bagaż - w razie braku bagażu należy dopełnić
bagaż - w razie braku bagażu należy dopełnić
wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem
wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem
utraty bagażu w biurze przewoźnika (linii
utraty bagażu w biurze przewoźnika (linii
lotniczych).
lotniczych).
PROM
PROM
•
Po zgłoszeniu się w porcie pilot pojawia się w
Po zgłoszeniu się w porcie pilot pojawia się w
biurze przewoźnika, informuje o tym na jaką
biurze przewoźnika, informuje o tym na jaką
grupę oczekuje.
grupę oczekuje.
•
Dobrze byłoby poprosić obsługę terminala o
Dobrze byłoby poprosić obsługę terminala o
podanie komunikatu dla pilota i uczestników
podanie komunikatu dla pilota i uczestników
imprezy, z którego treści wynikać będzie gdzie
imprezy, z którego treści wynikać będzie gdzie
mają się udać po zakończonej odprawie
mają się udać po zakończonej odprawie
.
.
ZAKWATEROWANIE
ZAKWATEROWANIE
•
Po dojechaniu do miejsca zakwaterowania pilot
Po dojechaniu do miejsca zakwaterowania pilot
prosi turystów o pozostanie w autokarze przez
prosi turystów o pozostanie w autokarze przez
kilka minut. Umożliwi to sprawne i
kilka minut. Umożliwi to sprawne i
bezproblemowe zorganizowanie kwaterowania
bezproblemowe zorganizowanie kwaterowania
grupy.
grupy.
•
W tym czasie pilot:
W tym czasie pilot:
•
udaje się do recepcji i informuje obsługę hotelu o
udaje się do recepcji i informuje obsługę hotelu o
przyjeździe grupy,
przyjeździe grupy,
•
otrzymuje diagram pokoi i karty hotelowe (karty
otrzymuje diagram pokoi i karty hotelowe (karty
pobytu gościa),
pobytu gościa),
•
dowiaduje się, czy jest obowiązek pozostawienia
dowiaduje się, czy jest obowiązek pozostawienia
paszportów do zameldowania grupy i czy jest sejf,
paszportów do zameldowania grupy i czy jest sejf,
•
ustala z gastronomią godzinę najbliższego
ustala z gastronomią godzinę najbliższego
posiłku,
posiłku,
•
Pilot wraca do autokaru i przekazuje turystom
Pilot wraca do autokaru i przekazuje turystom
informacje uzyskane w recepcji, informuje
informacje uzyskane w recepcji, informuje
turystów, jakimi pokojami dysponuje,
turystów, jakimi pokojami dysponuje,
•
Podając godzinę posiłku ustalamy, że spotkamy się z naszymi
Podając godzinę posiłku ustalamy, że spotkamy się z naszymi
turystami 15 minut wcześniej przed recepcją i wskażemy im drogę
turystami 15 minut wcześniej przed recepcją i wskażemy im drogę
do restauracji,
do restauracji,
•
Dopiero gdy wszyscy otrzymają karty pobytu w hotelu można
Dopiero gdy wszyscy otrzymają karty pobytu w hotelu można
otworzyć bagażnik autokaru i wydać klientom bagaże.
otworzyć bagażnik autokaru i wydać klientom bagaże.
Zapobiegniemy w ten sposób zaginięciu bagażu w czasie gdy
jesteśmy zajęci innymi czynnościami. Nie jest to oczywiście jedyny i
zawsze najlepszy sposób kwaterowania grupy. Należy go
modyfikować w zależności od liczby osób, miejsca zakwaterowania,
długości podróży itp.
•
Po zakwaterowaniu turystów pilot ustala w recepcji informacje
Po zakwaterowaniu turystów pilot ustala w recepcji informacje
takie jak:
takie jak:
•
godziny otwarcia punktów usługowych na terenie hotelu i
godziny otwarcia punktów usługowych na terenie hotelu i
ewentualną odpłatność za korzystanie z nich,
ewentualną odpłatność za korzystanie z nich,
•
możliwość korzystania z telefonu, formę opłat za rozmowy, numery
możliwość korzystania z telefonu, formę opłat za rozmowy, numery
kierunkowe do wybranych krajów i miast, położenie najbliższej
kierunkowe do wybranych krajów i miast, położenie najbliższej
poczty, ceny biletów komunikacyjnych,
poczty, ceny biletów komunikacyjnych,
•
wydarzenia i imprezy kulturalne w czasie pobytu w tej miejscowości
wydarzenia i imprezy kulturalne w czasie pobytu w tej miejscowości
i w regionie,
i w regionie,
•
ustalenie miejsca gdzie umieści ogłoszenia dla grupy (komunikaty),
ustalenie miejsca gdzie umieści ogłoszenia dla grupy (komunikaty),
•
ustalenie godzin posiłków na najbliższych kilka dni lub, jeśli to
ustalenie godzin posiłków na najbliższych kilka dni lub, jeśli to
możliwe, to na cały pobyt,
możliwe, to na cały pobyt,
•
możliwość wymiany dewiz, kursy walut, godziny otwarcia banku,
możliwość wymiany dewiz, kursy walut, godziny otwarcia banku,
•
czy należy zostawiać klucz opuszczając hotel.
czy należy zostawiać klucz opuszczając hotel.
RESTAURACJA
RESTAURACJA
•
Pilot pojawia się w restauracji ok. 10 - 15 minut
Pilot pojawia się w restauracji ok. 10 - 15 minut
przed posiłkiem.
przed posiłkiem.
•
Powinien sprawdzić stan przygotowań najbliższego
Powinien sprawdzić stan przygotowań najbliższego
posiłku, ustalić które miejsca będą zajmować
posiłku, ustalić które miejsca będą zajmować
uczestnicy imprezy, ich prawidłową liczbę itp.
uczestnicy imprezy, ich prawidłową liczbę itp.
•
Pilot siada do posiłku jako ostatni z obsługiwanych,
Pilot siada do posiłku jako ostatni z obsługiwanych,
na
na
miejsce,
miejsce,
które pozostało nie obsadzone przez
które pozostało nie obsadzone przez
turystów.
turystów.
•
Unika w ten sposób problemów z usadzeniem grupy,
Unika w ten sposób problemów z usadzeniem grupy,
szczególnie osób samotnych lub osamotnionych.
szczególnie osób samotnych lub osamotnionych.
•
Kończy posiłek jako pierwszy, gdyż winien, nim
Kończy posiłek jako pierwszy, gdyż winien, nim
grupa dokończy jeść, uregulować rachunek,
grupa dokończy jeść, uregulować rachunek,
ewentualnie zapłacić za szatnie i toaletę, jeśli
ewentualnie zapłacić za szatnie i toaletę, jeśli
program to przewiduje.
program to przewiduje.
•
Jedząc posiłek pilot winien obserwować, jakiej
Jedząc posiłek pilot winien obserwować, jakiej
wielkości porcje i w jakim stanie serwowane są jego
wielkości porcje i w jakim stanie serwowane są jego
turystom, nie sugerując się porcją leżącą przed nim.
turystom, nie sugerując się porcją leżącą przed nim.
•
Podczas posiłku krótko informujemy uczestników o
Podczas posiłku krótko informujemy uczestników o
najważniejszych sprawach, a także o tym gdzie będą
najważniejszych sprawach, a także o tym gdzie będą
umieszczane komunikaty dla turystów. Komunikaty te należy
umieszczane komunikaty dla turystów. Komunikaty te należy
wypisać czytelnie na firmowym papierze biura:
wypisać czytelnie na firmowym papierze biura:
•
nr imprezy,
nr imprezy,
•
nazwisko pilota,
nazwisko pilota,
•
adres i nazwa hotelu z nr telefonu,
adres i nazwa hotelu z nr telefonu,
•
szczegółowy program imprezy,
szczegółowy program imprezy,
•
godziny posiłków,
godziny posiłków,
•
dodatkowe informacje dotyczące programu (np. możliwość
dodatkowe informacje dotyczące programu (np. możliwość
spędzenia wolnego czasu, trudne warunki na wycieczce
spędzenia wolnego czasu, trudne warunki na wycieczce
lokalnej).
lokalnej).
•
Taka tablica informacyjna nie może zastąpić kontaktu pilota z
Taka tablica informacyjna nie może zastąpić kontaktu pilota z
grupą, jednak bardzo pomoże w utrwaleniu pewnych
grupą, jednak bardzo pomoże w utrwaleniu pewnych
informacji w pamięci turystów.
informacji w pamięci turystów.
•
Jeśli jest taka możliwość dobrze byłoby zorganizować
Jeśli jest taka możliwość dobrze byłoby zorganizować
spotkanie z wszystkimi uczestnikami, podczas którego
spotkanie z wszystkimi uczestnikami, podczas którego
zostaną przekazane wszystkie szczegóły dotyczące imprezy.
zostaną przekazane wszystkie szczegóły dotyczące imprezy.
Można też przygotować materiały z krótką informacją o
Można też przygotować materiały z krótką informacją o
programie, zawierające też podstawowe słownictwo, ceny,
programie, zawierające też podstawowe słownictwo, ceny,
numery telefonów i inne użyteczne informacje.
numery telefonów i inne użyteczne informacje.
PROGRAM
PROGRAM
•
W trakcie realizowania programu imprezy pilot jest
W trakcie realizowania programu imprezy pilot jest
zobowiązany do kontrolowania czasu, miejsca, ilości i
zobowiązany do kontrolowania czasu, miejsca, ilości i
jakości świadczeń. Pilot ma obowiązek bieżącego
jakości świadczeń. Pilot ma obowiązek bieżącego
informowania grupy o programie i towarzyszenia grupie
informowania grupy o programie i towarzyszenia grupie
przez cały czas trwania imprezy, chyba że nastąpi
przez cały czas trwania imprezy, chyba że nastąpi
sytuacja awaryjna i musi zająć się rozwiązywaniem tej
sytuacja awaryjna i musi zająć się rozwiązywaniem tej
sytuacji.
sytuacji.
Musi jednak zapewnić na czas swojej
Musi jednak zapewnić na czas swojej
nieobecności prawidłową realizację programu.
nieobecności prawidłową realizację programu.
•
Najczęściej realizowane są imprezy autokarowe przy
Najczęściej realizowane są imprezy autokarowe przy
użyciu autokaru polskiego przewoźnika lub autokarem
użyciu autokaru polskiego przewoźnika lub autokarem
zagranicznego przewoźnika. Podczas podróżowania pilot
zagranicznego przewoźnika. Podczas podróżowania pilot
powinien przekazywać turystom informacje
powinien przekazywać turystom informacje
krajoznawcze o interesujących miejscach, należy jednak
krajoznawcze o interesujących miejscach, należy jednak
wyważyć ilość przekazywanych treści, by nie zamęczyć
wyważyć ilość przekazywanych treści, by nie zamęczyć
turystów nieustannym gawędzeniem. Informacje te
turystów nieustannym gawędzeniem. Informacje te
powinny dotyczyć zarówno dnia dzisiejszego jak i
powinny dotyczyć zarówno dnia dzisiejszego jak i
historii danego miejsca.
historii danego miejsca.
•
Podczas imprezy pilot przekazuje podstawowe
Podczas imprezy pilot przekazuje podstawowe
informacje dotyczące kraju i regionu,
informacje dotyczące kraju i regionu,
aktualnej sytuacji społeczno-politycznej,
aktualnej sytuacji społeczno-politycznej,
waluty, języka narodowego, itp. Należy podać
waluty, języka narodowego, itp. Należy podać
turystom podstawowe ceny rozmowy
turystom podstawowe ceny rozmowy
telefonicznej, znaczka na list i kartkę,
telefonicznej, znaczka na list i kartkę,
informacje praktyczne typu: kierunkowy
informacje praktyczne typu: kierunkowy
numer telefoniczny do kraju, napiwki.
numer telefoniczny do kraju, napiwki.
Bardziej
Bardziej
szczegółowe informacje przekazujemy po
szczegółowe informacje przekazujemy po
dojechaniu na miejsce.
dojechaniu na miejsce.
•
Dobrze jest pamiętać o tym, że turyści
Dobrze jest pamiętać o tym, że turyści
przyjeżdżający do danego kraju ciekawi są
przyjeżdżający do danego kraju ciekawi są
różnych wiadomości na jego temat. Między
różnych wiadomości na jego temat. Między
innymi zapytają o takie sprawy jak: system
innymi zapytają o takie sprawy jak: system
edukacji, bezrobocie, zanieczyszczenie
edukacji, bezrobocie, zanieczyszczenie
środowiska, przystąpienie do Unii Europejskiej
środowiska, przystąpienie do Unii Europejskiej
czy do NATO, problemy rolnictwa, problemy
czy do NATO, problemy rolnictwa, problemy
mniejszości narodowych czy tolerancji
mniejszości narodowych czy tolerancji
religijnej itd.
religijnej itd.
Pilot powinien w takiej sytuacji
Pilot powinien w takiej sytuacji
przekazywać obiektywne informacje.
przekazywać obiektywne informacje.
•
W sytuacji, gdy z różnych powodów nastąpić może
W sytuacji, gdy z różnych powodów nastąpić może
opóźnienie w dotarciu na miejsce pobytu, na zwiedzanie
opóźnienie w dotarciu na miejsce pobytu, na zwiedzanie
itp., pilot powinien poinformować usługodawcę o
itp., pilot powinien poinformować usługodawcę o
zaistniałej sytuacji.
zaistniałej sytuacji.
•
Jeżeli np. przyjazd grupy na posiłek na trasie opóźni się lub
Jeżeli np. przyjazd grupy na posiłek na trasie opóźni się lub
nie może nastąpić, pilot powinien przesunąć termin
nie może nastąpić, pilot powinien przesunąć termin
przyjazdu lub odwołać rezerwacje podając przyczyny.
przyjazdu lub odwołać rezerwacje podając przyczyny.
Jednocześnie jeżeli wystąpi taka potrzeba, powinien
Jednocześnie jeżeli wystąpi taka potrzeba, powinien
przesunąć zamówienie tego świadczenia do innego
przesunąć zamówienie tego świadczenia do innego
usługodawcy. Należy jednak pamiętać o przestrzeganiu
usługodawcy. Należy jednak pamiętać o przestrzeganiu
limitów i dbaniu o jakość świadczeń, które są przenoszone.
limitów i dbaniu o jakość świadczeń, które są przenoszone.
•
Jednocześnie należy na bieżąco informować referenta
Jednocześnie należy na bieżąco informować referenta
imprezy o zaistniałych zmianach przestrzegając zasady, że
imprezy o zaistniałych zmianach przestrzegając zasady, że
nie wolno nam bez uzasadnienia podwyższać kosztów
nie wolno nam bez uzasadnienia podwyższać kosztów
imprezy.
imprezy.
•
Jeżeli w czasie imprezy pilot stwierdzi rozbieżności między
Jeżeli w czasie imprezy pilot stwierdzi rozbieżności między
planowanymi czasem, miejscem, ilością i jakością
planowanymi czasem, miejscem, ilością i jakością
świadczeń a stanem faktycznym, powinien zgłosić to
świadczeń a stanem faktycznym, powinien zgłosić to
usługodawcy. Jeżeli ten nie może, nie potrafi lub nie chce
usługodawcy. Jeżeli ten nie może, nie potrafi lub nie chce
interweniować, należy skontaktować się z biurem, które
interweniować, należy skontaktować się z biurem, które
pośredniczy w realizacji imprezy.
pośredniczy w realizacji imprezy.
•
W przypadku gdy żadne z tych działań nie rozwiąże
W przypadku gdy żadne z tych działań nie rozwiąże
problemów, należy wszystkie uwagi wpisać w odpowiednie
problemów, należy wszystkie uwagi wpisać w odpowiednie
rubryki voucheru lub na jego odwrotną stronę. W ten sposób
rubryki voucheru lub na jego odwrotną stronę. W ten sposób
zabezpieczamy możliwość obniżenia ceny świadczeń, a więc
zabezpieczamy możliwość obniżenia ceny świadczeń, a więc
usługodawcy otrzymają niższą kwotę i jednocześnie nie
usługodawcy otrzymają niższą kwotę i jednocześnie nie
narazimy biura na straty. Jeżeli klienci zażądają zwrotu
narazimy biura na straty. Jeżeli klienci zażądają zwrotu
części kosztów imprezy, sprawą tą zajmie się już
części kosztów imprezy, sprawą tą zajmie się już
bezpośrednio organizator imprezy.
bezpośrednio organizator imprezy.
Pilot nie ma prawa ani
Pilot nie ma prawa ani
możliwości dokonywania jakichkolwiek zwrotów.
możliwości dokonywania jakichkolwiek zwrotów.
•
Pilot powinien być równocześnie świadomy, że jeżeli
Pilot powinien być równocześnie świadomy, że jeżeli
zaniedba wypisania wszelkich uwag dotyczących
zaniedba wypisania wszelkich uwag dotyczących
świadczonych usług, pilot biura wystawiającego voucher
świadczonych usług, pilot biura wystawiającego voucher
może być obciążony kosztami wynikającymi z jego
może być obciążony kosztami wynikającymi z jego
zaniedbania.
zaniedbania.
•
Uwagi winny być wypisane na wszystkich egzemplarzach
Uwagi winny być wypisane na wszystkich egzemplarzach
voucheru, a następnie podpisane przez pilota lub przez
voucheru, a następnie podpisane przez pilota lub przez
usługodawcę, jeśli nie ma pilota zagranicznego biura
usługodawcę, jeśli nie ma pilota zagranicznego biura
podróży. W przypadku różnicy zdań niezbędny jest protokół
podróży. W przypadku różnicy zdań niezbędny jest protokół
rozbieżności do rozstrzygnięcia przez strony umowy.
rozbieżności do rozstrzygnięcia przez strony umowy.
•
Należy jednak pamiętać, że w pierwszej kolejności trzeba
Należy jednak pamiętać, że w pierwszej kolejności trzeba
zadbać o właściwe wykonanie usługi, usunięcie usterek i
zadbać o właściwe wykonanie usługi, usunięcie usterek i
rekompensatę poniesionych strat.
rekompensatę poniesionych strat.
•
Poza wymienionymi wcześniej obowiązkami spoczywającymi
Poza wymienionymi wcześniej obowiązkami spoczywającymi
na pilocie w czasie obsługi imprezy, powinien on również:
na pilocie w czasie obsługi imprezy, powinien on również:
•
realizować program przekazany przez referenta imprezy,
realizować program przekazany przez referenta imprezy,
•
towarzyszyć grupie w czasie realizacji całego programu,
towarzyszyć grupie w czasie realizacji całego programu,
brać udział we wszystkich zwiedzaniach, posiłkach,
brać udział we wszystkich zwiedzaniach, posiłkach,
•
w przypadku organizowania dodatkowych wyjazdów przez
w przypadku organizowania dodatkowych wyjazdów przez
poszczególnych
poszczególnych
turystów — orientować się dokąd wyjeżdżają i kiedy
turystów — orientować się dokąd wyjeżdżają i kiedy
wracają do hotelu,
wracają do hotelu,
•
zgłaszać i zapisywać do książki życzeń wszystkie uwagi
zgłaszać i zapisywać do książki życzeń wszystkie uwagi
dotyczące uwag i zażaleń turystów (hotel, restauracja).
dotyczące uwag i zażaleń turystów (hotel, restauracja).
Reklamacje nie mogą być kierowane do kontrahentów,
Reklamacje nie mogą być kierowane do kontrahentów,
jeżeli pilot nie dokona odpowiednich adnotacji w książce
jeżeli pilot nie dokona odpowiednich adnotacji w książce
życzeń i zażaleń (co nie zwalnia pilota od wpisania uwag do
życzeń i zażaleń (co nie zwalnia pilota od wpisania uwag do
voucheru),
voucheru),
•
opisać wypadki (kradzież, choroba) w sprawozdaniu, z
opisać wypadki (kradzież, choroba) w sprawozdaniu, z
podaniem nazwisk osób poszkodowanych i instytucji, które
podaniem nazwisk osób poszkodowanych i instytucji, które
były włączone do sprawy oraz działań przez nie podjętych,
były włączone do sprawy oraz działań przez nie podjętych,
•
w przypadku jakichkolwiek rozbieżności dotyczących np.
w przypadku jakichkolwiek rozbieżności dotyczących np.
wystawionego voucheru, programu, limitów, cen i innych,
wystawionego voucheru, programu, limitów, cen i innych,
porozumieć się jak najszybciej z referentem
porozumieć się jak najszybciej z referentem
odpowiedzialnym za imprezę,
odpowiedzialnym za imprezę,
•
odebrać voucher potwierdzony podpisem.
odebrać voucher potwierdzony podpisem.
Rozliczenie imprezy
Rozliczenie imprezy
•
Rozliczenie powinno nastąpić w terminie określonym
Rozliczenie powinno nastąpić w terminie określonym
przez biuro, jednak nie później niż do 3 dni po
przez biuro, jednak nie później niż do 3 dni po
zakończeniu imprezy.
zakończeniu imprezy.
•
Najważniejsze dokumenty, które pilot przedstawia
Najważniejsze dokumenty, które pilot przedstawia
referentowi (ich ilość i występowanie uzależnione są od
referentowi (ich ilość i występowanie uzależnione są od
rodzaju imprezy):
rodzaju imprezy):
• voucher,
• sprawozdanie i notatki służbowe,
• wyliczenie kwot rachunków i limitów,
• rachunki płacone przez pilota gotówką,
• uaktualniona lista uczestników,
• rachunek za pracę pilota,
• rachunek za przejazdy służbowe i diety,
• oświadczenie podatkowe,
• rozliczenie zaliczki.
Dokumentacja
Imprez
Wyjazdowych
• DOKUMENTY W OBSŁUDZE RUCHU TURYSTYCZNEGO:
1. Służą do zabezpieczenia i określenia odpowiedzialności ze strony klienta i
biura podróży
2. Ułatwiają porozumienie klient – Biuro podróży
3. Zapewniają realizacje imprezy
4. Służą do rozliczenia imprezy (rozliczenia finansowe)
Fazy:
1. faza akwizycji (foldery)
2. faza realizacji
3. faza rozliczenia imprezy
• DOKUMENTY:
1. DOKUMENTY GRANICZNE
2. DOKUMENTY FINANSOWE
3. DOKUMENTY KOMUNIKACYJNE
4. DOKUMENTY EKSPLOATACYJNE
5. DOKUMENTY INFORMACYJNE
6. DOKUMENTY DODATKOWE
Dokumentacja Imprez
Wyjazdowych
GRANICZNE
- PASZPORT LUB DOWÓD OSOBISTY -dokument upoważniający do wielokrotnego
przekraczania granicy państwa
- WIZA – dokument zezwalający na wjazd i pobyt w kraju wydającym dana wizę ( wizy
dzielimy na wielokrotnego i jednokrotnego wjazdu)
FINANSOWE:
- VOUCHER – dokument kredytowego zlecenia wystawiany przez Biuro podróży
zalecający kontrahentowi świadczenie usług określonej ilości w określonym czasie na
określonym poziomie i o określonej wartości.
- CZEK PODRÓŻNY – używany w turystyce na określone kwoty.
KOMUNIKACYJNE:
- ubezpieczenie, bilety komunikacyjne, winiety, tachograf , ksiażka formularzy podróży,
EKSPLOATACYJNE:
Ułatwiające przeprowadzenie wycieczki, imprezy np.: program imprezy, lista
uczestników, choroby uczestników, jadłospis, przewodniki, diagramy miejsc.
INFORMACYJNE:
legitymacja pilota, apteczka.
TECZKA IMPREZY:
faktury, pokwitowania, bilety, umowy, raporty, sprawozdania,
upoważnienia, vouchery, potwierdzenia rezerwacji, telefony, szczegółowy program
imprezy, ubezpieczenie
TECHNIKI
TECHNIKI
OBSŁUGI GRUP
OBSŁUGI GRUP
WYJAZDOWYCH
WYJAZDOWYCH
•
Generalnie każda impreza wyjazdowa rozpoczyna się w chwili
Generalnie każda impreza wyjazdowa rozpoczyna się w chwili
podjęcia przez pilota decyzji jej obsługi.
podjęcia przez pilota decyzji jej obsługi.
•
Każdorazowo pilot powinien odpowiedzieć sam sobie na
Każdorazowo pilot powinien odpowiedzieć sam sobie na
następujące pytania:
następujące pytania:
•
Czy jego stan psychofizyczny jest wystarczająco dobry aby
Czy jego stan psychofizyczny jest wystarczająco dobry aby
podołać obowiązkom pilota,
podołać obowiązkom pilota,
•
Czy zna język obsługi,
Czy zna język obsługi,
•
Czy zna język obowiązujący w kraju docelowym,
Czy zna język obowiązujący w kraju docelowym,
•
Czy zna kulturę, zwyczaje i prawa obowiązujące w kraju
Czy zna kulturę, zwyczaje i prawa obowiązujące w kraju
docelowym i krajach tranzytowych,
docelowym i krajach tranzytowych,
•
Czy zna trasę na którą chce jechać,
Czy zna trasę na którą chce jechać,
•
Czy zna i akceptuje warunki i zasady pracy w biurze podróży w
Czy zna i akceptuje warunki i zasady pracy w biurze podróży w
którym ma podjąć pracę jako pilot.
którym ma podjąć pracę jako pilot.
•
Jeżeli na pytania te pilot potrafi w większości odpowiedzieć
Jeżeli na pytania te pilot potrafi w większości odpowiedzieć
twierdząco, to pozostaje mu zgłosić się do referenta biura na
twierdząco, to pozostaje mu zgłosić się do referenta biura na
odprawę.
odprawę.
•
Większość referentów w dobrych biurach podróży odprawia
Większość referentów w dobrych biurach podróży odprawia
pilotów z dużym wyprzedzeniem czasowym i tylko w
pilotów z dużym wyprzedzeniem czasowym i tylko w
przypadkach nadzwyczajnych pilot odprawiany jest w ostatniej
przypadkach nadzwyczajnych pilot odprawiany jest w ostatniej
chwili.
chwili.
Pilot powinien pamiętać o następujących zasadach rządzących
Pilot powinien pamiętać o następujących zasadach rządzących
odprawą:
odprawą:
•
Zarezerwować sobie wystarczająco dużo czasu na odprawę,
Zarezerwować sobie wystarczająco dużo czasu na odprawę,
•
Jeżeli do tej pory pilot nie podpisał umowy z biurem na wykonywanie obowiązków
Jeżeli do tej pory pilot nie podpisał umowy z biurem na wykonywanie obowiązków
pilota powinien bezwzględnie dążyć do jej podpisania,
pilota powinien bezwzględnie dążyć do jej podpisania,
•
W pierwszej kolejności ma wysłuchać tego co ma do powiedzenia referent,
W pierwszej kolejności ma wysłuchać tego co ma do powiedzenia referent,
•
Powinien wstrzymać się do końca z pytaniami w kwestiach niejasnych,
Powinien wstrzymać się do końca z pytaniami w kwestiach niejasnych,
•
Ewentualne pytania i niejasności notować i pozostawić do wyjaśnienia pod koniec
Ewentualne pytania i niejasności notować i pozostawić do wyjaśnienia pod koniec
odprawy,
odprawy,
•
Nie rozpraszać referenta - niech doprowadzi odprawę do zamierzonego przez
Nie rozpraszać referenta - niech doprowadzi odprawę do zamierzonego przez
siebie końca,
siebie końca,
•
Jeżeli referent traktuje pilota jako „profesjonalistę" i skraca odprawę gdyż
Jeżeli referent traktuje pilota jako „profesjonalistę" i skraca odprawę gdyż
„wszystko jest jasne", pilot powinien zachować szczególną ostrożność,
„wszystko jest jasne", pilot powinien zachować szczególną ostrożność,
•
Gdy referent zakończy swoją część odprawy, pilot winien wyjaśnić swoje
Gdy referent zakończy swoją część odprawy, pilot winien wyjaśnić swoje
wątpliwości jakie pojawiły się w trakcie odprawy,
wątpliwości jakie pojawiły się w trakcie odprawy,
•
Pamiętać należy, że niedociągnięcie logistyczne referenta imprezy w fazie
Pamiętać należy, że niedociągnięcie logistyczne referenta imprezy w fazie
przygotowania jest problemem pilota w fazie realizacji imprezy,
przygotowania jest problemem pilota w fazie realizacji imprezy,
•
Pilot po odprawie winien przeglądnąć teczkę imprezy zwracając szczególną
Pilot po odprawie winien przeglądnąć teczkę imprezy zwracając szczególną
uwagę na
uwagę na
dokumentację związaną z rezerwacją i potwierdzeniem przyjęcia do realizacji
dokumentację związaną z rezerwacją i potwierdzeniem przyjęcia do realizacji
zamówionych przez biuro u kontrahenta świadczeń dla grupy, którą będzie
zamówionych przez biuro u kontrahenta świadczeń dla grupy, którą będzie
prowadził,
prowadził,
•
Na miejscu w biurze pilot powinien sprawdzić
Na miejscu w biurze pilot powinien sprawdzić
dokumenty komunikacyjne grupy:
dokumenty komunikacyjne grupy:
• Zlecenie pracy pojazdu: szczególnie godzinę podstawienia
autokaru - wyprzedzenie minimum 15 minut w stosunku do
czasu spotkania z uczestnikami wycieczki, czas pracy
kierowcy/kierowców,
• Nazwisko i imię kierowcy/kierowców autokaru, numer telefonu
komórkowego przynajmniej jednego z kierowców, marka i
numer rejestracyjny i pojemność wozu,
• Dokumenty graniczne grupy,
• Bilety kolejowe: ilość biletów, ilość zarezerwowanych miejsc,
trasa przejazdu,
• Bilety lotnicze: ilość biletów, trasa przelotu, status biletów
powrotnych
•
Wyjaśnić zasady wydawania turystom świadczeń
Wyjaśnić zasady wydawania turystom świadczeń
dodatkowych w sytuacjach awaryjnych,
dodatkowych w sytuacjach awaryjnych,
•
Wyjaśnić zasady dysponowania pieniędzmi
Wyjaśnić zasady dysponowania pieniędzmi
pochodzącymi z funduszu awaryjnego imprezy,
pochodzącymi z funduszu awaryjnego imprezy,
•
Wyjaśnić zasady kontaktu z przedstawicielami biura i
Wyjaśnić zasady kontaktu z przedstawicielami biura i
kontrahenta w sytuacjach awaryjnych,
kontrahenta w sytuacjach awaryjnych,
•
Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy, pilot winien
Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy, pilot winien
otrzymać od referenta imprezy w trakcie odprawy i
otrzymać od referenta imprezy w trakcie odprawy i
przechowywać go poza biurem
przechowywać go poza biurem
OBSŁUGA IMPREZ
OBSŁUGA IMPREZ
AUTOKAROWYCH
AUTOKAROWYCH
•
Pilot pojawia się w miejscu spotkania z około
Pilot pojawia się w miejscu spotkania z około
30-to minutowym wyprzedzeniem. W miejscu
30-to minutowym wyprzedzeniem. W miejscu
spotkania grupy prawdopodobnie już i tak ktoś
spotkania grupy prawdopodobnie już i tak ktoś
z uczestników wyjazdu będzie obecny lub lada
z uczestników wyjazdu będzie obecny lub lada
chwila nadejdzie.
chwila nadejdzie.
•
Związane jest to ze zjawiskiem nazywanym z
Związane jest to ze zjawiskiem nazywanym z
niemiecka „Reisefieber" co w wolnym
niemiecka „Reisefieber" co w wolnym
tłumaczeniu określane jest „podekscytowaniem
tłumaczeniu określane jest „podekscytowaniem
podróżnym".
podróżnym".
•
Motywem przyjścia wcześniej na miejsce zbiórki
Motywem przyjścia wcześniej na miejsce zbiórki
może być:
może być:
• Chęć wyboru lepszego miejsca w autokarze,
• Chęć wcześniejszego od innych zawarcia znajomości z
pozostałymi uczestnikami imprezy,
• Brak innej możliwości połączenia komunikacyjnego z
miejscowością z której następuje wyjazd,
• Strach przed spóźnieniem się na miejsce zbiórki,
• Nawyk przychodzenia wcześniej,
• Itd.
Sugerowane działanie dla
Sugerowane działanie dla
pilota:
pilota:
•
Pozostać w pierwszej fazie oczekiwania osobą anonimową (jeżeli jest to
Pozostać w pierwszej fazie oczekiwania osobą anonimową (jeżeli jest to
możliwe),
możliwe),
•
Obserwować nadchodzących uczestników wycieczki, (zachowanie,
Obserwować nadchodzących uczestników wycieczki, (zachowanie,
komentarze, itp.)
komentarze, itp.)
•
Około 15 minut przed ustalonym terminem spotkania z turystami powinien
Około 15 minut przed ustalonym terminem spotkania z turystami powinien
pojawić się autokar biura.
pojawić się autokar biura.
•
Jeżeli autokar się pojawia to, pilot nie powinien mieć żadnych problemów z
Jeżeli autokar się pojawia to, pilot nie powinien mieć żadnych problemów z
jego
jego
identyfikacją, pod warunkiem, że prawidłowo został odprawiony przez
identyfikacją, pod warunkiem, że prawidłowo został odprawiony przez
referenta biura.
referenta biura.
•
Turyści mają w odróżnieniu od pilota pewne opóźnienie w identyfikacji
Turyści mają w odróżnieniu od pilota pewne opóźnienie w identyfikacji
autokaru,
autokaru,
dodatkowo czekają aż ktoś im to oficjalnie zakomunikuje.
dodatkowo czekają aż ktoś im to oficjalnie zakomunikuje.
•
Pilot wchodzi do autokaru i wita się z kierowcą:
Pilot wchodzi do autokaru i wita się z kierowcą:
„DZIEŃ DOBRY – ZENEK
„DZIEŃ DOBRY – ZENEK
IGREKOWSKI - BĘDĘ PAŃSKIM PILOTEM"
IGREKOWSKI - BĘDĘ PAŃSKIM PILOTEM"
Moment pierwszego kontaktu pilota z
Moment pierwszego kontaktu pilota z
kierowcą autokaru jest bardzo istotny i bardzo często waży na dalszych losach
kierowcą autokaru jest bardzo istotny i bardzo często waży na dalszych losach
wycieczki.
wycieczki.
•
Obaj (pilot i kierowca) winni być przekonani o ważności swojej roli przy
Obaj (pilot i kierowca) winni być przekonani o ważności swojej roli przy
obsłudze
obsłudze
powierzonych ich opiece turystów, powinni współpracować ze sobą. To krótkie
powierzonych ich opiece turystów, powinni współpracować ze sobą. To krótkie
stwierdzenie:
stwierdzenie:
„BĘDĘ PAŃSKIM PILOTEM"
„BĘDĘ PAŃSKIM PILOTEM"
w odróżnieniu od:
w odróżnieniu od:
JESTEM PILOTEM
JESTEM PILOTEM
TEJ GRUPY"
TEJ GRUPY"
budzi w kierowcy przekonanie, że pilot w nim widzi partnera w
budzi w kierowcy przekonanie, że pilot w nim widzi partnera w
obsłudze imprezy, która właśnie się rozpoczyna. Bardzo często odpowiedź
obsłudze imprezy, która właśnie się rozpoczyna. Bardzo często odpowiedź
kierowcy jest również podobna - bezpośrednio skierowana do pilota.
kierowcy jest również podobna - bezpośrednio skierowana do pilota.
•
Pilot zabezpiecza swoje bagaże (w pierwszej fazie) w części pasażerskiej
Pilot zabezpiecza swoje bagaże (w pierwszej fazie) w części pasażerskiej
autokaru np. pod przednim siedzeniem, (bagaż pilota winien być „rozsądnie
autokaru np. pod przednim siedzeniem, (bagaż pilota winien być „rozsądnie
duży") i prosi kierowcę aby zajął się bagażami turystów.
duży") i prosi kierowcę aby zajął się bagażami turystów.
•
Gdy kierowca wychodzi przed autokar i otwiera kufry
Gdy kierowca wychodzi przed autokar i otwiera kufry
boczne, pilot stojąc na stopniach wejściowych głośno
boczne, pilot stojąc na stopniach wejściowych głośno
informuje turystów o jaką wycieczkę chodzi podając jej
informuje turystów o jaką wycieczkę chodzi podając jej
termin, kierunek wyjazdu i biuro podróży organizujące
termin, kierunek wyjazdu i biuro podróży organizujące
imprezę.
imprezę.
•
Zalecanym jest rozpocząć załadunek bagaży w pierwszej
Zalecanym jest rozpocząć załadunek bagaży w pierwszej
kolejności od strony prawej autokaru.
kolejności od strony prawej autokaru.
•
Gdy kierowca i pozostali turyści z bagażami przejdą na
Gdy kierowca i pozostali turyści z bagażami przejdą na
lewą stronę autokaru, pilot pozostaje po prawej przy
lewą stronę autokaru, pilot pozostaje po prawej przy
drzwiach wpuszczając według listy osoby, które już
drzwiach wpuszczając według listy osoby, które już
bagaże w kufrach umieściły.
bagaże w kufrach umieściły.
•
Działanie takie praktycznie uniemożliwia złodziejom
Działanie takie praktycznie uniemożliwia złodziejom
kradzież walizek podekscytowanych wyjazdem turystów.
kradzież walizek podekscytowanych wyjazdem turystów.
•
Pilot nie wyczytuje nazwisk turystów, w miarę jak
Pilot nie wyczytuje nazwisk turystów, w miarę jak
zgłaszają się oni do niego podając swoje nazwiska imiona
zgłaszają się oni do niego podając swoje nazwiska imiona
pilot zaznacza na liście wchodzących do autokaru.
pilot zaznacza na liście wchodzących do autokaru.
•
Drugie (środkowe) drzwi w tym czasie muszą być
Drugie (środkowe) drzwi w tym czasie muszą być
zamknięte.
zamknięte.
•
Po umieszczeniu w kufrach bagaży kierowca zamyka drzwi. W trakcie
Po umieszczeniu w kufrach bagaży kierowca zamyka drzwi. W trakcie
odprawy pilot
odprawy pilot
poznał imię i nazwisko kierowcy, wchodząc do autokaru ponownie je słyszał,
poznał imię i nazwisko kierowcy, wchodząc do autokaru ponownie je słyszał,
jeżeli
jeżeli
w dalszym ciągu nie zapamiętał jego nazwiska może odszukać je w notatkach
w dalszym ciągu nie zapamiętał jego nazwiska może odszukać je w notatkach
z odprawy. Przy wyłączonym silniku autokaru stojąc twarzą do siedzących
z odprawy. Przy wyłączonym silniku autokaru stojąc twarzą do siedzących
turystów pilot oficjalnie przez mikrofon wita wszystkich turystów w
turystów pilot oficjalnie przez mikrofon wita wszystkich turystów w
IMIENIU
IMIENIU
BIURA PODRÓŻY „XYZ-TOURIST". JAK RÓWNIEŻ W SWOIM WŁASNYM.
BIURA PODRÓŻY „XYZ-TOURIST". JAK RÓWNIEŻ W SWOIM WŁASNYM.
•
Kolejność gra tu rolę zasadniczą:
Kolejność gra tu rolę zasadniczą:
•
Po pierwsze turyści zawierali umowę z biurem podróży, a nie z pilotem,
Po pierwsze turyści zawierali umowę z biurem podróży, a nie z pilotem,
•
Po drugie kierowca jest też najczęściej etatowym pracownikiem danego biura
Po drugie kierowca jest też najczęściej etatowym pracownikiem danego biura
podróży lub przewoźnikiem wynajętym przez to właśnie biuro podróży,
podróży lub przewoźnikiem wynajętym przez to właśnie biuro podróży,
•
Po trzecie pilot w tym momencie również jest reprezentantem tego biura
Po trzecie pilot w tym momencie również jest reprezentantem tego biura
podróży,
podróży,
nawet jeżeli pracuje tylko na umowę — zlecenie.
nawet jeżeli pracuje tylko na umowę — zlecenie.
•
Odwrotna kolejność lub wyeksponowanie przez pilota tylko swojego
Odwrotna kolejność lub wyeksponowanie przez pilota tylko swojego
nazwiska może budzić w turystach (przynajmniej w pewnej części grupy)
nazwiska może budzić w turystach (przynajmniej w pewnej części grupy)
pewne wątpliwości i niepokój.
pewne wątpliwości i niepokój.
•
Pilot podaje swoje imię i nazwisko (jeżeli chce przybliżyć turystom swoją
Pilot podaje swoje imię i nazwisko (jeżeli chce przybliżyć turystom swoją
osobę
osobę
i uniknąć czterdziestu pytań typu: gdzie pan/pani pracuje itp., wyjaśnia, że
i uniknąć czterdziestu pytań typu: gdzie pan/pani pracuje itp., wyjaśnia, że
na co
na co
dzień jest studentem, tłumaczem, pracownikiem...). Zapewnia jednocześnie,
dzień jest studentem, tłumaczem, pracownikiem...). Zapewnia jednocześnie,
że dołoży wszelkich starań, aby wyjazd należał do udanych i jeżeli turyści
że dołoży wszelkich starań, aby wyjazd należał do udanych i jeżeli turyści
mieliby jakieś uwagi, zastrzeżenia, wątpliwości, pytania i życzenia to prosi
mieliby jakieś uwagi, zastrzeżenia, wątpliwości, pytania i życzenia to prosi
aby zwracali się z nimi bezpośrednio do niego a on postara się aby
aby zwracali się z nimi bezpośrednio do niego a on postara się aby
zastrzeżenia uwzględnić, wątpliwości wyjaśnić, życzenia spełnić a na pytania
zastrzeżenia uwzględnić, wątpliwości wyjaśnić, życzenia spełnić a na pytania
udzielić odpowiedzi.
udzielić odpowiedzi.
•
Kontynuując prezentację pilot powinien przedstawić kierowcę autokaru z
Kontynuując prezentację pilot powinien przedstawić kierowcę autokaru z
imienia i nazwiska wyjaśniając, że reprezentuje on to samo biuro podróży
imienia i nazwiska wyjaśniając, że reprezentuje on to samo biuro podróży
(współpracującą z naszym biurem firmę przewoźniczą) i że on również uczyni
(współpracującą z naszym biurem firmę przewoźniczą) i że on również uczyni
wszystko aby bezpiecznie i na czas dowieźć grupę na kolejne miejsca
wszystko aby bezpiecznie i na czas dowieźć grupę na kolejne miejsca
przewidziane programem imprezy
przewidziane programem imprezy
.
•
Silnik autokaru w dalszym ciągu jest wyłączony. Pilot prosi turystów o
Silnik autokaru w dalszym ciągu jest wyłączony. Pilot prosi turystów o
sprawdzenie czy mają przy sobie swoje paszporty lub dowody osobiste, czy
sprawdzenie czy mają przy sobie swoje paszporty lub dowody osobiste, czy
paszporty są rzeczywiście ich, czy są podpisane, czy paszport jest jeszcze ważny
paszporty są rzeczywiście ich, czy są podpisane, czy paszport jest jeszcze ważny
minimum trzy miesiące. Działania te mają na celu usprawnienie przyszłej
minimum trzy miesiące. Działania te mają na celu usprawnienie przyszłej
kontroli na GPK, przygotowanie grupy do odprawy granicznej.
kontroli na GPK, przygotowanie grupy do odprawy granicznej.
•
Gdy wszyscy uczestnicy wyjazdu są w autokarze, posiadają paszporty przy
Gdy wszyscy uczestnicy wyjazdu są w autokarze, posiadają paszporty przy
sobie,
sobie,
pilot siada na fotelu obok kierowcy. Kierowca dopiero wtedy uruchamia silnik i
pilot siada na fotelu obok kierowcy. Kierowca dopiero wtedy uruchamia silnik i
rusza w trasę. Resztę informacji turystom przekazuje pilot przez mikrofon
rusza w trasę. Resztę informacji turystom przekazuje pilot przez mikrofon
siedząc w fotelu, obserwując równocześnie sytuację na drodze. W sytuacji kolizji
siedząc w fotelu, obserwując równocześnie sytuację na drodze. W sytuacji kolizji
jest on (pilot)
jest on (pilot)
pierwszym i najczęściej jedynym świadkiem dla kierowcy autokaru. Opowiadanie
pierwszym i najczęściej jedynym świadkiem dla kierowcy autokaru. Opowiadanie
w tym czasie turystom co widzą za oknami mija się z celem, gdyż najczęściej jest
w tym czasie turystom co widzą za oknami mija się z celem, gdyż najczęściej jest
to
to
teren wszystkim raczej znany. Sugerowanym w tym czasie jest opowiedzenie
teren wszystkim raczej znany. Sugerowanym w tym czasie jest opowiedzenie
turystom harmonogramu najbliższych zdarzeń i przypomnienie przepisów
turystom harmonogramu najbliższych zdarzeń i przypomnienie przepisów
celnych" polskich, krajów tranzytowych i kraju docelowego.
celnych" polskich, krajów tranzytowych i kraju docelowego.
•
Polskie drogi są wąskie i najczęściej jedno pasmowe, dlatego też kierowca
Polskie drogi są wąskie i najczęściej jedno pasmowe, dlatego też kierowca
regularnie
regularnie
wykonuje „slalom" pomiędzy innymi użytkownikami drogi, którzy jadą wolniej od
wykonuje „slalom" pomiędzy innymi użytkownikami drogi, którzy jadą wolniej od
niego. Manewry te wymagają bardzo dużego skupienia i precyzji ze strony
niego. Manewry te wymagają bardzo dużego skupienia i precyzji ze strony
kierowcy, dlatego też obserwowane jest u kierowców autokarów turystycznych
kierowcy, dlatego też obserwowane jest u kierowców autokarów turystycznych
podróżujących po polskich drogach zjawisko wzmożonej nerwowości w stosunku
podróżujących po polskich drogach zjawisko wzmożonej nerwowości w stosunku
do przewożonych pasażerów. Wiąże się to z tym, że bardzo często po serii
do przewożonych pasażerów. Wiąże się to z tym, że bardzo często po serii
manewrów omijania lub wyprzedzania wolniej jadących np. furmanek i maszyn
manewrów omijania lub wyprzedzania wolniej jadących np. furmanek i maszyn
rolniczych itp., gdy przed autokarem pojawia się pusty odcinek drogi, ktoś z
rolniczych itp., gdy przed autokarem pojawia się pusty odcinek drogi, ktoś z
turystów prosi o postój fizjologiczny. Wówczas ujawnia się całkowity bezsens
turystów prosi o postój fizjologiczny. Wówczas ujawnia się całkowity bezsens
całej wcześnie wykonanej przez kierowcę, „manewrówki"..
całej wcześnie wykonanej przez kierowcę, „manewrówki"..
•
Zatrzymywanie autokaru na poboczu drogi w celach
Zatrzymywanie autokaru na poboczu drogi w celach
fizjologicznych jest ze wszechmiar niezalecane z uwagi na
fizjologicznych jest ze wszechmiar niezalecane z uwagi na
bardzo duże prawdopodobieństwo potrącenia przez
bardzo duże prawdopodobieństwo potrącenia przez
przejeżdżające samochody wychodzących zza lub sprzed
przejeżdżające samochody wychodzących zza lub sprzed
autokaru turystów.
autokaru turystów.
•
Decydując się na postój fizjologiczny pilot powinien realnie
Decydując się na postój fizjologiczny pilot powinien realnie
określić czas postoju. Powinien również wcześniej wyliczyć
określić czas postoju. Powinien również wcześniej wyliczyć
proporcje płci w swojej grupie. Wiąże się to z ilością stanowisk w
proporcje płci w swojej grupie. Wiąże się to z ilością stanowisk w
toaletach. Jeżeli w grupie (co jest statystycznie uzasadnione)
toaletach. Jeżeli w grupie (co jest statystycznie uzasadnione)
jest więcej kobiet niż mężczyzn, to czas postoju musi zostać
jest więcej kobiet niż mężczyzn, to czas postoju musi zostać
wydłużony. Architekci projektujący toalety rzadko uwzględniają
wydłużony. Architekci projektujący toalety rzadko uwzględniają
fakt liczebnej przewagi płci pięknej w społeczeństwie. Co więcej
fakt liczebnej przewagi płci pięknej w społeczeństwie. Co więcej
budowa i fizjologia kobiet i mężczyzn wyraźnie się różni i
budowa i fizjologia kobiet i mężczyzn wyraźnie się różni i
dlatego czas załatwiania przez nich potrzeb fizjologicznych jest
dlatego czas załatwiania przez nich potrzeb fizjologicznych jest
też bardzo zróżnicowany. Bardzo często dochodzi do sytuacji, że
też bardzo zróżnicowany. Bardzo często dochodzi do sytuacji, że
mężczyźni skorzystają z toalety, wypiją piwo czy kawę (oba
mężczyźni skorzystają z toalety, wypiją piwo czy kawę (oba
napoje są moczopędne), wypalą papierosa i ponownie
napoje są moczopędne), wypalą papierosa i ponownie
skorzystają z toalety, w czasie gdy kobiety stoją niecierpliwie w
skorzystają z toalety, w czasie gdy kobiety stoją niecierpliwie w
kolejce wyliczając sobie nawzajem czas pobytu w kabinie.
kolejce wyliczając sobie nawzajem czas pobytu w kabinie.
•
Graniczny Posterunek Kontrolny (GPK) - Jeżeli autokar stoi w
Graniczny Posterunek Kontrolny (GPK) - Jeżeli autokar stoi w
kolejce do odprawy, to turyści powinni znajdować się w środku
kolejce do odprawy, to turyści powinni znajdować się w środku
autokaru. Niezalecanym jest wędrowanie turystów po terenie
autokaru. Niezalecanym jest wędrowanie turystów po terenie
GPK w trakcie oczekiwania na odprawę graniczną. Jeżeli grupa
GPK w trakcie oczekiwania na odprawę graniczną. Jeżeli grupa
chce skorzystać z toalety, lub wymienić dewizy, to najlepiej
chce skorzystać z toalety, lub wymienić dewizy, to najlepiej
zjechać na bok przed szlabanem i dać czas grupie na załatwienie
zjechać na bok przed szlabanem i dać czas grupie na załatwienie
własnych spraw. Dopiero gdy grupa jest gotowa do
własnych spraw. Dopiero gdy grupa jest gotowa do
przekroczenia granicy, należy ustawić autokar do odprawy.
przekroczenia granicy, należy ustawić autokar do odprawy.
•
Pamiętać należy, że pilot i kierowca mogą spotykać się z propozycją podwiezienia
Pamiętać należy, że pilot i kierowca mogą spotykać się z propozycją podwiezienia
kogoś. Wzięcie obcej osoby do autokaru jest niedozwolone i konsekwencje takiej
kogoś. Wzięcie obcej osoby do autokaru jest niedozwolone i konsekwencje takiej
decyzji całkowicie obciążają pilota
decyzji całkowicie obciążają pilota
grupy i kierowcę autokaru. Osoba taka zakłóca komfort podróży klientom biura,
grupy i kierowcę autokaru. Osoba taka zakłóca komfort podróży klientom biura,
stwarzając zagrożenie bezpieczeństwa przewożonych osób i ich mienia.
stwarzając zagrożenie bezpieczeństwa przewożonych osób i ich mienia.
•
Najczęściej pierwszym świadczeniem w kraju docelowym lub podczas tranzytu jest
Najczęściej pierwszym świadczeniem w kraju docelowym lub podczas tranzytu jest
kolacja w miejscu zakwaterowania. Po przyjeździe na miejsce pilot pozostawia
kolacja w miejscu zakwaterowania. Po przyjeździe na miejsce pilot pozostawia
grupę w autokarze a sam z dokumentami grupy udaje się do recepcji hotelowej.
grupę w autokarze a sam z dokumentami grupy udaje się do recepcji hotelowej.
Od recepcjonisty odbiera listę z numerami pokoi sprawdzając czy zgadzają się z
Od recepcjonisty odbiera listę z numerami pokoi sprawdzając czy zgadzają się z
zamówionym przez biuro standardem. Ponieważ pilot podczas odprawy od
zamówionym przez biuro standardem. Ponieważ pilot podczas odprawy od
referenta uzyskał informację jaki standard zakwaterowania opłacili klienci, przed
referenta uzyskał informację jaki standard zakwaterowania opłacili klienci, przed
powrotem do
powrotem do
autokaru pilot powinien wstępnie przypisać turystów do numerów pokoi
autokaru pilot powinien wstępnie przypisać turystów do numerów pokoi
hotelowych.
hotelowych.
Zdarza się, że recepcjonista wręcza pilotowi wypełnione karty hotelowe, albo wyda
Zdarza się, że recepcjonista wręcza pilotowi wypełnione karty hotelowe, albo wyda
je pilotowi odpowiednią liczbę kart do wypisania (zwłaszcza na Wschodzie, gdzie
je pilotowi odpowiednią liczbę kart do wypisania (zwłaszcza na Wschodzie, gdzie
nasze nazwiska, alfabet, sprawiają trudności). Po powrocie do autokaru pilot
nasze nazwiska, alfabet, sprawiają trudności). Po powrocie do autokaru pilot
informuje w pierwszej kolejności, o której godzinie i gdzie będzie kolacja dla grupy,
informuje w pierwszej kolejności, o której godzinie i gdzie będzie kolacja dla grupy,
a dopiero w następnej kolejności informuje turystów, w których pokojach będą
a dopiero w następnej kolejności informuje turystów, w których pokojach będą
nocować wręczając każdemu kartę hotelową. Na podstawie karty hotelowej każdy z
nocować wręczając każdemu kartę hotelową. Na podstawie karty hotelowej każdy z
turystów może indywidualnie pobrać z recepcji klucz do pokoju. Nim jednak pilot
turystów może indywidualnie pobrać z recepcji klucz do pokoju. Nim jednak pilot
wypuści turystów z autokaru powinien przypomnieć turystom o zachowaniu
wypuści turystów z autokaru powinien przypomnieć turystom o zachowaniu
ostrożności przy przenoszeniu bagaży z autokaru do hotelu. Złodzieje hotelowi
ostrożności przy przenoszeniu bagaży z autokaru do hotelu. Złodzieje hotelowi
bardzo
bardzo
liczą na rozgardiasz organizacyjny przy kwaterowaniu turystów i gdy turyści cisną
liczą na rozgardiasz organizacyjny przy kwaterowaniu turystów i gdy turyści cisną
się przy recepcji, aby „załatwić sobie" w pierwszej kolejności klucz do pokoju,
się przy recepcji, aby „załatwić sobie" w pierwszej kolejności klucz do pokoju,
kradną pozostawione chwilowo bez kontroli bagaże. Chaos organizacyjny jest tym
kradną pozostawione chwilowo bez kontroli bagaże. Chaos organizacyjny jest tym
większy, gdy pilot wyprowadzi od razu z autokaru całą grupę i wszyscy naraz wejdą
większy, gdy pilot wyprowadzi od razu z autokaru całą grupę i wszyscy naraz wejdą
do holu recepcyjnego, a pilot dopiero wtedy na oczach całej grupy będzie rozdzielał
do holu recepcyjnego, a pilot dopiero wtedy na oczach całej grupy będzie rozdzielał
numery pokoi.
numery pokoi.
•
W trakcie kolacji pilot informuje grupę o godzinie i miejscu śniadania w dniu
W trakcie kolacji pilot informuje grupę o godzinie i miejscu śniadania w dniu
następnym, informuje również, że recepcja hotelowa ma pełną listę imienną
następnym, informuje również, że recepcja hotelowa ma pełną listę imienną
turystów z numerami zajmowanych przez nich pokoi.
turystów z numerami zajmowanych przez nich pokoi.
OBSŁUGA IMPREZ
OBSŁUGA IMPREZ
KOLEJOWYCH
KOLEJOWYCH
•
Podobnie jak przy imprezach autokarowych pilot pojawia się na miejscu
Podobnie jak przy imprezach autokarowych pilot pojawia się na miejscu
zbiórki z ok. 30 minutowym wyprzedzeniem.
zbiórki z ok. 30 minutowym wyprzedzeniem.
• Sugerowane zachowanie pilota:
• Sprawdzenie, w dniu poprzedzającym wyjazd, w którym miejscu peronu, sektorze
zatrzymał się wagon z numerem bocznym zarezerwowanym na następny dzień
dla obsługiwanej przez niego grupy. Pozwala to pilotowi po zebraniu części grupy
w miejscu spotkania przeprowadzić turystów w konkretne miejsce na peronie i
powrót na miejsce spotkania po pozostałych maruderów. Działanie to rozkłada w
czasie proces przemieszczania grupy i pozwala pilotowi prawie do ostatniej chwili
oczekiwać na spóźnionych turystów w miejscu zbiórki. Jednocześnie pilot
powinien uważnie wsłuchiwać się w komunikaty ogłaszane przez informacje
kolejową. Jeżeli często słychać zapowiedzi o opóźnieniach i/lub o zmianach
peronów podstawianych lub wjeżdżających pociągów powinien się zastanowić czy
pociąg, którym ma podróżo wać jego grupa, podstawiony zostanie zgodnie z
rozkładem jazdy.
• Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że wagon, na który grupa ma
zarezerwowane miejsca, zatrzyma się w pobliżu grupy turystów oczekującej na
peronie we wskazanym przez pilota miejscu. Oszczędza to turystom przepychania
się z bagażami po zatłoczonym peronie, i utrudnia złodziejom peronowym
zorganizowanie sztucznego tłoku.
• Pilot, po ustawieniu wagonu (korytarzem do peronu lub odwrotnie), i stwierdzeniu,
które drzwi są otwarte, potrafi ustalić czy numery przedziałów licząc od wejścia
będą w kolejności rosnącej czy też malejącej. Informacja ta jest bardzo istotna,
gdyż
w przypadku wejścia w głąb korytarza wagonowego, podróżnego, który ma
miejsce
w przedziale pierwszym, gdy następują po nim kolejni turyści, również jak on
niosący w obu rękach bagaże, sytuacja na korytarzu staje się bardzo trudna.
Może dojść
wówczas do nerwowej i gwałtownej wymiany zdań miedzy podróżnymi, co nie jest
dobrym początkiem wspólnej wycieczki.
•
W przypadku nie zgłoszenia się uczestnika/ów wycieczki pilot ma obowiązek
odpisania (najpóźniej przed przekroczeniem granicy) u kierownika pociągu
niewykorzystanych biletów kolejowych.
•
Pilot tradycyjnie zajmuje w wagonach z miejscami rezerwowanymi miejsce
pierwsze po lewej stronie od wejścia, w pierwszym z przedziałów
przewidzianych dla jego grupy.
•
Jeżeli grupa podróżuje w wagonach z miejscami rezerwowanymi odprawa
graniczna przebiega w pociągu. W wypadku podróży wagonami ogólnie
dostępnymi podróżni opuszczają wagony i przechodzą w budynku stacji
granicznej odprawę paszportową i celną. W przypadku odprawy granicznej w
pociągu przeszukanie osoby podróżnego może odbyć się w przedziale wagonu,
który na ten czas pozostali współpodróżni muszą opuścić.
•
Przed dojechaniem na miejsce pilot powinien upewnić się, czy wszyscy
pasażerowie wiedzą, że jest to stacja, na której wysiadają.
•
Po przybyciu do miejscowości docelowej, w zależności od podpisanych umów z
kontrahentami pilot powinien ew. rozglądać się za pilotem ZBP (zagranicznego
biura podróży), który zgodnie z umową powinien zapewnić grupie transfer do
hotelu, lub sam zabezpieczyć grupie na miejscu to świadczenie.
•
Kwaterowanie grupy odbywa się podobnie jak w przypadku grupy autokarowej.
Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja gdy wycieczka przybywa do hotelu
taksówkami lub środkiem komunikacji publicznej. W sytuacji takiej w pierwszej
kolejności należy ulokować grupę w holu recepcyjnym dbając o
bezpieczeństwo bagaży turystów, a dopiero w następnej kolejności
podejmować rozmowy z recepcją na temat struktury pokoi przewidzianych dla
grupy.
OBSŁUGA IMPREZ
OBSŁUGA IMPREZ
SAMOLOTOWYCH
SAMOLOTOWYCH
OBSŁUGA IMPREZ
OBSŁUGA IMPREZ
SAMOLOTOWYCH
SAMOLOTOWYCH
• Linie lotnicze rozpoczynają odprawy najpóźniej na ok. 60 - 90 minut przed
odlotem (check-in time). Odpowiednio wcześniej - ok. 30 minut -
wyznaczany jest czas zbiórki uczestników.
• Pilot grupy winien pojawić się w poczekalni hali odpraw przed wyznaczonym
czasem zbiórki pasażerów lotu i w miejscu do tego przygotowanym (meeting
point) oczekiwać na turystów, którzy mają z nim podróżować.
• Przed zajęciem miejsca w punkcie spotkania z grupą pilot winien uzgodnić z
informacją pasażerską portu lotniczego treść i częstotliwość ogłaszania
komunikatu skierowanego do turystów uczestniczących w jego imprezie.
• Należy pamiętać o dokładnym zaplanowaniu czasu podania pierwszego i
ostatniego komunikatu. Ostatni komunikat powinien zawierać imienne
wezwanie turystów, którzy nie stawili się jeszcze do odprawy.
• Turyści zgłaszają się do pilota (i tu konieczna jest alfabetyczna lista
uczestników imprezy), odbierają imienny bilet lotniczy i przechodzą na
stanowisko odprawy biletowo-bagażowej.
• Odprawa graniczna w porcie lotniczym składa się z 4 etapów:
• odprawa biletowo-bagażowa,
• odprawa paszportowa,
• odprawa celna, odbywa się bez udziału pasażera,
• odprawa bezpieczeństwa.
ODPRAWA BILETOWO-
ODPRAWA BILETOWO-
BAGAŻOWA
BAGAŻOWA
• Po ogłoszeniu rozpoczęcia odprawy pilot
wskazuje turystom właściwe stanowisko
odpraw danego przewoźnika.
• Sam podchodzi pierwszy, by dokonać
aktualizacji listy pasażerów lotu.
• Jeżeli nastąpiła zmiana liczby uczestników,
należy to zgłosić i zwrócić przewoźnikowi
nie wykorzystane bilety.
• Jeżeli nastąpiły zmiany na liście
uczestników, należy na stanowisku odpraw
potwierdzić nazwiska osób
uczestniczących w naszej imprezie.
ODPRAWA
ODPRAWA
PASZPORTOWA
PASZPORTOWA
•
Z bagażem podręcznym, biletem, kartą
Z bagażem podręcznym, biletem, kartą
pokładową i paszportem turysta przechodzi
pokładową i paszportem turysta przechodzi
na stanowisko odprawy paszportowej.
na stanowisko odprawy paszportowej.
Funkcjonariusz Straży Granicznej sprawdza:
Funkcjonariusz Straży Granicznej sprawdza:
• czy turysta ma kartę pokładową - jest to dla niego
informacja, że turysta był odprawiony na
stanowisku przewoźnika,
• czy turysta posiada paszport i potrzebne wizy,
• czy paszport jest dokumentem oryginalnym,
• czy paszport jest dokumentem osoby posługującej
się nim,
• czy zdjęcie w paszporcie opatrzone jest suchą
pieczęcią (tylko w starych paszportach),
• czy ważna jest klauzula czasowa dokumentu,
• czy paszport jest podpisany przez jego posiadacza.
ODPRAWA CELNA
ODPRAWA CELNA
• Do niedawna po odprawie paszportowej turysta przechodził do
odprawy celnej polegającej na kontroli bagażu na jednym z 2
stanowisk:
• ZIELONYM
- gdzie zgłaszali się pasażerowie nie mający nic do
oclenia,
• CZERWONYM
-
gdzie zgłaszali się pasażerowie mający coś do
oclenia.
• Na całym świecie stosuje się teraz pewne ułatwienia,
polegające na uwolnieniu turysty od bagażu już po odprawie
biletowo-bagażowej,
• Bagaż poddawany jest kontroli bez obecności jego właściciela;
kontrola ta polega tylko na prześwietlaniu bagażu.
• W sytuacji gdy obsługa lotniska ma wątpliwości co do
zawartości bagażu podróżnego, bagaż ten wycofywany jest do
stanowiska odprawy biletowo-bagażowej, gdzie należy
udostępnić jego zawartość właściwym służbom.
• Jest to równoznaczne z czasowym odmówieniem
„podejrzanemu" pasażerowi prawa do przebywania w strefie
dostępnej tylko nie wzbudzającym podejrzeń pasażerom. W
zależności od wyniku kontroli pasażer jest wpuszczany do hali
oczekiwań, lub nie.
ODPRAWA
ODPRAWA
BEZPIECZEŃSTWA
BEZPIECZEŃSTWA
• Po odprawie paszportowej turysta przechodzi na stanowisko odprawy
bezpieczeństwa, gdzie kontroli poddawany jest jego bagaż podręczny, jak
również on sam. Poszukiwane są przedmioty mogące zakłócić bezpieczeństwo
lotu.
• Następnie turysta przechodzi do hali oczekiwań, gdzie ponownie spotyka się ze
swoim pilotem. Gdy zbliża się godzina odlotu, pasażerowie mogą usłyszeć np.
taki komunikat:
Pasażerowie lotu nr 871 do Barcelony proszeni są o przejście
Pasażerowie lotu nr 871 do Barcelony proszeni są o przejście
do wyjścia nr 3c.
do wyjścia nr 3c.
Wtedy wszyscy pasażerowie udają się do wyjścia
oznaczonego właściwym numerem i przez rękaw bezpośrednio do samolotu.
Na niektórych lotniskach możliwe jest, że pasażerowie zostają dowiezieni do
samolotu specjalnym autobusem lub, jak np. na lotnisku Balice, przechodzą do
samolotu po płycie lotniska.
• Najpóźniej przed wejściem na trap odbierane są przez obsługę lotniska od
podróżnych karty pokładowe. Ich suma musi się zgadzać z liczbą kart
wydanych podczas odprawy biletowo-bagażowej przez przewoźnika. Wynik
ujemny kontroli ilości kart pokładowych wskazuje na:
• rezygnację pasażera z lotu,
• zatrzymanie pasażera przez służby graniczne państwa.
• W wyżej wymienionej sytuacji służby lotniska sprawdzają, czy bagaż główny
osoby zatrzymanej lub osoby, która zrezygnowała z lotu, został oddzielony od
pozostałych bagaży. Jest to działanie uniemożliwiające wysłanie
niebezpiecznych materiałów.
• Należy pamiętać o tym, że każdy pasażer poddawany jest
podobnej kontroli po przylocie do danego portu.
Tam kolejność
jest odwrotna.
• Po wylądowaniu pasażerowie udają się do hali przylotów, gdzie
oczekują na swój bagaż. Z bagażem udają się do odprawy
paszportowej, gdzie odpowiednim służbom (Immi-gration Office)
przedstawiają do kontroli paszport, bilet powrotny a także inne
potrzebne dokumenty, w zależności od kraju, terminu
podróżowania i wieku podróżnego. Mogą to być np.
zaświadczenie o udzielonym urlopie, zaproszenie do
odwiedzanego kraju wraz z potwierdzeniem pokrycia kosztów
utrzymania, itp.
• Po uzyskaniu zezwolenia na wjazd na teren danego kraju
podróżny udaje się do wyjścia, przechodząc przez stanowiska
kontroli celnej. Najczęściej kontrola dokonywana jest wyrywkowo
wśród osób wskazanych przez służby celne. Po przejściu takiej
kontroli turysta ma prawo do opuszczenia budynku portu
lotniczego.
• W trakcie lotu rejsowego obowiązki pilota wycieczek ulegają
zawieszeniu, a opiekę nad pasażerami przejmuje obsługa
pokładowa samolotu. Podczas czarteru pilot (wraz z innymi ew.
pilotami wycieczek) jest przedstawicielem czarterobiorcy -
swojego zleceniodawcy.
OBSŁUGA IMPREZ
OBSŁUGA IMPREZ
TURYSTYKI PROMOWEJ
TURYSTYKI PROMOWEJ
OBSŁUGA IMPREZ TURYSTYKI
OBSŁUGA IMPREZ TURYSTYKI
PROMOWEJ
PROMOWEJ
• Po zgłoszeniu się w porcie na zbiórce pilot pojawia się w
biurze przewoźnika, informuje o przybyciu grupy, odbiera
karty pokładowe, na których wypisuje się nr imprezy,
nazwisko i imię uczestnika, nazwisko pilota, nr kabiny; pilot
aktualizuje również listę pasażerów i potwierdza ilość
wykorzystanych miejsc na promie i liczbę osób
korzystających z biletu.
Grupy podróżują na podstawie
biletów zbiorowych (odprawa biletowa dokonywana jest
przez pilota w biurze przewoźnika).
• Należy pamiętać, że przy wyjeździe grupowym do odprawy
granicznej grupa podchodzi razem.
• Odprawa graniczna składa się z 2 części:
• odprawy paszportowej, na podstawie listy uczestników i
biletu zbiorowego dostarczonego przez pilota; turyści
zgłaszają się z paszportami i kartami pokładowymi,
• odprawy celnej - turyści zgłaszają się ze swoimi bagażami
na stanowisko odprawy celnej.
• Przed wejściem na prom pilot informuje pasażerów o godzinach
posiłków i warunkach ich otrzymania, godzinie wyjścia z portu i
przypłynięcia do portu docelowego, a także o udogodnieniach
na promie i odpłatności za poszczególne usługi.
• Na promie istnieje możliwość podawania komunikatów dla
grupy przez głośniki. Jeżeli na prom wjeżdżamy autokarem,
należy poinformować turystów na którym pokładzie zostaje
autokar i którym wejściem (zejściem) można się na ten pokład
dostać.
• Należy poinformować turystów, że na pokładzie
samochodowym (car deck) nie wolno przebywać w czasie rejsu.
• Podczas rejsu opiekę nad uczestnikami imprezy przejmuje
obsługa promu.
• Przy wyjściu z promu pilot wskazuje turystom miejsce odprawy,
pomaga w ewentualnym wypełnieniu dokumentów
granicznych, pełni funkcję tłumacza.
• Przeważnie w porcie podstawiony jest autokar (własny
zjeżdżający z promu lub lokalnego kontrahenta), który dowiezie
turystów do miejsca docelowego. Należy uczulić turystów na
dopilnowanie, by cały bagaż został przeniesiony do autokaru.
Pilot natomiast powinien wskazać drogę do autokaru,
dopilnować, by wszyscy pasażerowie znali godzinę odjazdu i
oczywiście sprawdzić przed odjazdem, czy wszyscy są w
autokarze.
TRANSFER
TRANSFER
•
czyli przewiezienie turystów z dworca, lub portu, do
czyli przewiezienie turystów z dworca, lub portu, do
miejsca zakwaterowania i pobytu grupy. Czas
miejsca zakwaterowania i pobytu grupy. Czas
przeznaczony na transfer ułatwia pilotowi
przeznaczony na transfer ułatwia pilotowi
zorganizowanie następnych czynności.
zorganizowanie następnych czynności.
• W czasie transferu ustalamy z turystami ewentualne
dodatkowe życzenia: podział pokoi, liczbę osób będących na
diecie, itp.
• Pamiętać należy, że transfer z dworca (kolejowego,
lotniczego, morskiego) do hotelu jest o wiele bardziej
bezpieczny, gdyż jakiekolwiek komplikacje z nim związane
(awaria, wypadek, poszukiwanie turysty czy też jego bagażu,
korek na trasie dojazdowej itp.) nie mają większego wpływu
na przebieg realizacji dalszych świadczeń.
• W sytuacji odwrotnej (z hotelu w kierunku dworca)
jakiekolwiek opisane wyżej komplikacje mogą mieć
nieobliczalny wpływ na dalszą realizację świadczeń (np.
odjazd pociągu), a w konsekwencji tego łańcuch zmian
programowych.
ODPRAWA CELNA
ODPRAWA CELNA
• ODPRAWA CELNA
- w myśl obowiązujących przepisów - to
decyzja organu celnego zawierająca rozstrzygniecie o
dopuszczeniu towaru do obrotu na polskim obszarze celnym
lub do wywozu za granice oraz o wymiarze należności
celnych. Decyzja taka może być wydana ustnie, chyba że
na towarze wwożonym do kraju ciążą należności celne i
podatkowe. W takiej sytuacji decyzja wydana jest na piśmie
(dowód odprawy celnej) i zawiera ona: dane podróżnego
(imię, nazwisko, adres zamieszkania), określenie towaru,
stawkę celną i podatkową, pozycje taryfy celnej oraz
wymierzone należności. Decyzja taka bezwzględnie winna
być podpisana przez osobę ją wydającą oraz podróżnego.
Od takiej decyzji zawsze przysługuje prawo wniesienia
odwołania do Prezesa Głównego Urzędu Ceł w Warszawie za
pośrednictwem Urzędu Celnego, który ją wydal.
• W myśl polskich przepisów celnych, OSOBĘ
PRZEKRACZAJĄCĄ POLSKĄ GRANICĘ PAŃSTWOWĄ
OBOWIĄZUJE USTNE ZGŁOSZENIE PRZEWOŻONEGO
TOWARU i każda rzecz (towar celny) nie zgłoszona do
odprawy uważana jest za TOWAR UKRYTY.
Etap pierwszy (zgłoszenie ustne)
Etap pierwszy (zgłoszenie ustne)
• Polskie przepisy celne nakładają na podróżnego obowiązek zgłoszenia (bez
wcześniejszego wezwania ze strony funkcjonariusza urzędu celnego) przewożonych
towarów. Przepisy kpa (kodeksu postępowania administracyjnego) nakładają na
funkcjonariusza Urzędu Celnego obowiązek rozpoczęcia rozmowy z podróżnym. Tak więc
obie strony zobowiązane są do konwersacji na temat przewożonych towarów.
Najczęściej to celnik odzywa się pierwszy mówiąc: „Dzień dobry, polska kontrola
„Dzień dobry, polska kontrola
celna. Wywóz jakich rzeczy zgłasza pani/ pan do odprawy celnej?"
celna. Wywóz jakich rzeczy zgłasza pani/ pan do odprawy celnej?"
Następnie
turysta ma głos. W momentach gdy milknie, celnik zadaje pytania o konkretne towary,
które według niego mogłyby się mieścić w bagażu turysty (każdy kierunek podróży ma
swoją specyfikę jeżeli chodzi o wielkość i rodzaj bagażu podróżnego — celnicy wiedzą o
tym najlepiej.) Na każde pytanie celnika wymagana jest od turysty jasna i jednoznaczna
odpowiedź. Ostatnie pytanie celnika najczęściej brzmi: Czy ma pani/pan jeszcze coś
Czy ma pani/pan jeszcze coś
do zgłoszenia?
do zgłoszenia?
Po uzyskaniu odpowiedzi na to pytanie celnik podejmuje decyzję, czy
decyduje się zakończyć odprawę, czy też ją kontynuować. Polska kontrola celna jest
kontrolą wyrywkową i tylko od decyzji celnika zależy, czy po pierwszym etapie odprawa
będzie kontynuowana czy też nie.
• Osoba przekraczająca granicę Rzeczypospolitej Polskiej i zgłaszająca towar do odprawy
celnej jest obowiązana do wykonania czynności przygotowawczych do kontroli celnej, a
w szczególności do rozpakowania, okazania i po kontroli zapakowania towaru do
dalszego przewozu.
• W sytuacji kiedy podróżny zgłasza do odprawy celnej towar, na którym ciążą należności
celne i podatkowe (a nie mieści się on w ramach ulg celnych), aby uniknąć problemów z
określeniem wartości towaru winien okazać rachunek zakupu, paragon lub złożyć
oświadczenie o wartości towaru. Oczywiście wartość ta winna być odpowiednia do
faktycznego stanu zgłaszanego towaru. W przypadku gdy wartość prezentu — towaru —
według oceny Urzędu Celnego została przez zgłaszającego (podróżnego) zaniżona,
może być ona zakwestionowana, a wartość towaru może być przyjęta na podstawie
identycznego towaru sprowadzonego do kraju.
Etap drugi (przeszukanie
Etap drugi (przeszukanie
bagażu)
bagażu)
• Następuje krótka przerwa w odprawie, prawie
niezauważalna dla turysty, wystarczająca jednak na
oddzielenie pierwszego etapu odprawy celnej od
drugiego, którym jest przeszukanie bagażu
podróżnego.
• Po otwarciu bagażu i stwierdzeniu, że znajdują się w
nim rzeczy nie zgłoszone w trakcie trwania
pierwszego etapu odprawy celnik ma prawo traktować
je jako towar ukryty, chociażby leżały na samym
wierzchu walizki i może wszcząć postępowanie karne
w stosunku do osoby podróżnego.
• Jako że podróżny (osoba przekraczająca granicę),
wprowadzając organ celny w błąd, narażając skarb
państwa na uszczuplenie cła lub naruszając
ograniczenia celne podlega karze określonej w
ustawie karnej skarbowej.
• Celnik podejmuje decyzję, czy na tym etapie kończy
odprawę, czy też ją kontynuuje.
Etap trzeci (przeszukanie osoby
Etap trzeci (przeszukanie osoby
podróżnego)
podróżnego)
• Przeszukanie osoby podróżnego, nazywane w żargonie
kontrolą osobistą, jest czynnością bardzo sporadycznie
zarządzaną przez funkcjonariuszy Urzędu Celnego.
• Najczęściej jest to związane z niepomyślnym przebiegiem
dwóch wcześniejszych etapów odprawy celnej.
• Na przeszukanie osoby podróżnego celnik winien uzyskać
każdorazowo zgodę kierownika zmiany, wpisać fakt
przeszukania (przed przeszukaniem) do rejestru przeszukań,
podając datę imię i nazwisko osoby przeszukiwanej, swoje
dane osobiste, a po przeszukaniu jego wynik.
• Przeszukanie osoby podróżnego winno odbyć się w miejscu do
tego celu przeznaczonym przez celnika (w miarę możliwości
urzędu przez dwóch celników) tej samej płci co osoba
przeszukiwana.
• Przeszukanie osoby podróżnego winno odbyć się metodą
bezkontaktową.
• Przeszukanie osoby podróżnego winno być przeprowadzone w
sposób nie naruszający godności osobistej przeszukiwanego.
• W przypadku podejrzenia, że turysta wprowadził do organizmu
TOWAR CELNY (np. połknął kapsułki z narkotykami) dalsze
przeszukanie kontynuują odpowiednio przygotowane służby
medyczne.
Etap czwarty (przeszukanie środka
Etap czwarty (przeszukanie środka
transportu)
transportu)
• Jeżeli nie zgłoszony towar celny przewożony jest w
miejscach fabrycznie nie przeznaczonych do
przewozu towarów (np. opona koła zapasowego,
podsufitówka, tapicerka, zbiornik paliwa, itp.) pojazd
taki traktowany jest jako narzędzie przestępstwa i
podlega konfiskacie.
• Jest to szczególnie ważne w dobie postępującej
prywatyzacji również środków transportu w turystyce
zagranicznej.
• Poprzednio trudno było skonfiskować na rzecz skarbu
państwa autokar Państwowego Biura Podróży.
• Przeszukanie środka transportu winno odbywać się
metodami nie niszczącymi, jednak z chwilą
znalezienia ukrytego towaru w miejscach fabrycznie
nie przeznaczonych do przewozu towarów celnik
może zarządzić kontrole niszczącą.
Etap piąty (ponowna kontrola
Etap piąty (ponowna kontrola
celna)
celna)
• Dopóki podróżny przebywa na terenie urzędu celnego,
dopóty może zostać poddany ponownej odprawie celnej.
• Związane jest to z wyrywkową kontrolą pracy konkretnych
funkcjonariuszy urzędu celnego, niemniej jednak podróżny
traktowany jest w takim przypadku jak gdyby przystępował
do odprawy po raz pierwszy i nie może powoływać się na
fakt, że był już wcześniej odprawiony.
• Uwagi do przebiegu kontroli celnej jak również do treści
protokołu turysta może wnosić dopóty, dopóki pozostaje na
terenie Urzędu Celnego. Po jego opuszczeniu możliwości
wnoszenia uwag i zastrzeżeń możliwe są jedynie poprzez
wniesienie odwołania do Prezesa Głównego Urzędu Ceł w
Warszawie za pośrednictwem urzędu, który odprawy dokonał.
• W przypadku, gdy podróżny przekroczył granice celną i
towary, które posiadał przy sobie w trakcie jej przekroczenia,
nie zostały poddane kontroli celnej, uważa się że towary te
zostały dopuszczone do wywozu lub wwozu do kraju.
Odprawa celna czasowa
Odprawa celna czasowa
•
Odprawa celna czasowa, popularnie zwana warunkową
Odprawa celna czasowa, popularnie zwana warunkową
- jej istotą jest czasowe dopuszczenie towaru przywożonego z
zagranicy na polski obszar celny pod warunkiem powrotnego
wywozu w oznaczonym okresie, a także towaru wywożonego
z polskiego obszaru celnego za granicę pod warunkiem
powrotnego przywozu w oznaczonym terminie. Tego rodzaju
odprawa celna wymaga zezwolenia urzędu celnego.
• Odprawa celna czasowa może być udokumentowana przez
wystawienie dowodu odprawy celnej czasowej, w którym
dokonuje się opisu przedmiotu, określa się jego wartość i
oznacza termin przywozu lub wywozu.
• Podróżny, który nie przywiezie do kraju tych rzeczy,
otrzymuje wezwanie płatnicze. Na jego podstawie musi
uiścić, zależnie od stawki celnej należności celne, a
dodatkowo karę za zwłokę w kwocie określonej aktualnymi
przepisami (ok 10% wartości towaru).
• Gdy powodem nieprzywiezienia towaru jest nie zawiniona
utrata towaru odprawionego czasowo, np. wskutek kradzieży
lub jego zniszczenia, urząd celny może zwolnić podróżnego
od obowiązku uiszczenia należności celnych ciążących na
przedmiocie.
• Wniosek o udzielenie takiego zezwolenia powinien być
skierowany do Urzędu Celnego, który dokonał odprawy czasowej.
Warunkiem zwolnienia od opłat celnych jest przedstawienie
wiarygodnych dowodów na potwierdzenie faktu zniszczenia bądź
utraty przedmiotu w nie zawinionych okolicznościach, np. w
wyniku kradzieży.
• Dowodem takim może być w szczególności dokument
wystawiony przez policję kraju, w którym miało miejsce
zdarzenie. W obcym kraju okradziony podróżny bardzo często
jest bardziej bezradny niż we własnym i dlatego też pilot
powinien pamiętać o zapytaniu go, czy przypadkiem ukradzione
rzeczy nie były przedmiotem odprawy czasowej.
• Również przy powrocie do kraju pilot powinien poinformować
turystów, że na tych osobach, które miały przy wyjeździe
czasowo odprawione wywożone przez siebie towary ciąży
obowiązek - bez wezwania urzędu celnego - zawiadomienia
celnika o przywozie powrotnym danej rzeczy, okazania dowodu
odprawy celnej czasowej i sprawdzenia na nim czy celnik
odnotował fakt zlikwidowania warunku odprawy celnej (datownik
celny i podpis celnika).
• Dokumentu zlikwidowanej odprawy celnej czasowej radzimy nie
wyrzucać, ale pieczołowicie przechowywać przez co najmniej 3
lata. Jest to jedyny sposób udowodnienia np. Urzędowi Celnemu,
że przedmiot sporny nie tylko powrócił w terminie do kraju, ale
również fakt ten został zgłoszony i odnotowany na GPK.
• Sam fakt przywiezienia do kraju rzeczy odprawionych czasowo
przez Urząd Celny bez potwierdzenia tego na GPK nie likwiduje
zobowiązań podróżnego względem państwa i nie zamyka
administracyjnie procedury celnej odprawy czasowej.
DZIĘKUJĘ ZA
DZIĘKUJĘ ZA
UWAGĘ
UWAGĘ