Wykład IV:
Wykorzystanie planowania i
budżetowania
w zarządzaniu wartością
przedsiębiorstwa
Jan Komorowski
Warszawa SGH, 12.03.2013
Cel wykładu:
Świadome posługiwanie się
budżetowaniem
przez całe życie,
w zarządzaniu wartością
przedsiębiorstwa
i w gospodarstwie domowym
Tematyka wykładu:
1. Pojęcie planowania finansowego
2. Definicje budżetu i budżetowania
3. Relacje planowania finansowego i
budżetowania
4. Właściwości i funkcje budżetowania w
przedsiębiorstwie
5. Organizacja procesu budżetowania
6. Schematy przebiegu budżetowania
Def. Planowania
1) Planowanie to kreowanie koncepcji
przyszłości,
2) Sekwencja ludzkiego myślenia i działania
analiza - planowanie – działanie
3) Opis zadań „Co, Kto, Gdzie, Jak, kiedy” w
dowolnej formie i zakresie
4) Funkcja kierownicza – nie ma kierowania bez
planowania
5) Narzędzie zarządzania
- Forma i zakres planowania jest wyborem
podmiotu planującego i pochodną jego
profesjonalizmu
Ważność planowania w korporacji
Planownie – od intelektualnej refleksji dotyczącej
przyszłości,
do zamiarów będących wytycznymi do realizacji.
Syndrom Krzysztofa Kolumba
W modelu gospodarki rynkowej ignoruje się
planowanie
i zakłada żywiołowość działań. Nie kształci się
planistów!!!
Zarządzanie zorientowane na powiększanie
wartości nie jest możliwe bez planowania.
Podejście behwioralne wyróżnia dwie formy
zachowań – planownie i realizację,
Niechęć do planowania w Polsce:
- Złe doświadczenia z okresu centralnego planowania,
- Budowę gospodarki rynkowej w Polsce zainicjowano
Reformą „3x S” w 1983r.
- W miejsce centralnego planowania wiara w fetysz
rynku,
- Słaba wiedza wskutek braku nauczania o planowaniu,
- Chroniczny brak metodologii i specjalistów.
- Gospodarka rynkowa podlega ciągłej ewolucji,
- a korporacje potrzebują planistów.
Planowanie finansowe
Włściwości:
• ma formę pieniężną,
• Opiera się na mechanizmie przepływów
pieniężnych,
• wykorzystuje język rachunkowości,
• Uwzględnia zmienność pieniądza
(kapitału) w czasie,
• ma dowolny układ i zakres,
Polega na opracowaniu planów w ujęciu
pieniężnym i kończy się na etapie ich
sporządzenia.
W każdym planie można dostrzec
elementy:
1. Podmioty planowania,
2. Przedmiot planownia,
3. Obszar planowania,
4. Zakres planowania,
5. Cele i zadania planowania,
6. Horyzont (harmonogram planu),
7. Środki realizacji i finansowania planów,
8. Metody, narzędzia i organizacja planownia,
9. Warunki i środowisko realizacji planów).
Analizując plan można wnioskować o jego
powodzeniu.
Nawet doskonały plan ignorujący warunki
realizacji jest bezużyteczny.
Budżetowanie
jedna z fundmentalnych metod zarządzania
zapewniająca racjonalne wykorzystanie
środków finansowych.
Stosowana przez wszystkie podmioty,
państwa, przedsiębiorstwa i gospodarstwa
domowe.
Idea budżetowania
Przedsiębiorstwa kupują środki wytwórcze i
sprzedają produkty generując w ten sposób wpływy i
wydatki.
Budżetowanie pozwala na koordynację ich zadań z
przepływami pieniężnymi i czasem realizacji.
Ewolucja Budżetowania
- wywodzi się z dziedziny finansów publicznych.
Metodologia budżetu państwa została
dostosowana do wymogów przedsiębiorstw
poprzez:
I. Wykorzystanie technik rachunkowości (70-
80’s)
II. Wykorzystanie Controllingu (80-90’s)
III.Wspomagnie informatyczne (90’s ).
Obecnie obserwujemy łączenie budżetowania z
nowoczesnymi technikami zarządzania, informatyki
i rachunkowości:
Six Sigma, Multiple Criteria Optimalisation, Data
Base Mgmt, itd.
Definicje budżetowania
1. - metoda zarządzania łącząca sferę
finansową i realną danego podmiotu,
integrująca planowanie, podejmowanie
decyzji, kontrolowanie i motywowanie,
2. - metoda wykorzystywana do alokacji
środków finansowych i określania
zadań w wymiarze czasu oraz
organizowania i kontroli przebiegu ich
realizacji.
3. - proces sterowania podmiotami,
zadniami, procesami i projektami, za
pomocą strumieni informacji
(zmiennych planistycznych i odchyleń
realizacji): określającyh zadania,
wpływy, wydatki, i czas.
Budżet i budżetowanie są
nierozłączne
(nie ma jednego bez drugiego)
budżet przedsiębiorstwa, państwa, gosp.
domowego itd.
to specyficzna forma planu finansowo-
rzeczowego ujmującego działalność podmiotu
obejmująca:
- zestawienie dochodów
- wydatków
- przypisanych do struktury zadań
- przedstawionych w rozkładzie czasowym.
W określonych uwarunkowaniach istnieje tylko
jedna optymalna forma budżetu opisująca
działalność przedsiębiorstwa.
.
Proces budżetowania:
w tej metodzie gospodarowania, wyróżnia się
trzy fazy:
I. planowania,
II. realizacji,
III. i kontroli
zapreliminowanych zadań w postaci
dochodów i wydatków ujętych w wymiarze czasu.
Pierwotnie budżetownie wyrażało się
poprzez stosowanie preliminarzy i
harmonogramów
(Przykład: przyjęcie weselne)
W praktycznym stosowaniu
budżetowanie wymaga opracowania
procedur obejmujących tryb, zasady i
sposoby:
• sporządzania planów budżetowych,
• gromadzenia środków budżetowych,
• dysponowania środkami
budżetowymi,
• prowadzenia rachunkowości i
sprawozdawczości budżetowej,
• analizy i procedury kontroli
budżetowej.
Pytanie:
Jaka jest relacja
budżetowania i
planowania
finansowego ?
Budżetowanie
w odróżnieniu od
planowania
1. obejmuje fazy planowania, realizacji oraz
kontroli stanowiącej ocenę uzyskanych efektów,
(- metoda zarządzania)
2. Układ i zakres budżetowania jest precyzyjnie
określony w danym przedsiębiorstwie,
(indywidualizacja),
3. nie dotyczy tylko finansów, określa zadania w
sferze realnej i obowiązki ludzi,
(metoda
gospodarowania).
4. określa metody sprawozdawczości, analizy i
korekty, motywowania
(metoda stosowana w
ramach finansów, rachunkowości, controllingu,
informatyzacji itd.)
Wniosek:
Nie można utożsamiać
budżetowania z
planowaniem finansowym.
Wielowymiarowy
zakres
budżetowania
rozpatrujemy w wielu układach:
• Podmiotowym (dysponentów, ośr. zysku,
i odpowiedzialności),
• Przedmiotowym (zadaniowym,
projektowym),
• Finansowym (przepływów),
• Kosztowym (rodzajowym),
• Procesowym (czas i etapy),
• Funkcjonalnym (motywacji,
dochodowości itp.)
Sekwencja i procedury budowy
budżetu
Są zintegrowane z zarządzaniem tworząc sekwencję
skoordynowanych kroków obejmując:
wymiar ilościowy nakładów i działań
wymiar kosztowy, (koszty bezpośrednie i pośrednie,
materiałów i pracochłonności, koszty stałe i
zmienne),
Wymiar pieniężny (wpływów i wydatków),
wymiar analityczny, dotyczący optymalizacji (np.
próg rentowności produkcji),
Wymiar syntetyczny, dotyczący zbiorczych
wyników (master budżet).
( - Przykłady w gospodarstwie domowym i
przedsiębiorstwie)
Klasyfikacja budżetowania
• Budżetowanie
operacyjne
(zadaniowe,
kosztowe),
• obejmuje ośrodki kosztów, centra zysków,
• B. działań, zadań (projektów, procesów,
produktów),
• B. środków pieniężnych, sprzedaży, produkcji,
dystrybucji itp.
• B. Cząstkowe i systemowe, obejmujące łączną
działalność przedsiębiorstwa.
• Budżetowanie zerowe
• Master Budget
• Budżetowanie roczne i wieloletnie
• Budżetowanie kapitałowe (rozwoju, inwestycji)
Wniosek:
W miarę rozwoju procedur
rozszerza się zakres
budżetowania
na wszystkie obszary działalności
przedsiębiorstwa, które mają wymiar
finansowy.
Taka jest praktyka w bankach, korporacjach
globalnych i dobrze zarządzanych firmach
Elementy orgnizacji
budżetowania
Podmioty budżetowania (dysponenci
limitów)
stanowiska kierownicze wyższego i średniego
szczebla zarządzania,
wyrażające strukturę organizacyjną, MPK,
centra zysków i odpowiedzialnosci,
odpowiedzialne za terminową i oszczędną
realizację zadań gospodarczych (wyników),
wyposażone w środki realizacji
(limity
budżetowe).
Plan budżetowy
Budżet określonego zakresu działalności,
zadania produkcyjnego, projektu lub całego
przedsiębiorstwa.
- stanowi dwustronne zestawienie
- środków pieniężnych, dochodów i wydatków,
(lub przychodów i kosztów),
- przypisanych określonym zadaniom i podmiotom
- rozdzielonych w wymiarze czasu.
- po stronie dochodów (przychodów)
znajdują się kwoty środków
pieniężnych uzyskanych z tytułu
sprzedaży lub wartość wykonania
określonych produktów (zadań).
po stronie wydatków (kosztów)
występują kwoty pieniężne
odpowiadające zapreliminowanym
nakładom na wykonanie zadań.
Limity wydatków (kosztów)
• Kwoty
wydatków
(kosztów)
zawarte w planie budżetowym
wyznaczają
górną
granicę
wydatków (kosztów).
• Limity w klasyfikacji budżetowej są
podzielone na zadania cząstkowe,
grupy i rodzaje kosztów, rozłożone
w czasie.
Pytanie:
Czy budżetowanie w układzie
przepływów pieniężnych ?
- czy w układzie przychodów i kosztów ?
( Często pisze się o budżetowaniu kosztów
lub o „wewnętrznym budżetowaniu”).
• Jakie podejście jest ważniejsze dla
przedsiębiorstwa?
Mechanizm budżetowania
W japońskiej koncepcji budżetowania w firmie SONY
występują trzy elementy składające się na mechanizm
budżetowania:
Planowanie budżetowe
- jako sformalizowany opis
wyznaczeń, określający zapreliminowane środki
finansowe na wykonanie zadania w rozkładzie
czasowym
Realizacja budżetu
(budgetary action) rozumiana
jako procedura reglamentacji zasobów i środków
finansowych
na
wykonanie
zadań
planu
budżetowego
Kontrola budżetowa
- forma oceny wykonania
poprzez rejestrację odchyleń bieżących wyników w
stosunku
do
przyjętych
zadań
w
krótkich
przedziałach czasu
•
Mechanizm
Budżetowania
analitycznie:
- sterowanie strumieniem zmiennych
opisujących działalność gospodarczą.
- zmienne określające ilościowo zadania
- rzeczowe nakłady i efekty,
- zmienne zapreliminowanych przychodów i
kosztów
- lub zmienne określające wpływy i wydatki
- oraz zmienną czasu.
Zarządzanie poprzez budżetowanie polega
na optymalizacji, czyli racjonalnym
gospodarowaniu
tj. na oszczędności i efektywności
we wszystkich fazach budżetowania i obejmuje:
A. optymalizację zadań,
B. optymalizację dochodów
C. Optymalizację wydatków,
D. optymalizację czasu realizacji.
A,B,C,D – to zmienne procesu optymalizacji
W gospodarce kolektywistycznej („za komuny”) była ograniczona
podmiotowość, przedsiębiorczość i możliwości optymalizacji.
Warunkiem optymalizacji jest podmiotowość tj. świadomość
tożsamości, odrębności interesów i wolności gospodarowania i
autonomii wyboru . Jest ona także funkcją kryteriów racjonalności,
dostępności środków i posiadanej wiedzy, informacji.
Posługując się oprogramowaniem budżetowania
można:
- modelować wyniki,
- planować zadania,
- kontrolować odchylenia od planu,
- i
manipulować zmiennymi
, stosownie do
napięć
(intensyfikować, optymalizować, korygować,
aktualizować)
procesem gospodarczym na etapach:
-
przygotowania
- realizacji
- i oceny wykonania.
Teza:
Budżetowanie jest
efektywną metodą
gospodarowania i kreowania wartości
wówczas, gdy:
- zadania,
- dochody,
- wydatki,
- czas,
- podobnie jak wymiar osobowy, rzeczowy,
organizacyjny i finansowy,
traktowane są jako:
-
zmienne procesu budżetowania
- poddane optymalizacji .
- Także w sektorze publicznym (centralnie i
regionalnie)!
Wielowymiarowość
optymalizacji
w układach:
• Podmiotowym,
• Funkcjonalnym,
• Przepływów finansowych,
• Przedmiotowym (zadaniowym),
• Procesowym (czas, etapy).
Wniosek: Budżetowanie państwa jest
optymalizowane tylko w układzie zadaniowym
i silnie scentralizowane.
Wniosek:
Ograniczenia możliwości optymalizacji w
obszarze
celów, zadań, dochodów , wydatków,
czasu,
(swobody wyboru, efektywności, odchyleń,
adaptacji do zmian itp.)
prowadzą do wyników suboptymalnych.
Przykłady:
budżetowanie kosztowe,
budżetowanie operacyjne,
budżetowanie roczne,
budżetowanie sztywne,
budżetowanie ograniczone do dochodów,
budżetowanie zerowe,
budżetowanie zadaniowe
.
Słabe strony (trudności, zagrożenia)
budżetowania:
- strona podmiotowa realizacji,
- procedury i sztywne dyrektywy w wieloletnim okresie,
- wpływ zmiennych warunków realizacji,
- zróżnicowanie warunków w międzynarodowym
środowisku,
- możliwości i warunki finansowania,
- aktualizacja uwzględniająca zakłócenia realizacji,
- formalizacja i zadania ilościowe,
- brak efektów indukowanych, ciągnionych (rozwoju),
n
Przykłady schematów
W budżetowaniu dużego
przedsiębiorstwa
Przykład:
Wykłd – część II:
Budżetowanie wybranego obszaru
działalności
Funkcja sprzedaży obejmuje działania składające się na:
1. Prognozowanie
sprzedaży, analizę koniunktury i rynku, badanie
popytu i siły sprzedaży
2. Kreowanie popytu,
czyli nakłady na marketing, reklamę,
promocję, informację
3. Kreowanie
mediów sprzedaży
jako warunków zakupu dla
klienta, obejmuje koszty sprzedawców, akwizytorów, sieci
dystrybucji niezależnych agentów, sieci detalicznej
4. Operowanie produktem (towarem),
w tym koszty transportu,
przeładunku, składowania magazynowania, konfekcjonowania,
pakowania, prezentacji, wdrażania, adaptacji itp.
5. Finansowanie sprzedaży,
czyli kredytowanie dostaw i
pobieranie należności, w tym finansowanie obrotu
faktoringowego, windykacji i obsługi przeterminowanych
należności.
Zmienne w budżecie
sprzedaży
Budżet sprzedaży może być dowolnie
rozbudowywany dzięki arkuszom kalkulacyjnym.
Może on obejmować:
- sprzedaż w układzie asortymentowo-
ilościowym,
- przychody ze sprzedaży,
- wpływy ze sprzedaży,
- marżę handlową,
- bezpośrednie i pośrednie, stałe i zmienne,
koszty sprzedaży,
- koszty handlowe w tym, koszty promocji,
reklamy,
- inne pozycje warunkujące wyniki finansowe.
Formularz asortymentowo-ilościowej prognozy sprzedaży w regionie
w okresie (roku, kwartału, miesiąca)
Rejon sprzedaży
.................................Dystrybutor...........................Sprzedawca......................Okres ..........
.....
Produkt
y
Planowana sprzedaż
na rok bieżący
(ilość / wartość)
Szacowana sprzedaż na rok
przyszły
Sprzeda
ż jako
zadanie
przyjęte
do
realizacji
Ilość
Wartość
Ilość
Wartość
Dynamika
przyrostu
wielkości
sprzedaży
dynamik
a
Wartości
sprzedaż
y
1.
2.
3.
.......
Razem
Przykład prostego budżetu przychodów ze
sprzedaży
Klasyfi
-
kacja
Plan przychodów ze sprzedaży w podziale na
miesiące
Sprzedaż
kwartalna
ogółem
styczeń
luty
marzec
Ilość
wartoś
ć
Ilość
Wartoś
ć
Ilość
wartoś
ć
Ilość
wartoś
ć
Produ
-kty
A,
B,
C,
...
Razem
Produkt Super
Kwartały
Rok
1
2
3
4
Liczba jednostek
8,000
9,000
8,500
6,000
31,500
Wartość sprzedaży przy cenie
3.00
24,000
27,000
25,500
18,000
94,500
Koszty zmienne dystrybucji
720
810
765
540
2,835
koszty stałe
Promocja
Reklama
9,000
6,000
9,000
6,000
9,000
6,000
9,000
6,000
36,000
24,000
Koszty stałe razem
15,000
15,000
15,000
15,000
15,000
Koszty razem
15,720
15,810
15,765
15,540
62,835
Marża handlowa
8,280
11,910
9,735
2,460
31,665
Rozwinięta postać budżetu sprzedaży produktu S
Planowanie marży
handlowej
Wartość
marży handlowej brutto Okres ... Rok ....
Produkty
Ilość
Planowan
a
sprzedan
ych
jednostek
(a)
Cena
jednostk
owa
(b)
Planowan
a
Wartość
sprzedaży
(a) x ( b)
Koszt sprzedaży
Marża
brutto
(a) x ( b)
- (a) x
(c)
Jednostkow
y
( c)
Łączny
(a) x
(c)
A
B
C
Razem:
Suma:
Okres kredytu
Styczeń
Luty
Marzec
Kwiecień
Sprzedaż gotówkowa
Kredyt poniżej 14 dni
14- 31 dni
31-60 dni
powyżej 60 dni
Marża handlowa
Razem należności
Rozkład należności w kolejnych miesiącach
Miesiąc
sprzedaż
koszt
sprzedaży
Zysk
operacyjny
Styczeń
129,6
84,240
45,360
Luty
129,6
84,240
45,360
Marzec
129,6
84,240
45,360
kwiecień
162,0
105,3
56,700
Maj
162,0
105,3
56,700
czerwiec
162,0
105,3
56,700
lipiec
97,2
63,18
34,020
sierpień
97,2
63,18
34,020
wrzesień
97,2
63,18
34,020
październik
113,4
73,710
39,690
listopad
162,0
105,3
56,700
grudzień
178,2
115,83
62,370
RAZEM:
1.620.000
1.053.000
567.000
Rozkład
przychodów (wpływów) ze
sprzedaży w roku finansowym ( mln. zl.)
Sprzedawc
a
Region
Produkt
Rok bieżący
sprzedaż szt.
Rok przyszły
sprzedaż szt.
Korekta
szefa
regionu
Nowak
Południowy
A
B
2500
3000
3000
3500
bez uwag
3000
Kowalski
Południowy
A.
B
1000
4500
2000
5000
bez uwag
4500
Kwiatkows
ki
Południowy
A
B
3000
3500
Zachodni
A
B
4000
3000
Zachodni
A
B
Zachodni
A
B
Wschodni
A
B
Wschodni
A
B
A
B
Wyznaczenie zadań dla pracowników sprzedaży
Określając formy i narzędzia
reklamy i
promocji
czy
się
kierować
możliwościami ?
stosowanymi instrumentami
promocji w branży
łącznie z poszukiwaniem oryginalności,
strukturą kosztów
dotąd ponoszonych na te cele,
oceną efektywności
stosowanych instrumentów
promocji i reklamy,
Elastycznością,
czyli
zwiększaniem
lub
zmniejszaniem środków zależnie od skali trudności
sprzedaży.
System budżetowania
• Budżetowanie stanowi syntezę
wszystkich funkcji kierowniczych
łącząc różne ich elementy w
systemową metodę.
W skład systemu budżetowania
wchodzą podsystemy:
mechanizm (system) podejmowania
decyzji
metody (system) ewidencji i kalkulacji
Met.
gromadzenia
zasobów
finansowych
Met.
wydatkowania
środków
finansowych
Met. monitorowania i kontroli
Budżetowaniem można objąć całe
przedsiębiorstwo lub państwo w
postaci
systemu planów finansowych
przedstawionych w formie
arkuszy kalkulacyjnych.
- wymaga to nałożenia na siebie
budżetów poszczególnych zadań i
przekrojów z:
- działalności podstawowej,
- pomocniczej
- Inwestycyjnej, kapitałowej i innej.
Podstawowy cel
budżetowania
Służy realizacji celów przedsiębiorstwa
poprzez
dyscyplinowanie i kontrolę:
- osiągania wyników i zadań rzeczowych
- wpływu
i
wydatkowania
środków
finansowych
- czasu realizacji
(zadań produkcyjnych, handlowych,
inwestycyjnych).
Funkcje budżetowania
1.- zapewnienie wykorzystania
potencjału gospodarczego
przedsiębiorstwa w dążeniu do
wyznaczonych celów bieżących i
strategicznych
• ( - funkcja sterowania),
2. - kształtowanie
najkorzystniejszego ekonomicznie
rozwoju firmy
( - funkcja optymalizacyjna),
3. - stosowanie bodźców
finansowych w celu wywołania
pozytywnych postaw pracowników
( - funkcja motywacyjna),
4. - utrzymanie prawidłowych relacji
bilansowych i płynności finansowej
przedsiębiorstwa
( - funkcja równowagi
ekonomicznej),
5. - kontrola procesów gromadzenia i
wykorzystania
środków
finansowych
pod
względem
celowości
i
efektywności gospodarowania
( - funkcja kontrolna).
Polityka budżetowania
W przedsiębiorstwach można spotkać
różne rozwiązania proceduralne w
zakresie budowy i realizacji
budżetowania.
Dotyczy to wyboru funkcji, celów oraz
zasad
metod i narzędzi adekwatnych
do indywidualnych warunków i
oczekiwań.
Pozytywne efekty
budżetowania
Poprzez
wpływ
na
funkcjonowanie
i
organizację przedsiębiorstwa oraz na
pracowników i ich motywacje,
- dodatkowym skutkiem budżetowania są:
• Różne skutki bezpośrednie i
pośrednie,
• kreacja postaw
proefektywnościowych,
• poprawa produktywności zasobów
• wyższy poziom wewnętrznej kultury
przedsiębiorstwa.
Mechanizm
i
organizacja
budżetowania integruje zarządzanie
(metoda zarządzania)
• Cele, zadania i okoliczności realizacji
( strategię),
• planowanie (rzeczowe) zasobowe i
finansowe
• zarządzanie operatywne i długookresowe.
Wyposażając dysponentów w środki pieniężne:
•
działalność
sprowadza
do
wymiaru
finansowego.
• zmienia organizację.
• nadaje nową treść funkcjom kierowniczym.
Bezpośrednie (mierzalne) efekty
budżetowania:
- oszczędność
kosztów produkcji, a zatem
poprawa wyniku finansowego,
- skrócenie cyklu
produkcyjnego, przez to
wzrost zdolności produkcyjnych,
- ujawnienie i
wykorzystanie rezerw
czynników produkcyjnych,
- obniżenie
wielkości zaangażowanego
kapitału
obrotowego,
- wzrost produktywności
poszczególnych
czynników produkcji,
- wzrost wynagrodzeń
kierownictwa i załogi.
• Pośrednie efekty stosowania
budżetowania:
- usprawnienie
zarządzania
operatywnego,
- bieżące
monitorowanie
przebiegu
procesu produkcji,
- poprawę
rytmiczności
pracy
i
jakości
produktów,
- wzrost
motywacji
załogi i kadry
kierowniczej,
- wzrost stopnia
zorganizowania
przedsiębiorstwa,
- obniżenie
ryzyka
w różnych obszarach,
- wzrost
zaufania
kredytodawców i
wierzycieli.
P o d s u m o w a n i e :
Wprowadzając budżetowanie kierujemy
się
założeniem,
że
metoda
budżetowania w zarządzaniu
poprawia:
- dyscyplinę finansową,
- wyniki,
- efektywność ekonomiczną,
- podnosi kulturę organizacji.
Dziękuję za uwagę