SYSTEM MOTYWOWANIA

(Libucha Dominika & Włodarczyk Adam)

Opis firmy:

• Firma zajmująca się tworzeniem programów oraz oprogramowań dla innych firm. Produkty (księgowe; narzędzia finansowe; systemy analityczne; etc.) są tworzone jako oferty lub na zamówienie. Są to zarówno duże kody niezbędne do funkcjonowania firm jak i małe usprawniające ich działanie.

• Firma została założona w 1999 roku w Poznaniu. Początkową koncepcją było przygotowanie poszczególnych przedsiębiorstw na uniknięcie komplikacji związanych ze zmianą licznika z 99 na 00. Po początkowych sukcesach i umocnieniu swojej pozycji firma ugruntowała swoje działanie na terenach województwa: Wielkopolskiego, Mazowieckiego, Kujawsko- Pomorskiego, Lubuskiego, Dolnośląskiego, Opolskiego, Łódzkiego oraz Małopolskiego.

• Obecnie siedziba firmy znajduje się w Poznaniu.

• W planach przedsiębiorstwa jest ekspansja na województwa wschodnie i północne kraju.

• Struktura przedsiębiorstwa podzielona jest na:

-Dział informatyki kreatywnej (projekty w ramach ofert),

-Dział informatyki podstawowej (tworzenie produktów na zamówienie),

-Dział informatyki serwisowej,

-Dział hardware,

-Dział administracji,

-Dział marketingowy,

-Dział handlowy,

-Dział PR

-Dział HR

-Kierownictwo naczelne.

Warunki wstępne systemu motywacyjnego:

Cechy organizacji:

• Średni dochód roczny firmy z ostatnich czterech lat wynosi: 27 640 000 zł. netto.

• Szacowana wartość majątku firmy szacowana jest na 5 800 000 zł.

• Na dzień dzisiejszy firma zatrudnia 83 osoby.

• Zyskowność 2303 333 zł.

• Firma specjalizuje się w branży informatycznej.

• Firma zdobyła pozycję lidera na terenie obsługiwanych województw.

• Firma cechuje się szybkim rozwojem innowacji technologicznych w dziale informatycznym.

• Kultura organizacji:

-Praca od poniedziałku do piątku, od godziny 9:00 do 17:00.

-W razie spóźnienia ponad 15-to minutowego pracownik musi w ciągu dwóch

najbliższych sobót odpracować dwie godziny w świetlicy dla bezdomnych, z którą

firma zawarła umowę tego typu.

(pracownicy działu handlowego, w zależności od szybkości wykonania swoich

przedsięwzięć).

-Pracownicy są ubrani schludnie i wygodnie, wziąwszy pod uwagę pracę siedzącą.

Wyjątek stanowią pracownicy działu hardware oraz handlowego. Ci pierwsi posiadają

uniformy przeznaczone dla osób radzących sobie w środowisku technicznym, które są

mocniejsze i umożliwiają noszenie przy sobie najpotrzebniejszych przyrządów. Ci

drudzy natomiast obowiązkowo są ubrani w garnitury (w przypadku mężczyzn) lub

garsonki (w przypadku kobiet) dopasowane wedle indywidualnych gustów, ale

schludne, formalne i eleganckie, świadczące o prestiżu. Menedżerowie, oraz kadra

zarządzająca ubrani są w garnitury/ garsonki.

-Między godziną 13:00 a 15:00 jest półgodzinna przerwa na lunch, skorzystanie z

pomieszczenia rozrywki gdzie jest konsola PS3, kanapa z zestawem MP3, bilard i

szachy, bądź pomieszczenia z akcesoriami typu fitness jak: bieżnia, rowerek,

skakanka, ciężarki, materace do gimnastyki i rozciągania się.

-Na papierosa można wychodzić tylko w godziny nieparzyste.

-Pracownicy wspólnie świętują dwa razy w roku. Z okazji sylwestra na początku

stycznia. Oraz z okazji świąt Bożego Narodzenia, jeszcze przed świętami. Oba

zdarzenia wyprawiane w wynajętych klubach.

• Każdy z pracowników z działu informatyki kreatywnej, informatyki podstawowej, administracji, handlowego oraz marketingu wywiera wpływ na dalszy rozwój oraz decyzje poprzez składanie okresowych raportów do kierownictwa naczelnego.

• Produkty firmy tworzone są w oparciu o zarówno standardowe języki programowania, jak i nowatorskie silniki pracowników firmy. Programy są tworzone jako samodzielne systemy dla zaprojektowanych maszyn lub przystosowane do funkcjonowania w systemach Win 98/Xp/Vista/Win7 oraz systemie Mac.

• Firma ma obecnie charakter Spółki Handlowej.

• Do zarządu firmy należą głowni założyciele firmy (4 osoby) posiadające większość udziałów spółki, oraz dwie z ilością udziałów wynoszącą odpowiednio 11% i 10%.

Firma oprócz Kierownictwa naczelnego, składa się z sześciu działów:

-Dział informatyki kreatywnej (projekty w ramach ofert), 10+1 osób

-Dział informatyki podstawowej (tworzenie produktów na zamówienie), 12+1 osób

-Dział informatyki serwisowej, 16+1 osób

-Dział hardware, 6+1 osób

-Dział administracji, 5+1

-Dział marketingowy, 7+1 osób

-Dział handlowy, 8+1 osób

-Dział PR, 2+1 osób

-Dział HR, 2+1 osób

Każdy z nich, składa się z pracowników liniowych oraz jednego menedżera

nadzorującego pracę i komunikującego swój dział z kierownictwem naczelnym oraz z

innymi działami.

• Płace w firmie opierają się na zarobkach stałych, dotyczących wszystkich pracowników zależnie od ich funkcji. W przypadku działów obu informatyk, handlowego i marketingowego zarobki powiększane są o dodatkowe wyniki przekładające się na zysk firmy. Wynagrodzenie kierownictwa naczelnego powiększane jest o 5% miesięcznego zysku firmy.

• Tabela płac:

Lp	Nazwa działu	Suma brutto (podstawa)	Dodatki	Suma płac z działów (podstawa)	Suma Dodatków przy sprzedaży 10 produktów miesięcznie.
1	Informatyki kreatywnej- Pracownik	4 500 zł	+ 100 zł (za każdy sprzedany produkt)	45 000 zł	+ 1000 zł (10 000 zł)
2	Informatyki kreatywnej- Menager	5 000 zł	+ 150 zł (za każdy sprzedany produkt)	5 000 zł	+1500 zł
3	Informatyki podstawowej- Pracownik	4 000 zł	+ 100 zł (za każdy sprzedany produkt)	48 000 zł	+ 1000 zł (10 000 zł)
4	Informatyki podstawowej- Menager	4 500 zł	+ 150 zł (za każdy sprzedany produkt)	4 500 zł	+1500 zł
5	Informatyki serwisowej- Pracownik	3 750 zł		60 000 zł
6	Informatyki serwisowej- Menager	4 250 zł		4 250 zł
7	Hardware- Pracownik	3 500 zł		21 000 zł
8	Hardware- Menager	4 000 zł		4 000 zł
9	Administracji- Pracownik	3 000 zł		15 000 zł
10	Administracji- Menager	3 500 zł		3 500 zł
11	Marketingowy- Pracownik	3 750 zł	+50 zł (za każdy sprzedany produkt)	15 000 zł	+500 zł (2 000 zł)
12	Marketingowy- Menager	4 250 zł	+100 zł (za każdy sprzedany produkt)	4 250 zł	1 000 zł
13	Handlowy- Pracownik	5 000 zł	+ 200 zł (za każdy sprzedany produkt)	40 000 zł	+ 2 000 zł (16 000 zł)
14	Handlowy- Menager	5 500 zł	+ 250 zł (za każdy sprzedany produkt)	5 500 zł	+ 2 500 zł
15	PR- Pracownik	3 750 zł		7 500 zł
16	PR- Menager	4 250 zł		4 250 zł
17	HR- Pracownik	3 750 zł		7 500 zł
18	HR- Menager	4 250 zł		4 250 zł
Suma płac				299 250 zł

Cena Pełnego produktu: 90.000 zł. Sprzedajemy miesięcznie ok. 10 sztuk. (30 000 zł- produkt; 30 000 zł obsługa, wdrożenie, ewentualny serwis; 30 000 zł dopasowanie indywidualne programu) Przewidziane środki na płace ogółem - 342 250 zł

Każdy z pracowników dostaje tzw. 13. (styczeń) Stanowi ona 25% płacy podstawowej.

• Na rynku pracy firma stanowi miejsce dla aplikantów z wysokim wykształceniem, dokonaniami oraz udokumentowanymi osiągnięciami w przypadku obu działów informatyki oraz marketingu. Dział handlowy wymaga znajomości dwóch języków obcych oraz przejście miesięcznego okresu próbnego. Działy administracji i hardware wymagają biegłej obsługi systemów. Dodatkowo od pracowników działu administracji wymaga się znajomości dwóch języków obcych, natomiast od działu hardware znajomości struktury i budowy nowych podzespołów na których pracują pracownicy działów informatycznych oraz administracji.

• Firma wychodzi ze strategią długofalową w celu zdobycia jak największej ilości rynku, oraz utrzymania stałych klientów. Tworzy projekty na zamówienie, później je administrując, oraz przedstawia się nowym firmom z potencjalnymi projektami tworzonymi na ich potrzeby.

Cechy pracownika (przedstawiciel handlowy):

• Kobieta lub mężczyzna.

• Wiek od 26 do 40 lat.

• Osoby stanowiące głownie jednoosobowe gospodarstwo domowe, ale to nie reguła.

• Osoby, których wiara, poglądy, ani rodzina nie przeszkadza w systematyce pracy owocującej beneficjami (dopuszczalny jest jeden miesiąc z rzędu bez zawiązania z klientem nowej umowy i tylko cztery razy do roku). Pracowite, zdolne do samo-motywacji, odporne na stres i umiejące efektywnie zarządzać własnym czasem. Skrupulatne, punktualne oraz rzetelne.

• Potencjalny pracownik musi spełniać następujące wymogi:

-Nienaganny i klarowny język Polski

-Charyzmatyczna osobowość.

-Indywidualne umiejętności komunikacji z osobami różnych szczebli i branż.

-Szeroka wiedza na temat podmiotów gospodarczych wywodzących się z rynku

polskiego oraz zagranicznego.

-Znajomość języka niemieckiego oraz angielskiego, ma poziomie zaawansowanym.

-Prawo jazdy

-Umiejętność komunikacji wszelkiego rodzaju za pośrednictwem sieci.

-Podstawowa wiedza z informatyki oraz gotowość do zgłębiania wiedzy z tego

zakresu.

-Być gotowym na przejście miesięcznego okresu próbnego w którym musi wdrążyć

wiedzę i umiejętności niezbędną do sprawnego funkcjonowania w firmie. Nauka

opiera się na szkoleniach i próbnych kontraktach na terenie Poznania.

-Schludność.

• Dodatkowo punktowane cechy:

-Wyższe wykształcenie. Szczególnie z ekonomi, marketingu, reklamy i mediacji.

-Znajomość języka rosyjskiego.

-Przynajmniej półroczne doświadczenie zawodowe w dziale handlowym w innej

firmie.

-Doświadczenie zawodowe z działu sprzedaży bezpośredniej gdzie wymagany jest

kontakt z klientem, potrzeba „wyjścia do ludzi” oraz kreatywny przekaz.

-Miła aparycja

-Bycie w trakcie dokształcania się oraz podnoszenia swoich kwalifikacji.

• Zakres wiedzy i obowiązków:

-Pracownik posiada kwalifikacje niezbędne do podjęcia pracy.

-Znajomość produktów firmy.

-Wstępna znajomość funkcji danego produktu.

-Znajomość bazy danych klientów firmy.

-Codzienna aktualizacja wiedzy odnośnie nowo powstałych oraz rozwijających się

przedsiębiorstw w kraju.

-Pracownik wyszukuje nowych potencjalnych klientów na rynku w celu:

przedstawienia umiejętności firmy oraz zapoznaniu z dotychczasowymi produktami;

zbierania zamówień na indywidualne produkty.

-Analizując bazę produktów oraz dotychczasowych klientów firmy proponuje kolejne

rozwiązania i usługi.

-Działa w terenie.

-Ma umówić przynajmniej dwa spotkania handlowe w ciągu tygodnia. O każdym

informuje menedżera działu handlowego.

-Odpowiada za przepływ informacji między kontrahentami a firmą w czasie

zawiązywania umowy.

-Ma zdać raport z każdego spotkania oraz wnioski, dlaczego spotkanie zakończyło się

pomyślnie lub niepomyślnie, do menedżera działu handlowego.

-Pod koniec miesiąca ma zdać raport wyników z tego okresu oraz notatkę własnych

obserwacji odnośnie zmian i ukierunkowania rynku gospodarczego.

Cechy otoczenia:

• Firma funkcjonuje na terenie kraju o ustroju demokratycznym.

• Firma w kwestii podatków rozlicza się z godnie z wymogami obecnego ustroju wobec osób prawnych.

• Firma odprowadza za pracowników składki do ZUS oraz wybranych przez nich funduszy trzeciego filaru. Oprócz tego sama firma obejmuje pracowników pełnym ubezpieczeniem NW oraz sam ma wykupioną polisę jako zabezpieczenie w razie hipotetycznej sytuacji bankructwa i niewypłacalności dla pracowników.

• Pracownicy otrzymują miesięczne wynagrodzenia zgodnie z warunkami w umowie o pracę. systemem 10-tego każdego miesiąca. Dodatkowe beneficja otrzymują pracownicy wedle opisu w podpunkcie „Płace firmy…” w Cechach organizacji.

• W firmie nie ma struktur o charakterze związków zawodowych.

• Sytuacja na rynku pracy- bezrobocie, oraz zastój gospodarczy w wyniku, którego wiele osób w większych korporacjach traci pracę.

• Poziom rozwoju gospodarczego-

• Stopień integracji z gospodarką światową- Dość duża integracja z gospodarką USA w sektorach: bankowym, uzbrojeniowym oraz częściowo informatycznym.

Konstrukcja systemu motywowania:

Struktura pracy:

(Wyjściowym konceptem jest Model Zasobów Ludzkich)

• Menedżer działu każdy dzień pracy zaczyna od porannego spotkania z pracownikami (poza tymi którzy są na wyjazdach służbowych) na którym, po powitaniu:

-Każdy z pracowników mówi jak owocny był jego ostatni dzień pracy. Czy zawiązał

nową umowę; czy odbył ciekawe w informacje spotkanie; czy umówił się z

potencjalnym klientem; czy odkrył nowy sektor na penetrację; czy pozyskał nowe

kontakty; etc.

-Następnie każdy też mówi jaki ma cel do zrealizowania na dziś (np. zaplanowane już

spotkanie biznesowe, bądź zdobycie kontaktu do danej firmy). Menedżer zapisuje

plany każdego na widocznej dla wszystkich tablicy z planem na cały tydzień. Każdy

pracownik ma swój wiersz w którym wpisywane są zaplanowane przez niego cele.

Pozostają niestarte do następnego porannego spotkania, w którym dany pracownik

weźmie udział (przeważnie następny poranek). Wówczas pytany jest co zdołał

zrealizować ze swoich planów. Sukcesy nagradzane są brawami. Niepowodzenia służą

jako temat problemowy na forum grupy, gdzie do danej specyficznej sytuacji

problemowej pracownicy wspólnie znajdują jedno lud dwa rozwiązania. Menedżer

notuje wszystkie zagadnienia problemowe, a następnie porusza kilka uznanych za

najistotniejsze.

- Po tym, menedżer, przedstawia zauważonych przez siebie, lub podanych przez

kierownictwo, trudno dostępnych potencjalnych klientów, których pracownicy mogą

sobie wziąć jako dodatkowe wyzwanie.

-Po tym menedżer poświęca około godziny na indywidualne konsultacje z

pracownikami, podczas których zarówno pracownik jak i menedżer porusza ważne dla

niego kwestie, proponuje nowe zadania, oraz jest możliwość przekazu informacji od i

do pozostałych działów. Po indywidualnym spotkaniu pracownicy udają się do swoich

zadań.

• Po każdym spotkaniu z nowym klientem, pracownik w następnym dniu roboczym składa krótki raport do menedżera odnośnie przebiegu spotkania, zaprezentowanych produktów, pytań klienta, oraz jego zainteresowania danymi programami. Pracownik podaje też zakończenie spotkania (brak dalszego zainteresowania, nowy kontakt, chęć zakupu, wstrzymanie się, etc.) oraz podaje tego subiektywną przyczynę. Jeśli ma, zawiera pytania do działu informatycznego, na które chciałby uzyskać odpowiedź, oraz może zgłosić zapotrzebowanie na nowy produkt lub jakąś modyfikację.

• Na koniec tygodnia, pracownik pisze krótki raport o przebiegu dokonań z ostatnich pięciu dni. Podaje też jedną lub dwie zmiany zaobserwowane w tym czasie, odnośnie rozwoju i trendów na runku firm. Na koniec trzeciego tygodnia każdego miesiąca może wypunktować trzy rzeczy w firmie, które niekorzystnie wpływają, utrudniają, lub które po prostu mogły by być usprawnione i lepiej służyć w pracy (od rzeczy fizycznych po stresory). Do każdego ma podać widziane przez siebie rozwiązanie.

• Menedżer za każdy sprzedany produkt, lub spełnienie celów przyznaje określoną przez siebie ilość punktów. Na odrębnej tablicy, w ciągu miesiąca, sumuje punkty zebrane przez poszczególnych pracowników ustalając płynny ranking, kto obecnie posiada zdobytą pulę.

• W ciągu każdego miesiąca, osoba z kierownictwa przeprowadza wykład odnośnie sukcesów pracowników w polu rynku, podkreśla ich znaczenie, motywuje do działań, porusza tematy problematyczne odnotowane w raportach i podaje ich rozwiązania. Przedstawia obecne ukierunkowanie firmy i zaplanowane cele na następny miesiąc.

• Trzy razy do roku, czyli co cztery miesiące, menedżer dokonuje okresowej oceny pracowników, w oparciu o dane z raportów, sprzedaży, własnych obserwacji, odnotowanych lub nie odnotowanych postępów. Indywidualnie przedstawia swoją ocenę poszczególnym pracownikom. Akcentuje przy tym mocne jak i słabsze strony jego pracy. Chwali zalety w pracy oraz pomaga znaleźć sposób zmiany lub redukcji niewłaściwego/ nieskutecznego systemu pracy.

• Cały czas, do dyspozycji pracowników jest kadra działu HR do której mogą się oni zwracać z wszelkimi problemami odnośnie komunikacji miedzy pracownikami, konfliktami we własnym dziale, stresem, lub sprawami których nie chcą poruszać ze swoim menedżerem.

• Pracownicy działu HR systematycznie współpracują menedżerem działu na nowymi problemami i zagadnieniami wyłaniającymi się w dziale. Menedżer jest systematycznie doszkalany, jak przeprowadzać rozmowy z podwładnymi nie stresując ich, oraz jak motywować do otwartego mówienia o tym co ich interesuje, czego by chcieli, lub z czym mają problem, a co nie pozwala im efektywnie pracować. Uczy się jak przeprowadzać rozmowy odnośnie ocen okresowych. Systematycznie doszkalany jak wzbudzać u pracowników poczucie skuteczności i efektywności.

• Po wystawieniu ocen oraz ich przedstawieniu pracownikom, menedżer organizuje wyjazd wypoczynkowy, na którym wraz z pracownikami działu HR będzie prowadzić i brać udział w dyskusjach poświęconych wnioskom oraz nabytemu doświadczeniu przez pracowników, oraz warsztatach mających na celu aktywne przyswojenie nowej wiedzy odnośnie postępowania z klientem i usprawniania dotychczasowej. Oprócz tych zajęć przeprowadzone mają być zajęcia odnośnie stresu. Omówione mają być jego źródła, skutki oraz sposoby unikania lub redukcji tego stanu.

Pozapłacowe czynniki motywacyjne:

Materialne:

• Pracownicy działu handlowego mają prawo do odbycia 2 szkoleń rocznie (np. po zrealizowaniu 12 zamówień miesięcznie jako zespół)z interesujących ich zagadnień:

- negocjacje

- techniki NLP

- nowe techniki sprzedaży

- techniki perswazji

- itp.

• Pracownicy działu handlowego mają zapewnioną możliwość wyboru „karnetu rozrywki” o wartości 500 zł na wybraną aktywność (może ona być wykorzystana zarówno dla całej rodziny jak i 1 osoby)- przy sprzedaży minimum 6 produktów miesięcznie:

- basen

- kino

- teatr

- łyżwy

- fitness

- siłownia

- inna możliwość

• W ramach tzw. 13 pensji ( która stanowi 25 % podstawy) jeden z pracowników o najwyższej rocznej sprzedaży dostaje 7 dniową wycieczkę dla 4 osób. Może to być wycieczka zagraniczna, lub krajowa.

• Każdy z pracowników posiada do wykorzystania 25 dni urlopu w roku. Przy sprzedaży miesięcznej powyżej 6 produktów, dostaje dodatkowo 4 dni urlopu każdorazowo.

• Ubezpieczenie i opieka medyczna zawarta jest w umowie każdego pracownika.

• Każdy z pracowników posiada samochód służbowy, laptop oraz telefon komórkowy.

• Dodatkowo każdy z pracowników ma prawo ubiegać się o nieprocentowany kredyt od spółki. Wymaganiem jest minimalna sprzedaż 2 produktów miesięcznie.

• Możliwość zostawiania dzieci pracowników w przedszkolu znajdującym się w budynku Firmy. Pracownik pokrywa 25 % kosztu przedszkola.

• W okresie Bożego Narodzenia firma organizuje Wigilię firmową, oraz zabawy z Mikołajem dla dzieci pracowników (dla chętnych).

---