Prawo Zamówień Publicznych w praktyce

Andrzej Wiśniewski

Spis treści

1. Informacje wstępne

1. Cel zajęć

Celem zajęć jest zapoznanie uczestników kursu z systemem zamówień publicznych, rozwiązaniami prawnymi dotyczącymi procesu udzielania zamówień publicznych. Po zakończeniu szkolenia uczestnik winien posiąść umiejętność przeprowadzenia procedury zamówieniowej od czynności przygotowawczych, takich jak szacowanie wartości zamówienia, wybór prawidłowego trybu udzielania zamówienia, sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W trakcie szkolenia uczestnik zapozna się z przysługującymi stronom postępowania środkami ochrony prawnej oraz konsekwencjami jakie mogą dotknąć Zamawiającego, jeżeli dopuści do nieprawidłowości w procesie udzielania zamówienia. Zajęcia będą prowadzone w formie wykładu połączonego z rozwiązywaniem problemach występujących w praktyce zamówieniowej, tzw. casusy (w oparciu o wyroki Krajowej Izby Odwoławczej (KIO)). Materiały opracowano na podstawie własnych doświadczeń, orzeczeń KIO i opinii prawnych Urzędu Zamówień Publicznych.

2. Definicje ustawy prawo zamówień publicznych, podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych oraz tryby udzielania zamówień publicznych

1. Definicje ustawy prawo zamówień publicznych

1. Cena

Znaczenie pojęcia ceny zostało przeniesione bezpośrednio z ustawy o cenach. Zgodnie z ustawą przez cenę rozumie się „wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym". Definicja ta określa wprost, iż w zamówieniach publicznych należy stosować ceny brutto (gdyż to one służą porównaniu ofert w kryterium oceny ofert - cena).

2. Zamówienia publiczne

Definicja zamówienia publicznego odnosi się do umów, które zawierane są pomiędzy zamawiającym a wykonawcą i dotyczą usług, dostaw lub robót budowlanych. Istotnym elementem definicji jest odpłatność umowy. Oznacza to, iż udzielając zamó­wienia, zamawiający zakłada konieczność wydatkowania środków. Nie jest przy tym istotne, czy wydatkowanie to następować będzie bezpośrednio ze środków zamawiającego, przez kredytowanie zamówienia przez wykonawcę, czy poprzez czasowe finansowanie zamówienia przez inny podmiot. W tym ostatnim przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym nawet wtedy, gdy zwrot wydatków podmiotowi finansującemu zamówienie następuje np. bezpośrednio z pobieranych przez wykonawcę opłat eksploatacyjnych, jak w przypadku koncesji na roboty budowlane.

3. Dostawa

Ustawa Pzp odmiennie reguluje pojęcie dostawy niż kodeks cywilny (art. 605 i nn.), gdzie „przez umowę dostawy dostawca zobowiązuje się do wytworzenia rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku oraz do ich dostarczania częściami albo periodycznie, a odbiorca zobowiązuje się do odebrania tych rzeczy i do zapłacenia ceny". W zamówieniach publicznych dostawca nie ma obowiązku wytworzenia rzeczy. W definicji zawartej w Pzp pominięto także wielokrotność dostarczania jako nie­zbędny element dostawy. Nie jest brany pod uwagę fakt, czy jest to czynność jednorazowa, polegająca na pojedynczym zakupie, czy też zamówienie na co najmniej kilkakrotne dostarczanie surowców, produktów i innych rzeczy. Dostawa odbierana jest przez wykonawców jako kupowanie przez zamawiającego określonych dóbr i rzeczy. Zgodnie z art. 45 KC, rzeczami są tylko przedmioty materialne. Natomiast w świetle definicji Pzp za dostawę należy uznawać także nabywanie praw. Określenie to rozwiewa wątpliwości co do stosowania ustawy w zakresie nabywania rzeczy niematerialnych. W definicji dostaw ustawodawca odwołał się do szeregu umów, na podstawie których można nabywać rzeczy i prawa.

Należy pamiętać, że nawet jeżeli przepisy KC przewidują możliwość zawierania niektórych umów na czas nieoznaczony, to przepisy szczególne, jakie stanowi Pzp, nie zezwalają na zawieranie takich umów.

4. Roboty budowlane

Roboty budowlane: należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c lub obiektu budowlanego, a także realizacja obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego.

Obiekt budowlany: należy przez to rozumieć wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej lub wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną (art. 2 ust. 5d ustawy Pzp);

5. Usługi

Definicja usług w pełni odpowiada już zapisowi dyrektywy, a wykaz usług zawarty jest w rozporządzeniu Prezesa RM z 28. l .2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz.U. Nr 12, póz. 68). Treść dwóch załączników do tego rozporządzenia odpowiada w pełni treści załączników VI i VII do dyrektyw 2004/18/WE i 2004/17/WE.

Usługi niepriorytetowe-postępowanie (art. 5 ust. 1 pzp)

nie stosuje się przepisów ustawy:

• dotyczących terminów składania wniosków dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert,

• obowiązku żądania wadium,

• obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu,

• zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz

• przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej

W przypadku zamówień na usługi niepriorytetowe, zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:

• naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;

• naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

• poniesieniem straty w mieniu publicznym;

• uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.

Nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących przesłanek wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia oraz przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki, w przypadku usług prawniczych, polegających na:

• wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami; lub

• innymi organami orzekającymi; lub

• doradztwie prawnym w zakresie zastępstwa procesowego; lub

• jeżeli wymaga tego ochrona ważnych praw lub interesów Skarbu Państwa,

1. Dynamiczny system zakupów

Dyna­miczny system zakupów nie jest nowym trybem, lecz szczególnym sposobem udzielania zamówień, opartym na przepisach właściwych dla przetargu nieograniczonego. Cechą charakterystyczną tego systemu jest elektroniczna forma prowadzenia postępowania, w której nawet oferta przyjmuje taką postać. System można ustanowić na cztery lata, a w szczególnych sytuacjach nawet na więcej lat. W czasie jego trwania wykonawcy tylko raz przechodzą kwalifikację podmiotową, natomiast wielokrotnie mogą ubiegać się o zamówienia w postępowaniach prowadzonych w ramach ustanowionego systemu. Dlatego też postępowania objęte systemem powinny charakteryzować się krótszym czasem ich trwania oraz mniejszym zakresem obowiązków biurokratycznych.

2. Kierownik zamawiającego

Pod pojęciem kierownika zamawiającego należy rozumieć konkretną osobę fizyczną pełniącą określoną funkcję albo konkretny organ. W skład tego ostatniego może wchodzić kilka osób fizycznych. O tym, kogo należy uznać za kierownika zamawiającego, decydują przepisy odnoszące się do formy prawnej zamawiającego. Pełnomocnik w świetle przepisów prawa cywilnego działa w imieniu osoby lub organu uprawnionego do zarządzania określo­nym podmiotem. Takim podmiotem w zamówieniach publicznych jest zamawiający, ale ustawa przewiduje trochę inną rolę pełno­mocnika. Zgodnie z art. 15 ust. 3 Pzp, działa on jako pełno­mocnik zamawiającego. Nie może natomiast wykonywać czynności kierownika zamawiającego, gdyż te mogą być przekazane tylko pracownikowi zamawiającego (art. 18 ust. 2). Pełnomocnikiem zamawiającego może natomiast być jego jednostka organizacyjna lub osoba trzecia. Dlatego też definicja kierownika zamawiającego zastrzega, iż pod tym pojęciem nie należy rozumieć pełnomocnika.

3. Najkorzystniejsza oferta

Prawo zamówień publicznych, wprowadzając pojęcie naj­korzystniejszej oferty, przewidziało dwa sposoby oceny ofert. Pierwszy, polegający na wybraniu oferty o najniższej cenie (przy takiej samej jakości przedmiotu zamówienia) i drugi, zezwalający na ustalenie przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia także innych niż cena kryteriów, według których oceniana będzie oferta, z tym że cena musi być jednym z kryteriów, chociaż niekoniecznie najważniejszym. Dodatkowo w art. 2 pkt 5 ustwy Pzp zastrzeżono, że w przypadku zamówień z zakresu działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można precyzyjnie opisać, cena nie może być jedynym kryterium oceny ofert. W art. 2 pkt 5 zasygnalizowano również, iż inne niż cena kryteria mogą odnosić się tylko do przedmiotu zamówienia.

Wyjątek od zakazu stosowania kryteriów oceny ofert odnoszą­cych się do właściwości wykonawcy zawarty został w art. 5 ust. l. Przepis ten dopuszcza ocenianie oferentów w ramach kryteriów oceny ofert.

4. Oferta częściowa

Ustawa Pzp (art. 83 ust. 2) zezwala zamawiającemu na dopuszczenie do składania ofert częściowych, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny. W związku z tym przez ofertę czę­ściową należy rozumieć jako ofertę, która odpowiada ściśle podziałowi zamówienia dokonanemu w siwz. To zamawiający decyduje, na jakie części podzieli zamówienie. Jeżeli zaś podziału nie dokona, to złożenie oferty częściowej skutkuje jej odrzuceniem.

5. Oferta wariantowa

Możliwość złożenia oferty wariantowej nie oznacza zezwolenia na przedłożenie w jednej ofercie kilku propozycji wykonania przedmiotu zamówienia. To jedynie możliwość zaoferowania w ofercie innego sposobu wykonania zamówienia. Zamawiający może na to zezwolić tylko wtedy, gdy cena nie jest jedynym kryterium wyboru, a sam określa w siwz sposób w jaki oczekuje wykonania zamówienia i minimalne warunki, jakim musi odpowiadać inny sposób wykonania zamówienia.

6. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego

Definicja legalna postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa zakres czasowy oraz cel procedur zamówieniowych. Początkiem postępowania jest publiczne ogłoszenie (w trybach wszczynanych ogłoszeniem) lub przesłanie zaproszenia (w pozostałych trybach). Zakończenie postępowania następuje w chwili wyboru najkorzystniejszej oferty. Należy tu mieć na względzie ostateczny wybór najkorzystniejszej oferty (tj. po upływie terminu na wniesienie odwołania lub po jego rozpoznaniu przez KIO). W trybie zamówienia z wolnej ręki zakończenie postępowania następuje z chwilą wynegocjowania wszystkich postanowień umowy.

Wnioskiem wypływającym z tak sformuło­wanej definicji jest teza, iż umowa nie jest elementem postępowania o zamówienie publiczne.

7. Środki publiczne

Definiując środki publiczne ustawa Pzp odsyła do przepisów o finansach publicznych, w szczególności do ustawy o finansach publicznych Zgodnie z nią środkami publicznymi są m. in.:

1) dochody publiczne;

2) środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA);

3) przychody jednostek sektora finansów publicznych pochodzące z prowadzonej przez nie działalności oraz pochodzące z innych źródeł.

8. Umowa ramowa

Szczególny sposób udzielania zamówień charakteryzujących się powtarzalnością lub takim samym sposobem wykonania, jedynie rozłożonym w czasie, zgodnie z zapotrzebowaniem zamawiającego.

9. Wykonawca

Wykonawcą może być:

- osoba fizyczna,

- osoba prawna,

- jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Z przepisów nie wynika, aby o zamówienie publiczne mogły ubiegać się tylko podmioty prowadzące działalność gospodarczą, co oznacza, iż wykonawcą może być np. osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą.

10. Zamawiający

Określenie zamawiającego ma charakter definicji ogólnej. Uściślenie tego pojęcia znajduje się w art. 3 ust. l, gdzie zostały wymienione podmioty zobowiązane do stosowania ustawy. Te właśnie podmioty przy udzielaniu zamówień publicznych są traktowane jako zamawiający w rozumieniu definicji z art. 2 pkt 12.

Definicja ogólna wskazuje m.in. osobę fizyczną jako zama­wiającego.

Od podmiotu będącego zamawiającym należy odróżnić osoby, które w imieniu tego podmiotu podejmują określone czynności. Można tutaj rozróżnić dwie sytuacje:

- zamawiający sam prowadzi postępowanie, a w jego imieniu występować będą upoważnieni pracownicy, najczęściej wcho­dzący w skład komisji przetargowej,

- zamawiający powierza prowadzenie postępowania własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej; podmioty te działają wtedy w charakterze pełnomocnika zamawiającego.

1. Podstawowe zasady udzielania zamówień - uczciwa konkurencja i równe traktowanie wykonawców

Fundamentalnymi zasadami udzielania zamówień są zasada uczciwej konkurencji oraz skorelowana z nią zasada równego traktowania wykonawców. Pozwalają one w sposób efektywny i przemyślany rozporządzać środkami publicznymi oraz zapewniają dostęp do zamówień wszystkim podmiotom zdolnym do ich wykonania. Od momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zasady stosowane są nie tylko w stosunku do wykonawców krajowych, zapewniają również przestrzeganie odpowiednich regulacji dyrektyw oraz przepisów traktatowych.

Rozdział 2 działu I Pzp wskazuje generalne reguły, o szerokim zasięgu oddziaływania i posiadające wpływ na całe postępowanie o udzielenie zamówienia, bez względu na rodzaj zamówienia, tryb jego udzielania czy stosowanie przepisów szczególnych. W przypadku wątpliwości co do interpretacji poszczególnych przepisów prawa zamówień publicznych należy się odnosić do zasad udzielania zamówień jako elementów konstrukcyjnych postępowania.

1. Uczciwa konkurencja

Zasada uczciwej konkurencji

Art. 7 ust. 1 Pzp - Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców

Art. 22 ust. 4 Pzp - Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków, o których mowa w ust. 1, powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia

Art. 29 ust. 2 Pzp- Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję

Przepisy odnoszące się do poszczególnych instytucji i rozwiązań ustawowych regulują w sposób jednoznaczny informacje o obowiązku przestrzegania zasady uczciwej konkurencji. W szczególności warto zwrócić uwagę na regulacje odnoszące się do opisu przedmiotu zamówienia i warunków stawianych wykonawcom ubiegającym się o udzielenie zamówienia. Na etapie ich określania przez zamawiającego może dojść do próby ograniczenia konkurencji przez zawężenie kręgu wykonawców ponad potrzebę zapewnienia, że zamówienie będzie wykonywać wykonawca wiarygodny i zdolny do jego realizacji. W zakresie przedmiotu zamówienia ograniczenie może polegać na wskazaniu wąskiej grupy (bądź jednego) produktów lub usług, nieuzasadnionym celem udzielania zamówienia. Zachowaniu uczciwej konkurencji jest pomocnych wiele rozwiązań mających na celu dotarcie z informacją o wszczynanym postępowaniu do szerokiego kręgu potencjalnych wykonawców, tj. publikacja ogłoszeń o zamówieniu w określonych publikatorach, określenie minimalnej liczby wykonawców, jakich zamawiający powinien zaprosić do postępowania. Ustawa wyraźnie wskazuje, że ograniczenie konkurencji jest wyjątkiem od generalnej reguły i może mieć miejsce tylko w przypadkach określonych przez prawo zamówień publicznych - np. podaje zamkniętą listę okoliczności, w których zamawiający może zastosować niekonkurencyjny tryb z wolnej ręki. Zasada uczciwej konkurencji oznacza również, że zamawiający jest obowiązany eliminować z postępowania wykonawców dopuszczających się względem siebie czynów nieuczciwej konkurencji poprzez odrzucanie złożonych ofert. Wyrazem obowiązku zachowania przez zamawiającego zasad uczciwej konkurencji jest podanie do wiadomości publicznej (wykonawców) informacji istotnych dla danego postępowania. Zamawiający nie może dowolnie zmieniać warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert, a inne postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia może zmieniać jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i przy założeniu przedłużenia terminu składania ofert, jeśli jest to niezbędne.

2. Równe traktowanie wykonawców

Zasada równego traktowania wykonawców oznacza jednakowe traktowanie wykonawców na każdym etapie postępowania, bez stosowania przywilejów, ale także i środków dyskryminujących wykonawców ze względu na ich właściwości. Jej przestrzeganie polega na stosowaniu jednej miary do wszystkich wykonawców znajdujących się w tej samej lub podobnej sytuacji, nie zaś na jednakowej ocenie wykonawców. Ustawa wskazuje na zapewnienie równego dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie, zawiera nakaz dokonywania oceny warunków oraz oceny ofert według wcześniej sprecyzowanych i znanych wykonawcom kryteriów, na podstawie dokumentów przedłożonych we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i ofercie, nie zaś innej wiedzy zamawiającego.

Z orzeczeń KIO Wyrok z dnia 21 czerwca 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 1013/10) „Zamawiający bezwzględnie przy dokonywaniu oceny ofert, nie może odstępować od wymogów określonych w SIWZ, gdyż prowadziłoby to do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.” Wyrok z dnia 4 maja 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 514/10) „Zasada równego traktowania wykonawców nie może doprowadzić do takiego ustalenia kryteriów oceny ofert, który eliminowałby różnice między produktami oferowanymi przez poszczególnych wykonawców oraz odbierał zamawiającemu prawo sformułowania treści siwz umożliwiającego dokonanie wyboru, spośród produktów różnych wykonawców, takiego urządzenia, które najbardziej odpowiada jego indywidualnym potrzebom.”

Równe traktowanie wykonawców nie znajdzie zastosowania w postępowaniach, w których bierze udział tylko jeden wykonawca (np. zamówienie z wolnej ręki). Nie oznacza to jednak, że nie może dojść do naruszenia tej zasady przez celową eliminację wykonawców i doprowadzenie do sytuacji, w których tylko jeden z nich weźmie udział w postępowaniu. Postępowanie o zamówienie publiczne powinno być prowadzone w sposób przejrzysty. W związku z tym osoby występujące po stronie zamawiającego powinny być bezstronne i obiektywne w czasie przygotowania i prowadzenia postępowania. Ewentualny brak zachowania obiektywizmu i bezstronności osób występujących po stronie zamawiającego wpływałby negatywnie na zachowanie uczciwej konkurencji i równości traktowania wykonawców. Ustawa w art. 17 wprowadza mechanizm wyłączenia osób, które pozostają w określonych związkach z wykonawcami. Oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności powodujących konieczność wyłączenia takich osób składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Zasada równego traktowania wykonawców oznacza jednakowe traktowanie wykonawców na każdym etapie postępowania, bez stosowania przywilejów, ale także i środków dyskryminujących wykonawców ze względu na ich właściwości. Jej przestrzeganie polega na stosowaniu jednej miary do wszystkich wykonawców znajdujących się w tej samej lub podobnej sytuacji, nie zaś na jednakowej ocenie wykonawców.

Ustawa wskazuje na zapewnienie równego dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie, zawiera nakaz dokonywania oceny warunków oraz oceny ofert według wcześniej sprecyzowanych i znanych wykonawcom kryteriów, na podstawie dokumentów przedłożonych we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i ofercie, nie zaś innej wiedzy zamawiającego.

Sygn. akt: VIII Ga 22/08, Postanowienie SO z Bydgoszczy z dnia 17 marca 2008 r.

3. Planowanie zamówień publicznych, szacowanie wartości zamówienia i ilości przedmiotu zamówienia oraz elementy SIWZ

1. Planowanie a szacowanie wartości zamówienia

Jeżeli zamawiający jest w stanie w sposób obiektywny z góry określić zakres udzielanego zamówienia na dany rok lub na okres, który obejmuje sporządzany plan rzeczowo-finansowy, szacowanie wartości takiego zamówienia powinno zostać dokonane zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy, czyli z zastosowaniem całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT) jako podstawy, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. W sytuacji uzasadnionej względami organizacyjnymi, technicznymi lub gospodarczymi, związanymi ze specyfiką działalności zamawiającego i dokonywanych przez niego zamówień, lub jeżeli podział nie prowadzi do obniżenia wartości poszczególnych zamówień poniżej ustawowych wartości progowych, czyli nie prowadzi do odstąpienia od właściwej dla zamówienia procedury, zamawiający uprawniony jest do skorzystania z przewidzianej w art. 32 ust. 4 ustawy możliwości udzielania zamówienia w częściach. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części. Zamawiający powinien w takim przypadku zsumować wartości wszystkich zamówień udzielanych w częściach. Jeżeli tak obliczona całkowita wartość zamówienia będzie przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro, zamawiający zobowiązany będzie stosować określone procedury ustawy mimo, iż wartość poszczególnych części zamówienia nie będzie przekraczała równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy.

Jednocześnie podkreślić należy, iż zamawiający przy planowaniu udzielenia jakiegokolwiek zamówienia powinien brać pod uwagę dyspozycję art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z punktu widzenia tego przepisu o ewentualnym zamiarze podziału zamówienia na części powinno się wypowiadać z uwzględnieniem wiedzy zamawiającego na temat zamówienia (jego zakresu i przedmiotu) w okresie przygotowania postępowania w sprawie jego udzielenia. Jeżeli zamawiający nie udzielił całości lub części planowanego zamówienia, a pojawi się konieczność udzielenia podobnego nieplanowanego zamówienia nie można wskazać uzasadnienia dla traktowania go jako odrębnego. Zamawiający w momencie wszczynania postępowania w celu udzielenia zamówień planowanych wie już o zamówieniu nieplanowanym dotyczącym tego samego przedmiotu. Powinien więc uwzględnić je w ramach przygotowywanych postępowań, a jego wartość zsumować z wartością wszystkich nieudzielonych zamówień. Niedopuszczalnym w świetle art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych podziałem zamówienia na części jest traktowanie jako odrębnych dwóch zamówień dotyczących tego samego przedmiotu zamówienia, nieprzewidywanych w momencie przyjęcia planu rzeczowo-finansowego, jeżeli o obydwu zamawiający dysponuje wiedzą w chwili przygotowywania postępowania w celu udzielenia któregokolwiek z nich.

Z kolei brak możliwości przewidzenia i zaplanowania z góry zamówień powoduje, iż zamawiający nie jest w stanie udzielić ich po przeprowadzeniu jednej procedury (nie zna przedmiotu i zakresu zamówienia). Poszczególne więc zamówienia nieprzewidywalne, których konieczność udzielenia pojawi się już po udzieleniu zamówień tego samego rodzaju w trakcie roku lub innego okresu, na który sporządzony został plan rzeczowo-finansowy, powinny być traktowane jako zamówienia odrębne, których wartość należy ustalać właściwie do ich zakresu. Szacowanie wartości każdego zamówienia również w takim przypadku będzie następowało zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy. Obowiązek stosowania przepisów ustawy będzie powstawał dla zamawiającego wyłącznie w sytuacji, jeżeli wartość konkretnego zamówienia przekroczy wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy).

Ponadto zgodnie z art. 35 ust. 1 i 2 ustawy, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Natomiast, jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane już ustalenie wartości zamówienia, zamawiający zobowiązany jest do dokonania zamiany (czyli ponownego obliczenia) wartości zamówienia jeszcze przed wszczęciem postępowania. Za okoliczności mające wpływ na dokonane ustalenie wartości zamówienia należy uznać wszelkie okoliczności wynikające ze zmiany stanu faktycznego, np. zmiana cen, jak i prawnego, np. konieczność uwzględnienia nowych rozwiązań w przedmiocie zamówienia.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest czym innym niż sporządzenie planu rzeczowo-finansowego. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonywane jest w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia, dokonanego z reguły na podstawie sporządzonego na dany okres planu rzeczowo-finansowego (planu przewidywanych zadań i wydatków na ich pokrycie) ale również z uwzględnieniem wszystkich innych okoliczności, które zaistniały po jego sporządzeniu (np. zwiększenia środków służących do udzielenia określonych zamówień albo niespodziewanej wcześniej konieczności zwiększenia zakresu udzielanych zamówień), a które mają znaczenie dla opisu i oszacowania wartości udzielanego zamówienia. Ustawa Prawo zamówień publicznych nie reguluje natomiast zasad oraz minimalnego czy maksymalnego okresu, na jaki dany podmiot zobowiązany jest sporządzić plan rzeczowo-finansowy. (źródło www.uzp.gov.pl)

D. Szacowanie wartości zamówienia

1. Ustalenie wartości przedmiotu zamówienia

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, tzw. wartość netto, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Należyta staranność podczas szacowania wartości zamówienia oznacza, że wybrana metoda szacowania powinna zapewniać zgodność wartości oszacowania „z przeciętną ceną rynkową”, gwarantującą realne pokrycie kosztów spełnienia świadczenia oraz godziwy (średni) zysk transakcyjny dla wykonawcy.

Oszacowanie wartości zamówienia - możliwe jest po wyczerpującym opisie jego przedmiotu ze wskazaniem ilości, w ujęciu jakościowym uwzględniającym właściwości istotne dla zamawiającego.

Przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wszystkie jego elementy, a w szczególności:

• w przypadku robót budowlanych , wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót,

• wartość ewentualnych świadczeń dodatkowych,

• jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.

Jednocześnie w myśl art. 32 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Sens normatywny tego przepisu sprowadza się do ustalenia, iż zamawiający nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów ustawy PZP odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu. Innymi słowy nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy PZP właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej.

1. Metody i sposoby szacowania wartości zamówienia

1. metodą sondażową przeprowadzoną z zachowaniem tzw. próby reprezentatywnej dla zamawianego towaru w ujęciu regionalnym, krajowym czy europejskim,

2. wg informacji handlowych pozyskanych z Internetu, cenników, katalogów, itp,

3. w przypadku zamówień nietypowych należy uwzględnić zysk wykonawcy wynikający z indywidualnego podejścia do realizacji danego zamówienia.

4. W przypadku robót budowlanych na podstawie:

• kosztorysu inwestorskiego,

• planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym

(jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych)

1. Wartość zamówienia udzielanego w częściach

Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W konsekwencji przy udzieleniu każdej z części zamówienia zamawiający będzie zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Pzp właściwych dla łącznej wartości zamówienia. Takie działanie zamawiającego nie narusza przepisów ustawy Pzp.

Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie)  i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Przy czym dla przyjęcia powyższej oceny nie ma istotnego znaczenia ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie tożsamego przedmiotowo zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem, bez względu na fakt, czy jest ono finansowane przez zamawiającego z jednego, czy też z kilku różnych źródeł (np. z wykorzystaniem środków pochodzących z programów finansowanych ze środków UE). Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować zgodnie z postanowieniami art. 32-35 ustawy PZP.

Dla ustalenia, iż w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający przystępując zatem do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia tożsamego przedmiotowo, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.

Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytuacji gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu zamawiającego. Jeżeli zatem określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie, należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej. Zamówienie udzielane w częściach przypomina świadczenia jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części, składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość. Każdorazowy, pojedynczy zakup jest częścią całego zamówienia, dlatego ustalenie jego wartości powinno być dokonane z zastosowaniem art. 32 ust. 4 ustawy PZP. W tym przypadku wartością zamówienia udzielanego w ramach odrębnego postępowania jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Jeżeli więc zamawiający decyduje się udzielać zamówienia w częściach i organizuje odrębne postępowania, wówczas dla każdego odrębnego postępowania przyjmuje się wartość całego zamówienia.

W przypadku zamówień udzielanych w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy właściwe dla wartości tej części zamówienia, jeżeli jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80 000 euro dla dostaw lub usług oraz 1 000 000 euro dla robót budowlanych, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20 % wartości zamówienia.

2. Wartość zamówienia w przypadku przewidywania zamówień uzupełniających

Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających. Należy pamiętać, iż wartością zamówienia podstawowego nie jest łączna wartość tegoż zamówienia i wartość zamówienia uzupełniającego. Uwzględnienie wartości zamówienia uzupełniającego, oznacza wskazanie czy będziemy mieli do czynienia z postępowaniem poniżej czy powyżej progów unijnych.

3. Wartość zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo

Świadczenia okresowe są to świadczenia wielokrotne, powtarzające się cyklicznie, w określonych odstępach czasu, których nie można połączyć i wykonać jednorazowo bez uszczerbku dla zamierzonego efektu gospodarczego (np. odbiór śmieci). Należy je odróżnić od świadczenia jednorazowego spełnianego częściami (na raty).

Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju:

• udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo

• których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.

1. Wartość szacunkowa zamówienia udzielanego na czas nieoznaczony

Jeżeli zamówienia udziela się na czas nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia.

2. Terminy ustalenia wartości zamówienia, aktualizacja wartości







Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, wówczas zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.

3. Konsekwencje niedoszacowania / przeszacowania wartości zamówienia

Konsekwencje niedoszacowania:

• konieczność unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i zapłaty odszkodowania i zapłaty odszkodowania wszystkim wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegajace odrzuceniu, a do unieważnienia doszło z przyczyn leżących po stronie zamawiającego;

• jeżeli wartość szacunkowa jest wyższa niż w planie finansowym należy rozważyć zwiększenie kwoty wydatku bądź ograniczenie przedmiotu zamówienia albo odstąpić od zamiaru udzielenia zamówienia,

• odpowiedzialność pracownicza z tytułu nienależytego wykonywania obowiązków.

Konsekwencje przeszacowania:

• naruszenie zasady gospodarności (efektywności), zgodnie z którą środki publiczne wydatkuje się w sposób oszczędny, z założeniem uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,

• narażenie zamawiającego na wyzysk, który polega na dopuszczeniu do rażącej dysproporcji świadczeń na niekorzyść zamawiającego, do którego może dojść np. wskutek zmowy przetargowej,

• odpowiedzialność pracownicza z tytułu nienależytego wykonywania obowiązków oraz zagrożenie odpowiedzialnością karną.

1. Określenie ilościowego przedmiotu zamówienia - zasada pewności obrotu.

W jednym ze swoich orzeczeń, Sąd Okręgowy w Warszawie stwierdził, iż: „zapis (...) projektu umowy, z którego wynika, że dostawcy nie przysługuje roszczenie z tytułu zamówienia mniejszej i większej ilości towaru niż określona w załączniku (...) do umowy wymaga modyfikacji”. Sąd stwierdził także, że dostawca: „musi mieć zatem pewność, że zrealizuje w przyszłości dostawę określonej ilości towaru”, a projekt umowy „winien być zmodyfikowany w taki sposób, aby dostawca stosując zasadę pewności obrotu i możliwości zaplanowania sprzedaży na określonym poziomie miał pewność, że zawarta umowa pozwoli mu sprzedać zamówioną ilość towaru”. „W ocenie Sądu Okręgowego powyższy zarzut jest uzasadniony. Z analizy treści zapisu (...) projektu umowy wynika, że Zamawiający może jednostronnie i bez podania uzasadnienia zmienić wielkość przedmiotu zamówienia (bez żadnych ograniczeń), co stanowi nadużycie prawa przysługującego Zamawiającemu i skutkuje uznaniem, że zapis taki narusza równowagę stron.”

W sytuacjach udzielania zamówień trudno przewidywalnych w zakresie opisu ilościowego, szczególnie trafnym rozwiązaniem dla zamawiającego wydaje się być prawo opcji tj. ustalić minimalny zakres dostaw lub usług i zastrzec w umowie, iż w przypadku wykorzystania w całości przedmiotu zamówienia, zakupi po cenie ustalonej w pierwotnej ofercie dostawę lub usługę w ilości np. 20 dodatkowych krzeseł albo maks. 20 dodatkowych krzeseł.

Pamiętaj:

1. Za każdym razem, gdy zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą znaków towarowych, patentów lub pochodzenia dodając wyrażenie „lub równoważny” musi on dokładnie opisać co rozumie pod pojęciem równoważności.

2. W przypadku gdy zostaną złożone oferty równoważne Zamawiający jest obowiązany umożliwić składającym oferty wykazanie równoważności za pomocą dowolnych dowodów. Jeśli natomiast zamawiający zdecyduje się odrzucić ofertę ze względu na brak równoważności to musi taką decyzjęuzasadnić.

3. Nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia może, w przypadku finansowania zamówienia ze środków unijnych, skutkować nałożeniem korekt finansowych, czyli anulowaniem części lub całości wkładu Wspólnoty.

4. Wysokość korekty ustalonej w danym przypadku w pierwszej kolejności będzie odpowiadać wysokości szkody (metoda dyferencyjna) lub, jeśli skutki naruszenia są trudne do oszacowania, zostanie określona jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania ze środków UE i wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia (metoda wskaźnikowa).

5. W przypadku dokonania przez zamawiającego opisu przedmiotu zamówienia niezgodnego z wymogami ustawowymi wykonawcy przysługuje odwołanie na opis przedmiotu zamówienia zawarty w siwz zgodnie z art. 180 pzp w postępowaniach powyżej progów dyrektyw.

1. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) a ogłoszenie

1. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia - elementy

SIWZ zawiera co najmniej:

1) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;

2) tryb udzielenia zamówienia;

3) opis przedmiotu zamówienia;

4) termin wykonania zamówienia;

5) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

6) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

7) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;

8) wymagania dotyczące wadium;

9) termin związania ofertą;

10) opis sposobu przygotowywania ofert;

11) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;

12) opis sposobu obliczenia ceny;

13) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;

14) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

15) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

16) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach;

17) pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

W zamówieniach poniżej tzw. „progów unijnych” SIWZ może nie zawierać wykazu oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, wymagań dotyczących wadium oraz wymagań dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W przetarg ograniczonym nie stosuje się pkt 5 i 6 w SIWZ. W negocjacjach z ogłoszeniem nie stosuje się pkt 5,6,9 i 11. W SIWZ w dialogu konkurencyjnym nie stosuje się pkt 5, a zapytaniu o cenę pkt 8 i 15. W trybach zamówienia z wolnej r eki i licytacji elektronicznej nie SIWZ.

W przypadku gdy przepisy ustawy nie stanowią inaczej, specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera również:

1) opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych;

2) maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej;

3) informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień;

4) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie;

5) adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną;

6) informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych;

7) jeżeli zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:

a) informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej,

b) wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych,

c) informację, które spośród kryteriów oceny ofert będą stosowane w toku aukcji elektronicznej;

8) wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot;

9) jeżeli zamawiający przewiduje wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 4, określenie w szczególności:

a) liczby osób, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 1, i okresu wymaganego zatrudnienia tych osób,

b) sposobu dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 1, lub utworzenia albo zwiększenia funduszu szkoleniowego,

c) uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań.

Zamawiający może udostępnić specyfikację istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert, z zastrzeżeniem iż , w przetargu nieograniczonym zamawiający ma obowiązek udostępnia SIWZ na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert.

2. Zgodność treści ogłoszenia o zamówieniu i treści SIWZ

SIWZ nie może zawierać dodatkowego lub innego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu warunków udziału w postępowaniu, który nie zostały uwzględnione w ogłoszeniu o przetargu. Także wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu winien być zgodny.

Art. 37 ustawy Pzp

4. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.

4a. Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający:

1) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

2) przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie - jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

4b. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, jest niedopuszczalne dokonywanie zmian w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem, które prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu.

6. Jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest udostępniana na tej stronie. Przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio.

E. Kryteria oceny ofert, warunki stawiane wykonawcom, ocena ofert oraz unieważnienie postępowania

1. Kryteria oceny ofert

Zastosowanie procedury udzielenia zamówienia publicznego określonej w Pzp - ma na celu wyłonienie spośród wszystkich ofert złożonych w danym postępowaniu, oferty najkorzystniejszej dla zamawiającego (arg. z art. 91 ust. 1 ustawy PzpP). Definicję najkorzystniejszej oferty zawiera art. 2 pkt 5 ustawy Pzp. W myśl tego przepisu ofertą najkorzystniejszą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną.

Zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 36 ust. 1 ustawy Pzp). W myśl ust. 2 tego przepisu kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż cena jest obligatoryjnym, lecz nie jednym kryterium oceny ofert, którym może posłużyć się zamawiający przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Obok ceny zamawiający może bowiem zastosować także inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Podkreślić przy tym należy, iż wyliczenie innych niż cena kryteriów oceny ofert zawarte w art. 91 ust. 2 ustawy Pzp ma charakter przykładowy i nie jest wyczerpujące. Wynika to z użycia przez ustawodawcę w tym przepisie sformułowania „w szczególności”. W konsekwencji oznacza to, iż zamawiający może stosować także kryteria oceny ofert inne, niż wprost wymienione w art. 91 ust. 2 ustawy Pzp. Określenie tych kryteriów wraz z przypisaniem im określonej wagi należy do zamawiającego. To sam zamawiający decyduje o zastosowaniu określonych kryteriów oceny ofert kierując się specyfiką przedmiotu zamówienia oraz potrzebą uzyskania zamówienia na najkorzystniejszych warunkach.

W tym miejscu podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy Pzp określone przez zamawiającego kryteria oceny ofert winny odnosić się do przedmiotu zamówienia. Oznacza to, iż zamawiający nie może stosować dowolnych kryteriów oceny ofert, lecz tylko takie, które dotyczą oferowanej usługi, dostawy lub roboty budowlanej. Z powyższym koresponduje treść art. 91 ust. 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (wyj. art. 5 ust. 1 ustawy Pzp - usługi niepriorytetowe). W tym zakresie mamy zatem do czynienia z ograniczeniem swobody zamawiającego co do możliwości dowolnego określania kryteriów oceny ofert. Za dopuszczalne w świetle art. 91 ust. 3 ustawy PZP należy uznać natomiast zastosowanie kryterium oceny ofert odnoszącego się do terminu wykonania zamówienia. Istotne z punktu widzenia interesu zamawiającego jest bowiem ustalenie terminu, w którym zostanie wykonane całe zamówienie, czy też poszczególne jego części. Tym samym oferowany przez wykonawcę termin wykonania poszczególnych zadań składających się na zamówienie (harmonogram) może być przedmiotem oceny dokonywanej przez pryzmat oferty najkorzystniejszej (por. wyrok Zespołu  Arbitrów przy UZP z dnia 20 lutego 2007 r., sygn. akt UZP/ZO/0-157/07, LEX nr 286139). Dotyczyć to będzie w szczególności zamówienia o złożonym charakterze, w ramach którego wykonawca zobowiązany jest do wykonania różnych zadań.  Przy czym podkreślenia wymaga, iż tak określone kryterium oceny ofert odnosi się do przedmiotu zamówienia, co spełnia warunek wynikający z art. 91 ust. 2 ustawy PZP. Tak więc należy uznać, iż kryterium oceny ofert wskazane w pkt 3 powołanego na wstępie pisma („harmonogram zamówionych dzieł”) nie narusza art. 91 ust. 3 ustawy PZP.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, iż kryteria oceny ofert powinny być opisane przez zamawiającego w sposób precyzyjny i jednoznaczny, tak aby możliwe było dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty (zob. wyrok KIO z dnia 12 sierpnia 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 784/08, LEX nr 443167). Tak więc zamawiający winien  zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i odpowiednio w ogłoszeniu o zamówieniu jednoznaczny i wyczerpujący opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert (art. 36 ust. 1 pkt 13 oraz art. 41 pkt 9 ustawy Pzp) - w oparciu o źródła Urzędu Zamówień Publicznych.

W sytuacji, kiedy nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

2. Warunki udziału w postępowaniu, kiedy zamawiający może, a kiedy musi ograniczyć dostęp do rynku zamówień publicznych

1. Warunki udziału w postępowaniu

Zamawiający ma możliwość określenia warunków udziału w postępowaniu tak, aby zapewnić udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy gwarantującemu należyte wykonanie zamówienia (zob. wyrok KIO z dnia 23 czerwca 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 561/08, LEX nr 409179). W tym celu zamawiający może posłużyć się warunkami wskazanymi w art. 22 ust. 1 ustawy PZP. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż zgodnie z postanowieniem art. 22 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (zob. wyrok KIO z dnia 23 czerwca 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 561/08, LEX nr 409179, wyrok KIO z dnia 16 maja 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 423/08, LEX nr 428267).

Warunki udziału w postępowaniu odnoszą się do właściwości podmiotowej wykonawcy. Od ich spełnienia uzależniony jest udział wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Warunki udziału w postępowaniu mają na celu ograniczenie ryzyka wyboru wykonawcy niezdolnego do wykonania zamówienia publicznego lub w stosunku do którego, ze względu na sytuację podmiotową zachodzi prawdopodobieństwo nienależytego wykonania zamówienia. Przez „warunki udziału w postępowaniu” należy zatem rozumieć warunki określone przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 uPzp odnoszące się do właściwości podmiotowej wykonawcy, których spełnienie jest wymagane od każdego wykonawcy przystępującego do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pod rygorem wykluczenia.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

 Z kolei przepis art. 24 ust. 1 wskazuje podstawy do wykluczenia wykonawcy z postępowania. Zaistnienie jednej z okoliczności wymienionych w art. 24 ust. 1 ustawy stanowi podstawę do wykluczenia wykonawcy z postępowania o zamówienie publiczne. Sama istota okoliczności wskazywanych w art. 24 ust. 1 wskazuje na to, iż mamy do czynienia z warunkami, od których zależy dalszy udział wykonawcy w postępowaniu o zamówienie publiczne. Na powyższe wskazują wprost pozostałe przepisy ustawy, choćby art. 26 ust. 2a ustawy: „Wykonawca na żądanie zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert, spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1, i brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1.”

Od „warunków podmiotowych” określonych w art. art. 22 ust. 1 i 24 ust. 1 ustawy należy odróżnić „warunki przedmiotowe”, a więc odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Pierwsze odnoszą się do podmiotu; ich niespełnienie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Te drugie odnoszą się do opisu przedmiotu zamówienia i warunków na jakich będzie realizowane zamówienie publiczne; ich nie spełnienie skutkuje odrzuceniem oferty. Nie można zatem odrzucić oferty z powodu nie spełniania warunków podmiotowych (ofertę uznaje się za odrzuconą) i odwrotnie, nie można wykluczyć wykonawcy z powodu nie spełniania warunków przedmiotowych. Właściwości wykonawcy nie mogą być już brane pod uwagę przy ocenie ofert (z wyjątkiem usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy).

W istocie warunki udziału w postępowaniu w stosunku do poprzedniego stanu prawnego nie uległy istotnym zmianom. Zmianie uległy jedynie okoliczności skutkujące wykluczeniem wskazane w art. 24 ust. 1 pkt 4-8, które rozszerzyły typ przestępstw o przestępstwa przeciwko środowisku, za których popełnienie stosuje się sankcję w postaci wykluczenia wykonawcy z postępowania o zamówienie publiczne. Powyższe rozwiązanie ma na celu implementację postanowienia art. 45 ust. 2 lit. c i d i tezy 43 preambuły dyrektywy 2004/18/WE oraz uwzględnienie coraz większego znaczenia zagadnień związanych z ochroną środowiska. W świetle postanowień dyrektywy, nieprzestrzeganie ustawodawstwa z zakresu ochrony środowiska, które stanowiło przedmiot ostatecznego orzeczenia sądu, może zostać uznane za wykroczenie przeciwko etyce zawodowej wykonawcy lub za poważne naruszenie, które może stanowić podstawę wykluczenia z uwagi na skazanie wykonawcy za przestępstwo związane z jego działalnością zawodową albo ponoszenie przez wykonawcę winy poważnego wykroczenia zawodowego.

Na uwagę zasługuje nie uwzględnienie w obecnym brzmieniu dotychczasowej treści art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy, a mianowicie warunku nie podlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dotychczasowe brzmienie art. 22 ust. 1 pkt 4 miało charakter ogólny - „o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.” Tym samym, przepis nie precyzował dokładnie okoliczności, w których następowało złożenie oświadczenia przez wykonawcę. Warto podkreślić, iż ustawa zawierała okoliczności wykluczenia wykonawcy w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy przy czym niektóre z nich (np. złożenie nieprawdziwych informacji) samo w sobie nie mogło być objęte oświadczeniem wykonawcy. Ponadto, następowało przemieszanie warunków z art. 22 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 pkt 10 zgodnie z którym z postępowania wykluczało się wykonawców „którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1-3.” Niejednoznaczność składanego oświadczenia w tym zakresie stanowiła zagrożenie dla pewności co do jego prawdziwości i w skutkach prowadzić do uchylania się wykonawców od odpowiedzialności z tego tytułu. Dlatego, by wzmocnić ochronę prawidłowości przebiegu procesu udzielania zamówień publicznych zdecydowano o oddzieleniu warunków z art. 22 ust. 1 oraz warunków z art. 24 ust. 1 ustawy. Wykonawcy na podstawie nowych norm co do zasady mogą być zobowiązani do składania dwojakiego rodzaju oświadczeń a więc oświadczenia o spełnianiu warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 oraz oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z powodu niespełniania warunków o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy.
Przyjęte ustawą rozwiązanie zapewnia ze względu na swą jednoznaczność pewność w zakresie treści składanych przez wykonawców oświadczeń i pozwala skutecznie zastosować sankcje przewidziane w odrębnych przepisach (art. Art. 297 i 305 Kodeksu karnego) w okolicznościach, w których składane oświadczenie okazuje się nieprawdziwe.

Na wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie publiczne spoczywa ciężar udowodnienia, iż spełnia warunki o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz nie podlega wykluczeniu z powodów wskazanych w art. 24 ust. 1 ustawy. Tym samym, co do zasady to nie zamawiający ma udowadniać podstawy do wykluczenia wykonawcy z postępowania o zamówienie publiczne lecz to do wykonawcy należy wykazanie braku podstaw do wykluczenia, o ile oczywiście zamawiający tego żąda.

2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Od warunków udziału w postępowaniu należy odróżnić opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków. Warunki udziału w postępowaniu określone zostały przez ustawodawcę w sposób ogólny, mający zastosowanie do wszystkich zamówień publicznych. Tymczasem, każde postępowanie o zamówienie publiczne różni się od siebie choćby pod względem przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wartości, stawianych wymagań, stopnia złożoności itd.

W postępowaniu o zamówienie publiczne konieczna jest zatem konkretyzacja przez zamawiającego warunków udziału o których mowa w art. 22 ust. 1. Konkretyzacja ta dokonuje się poprzez dokonanie w ogłoszeniu o zamówieniu i siwz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków. Innymi słowy, opis sposobu oceny spełniania warunków stanowi kryteria oceny jakimi zamawiający będzie się kierował przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. W przeciwieństwie do warunków udziału, ich opis określony jest przez zamawiającego.

 Dokonywanie opisu oceny spełniania warunków z jednej strony pomaga zamawiającemu w wyłonieniu wykonawców zdolnych do realizacji zamówienia, a tym samym ograniczeniu możliwości powstania sytuacji, w której wykonawca nie będzie w stanie wykonać zamówienia lub wykonać zamówienia z należytą starannością. Opis oceny spełniania warunków służy jednak również wykonawcom w dokonywaniu oceny prawidłowości czynności zamawiającego związanych z oceną spełniania warunków. Opis oceny spełniania warunków stanowi bowiem dla zamawiającego wiążące przesłanki jakimi jest obowiązany kierować się przy dokonywaniu takiej oceny. Brak opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków (pomijając już to, iż stanowiłoby to naruszenie ustawy) prowadziłby do dowolności w ocenie spełniania warunków przez wykonawców, a zarazem stwarzałby możliwość podejmowania decyzji arbitralnych, naruszających interes poszczególnych wykonawców.

2.2.1 Sposób dokonywania opisu

Stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków powinien być związany z przedmiotem zamówienia i proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Ten nowy przepis wskazuje dyrektywy postępowania przez zamawiającego przy dokonywaniu opisu, które przede wszystkim mają zapewnić realizację podstawowych zasad ustawy uczciwej konkurencji i równego traktowania (art. 7 ust. 1). Przede wszystkim opis sposobu oceny spełniania warunków udziału w postępowania nie może ograniczać dostępu do zamówienia wykonawcom zdolnym do jego realizacji. Ograniczenie dostępu do systemu zamówień publicznych może wynikać m. In. właściwości przedmiotu zamówienia, gdzie udział w danym postępowaniu może brać tylko podmiot który posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności (np. koncesję na ochronę mienia lub obrót paliwami).

„Związany z przedmiotem zamówienia” - opis warunków powinien być dokonywany przez pryzmat celu jakiemu ma on służyć a więc zapewnieniu wyboru wykonawcy, który daje rękojmię należytego wykonania przedmiotu udzielanego zamówienia. Nie można dokonywać zatem opisu warunków w sposób, który wykracza poza realizację tego celu. Przykładowo, za niedopuszczalne należy uznać badanie wiedzy wykonawcy, która w żaden sposób nie jest przydatna do realizacji przedmiotu zamówienia. Opis oceny spełniania warunków powinien sformułowany w sposób obiektywy podyktowany specyfiką zamówienia, jego zakresem, stopniem złożoności.
 „Proporcjonalny do przedmiotu zamówienia” - opis powinien być adekwatny do osiągnięcia celu a więc wyboru wykonawcy dającego rękojmię należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Dokonany przez zamawiającego opis powinien wskazywać, iż wykonawcy nie spełniający kryteriów podmiotowych nie dają rękojmi możliwości realizacji zamówienia publicznego. W jednym z wyroków Sąd Okręgowy w Warszawie stwierdził: „Narusza tę zasadę [zasadę uczciwej konkurencji] sam fakt rażąco nieadekwatnego dla wielkości przedmiotu zamówienia określenia wymaganego od oferentów rocznego pułapu przerobu, który eliminuje wszystkich nie spełniających tego wymogu. Interes prawny w zmianie takiego zapisu ma każdy z oferentów, który poprzez ten warunek zostałby wykluczony z przetargu.”

2.2.2  Zakres opisu.

Opis oceny spełniania warunków nie jest konieczny w stosunku do wszystkich warunków. Warunki określone w art. 24 ust. 1 są na tyle jednoznaczne, iż nie wymagają one dalszego opisu przez zamawiającego. Stąd też, w stosunku do tych warunków, zamawiający poprzestaje jedynie na ewentualnym żądaniu stosownego oświadczenia oraz dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania. Zamawiający nie jest zobowiązany do opisu wszystkich warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy a jedynie tych, które uważa za niezbędne z punktu widzenia zapewnienia prawidłowości wykonania zamówienia publicznego. Na powyższe wskazuje nowy przepis art. 26 ust. 2a ustawy, który wskazuje, iż wykonawca zobowiązany jest wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu tylko i wyłącznie na żądanie zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym. Z kolei w myśl nowego rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów zamawiający żąda dokumentów w postępowaniach powyżej progów unijnych na potwierdzenie spełniania warunków z art. 22 ust. 1 tylko i wyłącznie w zakresie w jakim dokonywany jest opis sposobu oceny spełniania warunków udziału.

2.2.3 Obowiązek zamieszczenia opisu w ogłoszeniu o zamówieniu.

Ustawodawca jednoznacznie nałożył na zamawiającego obowiązek opisu oceny spełniania warunków, zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 22 ust. 3, art. 41 pkt 7, art. 48 pkt 6) jak i specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 36 ust. 1 pkt 5), o ile oczywiście taki opis jest dokonywany przez zamawiającego.

 2.2.4 Środki ochrony prawnej przysługujące na opis.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków stanowi jedną z najważniejszych czynności dokonywanych przez zamawiającego, albowiem wyznacza krąg podmiotów uprawnionych do ubiegania się o zamówienie publiczne. Z tego względu, ustawodawca, tak jak w dotychczas obowiązującym stanie prawnym, przyznał wykonawcom uprawnienie do wnoszenia środków ochrony prawnej na tę czynność niezależnie od wartości udzielanego zamówienia. Środki ochrony prawnej w tym zakresie służą zapewnieniu realizacji zasady dostępu wykonawców do zamówień publicznych na zasadach niedyskryminacyjnych.

3. Ocena ofert

 3.1.1 Wezwanie do uzupełnienia dokumentów.

Obowiązek zamawiającego wynikający z art. 26 ust.3 Pzp wezwania do uzupełniania dokumentów lub oświadczeń o których mowa w art. 25 ust.1 oraz pełnomocnictw.

Uzupełnianie oświadczeń, dokumentów i pełnomocnictw gdy:

• nie złożono w ofercie lub nie dołączono do oferty,

• złożono błędne oświadczenie, dokument lub wadliwe pełnomocnictwo.

Uzupełniane oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

• Zamawiający nie uzupełnia oświadczeń lub dokumentów gdy oferta podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania

• Zamawiający wyznacza odpowiedni termin na uzupełnienie oświadczeń lub dokumentów jednakowy dla wszystkich wykonawców

• Zamawiający zobowiązany jest do JEDNOKROTNEGO wezwania wykonawcy do uzupełnienia danego dokumentu.




 3.1.2 Aspekt rażąco niskiej ceny

• Obowiązek zamawiającego wyjaśnienia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia- art. 90 Pzp

 3.1.3 Wyjaśnienia treści oferty

W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

Wyjątek:  W postępowaniu prowadzonym w trybie dialogu konkurencyjnego w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców sprecyzowania i dopracowania treści ofert oraz przedstawienia informacji dodatkowych, z tym że niedopuszczalne jest dokonywanie istotnych zmian w treści ofert oraz zmian wymagań zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Wyjątek: Obowiązek zamawiającego dokonania korekty oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w obliczeniu ceny.

Zamawiający poprawia w ofercie (art.87 ust.2):

1. oczywiste omyłki pisarskie,

2. oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

 3.1.4 Przesłanki odrzucenia oferty

Art. 89 ustawy Pzp

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) jest niezgodna z ustawą;

2) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3;

3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

5) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert;

6) zawiera błędy w obliczeniu ceny;

7) wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3;

8) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o:

1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;

2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne - jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę;

4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje, o których mowa w pkt 1, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

4. Unieważnienie postępowania

Art. 93 ustawy Pzp

1. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3;

2) w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu;

3) w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej albo nie została złożona żadna oferta;

4) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;

5) w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;

6) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

7) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

1a. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w:

1) ogłoszeniu o zamówieniu - w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego albo licytacji elektronicznej, albo

2) zaproszeniu do negocjacji - w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki, albo

3) zaproszeniu do składania ofert - w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę.

2. Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych, do unieważnienia w części postępowania o udzielenie zamówienia przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:

1) ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,

2) złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert

- podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

4. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty.

5. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający na wniosek wykonawcy, który ubiegał się o udzielenie zamówienia, zawiadamia o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego samego przedmiotu zamówienia lub obejmuje ten sam przedmiot zamówienia.

F. Umowy o zamówienie publiczne, a umowy kodeksu cywilnego - terminy, klauzule, kary umowne - aspekt formalno prawny i praktyczny

1. Charakter umowy o zamówienie publicznego

Charakter umów o zamówienie pu­bliczne, zawieranych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp), przesądził o konieczności ustawowego nałożenia na podmioty zawierające takie umowy pewnych ograniczeń.

Zamawiający został ograni­czony w zakresie swobodnego wyboru kontrahenta, z którym zamierza za­wrzeć umowę o zamówienie publiczne. Ustawa przewiduje bowiem warunki, na jakich wyłaniany jest wykonawca. Każdorazowo wymaga się, by postępo­wanie na wybór wykonawcy odbywało się z poszanowaniem zasad równego traktowania wykonawców oraz za­chowania uczciwej konkurencji. Pzp precyzyjnie określa także, jakich wyko­nawców wyklucza się z kręgu podmio­tów, z  którymi można zawrzeć umowę o zamówienie publiczne.

Co do zasady zamawiającemu przy­znano prawo do decydowania o istot­nych postanowieniach umowy, która zostanie zawarta w drodze przetargu publicznego, czyniąc go niewątpliwie stroną silniejszą. Zamawiający ma zatem prawo uregulować treść umo­wy tak, by w jak najlepszym stopniu pozwalała ona na zrealizowanie za­mówienia. Z wielu względów winien jednak brać pod uwagę także interesy wykonawcy, starając się ułożyć stosu­nek prawny tak, aby prawa i obowiązki stron były zrównoważone.

Zamawiający, formułując specyfika­cję istotnych warunków zamówienia, w większości trybów przewidzianych w pzp, ma obowiązek zawrzeć w niej co najmniej istotne dla stron postano­wienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie za­mówienia publicznego, ogólne warun­ki umowy albo wzór umowy, jeżeli wy­maga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia pu­blicznego na takich warunkach (art. 36 ust. l pkt 16 pzp). Tak więc to dyspo­nującemu środkami publicznymi po­zostawiono możliwość samodzielnego sformułowania warunków umowy.

Umowa o zamówienie publiczne musi zostać zawarta w formie pisemnej. Taki wymóg wynika wprost z art. 139 ust. 2 pzp. Każde odstępstwo od za­strzeżonej formy powodować będzie nieważność umowy. Jak wynika z de­finicji zamówienia publicznego, zawar­tej w art. 2 ust. 13 pzp, umowy muszą mieć charakter odpłatny. Niedopusz­czalne jest zatem zawarcie umowy bez jednoczesnego ustalenia w niej wyna­grodzenia dla drugiej strony.

1.2. Terminy

1. TERMIN ZAWARCIA UMOWY

Art. 94. 1. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie:

1) nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2, albo 15 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób - w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

2) nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2, albo 10 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób - w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

2. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1, jeżeli:

1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia:

a) w przypadku trybu przetargu nieograniczonego złożono tylko jedną ofertę,

b) w przypadku trybu przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnego złożono tylko jedną ofertę oraz w przypadku wykluczenia wykonawcy upłynął termin do wniesienia odwołania na tę czynność lub w następstwie jego wniesienia Izba ogłosiła wyrok lub postanowienie kończące postępowanie odwoławcze; lub

2) umowa dotyczy zamówienia udzielanego w trybie negocjacji bez ogłoszenia, w ramach dynamicznego systemu zakupów albo na podstawie umowy ramowej; lub

3) w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 nie odrzucono żadnej oferty oraz:

a) w przypadku trybu przetargu nieograniczonego albo zapytania o cenę nie wykluczono żadnego wykonawcy,

b) w przypadku trybu przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego i licytacji elektronicznej - upłynął termin do wniesienia odwołania na czynność wykluczenia wykonawcy lub w następstwie jego wniesienia Izba ogłosiła wyrok lub postanowienie kończące postępowanie odwoławcze; lub

4) postępowanie jest prowadzone w trybie licytacji elektronicznej, z wyjątkiem przypadku wykluczenia wykonawcy, wobec którego nie upłynął jeszcze termin do wniesienia odwołania lub w następstwie jego wniesienia Izba nie ogłosiła jeszcze wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze.

3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1.

2. DOPUSZCZALNY OKRES UMOWNY

Art. 142. 1. Umowę zawiera się na czas oznaczony.

2. Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe na okres dłuższy niż 4 lata jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

3. Jeżeli wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 2 jest równa lub przekracza kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 Zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wszczęciu podając uzasadnienie faktyczne i prawne jego zastosowania.

3. CZAS OBOWIĄZYWANIA UMOWY

Umowa o zamówienie publiczne nie może również dowolnie określać ter­minu jej obowiązywania. Zgodnie z art. 142 ust. l pzp umowę za­wiera się na czas oznaczony. Granicą nałożoną przez ustawę jest termin 4 lat, a wyjątki, w których istnieje możliwość zawarcia umowy na czas dłuższy, zo­stały również w ustawie wyczerpująco uregulowane.

4. Umowy, a kodeks cywilny

1. PRZYWOŁANIE KODEKSU CYWILNEGO

Art. 139.

1. Do umów w sprawach zamówień publicznych, zwanych dalej „umowami”, stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

2. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.

3. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

2. DOPUSZCZALNOŚĆ ZMIANY UMOWY ZAWARTEJ PO PRZEPROWADZENIU POSTĘPOWANIA

Stosownie do brzmienia znowelizowanego od dnia 24 października 2008 r. przepisu art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „Pzp”, zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy o udzielenie zamówienia publicznego w stosunku do treści oferty, na postawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.

Na podstawie zacytowanego powyżej przepisu zmiana umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego jest zasadniczo zakazana. W świetle tego przepisu można wymienić dwa wyjątki od tej zasady. Po pierwsze należy podkreślić, iż zakaz, o którym jest mowa w przepisie art. 144 ust. 1 Pzp dotyczy wyłącznie takiej zmiany postanowień umowy o zamówienie publiczne, która jednocześnie stanowiłaby zmianę oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. A contrario należy więc stwierdzić, iż dopuszczalne są takie zmiany umowy, które nie zmieniałyby postanowień najkorzystniejszej oferty złożonej w postępowaniu przez wykonawcę, z którym następnie została zawarta przedmiotowa umowa. Po drugie dopuszczalna jest zmiana umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, jeżeli są spełnione łącznie dwie następujące przesłanki wymienione w art. 144 ust. 1 Pzp in fine, tj. zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia (przesłanka 1) oraz określił warunki takiej zmiany (przesłanka 2).

3. INNE POSTANOWIENIA UMOWY

W zakresie dodatkowych postanowień umownych na gruncie pzp znajdują się takie, o których ustawa nie wspomina i ich regulacji szukać należy w kodek­sie cywilnym czy innych przepisach powszechnie obowiązujących. Takimi będą przykładowo:

• przelew wierzytelności,

• kary umowne,

• zasady korzystania z utworów w rozumieniu prawa autorskiego,

• umowne prawo odstąpienia,

• klauzule o właściwość sądu,

• zapis na sąd polubowny,

• inne.

Są jednak i takie regulacje dodat­kowe, które - jeśli zostaną zastosowa­ne przez zamawiającego - wiążą się z narzuconymi w Pzp ograniczeniami. Zamawiający może zażądać od wyko­nawcy, by wniósł zabezpieczenie na­leżytego wykonania umowy, jednak sposób jego wniesienia, warunki zwro­tu oraz warunki zmiany formy zabez­pieczenia zostały określone brzegowo przez ustawodawcę w Pzp. Znowelizowana ustawa dopuszcza również możliwość udzielania wyko­nawcom zaliczek.

G. Podstawowa znajomość przepisów w zakresie kontroli zamówień publicznych

1. Podstawowe zagadnienia

Instytucja kontroli jest nieodłączną częścią zarządzania finansami publicznymi. Kontrola nie jest celem w samym sobie, ale stanowi niezbędną część systemu regulacji prawnych, którego celem jest ujawnianie odstępstw od przyjętych norm, jak również przypadków naruszania zasad legalności, wydajności, skuteczności i oszczędności w zarządzaniu finansami na takim etapie, aby możliwe było podjęcie w poszczególnych sprawach działań korygujących, pociągniecie winnych do odpowiedzialności, uzyskanie odszkodowania lub podjęcie kroków zapobiegawczych lub przynajmniej utrudniających występowanie takich naruszeń.

Niezależnie od tego, czy kontrola ma charakter zewnętrzny, czy też we­wnętrzny, jej zadaniem jest porówna­nie stanu faktycznego u zamawiające­go ze stanem prawnym, a następnie sprawdzenie, czy istniejący stan rze­czywisty jest stanem pożądanym, czy też nie, a jeśli nie, to czy nieprawidłowość ta nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Odpowiedzialność w zakresie zamó­wień publicznych w jednostkach sek­tora finansów publicznych sprowadza się przede wszystkim do odpowie­dzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzial­ność ta przyjmuje charakter dyscypli­narny oraz personalny i tym samym nie ma charakteru karnego. Istotą tej odpowiedzialności jest to, że  została bezpośrednio skorelowana z finansami publicznymi, a zwłaszcza z gospoda­rowaniem mieniem publicznym, i do­tyczy czynów szkodzącym finansom publicznym. Powyższe nie wyklucza oczywiście wystąpienia w zamówieniach publicz­nych innych naruszeń prawa, np. pro­wadzących do odpowiedzialności kar­nej, o której mowa w art. 305 kodeksu karnego

2. Przepisy wynikające z Pzp

Art. 18 pzp

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówie­nia odpowiada kierownik zamawiającego.

2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamó­wienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykony­wanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym rozdziale, pracownikom zamawiającego.

3. Jeżeli przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na  podstawie przepisów odrębnych jest zastrzeżone dla organu innego niż kierownik zamawiającego, przepisy dotyczące kierownika zama­wiającego stosuje się odpowiednio do tego organu.

Art. 20 pzp

1. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiające­go powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udzia­łu w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

2. Kierownik zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej dokonanie innych, niż określone w ust. l, czynności w postępowaniu o udziele­nie zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio.

3. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawia­jącego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także w zakresie, o którym mowa w ust. l, wystę­puje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

art. 2 pkt 3 pzp - zgodnie z tym przepisem cen­tralną funkcję w procesie udzielania za­mówienia publicznego pełni kierownik zamawiającego. Skoro został on upra­wiony do zarządzania zamawiającym, tym samym zakres jego odpowiedzial­ności ma charakter pełny, całościowy i wynika wprost z art. 15 ust. l pzp. Warto podkreślić, że ustawodawca umożliwił kierownikowi zamawia­jącego realizacje różnych wariantów przygotowania i przeprowadzenia postępowania. Po pierwsze, kierow­nik zamawiającego może powierzyć ww. czynności własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Drugim rozwiązaniem jest przeprowa­dzenie i udzielenie zamówienia wspólnie z innym zamawiającym (art. 16 ust. l pzp). Może wreszcie skorzystać z in­stytucji centralnego zamawiającego, o którym mowa w art. 15a ustawy.

3. Zakres odpowiedzialności kierownika oraz pracownika zamawiającego

W art. 18 ust. l pzp zapisano, że kie­rownik zamawiającego jest odpowie­dzialny za  przygotowanie i przepro­wadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Kierownik zamawiającego zawsze jednak odpo­wiada za przygotowanie i przeprowa­dzenie postępowania w związku z peł­nieniem funkcji nadzorczej (kontrola zarządcza) i nie ma możliwości, aby się z tej odpowiedzialności zwolnić.

Z kolei z ust. 2 wynika, że za przy­gotowanie i przeprowadzenie postępo­wania o udzielenie zamówienia mogą odpowiadać także inne osoby - pra­cownicy zamawiającego - w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności zwią­zane z przygotowaniem postępowania. W takiej sytuacji kierownik zamawia­jącego zobowiązany jest pisemnie powierzyć pracownikom wykonywanie czynności zastrzeżonych dla niego (z zastrzeżeniem art. 15 ust. 2 pzp). Wówczas taki pracownik odpowiada za powierzone czynności pod wzglę­dem służbowym i/lub ponosi odpo­wiedzialność za naruszenie dyscypli­ny finansów publicznych

Ustawa nie precyzuje formy powierzenia czynności pracownikom przez kierownika zamawiającego. W tej materii większość komentatorów jest zgodna, że forma powierzenia musi mieć zawsze charakter pisemny (np. w formie regulaminu pracy komisji przetargowej, zarządzenia powołujące­go komisję albo zakresu obowiązków pracownika), a jej brak powoduje nie­skuteczność tego powierzenia.

4. Zakres odpowiedzialności członków komisji przetargowej będących pracownikami zama­wiającego

Z faktu pełnienia roli pomocniczej oraz określenia przez ustawodawcę minimalnego, aczkolwiek wymagane­go, zakresu pracy komisji przetargo­wej należy wywnioskować, że komisja przetargowa nie podejmuje najważ­niejszych decyzji w postępowaniu, tzn. wyboru najkorzystniejszej oferty, unieważnienia postępowania, wyklu­czenia wykonawcy czy też odrzucenia oferty. Powyższe czynności leżą w ge­stii kierownika zamawiającego lub oso­by przez niego upoważnionej, za które oczywiście ponosi odpowiedzialność.

Komisja przetargowa jest tworem kolegialnym, co oznacza, że jej człon­kowie przede wszystkim solidarnie od­powiadają za jej pracę. Nie wyklucza to oczywiście, na podstawie art. 21 ust. 3 pzp, prawa kierownika zamawiającego do powierzenia poszczególnym człon­kom komisji indywidualnych zadań. Wówczas ponoszą oni osobistą odpo­wiedzialność za swoje działania lub za zaniechanie na podstawie kodeksu pracy (odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy), ale również na podstawie uondfp. Do­datkowo członek komisji może podle­gać również odpowiedzialności karnej (np. odpowiedzialność za przyjęcie ko­rzyści majątkowej lub osobistej).

W większości przypadków zakres zadań członków komisji określa jej regulamin ustanowiony przez kierow­nika zamawiającego, który posiada możliwość dość swobodne­go modelowania organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej.

5. Naruszenia dyscypliny finansów publicznych

Art. 17 uondfp

1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest udzielenie zamówienia publicznego:

1) wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych;

2) z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących:

a) przesłanek stosowania trybów udzielenia zamówienia publicznego: nego­cjacji bez ogłoszenia, z wolnej ręki lub zapytania o cenę,

b) obowiązku przekazania lub zamieszczenia ogłoszenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

c) obowiązku zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;

3) którego przedmiot lub warunki zostały określone w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji;

4) z innym, niż wymienione w pkt 1-3, naruszeniem przepisów o zamówie­niach publicznych, jeżeli naruszenie to miało wpływ na wynik postępowa­nia o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego:

1) bez zachowania formy pisemnej;

2) na czas dłuższy niż określony w przepisach o zamówieniach publicznych lub na czas nieoznaczony, z wyłączeniem przypadków dopuszczonych w przepisach o zamówieniach publicznych;

3) (uchylono)

4) przed ogłoszeniem orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą, z narusze­niem przepisów o zamówieniach publicznych.

3. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest unieważnienie postę­powania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, określających przesłanki upoważniające do unieważnienia tego postępowania.

4. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezłożenie przez członka komisji przetargowej lub inną osobę występującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu zamawiającego oświad­czeń wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych.

5. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewyłączenie z postę­powania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłą­czeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych.

6. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zmiana umowy w spra­wie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych.

7. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych do popełnienia narusze­nia dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w ust. l pkt l oraz ust. 2, 3 i 5, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakre­sie kontroli zarządczej.

6. Obszary największego ryzyka w realizacji zamówień publicznych

1. Przygotowanie postępowania o udzielenie za­mówienia publicznego (art. 29 - 38), w tym usta­lenie wartości szacunkowej zamówienia bez do­chowania należytej staranności. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy zamawiający przewidu­je udzielenie zamówienia uzupełniającego, na­tomiast nie uwzględnia jego wartości przy usta­laniu wartości zamówienia.

2. Niedozwolone dzielenie zamówienia na czę­ści w celu uniknięcia stosowania ustawy oraz opisanie przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję.

3. Wybór trybu udzielenia zamówienia publicz­nego (art. 39 - 81), a w szczególności nadużywanie trybu udzielenia zamówienia z wolnej rę­ki oraz negocjacji bez ogłoszenia.

4. Wstępne badanie ofert (art. 84 ust. 2, art. 89 ust. 1 pkt 5 i 8 oraz art. 22 i 24) oraz formalna ocena ofert (art. 89 ust. 1 pkt 1 - 4,6 i 7) ze szcze­gólnym uwzględnieniem wyboru najkorzystniej­szej oferty (art. 82 i nast.).

5. Zaniechanie naliczenia i wyegzekwowania kar umownych z tytułu nienależytego wykonania zamówienia.

1. Rodzaje kontroli udzielania zamówień publicznych w świetle wytycznych ministra rozwoju regionalnego

Kontrola ex-ante (przed podpisaniem umowy z wykonawcą)

W ramach kontroli ex-ante opiniowane są: siwz, projekt ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji lub inne dokumenty przetargowe niezbędne do przeprowa­dzenia postępowania w zależności od przyjętego trybu udzielania zamówienia publicznego w zakresie:

1) kompletności dokumentacji,

2) zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsię­wzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinan­sowanie projektu, a także kontrola kwalifikowalności wydatków zgodnie z wytycznymi,

3) prawidłowości ustalenia wartości zamówienia,

4) prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia, w szcze­gólności: obiektywizmu opisu przedmiotu zamówienia oraz przestrzegania zasady uczciwej konkurencji poprzez eliminację zapisów mogących preferować konkretnych wykonawców,

5) istotnych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy albo wzoru umowy, jeśli zostały zawarte w dokumentacji,

6) prawidłowości wyboru trybu udzielenia zamówienia, tj. oceny spełniania przesłanek zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograni­czony),

7) warunków udziału w postępowaniu, w celu eliminacji wszelkich postanowień mogących ograniczać konku­rencję lub preferować konkretnych wykonawców,

8) zamieszczenia w treści ogłoszenia informacji o do­finansowaniu projektu ze środków UE lub zamiarze ubiegania się o dofinansowanie,

9) protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Dodatkowo, po wszczęciu postępowania o udzielenie za­mówienia publicznego, kontrola jest uzupełniana o weryfi­kację prawidłowości dokonania ogłoszenia o zamówieniu.

Instytucja kontrolująca, prowadząc kontrole planowe ex-ante, powinna mieć na względzie następujące zasady: - wyznaczając termin przekazania dokumentów do kontroli, należy uwzględnić planowany przez beneficjenta termin wszczęcia procedury zawierania umów w ramach projektu,

- opinia w sprawie dokumentacji powinna zostać wydana w terminie nieprzekraczającym 21 dni od otrzymania pełnej dokumentacji wskazanej w piśmie do beneficjenta,

- dokumentacja opiniowana jest jednokrotnie, wskazując postanowienia, które powinny zostać zmienione lub usunięte w celu zapewnienia zgodności z pzp,

- beneficjent może wszcząć postępowanie nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu otrzymania od instytucji kontrolującej opinii w sprawie dokumentacji przetargowej (dotyczy wyłącznie kontroli ex-ante,

- w terminie do 7 dni od dnia wszczęcia postępowania, a w przypadku kontroli ex-ante prowadzonej po wszczęciu postępowania - w terminie 14 dni od otrzymania od instytucji pośredniczącej lub wdrażającej opinii w sprawie dokumentacji przetargowej, beneficjent przekazuje jej informacje na piśmie odnośnie sposobu uwzględnienia zaleceń wraz z tymi częściami dokumentów, które uległy zmianie.

Kontrola ex-post (po podpisaniu umowy z wykonawcą

W ramach kontroli ex-post opiniowane są: siwz, ogłoszenie o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji, umowy i inne dokumenty przetargowe niezbędne do przeprowadzenia postępowania w zależności od przyjętego trybu udzielania zamówienia publicznego. Kontrola obejmuje w szczególności weryfikację:

1) kompletności dokumentacji,

2) prawidłowości ustalenia wartości zamówienia,

3) prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności obiektywizm opisu przedmiotu zamówienia oraz przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, zwłaszcza pod kątem dokonania sprawdzenia czy dokumentacja przetargowa nie zawiera zapisów mogących preferować konkretnego wykonawcę,

4) prawidłowości wyboru trybu udzielenia zapytania o cenę, spełniania przesłanek zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony,

5) warunków udziału w postępowaniu,

6) prawidłowości dokonania ogłoszenia o zamówieniu (kontrola polega na kontroli faktycznie dokonanej publikacji oraz sprawdzeniu, czy w ogłoszeniu zamieszczono informację o dofinansowaniu projektu ze środków unijnych.




H. Przykładowy Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej kwoty 14 (30) tys. euro

Regulamin

w sprawie udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż określona w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych udzielania zamówień publicznych w ………………………………………………………….

§1

1. Użyte w Zarządzeniu określenia oznaczają:

1. Dyrektor - Dyrektor Centrum ………………………………………. lub osoby przez niego upoważnione;

2. Główny Księgowy - Główny Księgowy ………………………………lub osoby przez niego upoważnione.

2. Ilekroć Zarządzenie odnosi się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, przeliczenia wartości zamówienia wyrażonej w złotych na euro dokonuje się po średnim kursie złotego w stosunku do euro, określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kwoty określone w euro odnoszą się do całkowitego szacunkowego wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

3. Zarządzenie nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 3-7 oraz 10-12 ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 2

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje się i przeprowadza na podstawie zapotrzebowania - dla postępowań o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro.

2. Zapotrzebowanie jest przygotowywane na podstawie wzoru druku załączonego do niniejszego zarządzenia i dotyczy zamówień o wartości powyżej 2 000 euro (załącznik nr 1).

§ 3

1. Wydatkowanie środków publicznych przy udzielaniu zamówień określonych w Zarządzeniu winno być dokonywane zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm.), tj.:

1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

1. uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

2. optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

1. Wybór wykonawców winien być dokonywany w sposób zapewniający konkurencję i równe traktowanie wykonawców.

§ 4

1. Osoby składające zapotrzebowanie zobowiązane są do ustalenia wartości zamówienia z należytą starannością.

2. Wobec jednorazowych (nie powtarzających się) zamówień na dostawy i usługi podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia jest wartość rynkowa rzeczy, praw lub świadczeń objętych zamówieniem określona na podstawie przeciętnych cen stosowanych w miejscu wykonania zamówienia. Podstawą obliczenia wartości zamówienia mogą być również powszechnie stosowane katalogi, cenniki i taryfikatory.

3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówienia na usługi lub dostawy udzielone w ciągu ostatnich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonych ogółem w ustawie budżetowej.

4. Wartość zamówienia na roboty budowlane oblicza się na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

§ 5

Osoby składające zapotrzebowanie odpowiadają w szczególności za:

1. wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem zasad obiektywizmu, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (w razie potrzeby przy użyciu planów, projektów, rysunków, schematów, itp.),

2. oszacowanie wartości zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w § 3 Zarządzenia,

3. realizację postanowień zawartej umowy zgodnie z jej treścią.

§ 6

1. Umowy o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 2000 euro wymagają formy pisemnej.

2. W przypadkach uzasadnionych specyfiką przedmiotu zamówienia forma pisemna może być zachowana również do umów o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 2000 euro.

3. Umowy podpisuje Dyrektor.

§ 7

1. Wobec zamówień o wartości w przedziale od 2000 euro do 14000 euro wybór wykonawcy winien być poprzedzony analizą rynku w celu uzyskania optymalnych warunków kontraktu. Wybór ten winien być przeprowadzony i udokumentowany według następujących zasad:

1. badanie rynku poprzez wyszukiwanie odpowiedniego segmentu rynku, rozpoznanie podmiotów w celu uzyskania jak najefektywniejszej grupy wykonawców zdolnych do realizacji danego zamówienia;

2. przygotowanie zapytania ofertowego (wg załącznika nr 2 lub 3 do Zarządzenia) lub zaproszenia do negocjacji dotyczącego przedmiotowego zamówienia, a następnie rozesłanie go do grupy wykonawców zdolnych do wykonania przedmiotowego zamówienia (do takiej liczby, która gwarantuje konkurencyjność i wybór najkorzystniejszej oferty) lub

3. osoby dokonujące czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania mającego na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty obowiązane są do traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie i do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji;

4. osoby dokonujące czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania mającego na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty, nie mogą występować w żadnej potencjalnej kolizji interesów, ani w żadnym specyficznym związku z dostawcami lub wykonawcami, do których kierowane jest zapytanie ofertowe;

5. wybór najkorzystniejszej oferty winien być dokonywany w sposób gwarantujący dokonanie wydatku w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

1. Zapytanie ofertowe:

1. umieszcza się na stronie internetowej …………………… w dziale „zamówienia publiczne”, lub

2. kieruje bezpośrednio do wykonawców.

2. Wyboru wykonawcy można dokonać również poprzez porównanie cen identycznego lub podobnego towaru/usługi w sklepach internetowych.

3. Negocjacje to forma udzielenia zamówienia, w której negocjuje się warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wykonawcami, a następnie zaprasza się ich do składania ofert lub sporządza protokół uzgodnień stanowiący podstawę do zawarcia umowy.

4. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się protokół uzgodnień.

5. Do zamówień realizowanych do wartości szacunkowej w wysokości wyrażonej w złotych równowartości 2000 euro nie jest wymagane korzystanie z druków zapytania ofertowego (załącznik nr 2 i 3 do Zarządzenia). Osoba dokonująca rozpoznania rynku zobowiązana jest sporządzić notatkę służbową uzasadniającą wybór najkorzystniejszej oferty. Jako notatka służbowa może służyć opis zamówienia zawarty na odwrocie faktury.

6. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest odstąpienie od procedury zapytania ofertowego dla zamówień o wartości w przedziale od 2000 euro do 14000 euro. W przypadku zaistnienia takich sytuacji wymagane jest sporządzenie szczegółowego, pisemnego uzasadnienia. Zamawiający udziela wówczas zamówienia po przeprowadzeniu negocjacji z jednym lub kilkoma wykonawcami.

§ 8

1. Odstąpienie od udzielenia zamówienia publicznego w formach określonych w niniejszym rozdziale, gdy:

1. z przyczyn technicznych, organizacyjnych, prawnych, zamówienie może być udzielone wyłącznie jednemu wykonawcy,

2. wystąpi awaria techniczna lub inna okoliczność skutkująca koniecznością natychmiastowego wykonania zamówienia publicznego,

3. szczególne warunki ekonomiczne lub charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadniają udzielenie zamówienia bez przeprowadzenia postępowania i zlecenie realizacji konkretnemu Wykonawcy;

4. postępowanie o zamówienie publiczne nie doprowadziło do zawarcia umowy ze względu na fakt, że najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia lub w postępowaniu zostały złożone oferty, z których co najmniej jedna nie przekracza wartości 14 000 euro;

5. postępowanie dotyczy naboru kadry na podstawie umów cywilnoprawnych do projektów realizowanych przez Centrum Kształcenia Ustawicznego w Białymstoku.

6. jeżeli zamówienie z przyczyn technicznych, organizacyjnych, prawnych jest realizowane w częściach, a wartość poszczególnych części nie przekracza 2 000 euro, w odniesieniu do tych części nie jest obowiązkowe prowadzenie postępowania w formach określonych w niniejszym rozdziale.

2. W przypadku zaistnienia okolicznościach określonych w ust. 5 pkt 1 - 4 wymagane jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia.

§ 9

1. Z przeprowadzonych zapytań ofertowych oraz negocjacji sporządzany jest protokół. Wzór pomocniczy protokołu stanowi załącznik nr 3 do Zarządzenia.

2. Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje z dniem:

1. zawarcia umowy z wykonawcą;

2. podjęcia przez Dyrektora decyzji w sprawie unieważnienia postępowania, jeżeli:

• nie złożono żadnej oferty,

• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a strony nie mogą osiągnąć konsensusu w trakcie negocjacji;

• podjęcia przez Dyrektora decyzji w sprawie unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

§ 10

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2. Integralną część Zarządzenia stanowią następujące załączniki:

1. druk zapotrzebowania,

2. druk zapytania ofertowego dot. dostaw/usług/robót budowlanych

3. wzór protokołu z przeprowadzonego zapytania ofertowego/prowadzonych negocjacji.

Załącznik nr …. do Regulaminu w sprawie ….. z dn. ……………………….

.....................................................                                                          ...........................................

   nazwa i adres Zamawiającego                                                                   miejscowość i data

znak sprawy: ......................

ZAPYTANIE OFERTOWE

………………………………………………………………., zwraca się do Państwa z prośbą o przedstawienie swojej oferty poprzez wypełnienie formularza załączonego do niniejszego zapytania ofertowego zgodnie z poniższymi wymaganiami:

1.    Przedmiot zamówienia:

szczegółowy opis - specyfikacja cech specyfikacja cech towaru/usługi/roboty budowlanej (należy określić szczegółowy opis sposobu świadczenia oraz wszelkich czynności jakie mają być wykonane w ramach zamówienia; w przypadku dostaw należy określić parametry zamawianego towaru; surowce; materiały sposób wykonania; określić standard towaru; w przypadku usług specjalistycznych należy określić wszelkie uprawnienia i kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia; w przypadku robót budowlanych należy podać rodzaj, zakres, lokalizacje robót ze wskazaniem surowców, materiałów, sposobu wykonania na podst. kosztorysu inwestorskiego):

................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. warunki realizacji dostawy/usługi/roboty budowlanej (należy podać w zależności od rodzaju zamówienia: warunki płatności; sposób rozliczenia - kosztorys lub ryczałt; miejsce i czasokres wykonywania usługi/dostawy; sposób realizacji usługi - jednorazowo, sukcesywnie lub ciągle):

...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

termin realizacji zamówienia: ........................................................................................................

3. kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena - …%; …. - …%

4. inne: ...........................................................

5. Osoba uprawniona do kontaktu ze strony Zamawiającego:

P. ............................................................. - tel. ...................................... w godz. .........-.............

6. Termin do którego należy składać oferty: ................................................................................

7. Prosimy o uzupełnienie i złożenie w wskazanym terminie załączonego formularza.

Uwaga:

1. formularz ofertowy można złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego w budynku ....., pok. nr ......, przesłać za pomocą poczty na adres: ........................................................................, przesłać za pomocą faksu na nr......... lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: .......................................... .

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

..............................................                                                          /podpis Dyrektora lub osoby upoważnionej/

Załącznik do zapytania ofertowego - formularz ofertowy

............................................................. ...........................................

nazwa i adres Wykonawcy                                                                miejscowość i data

znak sprawy: ............................

FORMULARZ OFERTOWY

Oferujemy następujące warunki realizacji dostawy/usługi/roboty budowlanej:

1.    Cena:

cena ofertowa ................ zł brutto, w tym należny podatek VAT, słownie............................zł brutto.

2.   Ponadto, oświadczamy, iż:

1. w cenie naszej oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia określone przez Zamawiającego,

2. akceptujemy termin i warunki realizacji dostawy/usługi/roboty budowlanej,

3. na przedmiot zamówienia udzielamy gwarancji na okres ………….,

4. nie wnosimy zastrzeżeń do wzoru umowy dołączonego do zapytania ofertowego (w przypadku, gdy został dołączony do zapytania ofertowego),

5. oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 14 dni od terminu składania ofert.

..............................................

/podpis Wykonawcy/

Załącznik nr …. do Regulaminu w sprawie ….. z dn. ……………………….

………………., dn. ........................

znak sprawy:...........................

Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego /prowadzonych negocjacji *

1. Zamówienie obejmowało: ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Wartość szacunkową zamówienia ustalono na kwotę ...................... zł netto.

3. Zapytanie ofertowe wysłano do / negocjacje były prowadzone z *:

1. ........................................................................

2. ........................................................................

3. ........................................................................

4. Do upływu terminu składania ofert złożono następujące oferty (dotyczy zapytania ofertowego):

L.p.	Nazwa i adres dostawcy/usługodawcy	Cena	Termin wykonania	Inne

5. Zastosowano następujące kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena - …%; …. - …%;

6. Wybrano ofertę: ....................................................................................................................................

7. Uzasadnienie wyboru: ..........................................................................................................................

8. Postępowanie unieważniono z powodu: ...............................................................................................

....................................................

                                                                                                     /podpis Dyrektora lub osoby upoważnionej/

* niepotrzebne skreślić

I. Opis przedmiotu zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych

1. Zamawiający może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych lub pochodzenia, jeżeli jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń (art. 29 ust. 3 Pzp). Wskazaniu takiemu muszą towarzyszyć wyrazy „lub równoważny”.

1. Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający musi wziąć pod uwagę przepisy art. 29-31 Pzp. Przy opisie przedmiotu zamówienia, jakim jest dostawa artykułów żywnościowych, szczególną rolę odgrywa zakaz powoływania się w opisie na konkretnych producentów żywności, miejsce pochodzenia produktów żywnościowych oraz znaki towarowe.

2. Zamawiający może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych lub pochodzenia, jeżeli jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń (art. 29 ust. 3 Pzp). Wskazaniu takiemu muszą towarzyszyć wyrazy „lub równoważny”. Zgodnie z powszechnie przyjętą interpretacją zamawiający powinien sprecyzować, co uważa za równoważne. Pomimo specyfiki zakupów polegającej na tym, że nie zawsze skład produktu będzie gwarantował odpowiedni smak, przepisy nie zwalniają zamawiającego z obowiązku opisania parametrów równoważności.

3. Zgodnie z wyrokiem KIO z 22.2.2011 r. (sygn. akt KIO 278/11) zamawiający, dopuszczając produkt równoważny, powinien tak przygotować SIWZ i w taki sposób sprecyzować w niej postawione wymogi, aby mógł następnie w sposób jednoznaczny przesądzić kwestię równoważności oferty. Skoro w ogóle nie opisał stawianych wymagań, tym samym nie był uprawniony do badania równoważności w niezakreślonych wcześniej granicach. Stwierdzenie przez zamawiającego dopiero po złożeniu ofert, że pewne cechy lub parametry są dla niego istotne, jest spóźnione.

4. Z kolei w wyroku z 6.12.2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 2550/10) KIO wyjaśniła, że oferta równoważna to taka, która przedstawia przedmiot zamówienia o właściwościach funkcjonalnych i jakościowych takich samych lub zbliżonych do tych, które zostały określone w SIWZ, lecz oznaczonych innym znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem. Istotne jest, że produkt równoważny to produkt, który nie jest identyczny, tożsamy z produktem referencyjnym, ale posiada pewne, istotne dla zamawiającego, zbliżone do produktu referencyjnego cechy i parametry.

Ważne

Zamawiający powinien stosować przy opisie przedmiotu zamówienia nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV).

Przykład

Nazwy i kody stosowane we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
• 15000000-8 − Żywność, napoje, tytoń i produkty pokrewne,
• 15100000-9 − Produkty zwierzęce, mięso i produkty mięsne,
• 15220000-6  − Ryby mrożone, filety rybne i pozostałe mięso ryb,
• 15800000-6 − Różne produkty spożywcze,
• 15510000-6 − Mleko i śmietana,
• 15860000-4 − Kawa, herbata i podobne produkty,
• 15830000-5 − Cukier i produkty pokrewne,
• 15820000-2 − Sucharki i herbatniki, wyroby piekarskie i ciastkarskie o przedłużonej trwałości,
• 15810000-9 − Pieczywo, świeże wyroby piekarskie i ciastkarskie.

2. Części zamówienia

1. Przedmiot zamówienia, jakim jest dostawa artykułów żywnościowych, może obejmować bardzo szeroki asortyment, którego kompleksowa dostawa przez jednego wykonawcę może być utrudniona. Dlatego też celowym rozwiązaniem jest udzielenie takiego zamówienia w częściach, ze wskazaniem, że wykonawca może złożyć ofertę na jedną część zamówienia lub więcej części. Pozwoli to zamawiającemu na poszerzenie kręgu podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia, a co za tym idzie - na zwiększenie konkurencji i możliwość uzyskania jak najniższej ceny.

2. Zamawiający może również rozważyć przeprowadzenie kilku postępowań o udzielenie zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych, jeżeli stwierdzi, że np. produkty mięsne, wyroby piekarnicze i ciastkarskie sprzedają odmienne grupy wykonawców. Jeśli więc przy zamawianej ilości produktów potencjalnymi wykonawcami są producenci lub wyspecjalizowani pośrednicy (hurtownie), można przeprowadzić w takim zakresie odrębne postępowania.

3. Dla ustalenia, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem (postępowaniem), czy też z odrębnymi zamówieniami, w ocenie UZP należy posługiwać się następującymi kryteriami:

• tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),

• tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i

• możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

4. Aby zatem móc przeprowadzić odrębne postępowania, należy ustalić, czy dany rodzaj zamówienia może być wykonany w tym samym czasie przez tego samego wykonawcę (opinia „Szacowanie wartości i udzielanie zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej”, www.uzp.gov.pl).

Ważne

Niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części jest prowadzenie dwóch odrębnych postępowań w przypadku zamówienia dotyczącego tego samego przedmiotu zamówienia (np. dwóch postępowań o udzielenie zamówienia na dostawę produktów mięsnych), jeżeli wiedzę o tych dwóch postępowaniach zamawiający posiada w chwili przygotowywania któregokolwiek z nich (opinia UZP „Szacowanie wartości zamówienia a plany zamawiającego dotyczące udzielania zamówień”, www.uzp.gov.pl).

5. Opisując przedmiot zamówienia, w każdej z części należy dokładnie określić zamawiany asortyment oraz jego ilość określoną w odpowiedniej jednostce miary.                      

Część A zamówienia: Pieczywo - CPV 15811000-6.
Lp.	Nazwa asortymentu	Ilość w szt.
1.	Chleb razowy zwykły, krojony, pakowany, o wadze minimum 500 g	2500 szt.
2.	Chleb razowy z ziarnami zbóż, krojony, pakowany, o wadze minimum 450 g	3000 szt.
3.	Bułka paryska, krojona, pakowana, o wadze minimum 500 g	1800 szt.
…	………………………………….	………………….

Część B zamówienia: Warzywa, owoce i orzechy - CPV 03220000-9.
Lp.	Nazwa asortymentu	Ilość w kg
1.	Buraki czerowne	500 kg
2.	Fasola Jaś	120 kg
3.	Ogórki świeże	50 kg
4.	Pomidory	100 kg
5.	Cytryny	30 kg
6.	Banany	40 kg
..	…………………..	……………

W celu zapewnienia należytej jakości zamawianych produktów wskazane jest możliwie precyzyjne podanie wymogów ich dotyczących. Zamawiający powinien wziąć pod uwagę obowiązujące przepisy prawne.

Przykład

Dostarczane warzywa muszą być świeże, niezwiędnięte, twarde, bez śladów zepsucia i pleśni.Warzywa okopowe ponadto muszą być niepopękane, bez bocznych rozwidleń i rozgałęzień, jednolite pod względem wielkości i odmiany.

Ziemniaki po ugotowaniu muszą być sypkie, o białej lub kremowej barwie oraz o przyjemnym zapachu.

Jabłka deserowe muszą być świeże, twarde, soczyste, niepoobijane, bez śladów zepsucia i pleśni, jednolite pod względem wielkości.

Przykład

3. Ogólne wymogi jakościowe dotyczące produktów:
   

1. Wygląd, tekstura i konsystencja: charakterystyczne dla rodzaju i stopnia rozdrobnienia, konsystencja sypka, bez grudek, niezlepiająca się przy ucisku, bez zbryleń, delikatna.

2. Smak: charakterystyczny dla rodzaju surowca, bez obcych posmaków.

3. Zapach: charakterystyczny dla rodzaju surowca, przyjemny, bez obcych zapachów.

4. Właściwości fizykochemiczne i biologiczne: brak zanieczyszczeń fizycznych, oznak i pozostałości szkodników, brak zanieczyszczeń biologicznych, pleśni oraz bakterii chorobotwórczych.

5. Opakowanie: torebki odpowiednio oznakowane, czyste, bez oznak zawilgocenia, zapleśnienia, obecności szkodników, całe, szczelne.
   Wszystkie produkty muszą posiadać niezbędne dokumenty dotyczące badań i dopuszczenia do obrotu oraz certyfikaty i atesty wymagane stosownymi przepisami i normami.

4. Zmiany ilościowe

Dostawy artykułów żywnościowych zazwyczaj realizowane są sukcesywnie. Wskazane jest zatem wyraźne zastrzeżenie przez zamawiającego w SIWZ, że podane w opisie przedmiotu zamówienia ilości mogą zostać zmniejszone lub zwiększone o określoną w umowie wartość procentową (powinna być jednak jak najmniejsza). Takie rozwiązanie pozwoli dostosować przedmiot zamówienia do aktualnych potrzeb zamawiającego w okresie realizacji zamówienia i zabezpieczy przed ewentualnymi roszczeniami wykonawcy w sytuacji, gdyby rzeczywista ilość dostarczonego asortymentu okazała się mniejsza niż określona w SIWZ.

5. Miejsce dostawy/odbioru i transport

1. W opisie przedmiotu zamówienia zamawiający powinien dokładnie określić miejsce dostawy zamawianego asortymentu (miejsce świadczenia), ponieważ wiąże się to z przejęciem odpowiedzialności i ryzyka za przedmiot świadczenia. W opisie przedmiotu zamówienia należy zatem dokładnie wskazać:

•  miejsce dostawy (dokładny adres),

•  stronę odpowiedzialną za transport produktów,

•  na czyj koszt dokonywany jest transport artykułów żywnościowych,

•  podmiot odpowiedzialny za rozładunek,

•  osobę uprawnioną ze strony zamawiającego do sprawdzenia jakości dostarczonych produktów żywnościowych oraz sposób reklamowania dostawy.

Przykład

1. Miejscem dostawy jest magazyn zamawiającego znajdujący się w …………….. przy ul. ……………………….. Wykonawca dostarczy zamówione artykuły żywnościowe do magazynu zamawiającego na własny koszt i na własne ryzyko. Wykonawca dokona również rozładunku zamówionego towaru do magazynu zamawiającego.

2. Osobą upoważnioną do kontroli jakościowej dostarczonego towaru jest kierownik żywnościowy - pani …………………………- lub osoba przez niego upoważniona.

3. Po dokonaniu kontroli jakości dostarczonych produktów podpisany zostanie protokół zdawczo-odbiorczy. W przypadku złej jakości dostarczonych produktów żywnościowych (np. dostarczenia warzyw zaparzonych, spleśniałych, z plamami chorobowymi, zwiędniętych, uszkodzonych mechanicznie, o obcym zapachu) zamawiający nie dokona ich odbioru, a wykonawca zostanie obciążony karą w wysokości 10% wartości wadliwego asortymentu, która zostanie potrącona z wynagrodzenia wykonawcy.

Przykład

Przyjęcia partii przedmiotu umowy będą się odbywały zgodnie z procedurą określoną w dokumentacji sanitarnej, wg zasad dobrej praktyki produkcyjnej (GMP) i dobrej praktyki higienicznej (GHP).

Przy dostawie każdej partii wykonawca musi załączyć świadectwo jakości dostarczanego przedmiotu umowy (atest) lub handlowy dokument identyfikacyjny oraz dokumentację pozwalającą na zidentyfikowanie źródła pochodzenia dostarczonej partii towaru (producent i kraj pochodzenia).

Przykład

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii przedmiotu umowy lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej i organoleptycznej zostaną stwierdzone zła jakość produktów, widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem produktów, złymi warunkami transportowymi lub niewłaściwym stanem higienicznym środków transportu przewożących przedmiot umowy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do oddania próbki partii dostawy do akredytowanego laboratorium w celu wykonania badań mikrobiologicznych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia partii przedmiotu umowy w przypadku niedotrzymania przez wykonawcę określonego w umowie terminu realizacji partii.

6. Sposób realizacji dostaw

Zamawiający musi określić w opisie przedmiotu zamówienia mechanizm realizacji sukcesywnych dostaw artykułów żywnościowych tak, aby odpowiadały one jego rzeczywistym potrzebom, tzn. określić formę wzajemnego komunikowania się pomiędzy stronami, sposób składania zamówień przez zamawiającego oraz czas realizacji zamówienia przez wykonawcę.

Przykład

1. Dostawy będą realizowane na podstawie zamówień zamawiającego przekazywanych przez zamawiającego drogą elektroniczną na adres: …………[e-mail] lub za pomocą faksu na numer ………………….. przez kierownika żywienia pana …………………………………. W zamówieniach tych zamawiający będzie określał dokładną ilość i rodzaj zamawianego asortymentu. Zamówienia mogą być składane codziennie w godz. 8.00-13.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

2. W odniesieniu do asortymentu zamówienia z części A zamawiający będzie składał zamówienia z jednodniowym wyprzedzeniem. Dostawa będzie miała miejsce w dniu następnym do godz. 7.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. W odniesieniu do asortymentu zamówienia z części B zamawiający będzie składał zamówienia z dwudniowym wyprzedzeniem. Dostawa będzie miała miejsce do godz. 12.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

Warto ustalić formę przekazywania zleceń umożliwiającą dokumentowanie tej czynności (np. faksem lub e-mail), tak aby w przypadku wadliwej realizacji zamówienia, np. przywiezienia niewłaściwej ilości produktów, można było jednoznacznie ustalić, kto jest winien niewłaściwej realizacji zamówienia, oraz wyegzekwować stosowne sankcje, w tym karę umowną.

Przykład

W sytuacji gdy wykonawca nie jest w stanie dostarczyć w wymaganym terminie produktu zgodnego z opisem zawartym w SIWZ lub jego właściwego odpowiednika, zamawiający ma prawo do nabycia takiego towaru poza obowiązującą umową i obciążenia kosztami zakupu wykonawcy. 

7. Termin przydatności do spożycia

W opisie przedmiotu zamówienia, jakim są artykuły żywnościowe, należy zawrzeć odpowiedni do dostarczanego produktu wymóg dotyczący jego daty przydatności.

Przykład

Dostarczane produkty żywnościowe powinny posiadać co najmniej 12-miesięczny okres przydatności do spożycia, licząc od dnia dostawy.

Przykład

Termin przydatności do spożycia od chwili dostarczenia produktu do magazynu zamawiającego nie może być krótszy niż 3/4 okresu, w którym towar zachowuje zdatność do spożycia określoną na opakowaniu produktu.

8. Sposób rozliczeń za zrealizowane dostawy

Zamawiający może wskazać w opisie przedmiotu zamówienia sposób dokonywania rozliczeń pomiędzy stronami za zrealizowane dostawy.

Przykład

Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą będą następowały po każdym zrealizowanym prawidłowo zleceniu, wg cen jednostkowych przedstawionych w ofercie za 1 kg/szt., na podstawie ilości faktycznie zrealizowanych dostaw.

1. Opakowanie

Zamawiający, biorąc pod uwagę wymogi przepisów prawnych dotyczące transportu oraz przechowywania artykułów żywnościowych, powinien określić w opisie wymogi dotyczące sposobu opakowania dostarczanego towaru.

Przykład

Przedmiot umowy będzie dostarczany w opakowaniach zbiorczych, odpowiednio posortowany i zabezpieczony przed uszkodzeniem, w warunkach temperaturowych zalecanych przez producenta oraz czystym środkiem transportu przystosowanym do przewozu przedmiotu umowy.




J. Wybrane pytania i odpowiedzi dotyczące sprawozdania o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro (sporządzone na podstawie opracowań UZP )


I. Data zawarcia umowy a obowiązek sprawozdawczy za dany rok kalendarzowy*
Pytanie:
Czy w sprawozdaniu  za 2013 r. (w tabelach II - V) należy  uwzględnić zamówienia publiczne wszczęte i przeprowadzone w 2013 r., w przypadku gdy umowa została zawarta w 2014 r.? Czy decydujące znaczenie ma w tym zakresie data zawarcia umowy czy data wyboru oferty?
Odpowiedź:
W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w roku 2014 r., będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym dopiero za 2014 r. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.


Pytanie:
Czy w tabeli II rocznego sprawozdania należy uwzględnić zamówienia, które wprawdzie były wykonywane w 2013 r., lecz umowa została zawarta w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.)?
Odpowiedź:
Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień (tabele II - V) podlegać będą tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w wierszu I tabeli II rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach za 2013 r. nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.).


II. Umowy zlecenia. Sposób ustalania wartości zamówienia w oparciu o przewidzianą w umowie stawkę godzinową

Pytanie:
W jaki sposób należy ustalić wartość takich zamówień (umowie zlecenia), w sytuacji gdy w umowie została określona jedynie stawka godzinowa za wykonaną usługę?

Odpowiedź:
W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenie wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie przekroczy równowartości 14 tys. euro, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w pkt I tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W pkt tym należy podać łączną wartość wszystkich umów, których wartość nie przekracza 14 tys. euro, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie

I.    Data zawarcia umowy w formie ustnej.

Pytanie:
W jaki sposób na potrzeby sporządzenia rocznego sprawozdania określić datę zawarcia umowy w formie ustnej? Czy znaczenie ma w tym przypadku chwila wystawienia faktury VAT lub chwila dokonania zapłaty wynagrodzenia za wykonaną umowę?
Odpowiedź:
Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 4 ust. 8 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się chwilą otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

II. Umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową.

Pytanie:
Czy umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową w 2013 r. podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:
Umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową w 2013 r. podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Stosownie do art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Przez zamówienia publiczne, rozumiemy zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.


III. Sposób uwzględnienia w rocznym sprawozdaniu zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, udzielonego z zastosowaniem procedur określonych ustawą Pzp.

Pytanie:
W jaki sposób należy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, udzielone z zastosowaniem procedur określonych ustawą Pzp?

Odpowiedź:
Zamówienie udzielone na podstawie procedury określonej w ustawie Pzp, przy jednoczesnym braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów tejże ustawy, z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, należy wykazać w tabeli II wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania. Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała progu stosowania tejże ustawy

IV.    Zamówienia dodatkowe i uzupełniające.

Pytanie:
W jaki sposób należy w rocznym sprawozdaniu uwzględnić informacje o zamówieniach dodatkowych i uzupełniających?

Odpowiedź:
Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza rocznego sprawozdania należy je traktować jako odrębne zamówienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia.

Powyższe oznacza, iż w przypadku udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, jego wartość podlega zsumowaniu z pozostałymi zamówieniami udzielonymi bez stosowania ustawy Pzp i ujawnieniu w tabeli II pkt 1 formularza rocznego sprawozdania.

W sytuacji udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie odrębnie od zamówienia podstawowego w odpowiedniej, ze względu na konkretne okoliczności, tabeli rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

V.    Koszty noclegu w hotelu pracownika odbywającego delegację służbową.
Pytanie:
Czy pokrycie przez pracodawcę kosztów noclegu w hotelu pracownika odbywającego delegację służbową podlega uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach? Czy dla obowiązku sprawozdawczego w tym zakresie ma znaczenie okoliczność, że zapłata za nocleg w hotelu została dokonana nie przez pracodawcę, lecz przez pracownika?
Odpowiedź:
Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W przypadku, gdy wartość zamówienia nie będzie przekraczać kwoty 14.000 euro, będzie ono podlegało ujawnieniu w tabeli II rocznego sprawozdania w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej w trakcie delegacji służbowej często mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługi hotelarskie. Należy przy tym wskazać, iż umowa taka może być zawarta albo bezpośrednio przez pracodawcę albo przez pracownika działającego nie we własnym imieniu, lecz w imieniu pracodawcy, także na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. W przypadku, gdy pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle przepisów ustawy Pzp, zawarcie ww. umowy o świadczenie usług hotelarskich będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, ze zm.) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W sytuacji zatem, gdy wysokość należności za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji ww. umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp. Informację o ww. zamówieniu zamawiający będzie obowiązany wykazać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Trzeba przy tym wskazać, iż dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

Jednocześnie należy zauważyć, iż w praktyce może dojść do sytuacji, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym uregulowaniem pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu w ww. wysokości, jednakże jeśli zawarł on we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowić zamówienia publicznego, a tym samym informacja o niej nie będzie podlegać uwzględnieniu w sporządzanym przez pracodawcę (zamawiającego) rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonanego zamówienia publicznego.


VI. Sposób przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.
Pytanie:
Czy zamawiający może przekazać roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach listem poleconym lub  faxem? Czy pod formularzem rocznego sprawozdania powinien podpisać się kierownik zamawiającego?

Odpowiedź:
Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną przez stronę portalu UZP. Aktualnie obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika zamawiającego.

VII. Wartość zamówienia publicznego udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia.
Pytanie:
Jaką wartość zamówienia publicznego należy przyjąć dla celów sprawozdawczych w przypadku, gdy zamawiający udzielił zamówienia osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia?
Odpowiedź:
W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje).

Wskazany powyżej sposób podawania w rocznym sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na postawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

VIII.    Data zawarcia umowy na czas nieokreślony a obowiązek sprawozdawczy.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu za 2013 r. należy uwzględnić wydatki poniesione na tzw. media na podstawie umów na czas nieokreślony zawartych w latach wcześniejszych?
Odpowiedź:
Nie. W sprawozdaniu za 2013 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r., w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10 -13 oraz art. 136 -138 ustawy Pzp.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2013 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II - V)* należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w 2013 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.


IX.    Obowiązek sprawozdawczy jednostek organizacyjnych zamawiającego.
Pytanie:
Czy zamawiający będący jednostką samorządu terytorialnego obowiązany jest sporządzić jedno roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w którym przekazuje informacje także w zakresie zamówień udzielonych przez jej jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola), czy też jednostki te obowiązane są sporządzić odrębne roczne sprawozdania w zakresie udzielonych przez nie zamówień publicznych?

Czy dla dokonania oceny w powyższym zakresie ma znaczenie okoliczność, iż na podstawie umowy w sprawie zamówienia publicznego dotyczącej ubezpieczenia mienia zawartej przez jednostkę samorządu terytorialnego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego?
Odpowiedź:
W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 3 ustawy Pzp.

W pierwszym przypadku roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach będzie składane jedynie przez zamawiającego. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieć do czynienia wtedy, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego. Informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.

X. Zamówienia, których źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych. Znaczenie źródła finansowania zamówienia publicznego dla obowiązku sprawozdawczego.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy uwzględnić zamówienia, których źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych?
Odpowiedź:
Tak. Dla ustalenia zakresu ww. obowiązku sprawozdawczego nie ma znaczenia źródło finansowania konkretnego zamówienia publicznego.



XI. Opłaty sądowe i administracyjne, mandaty, opłaty abonamentowe RTV.
Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informacje o wydatkach poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów czy też opłat abonamentowych RTV?

Odpowiedź:
Tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą.


XII    Umowa użyczenia lokalu. Umowa o dostarczanie mediów.

Pytanie:
W jaki sposób w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy wykazać zawartą przez zamawiającego umowę użyczenia jemu nieruchomości lokalowej oraz odrębne umowy o dostarczanie mediów do tej nieruchomości o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp?

Odpowiedź:
Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp w związku z art. 4 pkt 3 lit. i tejże ustawy. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym, należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Mając na uwadze, iż dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają, w części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówienia, informacje w zakresie m. in. zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp, przyjąć należy, iż zamówienie  o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy należałoby wykazać w treści wiersza 1 tabeli II wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Nie dotyczy to jednak umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi w świetle definicji legalnej z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamówienia publicznego.

Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tj. za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli nie przekraczają one wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro, są dokonywane z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W tym przypadku, zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.


XIII.    Wydatkowanie środków z funduszu socjalnego.

Pytanie:
Czy wydatkowanie środków z funduszu socjalnego (np. udzielanie pożyczek remontowych, wycieczki i imprezy integracyjne dla pracowników, dodatkowe wypłaty świąteczne) podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?
Odpowiedź:
Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp).

Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach..

XIV. Umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy.
Pytanie:
Czy umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą na okres dłuższy niż 12 miesięcy należy uwzględnić jedynie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za rok, w którym umowa została zawarta, czy także w rocznych sprawozdaniach przekazywanych za lata następne?

Odpowiedź:
W przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy. W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

XV. Kody CPV a przekazanie informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro.

Pytanie:
Czy na potrzeby sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro należy „grupować” według kodów CPV?
Odpowiedź:
W przypadku zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp, tj. 14 tys. euro, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez podatku od towarów i usług. W związku z tym należy stwierdzić, iż w celu przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro, zamawiający nie posługują się kodami CPV.

XVI. Data zawarcia umowy a obowiązek sprawozdawczy za dany rok kalendarzowy*
Pytanie:
Czy w sprawozdaniu  za 2013 r. (w tabelach II - V) należy  uwzględnić zamówienia publiczne wszczęte i przeprowadzone w 2013 r., w przypadku gdy umowa została zawarta w 2014 r.? Czy decydujące znaczenie ma w tym zakresie data zawarcia umowy czy data wyboru oferty?
Odpowiedź:
W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w roku 2014 r., będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym dopiero za 2014 r. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

Pytanie:
Czy w tabeli II rocznego sprawozdania należy uwzględnić zamówienia, które wprawdzie były wykonywane w 2013 r., lecz umowa została zawarta w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.)?
Odpowiedź:
Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień (tabele II - V) podlegać będą tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w wierszu I tabeli II rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach za 2013 r. nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.).



XVII. Umowy zlecenia. Sposób ustalania wartości zamówienia w oparciu o przewidzianą w umowie stawkę godzinową

Pytanie:
W jaki sposób należy ustalić wartość takich zamówień (umowie zlecenia), w sytuacji gdy w umowie została określona jedynie stawka godzinowa za wykonaną usługę?

Odpowiedź:
W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenie wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie przekroczy równowartości 14 tys. euro, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w pkt I tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W pkt tym należy podać łączną wartość wszystkich umów, których wartość nie przekracza 14 tys. euro, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie

XVIII. Umowy zawierane przez gminę na wywóz odpadów

Pytanie:
Czy w sprawozdaniu należy uwzględnić opłatę za wywóz odpadów w sytuacji, kiedy gmina w drodze przetargu wyłoniła wykonawcę odbierającego odpady?

Odpowiedź:
Nie, ponieważ to gmina wykaże we własnym sprawozdaniu, w przeciwnym wypadku kwota za wywóz odpadów wskazywana byłaby podwójnie, raz przez samorząd miasta i drugi raz przez dany podmiot (np. szkołę czy przedszkole).

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

w postępowaniu o udzielenie zamówienia

na dostawy

Nazwa postępowania

nr postępowania

Data zamieszczenia SIWZ

1. Zamawiający

Nazwa i adres Zamawiającego:

……………………………………………

……………………………………………

e-mail: ………………………………

Tel. ………………………………….

Fax: ………………………………….

Osoba do Kontaktów: ………………………

e-mail: ……………………………………………..

Tel. ……………………………………………..

2. Postępowanie

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.),).

Komentarz: należy wskazać tryb postępowania.

2. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych.

Komentarz: wskazanie czy postępowanie prowadzone jest dla zamówienia powyżej, czy poniżej progu UE jest informacją, która nie jest obligatoryjna, ale podaje ważne informacje dla wykonawców.

3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Komentarz: w przypadku dopuszczenia składania ofert w innym języku używanym w handlu międzynarodowym należy podać odpowiednią informację.

4. Postępowanie oznaczone jest nazwą ”…………………………………………………”, znak: ………………………………

5. Wszelka korespondencja oraz dokumentacja w tej sprawie powinna powoływać się na powyższe oznaczenie.

3. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest ………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do niniejszej specyfikacji.

3. Wspólny Słownik Zamówień, główny przedmiot CPV: ……………………………….

4. Zamawiający wymaga od Wykonawcy udzielenia ………… letniej gwarancji i ………… letniej rękojmi na przedmiot dostawy

Komentarz: W przypadku gdy zamawiający wymaga udzielenia gwarancji lub rękojmi informacja taka jest elementem opisu przedmiotu zamówienia. Może być również wskazana we wzorze umowy lub załączniku opisującym szczegółowo przedmiot zamówienia. Wskazane jest określenie warunków gwarancyjnych (jeżeli zamawiający wymaga warunków innych niż standardowo przyjęte u danego wykonawcy). W przypadku rozszerzenia lub zawężenia warunków rękojmi również niezbędne jest określenie postanowień odbiegających od przepisów K.c.

4. Oferty częściowe i wariantowe oraz zamówienia uzupełniające

1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Komentarz: w przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych należy:

1. opisać każdą część zamówienia,

2. wskazać, czy wykonawca może złożyć ofertę na jedną czy więcej części zamówienia.

1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 2 pkt 7 Ustawy.

Komentarz: w przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych należy wskazać minimalne standardy jakie spełniać ma przedmiot zamówienia oferowany przez wykonawcę.

5. Termin wykonania zamówienia

1. Zamawiający wymaga wykonania zamówienia w terminie ……….. tygodni od dnia podpisania umowy.

6. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia ich spełniania.

1. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2. posiadania wiedzy i doświadczenia;

3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4. sytuacji ekonomicznej i finansowej

opisane w pkt 6.2 przez Zamawiającego

oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Pzp

1. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków

Komentarz: Zamawiający jest obowiązany do określenia opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu w zależności od przedmiotu zamówienia oraz jego wartości. W przypadku trybu przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego opis warunków udziału w postępowaniu oraz żądane oświadczenia i dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków powinny nie będą umieszczane w siwz (weryfikacja następuje na podstawie wniosków składanych w odpowiedzi na ogłoszenie).

W dostaw rozważanymi warunkami mogą być m.in.:

• wiedza i doświadczenie wykonawcy (szczególnie w przypadku dostaw, gdzie rynek wskazuje, że typowe jest wykonywanie przedmiotu dostawy pod potrzeby danego zamówienia i naturalnym wykonawcą jest producent),

• zdolność finansowa do wykonania zamówienia (uzależniona od wysokości nakładów niezbędnych dla wykonania zamówienia oraz uwzględniająca sposób płatności przewidziany przez zamawiającego we wzorze umowy),

• zdolność ekonomiczna określana przez wybrane i opisane przez zamawiającego wskaźniki ekonomiczne, w przypadku gdy zamówienie wymaga działania w określonej skali, lub przez posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej

• dysponowanie zasobami w zakresie potencjału osobowego, w sytuacji gdy w zakres zamówienia wchodzą np. specjalistyczny montaż, serwisowanie

Przykładowe zapisy:

Zamawiający uzna za spełnione warunki, o których mowa w pkt 6.1, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

1. Posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji dostaw odpowiadających przedmiotowi zamówienia tj. wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 dostawy polegające na …………………….

2. Posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości …………………. PLN

3. Jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę ………………… PLN

4. Osiągnął za ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres działalności jest krótszy, w tym okresie, średnioroczne przychody netto ze sprzedaży towarów i usług w wysokości …………………………………..… PLN

1. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 pzp, Zamawiający żąda od Wykonawcy załączenia do oferty listy podmiotów należącej do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. nr 50, poz. 331 z późn. zm.), albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej.

2. Oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a także wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp.

Komentarz: Zamawiający może żądać dokumentów i oświadczeń jedynie w zakresie niezbędnym dla potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu. W postępowaniach powyżej progu UE zamawiający powinien zawsze żądać dokumentów potwierdzających brak przesłanek do wykluczenia wykonawcy (art. 24 ustawy Pzp). W postępowaniach poniżej progu oraz w przypadku usług niepriorytetowych istnieje możliwość żądania jedynie oświadczeń lub oświadczeń i wybranych dokumentów (np. odpisu w właściwego rejestru).

W przypadku dokonania uszczegółowienia warunków określonych w art. 22 (np. tak jak w pkt 6.2.) zamawiający żąda również dokumentów potwierdzających spełnienie opisanych warunków posługując się zapisami Rozporządzenia w sprawie dokumentów . Jeżeli zamawiający rezygnuje z opisu sposobu oceny dokonywania spełniania warunków - nie żąda również dokumentów w takim zakresie.

Przykładowe zapisy:

1. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3a do siwz

Komentarz: dokument żądany w każdym postępowaniu;

2. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3b do siwz;

Komentarz: dokument żądany w każdym postępowaniu;

3. wykaz wykonanych lub wykonywanych (jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy okresowe lub ciągłe) dostaw w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie; wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do siwz;

Komentarz: dokument żądany jedynie w przypadku uszczegółowienia warunku wiedzy i doświadczenia.

Jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów zobowiązany jest udowodnić, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. W szczególności za dowód uznaje się pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

Inne dokumenty - w zależności od opisanych warunków udziału w postępowaniu.

4. ……….

5. ………

6. ……….

Ponadto: lista dokumentów potwierdzających niepodleganie wykluczeniu z postępowania:

7. aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy;

8. aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

9. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

10. aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

11. aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

3. Jeżeli, w przypadku wykonawcy mającego siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust 1 pkt 5-8 ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wykonawca składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust 1 pkt 5-8 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym, że w przypadku, gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się zaświadczeń - zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób;

4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 6.3.7, 6.3,8, 6.3.9 i 6.3.11, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

1. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt. 6.3.10, składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy Pzp, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej w pkt 6.5 i 6.6, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, wystawionych nie wcześniej niż w terminie właściwym dla dokumentu zastępowanego oświadczeniem.

3. W przypadku oferty składanej przez wykonawców występujących wspólnie, dokumenty, o których mowa w pkt 6.3.2, 6.3.9 - 6.3.13, składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pozostałe dokumenty mogą być złożone wspólnie.

4. Dokumenty, o których mowa powyżej, mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem” zgodnie z § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. nr 226, poz. 1817). Ponadto, dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

5. W przypadku złożenia przez Wykonawców dokumentów zawierających dane wyrażone w innych walutach niż PLN, Zamawiający jako kurs przeliczeniowy waluty, w której oszacowano wartość doświadczenia, przyjmie średni kurs Narodowego Banku Polskiego (NBP) obowiązujący w dniu wystawienia dokumentu,

6. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia - nie spełnia”.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W takim przypadku, do oferty należy załączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, spełnianie przez nich warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie łącznie, badanie braku podstaw do wykluczenia przeprowadzane będzie w odniesieniu do każdego z Wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia, są zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.

4. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.
   

• Wymagania dotyczące wadium

1. Zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium w wysokości: ……………………………….….. PLN.

2. Wykonawcy zobowiązani są wnieść wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1. pieniądzu;

2. poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

3. gwarancjach bankowych;

4. gwarancjach ubezpieczeniowych;

5. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 47, poz. 275 z późn. zm.).

3. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na poniżej wskazany rachunek bankowy Zamawiającego: ………………………………………………..

z dopiskiem ,,Wadium w postępowaniu na ………………………………………..”

4. W przypadku wnoszenia przez Wykonawcę wadium w formie pieniądza do oferty należy załączyć kopię przelewu. W przypadku wnoszenia przez Wykonawcę wadium w formie określonej w ppkt 7.2.2 - 7.2.5 powyżej zobowiązany jest on dostarczyć Zamawiającemu oryginał właściwego dokumentu poręczenia lub gwarancji przed upływem terminu składania ofert. Proszę nie zszywać dokumentu z ofertą.

5. Wadium wniesione w pieniądzu zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

6. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom, niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ppkt 7.11.4.

7. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

8. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.

9. Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie punktu 7.6, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.

10. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku banko­wego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

11. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli:

1. Wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

2. Wykonawca, którego oferta została wybrana, nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wyko­nania umowy;

3. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

4. Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nie leżących po jego stronie.

8. Sposób przygotowania oferty

1. Wymagania ogólne

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w niniejszej siwz.

3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane specyfikacją dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

4. Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, wymaga się, aby Wykonawca dołączył do oferty oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty lub jego kopię poświadczoną przez notariusza.

5. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane.

6. Wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. Oferta składa się z:

1. Formularza „Oferty” (wzór formularza oferty określony został w załączniku nr 2 do siwz);

2. Odpowiednich pełnomocnictw;

3. Dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium;

4. Oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia.

5. ……………….

Komentarz: minimalną zawartość oferty wyznacza zamawiający.
W przypadku gdy jego zamiarem jest weryfikacja parametrów sprzętu itd. może on żądać złożenia wraz z ofertą opisu dostarczanych dostaw. Również w przypadku oceny oferty w kryteriach innych niż cena zasadne jest żądanie dostarczenia w ofercie wymaganych informacji.

2. Opakowanie oferty

1. Wykonawca powinien umieścić oryginał oferty wraz z wymaganymi dokumentami w jednym, nieprzejrzystym, zabezpieczonym w sposób trwały, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie:

„Oferta na ………………………………………….., nie otwierać przed ……………………….”

3. Tajemnica przedsiębiorstwa

1. Jeżeli Wykonawca zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępniane, informacje te należy umieścić
   w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, oznaczonej napisem: “Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa”. Informacja
   o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy podać również w formularzu oferty.

4. Zmiana lub wycofanie oferty:

1. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane
   i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem “ZMIANA”.

2. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane
   i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie,
   w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem “WYCOFANE”.

9. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert oraz termin związania ofertą

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: …………………………………….., sekretariat/pok. nr …………….

2. Termin składania ofert upływa w dniu ………………….. r. , godz. …………… (czasu lokalnego).

3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu ………………….. godz. ………….. w siedzibie Zamawiającego: …………………………………………….., sala/pok. ……………..

4. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

5. Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznym otwarciu ofert. W przypadku nieobecności Wykonawcy przy otwieraniu ofert, Zamawiający prześle Wykonawcy, na jego wniosek, informację z otwarcia ofert.

6. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, w uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, jednorazowego zwrócenia się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

8. Zgoda Wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalna tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonane będzie po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia będzie dotyczył jedynie Wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.

10. Opis sposobu porozumiewania się z Wykonawcami

1. Postępowanie prowadzone jest w formie pisemnej. Dla poszczególnych czynności wystarczające jest dokonanie czynności w formie faksu na nr ………………………… lub drogą elektroniczną na adres: ……………………….. Forma faksu lub elektroniczna jest niedopuszczalna do następujących czynności wymagających pod rygorem nieważności formy pisemnej:

1. złożenia Oferty;

2. zmiany Oferty;

3. powiadomienia Zamawiającego o wycofaniu złożonej przez Wykonawcę Oferty;

1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści siwz. Zamawiający udzieli odpowiedzi niezwłocznie, jednakże nie później niż 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek
   o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek wpłynie później, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej …………………………….., na której zamieścił siwz oraz przekaże Wykonawcom, którym przekazał siwz, bez ujawniania źródła zapytania.

2. Wykonawca może zgłosić wniosek o przekazanie siwz wraz z załącznikami. Siwz zostanie przesłana nie później niż w ciągu 5 dni od zgłoszenia wniosku, po uiszczeniu opłaty za powielenie i wysyłkę w wysokości ………………………… zł na rachunek bankowy ……………………………………………….

Komentarz: Żądanie opłaty za siwz dopuszczalne jedynie w przypadku przetargu nieograniczonego w wysokości pozwalającej na pokrycie kosztów powielenia i wysyłki.

11. Opis sposobu obliczenia ceny oferty

1. Cena oferty oznacza cenę brutto.

2. Cenę oferty wykonawca podaje w złotych polskich z dokładnością co do grosza.

3. Umowa będzie zawarta z ceną wyrażoną w złotych polskich i rozliczana
   w złotych polskich.

4. Cena podana w Ofercie jest ceną stałą w całym okresie realizacji przedmiotu zamówienia i nie podlega indeksacji.

5. Obowiązkiem Wykonawcy jest uwzględnienie w cenie wszystkich kosztów niezbędnych do wykonania przedmiotu zamówienia.

6. W sytuacji, gdy w postępowaniu o zamówienie publiczne biorą udział podmioty zagraniczne, które na podstawie odrębnych przepisów, nie są zobowiązane do uiszczenia podatku VAT w kraju, oferty sporządzane przez takich Wykonawców zawierają cenę z 0% stawką podatku VAT. Obowiązek podatkowy, w sytuacji nabywania towarów lub usług od podmiotów zagranicznych określonych wyżej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów
   i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535) spoczywa na nabywcy towarów lub usługobiorcy, którym w przypadku postępowania o zamówienie publiczne jest Zamawiający. Podatek ten tworzy wraz z ceną rzeczywistą kwotę wydatkowanych przez Zamawiającego środków Zgodnie z art. 91 ust 3a jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów
   i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Komentarz: W przypadku gdy zamawiający przewiduje rozliczanie się na pomocą cen jednostkowych (np. gdy umowa przewiduje udzielanie zleceń szczegółowych w jej ramach) należy opisać sposób obliczenia ceny uwzględniający konstrukcje umowy np.: wykonawca jest obowiązany do wskazania cez jednostkowych za poszczególne elementy dostawy, zgodnie z wzorem zamieszczonym w Formularzu oferty.

12. Kryteria oceny ofert i wybór oferty najkorzystniejszej

Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1) cena - znaczenie kryterium …… pkt

W kryterium cena oferta najtańsza otrzyma ……. punktów, a pozostałe oferty zgodnie z wzorem:

cena najniższa


liczba punktów oferty ocenianej = ------------------------------- x ……. pkt

cena badana

2) okres gwarancji jakości

Za wydłużenie okresu gwarancji jakości o każdy miesiąc w stosunku do okresu podanego w pkt 3.6 siwz, wykonawca otrzyma 1 pkt. Maksymalnie można uzyskać ……. pkt.

Punkty przyznane zostaną przyznane w poszczególnych kryteriach a następnie zsumowane. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzymała największą ilość punktów.

Komentarz: w przypadku gdy ocena ofert wymaga oceny każdego z członków komisji (np. oceniana jest metodologia wykonania zamówienia, jakość przedmiotu dostawy na podstawie próbki, należy wskazać uwzględniający tę okoliczność sposób oceny np. Każdy z członków komisji przetargowej dokona indywidualnie oceny oferty zgodnie z ww. kryteriami. Punkty przyznane przez członków komisji przetargowej zostaną zsumowane, a następnie podzielone przez liczbę oceniających członków (średnia arytmetyczna). Wynik stanowi liczbę punktów jaką otrzymała oceniana oferta w danym kryterium. Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach zostaną zsumowane. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzymała największą ilość punktów.

13. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy

1. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
   w wysokości ……..% całkowitej ceny brutto. Zabezpieczenie musi być wniesione w pełnej wysokości, niezależnie od formy jego wniesienia, najpóźniej w dniu zawarcia umowy, ale przed jej podpisaniem.

2. Zabezpieczenie może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:

1. pieniądzu,

2. poręczeniach bankowych oraz poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

3. gwarancjach bankowych,

4. gwarancjach ubezpieczeniowych,

5. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275, z późn. zm.).

3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego podany przed zawarciem Umowy:

z dopiskiem ,,Zabezpieczenie należytego wykonania umowy na …………… ”.

4. Zabezpieczenie w innej formie niż pieniądz należy złożyć w formie oryginału
   w siedzibie Zamawiającego.

5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone w ciągu 14 dni od daty stwierdzenia przez Zamawiającego wykonania całego zakresu zamówienia.

6. Zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady w wysokości 30% sumy zabezpieczenia, zostanie zwrócone nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady.

14. Formalności, jakie należy dopełnić przed podpisaniem umowy.

1. Z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą w rozumieniu ustawy Pzp, zostanie zawarta umowa, zgodnie z Istotnymi postanowieniami umowy załączonymi do niniejszej specyfikacji.

2. Zawarcie umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Komentarz - w przypadku zamówień do progu UE zamawiający może zawrzeć umowę w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej. Podane terminy liczą się dla przekazania informacji za pomocą faxu lub poczty elektronicznej. W przypadku zawiadomień wyłącznie pisemnych termin będzie dłuższy - odpowiednio 15 i 10 dni.

3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

15. Umowa w sprawie zamówienia publicznego

1. Istotne postanowienia umowy zostały określone w załączniku nr 2 do siwz.

16. Okoliczności zmiany umowy

1. Zamawiający, w trybie art. 144 ust. 1 ustawy przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej
   z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia.

Przykładowe zapisy:

2. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy (tylko wtedy, gdy termin dostawy nie jest kryterium oceny ofert)

1. Wydłużenie terminu dostawy, jeżeli dostawa w terminie wynikającym
   z umowy byłaby niedogodna dla Zamawiającego z powodu okoliczności, które zaszły po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Zmiana sposobu spełnienia świadczenia

1. Zmiany technologiczne, w szczególności:

1. pojawienie się na rynku części, materiałów lub urządzeń nowszej generacji pozwalających na zaoszczędzenie kosztów realizacji przedmiotu umowy lub kosztów eksploatacji wykonanego przedmiotu umowy;

2. pojawienie się nowszej technologii wykonania przedmiotu zamówienia pozwalającej na zaoszczędzenie czasu realizacji zamówienia lub jego kosztów, jak również kosztów eksploatacji wykonanego przedmiotu umowy;

3. konieczność zrealizowania umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych lub materiałowych ze względu na zmiany obowiązującego prawa;

2. Powyższe nie może jednak prowadzić do zmiany wynagrodzenie wykonawcy.

4. Zmiany organizacji spełniania świadczenia w przypadkach, gdy jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego.

1. Zmiana miejsca dostarczenia przedmiotu zamówienia. Zmiana lokalizacji dostawy będzie możliwa tylko w obrębie …………… i nie będzie powodowała zmiany wynagrodzenia.

2. Zmiana zasad dokonywania odbiorów dostarczanych rzeczy, jeśli nie zmniejszy to zasad bezpieczeństwa i nie spowoduje zwiększenia kosztów dokonywania odbiorów, które obciążałyby zamawiającego.

3. Zmiana treści dokumentów przedstawianych wzajemnie przez strony
   w trakcie realizacji umowy lub sposobu informowania o realizacji umowy. Zmiana ta nie może spowodować braku informacji niezbędnych Zamawiającemu do prawidłowej realizacji umowy.

5. Płatności.

1. Zmiany terminów płatności wynikające z wszelkich zmian wprowadzanych do umowy, a także zmiany samoistne, o ile nie spowodują konieczności zapłaty odsetek lub wynagrodzenia w większej kwocie Wykonawcy.

6. Pozostałe zmiany.

1. siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie
   z siwz;

2. zmiany uzasadnione okolicznościami, o których mowa w art. 357¹ Kc.

7. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.

8. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności:

1. zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego);

2. zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między Stronami;

3. udzielenie zamówień uzupełniających w zakresie wskazanym w siwz.

17. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcom w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. W toku postępowania o udzielenie zamówienia przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) - odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej i skarga do sądu okręgowego wnoszone w sposób i w terminach określonych w Ustawie. Środki ochrony prawnej określone w ww. dziale VI przysługują Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów Ustawy.

2. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli korzystano ze środków, o których mowa w art. 27 ust. 2 ustawy, albo w terminie 15 dni - jeżeli korzystano z innych środków;

3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej;

4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia;

5. Jeżeli zamawiający nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1. 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,;

2. 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

Wykaz załączników do siwz

1. Opis przedmiotu zamówienia

2. Formularz oferty;

3. Oświadczenia:

• spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

• braku podstaw do wykluczenia z postępowania

4. Wzór Wykazu zrealizowanych dostaw;

5. Istotne postanowienia umowy

6. Inne właściwe dla danego postępowania;

Załącznik nr 2 do siwz

…………………………………………………

…………………………………………………

………………………………………………….

………………………………………………….

(nazwa i adres wykonawcy)

OFERTA

1. W postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego prowadzonym
   w trybie przetargu nieograniczonego przez ………………………………………………………… na ……………………………………………………………………………………...……. oferujemy zgodnie
   z wymaganiami zawartymi w siwz, na warunkach określonych w Istotnych postanowieniach umowy, z przepisami obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej, stosowanymi do prac będących przedmiotem zamówienia, wykonanie powyższego zamówienia

za cenę brutto ................... słownie..................................................... zł,

kwota podatku VAT................... słownie................................................. zł,

netto …………………………………………. słownie ................................................. zł,

2. Udzielamy zamawiającemu ……….. gwarancji i ……………. rękojmi na zrealizowany przedmiot zamówienia liczony od terminu protokolarnego odbioru końcowego.

3. Oświadczamy, że wykonamy niniejsze zamówienie w terminie ……………….. od dnia podpisania umowy

4. Jesteśmy związani ofertą przez 30 dni.

5. Zobowiązujemy się, w przypadku wybrania przez zamawiającego naszej oferty:

1. zawrzeć Umowę na realizację przedmiotu zamówienia, na warunkach określonych w siwz, w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego,

2. wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z zapisami siwz,

3. wnieść lub ustanowić zabezpieczenie należytego wykonania umowy
   w wysokości ….. % ceny ofertowej podanej w ofercie,

1. Przedkładając Zamawiającemu naszą ofertę oświadczamy że zapoznaliśmy się z treścią siwz oraz Istotnymi postanowieniami umowy i akceptujemy je bez zastrzeżeń.

2. należymy / nie należymy* do grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), w związku z tym składamy / nie składamy* listę podmiotów należących do tej grupy kapitałowej;

3. Oświadczamy, że w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia ponosimy solidarną odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu umowy
   i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

4. Oświadczamy, że następujące dokumenty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i nie mogą być udostępniane: ............................

Podpisano: ..........................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji wykonawcy)

Data: ..........................

Załączniki do oferty:

Komentarz: formularz oferty powinien być dostosowany do potrzeb danego postępowania. Np. w sytuacji gdy zamawiający przewiduje rozliczanie umowy za pomocą cen jednostkowych wskazane jest opracowanie formularza cenowego. W przypadku gdy weryfikacji będą podlegały parametry oferowanego sprzętu wskazane jest opracowanie wykazu parametrów do potwierdzenia przez wykonawcę itd. Dodatkowe informacje można umieścić w formularzu oferty lub w kolejnych załącznikach (modyfikując odpowiednio zapisy części siwz dot. sposobu przygotowania oferty).

Załącznik nr 3a do siwz

OŚWIADCZENIE

o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „…………………………………….”, prowadzonego przez …………………………………..

w imieniu..................................................................................................................................................................................................................................…….............................................................................................................................................................................................................................................................

(nazwa Wykonawcy lub Wykonawców)

Oświadczam(y), że spełniam(y) warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

2. posiadania wiedzy i doświadczenia;

3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,

i opisane przez Zamawiającego w siwz.

Podpisano: ..........................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji wykonawcy)

……..................., dn. ……......................

Załącznik nr 3b do siwz

OŚWIADCZENIE

o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „…………………………………….”, prowadzonego przez …………………………………..

w imieniu..................................................................................................................................................................................................................................…….............................................................................................................................................................................................................................................................

(nazwa Wykonawcy lub Wykonawców)

Oświadczam(y), że nie podlegam(y) wykluczeniu z postępowania na podstawie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podpisano: ..........................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji wykonawcy)

……..................., dn. ……......................

Załącznik nr 4 do siwz

.....................................

(nazwa Wykonawcy)

Wykaz dostaw

w zakresie niezbędnym do wykazania
warunku udziału w postępowaniu opisanego w pkt ….. siwz

Lp.	Przedmiot dostawy (proszę podać informacje o …………..)	termin rozpoczęcia termin zakończenia dostawy)	Wartość dostaw brutto	Nazwa i adres odbiorcy dostaw	Nazwa i adres wykonawcy

Do wykazu dołączam dokumenty poświadczające, że dostawy zostały wykonane należycie.

Komentarz: Zamawiający może żądać informacji służących weryfikacji opisanego przez niego warunku. W przypadku gdy np. warunek nie odnosi się do wartości zrealizowanych dostaw zbędne będzie żądanie wskazania tej informacji.

Podpisano: ..........................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji wykonawcy)

........................., dn. ............................

w przypadku wykonawców występujących wspólnie należy podać nazwy i adresy wszystkich wykonawców

W przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów - dowód, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Za dowód zamawiający uznaje w szczególności pisemne zobowiązanie takie podmiotu do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów

Rozdział: Planowanie zamówień publicznych, szacowanie wartości zamówienia i ilości przedmiotu zamówienia oraz elementy SIWZ

19

---