STANDARDOWE PROCEDURY OPERACYJNE dla zarządzania KRYZYSOWEGO

Romuald GROCKI

W artykule przedstawiono zasady opracowania Standardowych Procedur Operacyjnych dla zarządzania kryzysowego w administracji samorządowej. Autor sugeruje opracowanie procedur dla poszczególnych Zespołów Wsparcia Działań w obszarze funkcjonalnym, a nie zdarzeniowym,. Pozwala to na znacznie zmniejszenie ilości procedur, przy jednoczesnym zachowaniu skuteczności działań w sytuacjach nadzwyczajnych. Takie rozwiązanie pozwala na powtarzalność procedur dla różnych zdarzeń.

Słowa kluczowe: procedury, zarządzanie kryzysowe, Zespoły Wsparcia Działań.

Standardowe Procedury Operacyjne zaliczane są do tzw. planów ciągłych tj. planów określających kroki, jakie należy podjąć w określonych okolicznościach. Plany ciągłe są to plany opracowane dla działań, które się regularnie powtarzają w pewnym okresie. W przypadku zarządzania kryzysowego, konieczne jest uszczegółowienie tego pojęcia, gdyż nie każdy plan jest procedurą.

Najprościej ujmując:

• plan określa procesy, co należy zrobić w określonej sytuacji,

• procedura natomiast opisuje sposób realizacji tych procesów, - jak, kto, czym i kiedy....

Standardowa Procedura Operacyjna jest to zatem dokument szczegółowo opisujący tryb postępowania zarówno dla zespołu jak i jego poszczególnych członków w określonych dziedzinach działania, w znacznym stopniu stanowiący ułatwienie w codziennej pracy jak i w sytuacjach zagrożeń. Przydziela jednoznacznie zakres czynności i odpowiedzialności na poszczególnych szczeblach zarządzania w określonych sytuacjach. Ułatwia koordynację działań i podejmowanie decyzji, szczególnie w sytuacjach ekstremalnych. Określa jednocześnie zależności i zasady współdziałania pomiędzy określonymi podmiotami.

Standardowe Procedury Operacyjne są jednym z elementów modelu dobrych praktyk dla zarządzania kryzysowego..

Dobra praktyka jest to proces pozwalający na osiągniecie wyznaczonego celu w sposób skuteczny i efektywny (najmniej wysiłku, najlepszy wynik), oparty na sprawdzonych w praktyce procedurach, mimo mogących zaistnieć nieprzewidzianych problemów.

Zgodnie z tą definicją, dobre praktyki, to przedsięwzięcia, które pozwalają na skuteczną realizację zadań   i osiąganie celów, spełniających ponadto następujące warunki:

• w sposób efektywny wykorzystujące zasoby,

• można je zastosować dla wielu zdarzeń.

Elementy modelu dobrych praktyk w zarządzaniu kryzysowym przedstawione są na rysunku 1.

Rys. 1 Elementy modelu dobrych praktyk w zarządzaniu kryzysowym.(źródło: opracowanie własne).

Fig. 1 The Components of a Best Practice Model for Crisis Management.(source: own study).

Głównym celem wdrożenia Standardowych Procedur Operacyjnych jest zapewnienie wysokiej jakości zarządzania w zakresie nadzwyczajnych, kryzysowych sytuacji. Wdrożenie i stosowanie Standardowych Praktyk Operacyjnych pozwala na powtarzalność czynności podczas działań rutynowych oraz jednoznaczność postępowania podczas zagrożeń.

Standardowa Procedura Operacyjna (SPO) jest to dokument, opisujący etapy danego procesu, w tym wykorzystywane materiały i metody oraz oczekiwany produkt końcowy.

Standardowa Procedura Operacyjna, szczegółowo opisuje sposób realizacji procesów o charakterze powtarzalnym i określa:

• co i jak wykonujemy w zakresie określonego tematu,

• kto jest kompetentny do wykonywania określonych działań,

• kto odpowiada za ich realizację,

• gdzie i kiedy działania są wykonywane,

• w jakiej logicznej kolejności,

• dokumenty prawne,

• zasady dokumentowania wykonywanych działań i kontroli ich przebiegu.

Poszczególne Standardowe Procedury Operacyjne w zarządzaniu kryzysowym opracowuje się dla dwóch trybów pracy :

• normalnego,

• alarmowego.

Dla każdego stanowiska może być przypisanych kilka procedur, których realizacja w pełni gwarantuje wykonanie zadań na danym stanowisku. Standardowa Procedura Operacyjna powinna zostać napisana z takim stopniem szczegółowości, aby mogła być zrozumiana na danym stanowisku pracy i umożliwiała osiągnięcie zamierzonego celu. Nie może być ona jednak zbyt szczegółowa i zawierać zbyt dużo kroków, gdyż staje się nieczytelna i trudna do zrealizowania. W przypadku konieczności uszczegółowienia procedury, należy odnieść się do instrukcji dodatkowej.

Struktura Standardowej Procedury Operacyjnej, powinna składać się z:

• nagłówka, w którym zawarte są informacje o nazwie, numerze procedury, dacie utworzenia, aktualizacji,

• opisu procedury.

W opisie procedury, zawieramy informację dotyczące:

• zakresu odpowiedzialności

• zakresu zadań

• treści procedury (opis czynności „krok po kroku”)

• wyposażenia stanowiska

• wymaganych kwalifikacji

• grafu lub tabeli procedury

Zakres odpowiedzialności.

W tej części procedury określamy szczegółowy zakres odpowiedzialności na wybranym stanowisku pracy, zasady podległości i zastępstw.

Zakres zadań.

W tym punkcie określamy zakres zadań do wykonania na stanowisku, dla dwóch etapów pracy:

• normalnego,

• alarmowego.

oraz kryteria ( podstawę) przejścia z trybu normalnego na alarmowy.

Treść procedury.

Treść procedury powinna opisywać krok po kroku czynności na danym stanowisku, w celu zrealizowania określonego przedsięwzięcia.

Wyposażenie.

W wyposażeniu określa się nie tylko sprzęt, ale też jego charakterystykę, możliwości techniczne. W przypadku systemów komputerowych, także konkretne oprogramowanie.

Kwalifikacje.

W tym punkcie należy określić:

• wymagane wykształcenie

• specjalność

• staż

• inne dodatkowe wymogi

Graf, tabela.

W zależności od liczby kroków procedury, oprócz części opisowej stosuje się:

• dla procedury od 4 do 6 kroków - przedstawienie tabelaryczne

• dla procedury od 6 - 10 kroków - graficzne przedstawienie procedury

Ponadto procedura może zawierać wykaz dodatkowych dokumentów do których się odwołuje (formularze, wykazy, instrukcje), skróty i pojęcia zawarte w procedurze oraz wykaz aktów prawnych, dotyczących realizacji zadań wymienionych w procedurze.

Powyższe wymagania dotyczą wszystkich procedur w poszczególnych rozdziałach planu zarządzania kryzysowego. Proponuję, aby Standardowe Procedury Operacyjne dla zarządzania kryzysowego, opracowywane były jako procedury funkcjonalne, a nie zdarzeniowe. Rozumieć przez to należy, że nie opracowujemy procedury dla każdego zdarzenie ( pożar, powódź, awaria), lecz dla poszczególnych Zespołów Wsparcia Działań (ewakuacji, ostrzegania, powiadamiania, logistyki). Takie rozwiązanie pozwala na znaczne ograniczenie liczby procedur i jest skuteczniejsze w praktycznym działaniu. Jest to związane m.in. z tym, że procedura podstawowa np. dla ogłoszenia ostrzeżenia zawsze będzie taka sama, bez względu na to, czy dotyczyć będzie silnego wiatru, czy zagrożenia powodziowego.

Literatura

[1] Griffin W. Ricky, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 2001.

[2] Grocki R., Standardowe Procedury Operacyjne, [w:] Zarządzanie kryzysowe w praktyce, Poznań 2009.

[3] Mitroff I. Ian, Managing Crises. Before They Happen, AMACOM, New York 2000.

The STANDARD OPERATING PROCEDURES for CRISIS Management

Summary

In the article principles of drawing Standard Operating Procedures up for the crisis management of local government were presented. The author is suggesting drawing procedures up for individual Emergency Support Functions in functional, rather than event area. It allows on much curtailment of procedures at parallel keeping the effectiveness of action in extraordinary situations. Such a solution allows for the repetitiveness of procedures for different events.

Key words: procedures, crisis management, Emergency Support Functions.

dr inż. Romuald Grocki; Dolnośląska Wyższa Szkoła Służb Publicznych „Asesor” we Wrocławiu.

Griffin W. Ricky, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 2001, s. 219

tamże, s.218.

Grocki R., Standardowe Procedury Operacyjne, [w:] Nowe zarządzanie kryzysowe w praktyce, Forum, Poznań 2009, s.1

Mitroff I. Ian, Managing Crises. Before They Happen, AMACOM, New York 2000, s.35.

ĆWICZENIA

ŚWIADOMOŚĆ

WSPÓŁDZIA-

ŁANIE

PROCEDURY

PLAN

STRATEGIA

DZIAŁANIA

OCENA

RYZYKA

STRUKTURY

SCENARIUSZ

---