Zestaw 1

1. Definicja archiwistyki

1. Nauka o archiwach lub teoria i metoda pracy archiwalnej. Archiwistyka zajmuje się przede wszystkim problemami gromadzenia, przechowywania, opracowywania udostępniania archiwaliów.

2. Dyscyplina naukowa której przedmiotem zainteresowania jest teoria archiwalna i metodyka pracy archiwum i archiwoznawstwo

2. Wymień podstawowe zadania archiwum zakładowego

Gromadzenie / Przejmowanie / Przechowywanie / Zabezpieczanie / Ewidencjonowanie / Porządkowanie - Akt

Prowadzenie brakowania (wydzielanie do zniszczenia)

Konserwacja

Przekazywanie materiałów do archiwum państwowego

Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie tworzenia teczek i ich przygotowania do przekazania

Przestrzeganie, stosowanie normatywów kancelaryjno archiwalnych

3. Co to jest spis zdawczo odbiorczy?

Spis zdawczo - odbiorczy akt przekazanych do archiwum zakładowego jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym, na podstawie którego buduje się całość ewidencji zasobu archiwum zakładowego .

Jest on dowodem przekazania akt z komórki organizacyjnej do archiwum w ilości wymienionej wg  pozycji wyszczególnionych w spisie . W archiwum zakładowym stanowi podstawę przyjęcia akt do ewidencji oraz jest dokumentem, w którym odnotowuje się podstawowe czynności wykonywane z aktami  ( rozmieszczenie w magazynach archiwum, adnotacje o zniszczeniu lub przekazaniu ).

Spis zdawczo - odbiorczy akt jest wypełniany przez referenta przekazującego akta do archiwum . Referent u góry z lewej strony wpisuje nazwę jednostki i komórki organizacyjnej , a z prawej strony miejscowość i datę przekazania dokumentów do archiwum zakładowego . W tabeli spisu wypełnia rubryki od 1 do 6 . Numer spisu nadawany jest przez archiwistę i najczęściej jest to kolejny numer wykazie spisów zdawczo - odbiorczych archiwum zakładowego .

Szczególnie istotne przy wypełnianiu spisu jest prawidłowe wpisanie  właściwego znaku teczki  oraz hasła klasyfikacyjnego według jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostki organizacyjnej, które powinno być tytułem teczki . Tytuł teczki powinien zawierać  uściślenie zawartości ( np. kolejne numery spraw znajdujących się w teczce ) .

Zestaw 2

1. Przedmiot i zakres archiwistyki

Archiwistyka zajmuje się przede wszystkim problemami gromadzenia, przechowywania, opracowywania udostępniania archiwaliów.

2. Określ miejsce archiwum zakładowego w strukturze zakładu

Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną zakładu ( stanowi część danej jednostki organizacyjnej(zakładu) dział lub wydział w której są realizowane wydzielone zadania )

3. Na czym polega roczne sprawozdanie z pracy składnicy akt

1) Archiwista składa kierownikowi jednostki organizacyjnej roczne sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego . 

Sprawozdanie winno zawierać ilość dokumentacji w mb : 

przejętej do archiwum zakładowego  

przekazanej do Archiwum Państwowego

wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia

udostępnionej (  w liczbie jednostek archiwalnych i kart udostępniania )

2) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji(w m.b.) przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu

Zestaw 3

1. Co rozumiemy pod pojęciem gromadzenia archiwaliów?

Obejmuje między innymi problematyke rozmieszczenia archiwaliów oraz kształtowanie zasobu archiwalnego.

uzupełnianie zasobu archiwalnego przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych

2. Co to jest instrukcja archiwalna?

obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt

zbiór przepisów wewnętrznych, określających organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego (składnicy akt) danej jednostki organizacyjnej oraz regulujących tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustalających zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę

3. Omów znaczenie instrukcji kancelaryjnej

1) zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne instytucji czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami

2) Reguluje postepowanie w jednostce z wszelką dokumentacją spraw „ na biegu”

Zestaw 4

1. Co rozumiemy pod pojęciem przechowywania archiwaliów?

Przede wszystkim zagadnienie budowy gmachów archiwalnych znajomość warunków przechowywania materiałów jak również działalność konserwatorskie

2. Co określa instrukcja archiwalna?

Określa cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt

3. Podaj przykłady dokumentacji archiwalnej

http://www.archiwum.krakow.pl/Przyklady-kwalifikacji-dokumentacji-1-33.html

- statuty, regulaminy, schematy organizacyjne,

- protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,

- sprawozdania, plany, analizy,

- dokumentację kadrową w przypadku osób mających znaczenie dla regionu lub kraju,

- księgi stanu cywilnego,

- rejestry publiczne (hipoteki; notariaty, rejestry zastawów),

- akta sądowe,

- oryginały map, planów,

- dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu

Zestaw 5

1. Co to jest opracowanie zespołu archiwalnego?

dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych

2. Omów typowe zagadnienia składające się na instrukcję archiwalną

- określenie warunków lokalowych i technicznych

- podział dokumentacji na archiwalną i niearchiwalną

-sposób przyjmowania dokumentacji przez komorke archiwalna

-rodzaje i sposób ewidencji

- sposób udostępniania dokumentacji

- wydzielanie i brakowanie dokumentacji

- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum pań stawowego

- załączniki, typy druków

3. Omów usytuowanie lokalu archiwum w zakładzie

- na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym;

- w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;

- na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów);

- nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;

- zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;

- lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny (posiadający dostęp światła dziennego), równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną (przy czym lampy powinny być osłonięte kloszami) i dobrą wentylację

Zestaw 6

1. Co rozumiemy pod pojęciem udostępniania archiwaliów?

Obejmuje formy udostępniania (POŚREDNIE-polega na realizacji pisemnych zleceń (kwerend) osób prywatnych i instytucji zarówno z Polski jak i z zagranicy. BEZPOŚREDNIE-umożliwia zainteresowanym zapoznanie się z oryginalnymi dokumentami bądź dokumentami w formie mikrofilmów w pracowni naukowej) wyszukiwania informacji i problem ewidencji zasobu

2. Kto zatwierdza instrukcję archiwalną?

Instrukcja archiwalna zatwierdzana jest przez kierownika jednostki po - w przypadku państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych - uzgodnieniu z archiwum państwowym.

3. Omów układ akt w archiwum

GROMADZENIE I UKŁAD AKT W ARCHIWUM

• wg komórek

• wg napływu.

Systemy układania:

- pionowy

- pionowo-płaski (teczka jedna obok drugiej na przemian grzbietami do dołu i do góry),

- poziomy

Odrębnie należy gromadzić i układać akta kategorii A.

Zestaw 7

1. Podaj definicję archiwum

1. Samodzielna instytucja powołana do gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania archiwaliów

2. Dział urzędu, przedsiębiorstwa lub instytucji wytwarzających materiały archiwalne powołany do ich „G,P,O,U”

3. Uporządkowany zbiór dokumentów

2. Jakie są obowiązki kierownictwa wobec archiwum zakładowego?

- zapewnić lokal i jego wyposażenie

- zatrudnić pracowników

- instrukcja archiwalna (zatwierdza kierownik)

- zapewnić odzież ochronną

- przeszkolenie

3. Podaj definicję jednostki archiwalnej

odrębna fizycznie, najmniejsza jednostka ewidencyjna w archiwum, np. dokument, księga, poszyt, wiązka, teczka, mapa, rysunek, fotografia, taśma magnetofonowa lub filmowa, płyta, nośnik informatyczny itp

Zestaw 8

1. Podaj rodzaje archiwów

• Państwowe

• Niepaństwowe

• O powierzonym zasobie

• wyodrębnione

2. Omów zadania archiwum zakładowego

Gromadzenie / Przejmowanie / Przechowywanie / Zabezpieczanie / Ewidencjonowanie / Porządkowanie - Akt

Prowadzenie brakowania (wydzielanie do zniszczenia)

Konserwacja

Przekazywanie materiałów do archiwum państwowego

Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie tworzenia teczek i ich przygotowania do przekazania

Przestrzeganie, stosowanie normatywów kancelaryjno archiwalnych

3. Co określa okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej?

Podstawowym źródłem prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej jest jednolity rzeczowy wykaz akt.

- Dokumentacja niearchiwalna "B" z dodaniem cyfr arabskich, np. 5, 10, 25, 50 oznacza dokumentację, która po tych okresach przechowywania (np. po 5 latach) jest brakowana(niszczona), z zastrzeżeniem, że jednostki organizacyjne państwowe i samorządowe muszą wystąpić pisemnie o zgodę na brakowanie dokumentacji do archiwum państwowego. Jednostki niepaństwowe brakują dokumentację we własnym zakresie, ale i w tym przypadku musi być zachowany prawidłowy okres jej przechowywania.

- Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "Bc" oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, której wartość dla aktotwórcy jest nieokreślona czasowo (inne ich określenie dokumentacja manipulacyjna), tzn. może być zniszczona zaraz po wytworzeniu i wykorzystaniu jej lub też wykorzystywana przez dłuższy czas.

- Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. 5 lub 10 latach) poddawana jest ekspertyzie i albo, z uwagi na znaczenie, okres jej przechowywania wydłuża się (istnieje też możliwość przekwalifikowania jej na materiały archiwalne), albo jest w normalnym, określonym trybie brakowana

Zestaw 9

1. Co to jest archiwum zakładowe?

 komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne, zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego

2. Jakie archiwa tworzą państwową sieć archiwalną?

archiwa państwowe
archiwa państwowe wyodrębnione,
archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych, archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym

3.Co to jest zespół archiwalny złożony? Gdy do zespołu należą akta innych twórców

-  zespół zawierający materiały archiwalne przejęte w drodze dziedziczenia, połączone z materiałami archiwalnymi sukcesora w taki sposób, że ich wydzielenie w zespół odrębny (zespół prosty) jest niemożliwe lub niecelowe

- zespół o budowie powikłanej przez istnienie w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych kancelari

Zestaw 10

1. Co to jest archiwum o zasobie powierzonym?

Archiwum zakładowe uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych (kat.A) wieczyście

2. Omów obowiązki archiwum zakładowego wobec własnej instytucji

3. Omów środki ewidencyjne w archiwum zakładowym i składnicy akt

- Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”

- Wykazy spisów zdawczo odbiorczych

- Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego

- Kartoteki udostępniania akt

- Protokoły o braku lub zniszczeniu akt

- Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie

- Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych

Zestaw 11

1. Dokonaj podziału archiwów

archiwa państwowe
archiwa państwowe wyodrębnione,
archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych, archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym

2. Co obejmuje działalność archiwalna?

działalność archiwalna - obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjne

3. Co określa organizację i zakres działania archiwum?

• Instrukcja archiwalna

• Ustawa o narodowym zasobie

• Zarządzenia

• Rozporządzenia

• wskazowki

Zestaw 12

1. Co to jest zespół archiwalny?

organiczne powiązane ze sobą zarchiwizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej

2. Podaj przykłady archiwów wyodrębnionych

Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych,

Centralne Archiwum Wojskowe,

Archiwum Sejmu, Senatu, Kancelarii Prezydenta

Instytutu Pamięci Narodowej)

3. Co powinien posiadać lokal archiwum zakładowego, (jakie pomieszczenia?

- pomieszczenie / pokój biurowy

- magazyny

- czytelnia

Zestaw 13

1. Podaj definicje zasady proweniencji

(zasada przynależności zespołowej) - zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu

2. Na czym polega nadzór państwowej służby archiwalnej

- przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,

- opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,

- przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,

- szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,

- współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.

3. Podaj definicję składnicy akt

komórka organizacyjna, która gromadzi i przechowuje dokumentację niearchiwalną

Zestaw 14

1. Podaj cechy zespołu archiwalnego

• organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej → twórca zespołu, archiwalizacja

• otwarty

• zamknięty

• prosty

• złożony

2. Omów zasięg działania archiwum zakładowego

Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna działająca na terenie zakładu

3. Omów czynniki, które mają negatywny wpływ na materiały archiwalne w archiwum

• Wilgoć

• Temperatura

• Światło słoneczne

• Gryzonie

• owady

Zestaw 15

• Podaj rodzaje zespołów archiwalnych

Ze względu na budowę wewnętrzną:

• zespoły archiwalne proste - powstałe w wyniku działania twórcy zespołu, którego kompetencje i organizacja nie ulegały większym zmianom powodującym przejmowanie (sukcesję) materiałów archiwalnych od innych instytucji.

• zespoły archiwalne złożone:

powstałe w wyniku działania twórcy zespołu, którego kompetencje i organizacja ulegały znacznym zmianom powodującym przejmowanie (sukcesję) od innych instytucji materiałów archiwalnych, które uległy takiemu połączeniu z materiałami sukcesora, że wyłączanie ich jest niemożliwe lub niecelowe;

powstałe w wyniku działalności w ramach jednej instytucji kilku niezależnych i równorzędnych kancelarii, powodującej wewnętrzne powikłanie struktury zespołu.

Ze względu na czas działalności twórcy zespołu:

• zespoły archiwalne zamknięte - zespoły, których twórca zakończył swą działalność i nie będzie już wytwarzał ani gromadził dokumentacji (np. Komitet Centralny Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej);

• zespoły archiwalne otwarte - zespoły, do których dopływają stopniowo ulegające archiwizacji materiały archiwalne od czynnie prowadzącego działalność twórcy zespołu (np. Urząd Wojewódzki w Łodzi).

Ze względu na inne cechy:

• zespoły archiwalne przykładowe - przykładowo zachowane zespoły pochodzące z grupy jednorodnych twórców zespołów nie podlegających szczególnemu nadzorowi archiwalnemu;

• zespoły archiwalne typowe - zespoły nie brakowane, zachowane celowo dla poznania całokształtu działalności jego twórcy, a zwłaszcza sposobu i techniki jego urzędowania;

1. zespoły archiwalne szczątkowe - zespoły, których materiały archiwalne zachowały się w ilości uniemożliwiającej pełne zbadanie żadnej z istotnych funkcji jego twórcy.

3. Kto zezwala na korzystanie z zasobu archiwum zakładowego z archiwami państwowymi?

Kierownik archiwum

4. Omów zabezpieczenia ppoż. w archiwum

system alarmu przeciwpożarowego (tj.: automatyczny system wykrywania ognia i dymu ostrzegający użytkowników budynku i równocześnie powiadamiający jednostki straży pożarnej albo ręcznie obsługiwany system alarmowania);

automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia ognia (np.: hydranty lub wznoszące się rury wodociągowe, wózki lub stojaki z bębnem do nawijania węża pożarniczego);

podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej (obowiązkowy nawet wówczas, gdy budynek wyposażony jest w automatyczny system tłumienia ognia), tj.: przenośne gaśnice z aktualnymi atestami (proszkowe, wodne, CO2 lub pianowe - w zależności od potencjalnego źródła pożaru, tj. elektrycznego lub chemicznego), worki ewakuacyjne, koce gaśnicze;

ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą;

Zestaw 16

1. Porównaj zespół archiwalny otwarty i zamknięty

zespół archiwalny otwarty - zespół, do którego dopływają materiały archiwalne od jego czynnego twórcy

 zamknięty - zespół, którego twórca zakończył działalnoś

2. Na czym polega współpraca archiwów zakładowych z archiwami państwowymi

3. Co oznacza cyfra występująca po oznaczeniu literowym kategorii?

Okres przechowywania dok. Np. B5-będzie 5 lat przechowywana

Zestaw 17

1. Podaj definicję archiwaliów (materiałów archiwalnych)

materiały archiwalne przechowywane lub kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum

2. Omów kwalifikacje pracowników archiwum

• Wykształcenie średnie o profilu archiwalnym

• Ukończony kurs archiwalny

• Wykształcenie wyższe archiwalne lub historyczne

3. Jakie materiały podlegają przekazaniu do archiwum państwowego?

Mat kat A

Zestaw 18

1. Co to jest zasób archiwalny?

całość materiałów archiwalnych danego archiwum

2. Omów wymagane warunki lokalowe niezbędne do przechowywania zasobu

• Magazyny odpowiednio wyposażone w których zapewnione są odpowiednia temp. wilgotnosć

3. Co to jest spis zdawczo odbiorczy?

To dokument zawierający informację o przekazanych materiałach z komórek organizacyjnych do archiwum

Zestaw 19

1. Co to jest państwowy i narodowy zasób archiwalny?

Narodowy zasób archiwalny





Niepaństwowy zasób archiwalny





Ewidencjonowany nieewidencjonowany

Państwowy zasób archiwalny np. a. kościelne np. a. prywtne

Tworzą materiały

• stanowiące zasób archiwów państwowych,

• przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych,

• powstające aktualnie w państwowych jednostkach organizacyjnych i przechowywane w ich archiwach zakładowych,

• wytworzone i przechowywane w archiwach samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych,

• przejmowane przez archiwa państwowe od ważniejszych niepaństwowych jednostek organizacyjnych z chwilą ustania ich działalności,

• uzyskiwane w wyniku zakupu, darowizn lub w inny sposób,

• polonika archiwalne będące w posiadaniu obcych organów lub organizacji poza granicami kraju.

2. Podaj oznaczenia literowe kategorii materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

• Kat A mat archiwalne

• Kat BC, B i BE nie archiwalne

3. Jakie wyposażenie powinno mieć archiwum i składnica akt?

Zestaw 20

1. Co to są procesy archiwotwórcze?

- procesy prowadzące do powstawania zespołów , etapy: 1 aktotwórczy powstanie akt w wyniku działalności twórcy (akt jednostek kancelaryjnych registratury) 2 archiwizacja selekcja registratury ,brakowanie nadanie układu archiwalnego i opracowanie pomocy archiwalnych

2. Wymień podstawy prawne regulujące funkcjonowanie archiwum zakładowego i składnicy akt

1. Ustawa z 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Dz.U z 2006r. nr 97 poz. 673 z póź zm.- ostatnia zmiana z 13.04.2009

2. Zarządzenie nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dnia 22 wrzesnia 2000 w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami (Dz.Urz. MSWiA z dnia 13 październik 2000r.)

3. Zarządzenie nr.45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008r w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych MSWiA lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz. MSWiA nr 9 poz. 42 z dnia 1 lipca 2008)

4. Opracowana i zatwierdzona przez kierownika jednostki organizacyjnej instrukcja archiwalna.

3. Co to jest system bezdziennikowy i dziennikowy?

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, w związku z czym system bezdziennikowy nazywany jest czasami dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, a także porządkuje dokumenty w teczkach. Przykładowa sygnatura w tym systemie wygląda w sposób następujący: WK.DZ.1-3/2007, gdzie oznaczenie W.K.DZ oznacza skrót nazwy firmy i działu, liczba  1 stanowi numer z rzeczowego wykazu akt, 3 oznacza numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw, a ostatnia data oznacza rok bieżący.

System kancelaryjny bezdziennikowy

system kancelaryjny nie stosujący rejestracji pism w dzienniku podawczym. Termin ten bywa używany na oznaczenie systemu kancelaryjnego rzeczowo - rejestrowego lub systemu kancelaryjnego rzeczowo - bezrejestrowego

Z kolei system dziennikowy jest najczęściej występującym. Rejestruje się tutaj pojedyncze przychodzące i wychodzące pisma w dzienniku podawczym, zwanym także jounalem lub dziennikiem korespondencyjnym, przy czym możliwe jest stosowanie osobnego dziennika do rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz kilku dzienników, w których ewidencjonuje korespondencję ze względu na jej charakter. Numer pisma składa się tutaj z kolejnego numeru, pod którym zostało ono zarejestrowane w danym roku kalendarzowym oraz dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku. Stanowi on sygnaturę pisma, która jest wpisywana w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu lub kancelarii wymaga w tym systemie potwierdzenia.  W systemie tym dokumenty są zazwyczaj wpinane chronologicznie do teczek.

System dziennikowy (dziennikowo - numerowy) system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika

Zestaw 21

1. Scharakteryzuj zasadę pertynencji terytorialnej

zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

2. Jakie wymagania ma mieć lokal, w którym przechowywany jest zasób?

3. Omów krótko zagadnienie kwalifikacji i kształcenia archiwistów

Zestaw 22

1. Co to jest dokumentacja niearchiwalna?

2. Omów strukturę narodowego zasobu archiwalnego

3. Od czego zależy liczebność personelu archiwum

Zestaw 24

1. Co to jest dokumentacja niearchiwalna o symbolu BE?

Dokumentacja oznaczona symbolem BE to materiały które po określonym czasie przechowywania przekazywane są do ekspertyzy w wyniku której mogą być przekwalifikowane na kat A lub przeznaczone do zniszczenia

2. Omów wyposażenie archiwum

Każde archiwum powinno być wyposażone w sprzęt do przechowywania akt taki jak :

• Szafy, regały , kegały kompaktowe, urządzenia do odczytywania mikrofilmów, mikrofisz

• Środki przeciwpożarowe gaśnice, koce, worki ewakuacyjne, instalację ppoż

• Urządzenia do pomiaru temp i wilgotności

• Rolety

• klimatyzację

3. Omów wpływ instrukcji kancelaryjnej na pracę w archiwum zakładowym i składnicy akt

Zestaw 23

1. Co to jest dokumentacja niearchiwalna o symbolu BC?

Jest to dokumentacja która, po wykorzystaniu jest niszczona np. zaproszenia, dowody doręczeń, terminarze

2. Co to jest sieć archiwalna?

sieć archiwalna organizacja archiwów realizujących wspólne zadania określone w akcie prawnym powołującym daną sieć

na sieć archiwalną składaja się:

• archiwa państwowe;

• archiwa państwowe wyodrębnione;

• archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych; archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;

2. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:

• jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;

• państwowe biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne

wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

3. Omów zagadnienie pomieszczeń biurowych do pracy personelu archiwalnego

Pomieszczenia dla personelu powinny być wyposażone w krzesła, biurka, komputer

Zestaw 25

1. Podaj definicję kancelarii

komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu; w różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działania kancelarii, np. kancelaria współczesna ogranicza się przyjmowania i rozdzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących

2. Ile pomieszczeń powinno mieć archiwum zgodnie z instrukcją archiwalną w policji

3. Omów zagadnienie przechowywania archiwaliów

Zestaw 26

1. Podaj definicję registratury

dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych

- komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej

- lokal (miejsce) przechowywania registratury

- w systemie kancelarii pruskiej całość akt twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności → zespół dokumentacyjny

- termin dawniej nieraz używany w znaczeniu składnicy akt

2. Podaj przykłady aktów prawnych regulujących działalność archiwalną

USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, wskazówki metodyczne, instrukcje kancelaryjne i archiwalne, rzeczowe wykazy akt

3. Co oznacza kategoria BE-10?

Po 10 latach dokumenty mają być przekazane do ekspertyzy

Zestaw 27

1. Podaj definicję składnicy akt

Miejsce w którym przechowywane są dokumenty kat B

2. Omów pomieszczenie zasobu archiwum

3. Co to są materiały archiwalne?

Są to dokumenty które mają wartość historyczną nigdy nie zostaną zniszczone, są to dok kat A , które zostają przekazane do archiwum państwowego

Zestaw 28

1. Omów zasady okresu liczenia przechowywania dokumentacji niearchiwalnej

Występujące przy symbolach „B” i „BE” cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.

Np. sprawa zakończona została 26.02.2010 r. i nadano jaj kat. Archiwalną B-5 to okres obowiązkowego przechowywania tych akt będzie liczony od 01.stycznia 2011 r. i będzie trwał do 31.12.2015 r.

2. Omów zagadnienie gromadzenia archiwaliów

3. Podaj przykłady negatywnego oddziaływania czynników zewnętrznych na dokumentację

• Wilgoć

• Temperatura

• Światło słoneczne

• gryzonie

Zestaw 29

1. Porównaj materiały archiwalne kat A z dokumentacją niearchiwalną kat B

Dokumenty kat A nigdy nie są niszczone mają wartość historyczną natomiast dok kat B są przechowywane czasowo po upływie określonego czasu zostają przeznaczone do zniszczenia

2. Omów zasady rozmieszczenia zasobu w archiwach

• Materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną przechowuje się odrębnie, jeśli to możliwe, w oddzielnych częściach magazynu archiwalnego.

• Materiały archiwalne ( kategoria A ) oraz dokumentacja niearchiwalna ( kategoria B ) długiego okresu przechowywania powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji

• W archiwum zakładowym dokumentacje przechowuje się według podziału na poszczególne komórki organizacyjne w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum.

• Teczki aktowe mogą być układane:

• pionowo - systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub

• poziomo -jedna na drugiej, układane od dołu ku górze według kolejności sygnatur.

3. Proszę podać rok, w którym może być zniszczona dokumentacja niearchiwalna wytworzona w roku 2006 kat B-3

2006+3+1=2010

Zestaw 30

1. Porównaj materiały archiwalne kat A z dokumentacją niearchiwalną kat BC

Dokumenty kat A nigdy nie są niszczone mają wartość historyczną natomiast dok kat BC mają wartość krótkotrwałą po wykorzystaniu są niszczone

2. Omów układ zasobu w archiwum i magazynach

3. Na czym polega opracowanie zasobu archiwalnego

Zestaw 31

1. Porównaj dokumentację niearchiwalną kat B z dokumentacją niearchiwalną kat BC

Dokumentacja kat BC jest niszczona po jej wykorzystaniu ma wartość krótkotrwałą natomiast dokumentacja kat B jest przechowywana przez określony czas po czy zostaje zniszczona

2. Czym zajmuje się archiwum zakładowe?

• gromadzenie wszystkich akt wytworzonych w instytucji

• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum,

• przestrzeganie stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych,

• przejmowanie akt,

• przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie,

• porządkowanie,

• prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,

• dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznych,

• przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

3. Omów zasadę przynależności zespołowej

zasada proweniencji (zasada przynależności zespołowej) - akta pochodzące od jednego twórcy tworzą organicznie powiązaną całość.

Zestaw 32

1. Podaj definicję archiwum zakładowego

2. Omów zasadę proweniencji

(zasada przynależności zespołowej) - zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu

3. Omów zabezpieczenia archiwum

ochrona przed pożarem:

system alarmu przeciwpożarowego (tj.: automatyczny system wykrywania ognia i dymu ostrzegający użytkowników budynku i równocześnie powiadamiający jednostki straży pożarnej albo ręcznie obsługiwany system alarmowania);

automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia ognia (np.: hydranty lub wznoszące się rury wodociągowe, wózki lub stojaki z bębnem do nawijania węża pożarniczego);

podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej (obowiązkowy nawet wówczas, gdy budynek wyposażony jest w automatyczny system tłumienia ognia), tj.: przenośne gaśnice z aktualnymi atestami (proszkowe, wodne, CO2 lub pianowe - w zależności od potencjalnego źródła pożaru, tj. elektrycznego lub chemicznego), worki ewakuacyjne, koce gaśnicze;

ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą;

ochrona przed włamaniem:

alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring alarmujący w razie zagrożenia policję lub straż pożarną lub agencję ochrony osób i mienia;

drzwi antywłamaniowe lub masywne wyposażone w co najmniej dwa zamki (w tym jeden patentowy), plombowane po zakończeniu pracy;

okna zabezpieczone kratami lub szybami (powłokami) antywłamaniowymi;

ochrona przed nasłonecznieniem (np.: osłonięcie okien lnianymi jasnymi zasłonami lub żaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV);

należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów, innych urządzeń oraz wyposażenia archiwum zakładowego;

dodatkowo, powinno się rozważyć przygotowanie planu gotowości i reagowania w wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych

Zestaw 33

1. Porównaj archiwum i składnicę akt

Składnica akt przechowuje materiały tylko niearchiwalne.

2. Jak liczy się okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej w grudniu 2007 kat B-2?

2007+2+1=2010

3. Omów zagadnienie procesów archiwotwórczych

procesy prowadzące do powstania zespołów archiwalnych oraz związków między nimi

Zestaw 34

1. Porównaj archiwum zakładowe z archiwum państwowym

W archiwum państwowym są gromadzone dok kat a natomiast w archiwum zakładowym zarówno materiały archiwalne jak i niearchiwalne

2. Podaj definicję materiałów archiwalnych

Są to dokumenty które mają wartość historyczną nigdy nie zostaną zniszczone, są to dok kat A , które zostają przekazane do archiwum państwowego

3. Omów znaczenie instrukcji archiwalnej dla pracy w archiwum i funkcjonowania zakładu.

6

---