ORGANIZACJA WYCIECZKI AUTOKAROWEJ

 

Wycieczki autokarowe są najwygodniejszą formą poznawania kraju. Szybkość przemieszczania się sprawia, że w krótkim czasie możemy przemieszczać się na dość znaczne odległości. Najczęściej wycieczki takie przeprowadza się z dala od naszego miejsca zamieszkania, co sprawia, że problemem może się wydawać załatwienie miejsc noclegowych, wyżywienia, rezerwacji wstępów do muzeów, obiektów zabytkowych itp. Jest to problem złudny. W dobie telefonu, faksu i Internetu wszystkie elementy wycieczki możemy załatwić nie wychodząc z domu. W Internecie znajdziemy strony prezentujące wszystko co nas interesuje, a więc: ośrodki noclegowe prezentujące pokoje wraz z wyposażeniem, obiekty do zwiedzania ze szczegółowym opisem, ceny biletów wstępu itp. Ktoś może powiedzieć: Po co sobie głowę zawracać, przecież są biura podróży , które za nas zorganizują wycieczkę. To prawda, jednak w przypadku wycieczki dla uczniów, ważny, a może najważniejszy jest jej koszt. Sami zorganizujemy wycieczkę o około 30% tańszą.

Warunki, jakie należy spełnić, aby wycieczka była ciekawa

i przebiegała bez problemów:

 

Opracowanie programu wycieczki.

1. Przygotowanie atrakcyjnej trasy ( zabytki architektoniczne, muzea, ciekawostki przyrodnicze itp.)

2. Określenie celów wycieczki.

3. Określenie sposobu rekrutacji uczestników.

4. Przygotowanie planu finansowego wycieczki.

5. Opracowanie regulaminu wycieczki.

6. Zebranie przewodników turystycznych (np. z Internetu) dotyczących trasy wycieczki.

Działania organizacyjno - logistyczne (należy je rozpocząć na kilka miesięcy przed planowanym terminem wycieczki).

1. Wyszukanie solidnego i niedrogiego przewoźnika (podpisać umowę wstępną).

2. Wyszukanie miejsc noclegowych, np. w Internecie (z uwagi na ich dużą ilość pamiętajmy o możliwości pertraktowania ceny) - dokonanie rezerwacji. Wynajmujący często żądają zadatku, który należy przesłać przekazem pocztowym.

3. Zarezerwowanie biletów wstępu i przewodników (telefonicznie lub poprzez Internet)

4. Przeprowadzenie naboru uczestników wycieczki (przy zapisie należy pamiętać o numerach ewidencyjnych dzieci -może być to potrzebne w przypadku skorzystania z pomocy lekarskiej w czasie wycieczki, wskazane jest pobranie zadatku).

5. Skompletowanie kadry opiekunów (1 opiekun na 10 uczestników).

6. Zebranie odpłatności za wycieczkę.

7. Spotkanie z uczestnikami wycieczki.

-         Zapoznanie uczestników z regulaminem wycieczki, co potwierdzają własnoręcznym podpisem.

-         Przedstawienie planu wycieczki.

-         Wręczenie uczestnikom wizytówek zawierających informacje o adresach miejsc noclegów, obowiązkowego ekwipunku oraz numer telefonu komórkowego kierownika wycieczki.

8. Przygotowanie kilku list uczestników (mogą być potrzebne w ośrodkach noclegowych).

9. Przyjęcie od każdego uczestnika pisemnej zgody rodziców na wyjazd na wycieczkę.

10. Skompletowanie apteczki pierwszej pomocy.

11. Wypełnienie dokumentacji szkolnej związanej z organizacją wycieczki.

12. Można dokonać dodatkowego ubezpieczenia uczestników wycieczki (uczniowie są już objęci ubezpieczeniem)

    

Wycieczka

1. Sprawdzenie przez policję stanu technicznego autokaru oraz stanu trzeźwości kierowcy (w przeddzień wyjazdu zgłosić policji).

2. Zbiórka uczestników ½ godziny przed odjazdem (sprawdzenie obecności i wyposażenia - w tym zbiornik z czystą wodą i kubeczki jednorazowe, apteczka).

3. Sprawdzenie, czy dzieci źle znoszące jazdę autokarem przyjęły lekarstwo przeciw chorobie lokomocyjnej.

4. Rozdanie dzieciom „torebek bezpieczeństwa” (zabezpieczenie w razie wymiotów).

5. Przypomnienie regulaminu wycieczki poprzez głośne odczytanie jego punktów.

6. W czasie jazdy zwracanie uwagi na walory krajobrazu.

7. Postoje organizować w razie potrzeby (co ok. 1 ½ godziny podróży)

8. Należy zwrócić uczestnikom uwagę na to, by nie spożywali nadmiernej ilości słodyczy i napojów gazowanych (może to być przyczyną kłopotów żołądkowych).

9. Gromadzić wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki (przechować je w celu okazania na żądanie dyrektora szkoły lub rodziców).

10. Po powrocie sporządzić sprawozdanie z przebiegu wycieczki, załączyć zdjęcia

i przedstawić dyrektorowi szkoły.

REGULAMIN WYCIECZKI

1. Każdy uczestnik bezwzględnie wypełnia polecenia opiekunów.

2. Bez zezwolenia opiekuna nie można oddalać się od grupy.

3. Należy zachować czystość w autokarze i w miejscach noclegów.

4. W przypadku zgubienia się należy przedzwonić na numer telefonu komórkowego kierownika wycieczki, ewentualnie zgłosić się do Punktu Obsługi Turystycznej lub policji.

5. W czasie postoju autokaru zabrania się wychodzenia poza obręb parkingu.

6. W czasie zwiedzania uczestnicy wycieczki poruszają się zwartą grupą.

7. W ośrodkach noclegowych każdy uczestnik wycieczki obowiązany jest do przestrzegania regulaminu tegoż ośrodka.

8. Każdy uczestnik wycieczki jest zobowiązany do wzajemnej pomocy.

9. Opiekunowie nie odpowiadają za zagubione w czasie wycieczki cenne przedmioty (zegarki, aparaty fotograficzne, wolkmany itp.).

L.p.	Imię	Nazwisko	Zapoznałem(-am) się z regulaminem wycieczki (podpis czytelny)

PRZYKŁADOWY PLAN FINANSOWY WYCIECZKI

Wykonany w programie Excel (program automatycznie wykonuje obliczenia po wprowadzeniu danych)

Ilość uczestników		39			Długość trasy		1500
Koszt uczestnika		197,9			Cena 1 noclegu		20
Koszt wycieczki		7720			Cena 1 śniadania		5
Ilość kadry(z kierowcą)		5			Cena 1 obiadu		15
					Cena 1 km		2
Transport		3000			Ilość śniadań		2
Wyżywienie		1560			Ilość obiadów		2
Zakwaterowanie		1760			Ilość noclegów		2
Wstępy		1000
Parkingi		200
Rezerwa		200
RAZEM		7720

Pamiętajmy, że w dużej mierze od nas zależy bezproblemowy przebieg wycieczki. Nasza odpowiedzialność, rozwaga i roztropność są tego gwarantem. Miejmy także świadomość, że nie da się wszystkiego przewidzieć i musimy być przygotowani na każdą sytuację.

---