Programowanie imprezy:

- ustalenie nazwy imprezy,

- ustalenie planu trasy z uwzględnieniem zwiedzanych miejscowości i obiektów z krótkim ich opisem,

- ustalenie szczegółowo harmonogramu czasowego,

- określenie rodzaju środka transportu,

- wyrażene określenie czasu wolnego przewidzianego dla uczestników.

Zasady ustalania programu:

1) Imprezy pobytowe:

- ograniczony program ale z możliwością skorzystania z dodatkowych atrakcji.

2) Imprezy obiazdowe:

- nie planować zbyt wielu punktów programu,

- zwiedzanie nie powinno przekraczać 5-6 godz,

- powinien być czas na robienie zdjęć i kupienie pamiątek,

- minimum pół dnia należy przeznaczyć na

posiłki i odpoczynek,

- zwiedzanie miasta z przewodnikiem trwa średnio 3-4 godz.,

- przerwa w trakcie jazdy autokarem powinna być nie krótsza niż 20-30 min,

- zaplanowany dzień w imprezie obiazdowej nie powinien być dłuższy niż 10 godz,

- w przypadku imprez kilkudniowych należy zaproramować przerwy od zwiedzania zabytków przez 1-3 dni.

Kalkulacja:

a) koszt świadczeń,

b) marża biura,

c) stawka akwizycyjna od agenta,

d) podatek VAT.

Koszt świadczeń - to kwota netto jaką należy zapłacić dostawcom usługi.

1) Koszty stałe (koszty ponoszone bez względu na liczbę uczestników):

- wynagrodzenie pilota,

- usługi przeowdnickie,

- opłaty rezerwacyjne,

- transport, nocleg, wyżywienie.

2) Koszty zmienne (zależne od liczby uczestników):

- bilety dostępu do atrakcji turystycznych; koncerty; muzea,

- koszty ubezpieczenia,

- bilety komunikacyjne.

Marża biura - to narzuta organizatora do

kosztów świadczeń,stanowi ona jego przychód. Zadaniem marży jest pokrycie kosztów związanych z prowadzeniem biura np.: koszty reklamy, zakupy materiałów biurowych, wynagrodzenie pracowników. Na wielkość

marży ma wpływ atrakcyjność oferty. Im bardziej unikalna oferta tym marża jest większa (wacha się od 5 do 20%).

Prowizja od sprzedaży - to kwota doliczna do ceny, który płaci naabywca

imprezy, a która przeznaczona jest dla agenta.

Podatek VAT - podatkiem VAT opodatkowana jest marża handlowa na 22%.

Teczka imprezy turystycznej:

- pokwitowania, kwity, bilety, umowy,

- sprawozdania, upoważnienia, voucher,

- dokumenty ubezpieczeniowe, raporty,

- zlecenie wykonania usługi, listy hotelowe,

- warunki uczestnictwa w imprezie,

- lista uczestników, fundusz awaryjny.