Uniwersytet Jagielloński
Wydział Zarządzania i Komunikacji Społecznej
Instytut Ekonomii i Zarządzania
ELASTYCZNE SYSTEMY PRACY
Katarzyna Cybuch, Katarzyna Harbuz
Zarządzanie, II rok
Studia dzienne, licencjackie
Kraków, 2014
Wprowadzenie
Metoda elastycznych systemów pracy (flexible working) ulokowana jest w funkcji organizacyjnej w zarządzaniu. Pozwala optymalizować i szybko dopasowywać przebieg wszystkich procesów przebiegających w firmie do zmian w otoczeniu organizacji. To benefit pozwalający pracownikowi dostosować miejsce i czas pracy do potrzeb tak pracodawcy, jak i własnych. Jednak nie oznacza tylko możliwości pracy z domu czy dogodnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy - może polegać na skompresowanym tygodniu pracy czy pracy w dwuosobowych zespołach1. Opiera się na technikach badania metod i organizowania pracy produkcyjnej, mierzenia i normowania pracy, organizowania i koordynowania pracy w czasie oraz organizowania i koordynowania pracy w przestrzeni.
Opis koncepcji, metod i technik
Koncepcja ta pojawiła się na przełomie lat 60. i 70. Stanowią one jeden z warunków dopasowywania się przedsiębiorstwa do zmian otoczenia oraz mają duży wpływ na efektywne funkcjonowanie organizacji, pozwalają na szybkie dopasowywanie wielkości zatrudnienia a dalej wielkości produkcji do zgłaszanego popytu.
Elastyczność systemów pracy składa się z elementów takich jak: elastyczność zatrudnienia (numeryczna) czyli zdolność przedsiębiorstwa do dopasowywania wielkości zatrudnienia do zmian w wielkości produkcji, wyznaczonej przez warunki rynkowe, elastyczność funkcjonalna - możliwość realizowania przez pracowników różnorodnych zadań, elastyczność finansowa, rozumiana jako zmienność wynagrodzenia, najczęściej związana z realizacją zleceń, a także elastyczność czasu pracy czyli zastosowanie zróżnicowanych form organizacji czasu pracy w zależności od zapotrzebowania na rynku na określone produkty czy zdolności produkcyjne przedsiębiorstwa2.
Elastyczne systemy pracy tworzą kompromis pomiędzy wymaganiami przedsiębiorcy, będącymi konsekwencją celów organizacji a potrzebami oraz oczekiwaniami pracowników. Wpływają również pozytywnie na zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstwa, pozwalają minimalizować koszty oraz zredukować zatrudnienie. Systemy te podnoszą również motywację wśród zatrudnionych, wpływają na wydajniejszą realizację zadań, poprzez dogodny czas pracy. Ułatwiają także pracownikom utrzymać równowagę między życiem zawodowym, a rodzinnym3.
Dzięki elastycznym systemom zatrudnienia nastąpić może zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa oraz jego możliwości adaptacyjne do potrzeb rynkowych. Pozwalają one na łatwiejszy dostęp do pracowników o pożądanych kwalifikacjach i kompetencjach, a także dają możliwość weryfikacji umiejętności pracownika. Korzyściami wynikającymi z wykorzystywania elastycznych systemów pracy dla pracowników mogą być także większe zarobki, większa samodzielność, łatwość w ewentualnej zmianie pracodawcy, zdobycie większego doświadczenia, a także możliwość pracy dla kilku pracodawców jednocześnie4.
Z pojęciem elastycznych systemów pracy wiąże się również wiele zagrożeń i wyzwań. Istnieje obawa, iż pracownik w firmie gdzie takowy system obowiązuje, nie będzie identyfikował się z nią, co może zmniejszyć jego motywację lub lojalność wobec niej. Mogą również pojawić się napięcia pomiędzy stałymi pracownikami, a tymi tymczasowymi. Napotkać można również na opór ze strony środowisk związków zawodowych, pojawić się może problem niedostatecznej ochrony informacji będących tajemnicą firmy. Oczywistymi minusami dla pracowników zatrudnionych w ramach elastycznych systemów pracy są na pewno obniżone standardy bezpieczeństwa socjalnego, niekiedy gorsze warunki płacowe, brak stabilizacji zawodowej, ryzyko utraty dochodów, a także nadmierne obciążenie pracą wynikające z chęci uzyskania wyższych zarobków5.
Warto zwrócić także uwagę na regulacje prawne obowiązujące w Polsce. Kodeks Pracy określa jednoznacznie kiedy nie dopuszcza się zawierania umów innych niż umowy o pracę. Art. 22 Kodeksu Pracy stwierdza, iż: „§ 1. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. § 11. Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. § 12. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1”.
Co więcej Sejm RP przyjął nowelizację Kodeksu pracy, według której pracownik może pracować więcej niż osiem godzin, a pracodawca nie jest zobowiązany wypłacać mu nadgodzin, pod warunkiem, że w czasie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego firma „odda” pracownikowi te dodatkowe godziny skracając czas pracy w innym okresie. Ma to uelastycznić procesy w firmie, w której występują okresy bardziej i mniej intensywnej pracy, np. w przypadku organizacji przyjmujących najwięcej zamówień w okresie świątecznym, a mniej w okresie letnim. To z kolei budzi protest związków zawodowych, które uważają, iż wydłużony czas pracy może odbić się na zdrowiu pracowników, a ponadto nie będą mogli otrzymać wynagrodzenia za nadgodziny6.
System elastycznego czasu pracy jest często stosowanym rozwiązaniem w czasie kryzysu. Podczas obowiązywania ustawy antykryzysowej w latach 2009-2011 skorzystało z tego 1100 firm, natomiast obecnie takie przepisy stosuje się w m.in. Wielkiej Brytanii, Niemczech, Czechach czy na Słowacji7.
Elastyczne formy pracy:
Praca tymczasowa - zatrudnienie za pośrednictwem agencji zatrudnienia (agencji pracy tymczasowej), która przejmuje na siebie obowiązki pracodawcy i podpisuje z pracownikiem umowę o pracę (czasem umowę cywilno –prawną, np. umowę zlecenie). Umowa o pracę pracownika tymczasowego może trwać maksymalnie do 12 miesięcy.
Praca na czas określony – umowa o pracę zawarta na czas realizacji określonych zadań. Niestety, często nadużywana przez pracodawców w celu uniknięcia zawarcia umowy na czas nieokreślony.
Praca w niepełnym wymiarze - oznacza zatrudnienie o zredukowanym czasie pracy, w stosunku do określonego przepisami ;wynagrodzenie w tym systemie jest proporcjonalne do czasu pracy.
Praca na zlecenie/Umowa na wykonanie konkretnych zadań – umowa cywilno –prawna (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Jest to typowe świadczenie usług na rzecz pracodawcy; pracownik samodzielnie ustala czas i miejsce wykonania pracy.
Leasing pracowniczy/Wypożyczanie pracowników – forma rzadko stosowana, polegająca na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami, z których jeden bezpłatnie oddaje swojego pracownika do dyspozycji innego pracodawcy; na ten okres pracownik i nowy pracodawca zawierają umowę tymczasową.
Job Sharing - polega na dzieleniu jednego stanowiska pracy między kilku wykonawców, otrzymujących wynagrodzenie proporcjonalnie do wielkości wykonanego przez siebie zadania. Ta forma zatrudnienia ma duże znaczenie w okresie słabej koniunktury ponieważ umożliwia pracodawcy zatrzymanie doświadczonego personelu a pracownikowi daje możliwość stabilizacji zatrudnienia.
Telepraca - nowoczesna forma organizacji pracy poza siedziba firmy, dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii informatycznych, dająca duże szanse zatrudnienia także osobom niepełnosprawny.
Samozatrudnienie - świadczenie pracy na rzecz własnego przedsiębiorstwa. Najczęściej przedsiębiorstwo wydziela część zadań do realizacji przez pracowników pracujących na własny rachunek.
Ruchomy czas pracy - system pracy, w którym ogólny wymiar czasu pracy pozostaje stały, jedynie pracownik ma możliwość rozpoczynania i kończenia pracy wg własnej woli.
Praca sezonowa - bardzo popularna forma zatrudnienia w sektorach, w których
występuje sezonowe zapotrzebowanie na pracowników (rolnictwo, budownictwo, handel)8.
Przykłady elastycznych systemów pracy
Wywiad z Niną Komorko, która od 4 lat pracuje jako organizatorka imprez w agencji eventowej na temat elastycznego systemu pracy.9
Jak wygląda Pani dzień pracy?
Zawsze rozpoczynam pracę tak samo, przygotowuję dla klienta brief, który jest szczegółowym planem, rozpisaniem krok po kroku wszystkich działań. Jeśli coś nie jest dla mnie jasne, dopytuję o szczegóły, by jak najlepiej przygotować projekt. Później spotykam się z klientem i przedstawiam moją wizję, która zawiera ogólną koncepcję danego wydarzenia, harmonogram, listę gości i artystów, wszystkie atrakcje. Dokonujemy wspólnej analizy i wprowadzamy poprawki, które w większości przypadków dotyczą najczęściej tylko samego kosztorysu. Po akceptacji planu, przechodzę od razu do działania – wykonuję masę telefonów, zamówień, rezerwacji.– tak właśnie najczęściej charakteryzują ten zawód osoby z branży. Jak dokładnie wyglądają obowiązki event managera? O tym opowiada. Pracując w tym zawodzie musimy zatem być niezwykle skrupulatni, posiadać zdolności negocjacyjne i umieć rozwiązywać sytuacje konfliktowe.
Kiedy przychodzi dzień wykonania projektu, godziny mojej pracy są nienormowane – pojawiam się na miejscu o godzinie 6.00 rano, a demontaż kończy się o godzinie 8.00 rano dnia następnego, więc jest to niesamowity wysiłek fizyczny. Bycie ponad dobę na nogach i praca na pełnych obrotach zawsze kończy się odsypaniem w następnych dniach. Możemy się spotkać również z opinią, że event manager ma elastyczny czas pracy. W większości przypadków to mit. Osoby działające w tej branży muszą dużo czasu spędzać w biurze, a ponadto być dyspozycyjni. Dodatkowo dochodzi czas, który spędza się na koordynowaniu przebiegu wydarzeń.
Zawód event managera to zdawałoby się ciągłe imprezy, zabawa i mało stresu?
To prawda, że profesjonalny event manager pojawia się na koncertach, wystawach, imprezach – w końcu jest ich organizatorem i nadzoruje cały przebieg – ale nie uczestniczy w nich bezpośrednio. Nie może również bawić się z gośćmi ani odpocząć. Jest to praca w ciągłym biegu, stresie i niewyspaniu. Praca w zawodzie event managera to nie tylko przyjemność, częste wyjazdy zagraniczne i przebywanie w drogich hotelach, ale również masa obowiązków i stresu. Z pewnością odnajdą się w niej osoby młode, które mają zapał do działania i nie boją się nowych wyzwań!
Rozmowa z Aleksandrą Król, która prowadzi swoją firmę księgową. Ma niewielkie biuro i zatrudnia czterech pracowników na umowę zlecenie.10
Proszę powiedzieć jak długo Pani prowadzi swoją firmę?
Na początku założyłam jednoosobową firmę świadczącą usługi księgowe i pracowałam z domu. Ale z biegiem czasu miałam coraz więcej klientów i firm dlatego postanowiłam rozszerzyć swoje usługi. Moja firma na rynku jest już ponad 5 lat.
Z czym wiązało się rozszerzenie działalności?
W pierwszej kolejności musiałam poszukać powierzchni biurowej do wynajęcia – lokalizacja była ważna bo musiałam pogodzić to z prowadzeniem domu. Nie chciałam tracić czasu na dojazdy a przy dwójce dzieci jest trochę dodatkowych zajęć. Kiedy już udało mi się znaleźć odpowiednią lokalizację, potrzebowałam również dodatkowych osób do pracy. Sama już nie dawałam sobie rady. Zatrudniłam na początek dwie osoby a z czasem kolejne dwie.
Czyli miała Pani już biuro, ludzi do pracy czyli firma prosperowała bez zarzutu.
Tak można tak powiedzieć, ale pojawił się kolejny problem - brak miejsca. Nie chciałam rezygnować z wynajętego biura bo trochę w nie zainwestowałam, bo urządziłam je po swojemu. Musiałam kupić meble, które były dostosowane do danych pomieszczeń, ale też lokalizacja mi bardzo odpowiadała. Dlatego też zaczęłam wprowadzać elastyczny czas pracy.
Pracownicy byli chętni?
W księgowości, jak zresztą pewnie w większości przedsiębiorstw, są okresy kiedy pracy jest więcej, bo trzeba zakończyć rok, czy wystawić PIT-y. Są też miesiące kiedy tej pracy jest trochę mniej. Pracownikom nawet spodobał się taki system pracy, że wtedy kiedy było dużo pracy pracowali dłużej, ale za to w innych okresach wychodzili wcześniej.
Czy też wymienialiście się godzinami?
Tak, jednym osobom odpowiada praca z samego rana kiedy jeszcze nikogo nie było w biurze i mogą po południu spędzić czas w domu. Inni woleli pozałatwiać sprawy rano lub wyspać się i pracowali po południu.
Czy Pani sama narzucała im te godziny?
Nie, dla mnie liczy się to żeby praca była wykonana wtedy, kiedy jest to konieczne i z tego są rozliczani zgodnie z umową. Taki system pracy również mi odpowiadał bo, nie musiałam zwiększać powierzchni biurowej. A czasami nawet, jak był gorący okres i wszystkie osoby musiały być zaangażowane dłużej, to wtedy pozwalam na pracę z domu.
Czyli jest Pani zadowolona z takich możliwości, jakie daje elastyczny czas pracy?
Tak, dla mnie jako dla właściciela, ale również jako dla mamy takie rozwiązanie jest dogodne i polecam innym firmom. Pracownicy są zadowoleni a praca wykonana.
Ostatni z wywiadów to rozmowa z Panią Aleksandrą, ilustratorką książek dla dzieci. Pracuje w tym zawodzie już od ponad 15 lat11.
Pani Aleksandro, jak w praktyce wygląda Pani praca dla wydawnictw?
Wykonuję swoją pracę na zlecenie, w domu. Każdorazowo podpisuję umowę z wydawnictwem, dla którego akurat pracuję.
Jak ocenia Pani pracę w takim elastycznym systemie?
Generalnie oceniam ją na plus. Pracuję kiedy chcę, mam tylko określony termin oddania ilustracji, jednak mogę pracować rano, popołudniu bądź wieczorem, w zależności od tego kiedy mam wenę, kiedy mam nowy pomysł na ilustrację czy po prostu wtedy kiedy mam czas. Było to bardzo korzystne zwłaszcza kiedy wychowywałam małe dzieci w domu. Kolejnym plusem jest to, że mogę pracować dla wielu wydawnictw, mogę wybierać lepsze, ciekawsze oferty współpracy. Jedynym minusem, ale za to sporym jest fakt, iż w przyszłości nie otrzymam emerytury.
Może nam pani opowiedzieć jak wyglądają Pani kontakty z szefem? Czy obejmuje Panią jakakolwiek kontrola ze strony zleceniodawcy?
Z moimi pracodawcami mam bardzo dobry kontakt, co więcej z częścią z nich jesteśmy na stopie koleżeńskiej (co jest wynikiem czasem nawet kilkunastoletniej współpracy). Ale to chyba taka specyfika zawodu. Po wielu latach w tej branży, kiedy ma się już wyrobioną pewną markę, ciężko kontrolować artystę. Jednak jeżeli wydawca czy autor tekstu książki ma jakieś zastrzeżenia czy sugestie do mojej pracy, chętnie biorę je pod uwagę, a czasami nawet dokonuję pewnych poprawek.
Czy często kontaktuje się Pani ze swoimi pracodawcami czy współpracownikami osobiście, twarzą w twarz?
Bardzo rzadko. Zazwyczaj większość spraw załatwiam telefonicznie, moje prace skanuję i przesyłam do wydawnictwa, umowy również otrzymuję i odsyłam pocztą, co daje komfort współpracy z firmami z innych miast Polski, ale także z tymi z zagranicy. Oczywiście od czasu do czasu trzeba się spotkać z ludźmi z branży, porozmawiać, przypomnieć się, pozyskać nowych pracodawców i nowe projekty.
Dziękuję bardzo za wszystkie odpowiedzi.
Dziękuję.
Podsumowanie
Jak wynika z danych Państwowej Inspekcji Pracy już 707 firm w Polsce wprowadziło elastyczny czas pracy, w tym głównie duże przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem przemysłowym, handlem i naprawami oraz budownictwem. Najwięcej jest ich w rejonie Katowic, Rzeszowa, Krakowa i Olsztyna12. Jest to dowód na to, iż ten system przyjął się na dobre w organizacjach, a korzyści płynące z tego rozwiązania zostały docenione. Do zalet zalicza się ponadto:
racjonalne gospodarowanie organizacyjnymi zasobami w drodze maksymalizacji produktywności
systematyczna poprawa jakości procesów, produktów i jakości pracy w ogóle
zorganizowanie elastycznej firmy z zaprogramowaną zdolnością do zmian
zwalczanie problemów optymalizacyjnych
zwiększanie motywacji pracowników, efektywności pracy przez zmniejszenie oportunizmu oraz brak zainteresowania sprawami przedsiębiorstwa
stworzenie kompromisu między pracodawcą a pracownikiem w obszarze potrzeb i oczekiwań względem firmy
zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez minimalizację kosztów i ograniczenie redukcji zatrudnienia
umożliwienie zatrudnionym na godzenie życia zawodowego z prywatnym.
Z drugiej jednak strony, wymienia się również pewne wady tego rozwiązania, do których zalicza się:
konieczność wcześniejszych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem
możliwość niesprawiedliwego wynagradzania pracowników, co może być powodem powstawania nieporozumień na linii przełożony - podwładny
ewentualność wykorzystywania pracowników
stosowanie niewłaściwych lub złych mierników do organizacji i oceny pracy13.
Jak widać zarówno korzyści jak i negatywne konsekwencje istnieją zarówno dla pracownika jak i pracodawcy co wpływa na funkcjonowanie całej organizacji. Kwestie wprowadzenia bądź też nie, elastycznych systemów pracy zależą więc od specyfiki firmy i wymagają gruntownego przemyślenia.
BIBLIOGRAFIA
(2013) Sejm zmienił prawo – elastyczny czas pracy zamiast nadgodzin (online) http://www.wprost.pl/ar/403830/Sejm-zmienil-prawo-elastyczny-czas-pracy-zamiast-nadgodzin/ [dostęp: 23.04.2014]
(2014) MPiPS: 707 firm z elastycznym systemem pracy (online) http://praca.interia.pl/news-mpips-707-firm-z-elastycznym-czasem-pracy,nId,1406654 [dostęp: 23.04.2013]
Balicki, Marek. Elastyczne formy pracy – aspekty prawne (online) http://www.plineu.org/pliki/konferencje/080215/nr4_Elastyczne_formy_pracy.pdf [dostęp: 20.04.2014]
Hantz, Teresa (2013) Elastyczny pracownik to lepszy pracownik – przykład amerykański (online) http://www.wynagrodzenia.pl/artykul.php/wpis.2621/p.121 [dostęp: 23.04.2014]
Kosińska, Joanna (2014) Elastyczne systemy pracy (online) http://mfiles.pl/pl/index.php/Elastyczne_systemy_pracy [dostęp: 21.04.2014]
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (2014) 707 firm z elastycznym czasem pracy (online) http://www.mpips.gov.pl/aktualnosci-wszystkie/zatrudnienie-i-przeciwdzialanie-bezrobociu/art,6659,707-firm-z-elastycznym-czasem-pracy.html [dostęp: 23.04.2014]
Zawiszewski, Tomasz. Elastyczne formy zatrudnienia (online) http://zawszeaktywny.byd.pl/userfiles/files/PUBLIKACJA%2013%20%20elastyczne%20formy%20zatrudnienia-Zawiszewski.pdf [dostęp: 21.04.2014]
(2014) Praca event managera (online) http://www.szkolenia.blog.gowork.pl/praca-event-managera/ [dostęp: 27.04.2014]
Elastyczny czas pracy stosowany w małej firmie (online) http://www.pomysldlamamy.pl/strefa-pracodawcy/inspiracje-w-zatrudnianiu/item/533-elastyczny-czas-pracy-stosowany-w-ma%C5%82ej-firmie.html [dostęp: 27.04.2014]
1Hantz, T. Elastyczny pracownik to lepszy pracownik
http://www.wynagrodzenia.pl/artykul.php/wpis.2621/p.121 [dostęp: 23.04.2014]
2 Kosińska, J. Elastyczne systemy pracy http://mfiles.pl/pl/index.php/Elastyczne_systemy_pracy
[dostęp: 21.04.2014]
3 Kosińska, J. Elastyczne systemy pracy http://mfiles.pl/pl/index.php/Elastyczne_systemy_pracy [dostęp:21.04.2014]
4 Zawiszewski, T. Elastyczne formy zatrudnienia http://zawszeaktywny.byd.pl/userfiles/files/PUBLIKACJA%2013%20%20elastyczne%20formy%20zatrudnienia-Zawiszewski.pdf [dostęp: 21.04.2014]
5 Tamże.
6 Sejm zmienił prawo – elastyczny czas pracy zamiast nadgodzin http://www.wprost.pl/ar/403830/Sejm-zmienil-prawo-elastyczny-czas-pracy-zamiast-nadgodzin/ [dostęp: 23.04.2014]
7 MPiPS: 707 firm z elastycznym systemem pracy http://praca.interia.pl/news-mpips-707-firm-z-
elastycznym-czasem-pracy,nId,1406654 [dostęp: 23.04.2013]
8 Zawiszewski, T. Elastyczne formy zatrudnienia
http://zawszeaktywny.byd.pl/userfiles/files/PUBLIKACJA%2013%20%20elastyczne%20formy%20zatrudn
ienia-Zawiszewski.pdf [dostęp: 21.04.2014]
9 Praca event managera http://www.szkolenia.blog.gowork.pl/praca-event-managera/ [dostęp: 27.04.2014]
10 Elastyczny czas pracy stosowany w małej firmie http://www.pomysldlamamy.pl/strefa-pracodawcy/inspiracje-w-zatrudnianiu/item/533-elastyczny-czas-pracy-stosowany-w-ma%C5%82ej-firmie.html [dostęp: 27.04.2014]
11 Oprac. własne
12 Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej 707 firm z elastycznym czasem pracy
http://www.mpips.gov.pl/aktualnosci-wszystkie/zatrudnienie-i-przeciwdzialanie-bezrobociu/art,6659,707-
firm-z-elastycznym-czasem-pracy.html [dostęp: 23.04.2014]
13 Balicki, M. Elastyczne formy pracy – aspekty prawne
http://www.plineu.org/pliki/konferencje/080215/nr4_Elastyczne_formy_pracy.pdf [dostęp: 20.04.2014]