System kancelaryjny
Metoda przekazywania informacji
wewnÄ…trz instytucji
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Podział systemów:
system kancelaryjny dziennikowy
system kancelaryjny bezdziennikowy
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
System kancelaryjny dziennikowy
polega na wielokrotnym rejestrowaniu
i kwitowaniu odbioru pism,
dokumentów i przesyłek w
specjalnym dzienniku, tzw. księdze
podawczej lub dzienniku
kancelaryjnym.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
 Umożliwia kontrolę załatwienia sprawy
w każdej fazie. Szczególną troską
otaczany jest dokument, a nie człowiek
i jego czas.
Stosowany w instytucjach o niewielkiej
strukturze organizacyjnej.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Odmiany systemu kancelaryjnego
dziennikowego:
jednodziennikowy  pisma wychodzÄ…ce
i przychodzÄ…ce sÄ… rejestrowane w jednym
dzienniku korespondencyjnym. Pisma
przychodzące po lewej stronie, a wysyłane
po prawej.
dwudziennikowy  sÄ… dwa dzienniki
podawcze, jeden do pism wpływających,
drugi do pism wypływających.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Podstawowe czynności w ramach
systemu dziennikowego:
pismo wpływające rejestruje się w dzienniku podawczym
w kancelarii lub w sekretariacie;
kancelaria (sekretariat), po rejestracji, nadaniu pieczęci wpływu,
przesyła pismo za pokwitowaniem do właściwej komórki
organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz
drugi w dzienniku kancelaryjnym tej komórki;
pisma załatwiające sprawę rejestruje się w dzienniku podawczym
komórki organizacyjnej, nadaje im ZNAK PISMA komórki
organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przysyła je do
kancelarii (sekretariatu);
kancelaria rejestruje wysyłane pismo i dokonuje jego ekspedycji;
oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych
przechowuje pracownik załatwiający sprawę albo kancelaria, w
układzie chronologicznym, to znaczy według dat poszczególnych
pism, w celu Å‚atwiejszego odszukiwania pisma referent lub
kancelaria prowadzÄ… skorowidze alfabetyczne otrzymywanych pism.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Znak pisma w systemie
dziennikowym
Znak nadaje się w tej komórce, która
załatwia sprawę. Składa się z:
skrótu firmy
symbolu komórki organizacyjnej
kolejny numer dziennika
korespondencyjnego (po rejestracji)
rok kalendarzowy
Przykład: E/SG/2/06
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
system kancelaryjny
bezdziennikowy
odpowiedzialność za załatwienie sprawy
ponosi pracownik, który otrzymuje
pismo z sekretariatu lub kancelarii,
nie rejestruje siÄ™ pojedynczych pism,
lecz załatwione sprawy w formularzu
 Spis spraw
rejestruje pracownik bezpośrednio
zajmujÄ…cy siÄ™ danÄ… sprawÄ…
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Zadania referenta
zarejestrowanie sprawy w spisie spraw;
uzyskanie aprobaty od przełożonego na
załatwienie sprawy;
załatwienie sprawy od początku do
końca;
sporzÄ…dzenie kopii pisma;
uzyskanie potrzebnych podpisów;
przekazanie pisma do wysyłki;
umieszczenie akt w odpowiedniej teczce
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Podstawowe czynności w ramach
systemu bezdziennikowego:
kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym
odnotowuje datę wpływu, przykładając pieczątkę
wpływu, wpisuje symbol komórki organizacyjnej, do
której pismo ma być przekazane; Pieczęć
pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z
kancelarii (bez rejestracji i pokwitowania), do
komórki organizacyjnej, której symbol został
odnotowany na piśmie;
komórka organizacyjna otrzymane pismo, również
bez rejestracji i pokwitowania, doręcza referentowi,
któremu zlecono załatwienie sprawy;
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Podstawowe czynności w ramach
systemu bezdziennikowego cd.
referent po otrzymaniu pisma rejestruje je
spisie spraw dołączonym do teczki,
przeznaczonej do przechowywania pism
dotyczÄ…cych danej sprawy;
pismo załatwiające sprawę pracownik
przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która
bez rejestracji ekspediuje pismo na zewnÄ…trz;
oryginały pism otrzymywanych i kopie pism
wysyłanych przechowuje w aktach sprawy
osoba załatwiająca sprawę.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Przykład
Wykaz akt
Jest to stała rzeczowa klasyfikacja akt
przedsiębiorstwa. Polega na podziale wszystkich akt
według zagadnień, których dotyczą. Zagadnienia
ogólne są dzielona na coraz bardziej szczegółowe.
Opracowuje się według klasyfikacji dziesiętnej.
PodstawÄ… do opracowania jest:
zakres działania firmy;
struktura organizacyjna;
podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i
stanowiska pracy w firmie
Powinien:
uwzględniać zagadnienia aktualne oraz przewidzieć rezerwę
na przyszłe zagadnienia;
treść haseł jest jasna i zrozumiała
hasła wyższego rzędu są logicznie powiązane z hasłami klas
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
niższych
Teczka aktowa
Pozycje wykazu akt, które nie podlegają
dalszemu podziałowi są nazwami teczek
zadanie&
Opis teczki aktowej
spis spraw prowadzi się dla każdej
teczki
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Przechowywanie akt
akta spraw załatwianych  ustala
system kancelaryjny;
akta spraw załatwionych  mogą być
niszczone lub przechowywane (sposób
oznaczania kategorii archiwalnych
określa Dz.U. Załącznik nr 1 do
RozporzÄ…dzenia DzU. 2002 nr 167 poz.
1375)
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Kategorie archiwalne
kategoria A  materiały archiwalne,
posiadają wartość historyczną, okres
przechowywania jest nieograniczony;
kategoria B  materiały niearchiwalne,
ze względu na okres przechowywania
dzieli siÄ™ na grupy:
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Kategoria B
Bc  krótkotrwałe znaczenie, po
wykorzystaniu najczęściej po roku są
niszczone;
B-n  n jest liczbą arabską, określającą okres
przechowywania;
BE-n  dokumenty po upływie okresu
przechowywania (n lat) podlegajÄ… ekspertyzie
(przeprowadza archiwum państwowe),
następuje zmiana kategorii
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Znak pisma w systemie
bezdziennikowym
symbol literowy komórki organizacyjnej;
symbol liczbowy hasła z wykazu akt
firmy;
kolejny numer sprawy ze spisu spraw;
rok kalendarzowy
Przykład: DK-100-7/06
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Podział pism wg zawartej
tajemnicy
pisma jawne
pisma poufne (zawierajÄ… tajemnicÄ™
służbową)  kancelaria tajna lub
wyodrębnione stanowisko
pisma tajne (zawierajÄ… tajemnicÄ™
państwową)  osoby posiadające
pisemne upoważnienie kierownictwa
dalej jednostki organizacyjnej
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Pisma poufne
majÄ… adnotacjÄ™  Poufne lub  Do rÄ…k
własnych
są podwójnie kopertowane
są przesyłane pocztą listem poleconym
rejestrowane są w dzienniku do przesyłek
poufnych
pieczęć wpływu przystawia się na kopercie
przekazuje się wyłącznie za pokwitowaniem
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Koniec
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Stempel wpływu
nazwa firmy
data wpływu (wpłynęło)
znak (L.dz.)
ilość załączników
referent
system system
dzienn. bezdzien.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
zadanie  znak akt
Do działu Kadr wpłynęło pismo
dotyczÄ…ce planu szkolenia bhp
pracowników. Jaki jest numer teczki?
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć