Spółka z o.o. - Najważniejsze informacje

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest samodzielnym podmiotem posiadającym osobowość prawną. Jest to najczęściej występująca forma spółki kapitałowej. Dla przedsiębiorców planujących przedsięwzięcia gospodarcze w większym rozmiarze lub wiążące się z wysokim ryzykiem, wybór spółki kapitałowej jaką jest spółka z o.o. zazwyczaj jest dużo bardziej korzystny od spółki osobowej.

Zasady funkcjonowania sp. z o.o. są uregulowane w Kodeksie spółek handlowych. Dzięki konstrukcji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadząc firmę, można nie mieć większych obaw, że odpowie się za długi firmy osobistym majątkiem. (Są jednak pewne wyjątki, kiedy Zarząd spółki odpowiada za jej zobowiązania.)

Sp. z o.o. może posiadać jednego lub większą liczbę wspólników, którymi mogą zostać osoby fizyczne lub osoby prawne, czyli np. inne spółki. Jedynym wyjątkiem jest przepis mówiący, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową sp. z o.o. Należy podkreślić, iż ograniczenie to odnosi się wyłącznie do momentu tworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Natomiast już po zarejestrowaniu spółki z o.o. nie istnieją już jakiekolwiek przeszkody, żeby jej jedynym wspólnikiem nie mogła zostać inna jednoosobowa sp. z o.o., co można osiągnąć np. poprzez przeniesienie udziałów. Oznacza to często, że sp. z o.o. bywa tworzona przez dwóch wspólników, a po rejestracji jeden z nich przenosi swoje udziały na drugiego, który wtedy sam posiada jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Możliwe jest więc istnienie jednoosobowej sp. z o.o., której jedynym wspólnikiem jest inna jednoosobowa sp. z o.o.

Umowa spółki z o. o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wspólnicy (wspólnik) muszą wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego przed rejestracją spółki (minimum 5 000 złotych) - w pieniądzu lub w naturze (aport) - a jeżeli udział ma być obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżka ta także powinna zostać wniesiona. W spółce powinien zostać ustanowiony Zarząd, który może się składać z jednej lub większej ilości członków - osób fizycznych, które mogą zarówno być obywatelami polskimi, jak i cudzoziemcami.

Kapitał zakładowy sp. z o.o.

Kapitał zakładowy sp. z o.o. powinien wynosić co najmniej 5 000 złotych. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych. Kapitał zakładowy spółki dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej. Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego.

Wybór nazwy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Nazwa spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.

Odpowiedzialność za zobowiązania sp. z o.o.

Za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spółka odpowiada całym swoim majątkiem. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania sp. z o.o.

Za zobowiązania spółki mogą odpowiadać solidarnie członkowie Zarządu, lecz tylko wtedy, gdy egzekucja przeciwko sp. z o.o. okaże się bezskuteczna (odpowiedzialność subsydiarna). Członek Zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłosił wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczął postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel sp. z o.o. nie poniósł szkody.

Zarząd sp. z o.o. i jej pełnomocnicy

Spółkę z o.o. reprezentuje oraz prowadzi jej sprawy Zarząd. Zarząd składa się z jednego lub większej liczby członków. Do Zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek Zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Członkowie Zarządu nie muszą przebywać Polsce, aby wykonywać swoje obowiązki członka organu spółki. Jeżeli członek Zarządu jest cudzoziemcem i przebywa w Polsce w określonym roku kalendarzowym przez okres przekraczający 30 dni, konieczne jest uzyskanie przez niego pozwolenia na pracę. Nie dotyczy to obywateli krajów Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), czyli Szwajcarii, Islandii, Liechtensteinu i Norwegii. Nie muszą oni bowiem uzyskiwać pozwolenia na pracę w Polsce. Rada Nadzorcza sp. z o.o. powinna być powołana tylko w przypadku, kiedy umowa spółki określa powołanie tego organu. Rada Nadzorcza nie jest obowiązkowa w przypadku, gdy spółka posiada tylko jednego lub dwóch wspólników.

Podstawową zasadą jest osobiste stawiennictwo wspólników zamierzających zawiązać sp. z o.o. W przypadku, gdy wspólnikiem jest inna spółka, powinien to być jej Zarząd lub inne osoby uprawnione do jej reprezentowania, np. prokurent. Jednak sama umowa spółki z o.o. może być podpisana przez pełnomocnika, np. prawnika lub inną upoważnioną osobę. W powyższym przypadku pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie aktu notarialnego. Może ono zostać udzielone przed notariuszem w Polsce albo za granicą. Pełnomocnictwo udzielone poza terytorium Polski powinno zostać sporządzone przed lokalnym urzędnikiem oraz poświadczone przez Polski Konsulat, że pozostaje ono w zgodzie z prawem miejscowym. Pełnomocnictwo powinno precyzyjnie określać zakres udzielonego pełnomocnictwa, czyli co pełnomocnik faktycznie może zrobić w imieniu spółki. W przypadku osoby prawnej (innej spółki), która zamierza zostać wspólnikiem, powinna ona przedstawić odpis z rejestru handlowego (ze swojego kraju pochodzenia), również poświadczony przez Polski Konsulat za zgodność z miejscowym prawem. Potwierdzony odpis powinien być przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Sp. z o.o. w organizacji

Z chwilą podpisania umowy spółki powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Sp. z o.o. w organizacji jest reprezentowana przez Zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Przestaje ona być spółką w organizacji od momentu zarejestrowania jej w rejestrze przedsiębiorców.

Opodatkowanie sp. z o.o. i jej wspólników

Spółka z o. o. posiada osobowość prawną. Jest więc podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Podatnikiem jest także sp. z o.o. w organizacji. W konsekwencji mamy do czynienia z podwójnym opodatkowaniem dochodów osiąganych przez wspólników. Po pierwsze, podatek płacony jest przez samą sp. z o.o. od osiągniętych przez nią w danym roku podatkowym dochodów. Po drugie, wspólnicy spółki płacą podatek od wypłacanych im dywidend i innych dochodów z udziału w zyskach osób prawnych (np. dochód z umorzenia udziałów). Zarówno podatek płacony przez spółkę, jak i podatek płacony przez wspólników wynosi 19%. Oznacza to wyższe opodatkowanie osiąganych przez wspólników dochodów niż w przypadku, gdyby zdecydowali się oni na prowadzenie działalności w ramach spółki osobowej (w takim przypadku podatek płacony jest tylko przez wspólników). Jest to istotna wada prowadzenia działalności w formie spółki kapitałowej.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na wysokość osiąganych obrotów, zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W tym wniosku powinno się zawrzeć następujące informacje:

• nazwę sp. z o.o., jej siedzibę i adres

• przedmiot działalności spółki

• wysokość kapitału zakładowego

• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział

• nazwiska, imiona i adresy członków Zarządu oraz sposób reprezentowania spółki

• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności

• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony

• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma

• jeśli będzie to spółka jednoosobowa, to zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno zawierać także nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Dokumenty składane w formie załączników do wniosku o rejestrację sp. z o.o.:

• umowa sp. z o.o. - umowa spółki jest podstawowym dokumentem prawnym sp. z o.o. Musi być ona sporządzona w formie aktu notarialnego, a więc przed notariuszem w Polsce

• oświadczenie wszystkich członków Zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione

• jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego

• lista wspólników podpisana przez wszystkich członków Zarządu

• złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków Zarządu

• dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (wniosek MSiG-M1).

Zgodnie z art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców, wnioskodawca składa również:

• wniosek o wpis lub zmianę wpisu do REGONu - druk RG-1

• zgłoszenie płatnika składek - druk ZUS-ZPA lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych

• zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku - druk NIP-2.

W przypadku pierwszej rejestracji spółki w KRS, pod rygorem zwrotu wniosku, należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki oraz oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, gdzie znajduje się siedziba sp. z o.o.

Zarząd sp. z o.o. może udzielić pełnomocnictwa osobie, która będzie reprezentować spółkę w trakcie procedury rejestracyjnej. Jednakże niektóre dokumenty mogą zostać sporządzone wyłącznie przez członków Zarządu. Są to wszystkie oświadczenia wiedzy (np. lista wspólników).

Uwaga! Wszystkie dokumenty składane w KRS muszą być w oryginałach lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem notarialnie.

Nowo zarejestrowana sp. z o.o. powinna podjąć następujące działania w celu uzyskania pełnej zdolności do prowadzenia działalności gospodarczej:

• otwarcie rachunku bankowego - po otrzymaniu zaświadczenia o numerze REGON, można założyć konto bankowe. Do banku należy także przynieść akt zawiązania spółki oraz aktualny odpis KRS. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w Urzędzie Skarbowym na druku NIP-2.

• podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi - na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT

• należy także uzupełnić informacje w Urzędzie Skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT na druku VAT-R.

Przyczyny rozwiązania spółki z o.o.

Rozwiązanie spółki z o.o. następuje w okolicznościach określonych w art. 270 oraz 271 k.s.h.

• Rozwiązanie spółki może nastąpić, gdy:
  1) zajdą przyczyny przewidziane w umowie spółki;
  2) podjęta została uchwała zgromadzenia wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę (stwierdzona protokołem notarialnym pod rygorem nieważności),
  3) ogłoszono upadłość spółki,
  4) zajdą inne przewidziane prawem przyczyny - rozwiązanie w wyniku przejęcia spółki (spółka przejmowana); - rozwiązanie w wyniku połączenia (spółki łączące się w toku tworzenia się nowej spółki), - rozwiązanie w wyniku podziału (spółka dzielona).

• Zakończeniu bytu prawnego spółki może nastąpić również po przeprowadzeniu postępowania upadłościowego zakończonego ogłoszeniem upadłości - art. 289 k.s.h.

• O rozwiązaniu spółki może również orzec sąd z urzędu, jeżeli po zarejestrowaniu spółki wystąpią poważne braki określone w art. 21 k.s.h. przypadku, gdy:
  1) nie zawarto umowy spółki,
  2) określony w umowie lub statucie przedmiot działalności spółki jest sprzeczny z prawem,
  3) umowa albo statut spółki nie zawiera postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności spółki, kapitału zakładowego lub wkładów,
  4) wszystkie umowy zawierające umowę spółki albo podpisujące statut nie miały zdolności do czynności prawnych w chwili ich dokonywania,
  5) w przypadkach określonych powyżej, jeżeli braki nie zostaną usunięte wyznaczonym przez sąd rejestrowy, sąd ten może, po wezwaniu zarządu spółki do złożenia oświadczenia, wydać postanowienie o rozwiązaniu spółki.

• Sąd - poza przypadkiem określonym w art. 21 k.s.h. - może wyrokiem orzec rozwiązanie spółki, jeżeli:
  1) wspólnik albo członek organów spółki wystąpi z żądaniem rozwiązania spółki, jeżeli osiągnięcie celu spółki stanie się niemożliwe albo zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki (np. nieporozumienia między wspólnikami, które uniemożliwiają prowadzenie spółki, brak zainteresowania wspólników sprawami spółki - por. art. 271 pkt 1 k.s.h.)
  2) działalność spółki naruszająca prawo zagraża interesowi publicznemu - na żądanie oznaczonego w odrębnej ustawie organu państwowego (art. 271 pkt 2 k.s.h.).

---