Planowanie i
organizowanie zadań
Potrzeba planowania – czy planowanie jest
potrzebne?
- Świadome planowanie studiów to umiejętność
maksymalnego wykorzystania czasu, jego odpowiedni
i szczegółowy na zajęcia związane z nauką oraz na
odpoczynek.
Jak? -> kalendarz, odpowiednie proporcje na naukę i
odpoczynek
Korzyści płynące z
planowania zajęć:
a) umysł, przyzwyczajony do pewnego rytmu,
rzadziej ulega blokadom i ociężałości
b) łatwiej zabrać się do konkretnie określonego
zadania, a po jego wykonaniu odpoczywać bez
wyrzutów sumienia, wywołanych
świadomością, że powinno się uczyć
c) dzięki planowaniu, po zdaniu jednego
egzaminu na ogół rozpoczyna się naukę do
kolejnego, co ułatwia integrowanie wiedzy
Skuteczne planowanie zajęć
1)lista czynności (To-Do-List)
- kartka papieru z wypisanymi zadaniami, które musimy
wykonać albo teraz, albo w przyszłości; plan pracy
- co ma zawierać ta lista? – nie tylko to, co zrobimy tak
czy owak, PRZEDE WSZYSTKIM wszystko to, o czym
moglibyśmy zapomnieć (np. zwrot książek do biblioteki)
– czyli ZADANIA KRÓTKOTERMINOWE
- może zawierać również dalsze zamierzenia i plany (np.
umówić się na konsultacje z Iksińskim)
- najlepiej wypisywać każdego dnia nową listę i
wykreślać z niej zrealizowane już zadania
Skuteczne planowanie zajęć 2
2) reguła 20/80 = zasada Pareto
- po zrelaksowaniu się, należy zaczynać od zadań trudnych, a łatwiejsze
i mechaniczne realizować po wystąpieniu objawów lekkiego
zmęczenia
- zgodnie z tą regułą, po uszeregowaniu zadań według ich ważności,
wykonanie 20% najważniejszych prac zapewnia osiągnięcie 80%
rezultatów. Pozostałe 20% efektów osiągamy przez wykonanie
pozostałych 80% zadań.
- z reguły tej wynika, że mając 10 zadań do wykonania, realizacja dwu
pierwszych daje nam już 80% sukcesu – więc warto je znaleźć i wykonać
Skuteczne planowanie zajęć 3
3) metoda SMART i SMARTER– koncepcja formułowania celów zgodnie
z 5 postulatami. Cel powinien być:
- Prosty (simple)- jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu,
sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na
luźną interpretację. (Jeśli nie przemyślisz dobrze celu, będzie on dla Ciebie
mało konkretny, a przez to słabo Cię będzie motywował do pracy i nie będziesz
wiedział jak się do niego zabrać.)
- Mierzalny (measurable)- a więc tak sformułowany, by można było liczbowo
wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną
"sprawdzalność" jego realizacji,
- Osiągalny (achievable)- inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny
podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji,
- Istotny (relevant) - cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie
musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował,
- Określony w czasie (timely defined)- cel powinien mieć dokładnie określony
horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.
Skuteczne planowanie zajęć 4
Metoda SMARTER jest rozszerzoną o 2 postulaty
wersję metody SMART. Dodatkowe cechy, który powinny
charakteryzować cel to:
- Ekscytujący (exciting) - cel powinien być ekscytujący, nie
może on być obojętny osobie go określającej, cel
ekscytujący motywuje do działania;
Zapisany – (recorded) - dzięki zapisaniu celu nie
zapomnimy o nim, zapisanie motywuje do jego osiągnięcia
a w razie trudności nie można udawać, że cel nigdy nie
istniał.
Przy ustaleniu celu metodą SMART(ER) warto także udzielić
odpowiedzi na następujące pytania:
Skuteczne planowanie zajęć 5
Podstawowe pytania:
1. Kto jest związany z celem?
2. Co chcę osiągnąć?
3. Gdzie w jakim miejscu ?
4. Kiedy w jakim czasie cel ma zostać osiągnięty?
5. Jak osiągnę cel?
6. Dlaczego chcesz osiągnąć cel?
Cele wyznaczane za pomocą metody SMART są dobre dla celów krótko i
średnioterminowych, kiedy mamy określone konkretne wymagania co
do takiego celu. Natomiast cele długoterminowe, życiowe, najczęściej
nie spełniają standardów SMART – i wcale nie muszą spełniać.
Skuteczne planowanie zajęć 6
4) Matryca Eisenhowera
Opiera się ona na dwóch paradygmatach: ważności i pilności.
Ważność – ma związek z naszą misją i najważniejszymi celami. Jeśli coś
wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest
ważne.
Pilność – to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin
wykonania jakiegoś zadania. Data ta może być mniej lub bardziej oddalona
w czasie, w związku z tym dzieli nasze aktywności na mniej lub bardziej
pilne.
Jak to wygląda?
Czystą kartkę papieru dzielimy na cztery części. Każda ćwiartka
otrzymuje inny priorytet:
zadania A: - to rzeczy ważne i pilne,
zadania B: - to zadania ważne i niepilne,
zadania C: - to rzeczy nieważne i pilne,
zadania D: - to te nieważne i niepilne
Skuteczne planowanie zajęć 7
Co to dla nas oznacza?
Zadania A to sprawy naglące, których termin właśnie upływa i które
musimy załatwić już teraz. To sytuacje kryzysowe i gaszenie pożarów.
Zadania B to rzeczy ważne i niepilne, tu wpisujemy to, co chcemy zrobić
w przyszłości, czyli doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych
możliwości i rozwiązań.
W polu C zapisujmy rzeczy nieważne i pilne - codziennie robimy wiele
rzeczy tylko dlatego, że mają pieczątkę "pilne". Hasło to sprawia, że
nawet nie zastanawiamy się, czy rzeczywiście mamy do czynienia z
rzeczą ważną.
Wszystkie pozostałe zadania wrzucamy do zadań D - i te od razu
możemy wrzucić do śmieci. W tej ćwiartce znajdziemy takie aktywności
jak: wyjście do galerii handlowej po to tylko, aby napełnić koszyk (nie w
celu zrobienia konkretnych zakupów),surfowanie po Internecie bez celu,
spotkania ze znajomymi, żeby się z nimi napić alkoholu (a nie po to, by
podtrzymać z nimi relacje), bezmyślne przerzucanie kanałów
telewizyjnych.
Jak według matrycy zarządzać czasem? Chodzi o to, aby możliwie
najmniej skupiać się na zadaniach C i D, a więcej uwagi poświęcić
A i B.
Skuteczne planowanie zajęć 8
zadanie
1)
Nauczyć się na jutrzejsze kolokwium
2)
Zapisać się na kurs tańca
3)
Napisać referat do końca tygodnia
4)
Wynieść śmieci,.
5)
Pochodzić po sklepach
6)
Zrobić zakupy na jutrzejszy obiad
7)
Przeglądanie stron internetowych
8)
Spotkanie ze znajomymi w celu zrobienia projektu na
kolejne zajęcia
9)
Oddać książkę do biblioteki
10)
Poszukać lepszego rozwiązania konfliktu z sąsiadem
11)
Poczytać książkę „Psychologia rozwoju człowieka”
12)
Oglądanie programów rozrywkowych
13)
Umyć brudną kuchenkę
14)
Pozamiatać korytarz
Skuteczne planowanie zajęć 9
5) Prawo Parkinsona
Mówi ono, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że
potrwa. Na przykład, jeśli założymy, że zebranie potrwa
godzinę, to zwykle trwa ono godzinę.
W przypadku, gdy założony cel zebrania zostanie wcześniej
osiągnięty, to potrwa ono do końca zaplanowanego przez
nas czasu. Ludzie mają, bowiem tendencję do przedłużania
działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wyglądać
jak mistrzowie planowania czasu. Teoria ta, dotyczy tylko
tych czynności, które sami wykonujemy lub posiadamy na
nie wpływ.
Skuteczne planowanie zajęć 10
6) Reguła 60:40
Według tej reguły, planować powinniśmy zaledwie 60% dostępnego
czasu, pozostawiając 40% czasu niezaplanowanym, na wypadek
gdyby zdarzyło się coś o czym po prostu nie pomyśleliśmy.
Dlaczego tylko tyle? W myśl tej reguły, planowanie 100% czasu nie
ma sensu, bowiem zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje,
drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby
się nie przeliczyć w naszym realnym planowaniu. Dlatego zaleca się
pozostawienie 40% czasu na czynności nieoczekiwane i
spontaniczne, które nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego
zadania, mogą się nam przydarzyć.
Jak zatem planować? Jeśli masz do dyspozycji 10 godzin czasu,
powinieneś zaplanować zaledwie 6 godzin. I o tym czasie myśleć
realnie. Zgodnie z zasadą, Twoje zaplanowane zadania powinno ci
się udać wykonać. A jeśli będziesz miał szczęście i dystraktorów
będzie mniej, to po prostu będziesz miał więcej wolnego.